Módulo 4 - Avaliação e Relatórios

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Módulo 4 - Avaliação e Relatórios

  1. 1. Gestão de Projetos Sociais Manual para Organizações Sem Fins Lucrativos Instituto Voluntários em Ação Maio 2011 Módulo 4 – Avaliação e RelatóriosRealização Apoio
  2. 2. Avaliação e RelatóriosEm muitas Organizações, a avaliação é vista mais como uma requisição de parceirosfinanceiros do que uma ferramenta de gerenciamento. Os parceiros certamentequerem saber se seu dinheiro está sendo gasto de maneira apropriada.Porém, é muito mais importante o uso do monitoramento e avaliação para a própriaorganização ou projeto, para saber como está o andamento em relação aos seusobjetivos.AVALIAÇÃOAvaliação é a comparação do que foi planejado com o que foi feito, e como isso foialcançado ao longo do Projeto. É o momento do projeto visando a melhoria deprojetos futuros.Será a partir dos indicadores de monitoramento/acompanhamento, ou melhor, apartir da variação verificada em alguns indicadores, desde o início até o final doprojeto que iremos quantificar os impactos do projeto.Para que avaliar? Para conhecer a eficácia, eficiência e impacto do seu projeto:Eficácia: Os objetivos do Projeto foram atingidos;Eficiência: Os objetivos do Projeto foram atingidos com a menor utilização dosrecursos disponíveis;Impacto: se o que você realizou fez ou não alguma diferença.
  3. 3. Tipos de Avaliação:Existem muitas maneiras e metodologias diferentes para avaliar projetos sociais. Nestecaso nos centraremos em duas: AVALIAÇÃO SEGUNDO O IMPACTO AVALIAÇÃO SEGUNDO O RETORNO ECONÔMICO “O projeto atinge seus objetivos?” “Os resultados do Projeto, diante de seus custos, são razoáveis?”Está relacionada ao impacto que o Esta pergunta é importante porqueProjeto tem sobre os beneficiários muitas vezes embora o projeto tenhaescolhidos. Estuda as relações causais impacto positivo, ele não é grande oentre as ações efetuadas no projeto e as suficiente diante dos custos da suamudanças observadas nos indicadores implementação. Pode ser que outrosescolhidos. Ou seja, nos permitirá dizer se Projetos com um custo menorfoi de fato o Projeto o responsável pelas alcançassem resultados semelhantes.mudanças que sem o Projeto, não teriamacontecido.Um relatório de Avaliação deve conter, normalmente, as seguintes seções einformações: SUMÁRIO Quanto mais curto, melhor. É o resumo geral sobre o desenvolvimento do projeto que deve conter de forma clara e ordenada as informações principais das seguintes seções. PREFÁCIO Não é essencial: agradecimentos ou outros comentários ÍNDICE Com páginas enumeradas, para auxiliar as pessoas a encontrarem o que desejam ler no relatório. 1ª SEÇÃO: Informações básicas sobre o projeto, breve explicação do INTRODUÇÃO: processo utilizado para o acompanhamento e avaliação e eventuais problemas ocorridos. 2ª SEÇÃO: Aqui serão organizadas seções com áreas importantes de DESCOBERTAS: descobertas, p.ex. eficiência, eficácia e impacto, ou quaisquer outros temas que tenham emergido.
  4. 4. 3ª SEÇÃO: Aqui você apresentará conclusões de suas descobertas CONCLUSÕES: tanto positivas como negativas 4ª SEÇÃO: Sugestões específicas para os próximos passos RECOMENDAÇÕES: (continuidade do projeto), o que deve mudar, etc. APÊNDICE/ANEXO: Aqui devem ser incluídas as listas das pessoas entrevistadas, os questionários usados, um mapa da área, as planilhas de monitoramento e desempenho, etc.TAREFA:Após a finalização ou prazo de implementação do Projeto, junte todas as informações eelabore o relatório de avaliação do Projeto, de forma clara e ordenada segundo as seções databela anterior.Lembre-se que o propósito da avaliação é entender quão eficiente é o projeto em distribuirbenefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam osresultados e por que. RELATÓRIOS Relatórios servem para disseminar o Projeto. Desenvolver um sistema de relatórios é importante para compartilhar resultados com todos os envolvidos, pois é assim que se aprende com os erros. Relatórios registram informações, devem ser de fácil compreensão, breves, contendo apenas as informações mais relevantes, cuidando a gramática e a apresentação. Um excesso de informação pode fazer com que os destinatários percam o interesse e não leiam os dados mais relevantes sobre o Projeto. Cumprindo seu papel de ferramentas de gestão de projetos, relatórios incluem informação sobre a dinâmica do trabalho de grupo, as manifestações dos beneficiários, informações financeiras, resultados parciais e finais, conclusões das avaliações e informações não mensuráveis sobre o aprendido ao longo do Projeto.
  5. 5. Muitos atores como doadores ou a própria sociedade apenas terão conhecimento doesforço da equipe e dos beneficiários do Projeto através dos relatórios posteriores. Aimagem e o profissionalismo da equipe e das Organizações envolvidas, para muitospúblicos vão depender da gramática e da forma da escrita, além dos conteúdos eresultados.Após avaliar e elaborar o relatório final do Projeto é necessário informar os envolvidossobre a sua continuidade, sustentabilidade e replicabilidade.DISSEMINAÇÃO:Disseminar o Projeto significa compartilhar as informações e resultados com oambiente interno e externo à organização:AMBIENTE INTERNO: É a equipe de trabalho, os beneficiários, as Organizações deapoio, os parceiros, grupos, comunidades envolvidas e diretamente interessadas.AMBIENTE EXTERNO: tudo o que não participa do projeto no seu funcionamento:pessoas, grupos, instituições e comunidades distanciadas da experiência do Projeto. Por que disseminar no ambiente externo? Para multiplicar e replicar uma idéia e experiência que tanto se for positiva como negativa é de real utilidade social.Disseminar vai, por tanto, muito além de divulgar: é tornar o Projeto palpável àsociedade, que pode transformá-lo num novo modelo de trabalho. Disseminar é umaATITUDE durante todo o tempo de duração do Projeto: No Início: Para criar Durante: Compartilhar No Final: Desenvolver interesse público pelo lições aprendidas, modelos, políticas, porojeto que está para multiplicar boas replicar casos de acontecer. experiências. sucesso.
  6. 6. Diferentes Destinatários:Você se reportará aos diferentes destinatários de diferentes maneiras, às vezes deforma escrita, outras verbalmente. Novas ferramentas surgem a cada dia e ficamdisponíveis para utilização muitas vezes gratuitas, como apresentações de PowerPoint,slides e vídeos.Segundo o destinatário, a elaboração e os conteúdos dos diferentes relatórios sebasearão nas seguintes questões:  Quem está atualmente se beneficiando do projeto e de que forma?  Como será transmitido o que se aprendeu? (formato, itens, tamanho e freqüência dos relatórios)  Como utilizar os relatórios? (ritmo de reuniões internas, método de analisar os relatórios em equipe, organização e tomada de decisão para corrigir erros de forma rápida)  Quem deve receber os relatórios?  O que melhoraria a eficiência, a eficácia e o impacto do projeto atual? (baseado na interpretação dos indicadores, fazendo uma comparação entre o início e o final do projeto)  Que lições podem ser aprendidas deste projeto em termos de replicabilidade?  Que diferença fez o projeto? Transformou a realidade anterior?
  7. 7. A tabela abaixo traz algumas sugestões de mecanismos de relatórios para destinatáriosdistintos: Público-Alvo Como? Quando? (Destinatários) (Recomendação de Formato) (Frequência) Parceiros Resumo por escrito das principais informações Periódico: ex. Financeiros do acompanhamento pode ser enviado por Trimestral email. Relatório completo por escrito, impresso, com Momento resumo executivo inicial, focado nos resultados final: Avaliação e no retorno econômico. Equipe do Resumo escrito e apresentação verbal, focada Periódico: ex. Projeto no reconhecimento aos sucessos e Trimestral principalmente a identificar e corrigir os erros que ameaçam o sucesso total ou parcial do projeto. Avaliar o desempenho e as contribuições de cada membro da equipe. Discussão em grupo sobre o relatório completo, Momento seguido de uma discussão em profundidade final: Avaliação sobre as mudanças que o Projeto conseguiu Beneficiados Apresentação verbal, em forma de reunião De tempos em informal, se possível com apoio de material tempos ao audiovisual sobre as mudanças obtidas e a longo do continuidade do Projeto, visando obter um Projeto feedback e controlando o nível de participação. Sociedade em Artigos de Jornal, conferências, mídias sociais, De tempos em Geral páginas de Internet, etc. tempos ao longo do projeto, principalmente após a finalização.
  8. 8. ConclusãoAcima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a sua execução. O gerentedo projeto deve manter-se alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, masdeve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. Aprincipal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele éo ponto focal das informações, nele convergem informações que ele depois deveráprocessar e divulgar para todo o restante da equipe.O segredo é envolver a equipe, parceiros e beneficiários de tal forma que todos sesintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velhoditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que nãosaia do atoleiro".

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