أصبح معظم المهنيون اليوم يستخدمون الرسائل الالكترونية للتواصل مع بعضهم البعض وانجاز كافة مهامهم اليومية، فقد أصبحت عملية ارسال الرسائل الإلكترونية سهلة وبسيطة. ولكن يجهل بعض الأشخاص خطوات كتابة الرسائل الإلكترونية بطريقة مهنية، فقد يؤدي كتابتها بشكل خاطئ الى تشويه صورتك المهنية أمام الآخرين. لذا احرص على اتباع كافة الخطوات بدقة كي لا تترك انطباع سلبي عن شخصيتك لدى الآخرين.

1. ‫خطوات‬‫كتابة‬
‫مهني‬ ‫إلكترونية‬ ‫رسائل‬‫ة‬
Wadi2016

2. •‫اإللكترو‬ ‫الرسائل‬ ‫كتابة‬ ‫خطوات‬ ‫األشخاص‬ ‫بعض‬ ‫يجهل‬‫نية‬
‫ت‬ ‫الى‬ ‫خاطئ‬ ‫بشكل‬ ‫كتابتها‬ ‫يؤدي‬ ‫فقد‬ ،‫مهنية‬ ‫بطريقة‬‫شويه‬
‫اآلخرين‬ ‫أمام‬ ‫المهنية‬ ‫صورتك‬.
•‫تترك‬ ‫ال‬ ‫كي‬ ‫بدقة‬ ‫الخطوات‬ ‫كافة‬ ‫اتباع‬ ‫على‬ ‫احرص‬ ‫لذا‬
‫اآلخرين‬ ‫لدى‬ ‫شخصيتك‬ ‫عن‬ ‫سلبي‬ ‫انطباع‬.

3. 1.‫نفسك‬ ‫عن‬ ‫ف‬ّ‫عر‬:
•‫احرص‬‫ج‬ ‫تعرفهم‬ ‫ال‬ ‫الذين‬ ‫لألشخاص‬ ‫نفسك‬ ‫تقديم‬ ‫على‬‫أو‬ ً‫ا‬‫يد‬
‫الش‬ ‫أن‬ ‫تفترض‬ ‫فال‬ ،‫قوية‬ ‫مهنية‬ ‫عالقة‬ ‫بهم‬ ‫تربطك‬ ‫ال‬‫خص‬
‫يتذكرك‬ ‫أو‬ ‫يعرفك‬ ‫معه‬ ‫تتواصل‬ ‫الذي‬.
•‫مختص‬ ‫بشكل‬ ‫الوظيفي‬ ‫ودورك‬ ‫اسمك‬ ‫ذكر‬ ‫على‬ ‫احرص‬ ‫لذا‬‫ر‬
‫العمل‬ ‫تفاصيل‬ ‫الى‬ ‫التطرق‬ ‫قبل‬ ‫وواضح‬.

4. 2.‫الشخصية‬ ‫األمور‬ ‫حول‬ ‫التحدث‬ ‫تجنب‬:
•‫بر‬ ‫كتابة‬ ‫عند‬ ‫وشخصية‬ ‫خاصة‬ ‫مواضيع‬ ‫الى‬ ‫تتطرق‬ ‫ال‬‫يد‬
‫الشخص‬ ‫غير‬ ‫آخرون‬ ‫أشخاص‬ ‫عليه‬ ‫يطلع‬ ‫فقد‬ ،‫إلكتروني‬
‫المتلقي‬.
•‫لذا‬‫حول‬ ‫وتحدث‬ ،‫فحسب‬ ‫العامة‬ ‫األمور‬ ‫مناقشة‬ ‫على‬ ‫ز‬ّ‫ك‬‫ر‬
‫الهاتف‬ ‫عبر‬ ‫الشخصية‬ ‫األمور‬.

5. 3.‫بكثرة‬ ‫التعجب‬ ‫عالمات‬ ‫تستخدم‬ ‫ال‬:
•‫سي‬ ً‫ا‬‫انطباع‬ ‫يترك‬ ‫بكثرة‬ ‫التعجب‬ ‫عالمات‬ ‫استخدام‬ ‫ان‬‫عن‬ ً‫ا‬‫ئ‬
‫شخصيتك‬.
•‫لذا‬‫يف‬ ‫حيث‬ ،‫باعتدال‬ ‫العالمات‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫على‬ ‫احرص‬‫ضل‬
‫الواحد‬ ‫البريد‬ ‫في‬ ‫فقط‬ ‫واحدة‬ ‫تعجب‬ ‫عالمة‬ ‫استخدام‬.

6. 4.‫المناسب‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫البريد‬ ‫عن‬ ‫أجب‬:
•‫ال‬ ‫البريد‬ ‫عن‬ ‫لالجابة‬ ‫طويلة‬ ‫فترة‬ ‫االنتظار‬ ‫يفضل‬ ‫ال‬‫ذي‬
‫سلبي‬ ً‫ا‬‫انطباع‬ ‫ويترك‬ ‫مهني‬ ‫غير‬ ‫أمر‬ ‫فذلك‬ ،‫استلمته‬‫عن‬ ً‫ا‬
‫شخصيتك‬.
•‫يشير‬ ‫حيث‬‫عن‬ ‫لالجابة‬ ‫المثالي‬ ‫الوقت‬ ‫أن‬ ‫الى‬ ‫الخبراء‬
‫بين‬ ‫ما‬ ‫يتراوح‬ ‫االلكترونية‬ ‫الرسائل‬24‫و‬48‫ساعة‬.

7. 5.‫النحوية‬ ‫األخطاء‬ ‫ارتكاب‬ ‫تجنب‬:
•‫وعالمات‬ ،‫كاإلمالء‬ ‫الكتابة‬ ‫في‬ ‫تتبعه‬ ‫الذي‬ ‫األسلوب‬ ‫ان‬
‫شخصيتك‬ ‫يعكس‬ ‫والنحو‬ ‫الترقيم‬.
•‫لذا‬‫ال‬ ‫ارساله‬ ‫قبل‬ ‫مرة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫البريد‬ ‫قراءة‬ ‫على‬ ‫احرص‬‫ى‬
‫أو‬ ‫النحوية‬ ‫األخطاء‬ ‫من‬ ‫خلوه‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫المعني‬ ‫الشخص‬
‫شخصي‬ ‫عن‬ ً‫ا‬‫سلبي‬ ً‫ا‬‫انطباع‬ ‫ترك‬ ‫ولتجنب‬ ‫االمالئية‬‫تك‬.

8. 6.‫المختصرة‬ ‫الكلمات‬ ‫استخدام‬ ‫تجنب‬
‫الغريبة‬ ‫والمصطلحات‬:
•ً‫ا‬‫تشويش‬ ‫تخلق‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫المصطلحات‬ ‫استخدام‬ ‫تجنب‬‫لدى‬
‫المتلقي‬ ‫الشخص‬.
•‫يخ‬ ‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫عبر‬ ‫األشخاص‬ ‫مع‬ ‫فالتواصل‬‫عن‬ ‫تلف‬
‫المصطلحا‬ ‫شرح‬ ‫يمكنك‬ ‫حيث‬ ‫الهاتف‬ ‫عبر‬ ‫معهم‬ ‫التحدث‬‫ت‬
‫المفهومة‬ ‫وغير‬ ‫الغامضة‬.

9. 7.‫المشاكل‬ ‫عن‬ ‫التحدث‬ ‫تجنب‬:
•‫ال‬ ‫اذ‬ ،‫المشاكل‬ ‫عن‬ ‫التحدث‬ ‫أو‬ ‫السيئة‬ ‫األخبار‬ ‫ذكر‬ ‫تجنب‬
‫البريد‬ ‫في‬ ‫الشخصية‬ ‫المواضيع‬ ‫الى‬ ‫التطرق‬ ‫يفضل‬
ً‫ا‬‫انطباع‬ ‫يترك‬ ‫قد‬ ‫المشاكل‬ ‫عن‬ ‫فالتحدث‬ ،‫االلكتروني‬‫عن‬ ً‫ا‬‫سلبي‬
‫شخصيتك‬.
•‫حيث‬‫الهاتف‬ ‫عبر‬ ‫أو‬ ‫لوجه‬ ً‫ا‬‫وجه‬ ‫المشاكل‬ ‫حل‬ ‫يفضل‬.

10. 8.‫واضح‬ ‫عنوان‬ ‫اكتب‬:
•‫يوم‬ ‫االلكترونية‬ ‫الرسائل‬ ‫آالف‬ ‫المهنيون‬ ‫معظم‬ ‫يتلقى‬‫لذا‬ ،ً‫ا‬‫ي‬
‫بالمو‬ ‫ويرتبط‬ ‫ودقيق‬ ،‫واضح‬ ‫عنوان‬ ‫كتابة‬ ‫على‬ ‫احرص‬‫ضوع‬
‫المب‬ ‫العناوين‬ ‫ارسال‬ ‫يتم‬ ‫بأن‬ ‫المحتمل‬ ‫فمن‬ ،‫الرئيسي‬‫الى‬ ‫همة‬
‫بها‬ ‫المرغوب‬ ‫غير‬ ‫الرسائل‬ ‫ملف‬.
•‫واحرص‬‫ا‬ ‫موضوع‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫عنوان‬ ‫كتابة‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫أيض‬‫لبريد‬
‫االلكتروني‬.

11. 9.‫فحس‬ ‫المعنيين‬ ‫األشخاص‬ ‫الى‬ ‫البريد‬ ‫ارسل‬‫ب‬:
•‫ق‬ ‫البريد‬ ‫في‬ ‫شملتهم‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫كافة‬ ‫أسماء‬ ‫راجع‬‫بل‬
‫اليهم‬ ‫البريد‬ ‫ارسال‬.‫ا‬ ‫أي‬ ‫األشخاص‬ ‫بعض‬ ‫يبدي‬ ‫ال‬ ‫فقد‬‫هتمام‬
‫سل‬ ‫نتائج‬ ‫على‬ ‫ستحصل‬ ‫وبالتالي‬ ،‫المحدد‬ ‫بالموضوع‬‫بية‬.
•‫المعنيين‬ ‫األشخاص‬ ‫الى‬ ‫البريد‬ ‫ارسال‬ ‫على‬ ‫احرص‬ ‫لذا‬
‫خيار‬ ‫على‬ ‫الضغط‬ ‫قبل‬ ‫فحسب‬"‫األشخاص‬ ‫لكافة‬ ‫ارسال‬."

12. 10.‫مختصرا‬ ‫البريد‬ ‫اجعل‬:
•ً‫ا‬‫مختصر‬ ‫البريد‬ ‫واجعل‬ ‫مهمة‬ ‫غير‬ ‫تفاصيل‬ ‫ذكر‬ ‫تجنب‬
‫االمكان‬ ‫قدر‬ ً‫ا‬‫وموجز‬.
•‫ادخل‬‫عالمات‬ ‫واستخدم‬ ‫مباشرة‬ ‫الرئيسي‬ ‫الموضوع‬ ‫في‬
‫والفقرات‬ ‫التنقيط‬.

13. 11.‫الضرورة‬ ‫عند‬ ‫اآللي‬ ‫الرد‬ ‫استخدم‬:
•‫ال‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫استلمته‬ ‫الذي‬ ‫البريد‬ ‫على‬ ‫االجابة‬ ‫عدم‬ ‫إن‬‫مناسب‬
‫شخصيتك‬ ‫عن‬ ً‫ا‬‫سلبي‬ ً‫ا‬‫انطباع‬ ‫يترك‬.
•‫العمل‬ ‫من‬ ‫اجازة‬ ‫أخذ‬ ‫عند‬ ‫آلي‬ ‫رد‬ ‫استخدام‬ ‫على‬ ‫احرص‬ ‫لذا‬
‫واذكر‬ ،‫فيها‬ ‫ستغيب‬ ‫التي‬ ‫الفترة‬ ‫تحديد‬ ‫على‬ ‫واحرص‬‫اسم‬
‫غيابك‬ ‫فترة‬ ‫خالل‬ ‫في‬ ‫مهامك‬ ‫بأداء‬ ‫يقوم‬ ‫الذي‬ ‫الشخص‬.

14. 12.‫مناسبة‬ ‫اللهجة‬ ‫استخدم‬:
•‫االلكت‬ ‫الرسائل‬ ‫في‬ ‫استخدامها‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫اللهجة‬ ‫تعتمد‬‫رونية‬
‫يت‬ ‫حيث‬ ،‫بالشخص‬ ‫تربطك‬ ‫التي‬ ‫العالقة‬ ‫نوعية‬ ‫على‬‫عليك‬ ‫عين‬
‫ويمكن‬ ،‫الشخص‬ ‫تعرف‬ ‫ال‬ ‫كنت‬ ‫إن‬ ‫رسمية‬ ‫لهجة‬ ‫استخدام‬‫ك‬
‫عال‬ ‫به‬ ‫تربطك‬ ‫كانت‬ ‫حال‬ ‫في‬ ‫رسمية‬ ‫غير‬ ‫لهجة‬ ‫استخدام‬‫قة‬
‫جيدة‬.

15. 13.‫البر‬ ‫نهاية‬ ‫في‬ ‫بك‬ ‫خاص‬ ‫توقيع‬ ‫أضف‬‫يد‬:
•‫شخص‬ ‫بك‬ ‫الخاصة‬ ‫االتصال‬ ‫وبيانات‬ ‫التوقيع‬ ‫يعكس‬‫لذا‬ ،‫يتك‬
‫البريد‬ ‫نهاية‬ ‫في‬ ‫بك‬ ‫خاص‬ ‫توقيع‬ ‫اضافة‬ ‫على‬ ‫احرص‬
‫تشويش‬ ‫لتجنب‬ ‫بشركتك‬ ‫الخاص‬ ‫التصميم‬ ‫واستخدام‬‫العمالء‬
‫بك‬ ‫الخاصة‬ ‫االتصال‬ ‫بيانات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫عند‬.
•

16. 14.‫سرية‬ ‫معلومات‬ ‫أية‬ ‫عن‬ ‫االفصاح‬ ‫تجنب‬:
•‫ن‬ ،‫قانونية‬ ‫لمسائل‬ ‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫استخدام‬ ‫يمكن‬‫لكونه‬ ً‫ا‬‫ظر‬
ً‫ا‬‫كتابي‬.‫حو‬ ‫سرية‬ ‫معلومات‬ ‫أية‬ ‫عن‬ ‫االفصاح‬ ‫تجنب‬ ‫لذا‬‫ل‬
‫ال‬ ‫ارسال‬ ‫يتم‬ ‫فقد‬ ،‫شخصية‬ ‫تفاصيل‬ ‫ذكر‬ ‫أو‬ ‫شركتك‬‫الى‬ ‫بريد‬
‫أ‬ً‫ط‬‫الخ‬ ‫الشخص‬.

17. 15.‫والفكاهة‬ ‫المزاح‬ ‫تجنب‬:
•‫االل‬ ‫البريد‬ ‫في‬ ‫ساخرة‬ ‫بطريقة‬ ‫والتحدث‬ ‫المزاح‬ ‫تجنب‬،‫كتروني‬
‫وبالت‬ ،‫األحيان‬ ‫بعض‬ ‫في‬ ‫المعلومات‬ ‫هذه‬ ‫فهم‬ ‫يساء‬ ‫فقد‬‫الي‬
‫سلبية‬ ‫نتائج‬ ‫على‬ ‫الحصول‬.

18. 16.‫المناسب‬ ‫الخط‬ ‫استخدم‬:
•‫االلكترو‬ ‫البريد‬ ‫كتابة‬ ‫عند‬ ‫معين‬ ‫خط‬ ‫استخدام‬ ‫يفضل‬‫ني‬.
•‫معظم‬ ‫يستخدمه‬ ‫الذي‬ ‫الخط‬ ‫نوع‬ ‫استخدام‬ ‫على‬ ‫واحرص‬
‫مثل‬ ‫عادة‬ ‫األشخاص‬Arial‫و‬Times New Roman،
‫ثابت‬ ‫وحجم‬ ‫خط‬ ‫استخدام‬ ‫الى‬ ‫باالضافة‬.

19. 17.‫المنا‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫ارسال‬‫سب‬:
•‫حيث‬ ،‫االلكترونية‬ ‫الرسائل‬ ‫الرسال‬ ‫معينة‬ ‫مواعيد‬ ‫يوجد‬
‫ا‬ ‫ساعات‬ ‫خالل‬ ‫في‬ ‫االلكترونية‬ ‫الرسائل‬ ‫ارسال‬ ‫يفضل‬‫لعمل‬
‫المتلقي‬ ‫بالشخص‬ ‫الخاصة‬.
•‫أ‬ ‫فذلك‬ ،‫المساء‬ ‫ساعات‬ ‫خالل‬ ‫في‬ ‫الرسائل‬ ‫ارسال‬ ‫تجنب‬‫مر‬
‫االطالق‬ ‫على‬ ‫مهني‬ ‫غير‬.
•‫على‬‫ارسال‬ ‫قبل‬ ‫الدول‬ ‫بين‬ ‫التوقيت‬ ‫فرق‬ ‫على‬ ‫االطالع‬
‫االلكترونية‬ ‫الرسائل‬.

20. 18.‫المرفقة‬ ‫الملفات‬ ‫من‬ ‫تحقق‬:
•‫االل‬ ‫بالبريد‬ ‫كبير‬ ‫حجم‬ ‫ذات‬ ‫ملفات‬ ‫ارفاق‬ ‫عدم‬ ‫يفضل‬،‫كتروني‬
‫واح‬ ،‫تحميلها‬ ‫في‬ ‫صعوبة‬ ‫المتلقي‬ ‫الشخص‬ ‫يواجه‬ ‫فقد‬‫رص‬
‫ق‬ ‫الكبيرة‬ ‫الملفات‬ ‫بحجم‬ ‫المتلقي‬ ‫الشخص‬ ‫اعالم‬ ‫على‬‫بل‬
‫ارسالها‬.
•‫كما‬‫الو‬ ‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫في‬ ‫ملفين‬ ‫ارفاق‬ ‫يفضل‬‫فارفاق‬ ،‫احد‬
‫المتلق‬ ‫الشخص‬ ‫تشويش‬ ‫الى‬ ‫يؤدي‬ ‫الملفات‬ ‫من‬ ‫المزيد‬‫ي‬.

21. 19.‫اآلخرين‬ ‫خصوصية‬ ‫احترم‬:
•‫خاصية‬ ‫استخدام‬ ‫يفضل‬"BCC"‫أكثر‬ ‫الى‬ ‫البريد‬ ‫ارسال‬ ‫عند‬
‫عالقة‬ ‫أية‬ ‫تربطهم‬ ‫ال‬ ‫شخص‬ ‫من‬.
•‫ا‬ ‫االتصال‬ ‫بيانات‬ ‫عن‬ ‫االفصاح‬ ‫عند‬ ‫مشاكل‬ ‫تواجه‬ ‫فقد‬‫لخاصة‬
‫األشخاص‬ ‫ببعض‬.

22. 20.‫السابق‬ ‫الخطوات‬ ‫اتباع‬ ‫على‬ ‫اآلخرين‬ ‫ساعد‬‫ة‬:
•‫بريد‬ ‫الرسال‬ ‫المناسبة‬ ‫الخطوات‬ ‫على‬ ‫تعرفت‬ ‫أن‬ ‫بعد‬
‫على‬ ‫ومرؤوسيك‬ ‫زمالئك‬ ‫مساعدة‬ ‫على‬ ‫احرص‬ ،‫إلكتروني‬
‫عينها‬ ‫الخطوات‬ ‫اتباع‬.
•‫هذه‬ ‫باتباع‬ ‫فحسب‬ ‫واحد‬ ‫موظف‬ ‫يقوم‬ ‫بأن‬ ‫جدوى‬ ‫فال‬
‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫اآلخرون‬ ‫يفشل‬ ‫حين‬ ‫في‬ ‫الخطوات‬.