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Relazione laboratorio knowledge management
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Relazione laboratorio knowledge management

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  • 1. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI TRENTO FACOLTA’ DI ECONOMIACorso di LS in “Net Economy: Tecnologia e Management dell’informazione e della conoscenza” Anno Accademico 2008-2009 Corso di “Laboratorio di Knowledge Management” IL PROGETTO UNISPORT Docenti: Dott. Paolo Bouquet Dott. Paolo Giorgini Studenti (gruppo 4): Andrea Casagrande 133393 Fabio Longo 137508 Stefano Brida 133645 Thomas Chini 138589
  • 2. Il Progetto UniSportSommario1. Premessa....................................................................................................................................... 4 1.1 Descrizione generale del problema ....................................................................................... 4 1.2 Descrizione generale dell’organizzazione (AS IS) ............................................................... 5 1.2.1 Obiettivi e processi......................................................................................................... 6 1.2.2 Descrizione dei processi................................................................................................. 8 1.3 Il nuovo Progetto Sport (TO BE) ........................................................................................ 14 1.4 Stakeholders ........................................................................................................................ 14 1.4.1 Università degli Studi di Trento ................................................................................... 15 1.4.2 Opera Universitaria ...................................................................................................... 15 1.4.3 Project Manager ........................................................................................................... 16 1.4.4 Centro universitario sportivo (CUS) ............................................................................ 16 1.4.5 Comitato per lo sport universitario (CASU) ................................................................ 16 1.4.6 Utenti ............................................................................................................................ 17 1.4.7 Commissione paritetica (UniSport) ............................................................................. 17 1.4.8 CeBiSM ........................................................................................................................ 18 1.4.9 Altri attori ..................................................................................................................... 19 1.5 Sintesi del documento ......................................................................................................... 202. Obiettivi e Conoscenza .............................................................................................................. 22 2.1 Obiettivi degli stakeholders ................................................................................................. 22 2.2 Processi relativi agli obiettivi .............................................................................................. 23 2.3 Conoscenza implicita/esplicita relativa ai processi ............................................................. 253. Conoscenza (Ontologia) ............................................................................................................. 29 3.1 Ontologia di dominio........................................................................................................... 29 3.1.1 Classi principali............................................................................................................ 29 3.1.2 Sottoclassi .................................................................................................................... 30 3.1.3 Relazioni ...................................................................................................................... 33 3.1.4 Vincoli .......................................................................................................................... 34 3.2 Uso dell’ontologia e cenni sull’architettura del sistema ..................................................... 35Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 2
  • 3. Il Progetto UniSport4. Requisiti ..................................................................................................................................... 40 4.1 Requisiti funzionali ............................................................................................................. 40 4.2 Requisiti non funzionali ...................................................................................................... 41 4.3 Vincoli ................................................................................................................................. 43 4.4 Validazione.......................................................................................................................... 43 4.5 Use case diagram – Portale Web ......................................................................................... 46 4.5.1 Lato Front-Office ......................................................................................................... 46 4.5.2 Lato Back-Office.......................................................................................................... 47 5 Il Sistema di Gestione della Conoscenza del Progetto Sport .................................................. 48 5.1 Lato Front-Office ................................................................................................................ 48 5.2 Lato Back-Office ................................................................................................................. 536 Knowledge Management ........................................................................................................... 61 6.1 Background e Research Problem ........................................................................................ 61 6.2 Approccio Razionalista: la conoscenza come mercato ....................................................... 62 6.3 Approccio Cognitivista: la conoscenza come interpretazione ............................................ 63 6.4 Approccio Pragmatico: la conoscenza come pratica ........................................................... 64 6.5 Il Knowledge Management nel Progetto Sport ................................................................... 657 Conclusioni ................................................................................................................................ 71Bibliografia ........................................................................................................................................ 75 Glossario ........................................................................................................................................ 75 Documenti utilizzati ....................................................................................................................... 75 Riferimenti ..................................................................................................................................... 75Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 3
  • 4. Il Progetto UniSport 1. Premessa 1.1 Descrizione generale del problemaL’Università degli Studi di Trento è un Ateneo giovane di medie dimensioni, situato in una città amisura d’uomo che offre al cittadino ottime condizioni di vivibilità, e conta circa 15.000 studenti,500 tra docenti e ricercatori e altrettanti fra tecnici e amministrativi. L’Università di Trento, che dasempre si è posta come obiettivo il raggiungimento e il mantenimento di standard di qualità, èriuscita negli anni a creare delle solide basi su cui impostare una attenta politica al servizio deipropri studenti e del proprio territorio.Tra le strutture didattiche dell’Ateneo sono incluse sette facoltà, tra l’altro ritenute molto valide alivello nazionale nei ranking stabiliti dal Censis. Ad ogni modo non sono presenti né una facoltà diScienze Motorie né di una Medicina.La sua collocazione geografica è particolarmente felice in quanto chi studia nell’Ateneo trentino hala possibilità di godere dei vantaggi offerti da un territorio rinomato per l’alta qualità della vita, ilbenessere diffuso e un ambiente naturale di straordinaria bellezza che offre l’opportunità di esseresfruttato per attività sportive e ludiche.Tuttavia, in passato linvestimento sul tema sport è stato sporadico e non inserito in una strategiagenerale a livello di Ateneo probabilmente indicativo di una mentalità non eccessivamente inclinead abbinare lo studio con il divertimento e con le attività motorie.Per lattività motoria e sportiva, in passato cè stata una totale delega al Centro UniversitarioSportivo (CUS) di Trento il cui compito è stato quello di offrire una variegata serie di iniziativerivolte in primis agli studenti e poi ai dipendenti (docenti, tecnici e amministrativi) e agli esterni.Il Centro Universitario Sportivo ed è una associazione che a livello nazionale svolge la sua attivitàda più di 50 anni promuovendo la pratica, la diffusione ed il potenziamento delleducazione fisica edellattività sportiva universitaria. I CUS sono presenti in ben 47 città sedi di ateneo che nel 1968hanno ottenuto il riconoscimento della personalità giuridica; sono degli organi periferici cheafferiscono ad un organismo nazionale che è il CUSI (Centro Universitario Sportivo Italiano) e permezzo di questultimo alla FISU (Federazione Internazionale Sport Universitari) ente che presiedelattività sportiva degli studenti universitari di tutto il mondo.Il CUS rappresenta dunque la società sportiva del mondo universitario, un organo indipendentedall’Università e che la normativa nazionale inerente l’attività sportiva universitaria prevede sidebba occupare dell’offerta sportiva nell’Ateneo. Annualmente Il CUS presenta all’Università unpiano relativo all’offerta sportiva e riceve un budget per organizzare e gestire le iniziative sportive.I principi cha stanno alla base del calcolo del budget si riferiscono principalmente alla spesa storicaed alla comparazione con quella che è stata l’offerta sportiva dell’anno precedente. Il CUS inoltreGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 4
  • 5. Il Progetto UniSportha totale libertà nella spesa del budget assegnatogli e di decisione su come organizzare e gestire lerisorse e strutture messegli a disposizione. L’offerta dei servizi avviene quindi in un regime dimonopolio in cui il Centro Universitario Sportivo risulta essere l’unico fornitore con delega totale diautogestione e in cui sussiste una mancanza di controllo effettivo sull’operato dell’ente se nonattraverso la rendicontazione dei risultati conseguiti con l’offerta sportiva ex-post.Le criticità maggiori di questo modello stanno principalmente nella mancanza di controllo effettivosul CUS, assenza di incentivi validi per lo stesso di costantemente migliorare i propri servizi inquanto monopolista e di conseguenza l’impossibilità di poter scegliere un’offerta sportivaalternativa a quella proposta dal CUS. 1.2 Descrizione generale dell’organizzazione (AS IS)Come già descritto sopra, l’erogazione del servizio “sport” avviene esclusivamente ad opera delCentro Universitario Sportivo il quale opera in regime di monopolio, decidendo autonomamente laconfigurazione dell’offerta sportiva e basandosi principalmente sul principio della spesa storica pervalutareNello specifico, le linee-guida del CUS sono decise dal presidente Andrea Tomasi e dal consigliodirettivo i quali definiscono il piano generale per la strutturazione dell’offerta e l’impiego dei fondimessi a disposizione dall’Università. Il consiglio è composto da sei consiglieri, principalmente exstudenti-atleti che in passato hanno fatto sport tramite il CUS, poi sono diventati parte delladirigenza, i quali decidono le direttive dell’ente, quello che deve offrire, come e quando.Ad un livello più operativo, gran parte del lavoro viene svolto dalla segreteria e da coloro checollaborano attraverso il contratto "150 ore", il concorso bandito annualmente dall’Università.In ogni struttura ed impianto appartenente al CUS, inoltre, è presente del personale che si occupaprincipalmente della sua gestione e manutenzione. In particolare, per ognuno di questi esiste undirettore responsabile ed una segreteria che rappresentano la parte di dipendenti fissi, a cui siaggiungono tutti i docenti dellIsef, i maestri, gli istruttori specializzati ed i collaboratori cheoperano in loco.Per quanto riguarda le sezioni agonistiche, ogni squadra che compete a livello agonistico sotto ilnome del CUS, conta di un capo-sezione che si occupa dell’amministrazione della squadra a livelloformale e burocratico e che si pone come interfaccia col consiglio direttivo per quanto riguarda lelinee guida da seguire e con la segreteria per le pratiche operative.Infine, nell’organizzazione del CUS compare un’importante componente di collaboratori e volontariche danno la loro disponibilità ed aiutano l’ente nell’organizzazione e nell’erogazione del serviziosoprattutto nel caso di grandi eventi come le Facoltiadi di fine anno.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 5
  • 6. Il Progetto UniSportLe attività sportive sono suddivise in tre principali direttrici. A livello di base gli studenti hannolopportunità di frequentare i corsi di ginnastica tenuti da docenti dellIsef o da esperti istruttori. Perchi preferisce invece misurarsi sul piano sportivo-goliardico vi sono i tornei interfacoltà (calcio,pallacanestro, pallavolo, sci). Gli atleti migliori sono inoltre inseriti nelle squadre agonisticheiscritte ai campionati o alle gare federali (pallacanestro, baseball, tennis, sci) e rinforzate dallapresenza di atleti esterni, in gran parte ex-studenti universitari.Importante è infine la partecipazione ai Campionati Nazionali Universitari, vera rassegna dellosport giovanile italiano al livello più elevato. Liniziativa che tuttavia riscuote più successo - e cheriesce a combinare lelemento ludico con laspetto agonistico - sono le Facoltiadi, tradizionaleappuntamento di inizio estate durante il quale gli studenti si sfidano a dragon boat, a calcio saponatoe a beach volley. Analogo appuntamento è stato promosso anche per i dipendenti dellUniversità edei centri di ricerca. 1.2.1 Obiettivi e processi Dipendenze con altri Obiettivo Processi attori - Gestione iscrizioni (CUS card) Utenti, Unitn - Raccogliere proposte (da studenti/istruttore) o Utenti, Personale tecnico proporre iniziativa - Ricerca delle risorse e delle strutture adatte Enti locali, Unitn - Stipulazione contratti e convenzioni con enti Enti locali, Unitn esterni - Promozione (volantinaggio, “marketing” Utenti, Unitn Organizzare e pianificare l’attività basato sull’esperienza, e-mail, “Facebook”, motoria e sportiva in ateneo (in prova pratica) regime di monopolio) - Gestione iniziative, calendari e orari Enti locali, Utenti - Definizione ed approvazione piano (consiglio Unitn direttivo) - Proporre materiale per aggiornamento sito Unitn CUS Personale tecnico - Ricerca e reclutamento del personale tecnico (istruttori e collaboratori) Unitn, Opera - Gestione studenti 150 ore - Gestione Centro tennis (di proprietà Unitn dell’Università) - Gestione Ausburgerhof (di proprietà Unitn Gestione di centri e strutture dell’Università) - Gestione Centro nautico (di proprietà del Comune di Pergine comune di Pergine) - Gestione Centro volo a vela (di proprietà Unitn dell’Università)Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 6
  • 7. Il Progetto UniSport Costituire un tramite/punto di - Aiutare a trovare un modo a chi è interessato contatto con federazioni e istituzioni Federazione, Istituzioni per diventare istruttore o ottenere patentini per ottenere patentini e certificati sportive particolari che il CUS non può offrire specifici (istruttori ecc.) Processo Risorsa Conoscenza Conoscenze sulle immatricolazione allUniversità, Unitn, Conoscenze amministrative/procedurali di gestione CUS, Gestione iscrizioni (CUS card) iscrizioni a servizi, Conoscenze anagrafica utenti, stato di idoneità alla Utenti pratica sportiva CUS, Conoscenze su costi, disponibilità strutture, relazioni con Raccogliere proposte (da enti locali studenti/istruttore) o proporre Utenti, Preferenze personali, interessi, conoscenze specifiche iniziativa sullattività proposta Personale tecnico Conoscenze specifiche e tecniche sullattività proposta Conoscenza data da relazioni precedentemente instaurate CUS, Conoscenza sulle strutture e risorse già disponibili Ricerca delle risorse e delle strutture Unitn, Conoscenza sulle proprie strutture e le proprie risorse adatte Enti locali, Conoscenza su località e strutture e risorse da mettere a disposizione e contatti con altri enti CUS, Conoscenza data da relazioni precedentemente instaurate Unitn, Conoscenza sulle strutture e risorse già disponibili Stipulazione contratti e convenzioni Enti locali, Conoscenza sulle proprie strutture e le proprie risorse con enti esterni Conoscenza su località e strutture e risorse da mettere a disposizione e contatti con altri enti Conoscenza su promozione e canali che precedentemente CUS, ha avuto più impatto, conoscenza di base su quelle che Promozione (volantinaggio, sono le preferenze degli utenti marketing basato sull’esperienza, e-mail, “face book”, prova pratica) Unitn, Conoscenza su quelle che sono le proprie preferenze e Utenti necessità CUS, Conoscenze di carattere gestionale Enti locali, Disponibilità strutture e risorse, orari di apertura e Gestione iniziative, calendari e orari chiusura Utenti Disponibilità e tempo libero a disposizione CUS, Conoscenze di carattere amministrativo, spesa storica, Definizione ed approvazione piano budget a disposizione (consiglio direttivo) Unitn Spesa storica, budget da versare Proporre materiale per CUS, Materiale aggiornato da inserire sul sito aggiornamento sito CUS Unitn Conoscenza sulla gestione ed aggiornamento del sito Conoscenza su quello che serve e piace allutenza Ricerca e reclutamento del personale CUS, Curriculum, esperienza personale sul campo, conoscenze tecnico (istruttori e collaboratori) Personale tecnico tecnicheGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 7
  • 8. Il Progetto UniSport Conoscenza sulle necessità di personale e su quello che CUS, devono fare Gestione studenti 150 ore Conoscenza dei vincitori del Bando e graduatoria degli Unitn-Opera idonei, conoscenza delle competenze autocertificate dagli iscritti al Bando CUS, Gestione Centro tennis (di proprietà Conoscenze di carattere gestionale - amministrativo dell’Università) Unitn CUS, Gestione Ausburgerhof (di proprietà Conoscenze di carattere gestionale - amministrativo dell’Università) Unitn CUS, Gestione Centro nautico (di proprietà Conoscenze di carattere gestionale - amministrativo del comune di Pergine) Comune di Pergine CUS, Gestione Centro volo a vela (di Conoscenze di carattere gestionale - amministrativo proprietà dell’Università) Unitn Aiutare a trovare un modo a chi è CUS, Conoscenza di attori al di fuori del sistema universitario interessato per diventare istruttore o Federazione, Conoscenza su cosa comporta ottenere certificati, ottenere patentini particolari che il Istituzioni sportive patentini particolari, costi, tempi e cosa bisogna fare CUS non può offrire 1.2.2 Descrizione dei processiL’erogazione del servizio sport si configura in una serie di processi specifici che si possonoriassumere principalmente nella “definizione del Piano Annuale”, nella funzione di “SportelloInformativo” verso gli utenti effettivi e potenziali, nella fornitura di materiale per l’ ”aggiornamentodel Sito del CUS” e nell’effettiva “istituzione e gestione delle Iniziative Sportive”. Per ognuna diquesti processi, differenti attori interagiscono tra loro con ruoli e responsabilità differenti.Nella definizione del piano annuale sono coinvolti l’Università, il Consiglio Direttivo ed ilPresidente del CUS. L’Università risulta essere formalmente responsabile del progetto in quanto èlei che mette a disposizione il budget annuale ai fini dell’attività sportiva, sono però il ConsiglioGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 8
  • 9. Il Progetto UniSportDirettivo ed il Presidente del CUS che effettivamente definiscono il piano e le linee guida che ilCUS deve seguire.La funzione di Sportello Informativo viene svolta dal CUS nella sede di via Inama, presso laFacoltà di Economia. Il CUS è il responsabile del processo, mentre Unitn, in questo caso, risultacoinvolta in quanto mette a disposizione il locale per lo Sportello Informativo.Per quanto riguarda l’aggiornamento del Sito del CUS, l’attore di riferimento è l’Università che sioccupa operativamente di aggiornare e gestire il sito, in quanto parte del portale di Unitn. Il CUS inquesto caso si occupa di fornire il materiale necessario all’aggiornamento e non intervieneattivamente alla strutturazione del sito.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 9
  • 10. Il Progetto UniSportIl processo di Istituzione di un’Iniziativa abbraccia principalmente l’Istituzione di un Corso, di unTorneo e la Partecipazione ad una Squadra.L’Istituzione di un Corso prevede diverse fasi e sottoprocessi. Lo schema sottostante riproponequelli che sono i principali processi. In generale sono previsti l’Individuazione delle Risorsenecessarie per l’istituzione del corso, tra cui le infrastrutture per l’effettivo svolgimento dell’attivitàsportiva ed il personale tecnico per l’acquisizione delle competenze tecniche, uno Studio diFattibilità che prende in esame i costi e i fondi a disposizione e l’Iscrizione vera e propria deifruitori del servizio che possono essere studenti, personale dell’Università o persone esterne.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 10
  • 11. Il Progetto UniSportAnche nel caso di istituzione di un Torneo sono previsti processi chiave come lo Studio diFattibilità e l’Iscrizione.La partecipazione ad una Squadra rientra nell’ambito che fa riferimento all’attività agonistica di cuiil CUS si occupa.Il CUS inoltre si occupa di organizzare eventi specifici, le Facoltiadi ne sono l’esempio piùimportante. Anche in questo caso sussiste uno studio di fattibilità che permette di capire quali sonole risorse necessarie, i costi e se l’evento può avere luogo.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 11
  • 12. Il Progetto UniSportNello specifico, l’iter tipico che nella situazione AS-IS un’iniziativa promossa dal CUS compie, dallancio dell’idea alla sua concreta realizzazione, può essere riassunto in questo modo:  L’idea di proporre una nuova iniziativa tendenzialmente può nascere o dal CUS stesso secondo le linee guida del piano e le risorse disponibili, o dagli Utenti che la richiedono esplicitamente oppure da un istruttore che offre le proprie competenze e disponibilità per attivare una nuova iniziativa;  In secondo luogo il CUS si occupa di come organizzare l’iniziativa analizzando quelle che sono le risorse necessarie, chi le può offrire ed ha disponibilità, dove, quando e come il tutto deve avvenire. In particolare si cercano le infrastrutture necessarie considerando innanzitutto quelle di cui il CUS già dispone ed eventualmente rivolgendosi ad enti locali. Gli istruttori ed il personale tecnico vengono reclutati sulla base di un curriculum; alcuni si offrono personalmente, altri devono essere ricercati. Successivamente, vengono calcolati i costi che l’iniziativa comporta, si definisce un minimo di iscrizioni per coprirli stabilendo le tariffe differenziate tra studenti ed esterni.  Per quanto riguarda la promozione di un’iniziativa il CUS si appoggia prevalentemente all’invio di e-mail a tutti coloro sono iscritti ad Esse3 e che hanno fornito il proprio indirizzo e-mail in fase di iscrizione. Ad inizio anno inoltre il CUS distribuisce volantini riguardanti l’offerta sportiva all’interno dell’Ateneo seguendo delle strategie di marketing basate sull’esperienza passata (si utilizzano metodi che in passato sono risultati essere efficaci). Costituisce un altro canale promozionale per le iniziative il fatto che attualmente il CUS sia presente anche su Facebook, dove si può sfruttare la rete di contatti. Attraverso la promozione si forniscono già alcune informazioni su quelli che saranno i costi di iscrizione;  Una volta che l’iniziativa è pronta si provvede a fare una incontro di prova allo scopo di permettere al potenziale utente di rendersi conto di quello che sarà il corso. Vengono così raccolte le ipotetiche adesioni ed eventualmente un feedback sul servizio proposto. Il quorum minimo viene tenuto volutamente basso al fine di permettere l’avvio del corso.  Superata questa fase si pensa ad organizzare un calendario, eventualmente considerando le richieste specifiche che gli utenti hanno espresso nell’incontro di prova. Ad ogni modo il calendario sportivo non prende in considerazione quelli che sono gli orari ed il calendario universitario, in quanto il sistema universitario e quello del CUS risultano essere completamente scollegati sia a livello gestionale che di database. Inoltre le fasce orarie in cui i corsi possono avere luogo sono quelle che gli impianti e le strutture hanno a disposizione;  Successivamente l’iniziativa viene nuovamente pubblicizzata attraverso e-mail fornendo informazioni più dettagliate sul calendario del corso ed eventuali avvisi al fine di raccogliereGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 12
  • 13. Il Progetto UniSport iscrizioni successive. Agli iscritti vengono distribuiti degli utili gadget allo scopo di promuovere ulteriormente l’iniziativa.Nello schema sottostante viene riassunta l’intera gerarchia dei processi che riguardano l’erogazionedell’offerta sportiva nella situazione AS-IS.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 13
  • 14. Il Progetto UniSport 1.3 Il nuovo Progetto Sport (TO BE)Vista l’inefficienza della situazione attuale il Rettore ha ritenuto che ci fosse la necessità di unprogetto più strutturato, in grado di assegnare allo sport un ruolo più rilevante all’interno dellacarriera universitaria.Per realizzare questo obiettivo è stato costituito un gruppo di lavoro informale, poi diventatoCommissione di Ateneo di nomina rettorale. Questa commissione ha definito i macro obiettivi delprogetto:  Imporre il tema dello sport e dell’attività fisica come uno degli aspetti caratterizzanti dello studiare e del vivere a Trento. Si vuole scalzare il modello italiano in cui lo sport universitario ha scarsa importanza, cercando di andare su un modello stile americano, dove lo sport è al centro della carriera universitaria (si tratta di un obiettivo a lungo termine). È quindi un approccio di tipo push verso lo studente, l’Università incentiva l’attività fisica;  Far emergere in modo chiaro e riconoscibile un’offerta didattica legata al tema dello sport, montagna e società;  Creare un’organizzazione unica in grado di essere il punto di riferimento unico per tutte le iniziative legate allo sport.Per rendere operativo il progetto è stato definito un modello organizzativo comune fra Università eOpera per organizzare e gestire il sistema universitario sportivo (UniSport). UniSport si occuperàquindi di diverse attività: gestire l’offerta sportiva di Ateneo, curare marketing e comunicazione,definire le collaborazioni con altri enti sportivi, ecc.L’Università, attraverso questo progetto, si aspetta di incrementare la partecipazione di studenti edipendenti alle attività sportive (con un target del 30% del bacino di utenza totale). Si attendeinoltre una gestione più efficiente delle attività sportive (in particolare dal punto di vistaeconomico), nonché un’offerta sportiva più ampia e variegata rispetto all’attuale. Inoltre, il progettoha l’obiettivo di favorire l’emersione di meccanismi di tipo bottom-up per la proposta di nuoveiniziative (in particolare da parte degli studenti). Infine, sarà di fondamentale importanza riuscire aplasmare l’offerta sulla base della domanda effettiva al fine di minimizzare gli sprechi (a questoscopo risulterà utile un sistema puntuale di feedback e sondaggi agli utenti). 1.4 StakeholdersVediamo brevemente quali sono gli attori coinvolti nel nuovo progetto sport e quale sarà il lororuolo nell’organizzazione delle attività sportive.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 14
  • 15. Il Progetto UniSport 1.4.1 Università degli Studi di TrentoL’Università degli Studi di Trento è l’attore che ha dato il via al nuovo progetto sport. Vistal’inefficienza della situazione attuale e considerando i tagli delle risorse alle Università a livellonazionale, il rettore ha individuato nella gestione delle attività sportive un’area di miglioramento.Nella situazione attuale il ruolo dell’Università nella gestione dello sport è molto limitato,l’organizzazione e la gestione dell’attività sportiva è delegata interamente al CUS. La funzioneattuale dell’Università consiste nella sola approvazione del piano annuale presentato dal CUS,approvazione che è sempre stata concessa senza interrogarsi sulla reale utilità ed efficacia delleattività organizzate dal CUS e senza un controllo rigoroso delle spese.Oggi questa situazione non è più sostenibile, l’Università vuole avere un maggior controllo sulleattività che finanzia. Inoltre, il coinvolgimento di altri attori nell’organizzazione delle attivitàsportive permetterà di avere a disposizione un budget maggiore (essenzialmente le risorseaggiuntive messe a disposizione dall’Opera Universitaria). Con questo nuovo modelloorganizzativo l’Università avrà quindi un maggior controllo sulle attività sportive organizzate epotrà garantire agli utenti un sistema più efficiente, innescando un circolo virtuoso che sia in gradodi catturare una più alta percentuale di studenti (l’obiettivo è coinvolgere il 30% degli studentidell’Ateneo trentino).Infine, un altro punto chiave su cui l’Università vuole investire è la creazione di una carrierasportiva dello studente, una certificazione delle attività sportive svolte durante il percorso di studi,con l’obiettivo di inserire questo attestato nel diploma di laurea.Con questo nuovo progetto l’Università si pone quindi l’obiettivo di creare una relazione piùprofonda e organizzata fra studio e sport, prendendo spunto dal modello americano. 1.4.2 Opera UniversitariaIl ruolo dell’Opera Universitaria all’interno dell’Ateneo è la gestione di attività/iniziative chegarantiscano una compiuta realizzazione del diritto allo studio. Il nuovo progetto sport intendecollocare fra queste anche le attività sportive studentesche, attività fino ad oggi completamente al difuori delle competenze dell’Opera e gestite esclusivamente dal CUS con risultati pocosoddisfacenti. Come ente strumentale della Provincia autonoma di Trento l’Opera ha infatti anche ilcompito di garantire le attività sportive nell’ambito del diritto allo studio con riferimento al sistemaeducativo provinciale1.Il coinvolgimento diretto dell’Opera Universitaria nell’organizzazione dello sport in Ateneo vuolefavorire una gestione più oculata delle attività sportive, sfruttando le risorse amministrative e1 Art.70 l.p. 5/2006Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 15
  • 16. Il Progetto UniSportcontabili a disposizione dell’ente, nonché garantire una migliore promozione degli eventi in mododa coinvolgere un numero maggiore di utenti nelle attività sportive.L’ingresso dell’Opera Universitaria nella gestione delle attività sportive garantisce inoltre unvantaggio economico non indifferente: oltre al budget messo a disposizione dall’Università si potràinfatti contare sulle disponibilità finanziarie dell’Opera Universitaria.L’Opera andrà a rivestire un ruolo centrale all’interno del progetto in quanto sarà sede organizzativae operativa del sistema Universitario sportivo. L’Opera si occuperà inoltre di tradurre gli obiettividefiniti dalla Commissione paritetica in un “piano di interventi”, affidando poi l’organizzazionedelle attività al CUS. 1.4.3 Project ManagerL’Università ha deciso di coinvolgere nel progetto una persona esperta in ambito sportivo, con unabuona conoscenza della realtà sportiva trentina, a cui affidare il compito di pianificare le attivitàsportive universitarie. Questa figura è stata individuata nella persona di Filippo Bazzanella, che conla sua ottima conoscenza del mondo sportivo al di fuori del contesto universitario sarò in grado diportare una visione esterna ma fresca del sistema. Il dottor Bazzanella si è unito al progetto da pocotempo, il suo primo compito sarà fotografare nei dettagli la situazione attuale, per poter poi definireun piano di sviluppo preciso, che possa garantire la definizione di un programma annuale da attivaregià per il prossimo anno accademico. 1.4.4 Centro universitario sportivo (CUS)Il Centro Universitario Sportivo è una associazione con il ruolo di promuovere la pratica, ladiffusione ed il potenziamento delleducazione fisica e dellattività sportiva universitaria. Il ruoloattuale del CUS di Trento è molto ampio, si occupa infatti di tutti gli aspetti legatiall’organizzazione delle attività sportive in Ateneo (figura 1).Il nuovo progetto prevede un ridimensionamento delle attività svolte dal CUS, in particolare gliviene sottratta tutta la parte amministrativa e di pianificazione, relegandolo ad un ruolo di semplicefornitore di attività sportive nel rispetto del piano organizzativo sviluppato dall’Opera in accordocon l’Università. 1.4.5 Comitato per lo sport universitario (CASU)Il CASU ha il compito di controllare luso del contributo finanziario che lUniversità assegna alCUS (si tratta di una somma di circa 170.000 euro). Il CASU cerca di essere il tramite fra leesigenze degli studenti e le scelte del CUS. Il Comitato è composto dal rettore, dal direttoreamministrativo, dal presidente, da un rappresentante dei soci del CUS e da due studenti.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 16
  • 17. Il Progetto UniSportNell’ottica del nuovo progetto il CASU rimane l’organo di pianificazione, decisione e controllodelle attività agonistico/sportive, proponendone i criteri di finanziamento. 1.4.6 UtentiTra gli obiettivi principali che l’Università di Trento si è posta con la definizione di questo nuovoprogetto vi è sicuramente quello di garantire un miglior servizio agli utenti a cui le attività sportivesono rivolte. Inserire lo sport tra le attività formative costituirà per l’utente un fattore di crescitapersonale e di miglioramento delle capacità di collaborazione. Attraverso un più ampiocoinvolgimento degli studenti l’Università potrà contare sullo sport anche come veicolo dimarketing per la promozione dell’Ateneo trentino. Attraverso lo sport, gli utenti potranno inoltreincrementare comunicazione, integrazione, socializzazione e coesione all’interno dell’Ateneo.Gli utenti a cui il progetto è rivolto sono essenzialmente di tre tipi. I 15.000 studenti dell’Ateneomeritano sicuramente una grande attenzione in quanto costituiscono un bacino di utenti potenzialemolto ampio e diversificato da utilizzare come fattore di forza nello stipulare contratti e convenzionicon i fornitori di strutture sportive. Non vanno comunque trascurate le altre due tipologie di utenti,che in questi anni si sono dimostrate presenti nello sport in buon numero. 1.4.7 Commissione paritetica (UniSport)Per garantire un corretto allineamento fra i vari attori coinvolti e per avere un controllo più direttosulla gestione sportiva è stata istituita una Commissione paritetica Università-Opera, presieduta daGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 17
  • 18. Il Progetto UniSportuna persona (dott. Paolo Bouquet) designata di comune accordo tra il Rettore ed il presidentedell’Opera.La Commissione definirà anno per anno gli obiettivi che verranno poi tradotti dall’Opera in unpiano di interventi, tenendo conto degli indirizzi emersi in altri attori (CASU). La Commissionesvolgerà un ruolo di coordinamento dell’attività sportiva di Ateneo, curando anche aspetti comecomunicazione, marketing, informazione all’utente, potrà inoltre stipulare accordi/convenzioni conaltri enti sportivi. La Commissione si occuperà inoltre di verificare le modalità di attuazione e irisultati conseguiti.La Commissione fa parte di un soggetto superiore (UniSport) che comprende anche una sezioneOpera Universitaria, sotto la quale operano il Project Manager e il personale di segreteria messo adisposizione dall’Opera. 1.4.8 CeBiSMIl CeBiSM (Centro Interuniversitario di Ricerca in Bioingegneria e Scienze Motorie) svolge attivitàdi formazione e di ricerca nei settori delle Tecnologie Biomediche. Il suo ruolo all’interno delProgetto Sport sarà fornire un servizio di monitoraggio della condizione fisica e psicologica distudenti e atleti. Le attività previste sono:  Monitoraggio iniziale della condizione;  Supporto psicologico motivazionale;  Monitoraggio periodico della condizione fisica e psicologica;  Valutazione dell’efficacia del monitoraggio rispetto ai risultati sportivi.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 18
  • 19. Il Progetto UniSportAttraverso il servizio di monitoraggio fornito dal CeBiSM si vuole arrivare a definire programmisportivi personalizzati per il singolo utente. Attraverso il controllo costante di indicatori di attivitàed efficienza sarà possibile valutare la reale efficacia dell’attività motoria svolta ed eventualmentecorreggere il programma di allenamento. 1.4.9 Altri attoriIl progetto sport coinvolge anche altri attori che sono in un ruolo di secondo piano rispetto a quellivisti finora. L’Università non ha ancora le strutture necessarie per accogliere tutti gli utenti deiservizi sportivi, per questo sono necessari accordi per l’utilizzo di strutture esterne. Accordi diquesto tipo coinvolgono attori come Enti locali proprietari di strutture sportive (piscine, campi dagioco, ecc.) e proprietari di strutture private (palestre).Inoltre, il progetto prevede di stringere accordi di sponsorizzazione con società sportive (ad esempiola squadra di pallavolo ITAS Trento) e con società commerciali (negozi di sport per fornireabbigliamento e attrezzature agli utenti).Infine, sono coinvolti nel progetto anche allenatori e istruttori, con i quali si punta ad avere unrapporto più profondo, coinvolgendoli maggiormente all’interno della comunità sportivauniversitaria.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 19
  • 20. Il Progetto UniSport 1.5 Sintesi del documentoIl sistema di fornitura di servizi legati allo sport per l’Ateneo di Trento è attualmente gestito inmodo unico e monopolistico dal Centro Universitario Sportivo (CUS) il quale è un organoindipendente dall’Università. Il CUS annualmente presenta all’Università un piano relativoall’offerta sportiva che intende offrire e riceve da essa un budget per organizzare e gestire iniziativesportive.L’obiettivo del “Progetto Sport” che si vuole realizzare è quello di passare ad un’organizzazione piùstrutturata, trasparente ed efficace per la fornitura e la gestione di servizi legati allo sport in ambitouniversitario. Inoltre si vuole che lo sport e l’attività fisica diventino uno degli aspetti caratterizzantiper gli studenti trentini grazie ad un’offerta migliore e più completa rispetto a quello che èattualmente fornito.Gli attori coinvolti nella realizzazione e successivamente gestione del “Progetto Sport” sonol’Università, l’Opera universitaria, un Project Manager, il CUS, il CeBiSM. L’Università degliStudi di Trento partecipa in qualità di committente del Progetto Sport.L’Opera Universitaria che ora si occupa della gestione di attività/iniziative legate al diritto allostudio unirà anche quelle legate allo sport. Inoltre l’Opera sarà sede organizzativa e operativa delSistema Universitario Sportivo che verrà creato.Gli altri stakeholders sono un Project Manager (Filippo Bazzanella), coinvolto per la pianificazionedi tutte le attività e per la promozione dei nuovi servizi offerti; il CUS, che avrà unicamente unruolo operativo pratico nel progetto; una Commissione Paritetica (UniSport), Università-Opera chesvolgerà un ruolo di coordinamento dell’attività sportiva di Ateneo, curando aspetti dicomunicazione, marketing, informazione all’utente e anno per anno definirà gli obiettivi e neverificherà la realizzazione; il CeBiSM (Centro Interuniversitario di Ricerca in Bioingegneria eScienze Motorie) che dovrà fornire un servizio di monitoraggio della condizione fisica e psicologicadi studenti e atleti.Nell’immagine che segue vediamo un’analisi SWOT di quella che è la situazione attuale.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 20
  • 21. Il Progetto UniSportGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 21
  • 22. Il Progetto UniSport 2. Obiettivi e Conoscenza 2.1 Obiettivi degli stakeholders Attore Obiettivi 1. Divulgare la cultura dello sport in Ateneo Università (rettore e 2. Inserire l’attività fisica e sportiva tra le attività formative delegato per lo sport) 3. Utilizzare lo sport come veicolo di promozione per l’Ateneo 4. Avere un maggior controllo sulle risorse assegnate allo sport 1. Garantire le risorse (finanziare, amministrative) necessarie per realizzare a pieno il progetto Opera Universitaria 2. Essere il fornitore di tutti i servizi allo studio (sport, alloggi, mensa, ecc.) 3. Attuare il piano di sviluppo 1. Effettuare uno studio della situazione attuale 2. Rendere disponibili le proprie conoscenze della realtà sportiva locale 3. Definire un piano di sviluppo per raggiungere gli obiettivi del progetto Project Manager 4. Avviare la realizzazione del progetto (Filippo Bazzanella) 5. Realizzare effettivamente il progetto 6. Una volta che il sistema è realizzato seguire le operazioni di avvio, gestire il funzionamento del sistema e monitorare i risultati. 1. Mantenere un ruolo centrale nell’organizzazione dello sport in Ateneo 2. Organizzare e gestione operativa principalmente delle iniziative sportive Centro universitario agonistiche e potenzialmente anche di quelle non agonistiche (possono essere anche sportivo (CUS) affidate ad altri) sulla base delle linee guida indicate da Unitn e Opera 3. Gestione operativa di centri e strutture 1. Essere l’organo di pianificazione, decisione e controllo delle attività sportive ed Comitato per lo sport agonistiche universitario (CASU) 2. Proporre i criteri di finanziamento delle attività sportive e agonistiche 1. Fungere da organo di allineamento fra Università e Opera 2. Proporre un piano di sviluppo annuale delle attività sportive Commissione paritetica 3. Valutare l’attuazione degli obiettivi (UniSport) 4. Gestire promozione, marketing, pubblicità 5. Gestire convenzioni con altri enti sportivi e sponsor 1. Essere coinvolti nel processo di selezione delle attività sportive da avviare 2. Avere a disposizione strumenti online per iscrizione/pagamento dei corsi e che Utenti facilitino la comunicazione con i vari attori coinvolti 3. Avere a disposizione un sistema di feedback puntuale 1. Fornire un servizio di monitoraggio dello stato fisico dell’atleta CeBiSM 2. Fornire un programmi di allenamento personalizzati sul singolo utente 3. Verifica dei dati allo scopo di valutare l’efficacia della pratica motoriaGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 22
  • 23. Il Progetto UniSport 2.2 Processi relativi agli obiettiviUniversità (rettore e delegato per lo sport)Obiettivo Processi Dipendenze con altri attori UniSport, opera, PM, CUS,Divulgare la cultura dello sport in Ateneo - Promozione delle attività sportive utentiInserire l’attività fisica e sportiva tra le - Introduzione del curriculum sportivo Utenti, opera, CeBiSM, CUSattività formative nel diploma di laureaUtilizzare lo sport come veicolo di - Continuare l’opera di Opera, UniSport, PMpromozione per l’Ateneo internazionalizzazione dell’AteneoAvere un maggior controllo sulle risorse - Valutare periodicamente l’andamento Opera, UniSport, PM,assegnate allo sport delle attività sportive CeBiSM, CUSOpera UniversitariaObiettivo Processi Dipendenze con altri attori - Gestione amministrativa delle strutture diGarantire le risorse (finanziarie e proprietà dell’Ateneoamministrative) necessarie per Università, provincia TN - Gestione amministrativarealizzare il progetto - Gestione portale Web (caricamento dati corsi) - Erogare tessera sportEssere il fornitore di tutti i servizi - Servizio informativo sullo sport in ateneo Università, CUS, sportelloallo studio (sport, alloggi, mensa) - Gestione iscrizioni sport - Gestione pagamentiAttuare il piano di sviluppo - Attuare operativamente il piano di sviluppo Università, CUSProject Manager (Filippo Bazzanella)Obiettivo Processi Dipendenze con altri attoriEffettuare uno studio della situazione - Fare una fotografia dello stato dell’arte CUSattuale attualeDefinire un piano di sviluppo per - Concordare assieme a CUS, Opera CUS, opera, Università,raggiungere gli obiettivi del progetto Universitaria e Università gli obiettivi del CeBiSMAvviare la realizzazione del progetto progetto Sport e delineare un piano di lavoro - Seguire tutte le fasi della realizzazione del CUS, opera, Università,Realizzare effettivamente il progetto progetto CeBiSMUna volta che il sistema è realizzatoseguire le operazioni di avvio, gestire CUS, opera, Università, - Seguire le fasi di avvio il sistemail funzionamento del sistema e CeBiSMmonitorare i risultatiGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 23
  • 24. Il Progetto UniSportCentro universitario sportivo (CUS)Obiettivo Processi Dipendenze con altri attori - Proporre iniziative sportive sulla base Utenti, Personale tecnico dellesperienza passata - Promozione (“face book”, prova pratica) Utenti, Unitn, OperaOrganizzare e gestione operativa - Gestione iniziative, calendari e orari Enti locali, Utenti, Opera,principalmente delle iniziative - Organizzazione di attività agonistiche a Unitnsportive agonistiche e carattere universitario e nellambito delle Federazioni sportive, Opera,potenzialmente anche di quelle non Federazioni sportive Unitnagonistiche (possono essere anche - Proporre materiale per aggiornamento sito Operaaffidate ad altri) sulla base delle linee CUS Personale tecnicoguida indicate da Unitn e Opera - Ricerca e reclutamento del personale tecnico (istruttori e collaboratori) - Gestione studenti 150 ore Unitn, Opera - Gestione e manutenzione ordinaria Centro volo a vela (di proprietà dell’Università)Gestione operativa di centri e Unitn - Gestione spazi per il ricovero dellestrutture imbarcazioni Ausburgerhof (di proprietà dell’Università)Costituire un tramite/punto di - Aiutare a trovare un modo a chi è interessatocontatto con federazioni e istituzioni Federazione, Istituzioni per diventare istruttore o ottenere patentiniper ottenere patentini e certificati sportive particolari che il CUS non può offrirespecifici (istruttori ecc.) ???Comitato per lo sport universitario (CASU)Obiettivo Processi Dipendenze con altri attoriEssere l’organo di pianificazione, decisione e - Valutare l’andamento delle attività Università, CUScontrollo delle attività sportive ed agonistiche sportiveProporre i criteri di finanziamento delle - Definizione budget annuale Universitàattività sportive e agonisticheCommissione paritetica (UniSport)Obiettivo Processi Dipendenze con altri attoriFungere da organo di allineamento fra CUS, Università, Opera, - Riunioni fra i vari attoriUniversità e Opera studenti, PM - Definire budget Università, CUS, PM, utenti,Proporre un piano di sviluppo annuale per - Definire piano annuale corsi e attività attori esterni (enti sportivi,le attività sportive agonistica strutture private, ecc.) - Valutare proposte utenti - Valutazione del bilancio annuale delleValutare la realizzazione degli obiettivi Opera, Università, CUS, PM attività sportiveGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 24
  • 25. Il Progetto UniSport - Promozione eventi, corsi, attivitàGestire promozione, marketing, pubblicità Opera, Università, CUS, PM agonistica - Stipulare accordi con attori esterniGestire convenzioni con altri enti sportivi (convenzioni con strutture, sponsor, Opera, Università, PMe sponsor ecc.)UtentiObiettivo Processi Dipendenze con altri attoriEssere coinvolti nel processo di selezione delle - Inviare proposte su nuovi corsi da UniSport, CUS, opera, PMattività sportive da avviare avviareAvere a disposizione strumenti online per - Iscrizione online ai corsiiscrizione/pagamento dei corsi e che facilitino Opera - Pagamento online dei corsila comunicazione con i vari attori coinvoltiAvere a disposizione un sistema di feedback Opera, Università, CUS, - Compilare questionaripuntuale UniSport, CeBiSMCeBiSMObiettivo Processi Dipendenze con altri attoriFornire un servizio di monitoraggio - Test fisico CUS, utentedello stato fisico dell’utente - Analisi dei dati raccolti nel primoFornire un programmi di allenamento test CUS, allenatori/istruttori, utentepersonalizzati sul singolo utente - Definire programma personalizzato - Analisi dei dati raccolti duranteVerifica dei dati allo scopo di valutare l’intera carriera sportiva dell’utente Utentel’efficacia della pratica motoria - Verifica dei miglioramenti 2.3 Conoscenza implicita/esplicita relativa ai processiUniversità (rettore e delegato per lo sport)Processo Risorsa Conoscenza Opera, Sportello unico sport, Conoscenza di tutte le attività,Promozione delle attività sportive Project Manager, portale Web iniziative, eventiIntroduzione del curriculum sportivo nel Conoscenze amministrative del Opera, portale ESSE3diploma di laurea personale Opera Universitaria Conoscenze della gestione delleContinuare l’opera di Opera, Project Manager attività sportive universitarie a livellointernazionalizzazione dell’Ateneo europeo e mondiale Dati aggiornati su costi,Valutare periodicamente l’andamento Opera, Project Manager, Università partecipazione e soddisfazione deglidelle attività sportive utentiGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 25
  • 26. Il Progetto UniSportOpera UniversitariaProcesso Risorsa ConoscenzaGestione amministrativa delle Conoscenze amministrative del personale Opera (personale amministrativo)strutture di proprietà dell’Ateneo Opera Universitaria Conoscenze amministrative del personaleGestione amministrativa Opera (personale amministrativo) Opera UniversitariaGestione portale Web (caricamento Opera (personale amministrativo) Conoscenza del programma dei corsidati corsi) Conoscenza sull’afflusso di studentiErogazione tessera sport Sportello unico sport (derivata dall’esperienza del CUS)Servizio informativo sullo sport in Conoscenza delle attività sportive offerte Sportello unico sportateneo e dei processi di gestione Conoscenze amministrative/proceduraliGestione iscrizioni Opera, sito Web di gestione iscrizioni a servizi Conoscenze amministrative e proceduraliGestione pagamenti Opera, sito Web di gestione pagamenti di serviziProject Manager (Filippo Bazzanella)Processo Risorsa Conoscenza Conoscenza delle attività degli anniFare una fotografia dello stato dell’arte CUS precedenti, delle convenzioni, delattuale numero di soci, dei costi sostenutiConcordare assieme a CUS, Opera Conoscenza di tutto ciò che è stato svoltoUniversitaria e Università gli obiettivi CUS, opera, Università fino ad ora e degli obiettivi che gli attoridel progetto Sport e delineare un piano desiderano raggiungere.di lavoroSeguire tutte le fasi della realizzazione CUS, opera, Università, Conoscenza delle attività svolte nelle fasidel progetto CeBiSM di realizzazione del progetto. Conoscenza dei primi dati sul numero di CUS, opera, Università,Seguire le fasi di avvio il sistema soci, sulle attività programmate e sui CeBiSM costi.Centro universitario sportivo (CUS)Processo Risorsa Conoscenza Conoscenze specifiche maturate sulProporre iniziative sportive sulla base CUS campo nel corso degli annidellesperienza passata Personale tecnico Conoscenze specifiche e tecniche sullattività proposta Conoscenza derivata da contattoPromozione (“face book”, prova CUS, direttopratica) Utenti Conoscenza su quelle che sono le proprie preferenze e necessitàGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 26
  • 27. Il Progetto UniSport Conoscenze di carattere gestionale CUS, Disponibilità strutture e risorse, orari Enti locali, di apertura e chiusuraGestione iniziative, calendari e orari Utenti, Disponibilità e tempo libero a Opera, Università disposizione Linee guida da seguire Conoscenza gestionaleOrganizzazione di attività agonistiche CUS, Conoscenze specifiche sullargomentoa carattere universitario e nellambito Federazioni sportive, (regolamenti...)delle Federazioni sportive Opera, Università Conoscenza sulle iscrizioni Materiale aggiornato da inserire sulProporre materiale per CUS, sitoaggiornamento sito Web Università Conoscenza sulla gestione ed aggiornamento del sito Conoscenza su quello che serve eRicerca e reclutamento del personale CUS, piace allutenzatecnico (istruttori e collaboratori) Personale tecnico Curriculum, esperienza personale sul campo, conoscenze tecniche Conoscenza sulle necessità di personale e su quello che devono fare CUS, Conoscenza dei vincitori del Bando eGestione studenti 150 ore Unitn-Opera graduatoria degli idonei, conoscenza delle competenze autocertificate dagli iscritti al BandoGestione e manutenzione ordinaria CUS, Conoscenze di carattere gestionale -Centro volo a vela (di proprietà Unitn amministrativodell’Università)Gestione spazi per il ricovero delle CUS, Conoscenze di carattere gestionale -imbarcazioni Ausburgerhof (di Unitn amministrativoproprietà dell’Università) Conoscenza di attori al di fuori delAiutare a trovare un modo a chi è CUS sistema universitariointeressato per diventare istruttore o Federazione, Conoscenza su cosa comporta ottenereottenere patentini particolari che il Istituzioni sportive certificati/patentini particolari, costi,CUS non può offrire tempi e cosa bisogna fareComitato per lo sport universitario (CASU)Processo Risorsa Conoscenza Dati aggiornati su costi,Valutare l’andamento delle attività Opera, CUS, Project Manager partecipazione e soddisfazione deglisportive utenti Dati anni passati, e informazioni sui Opera, Università, Project Manager,Definizione budget annuale costi delle attività che si vogliono Commissione paritetica, CASU proporreGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 27
  • 28. Il Progetto UniSportCommissione paritetica (UniSport)Processo Risorsa Conoscenza Condivisione delle conoscenze di tutti gli attoriRiunioni fra i vari attori UniSport coinvoltiDefinire budget UniSport Andamento ricavi/costi negli anni precedenti Questionari sulle necessità/preferenze degli utentiDefinire piano annuale corsi UniSport Esperienze degli anni passatiValutare proposte utenti UniSport Processo di studio di fattibilità di un’attività Conoscenza della realtà sportiva trentina del PMStipulare accordi con attori esterni UniSport, PM Conoscenza di attori che hanno già stretto accordi(convenzioni con strutture, sponsor, ecc.) con CUS e UniversitàPromozione eventi, corsi, attività UniSport Dati studenti, canali di comunicazioneagonisticaValutazione del bilancio annuale delle UniSport Dati a consultivoattività sportiveUtentiProcesso Risorsa Conoscenza Informazioni minime su attività che si vuole proporreInviare proposte su nuovi corsi da Opera, CUS con eventuali strutture disponibili e costiavviare approssimativiIscrizione online ai corsi Portale Web Conoscenze minime di navigazione in internet Conoscenza del sistema di pagamento informatizzatoPagamento online dei corsi Portale Web universitario Portale Web, questionariCompilare questionari Conoscenza riguardante le attività frequentate cartaceiCeBiSMProcesso Risorsa ConoscenzaTest fisico Laboratorio di test Pratiche di test fisico/motorio Conoscenze mediche sugli indicatoriAnalisi dei dati raccolti nel primo test Laboratorio analisi dati di salute della persona Conoscenza delle attività motorieDefinire programma personalizzato CeBiSM e allenatore/istruttore adatte al miglioramento degli indicatori da migliorareAnalisi dei dati raccolti durante Conoscenze mediche sugli indicatori Laboratorio analisi datil’intera carriera sportiva di salute della personaGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 28
  • 29. Il Progetto UniSport 3. Conoscenza (Ontologia) 3.1 Ontologia di dominioCon la definizione di un’ontologia di dominio è possibile modellare le relazioni tra le variecomponenti del sistema, creando così la base di conoscenza per il sistema informativo che andrà asupportare il Progetto Sport, offrendo diversi servizi online e creando un punto d’incontro fra i variattori. 3.1.1 Classi principaliIl primo passo verso la costruzione dell’ontologia è stato la definizione delle classi principali deldominio. Sono state individuate sette classi principali; le vediamo nella tabella sottostante con unabreve descrizione e le relative proprietà (datatype):Classi Descrizione Proprietà (datatype) - nome - cognome - indirizzo Identifica tutte le persone fisiche coinvolte nel progetto: - data di nascitaPersona studenti, dipendenti, soci esterni, volontari, istruttori, - codice fiscale allenatori, ecc. - numero di telefono - possesso tessera sport (si/no) - numero tessera sport Contiene tutti i luoghi/strutture nei quali verranno - indirizzo organizzate iniziative, attività, corsi, eventi, ecc. VengonoLuogo - proprietario distinti i luoghi di proprietà dell’Università da quelli di - interno/esterno proprietà privata/pubblica Definisce le tipologie di sport che sono attivate all’internoSport - nominativo (calcio, pallavolo, ecc.) del progetto Identifica le tipologie di iniziative proposte da UniSport - nominativoIniziativa alle quali possono partecipare le persone in possesso della - data inizio tessera sport - data fine - nominativo Definisce le attività sportive che compongono le iniziativeAttività sportiva - data inizio (lezione, partita, ecc.) - data fine Contiene tutte le organizzazioni che sono coinvolte - ragione sociale nell’organizzazione delle iniziative. Vengono distinte le - indirizzoOrganizzazione organizzazioni interne al progetto (Università, opera, CUS, - numero di telefono CASU, CeBiSM, UniSport) da quelle esterne (sponsor, - interna/esterna SAT, coni, ecc.) Include tutte le squadre che partecipano a iniziative - nomeSquadra organizzate all’interno dell’Ateneo - numero di componentiGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 29
  • 30. Il Progetto UniSport 3.1.2 SottoclassiPer le seguenti classi sono state individuate delle sottoclassi:  Persona o La sottoclasse studenti unitn ha come datatype numero di matricola; o Le sottoclassi istruttore e “allenatore” hanno come datatype abilitazione alla professione di; o La sottoclasse dipendenti unitn ha come datatype tipologia dipendente (professore, assistente, amministrativo, ecc.).  LuogoGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 30
  • 31. Il Progetto UniSport  Iniziativa  Attività sportiva o La sottoclasse partita ha come datatype tipo partita (andata, ritorno, partita unica)  SportGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 31
  • 32. Il Progetto UniSport  SquadraUna visione d’insieme dell’ontologia:Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 32
  • 33. Il Progetto UniSport 3.1.3 RelazioniUna volta definite classi e sottoclassi con le relative proprietà (datatype) sono state definite lerelazioni che intercorrono fra i vari oggetti dell’ontologia.Ecco una visione d’insieme dell’ontologia con le relazioni fra i vari elementi:Vediamo quindi le relazioni che collegano le varie classi e sottoclassi (per le relative immagini siveda l’Appendice A): Classe Relazioni - è effettuata in un luogo - è gestita da un’organizzazione Iniziativa - è organizzata da staff e organizzazione - ha dei fruitori - è composto da lezioni, Corso - ha un istruttore - ha dei fruitoriGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 33
  • 34. Il Progetto UniSport - è composto da una competizione Evento - vi partecipano delle squadre - è composto da partite Torneo - vi partecipano delle squadre Attività sportiva - è effettuata in un luogo - fa parte di un corso Lezione - avviene in un luogo Competizione - fa parte di un evento - fa parte di un torneo Partita - vi partecipano due squadre - avviene in un luogo - accoglie un’iniziativa Luogo - accoglie una partita - accoglie una lezione - gestisce un’iniziativa Organizzazione - organizza un’iniziativa - ha un allenatore - è composta da persone Squadra - appartiene a uno sport - si iscrive a un’iniziativa - partecipa a un torneo o a un evento Persona - fa parte di una squadra - si iscrivono a un’iniziativa Fruitori - partecipano a un corso Staff - organizza un’iniziativa Allenatore - allena una squadra Istruttore - insegna un corso Sport - ha delle squadre 3.1.4 VincoliA questo punto ci siamo soffermati sulla definizione di alcuni vincoli:  Un torneo/evento deve avere almeno 3 squadre;  Una partita ha sempre due squadre;  Un corso deve avere almeno 5 fruitori, almeno un istruttore e deve essere composto da almeno 5 lezioni.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 34
  • 35. Il Progetto UniSport 3.2 Uso dell’ontologia e cenni sull’architettura del sistemaL’ontologia rappresenta un ottimo strumento per la rappresentazione di “concetti” appartenenti adun determinato dominio. Nella fattispecie garantisce un livello di meta-dati comune a tutti idatabase pre-esistenti al progetto sport stesso garantendo inoltre una (probabile) maggioreflessibilità rispetto a modello logico basato sul classico database relazionale. Chiaramente laccessoai dati non è garantito dalla sola attività di modellazione, è necessaria la costruzione di uno o piùmiddleware in grado di reperire i “dati grezzi” modellati attraverso lo strumento dellontologia.Questo tipo di attività non è per nulla scontato o semplice, infatti, i dati risiedono su più databaseesterni nel senso che non sono modificabili in alcun modo per uniformarsi alle nuove esigenze delprogetto. In tal senso si pensi al database di Esse3, questultimo può essere usufruito con accesso insola lettura, non è pensabile cioè la modifica di questultimo da parte degli applicativi web delprogetto.In primis però è opportuno evidenziare alcune scelte cardine nella creazione del sistema nel suocomplesso, in particolare si fa riferimento alla scelta di compiere una dicotomia tra:  La parte di front-office: contraddistinta da un portale web pensato sostanzialmente per soddisfare lobiettivo dellutente (il fruitore del servizio) che si ritiene sia quello di accedere al portale come ogni altro sito associato allateneo. In particolare la strada percorsa e stata quella di “proporre” lofferta sportiva in modo similare a quanto avviene nel caso dellofferta formativa. Questa scelta trova applicazione in particolare nellinterfaccia utente che ricalca in modo similare quanto offerto da altri siti dellateneo.  La parte di back-office: determinata da un applicativo web concettualmente staccato dal primo (portale di front-office) nel quale accedono solo gli “addetti ai lavori”, intesi in senso ampio cioè considerando possibili utilizzatori anche coloro i quali fanno parte di organizzazioni “esterne” allUniversità. Ad esempio si intendono possibili utenti del sistema anche membri di organizzazioni/associazioni quali ad esempio SAT e CeBiSM.Il collegamento tra i due applicativi può apparire non scontato, lintento del seguente diagramma èquello di definire meglio le dinamiche di condivisione e gestione della conoscenza:Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 35
  • 36. Il Progetto UniSportLapplicativo web che si ritiene più interessante e che di fatto rappresenta un vero sistema diknowledge management è lapplicativo di back-office.Ritornando alla tematica primaria ovvero come di fatto utilizzare da un lato lontologie e comeassociare effettivamente i dati grezzi a questultima si rende opportuno evidenziare due soluzioni,entrambe “tecnicamente” sostenibili: 1. Database TripleStore ad hoc (consente la memorizzazione di sole triple RDF in modo particolarmente efficiente). 2. Database TripleStore costruito sopra un DBMS relazionale (che consentirebbe anche la possibilità di accedere al database relazionale sottostante).Una volta stabilito quale tra le due sia più consona, rimane da portare a termine una scelta ancorapiù importante ovvero decidere se: A. Duplicare i dati in un database di appoggio. Questo tipo di approccio prevede una duplicazione dei dati pre-esistenti ed un regolare caricamento (la prima volta) e aggiornamento (le altre) dei dati ad intervalli di tempo regolari. Questo tipo di approccio ricalca di fatto quanto avviene nei datawarehouse dove viene messa in essere unomogeneizzazione dei dati provenienti da più fonti di dati esterni. B. Accedere direttamente ad un database esterno tramite un interfaccia ad hoc. Chiaramente deve essere prevista ed implementate uninterfaccia per ogni database esterno gestito. Questo tipo di approccio non prevede di fatto una duplicazione dei dati stessi.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 36
  • 37. Il Progetto UniSportSketch Architettura Soluzione – 2A – Applicativo di Back OfficePro:  Soluzione più facile a livello implementazione.  Rischio nullo di rendere inconsistente i database esterni.Contro:  Ridondanza dei dati  Richiede un aggiornamento di dati periodico  Possibilità di dati Obsoleti  L’ingresso di un nuovo database dall’esterno potrebbe provocare un cambiamento a tutta la base di dati. Anche la modifica di uno dei database già “collegato” comporta la probabile modifica in blocco della base di dati centrale.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 37
  • 38. Il Progetto UniSportSketch Architettura Soluzione – 2B – Applicativo di Back OfficePro:  Nessuna duplicazione dei dati  Dati sicuramente non obsoleti  Scalabile: in caso di aggiunta di un nuovo database esterno basterebbe implementare solo una nuova interfaccia. In caso di modifica di un db esterno si modifica solo l’interfaccia di riferimento.Contro:  Rischio non nullo di modificare i database esterni in seguito ad errori di interfacciamento  Difficoltà nell’implementare le interfacce (in particolare esistono dei problemi nel mapping delle interrogazioni da SPARQL ad SQL)  Tempo di accesso/risposta, ogni nuova interrogazione deve accedere all’esterno  Maggiore difficoltà nella correlazione di dati provenienti da fonti (db) diverse.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 38
  • 39. Il Progetto UniSportIn entrambe le soluzioni testé riportate si e’ scelto di impiegare un Database TripleStore costruitosopra un DBMS relazionale. La freccia tratteggiata uscente dall’interfaccia grafica nella quale e’inserita, per semplicità rappresentativa, anche la parte di business logic termina in entrambi casi adun DBMS relazionale. In entrambi i casi si e’ ritenuto opportuno mantenere un database relazione asupporto dell’applicativo in modo da poter gestire alcune funzionalità indipendenti dall’esterno(cioè dai dati esterni) in maniera più efficiente.Allo stato attuale delle cose stabilire quale “architettura” sia da preferire può essere prematuro oquantomeno una scelta implementativa posticipabile nel processo di sviluppo del software vero eproprio. Infine si propone un component diagram con lo scopo di evidenziare alcuni componentinon riportati negli sketch precedenti:Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 39
  • 40. Il Progetto UniSport 4. Requisiti 4.1 Requisiti funzionaliSono stati individuati i seguenti requisiti funzionali per la realizzazione del portale sport: AttoriID_Rq Requisito Obiettivo Descrizione coinvolti 001 Informazioni generali Visitatore / Consentire una visione Sia visitatore che utente loggato possono aggiornate e news. Utente globale dei servizi visualizzare informazioni generali e news loggato. offerti. presenti sul portale. 002 Informazioni su tutti i Visitatore / Consentire di visionare Sia visitatore che utente loggato possono servizi e le attività Utente tutte le iniziative. visualizzare iniziative in corso, eventi, offerte. loggato. corsi, tornei. 003 Per ogni iniziativa Utente Consentire la Utente loggato può partecipare al una pagina dedicata a loggato. partecipazione a forum/wiki presente per ogni iniziativa. forum e wiki. forum/wiki per ogni iniziativa. 004 Sistema di iscrizione Utente Consentire l’iscrizione Utente loggato può iscriversi a iniziative alle attività/iniziative loggato. alle iniziative proposte. presenti sul portale ed effettuare il e sistema di pagamento tramite circuito bancario/carta pagamento. di credito o allo sportello preposto. La ricevuta del pagamento sarà visionabile oltre che sul portale anche sul portale Esse3. 005 Spazio personale con Utente Consentire la Utente loggato può visualizzare la propria una scheda per ogni loggato. visualizzazione della scheda personale. utente. propria scheda personale. 006 Attestato di Utente Possibilità di stampare Utente loggato può stampare un attestato di partecipazione loggato. un attestato partecipazione una volta terminato il dell’attività partecipativo. corso/torneo/evento. personalizzabile per ogni utente. 007 Pagina personale per Utente Consentire la Utente loggato può visualizzare le attività ogni utente con le loggato. visualizzazione di precedentemente svolte e le iniziative in attività svolte o in attività svolte e di corso con il calendario e orario di ognuna. corso. attività in corso. 008 Pagina personale per Utente Consentire la Utente loggato può visualizzare l’ultimo ogni utente con lo loggato. visualizzazione dello stato di salute rilevato e l’evoluzione di stato di salute. stato di salute esso rispetto alle rilevazioni precedenti. dell’utente. 009 Pagina internet con Utente Possibilità di proporre Utente loggato può proporre, attraverso un form per proporre un loggato. direttamente form sul portale, un’iniziativa, torneo, attività. un’iniziativa. attività che desidera effettuare.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 40
  • 41. Il Progetto UniSport 010 Pagina internet con Utente Possibilità di dare la Utente loggato può dare una valutazione ad form per valutazione loggato. valutazione ad una iniziativa/torneo/attività terminata attività. un’iniziativa. attraverso un form sul portale. 011 Sistema per Dipendente Gestione di iniziative, Dipendente Opera Universitaria può inserimento e Opera calendari, orari. inserire, modificare, cancellare gestione di Universitaria iniziative/tornei/attività e relativi calendari iniziative/tornei/attivi con orari. tà. 012 Sistema per Dipendente Possibilità di Dipendente Opera Universitaria può inserimento e Opera inserimento convenzioni inserire le convenzioni con strutture private modifica di Universitaria con privati e offerte e le altre offerte esterne all’Università. convenzioni. esterne. 013 Sistema per Dipendente Gestione degli iscritti. Dipendente Opera Universitaria può visualizzazione e Opera visualizzare i dati di tutti gli iscritti. gestione dei dati degli Universitaria iscritti. 014 Per ogni iniziativa Dipendente Consentire la Dipendente CUS o Opera Universitaria può una pagina dedicata a CUS. partecipazione a partecipare al forum/wiki presente per ogni forum e wiki. forum/wiki per ogni iniziativa e intervenire in discussioni in cui iniziativa. è chiamato in causa. 015 Sistema per gestione Dipendente Consentire la possibilità Dipendente CeBiSM può inserire, delle pagine relative CeBiSM di inserire, modificare e modificare e modificare la pagina relativa allo stato di salute visualizzare lo stato di allo stato di salute e all’evoluzione di ogni degli utenti. salute dell’utente. utente registrato. 4.2 Requisiti non funzionaliSono stati individuati i seguenti requisiti non funzionali, suddivisi in base alle prestazioni,all’accessibilità/usabilità, alla sicurezza e alla compatibilità:Prestazioni  Le interazioni delle interfacce dell’applicativo con il data base devono essere rapide ed efficaci.  Utilizzo di applicazioni di controllo dell’errore che verifichino l’inserimento di dati errati.  Aggiornamento degli archivi del Data Base in contemporanea con le attività degli utenti, in modo tale che le disponibilità visualizzabili all’utente del sito siano quelle effettive.  Il sistema informativo deve funzionare sia in modalità online che offline.  Il sistema deve essere progettato per il “resizing” (ridimensionamento) in modo tale ad adattarsi a qualsiasi risoluzione video adottata.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 41
  • 42. Il Progetto UniSport  Il sistema informativo deve supportare un elevato numero di prenotazioni in contemporanea, evitando errori o disguidi per quanto riguarda l’aggiornamento della mappa delle disponibilità.  Il SI deve funzionare correttamente 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per tutto l’anno accademico.  Il sistema, in quanto veicolo di informazione per gli utenti, deve essere in grado di supportare un numero consistente di accessi al giorno.  I tempi d’attesa per l’utente dovranno essere ridotti al minimo, in modo tale che quest’ultimo non sia indotto ad abbandonare il sito.Accessibilità/usabilità  Il sistema informativo, soprattutto per quanto riguarda le interfacce di prenotazione e pagamento, deve risultare semplice ed intuitivo.  L’applicativo deve essere progettato in più lingue, in modo da dare la possibilità di usufruire dei servizi offerti anche agli studenti Erasmus; tra tali lingue dovranno esserci sicuramente italiano, inglese, spagnolo e tedesco.Sicurezza  Il circuito dei pagamenti ed il database contenente tutti i dati necessari all’applicativo devono essere dotati di elevati sistemi di sicurezza.  Il profilo personale dell’utente dovrà essere accessibile solo all’utente stesso, al personale dell’Opera ed, eventualmente, al personale del CeBiSM.  Dovranno essere preposti sistemi di backup giornaliero.  Deve essere presente un database ausiliario costantemente aggiornato che, in caso di emergenza, subentri al primo entro breve tempo.Struttura e compatibilità  Il sistema, con le varie funzionalità in esso presenti, deve restare navigabile e funzionante con il maggior numero di browser e sistemi operativi possibile.  Il sistema informativo deve essere modulare per permettere future integrazioni ed ampliamenti.  Il sistema deve interfacciarsi, in maniera rapida e sicura, con il sistema di pagamento elettronico delle banche.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 42
  • 43. Il Progetto UniSport 4.3 VincoliSono stati individuati una serie di vincoli che devono essere rispettati per la realizzazione delprogetto sport:  Il sistema deve essere completato e messo in funzione entro la fine dell’estate 2009, all’apertura dell’anno accademico 2009/2010.  Il sistema consente un numero limitato di iscrizioni per ogni corso/evento/attività. Questo limite è dato dal numero di posti fissato nel momento dell’approvazione dell’attività, in base alle strutture disponibili e agli istruttori. Viene fissato anche un limite minimo di iscritti perché l’attività possa essere organizzata.  Le iscrizioni devono venire chiuse 3 giorni prima dell’inizio dell’evento in modo da consentire l’organizzazione dei servizi.  Il costo del progetto deve rientrare nel budget concordato.  Il sistema di prenotazione deve essere integrato con il sito dell’Università degli studi di Trento e con il sito Esse3. 4.4 ValidazionePer verificare l’effettiva correttezza dei requisiti da noi identificati, in seguito alle interviste aglistakeholders coinvolti nel progetto, abbiamo ritenuto opportuno richiedere una loro validazione alproject manager del progetto, il dottor Filippo Bazzanella.Nella tabella che segue riportiamo i risultati di tale validazione per quanto riguarda i requisitifunzionali:ID_Rq Requisito Esito validazione 001 Informazioni generali aggiornate e news. Validato correttamente 002 Informazioni su tutti i servizi e le attività offerte. Validato correttamente 003 Per ogni iniziativa una pagina dedicata a forum e wiki. Validato correttamente Sistema di iscrizione alle attività/iniziative e sistema di 004 Validato correttamente pagamento. 005 Spazio personale con una scheda per ogni utente. Validato correttamente Attestato di partecipazione dell’attività personalizzabile per 006 Validato correttamente ogni utente. Pagina personale per ogni utente con le attività svolte o in 007 Validato correttamente corso. 008 Pagina personale per ogni utente con lo stato di salute. Validato correttamente Il PM ha evidenziato il fatto che la regia 009 Pagina internet con form per proporre un attività. rimarrà agli uffici dell’opera e l’utente dovrà fare riferimento a questi ultimiGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 43
  • 44. Il Progetto UniSport 010 Pagina internet con form per valutazione attività. Validato correttamente 011 Sistema per inserimento e gestione di iniziative/tornei/attività. Validato correttamente 012 Sistema per inserimento e modifica di convenzioni. Validato correttamente 013 Sistema per visualizzazione e gestione dei dati degli iscritti. Validato correttamente 014 Per ogni iniziativa una pagina dedicata a forum e wiki. Validato correttamente Sistema per gestione delle pagine relative allo stato di salute 015 Validato correttamente degli utenti.Per quanto riguarda invece i requisiti non funzionali ecco il feedback della validazione:Prestazioni Requisito Esito validazioneLe interazioni delle interfacce dell’applicativo con il data base devono essere rapide edefficaci Validato correttamenteUtilizzo di applicazioni di controllo dell’errore che verifichino l’inserimento di dati errati Validato correttamenteAggiornamento degli archivi del Data Base in contemporanea con le attività degli utenti,in modo tale che le disponibilità visualizzabili all’utente del sito siano quelle effettive Validato correttamenteIl sistema informativo deve funzionare sia in modalità online che offline Validato correttamenteIl sistema deve essere progettato per il “resizing” ( ridimensionamento) in modo tale adadattarsi a qualsiasi risoluzione video adottata Validato correttamenteIl sistema informativo deve supportare un elevato numero di prenotazioni incontemporanea, evitando errori o disguidi per quanto riguarda l’aggiornamento della Validato correttamentemappa delle disponibilitàIl SI deve funzionare correttamente 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per tutto l’anno accademico Validato correttamenteIl sistema, in quanto veicolo di informazione per gli utenti, deve essere in grado disupportare un numero consistente di accessi al giorno Validato correttamenteI tempi d’attesa per l’utente dovranno essere ridotti al minimo, in modo tale chequest’ultimo non sia indotto ad abbandonare il sito Validato correttamenteAccessibilità/usabilità Requisito Esito validazioneIl sistema informativo, soprattutto per quanto riguarda le interfacce diprenotazione e pagamento, deve risultare semplice ed intuitivo Validato correttamenteL’applicativo deve essere progettato in più lingue, in modo da dare la Il sistema partirà in italiano e sipossibilità di usufruire dei servizi offerti anche agli studenti erasmus; tra tali espanderà gradualmente con altrelingue dovranno esserci sicuramente italiano, inglese, spagnolo e tedesco lingueGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 44
  • 45. Il Progetto UniSportSicurezza Requisito Esito validazioneIl circuito dei pagamenti ed il database contenente tutti i dati necessariall’applicativo devono essere dotati di elevati sistemi di sicurezza Validato correttamenteIl profilo personale dell’utente dovrà essere accessibile solo all’utentestesso, al personale dell’Opera ed, eventualmente, al personale del Cebism Validato correttamenteDovranno essere preposti sistemi di backup giornaliero Validato correttamente Questo aspetto dipende fortemente dalDeve essere presente un database ausiliario costantemente aggiornato che,in caso di emergenza, subentri al primo entro breve tempo budget a disposizione, non sempre è possibile avere standard troppo elevatiStruttura e compatibilità Requisito Esito validazioneIl sistema, con le varie funzionalità in esso presenti, deve restare navigabile efunzionante con il maggior numero di browser e sistemi operativi possibile Validato correttamenteIl sistema informativo deve essere modulare per permettere futureintegrazioni ed ampliamenti Validato correttamenteIl sistema deve interfacciarsi, in maniera rapida e sicura, con il sistema dipagamento elettronico delle banche Validato correttamenteVincoli Vincolo Esito validazioneIl sistema deve essere completato e messo in funzione entro la Almeno un primo step del sistema entro il 2009,fine dell’estate 2009, all’apertura dell’anno accademico mentre si può prevedere il completamento2009/2010 durante il 2010Il sistema consente un numero limitato di iscrizioni per ognicorso/evento/attività. Questo limite è dato dal numero di postifissato nel momento dell’approvazione dell’attività in base alle Validato correttamentestrutture disponibili e agli istruttori. Viene fissato anche un limiteminimo di iscritti perché l’attività possa essere organizzata Questi termini devono ancora essere definiti eLe iscrizioni devono venire chiuse 24 ore prima dell’iniziodell’iniziativa in modo da consentire l’organizzazione dei servizi. comunque il termine temporale è variabile in base alla tipologia di attivitàIl costo del progetto deve rientrare nel budget concordato Validato correttamenteIl sistema di prenotazione deve essere integrato con il sito Deve essere integrato anche con: Opera, CUS edell’università degli studi di Trento e con il sito Esse3 JurkaGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 45
  • 46. Il Progetto UniSport 4.5 Use case diagram – Portale Web 4.5.1 Lato Front-OfficeGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 46
  • 47. Il Progetto UniSport 4.5.2 Lato Back-OfficeGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 47
  • 48. Il Progetto UniSport 5 Il Sistema di Gestione della Conoscenza del Progetto Sport 5.1 Lato Front-OfficeIl Sistema Gestionale della Conoscenza per quanto riguarda il lato utente si presenta essenzialmentecome un Portale dedicato interamente al Progetto Sport, UniSport. (si veda la figura B.3)Il portale deve innanzitutto integrarsi con quella che è l’interfaccia, la grafica ed le funzionalità deipreesistenti portali dell’Università, delle facoltà e delle altre strutture didattiche dell’AteneoTrentino e per questo essere intuitivo nell’utilizzo per coloro che già fanno parte della realtàuniversitaria. Deve inoltre configurarsi come un vero e proprio strumento volto alla raccolta,gestione ed alla condivisione di conoscenza tra i principali attori (Utenti, Opera Universitaria, CUS,Visitatori, ecc) che fanno parte o che comunque entrano in relazione col Progetto Sport, e quindinon deve assumere la mera funzione informativa assunta dal sito del CUS nella situazione AS-IS.Ogni iniziativa sportiva, che sia corso, evento o torneo viene resa visibile sul portale nei suoi varistadi di avanzamento, al fine di permettere a tutti di vedere quelle che sono le iniziative proposte,promosse e offerte da UniSport. Il portale inoltre deve favorire meccanismi bottom-up diavviamento di nuove attività e di auto-organizzazione da parte dei fruitori stessi del servizio, perquesto deve fungere da interfaccia tra gli utenti e l’amministrazione di UniSport. La varietà delleattività offerte in questo modo ne risulta migliorata e rispecchia maggiormente quelle che sono lereali necessità e preferenze dell’utenza. Per favorire ulteriormente la flessibilità dell’offerta in basealla domanda effettiva, il portale inoltre deve permettere la raccolta di feedback, valutazioni,impressioni sulle iniziative già proposte ed essere riferimento per richieste e domande.Nel concreto il sistema gestionale lato front-office integrato nel portale si occupa della gestione edell’organizzazione di quelle che sono state definite iniziative, in questo caso considerateprincipalmente dal lato utente, disciplinate in “proposte iniziativa”, “iniziative da confermare”,“iniziative confermate” e “iniziative in calendario”.Nel portale dunque viene messa a disposizione dell’utente, innanzitutto, una sezione dove poter“Proporre un’Iniziativa” della quale si ha particolare interesse e si ritiene debba entrare nell’offertasportiva di UniSport. (si veda la figura B.11)Tale proposta per passare allo stadio successivo di “iniziativa vera e propria” deve essere valutatadalla Commissione Paritetica che proporre il piano di sviluppo annuale per le attività sportive. Laproposta che viene dall’utente viene quindi messa sullo stesso piano delle iniziative definite nelpiano di sviluppo, poiché la commissione svolge anche qui uno studio di fattibilità definendo lerisorse necessarie ed i costi ad essa legati. Se l’iniziativa viene ritenuta fattibile allora vienearchiviata fin da subito nel sistema ed è visualizzabile in una sezione apposita che ne mostra lo“Stato di avanzamento”. (figura B.12)Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 48
  • 49. Il Progetto UniSportQuando tutte le risorse necessarie sono state trovate, vengono definiti dei quorum minimi diiscrizioni al scopo di coprire almeno in parte i costi dell’iniziativa, dei quorum massimi nel caso diiniziative che prevedono un numero massimo di iscritti ed una data ipotetica di inizio dell’iniziativa.Sempre in questa fase viene stabilito quello che è lo standard ottimale per quella specifica iniziativa,ossia si definisce un’ipotetica iniziativa, che coincide a quella presa in esame, in cui i parametri diriferimento sono ad un livello di eccellenza. Questo standard, che è stato definito col termine goal,rappresenta il riferimento a cui l’iniziativa deve tendere.In particolare vengono definiti dei fattori chiave, la cui tipologia e numero possono variare aseconda della classe di iniziativa (per esempio per gli eventi sono stati definiti 5 fattori; per i corsi 6fattori e per i tornei 4 fattori), i quali si riferiscono ai risultati economici, qualitativi e di immagineperseguibili. Un ipotetico goal, per esempio, potrebbe consistere in un’iniziativa in cui i ricavicoprono tutti i costi, il numero di iscritti equivale al quorum massimo, il numero di lamentele è paria zero ecc.A questo punto, una volta finito lo studio di fattibilità, ricercate le risorse necessarie e definito ilgoal, l’iniziativa è disponibile on-line per la raccolta delle iscrizioni degli utenti in un’appositasezione chiamata “Iniziative da Confermare”. Ogni iniziativa offre l’opportunità di iscriversi on-linee dispone di un forum dedicato in cui è possibile discutere di argomenti attinenti all’attività,proporre idee e fare richieste specifiche ai coordinatori ed allo staff tecnico che andranno adoccuparsi dell’iniziativa, oppure iniziare a definire di un calendario provvisorio. Allo stesso modole informazioni specifiche, gli avvisi e le notifiche vengono costantemente aggiornate e proposteon-line nello spazio dedicato all’iniziativa.Quando il numero di iscritti raggiunge il quorum minimo necessario, l’iniziativa passaautomaticamente nella sezione “Iniziative Confermate” dove vengono presentate tutte le attività chesono pronte per essere avviate. In questa sezione viene comunque lasciata la possibilità di iscriversifinché non viene raggiunto l’eventuale quorum massimo e/o si giunga al termine ultimo per leiscrizioni, normalmente in prossimità della data di inizio dell’Iniziativa.A questo punto l’iniziativa va “In Calendario” configurandosi come una comunità su cui gli iscritti,lo staff, gli organizzatori e altri utenti interessati possono essere in contatto, comunicare edinteragire attraverso forum, bacheca e e-mail. (figura B.4)Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 49
  • 50. Il Progetto UniSportNello schema sottostante vengono riproposti l’iter tipico di un’iniziativa in tutti i suoi passaggidallo stato di proposta iniziale all’inizio dell’attività vera e propria.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 50
  • 51. Il Progetto UniSportNella Homepage del sito si trovano inoltre tutte le classiche funzioni di carattere informativo e disportello di un normale portale, come le news, gli avvisi, le informazioni più specifiche come quelleper il tesseramento, l’iscrizione e la modulistica e le informazioni più generali riguardanti lestrutture, il personale ed il progetto sport. In aggiunta a questo, all’utente viene offerta la possibilitàdi accedere ad una sezione personale effettuando un login così come in tutti gli altri portalidell’Ateneo. (figura B.7)L’utente ha quindi a disposizione una parte personale del portale, in cui visualizzare il proprioprofilo e le proprie informazioni, le attività sportive che ha già svolto o che sta svolgendo, ilcalendario personale, i certificati che ha ottenuto frequentando i corsi e svolgendo attività sportiva.(figura B.9)I certificati hanno una valenza reale per l’Università, in quanto testimoniano il fatto che lo studentesia riuscito a svolgere attività sportiva in concomitanza con gli studi, per questo possono ancheessere scaricati e stampati nel formato previsto dall’Università.Esiste anche una sezione chiamata “Monitoraggio” dove l’utente può tener controllata la suasituazione fisica ed i risultati fin’ora ottenuti grazie allo sport, analizzando i grafici ed i dati relativial proprio stato di salute che vengono elaborati automaticamente sulla base delle rilevazioni e dellevisite fatte presso il centro CeBiSM il cui ruolo è proprio quello di fornire un servizio dimonitoraggio della condizione fisica e psicologica di studenti e atleti. (scheletro in figura B.13)Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 51
  • 52. Il Progetto UniSportNello schema sottostante sono riassunte le principali funzioni del Portale del Progetto Sport.Come è già stato evidenziato precedentemente, il portale deve differenziarsi da un normale sitointernet che propone informazioni e notizie, bensì deve configurarsi come un vero e propriostrumento di gestione delle conoscenze che sono possedute e vengono prodotte dai diversi attori cheinteragiscono sul portale. La conoscenza in questo caso è identificata come un vero e proprio assetche permette di offrire un servizio più ricco, più indirizzato alle necessità e preferenze dell’utenza edi qualità superiore in quanto il coinvolgimento attivo dell’utenza e delle risorse umane allasviluppo del servizio permette la creazione, la diffusione e la condivisione di conoscenza tacita edesplicita all’interno del Progetto Sport.Un ruolo importante è sicuramente giocato dagli stimoli e dalla motivazioni a mettersi in gioco efare meglio che il sistema stesso crea attraverso la proposta di iniziative e che non vengono più soloproposti dal vertice, bensì possono nascere e svilupparsi da ogni singolo individuo.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 52
  • 53. Il Progetto UniSportPer ogni corso ed attività seguita è prevista una valutazione ed un meccanismo di feedback così dapermettere di acquisire importanti informazioni su quelli che sono i risultati effettivi dell’iniziativa,il grado di gradimento dell’utenza, i punti di forza, le debolezze e le cose da migliorare o cambiaredi ogni attività. Viene così ad instaurarsi una relazione bidirezionale tra UniSport ed l’utente chegenera essa stessa valore per entrambi. L’utente si configura qui come “pro-sumer” (producer econsumer al tempo stesso) che contribuisce attivamente allo sviluppo del servizio finale assieme alfornitore. La condivisione di conoscenze e informazioni permette quindi di favorire la flessibilitàdell’offerta in base alla domanda effettiva e la creazione di innovazione.In questo senso il sistema garantisce un più alto livello di coinvolgimento e motivazionenell’organizzazione e nell’erogazione del servizio, attraverso la creazione di un rapporto dieccellenza tra fornitore e fruitore del servizio che elimina tutte le distanze e gli ostacoli checaratterizzavano la situazione AS-IS, determinando anche una maggior trasparenza nelle varie fasidel processo ora visibili a tutti on-line. 5.2 Lato Back-OfficePer quanto riguarda il lato Back Office è previsto un ulteriore sistema gestionale il cui fine è quellodi permettere una forte interazione e condivisione di conoscenze e know-how ai diversi attori che sioccupano della gestione, amministrazione e organizzazione dell’intero Progetto Sport (OperaUniversitaria, CUS, Unitn, dipendenti, ecc ). A tal scopo il sistema deve consentire una realegestione della conoscenza esplicita ed implicita prodotta da ogni attore; un accentramento ed allostesso tempo una condivisione di dati, informazioni e know-how che vengono messi a disposizionedi tutti (secondo vari livelli di accesso) attraverso soluzioni tecnologiche in modo rapido eefficiente. In sostanza, deve far sì l’insieme di tutti questi attori, appaia e soprattutto operi come ununico organismo, UniSport, in un ambiente fortemente collaborativo, compartecipativo e integrato.Nel lato Back Office il Sistema di Gestione della Conoscenza consiste quindi in un applicativo weba cui è possibile accedere se in possesso di un profilo amministrativo. Anche in questo caso èprevista un’organizzazione secondo sezioni differenti che fanno riferimento principalmente alleIniziative, agli attori coinvolti, a dati e statistiche.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 53
  • 54. Il Progetto UniSportAttraverso l’applicativo, nella sezione “Iniziative”, è possibile visualizzare le iniziative che sono giàstate create, gestirle e modificarle, amministrare il forum e la bacheca, gestire il calendario e leiscrizioni. E’ possibile avere una visione dei vari progetti in atto, in base allo stato in cui si trovano(proposta iniziativa, da confermare, confermate e in calendario) e operare quindi in modo differentea seconda. Coloro che utilizzano l’applicativo possono essere in contatto con i vari stakeholders chefanno riferimento ad ogni iniziativa e comunicare con i diversi responsabili ed i fruitori del servizio.Il sistema deve configurarsi come una base di conoscenza, immagazzinando il know-how creato daogni attore nello sviluppo di ogni iniziativa. Tutte le informazioni relative all’organizzazione diun’iniziativa vengono quindi raccolte ed immagazzinate in un archivio a cui è possibile accederefacilmente e rapidamente. In questo modo tutta la conoscenza che viene creata nelle varie fasi delprocesso di sviluppo viene formalizzata, resa esplicita e memorizzata così da essere disponibile infuturo.Concretamente, gli organizzatori di eventi, tornei e corsi, i responsabili e chi li gestisce devonocompilare un report che descriva come è stata organizzato il tutto, i risultati che si sono ottenutiGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 54
  • 55. Il Progetto UniSport(economici, in termini di iscrizioni e di immagine), quali sono state le cose che sono andate bene equelle in cui si sono riscontrati problemi od incontrati ostacoli, e se sono stati risolti o superati comesi è agito. Il sistema di valutazione e di feedback previsto nel lato utente, inoltre, fornisce ulterioridati ed informazioni molto utili a completamento di quelle fornite dal lato back office checonsentono di capire cosa può essere migliorato ed eventualmente come riuscire a farlo. Inoltre,sempre in riferimento ai risultati che sono stati conseguiti nelle iniziative, quelle che più hannoavuto successo vengono inserite in una sezione speciale ed indicate come “Best Practices” a cui fareriferimento.La sezione “Best Practices” rappresenta una delle funzionalità chiave del sistema gestionale inquanto consente uno sviluppo ed un’erogazione del servizio sport improntati al miglioramentocontinuo ed all’eccellenza. In particolare, un’iniziativa, durante tutte le fasi del processo di sviluppoe di gestione, deve prendere in considerazione quello che è stato definito il goal di riferimento nellafase di studio di fattibilità, attraverso un’attività di benchmarking con quella che è ritenutal’eccellenza. Successivamente, per ogni categoria di iniziativa viene creata automaticamente unagraduatoria sulla base dei risultati ottenuti, che ovviamente fanno riferimento ai punteggi ottenutiper ogni fattore di riferimento. L’iniziativa che ha ottenuto il risultato maggiore fino a quelmomento, viene definito gold e quindi rappresenta il principale bench a cui ispirarsi, in quantoespressione di quelle pratiche che più si sono dimostrate valide e efficaci nell’ambito. Tutte le altreiniziative che hanno comunque raggiunto un livello ottimale minimo (impostabile), entrano a farparte della sezione “Best Practices”, e rappresentano comunque un riferimento da considerarequando si vuole entrare nello specifico e considerare il caso che più si avvicina all’iniziativa in fasedi sviluppo. (vedi figura B.21).Sempre nella sezione “Best Practices”, è possibile fare una comparazione di più iniziative nellostesso momento, grazie alla rappresentazione dei risultati delle singole iniziative in grafici a radarche ne permettono una facile sovrapposizione e quindi una comparazione immediata. In questomodo è possibile fare riferimento contemporaneamente sia al goal che al gold che ad una terzainiziativa e scoprire nell’immediato quali sono i gap prestazionali e, di conseguenza, le aree chenecessitano di miglioramenti.Il meccanismo di creazione e gestione delle iniziative fa sì che ogni nuovo progetto che vieneorganizzato sia visibile a tutti. Questa trasparenza ha innanzitutto la funzione di garantire una sortadi controllo passivo sull’operato, nel senso che tutti sono motivati e spinti a svolgere al meglio ilproprio lavoro poiché reso pubblico all’intero back office. Ovviamente il sistema prevede anche didisciplinare diversi livelli di accesso alle informazioni e di permessi.Per arrivare a raccogliere la competenza, ovvero il knowledge, si deve comunque lavorare sullamotivazione delle persone con l’obiettivo che quanti si colleghino al sistema oggi trovino poi unamotivazione per farlo anche il giorno successivo. Le motivazioni che possono muovere le differenticategorie di attori possono essere ad esempio l’avere informazioni o apprendere metodologie utiliGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 55
  • 56. Il Progetto UniSportper facilitare l’organizzazione e la gestione di eventi, corsi e tornei oppure semplicementeraccontare le proprie storie di successo e avere visibilità.Far sì che un’iniziativa vada a far parte delle Best Practices è sicuramente un ottimo incentivo amantenere alta la qualità del servizio, mentre il fatto di poter continuamente attingere ad un riccoarchivio di conoscenza su quelle che sono state le precedenti esperienze organizzative e gestionalinel Progetto Sport, un enorme vantaggio per tutti. Attraverso questo strumento, che mira avalorizzare l’apporto di ogni individuo, è possibile raccogliere le informazioni e conoscenza emetterle a disposizione di tutti.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 56
  • 57. Il Progetto UniSportNell’applicativo web sono inoltre previste innumerevoli altre funzioni e sezioni volte sempre agarantire la condivisione e la creazione di conoscenze, informazioni e capitali intangibili.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 57
  • 58. Il Progetto UniSportGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 58
  • 59. Il Progetto UniSportNella sezione “Personale” è prevista la possibilità di visualizzare e creare gruppi di lavoroattingendo alle risorse umane disponibili (figure B.19, B.20), scegliendo quelle che più possonoessere compatibili col progetto o comunque le persone che vogliono partecipare e contribuire asviluppare l’iniziativa, organizzandole secondo privilegi e livelli di accesso a dati ed informazionidifferenti. Ogni configurazione creata viene archiviata e, analogamente a come succede per leiniziative, può essere utilizzata successivamente per progetti simili.Lo sviluppo di un progetto avviene perciò attraverso una logica di workgroup dove ognicomponente del team agisce attivamente e viene responsabilizzato per il raggiungimentodell’obiettivo. Il gruppo può gestirsi e scambiarsi materiale ed informazioni con facilità accedendoalla propria area, riunirsi per discutere e condividere le nuove idee e conoscenze.La sezione “Avvisi” permette di creare, visualizzare, modificare avvisi, news, notifiche che sonopubblicati poi sul Portale UniSport nella Home o nelle sezioni e bacheche specifiche. Logicamentealcune di queste funzioni sono già integrate nelle sezioni destinate alla gestione delle iniziative e deiworkgroups, ma una sezione specifica solo per questo risulta utile per utenti nel Progetto Sport sioccupano prettamente di questo aspetto. Una caratteristica fondamentale dell’applicativo web stanel fatto che l’interfaccia e le funzionalità del sistema possono essere personalizzate e configuratediversamente a seconda della tipologia di utente che accede e si identifica attraverso il login. A talfine, un organizzatore avrà sicuramente a disposizione le sezioni Iniziative e Personale, mentre laSegreteria di UniSport avrà accesso alla sezione Avvisi. (Figura B.17, Figura B.18)Un’altra sezione molto importante implementata nell’applicativo è quella relativa ai dati ed alleinformazioni sui “Fruitori” del servizio erogato da UniSport, ossia tutti gli studenti, i dipendentidell’Università e gli altri soci esterni che si sono iscritti e posseggono la tessera UniSport. Questasezione permette di avere accesso ai diversi database a cui UniSport fa riferimento e visualizzarel’anagrafica dei fruitori. Anche in questo caso può essere adottata una logica di diversi livelli diaccesso ai dati a seconda della tipologia di utenza.La sezione “Statistiche”, invece, mette a disposizione efficaci strumenti di analisi dei risultati delleiniziative, delle iscrizioni e permette la creazione di grafici e report ad-hoc aggregando datidifferenti. Questa funzione risulta molto utile per monitorare quello che è l’andamento complessivodei progetti.Analogamente a questa sezione, anche quella chiamata “Feedback” permette di visualizzare irisultati e l’andamento delle iniziative esprimessi attraverso le valutazioni ed i commenti deifruitori. La gestione di questa importante tipologia di conoscenza consente di percepire quali sonole iniziative che più riscuotono successo, quali quelle meno apprezzate, di capire quali sono iproblemi che l’utenza lamenta ed eventualmente facilitare la loro risoluzione. La CommissioneGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 59
  • 60. Il Progetto UniSportParitetica stessa può sfruttare questa base di conoscenza per definire il piano annuale dei corsi edelle attività avendo una cognizione più reale ed oggettiva di quella che è la domanda.Questo secondo Sistema Gestionale della conoscenza rappresenta sicuramente la soluzione diKnowledge Management più interessante in quanto realmente improntato a questo. Questostrumento è quello tra i due che effettivamente permette l’amministrazione del sistema, la gestionedelle risorse a disposizione e l’organizzazione delle iniziative, mentre il portale rappresenta piùun’interfaccia tra il lato amministrativo e i fruitori del servizio, seppur lasci comunque spazio adprocessi di creazione e diffusione di conoscenza (proposta iniziative, feedback, forum, ecc.).Il principio di fondo su cui si basa il sistema è quello di considerare il patrimonio di conoscenzaraccolto e continuamente sviluppato realmente come un asset fondamentale per il Progetto Sport,una risorsa che consente una sempre migliore configurazione dell’offerta ed erogazione del serviziosport. La conoscenza non rimane più insita nelle risorse umane che operano sul campo e che sonoaddette ai lavori come nella situazione AS-IS, bensì viene esplicitata, formalizzata, archiviata nelsistema e resa disponibile a tutti, e soprattutto viene riutilizzata e sfruttata concretamente perottenere risultati migliori.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 60
  • 61. Il Progetto UniSport 6 Knowledge Management 6.1 Background e Research ProblemIl secolo scorso è stato caratterizzato da notevoli cambiamenti nella società, nella tecnologia,nell’economia e nel modo di gestire le imprese. In particolare nel campo del management, il fattoreconoscenza ha assunto un ruolo centrale come elemento critico nella gestione delle imprese.Le imprese oggi si trovano ad operare in un ambiente ormai definito da molti “iper-turbolento”, incui la dispersione geografica si accompagna alla globalizzazione dei mercati, in cui la crescenteintensità di competenze per la produzione di prodotti e servizi è associata alla maggioresofisticazione della clientela e all’enorme disponibilità e pressione delle conoscenze messe adisposizione dalle tecnologie. In tale ambiente competitivo la creazione e diffusione delleconoscenze all’interno delle imprese e tra organizzazioni diverse, congiunta alla capacità ditrasferirle in attività che producano valore, è centrale non solo per lo sviluppo, ma anche per lacapacità di sopravvivenza dell’organizzazione.Si assiste dunque ad una progressiva erosione del valore delle tradizionali risorse produttive,rivelatesi non più capaci di sostenere un vantaggio competitivo duraturo, mentre i motori delcambiamento, quali la globalizzazione e le nuove tecnologie ICT, stanno spingendo individui esoprattutto imprese a ridefinire i propri assetti e modelli di gestione.Parallelamente l’attenzione si sposta sempre più sulla capacità delle organizzazioni di migliorare ipropri prodotti e servizi ed innovare. Mai come ora quindi sussiste la necessità di investire su questecapacità per aumentare il proprio vantaggio competitivo. Oggi le imprese e le organizzazioni deiPaesi avanzati si devono quasi sempre confrontare sul piano dell’abilità nell’innovare e, per farlo,devono sfruttare nel migliore dei modi i fattori di intelligenza, divenuti ormai i veri driver dicreazione di valore in quella che è stata definita la “Knowledge Economy”. È quindi diventatoindispensabile ormai imparare a gestire e valorizzare il patrimonio di conoscenza aziendale.Il Knowledge Management (KM) è una disciplina manageriale che si pone l’obiettivo di gestire evalorizzare il patrimonio di conoscenze e la capacità di apprendimento delle organizzazioni.La conoscenza, da fenomeno la cui importanza si manifesta sporadicamente (come, per esempio,nell’innovazione) e localmente (come, per esempio, nella creazione di una funzione di ricerca esviluppo), diviene una risorsa da gestire in ogni punto dell’organizzazione.Attualmente le tecnologie dell’informazione basate sull’approccio di tipo internet danno ad ognunola possibilità di accedere a basi di informazioni dislocate all’interno dell’azienda ed anche altrovenel mondo e consentono quindi di gestire le informazioni in modo più flessibile e facilmentecondivisibile, con enormi capacità di memorizzazione, con accesso multimodale e a costi bassi,configurandosi così come il principale elemento abilitante per un’efficace gestione della conoscenzaGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 61
  • 62. Il Progetto UniSportin azienda. Possedere la capacità di acquisire, analizzare ed utilizzare le informazioni in modoefficace e tempestivo rispetto a concorrenti, unita a quella di trasformare i dati dispersi ininformazioni utili a supportare i processi decisionali creando la conoscenza necessaria per effettuarele scelte migliori in maniera efficiente ed efficace, rappresenta uno dei principali valori aggiunti diun’organizzazione operante nella Knowledge Economy.Ad ogni modo, il problema non è solo tecnologico, perché anche se si utilizzano le più sofisticateinfrastrutture, ma non si attivano i meccanismi organizzativi, i processi interni e, soprattutto, lemotivazioni, la cultura e i valori delle persone per far accettare e condividere la conoscenza, non siarriverà mai ad una efficace gestione di essa. È impossibile infatti pensare che le tecnologie da solepossano gestire la conoscenza per noi. Per questo per un’efficace implementazione del KnowledgeManagement diventano invece fondamentali i meccanismi organizzativi, la ristrutturazione deiprocessi aziendali, i meccanismi di incentivazione e la formazione delle persone che devono renderedisponibile e utilizzare la conoscenza.Proprio per questo, l’interesse degli studi più recenti si è spostato sulla centralità della conoscenzacome risorsa principale per le organizzazioni, unica fonte di vantaggi competitivi stabili esostenibili, sulla sua creazione e diffusione all’interno e fra organizzazioni diverse. Leorganizzazioni vanno dunque alla ricerca delle migliori conoscenze in loro possesso e perseguonopolitiche di opportuna gestione per non rischiare di perderle o di non sfruttarle completamente.Il Knowledge Management dunque supporta la creazione di nuove conoscenze, la loro diffusione el’incorporazione nei prodotti, nei servizi e nei processi aziendali.La letteratura ha individuato differenti approcci al Knowledge Management che interpretano laconoscenza in modo differente ed evidenziano diversi processi ed aspetti della gestione di questoasset aziendale. 6.2 Approccio Razionalista: la conoscenza come mercatoSecondo l’approccio razionalista, il sapere è una risorsa oggettiva, non problematica, la cui evidentedisponibilità e trasparenza la rende accessibile a tutti e oggettivamente fruibile attraverso l’opera deimercati e della scienza. La non problematicità dell’informazione, intesa come veicolo di contenutoindipendente dalle soggettività dei mittenti e dei destinatari, porta a concepire i sistemi di KM neitermini di mercati della conoscenza popolati da produttori, intermediari e consumatori di sapere.L’obiettivo di un sistema di KM è quindi quello di abbattere le barriere che impediscono a talemercato di diventare efficiente, aumentando la completezza dell’informazione (esplicitare il valorereale di una conoscenza), superando le asimmetrie (alcuni hanno maggiore accesso alla conoscenza)ed evitando localismi (la conoscenza viene scambiata solo tra soggetti vicini). Davenport e PrusakGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 62
  • 63. Il Progetto UniSportsuggeriscono in questo senso la creazione di veri e propri knowledge marketplace, capaci diesplicitare il valore reale della conoscenza e favorire l’incontro efficiente tra le parti interessate.La conoscenza, dal punto di vista della teoria di “Mercato della conoscenza”, rappresenta lacomponente principale per la creazione della ricchezza. Tale sapere deriva da un processo dievoluzione che nasce da dati semplici, che in seguito vengono interpretati e ricondotti adinformazioni interconnesse e confrontate tra di loro. La gestione della conoscenza inun’organizzazione richiede lo sviluppo di adeguati processi di generazione, codificazione etrasferimento del sapere.La generazione della conoscenza può avvenire attraverso acquisizione, l’attività di risorsespecifiche, la fusione, la reazione al cambiamento e l’adattamento alle mutevoli condizioni esterne.La codificazione del sapere consiste nel rendere esplicita e comprensibile la conoscenza generata alresto dell’organizzazione, organizzandola e strutturandola a seconda degli scopi e dell’utilitàrispetto ai processi.Il trasferimento è un processo che sostanzialmente avviene spontaneamente in ogni organizzazionema che comunque deve essere sostenuto ed incoraggiato dal management. Le difficoltà aumentanonel momento in cui l’organizzazione è complessa o il contesto economico si dimostra moltocompetitivo.L’obiettivo finale consiste nel realizzare un vero e proprio mercato, anche se il prodotto scambiato èimmateriale e perciò difficilmente controllabile. Esisteranno acquirenti e fornitori che conoscendola complessità del mercato andranno a ricercare reciprocamente le informazioni. Lo spostamento diconoscenza, come in qualsiasi mercato reale, è strettamente collegata a fattori di scambio. Talifattori possono essere il denaro stesso nel caso di conoscenza acquisita dall’esterno o piùsemplicemente la reciprocità, la reputazione, l’altruismo nel caso di conoscenza acuisita dall’internodell’organizzazione. 6.3 Approccio Cognitivista: la conoscenza come interpretazioneSecondo l’approccio cognitivista uninformazione è mutevole a seconda del contesto e quindi laconoscenza è soggetta alla possibilità di essere interpretata. La conoscenza, da esogena, divieneendogena, aprendo la strada ad una lunga serie di ipotesi decostruttive: le preferenze di un decisorecambiano a seconda dei suoi obiettivi, i legami causa effetto tra decisioni e conseguenze vengonostabiliti a posteriori attraverso processi di giustificazione, la decisione non esiste in quanto tale, macome rituale per celebrare aspetti di natura sociale.Dal punto di vista del KM, emergono soluzioni e metodologie volte all’esplicitazione di queglischemi interpretativi, o modelli mentali, che strutturano il modo in cui il management percepisce laGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 63
  • 64. Il Progetto UniSportrealtà e, conseguentemente, procede all’azione. Attraverso tali processi si vuole mostrare la naturasoggettiva della conoscenze che esistono nell’organizzazione, la loro capacità di costringerel’azione verso sentieri predeterminati e spesso controproducenti, l’opportunità di modificare talimodelli per agire in modo diverso, e la necessità di favorire processi di comunicazione econdivisione non solo dell’informazione, ma anche e soprattutto delle visioni prodotte.Molto spesso questo approccio viene utilizzato per sensibilizzare il top management a nuovi metodidi conduzione aziendale, oppure servono per legittimare e dare valenza organizzativa a progettitecnologici di impronta razionalista, o più raramente per sostenere la promozione di processi dicambiamento. 6.4 Approccio Pragmatico: la conoscenza come praticaSecondo l’approccio pragmatico la conoscenza ha natura essenzialmente pratica. Ovvero laconoscenza, lungi dall’essere una rappresentazione astratta e nozionistica della realtà, èintimamente legata al contesto di pratiche sociali che si formano all’interno di una certa comunità.Per questo motivo questo approccio fa riferimento agli studi sulle culture organizzative esull’influenza esercitata da elementi prettamente sociali (quali l’appartenenza, la fiducia, l’identità)sulle dinamiche organizzative. E’ solo conoscendo le pratiche di un gruppo che la conoscenzadichiarativa e tradizionale assume significato e pertanto il processo di apprendimento si svolgeinnanzitutto attraverso la partecipazione attiva (engagement) e la conseguente interiorizzazionedelle pratiche comunitarie.Da qui nasce il concetto di comunità di Pratica ovvero uno spazio sociale costituito da una praticacomune a tutti i membri della comunità e da una rete di relazioni. Una comunità di pratica ha naturaspontanea, è informale ed auto-referenziale e identifica i suoi membri attraverso un senso diappartenenza. Essa è il luogo in cui il membro ha imparato a stare nel tempo, percorrendo un iterche lo ha portato da “newcomer” a “oldtimer”, acquisendo competenze specifiche su come svolgereuna pratica ed un’identità. che si concretizza in un modo di vivere e di vedere la realtà specifico diquella comunità. I confini di una Comunità di Pratica sono determinati dal possesso o meno dellecompetenze e dell’identità che ne determinano l’appartenenza.Per quanto riguarda la gestione della conoscenza aziendale nell’approccio delle Comunità di Praticasussistono alcuni trade-off. Una comunità offre un punto di vista sul mondo tra tutti quelli possibili,pertanto la presenza di più comunità entro l’organizzazione consente di avere molte visioni, stili epoteri diversi. Ad ogni modo questa differenziazione comporta anche la necessità di saper mediare econtrollare la varietà delle conoscenze interne che possono essere fonte di frammentazioneculturale, incapacità di comunicazione e scoordinamento tra gli attori organizzativi. In secondoGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 64
  • 65. Il Progetto UniSportluogo la comunità può svolgere un ruolo fondamentale nell’incentivare la dedizione e l’iniziativadei membri.Tuttavia questa reciprocità interna può portare alla strenua difesa dei propri interessi, ad allinearsicioè con una visione parziale, allo scontro tra comunità e quindi all’anarchia organizzativa. Infine,accogliere una struttura informale delle dinamiche conoscitive consente da una parte di avere poliefficienti ma dall’altra rischia di creare inefficienze a livello organizzazione. La comunità consentela diffusione interna di informazione, l’interpretazione omogenea di conoscenza e laspecializzazione di competenze riducendo il tempo e gli investimenti per la raccolta, ladistribuzione e il riutilizzo di informazioni. L’aspetto negativo sta invece nella tendenza dellacomunità a routinizzare i processi, a sistematizzare la conoscenza e quindi a chiudersi, a diventareauto-referenziale e compromettere l’emergere dell’innovazione.L’approccio delle comunità di pratica della conoscenza pratica si riferisce principalmente alladimensione collettiva, piuttosto che a quella individuale, di formazione del sapere pratico. Lepersone partecipano a comunità informali all’interno delle quali imparano acquisendo la pratica delgruppo, e generano conoscenza contribuendo all’aggiornamento e alla modifica di tali pratiche.Pertanto, un sistema di KM non deve tanto porsi l’obiettivo di esplicitare la conoscenza implicitadegli individui, ma piuttosto quello di favorire la creazione e la diffusione sociale di conoscenzapratica. Questo avviene favorendo la nascita e la vitalità del tessuto di relazioni informali chealimenta il sistema delle comunità di pratica anche attraverso l’uso di tecnologie aperte, pocostrutturate e prettamente collaborative (come nel caso del groupware), capaci di sostenere la nascitadi comunità tradizionali, o persino virtuali.Il compito dell’organizzazione, si riduce a massimizzare l’opportunità di tale processo fornendoun’adeguata infrastruttura di comunicazione. 6.5 Il Knowledge Management nel Progetto SportL’implementazione dei due Sistemi Gestionali per il Progetto Sport lato Front Office e Back Officee la riorganizzazione dei processi e della struttura organizzativa di UniSport si basano sui concettidi gestione della conoscenza descritti nei paragrafi precedenti.Allo scopo di coordinare le conoscenze sviluppate nelle unità organizzative e renderle fruibili a tuttii membri dell’organizzazione il sistemi gestionali del Progetto Sport assumono i tratti dei sistemi diKnowledge Management.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 65
  • 66. Il Progetto UniSportIn particolare, l’assetto tecnologico-organizzativo a cui i due sistemi devono fare riferimento e susono costruiti prevede:  innanzitutto lo sfruttamento di un’ Intranet al fine di favorire la diffusione delle informazioni e delle conoscenze in modo rapido e automatico tra i centri operativi del Progetto Sport;  la costruzione di una knowledge map che permette di organizzare e rappresentare la conoscenza in un modo unico e condiviso da tutti i membri dell’organizzazione, per identificare più facilmente le persone che detengono le competenze distintive e favorirne il trasferimento alle persone meno esperte, per costruire in modo collaborativo dizionari in cui i significati attribuiti alle competenze sono condivisi;  la costruzione di un ontologia per la rappresentazione di “concetti” appartenenti al dominio del Progetto Sport, per garantire un livello di meta-dati comune a tutti i database pre- esistenti al progetto sport stesso garantendo inoltre una (probabile) maggiore flessibilità rispetto a modello logico basato sul classico database relazionale.  la costruzione di uno o più middleware in grado di reperire i “dati grezzi” modellati attraverso lo strumento dellontologia, per permettere laccesso ai dati;  la creazione di una knowledge base, vale a dire un archivio o un insieme di archivi che memorizzano documenti di qualsiasi formato (standard, informali, formali), dati strutturati, semi-strutturati e informazioni che costituiscono la conoscenza generata dal sistema e dagli attori coinvolti, per arricchire e sfruttare il patrimonio informativo ed il know-how di UniSport;  la creazione di strumenti specifici che supportano le comunità di pratica e il lavoro di gruppo da incorporare nei due sistemi gestionali, come cooperative tools, groupware applications, forums, mailing lists, calendari condivisi ecc.;  -la creazione di nuove figure organizzative con il compito di coordinare e facilitare la comunicazione tra le unità organizzative e quindi la rivalutazione del ruolo middle management composto da Knowledge Managers;  il disegno di meccanismi organizzativi che favoriscono l’esplicitazione della conoscenza, come i sistema di incentivi, la valorizzazione degli apporti individuali, la motivazione ed il coinvolgimento delle risorse umane;Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 66
  • 67. Il Progetto UniSportIn riferimento alla descrizione dei diversi approcci di Knowledge Management presentata neiparagrafi precedenti, la combinazione tra strumenti tecnologici e architetture concettuali inUniSport evidenzia che molti temi propri di almeno due dei filoni che abbiamo descritto sopra siriflettono in vari aspetti del Knowledge Management del Progetto Sport.La costruzione della knowledge base aziendale, basato su uno schema di classificazione generale euniversale, corrisponde a una Visione Razionalista del Knowledge Management, in cui si assumeche la conoscenza di unorganizzazione possa essere “oggettivamente” codificata, immagazzinata susupporto fisico, resa accessibile a tutti e oggettivamente fruibile attraverso un vero e propriomercato della conoscenza.La base di conoscenza viene creata essenzialmente archiviando quella che è l’esperienze acquisitaattraverso l’organizzazione, la gestione e l’erogazione del servizio sottoforma di iniziativa. Tutti ivari tipi di conoscenza che emergono nelle fasi dei processi e dalle varie fonti confluiscono inun’iniziativa e vengono caricate nella knowledge base. In questo modo il contributo e l’apporto diogni attore che compare nel processo viene archiviato e acquisisce un valore reale. Successivamentenelle fasi di organizzazione, gestione ed erogazione del servizio con una nuova iniziativa è possibileaccedere alla knowledge base, ricercare e trovare facilmente i contenuti di proprio interesse,utilizzarle per un nuovo progetto ed infine migliorare ed incrementare le conoscenze acquisitesviluppando il patrimonio conoscitivo del sistema. Il sistema dunque è fortemente improntato alriutilizzo delle risorse e delle conoscenze pre-acquisite, essendo le pratiche di condivisione lostandard operativo.Il core della base di conoscenza è costruito sui concetti di benchmarking e best practice chepermettono di organizzare e gerarchizzare le conoscenze acquisite sulla base degli standard diriferimento, così da improntare lo sviluppo del servizio e della conoscenza al miglioramentocontinuo ed all’autovalutazione delle performance. Tramite la costituzione di questa base diconoscenza, riguardante i migliori esempi di successo nei determinati processi di business, el’individuazione dei propri gap prestazionali, che costituisce anch’essa una forma di conoscenza,UniSport è in grado di perfezionare i processi e il servizio offerto.Allo stesso modo la creazione di un ontologia e di una knowledge map per facilitare la capacità dimappare e codificare le informazioni e la conoscenza si rifanno allo stesso filone positivista distampo occidentaleL’Information Technology, intesa come “potenziamento ed estensione” delle capacità cognitiveumane, utilizzata quindi per fornire ai membri dell’organizzazione strumenti capaci di aumentare lecapacità di mappare, codificare e trasferire conoscenza riflette quindi l’approccio razionalista e lavisione della conoscenza come informazioneGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 67
  • 68. Il Progetto UniSportIn questa visione del sistema si possono evidenziare chiaramente i processi di generazione, codificae trasferimento della conoscenza caratteristici dell’approccio razionalista del mercato dellaconoscenza. La generazione della conoscenza viene realizzata principalmente per acquisizione,essendo il metodo più diretto per produrre conoscenza. Gli attori, rappresentati da tutti gli individuiappartenenti al Progetto Sport, scambiandosi informazioni, determinano la creazione del sapere. Lafusione rappresenta un’altra procedura di generazione della conoscenza in quanto il sapereinizialmente accumulato dal CUS viene a fondersi con quello dell’Opera Universitaria, dei fruitoristessi del servizio e dei vari enti locali che collaborano al Progetto Sport. Anche la reazione alcambiamento e l’adattamento alle mutevoli condizioni esterne rappresenta nel nostro caso unasituazione in cui la conoscenza viene generata, in quanto la situazione di crisi dovuta allatrasformazione del sistema spinge l’organizzazione intera all’innovazione e quindi ad incrementareil patrimonio di conoscenze.La codificazione della conoscenza interessa diversi processi all’interno dell’organizzazione,dall’organizzazione di un’attività, alla sua gestione fino all’erogazione del servizio vero e proprio.Ogni conoscenza organizzativa viene infatti codificata ed archiviata, così come tutte le informazioniche possono risultare utili per capire le esigenze degli utenti ed offrire poi un servizio più vicino alleesigenze richieste vengono raccolte e analizzate. I dati richiesti e ricercati derivano principalmentedai questionari e dalle richieste che giungono sul portale web, in cui gli utenti possono esprimere laloro esperienza servendosi delle risorse informatiche. Il forum messo a disposizione per ogniiniziativa permette ad ogni utente iscritto di inserire le proprie opinioni permettendo quindi unacondivisione sistematica del tutto.Il processo di trasferimento deve poter essere spontaneo ed auto alimentato. Non esiste unalocazione fisica dove poter condividere conoscenza e la soluzione più elementare viene fornita dallarete internet. Ogni partecipante al Progetto Sport deve, utilizzando la rete informatica, poteraccedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno in qualsiasi momento.Per quanto riguarda i fattori di scambio, difficilmente nel caso da noi trattato tali fattori sarannoesterni, cioè legati a premi in denaro, bensì si farà riferimento a valori interni come la reputazione,la reciprocità e l’altruismo. L’idea di base valorizza la reciprocità dello scambio di informazioni,infatti da questa operazione ognuno dei partecipanti dovrebbe poter trarre il maggior numero diinformazioni, inoltre è possibile incentivare tale processo dando dei benefit che permettano diriconoscere la disposizione a fornire informazioni. L’essere riconosciuto ed apprezzato per quelloche si è fatto, può suscitare nuovo vigore nello scambio di conoscenza soprattutto se si punta araggiungere uno status sociale più importante. Rilevante è anche l’aspetto altruistico nell’utilizzareforum per avere un feedback o per richiedere informazioni sulle attività e gli eventi organizzati.L’obiettivo finale è quello di riuscire a facilitare il contatto tra le parti e rendere la ricerca delleinformazioni il più veloce possibile. Le proposte risolutive effettuate sono a favore di unpotenziamento tecnologico ed informatico per migliorare il contatto con l’utenza. La creazione diforum è un buon passo iniziale per cercare di creare una vera piattaforma online dove realizzare gliGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 68
  • 69. Il Progetto UniSportscambi di conoscenza. Un passo successivo potrebbe essere proprio il potenziamento di tale aspettocreando delle chat room dove i diversi operatori possono avere un contatto diretto; viceversa sipotrebbero creare delle social network aperte a tutti in modo da alimentare il contatto anche fraattori differenti.Lattivazione delle comunità virtuali allinterno del portale tra utenti ed amministratori ed allo stessomodo nel lato back office tra i membri dell’organizzazione, insieme a tutta la struttura organizzativadei Knowledge Managers, rispecchia invece una chiara influenza da parte delle TeoriePragmatiche, in cui si cerca di utilizzare la tecnologia per supportare processi sociali diesplicitazione della conoscenza.Da questo punto di vista, i due sistemi gestionali si configurano come delle interfacce attraverso lequali gli individui, con diversi gradi di autorizzazione, possono ottenere informazioni e contribuiread accrescere il patrimonio informativo e conoscitivo dell’organizzazione. Inoltre questi virtualspaces devono permettere l’incontro delle differenti Comunità di Pratica con cui il Progetto sportentra in contatto così da incentivare e facilitare gli eventi e le pratiche di confine rendendo possibileun trasferimento efficiente della conoscenza, la flessibilità e l’integrazione interfunzionale, laridondanza informativa ed anche l’innovazione.Uno dei maggiori punti di forza del Knowledge Management di UniSport sta appunto nel fatto che adifferenza della situazione AS-IS, le Comunità di Pratica comunicano ed interagiscono generando escambiandosi conoscenza. Nel AS-IS il CUS di occupa autonomamente ed interamente dellagestione ed organizzazione del servizio, le conoscenze che ha acquisito nel tempo non vengonoarchiviate o comunque non vengono propriamente sfruttate; l’Università non partecipa attivamenteal progetto e non condivide il proprio patrimonio di conoscenze; i fruitori del servizio entrano incontatto gli altri attori del sistema solamente durante le attività e neanche loro condividono leproprie conoscenze in modo concreto; gli altri enti locali partecipano mettendo a disposizione leproprie risorse ma non collaborano attivamente alla creazione di nuovo knowledge.Nel TO-BE tutte le Comunità di Pratica, ed in particolar modo la nuova entrata Opera Universitaria,sono strettamente collegate tra loro ed operano in un ambiente altamente integrato e collaborativoche permette l’influenza reciproca, l’apprendimento situato, lo scambio, la condivisione e lacreazione di know-how.I processi di negoziazione, partecipazione e reificazione caratteristici dell’approccio delle Comunitàdi Pratica emergono costantemente nelle varie sfaccettature del sistema UniSport. Attraverso lanegoziazione i soggetti infatti si trovano ad interagire e progressivamente a raggiungere un’intesa sucome vedere lo sport e le attività motorie nella vita universitaria, generando così una forma diconoscenza comune che li condiziona mutualmente. Tale negoziazione si concretizza colGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 69
  • 70. Il Progetto UniSportsusseguirsi di processi di partecipazione, l’interazione vera e propria tra le persone, e direificazione, la codifica e l’oggettivazione del sapere e del’esperienza accumulata. Il portale el’applicativo web sono gli strumenti tecnologici che devono garantire i processi di partecipazione edi reificazione.Le convinzioni alla base della progettazione dei due sistemi gestionali sono che un sistema diKnowledge Management risulta tanto più efficiente quanto più numerose sono le tecnologie(groupware, knowledge base, knowledge map, ontologie) che vengono integrate tra loro per gestirela conoscenza organizzativa. Allo stesso tempo però, si crede che un sistema di KM risulta tanto piùefficace quanto più semplice e uniforme è il sistema di acceso alla conoscenza, per questo la sceltadi sviluppare un solo portale per tutto il lato front office ed un solo sistema gestionale per tutto ilback office, come unica interfaccia attraverso la quale gli individui provenienti da tutte le comunitàdi pratica coinvolte, con diversi gradi di autorizzazione, possono ottenere informazioni e contribuiread accrescere il patrimonio informativo e conoscitivo di UniSport.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 70
  • 71. Il Progetto UniSport7 ConclusioniL’analisi del progetto UniSport ha richiesto l’integrazione di diverse metodologie e competenze. Ilnostro lavoro è iniziato con una breve analisi di quella che era sino ad oggi la situazione dello sportin Ateneo, seguita da una descrizione degli obiettivi che si pone il nuovo progetto UniSport e dalladefinizione degli attori coinvolti. Questa prima parte integra le informazioni che abbiamo raccoltodalle interviste con i principali attori e dai documenti relativi al progetto; questo ci ha permesso didefinire il contesto di riferimento in modo da capire al meglio quali sono i punti di forza, le criticità,le opportunità e le minacce per la gestione dello sport in Ateneo (vedi analisi SWOT).Il passo successivo è stato la definizione dei processi relativi ai diversi attori coinvolti, cercando distabilire i legami tra di loro e di determinarne le conoscenze possedute. Questa analisi ha resopossibile la modellazione di un’ontologia di dominio che individua le relazioni tra i diversi attori, leloro proprietà e costituisce la base dell’applicativo a supporto del progetto. L’ontologia garantisceuna maggior flessibilità rispetto a un database relazionale ed è in grado di gestire al meglio i meta-dati relativi al progetto, provenienti da basi di dati e conoscenze differenti.Tutto questo si traduce in un applicativo Web che dovrà essere in grado di supportare tutti gli attoricoinvolti nel progetto, garantendo un utilizzo ottimale delle loro conoscenze in modo da ottenereuna gestione del cambiamento indolore ed efficace, rendendo possibile un netto miglioramentodella qualità del servizio sportivo offerto dall’Ateneo. Nel perseguimento di quest’ultimo obiettivoassumono un ruolo cruciale le politiche di sponsorizzazione e marketing relative al progetto.Per integrare ancora maggiormente il sistema proposto con i servizi che già sono offerti dall’OperaUniversitaria e in generale dall’Università degli Studi di Trento ai propri studenti e utenti si èpensato all’introduzione di una tessera unica che integri i servizi correlati allo sport con gli altriservizi attualmente erogati.La “Carta dello Studente” attualmente fornita agli studenti che si iscrivono al primo annonell’Ateneo Trentino è il pass per poter accedere al servizio ristorazione, ma anche per fruire disconti e agevolazioni su iniziative culturali, spettacoli, rassegne cinematografiche, teatrali e altriluoghi presso cui impegnare il proprio tempo libero. Inoltre, in prossimità delle mense, sono giàpresenti appositi “TOTEM” dove poter effettuare la ricarica della Carta.La proposta che si intende fare è appunto integrare i servizi nell’ambito sportivo con tutti gli altriservizi già proposti. Quindi con un’unica Carta lo studente trentino potrà non solo accedere e pagarenelle mense o avere sconti e agevolazioni su eventi culturali, ma anche avere l’accesso a palestreuniversitarie e non, a piscine e in generale a strutture sportive sia di proprietà dell’università o ingestione che private, con agevolazioni e convenzioni.Come avviene attualmente, rimarrà la possibilità di ricaricare la Carta e poi effettuare pagamenticon essa (nel nostro caso ad esempio per rinnovare l’iscrizione annuale o per pagare l’iscrizione acorsi/attività/eventi offerti).Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 71
  • 72. Il Progetto UniSportImportante dal lato dell’organizzazione sarà poi l’analisi dei consumi e delle attività registrate nellatessera ad ogni utilizzo della stessa. In base ai dati raccolti e dal loro studio si potrà migliorareprogressivamente i servizi offerti ed eliminare eventualmente quelli che non raccolgono successotra gli utenti.Lintroduzione della tecnologia non è mai "neutra", infatti da un lato può essere la fonte di unvantaggio rispetto alla situazione pre-esistente, ma dallaltro può comportare un fardello che seutilizzato male o non utilizzato affatto può inficiare lefficienza e lefficacia di un processo. Equindi utile chiedersi quindi opportuno chiedersi oltre a "cosa" il sistema in realizzazione debbafare, il come gestire il cambiamento che lingresso di questultimo ha sui processi pre-esistenti esulle persone che dovranno realmente confrontarsi. Si ritiene quindi opportuna la scelta dipromuovere limportanza del software partendo dallalto, ovvero dal top-management delle singoleorganizzazioni o associazioni coinvolte. E importante quindi compiere unattività di projectmarketing, in quanto il successo è pensabile solo se gli utenti del sistema crederanno davveronell’efficacia del loro operato.Importanti nella realizzazione e nel successo del progetto saranno appunto le strategie di marketingper promuovere la visibilità dello sport e i prodotti e servizi offerti. Nella fase iniziale si punterà adutilizzare una comunicazione di tipo “push”. L’obiettivo è far arrivare il messaggio a tutti glistudenti dell’ateneo trentino e a tutti i possibili futuri iscritti. Si pensa quindi ad una campagnapubblicitaria sia reale, all’interno di ogni facoltà e negli spazi dove viene presentata l’offertadell’Università di Trento, che online su tutti i portali universitari e dell’Opera. Una volta che ilsistema sportivo sarà in funzione, puntando molto sull’interazione online, si pensa ad utilizzare unacomunicazione mirata tramite newsletter ed e-mail personalizzate per gli utenti registrati, in base adesempio alla tipologia di utente o agli interessi e promozioni di cui desidera ricevere informazioni.Attraverso incentivi come buoni sconto, convenzioni o riconoscimenti si punta a stabilire emantenere un rapporto personalizzato e fidelizzato con l’utente che fruisce del servizio. Inoltrerisulta essere molto meno costoso dell’equivalente marketing diretto fatto attualmente con materialecartaceo e soprattutto molto più efficace dato che riesce a raggiungere la totalità degli interessati enon solo una piccola parte.In conclusione, considerando quelle che sono le criticità rilevate nella situazione AS-IS, si può direche i due sistemi gestionali proposti si prestano in modo più che discreto a risolvere leproblematiche di mancata gestione delle conoscenze e del know-how posseduti, acquisiti e creatinel corso delle precedenti esperienze in ambito sportivo.Questo progetto ha come scopo principale quello di compiere il passaggio ad un sistema di gestionedella conoscenza tout-cour, partendo da una situazione iniziale di anarchia informativa, ovvero unostato in cui non esiste un vero e proprio modello. Si tratta infatti di una situazione in cui gli utentinon adottano alcun sistema di Knowledge Management, poiché ogni individuo gestisce la propriaGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 72
  • 73. Il Progetto UniSportconoscenza, in modo autonomo ed indipendente, secondo una propria personale concettualizzazioneche non apporta nessun contributo formale alla conoscenza organizzativa.Nella situazione di partenza quindi sussiste un problema di fondo che molto probabilmente è quelloche compromette la validità e la qualità del servizio erogato. In una situazione di anarchiainformativa infatti gli individui che mantengono i propri patrimoni informativi e conoscitivi,gestiscono la conoscenza in modo autonomo attraverso punti di vista personali e condividono edaccedono alle sole informazioni che loro stessi credono importanti. Così facendo, il quadro generaledi gestione della conoscenza collettiva viene completamente perso, e la conoscenza diverge inpochissimo tempo, ostacolando quindi la creazione di una rete di relazioni ed interazioni tra lediverse Comunità di Pratica, in questo caso quella del CUS e quella dei fruitori del servizio.Il Knowledge Management previsto in questo progetto dunque può essere considerato come uninsieme di prassi e di soluzioni tecnologiche che permettono al nuovo organismo che si verrà acreare ed alle varie comunità di pratica che verranno coinvolte, di creare, selezionare, organizzare,memorizzare e condividere conoscenza individuale ed organizzativa in modo semplice, veloce edintegrato.La conoscenza nel nuovo sistema rappresenterà il fulcro e l’asset principale necessario persviluppare un servizio di qualità. Nell’AS-IS l’unica forma di conoscenza immagazzinata, ecomunque non sfruttata, è costituita essenzialmente dai documenti e dai dati che la normalegestione ed amministrazione di un’organizzazione produce. Ad ogni modo, la conoscenza non sitrova esclusivamente nei dati, né nei documenti: la conoscenza si forma e risiede nella mentedell’individuo che la possiede. Per questo motivo tutte le tecniche, le procedure, i principi e glistrumenti finalizzati alla creazione ed archiviazione di informazioni, dati e documenti non sonosufficienti e non rappresentano un sistema di Knowledge Management. La conoscenza non sirealizza nell’accesso a delle semplici informazioni, quanto nella costruzione da parte dell’individuodi tutta una serie di relazioni tra differenti concetti, idee e conoscenze pre-acquisite. Da quil’esigenza di una progettazione dei sistemi di Knowledge Management il più possibile incentratasull’utente e basata su un’ontologia, quindi più complessa e raffinata rispetto ai normali sistemiinformativi, al fine di garantire dei reali vantaggi all’utente e di conseguenza all’organizzazioneintera.Infine, uno degli aspetti forse più importanti che verrà introdotto con l’adozione di queste soluzionidi Knowledge Management, sarà quello di garantire che alla totale ristrutturazione del sistema, sia alivello costitutivo, organizzativo che politico, non si accompagni una frammentazione culturale eideologica, un’incapacità di comunicazione, un disallineamento ed uno scoordinamento tra gli attoriorganizzativi che andranno a comporre l’organismo unico di UniSport.Il Sistema di Knowledge Management implementato dovrà quindi essere uno strumento utile pergarantire la motivazione ed incentivare la dedizione e l’iniziativa dei membri del Progetto Sport, iquali devono contribuire tutti all’implementazione di una strategia unica, evitando e risolvendo gliGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 73
  • 74. Il Progetto UniSporteventuali conflitti che possono emergere tra le differenti comunità di pratica.Durante l’interazione tra queste comunità di pratica si dovranno costruire i significativi legami disolidarietà, di complementarietà e di responsabilità tra le persone che poi si ripercuoterannopositivamente nel perseguimento degli obiettivi e che via via si riconosceranno essere partedell’organizzazione comune, UniSport.Gruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 74
  • 75. Il Progetto UniSportBibliografia Glossario Documenti utilizzati  Protocollo d’intesa “sistema universitario sportivo trentino”  Presentazione progetto sport “UniSport”  Manuale utente Protégé  Interviste ai principali attori coinvolti nel progetto sport RiferimentiGruppo 4 Anno Accademico 2008/2009 pag. 75