Briefondersteuning
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Briefondersteuning

on

  • 521 views

 

Statistics

Views

Total Views
521
Views on SlideShare
508
Embed Views
13

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 13

http://www.vuconnected.nl 13

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Briefondersteuning Briefondersteuning Document Transcript

  •  kenmerk  telefoonnummer  e‐mailadres   020‐59886653  s.jacob@dienst.vu.nl Amsterdam, 16 maart 2011 Geachte leden van de Regiocomités,  Tijdens de Informatie‐ en werkbijeenkomst van 1 februari jl. hebben we voor de eerste keer met elkaar gesproken over het maatschappelijk programmeren. Ook als u de bijeenkomst niet kon bijwonen, hebt u daarvan ook kennis kunnen nemen via het verslag van de bijeenkomst. We hebben u ook geïnformeerd over de volgende stappen: enkele Denk & Doetanks en een vervolgbijeenkomst op zaterdag 9 april a.s. Het spreekt vanzelf dat een en ander vragen en opmerkingen bij u los maakt. Uw vragen, uw enthousiasme of zorgen, uw suggesties ‐ ze geven een indicatie van wat er bij u leeft en ze helpen ons daarmee bij het verder vorm geven aan het maatschappelijk programmeren.  Zo bleek tijdens en na de bijeenkomst van 1 februari het woord “impact” veel vragen op te roepen. Er werd en er wordt niet meer –maar ook niet minder‐ bedoeld dan dat VUconnected, naast reflecties op belangrijke maatschappelijke themas, mensen ook rond die thema’s bijeen brengt en daarmee een platform creëert dat zich leent om een vraagstuk “verder te brengen”. Op zo’n platform worden kennis en ervaring aangeboden en gedeeld. Het is aan deelnemers op zo’n platform of en wat zij vervolgens met die kennis en inzichten doen. Zo ontstaan netwerken van maatschappelijke betekenis. Om de verwarring weg te nemen wordt het woord impact niet meer gehanteerd.Met deze brief wil ik ‐ ook naar aanleiding van uw reacties ‐ graag wat meer toelichting geven op hoe wij het maatschappelijk programmeren zien: in het samenstel van Themaprojecten, in programma’s rond VU en VUmc, en in regionale programma’s van en door de regiocomités. Deze toelichting vindt u in de eerste bijlage bij deze brief. Verder wil ik u informeren over de toekomstige ondersteuning van regiocomités door VUconnected bij regionale programmering. In de kern komt het erop neer dat, ondanks krimpende budgetten die in 2011  1
  • ook voor VUconnected  realiteit zijn, voor het regionale netwerk in totaal zelfs iets meer personeelsruimte beschikbaar komt. In de tweede bijlage bij deze brief beschrijf ik hoe het werk van de regiocomités met ingang van 1 april ondersteund zal worden en welke overwegingen aan deze veranderingen ten grondslag liggen. Heel binnenkort kunt u de volgende Nieuwsbrief tegemoet zien. Bovendien hopen we in de komende weken een omgeving op het web operationeel te krijgen waar u allerlei informatie kunt vinden en waar u mee kunt denken met de Denk & Doetanks die deze week van start zijn gegaan. Zo’n 12 regiocomitéleden nemen deel aan deze Denk & Doetanks. Ik hoop dat u met de informatie in deze brief een verder beeld krijgt van hoe VUconnected, als netwerk rond VU, VUmc en Windesheim, met programma’s en activiteiten in en rond de instellingen, in het land en in de regio’s, samen van betekenis kan zijn voor de samenleving. Uw complimenten, vragen en kritiek zijn van harte welkom (s.jacobs@dienst.vu.nl)!  Met vriendelijke groet,  Tom Doude van Troostwijk Directeur VUconnected  2
  •  Bijlage 1   Programma‐aanbod in het concept van Maatschappelijk Programmeren Het programma‐aanbod van VUconnected bestaat uit drie met elkaar samenhangende onderdelen:   Themaprojecten (eerder aangeduid als MPI), bestaande uit zorgvuldig op elkaar afgestemde  programma’s en activiteiten rond VU, VUmc, Windesheim en verder in het land;   Programma’s rond VU en VUmc die geen onderdeel uitmaken van een Themaproject;   Regionale programma’s van de Regiocomités die geen onderdeel uitmaken van een Themaproject. Themaprojecten zijn een nadere invulling van één van de vier domeinen van VUconnected (“Meer dan geld alleen (Economie)”; “Duurzame leefomgeving (Duurzaamheid)”; “Waardige zorg (Gezondheid)”; “Samen leven”).  Een Themaproject kent rond een specifiek maatschappelijk vraagstuk specifieke doelstellingen. Deze doelstellingen richten zich op het aanbieden van materiaal voor reflectie en ontwikkeling, en op de vorming van netwerken rond het betreffende vraagstuk. Het is aan deze netwerken of en hoe men met het aangeboden materiaal het vraagstuk verder wil brengen.  Elk Themaproject bestaat uit een beperkt aantal onderling samenhangende programma’s ingebed in een verbindende communicatieve structuur. Internet speelt in deze structuur een heel belangrijke rol. Een Themaproject heeft een looptijd van een jaar tot anderhalf jaar. Eén of enkele van de programma’s binnen een Themaproject zijn speciaal bedoeld voor regionaal gebruik; zij hebben eenzelfde format, en kunnen zo nodig in samenspraak met regiocomités op specifieke regionale situaties worden toegesneden.  In een themaproject werkt VUconnected altijd samen met een of meer faculteiten (VU/VUmc) en/of Schools (Windesheim). Door deze manier van werken worden focus en synergie, én effectiviteit en efficiëntie gerealiseerd.  Het eerste Themaproject is “Sociaal Ondernemen”, dat in januari van start ging (domein: “Economie”). Meer informatie over dit Themaproject vindt u op www.vuconnected.nl/sociaal‐ondernemen. Het regionale programmaformat binnen dit themaproject dat op dit moment, samen met de Denk & Doetank, wordt ontwikkeld, is de “Netwerkversneller”. U zult in de komende tijd rechtstreeks vanuit het projectteam “Sociaal Ondernemen” geïnformeerd worden over de specifieke aspecten van het regionale format “Netwerkversneller”, over de wijze waarop regiocomités kunnen participeren, over de verdere planning ervan, over de wijze van ondersteuning, en over de contactpersoon binnen het team. Dit leidt tot een aantal pilots waar ervaring kan worden opgedaan met deze manier van werken. Uw regiocomité kan uiteraard zelf beslissen al dan niet mee te doen. Het tweede Themaproject is nog in voorbereiding en heeft de werktitel “Grenzeloos Presteren” meegekregen (domein: “Samen leven”). De Denk & Doetank voor dit project denkt mee over de inhoud  3
  • van dit project en het regionale format wat hierin zou passen. Het Themaproject moet in de zomer van start gaan. Het daarop volgende derde Themaproject zal binnen het domein “Duurzaamheid” of “Gezondheid” gaan vallen. Dit themaproject moet van start gaan in de herfst. De Denk & Doetank voor dit derde Themaproject draagt dus al bij aan het allereerste begin, en zo zal dat ook bij alle volgende Themaprojecten het geval zijn. Het vierde Themaproject in het dan nog overgebleven domein start in de winter van 2012. Daarna begint de cyclus opnieuw. Alle Regiocomités worden uitgenodigd om deze regionale formats uit de Themaprojecten als onderdeel van hun regionale programmering aan te gaan bieden.  Programmering rond VU en VUmc, niet behorend tot een Themaproject, wel vallend onder één van de vier domeinen. Naast de Themaprojecten biedt VUconnected in en rond VU en VUmc programma’s aan met actuele en relevante onderwerpen binnen elk van de vier domeinen. Deze programma’s zien we vooral binnen de series (“formules”) van VUconnected, zoals Filosofie op de Zuidas, en Groot Gelijk. Overigens vindt een aantal programmaonderdelen van een Themaproject ook een plek binnen deze series. Deze “vrije” programma’s richten zich op een breed publiek, en worden veelal georganiseerd in samenwerking met partners zoals faculteiten, studie‐ en studentenverenigingen en externe organisaties.  Ook rond dit type programma’s zal internet een belangrijke rol spelen. Hogeschool Windesheim heeft besloten om met ingang van 1 maart dit soort programma’s onder eigen naam, in het directe eigen werkgebied en onder eigen regie te gaan verzorgen. Dat is voor het publiek in die regio veel beter herkenbaar en het geeft ook betere mogelijkheden nauwer aan te sluiten bij inhoudelijke thema’s van de hogeschool. Dat doet niets af aan het feit dat Windesheim als onderdeel van de Vereniging gewoon blijft participeren in VUconnected, programmatisch‐inhoudelijk in het bijzonder via de Themaprojecten.  Regionale programma’s, niet behorend tot een Themaproject, wel vallend onder één van de vier domeinen. Het derde onderdeel van het programma‐aanbod–last but not least!‐ bestaat uit de regionale programma’s van de Regiocomités, die daarbij praktisch en communicatief ondersteund worden door VUconnected. De Regiocomités worden gevraagd de onderwerpen van hun programma’s te kiezen binnen één van de vier domeinen van VUconnected.   4
  • Ons inziens kan er bovendien meer programmatisch samengewerkt worden door Regiocomités, en kan het aanbod verder versterkt worden wanneer ervaringen en “success stories” meer worden uitgewisseld. Ook zouden bepaalde successen in een bepaalde regio, zoals bijvoorbeeld het “Debatcafé Frŷslan”, als format ook in andere regio’s gebruikt kunnen worden. VUconnected zal dit proces gaan organiseren en faciliteren.  Eenheid in verscheidenheid Door centrale en regionale programma’s te verbinden aan maatschappelijke domeinen, door binnen die domeinen ook langer lopende Themaprojecten te entameren, beogen we meer eenheid in de huidige verscheidenheid te creëren, zonder overigens die verscheidenheid zelf teniet te doen.    Meer eenheid betekent betere herkenbaarheid.   Betere herkenbaarheid betekent een sterker positionering.    Een sterker positionering betekent aanmerkelijk betere kansen dat mensen zich met  VUconnected willen verbinden, als participant, lid en/of donateur.   VUconnected is het merk dat het gezamenlijke aanbod communicatief verbindt en waar mensen  zich mee verbinden.  5
  •  Bijlage 2   Ondersteuning  van de programmatische rol van de regiocomités  Overwegingen De veertien regiocomités verschillen onderling sterk, onder meer in de manier van werken en in hun samenstelling. Ook hier is meer eenheid in verscheidenheid te realiseren, waardoor een hogere “opbrengst” (activiteiten, plezier, bezoekers, zichtbaarheid etc.) tegen lagere “kosten” (inspanning, geld, irritatie etc.) mogelijk wordt. Om dit met een paar voorbeelden te illustreren:    Elk programma van een regiocomité is op dit moment maatwerk, wat onnodig veel tijd, geld en  aandacht kost omdat sommige wielen meerdere malen worden uitgevonden.    Er is geen gemeenschappelijke aanpak voor het werven van nieuwe leden van de Regiocomités,  noch voor het betrekken van andere  leden van de Vereniging bij regionale activiteiten.    Er is geen werkwijze waarmee regiocomités van elkaars ervaringen kunnen leren, dan wel  waarmee leden van regiocomités desgewenst beter toegerust kunnen worden voor hun taak.   Het ontbreekt aan een manier waarop alumni van de instellingen in een bepaalde regio gekoppeld  kunnen worden aan activiteiten in die regio.    Regiocomités communiceren uiteenlopend (naam, tekst etc.) waardoor er in termen van “merk”  geen optimaal resultaat ontstaat.    Er is een groot verschil in de kosten die regiocomités maken; het ene vergadert bijvoorbeeld met  een broodje en een kop soep, het andere met een driegangen diner. Kortom, er valt voor iedereen veel te winnen als we een en ander ‐met behoud van regionale verscheidenheid‐ meer gestroomlijnd zouden kunnen organiseren.   Versterking en ondersteuning van het regionaal netwerk In de wijze van ondersteuning van het regionaal netwerk door de centrale VUconnected‐organisatie zal per 1 april een aantal wijzigingen plaatsvinden. Dit wordt gedaan om:   op een bij het maatschappelijk programmeren passende manier de activiteiten van de  regiocomités beter te kunnen ondersteunen,    gerichte aandacht te kunnen geven aan het versterken van het gezamenlijke.  6
  • In totaliteit zal hiermee meer personele inzet ten behoeve van het regionaal netwerk gerealiseerd worden. Binnen de Vuconnected‐organisatie zal een eenheid Regionaal Netwerk worden gevormd. Deze zal onder aansturing staan van een Coördinator Regionaal Netwerk en Actieve Leden. Deze coördinator heeft de opdracht om  ‐in nauwe samenspraak met de regiocomités‐  de stroomlijning inhoud en vorm te geven en de onderlinge communicatie op zo goed mogelijke wijze te organiseren. Hij/zij is ook het centrale aanspreekpunt. Binnen deze eenheid zijn verder ondergebracht de ondersteuning van regiocomités bij de voorbereiding en uitvoering van regionale programma’s, inclusief de communicatie rond deze programma’s.   De eenheid Regionaal Netwerk en Actieve Leden Coördinator De functie Coördinator Regionaal Netwerk en Actieve Leden is een nieuwe functie. Tot zijn/haar takenpakket behoort o.m. het ontwikkelen van een werkkader, het ontwikkelen en faciliteren van vorming, toerusting en deskundigheidsbevordering van de regiocomités, het ondersteuning bieden bij het werven van nieuwe actieve leden, het aanspreekpunt zijn voor regiocomités bij generieke (niet bestuurlijke) zaken, het zorg dragen voor een geregelde communicatie en communicatiemomenten, het zorgen voor gelijkvormiger financiële afspraken .   7
  • Enige weken geleden is voor deze functie een vacature opengesteld, zoals sommigen van u reeds hebben opgemerkt. Uit de voorselectie zijn twee kandidaten overgebleven; een derde heeft zich terug getrokken. Eén van u heeft de suggestie gedaan om regiocomitéleden een adviserende stem in de selectie te geven; een suggestie die ik graag heb overgenomen. In verband met het stadium waarin de procedure zich bevindt en de wenselijkheid deze voor 1 april a.s. af te ronden, heb ik enkele leden van Regiocomite’s benaderd en bereid gevonden om volgende week met de twee kandidaten en gesprek te voeren. Dit zijn: Jaap Verhoog (Overijssel), Meinderd de Vries (Limburg) en nog een derde regiocommitélid. Programma‐ondersteuning Ten aanzien van niet‐themaproject gerelateerde programma’s van regiocomités zullen binnen de eenheid Regionaal Netwerk voor de ondersteuning van de voorbereiding en de uitvoering  twee daarvoor vrijgestelde medewerkers beschikbaar zijn. Het betreft Albert Groenendijk (senior programmamaker regio’s) en Joost van Dieren (junior programmamaker regio’s).  Voor elk Themaprogramma  zal de ondersteuning  van regionale programmaonderdelen plaatsvinden vanuit het projectteam dat binnen VUconnected voor dit programma wordt samengesteld. Dit team heeft dus ook de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling én uitvoering van regionale programmaonderdelen in het betreffende themaproject, uiteraard in nauwe samenwerking met die regiocomités die besloten hebben in dat Themaproject te participeren. Radboud Lucassen heeft de keus gemaakt om  bij VUconnected verder te gaan als een van de programmamakers binnen de Themaprojecten en overige landelijke programmering.  Ondersteuning van niet‐themaproject gerelateerde programma’s van regiocomités Albert Groenendijk zal voor deze programma’s voor alle regio’s het eerste aanspreekpunt zijn; bij VUconnected worden de werkzaamheden tussen de verschillende medewerkers onderling zodanig  verdeeld dat een zo efficiënt mogelijke inzet van hen wordt gerealiseerd.  Gemiddeld zullen voor de ontwikkeling en uitvoering van een regionaal programma per programma drie werkdagen beschikbaar zijn, exclusief de inzet voor communicatie rond dat programma. Albert en Joost zullen per regio per jaar dus gemiddeld vier programma’s kunnen realiseren (24 dagdelen per regio). Deze beschikbaarheid is per saldo gelijk aan de ondersteuningscapaciteit van de huidige regiocoördinatoren. In de komende weken zullen lopende projecten overdragen worden aan Albert Groenendijk, behalve de projecten die zich reeds in de eindfase bevinden en die afgemaakt worden door de huidige regiocoördinator. Joost van Dieren maakt op dit moment een reis en komt beschikbaar per 18 april a.s.   Aanwezigheid bij vergaderingen van Regiocomités Om redenen van een zo’n goed mogelijk gebruik van de beschikbare tijd zullen niet alle vergaderingen van uw regiocomité per definitie door een medewerker van VUconnected kunnen worden bijgewoond.  In het  8
  • geval dat de Coördinator Regionaal Netwerk en Actieve Leden uw vergadering bezoekt, zal hij/zij de honneurs van de programmamaker waarnemen. Voor het overige zullen praktische werkafspraken tussen uw comité en de programmamaker Regio’s moeten worden gemaakt.  Communicatie en organisatie De eenheid Regionaal Netwerk zal verder ook nog een medewerker Regionaal Netwerk  kennen. Deze medewerker ondersteunt de coördinator o.a. bij organisatie en communicatie. Op dit moment vervult Sanne Jacobs grotendeels deze rol; ze blijft dat voorlopig ook doen. Joost van Dieren (die tevens  als communicatiemedewerker regionale programma’s actief zal zijn) en Sanne verzorgen samen ten behoeve van de programmamakers regio’s ook de communicatie en marketing rond regionale programma’s, uiteraard in nauwe samenwerking met de afdeling Marketing & Communicatie van VUconnected.  Bestuurlijke aangelegenheden Vereniging Ten aanzien van bestuurlijke aangelegenheden  zullen de regiocomités uitsluitend terecht kunnen bij  Els Noorda, bestuurssecretaris van de Vereniging.   Samenvattend   Vanaf 1 april is de Coördinator Regionaal Netwerk & Actieve Leden uw centrale aanspreekpunt  voor alle niet‐bestuurlijke en niet specifiek programmagerelateerde zaken (waarnemer tot  benoeming: Sanne Jacobs)    Albert Groenendijk is  vanaf die datum de maker van programma’s voor uw regio. Dat werk  wordt tussen hem en Joost van Dieren verdeeld; voor de communicatie rond regionale  programma’s zijn zij ook het eerste aanspreekpunt, maar ze worden daarbij ondersteund door  Sanne resp. Joost zelf.     Als uw regio gaat participeren in een regionaal onderdeel  van een Themaproject, dan krijgt u  ondersteuning vanuit het Projectteam van dat Themaproject.    Voor bestuurlijke aangelegenheden kunt u terecht bij Els Noorda, bestuurssecretaris van de  Vereniging.  9