Módulo 3 - Controle e Monitoramento

11,235 views
10,862 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
11,235
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
31
Actions
Shares
0
Downloads
177
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Módulo 3 - Controle e Monitoramento

  1. 1. Gestão de Projetos Sociais Manual para Organizações Sem Fins Lucrativos Instituto Voluntários em Ação Maio 2011 Módulo 3 – Controle e MonitoramentoRealização Apoio
  2. 2. Controle e MonitoramentoVocê já viu as funções gerenciais que auxiliam o gestor no gerenciamento dos projetose de que forma essas funções podem trazer melhores resultados. Porém, vamosretornar ao tema de Controle e Monitoramento do projeto, pois é nessa etapa que,muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas não estão ocorrendo deacordo com o que foi planejado.Como você viu, o Controle é o processo desenvolvido para reduzir ao máximo asdiferenças entre o que foi planejado e o que efetivamente é realizado no desenrolardas atividades do projeto. Monitoramento/AcompanhamentoO monitoramento é o acompanhamento do projeto por meio da coleta e análise constantede informação sobre como o projeto se desenvolve. Quando você estrutura um sistema demonitoramento, você está criando um sistema de coleta de informação útil para melhorar oque fazer e como deve ser feito.4.1 Por que Monitorar/Acompanhar?É por meio do monitoramento que conseguimos identificar problemas e pensar emsoluções. Só assim o Projeto terá continuidade. Veja abaixo alguns pontos importantespossibilitados por essa função:  Identificar quando as coisas não estão andando corretamente.  Saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendo feito.  Conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.  Saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.
  3. 3. Uma das grandes vantagens é a possibilidade da identificação de problemas enquantoestes ainda são pequenos e contornáveis, fato que facilita a tomada de decisões certasno momento necessário, evitando o fracasso do projeto.Veja agora os principais motivos do fracasso de projetos: a) Erros no planejamento: objetivos que não existem ou não foram devidamente identificados; atividades que não foram devidamente organizadas; pouca harmonia entre as pessoas envolvidas e o desenrolar das atividades. Exemplo: uma das professoras foi denominada para ministrar os cursos em duas comunidades diferentes no mesmo horário ao longo do projeto. Na hora da execução é necessária uma professora adicional, incrementando o custo do projeto. Por causa da falta de recursos extraordinários, uma comunidade não é atendida pelo projeto. b) Erros de execução: os responsáveis do projeto não cumpriram as atividades ou não desenvolveram processos segundo ao que foi planejado. Exemplo: a professora não cobrou freqüência nas oficinas (mesmo que estava planejado nas suas tarefas) porque o nível de assistência estava sendo baixo. O coordenador do projeto não sabe da pouca participação e no final das contas o projeto parece um fracasso. c) Fatores Externos: eventos adversos novos e imprevisíveis que modificam o cenário no qual o projeto está acontecendo. Exemplo: duas das empresas parceiras que tinham se comprometido a comercializar os artesanatos tiveram problemas de liquidez e terminaram não assinando os contratos. O coordenador do Projeto consegue negociar 1 contrato com uma nova empresa parceira antes da finalização do projeto, porém uma quantidade grande de artesanatos permanecem armazenados.
  4. 4. 4.2. Como desenhar o Plano de Monitoramento para o Projeto?Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de forma maiseficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Agora você irá aprender comoelaborar esse documento. Para isso, siga o nosso passo-a-passo:1º Passo: O que queremos saber? Selecionando Indicadores“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza, seatingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador paramedir esse resultado.Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivos doseu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numalocalidade específica.A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque aorganização não sabe exatamente o que medir.Por isso, a importância do planejamento inicial do projeto onde foram definidos:Objetivo geral: Foco do projeto, no problema ou na situaçãoidentificada que deve ser resolvida. LembrandoObjetivos específicos: Visão de como você gostaria que estasituação fosse e de como você vai conseguir mudá-la. Dito de outramaneira, os objetivos específicos são as estratégias ou ações paraatingir o objetivo geral.Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cadaobjetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmente alcançado.
  5. 5. Para compreender melhor, veja esse exemplo:Deve ficar claro que esses indicadores estão intimamente relacionados aos objetivospropostos por cada Projeto e, portanto, são determinados individualmente para cadaprojeto.A seleção de indicadores será a parte principal do monitoramento. Lembre-se quequanto mais impreciso for um objetivo, mais difícil será achar seus indicadores e asformas de trabalho.É importante que os Indicadores apresentem as seguintes características:  Entendimento Simples  Facilidade de Construção  Relação direta com as ações efetuadas  Consistência com os Dados Disponíveis TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada objetivo específico, um a um, e2º Passo: Como obter a informação? estabeleça indicadores para medir os resultados. Será fundamental decidir os indicadorescom anterioridade à execução do Projeto, para poder coletar os dados.
  6. 6. Não adianta criar indicadores que não vamos conseguir mensurar. Para simplificar otrabalho dos gestores/coordenadores do projeto, vamos esclarecer os tipos deinformação que deve ser utilizada para o monitoramento do seu projeto: Informação Informação QUANTITATIVA QUALITATIVA É aquela que oferece dados Indicam como as pessoas se numéricos indicando “quanto ou sentem a respeito de alguma quantos?” situação ou como as coisas são feitas, ou como as pessoas se Exemplo: comportam. Qual o número de jovens da Comunidade que participaram Você irá conseguir essas das aulas? informações perguntando, observando e interpretando. Pode ser expressa de várias maneiras: Exemplo: Nível de auto-estima das Em números absolutos: por meninas que participaram das exemplo, 45 meninas oficinas de artesanato. freqüentaram os cursos de capacitação entre os meses de A informação qualitativa pode março e julho de 2010. ser transformada em informação quantitativa. Basta criar uma De forma percentual: por escala numérica para medir o exemplo, 50% das meninas grau de satisfação, da seguinte previstas freqüentaram as maneira: oficinas de artesanato entre os meses de março e julho de 2010. Muito satisfeito: 5 Como realizar o cálculo? Neste Satisfeito:4 exemplo, trabalhando com listas Indiferente:3 de presença ao longo dos cursos. Insatisfeito:2 Muito Insatisfeito:1Por um lado, a transformação de uma resposta qualitativa aberta e que expressevalores em uma resposta quantitativa pode perder informações que são relevantespara a avaliação do projeto. Mas, por outro lado, permite que usemos para examinar,
  7. 7. por exemplo, se existe uma relação entre a nota obtida pelo aluno (quantitativo) e asua satisfação com a escola (qualitativo).Mesmo quando a informação qualitativa é transformada em dados quantitativos, issonão significa que não vão ser valiosas para a avaliação. A combinação de ambas asrespostas irá enriquecer a análise dos projetos.Dados quantitativos podem mostrar o que está acontecendo, enquanto os dadosqualitativos podem fornecer uma indicação das razões pelas quais o programa está tendoaqueles resultados.Exemplo: Consideremos o programa de oficinas de artesanato para mulheres, meninase adolescentes. Após sua implementação, os indicadores quantitativos (nível defreqüência nas oficinas, número de mulheres capacitadas, número de empresasparceiras do projeto, número de contratos assinados, etc.) podem mostrar que oprojeto foi um sucesso. Porém, indicadores qualitativos (entrevistas com as mulheres eprofessoras, nível de satisfação das empresas, etc.) poderiam mostrar que as oficinasnão foram adequadas, pois não atenderam as expectativas das empresas parceiras ounão melhoraram a auto-estima das adolescentes.Como decidir entre informação qualitativa ou quantitativa?Como você acabou de ver, você vai medir com indicadores quantitativos o seguinte:  Resultados numéricos sobre os objetivos do projeto.  Desempenho financeiro.Com indicadores qualitativos – por meio de entrevistas, reuniões de grupo,observações, pesquisas de opinião, etc. – você medirá:  Os efeitos do projeto sobre os envolvidos: motivação, satisfação, etc.  Sentimentos e percepções: opiniões, stress, compreensão do público,
  8. 8. empenho, etc.TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada indicador, um a um, e esclareça onde,como e com que freqüência você vai obter a informação sobre a evolução de cadaindicador. Será fundamental esclarecer as fontes de informação com anterioridade àexecução do Projeto, para poder definir as formas e os responsáveis pela coleta de dados. 3º Passo: Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho Chegados neste ponto, você pode se perguntar “Fiquei horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai me ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento?” Sem registrar o cenário anterior à conclusão do Projeto, não podemos realizar o monitoramento. Sendo assim, é de extrema importância que a Organização analise a situação anterior, delimite os Objetivos e Indicadores, registre essas informações, para que possam comparar os dados posteriores à conclusão do Projeto. Veja esses conceitos:  Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto, os números iniciais do projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou.  Padrões de desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar. Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.
  9. 9. Os principais tipos de padrões de desempenho existentes são:  Padrões de Quantidade: número de colaboradores no projeto, de atividades, de serviços, de beneficiários, etc;  Padrões de Qualidade: qualidade das atividades, materiais, etc;  Padrões de Tempo: segundo o cronograma, o tempo para cada atividade;  Padrões de Custo: custo dos materiais, equipamentos, etc;TAREFA:Antes de começar o projeto:Pegue cada indicador, um a um, e estabeleça com cuidado o valor que considera que esperaalcançar com o Projeto.Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionemsegundo o que foi planejado.Durante o projeto:Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida.Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as açõescorretoras para melhorar esse valor.
  10. 10. 4º Passo: A Planilha de Monitoramento e Desempenho OBJETIVO GERAL: Empoderamento das mulheres (mulheres, jovens e crianças) da Comunidade da Graça e da Comunidade do Estreito. Padrão de Ações Corretoras Objetivos Específicos Tipo de Indicador Fontes de Informação Freqüência Desempenho (Estudar sempre possíveis fatores externos) QUANTITATIVO Freqüência das mulheres Listas de Presença 1. Reunião extraordinária com alunas e professoras Cada nas oficinas. (por faixa assinadas por professoras e 65% 2. Procurar apoio de líderes comunitários oficina etária) alunas 3. Entrevistas com as famílias das desistentes Número de peças de 1. Revisão dos recursos materiais Cotação das Peças entre 70 e 100 artesanato produzidas Mensal 2. Revisão da didática Produzidas unidades (por tipo de produto) 3. Possível da troca de professora (1) QUALITATIVO Capacitar mulheres, jovens e Entrevista com o grupo de crianças para a elaboração de Qualidade dos materiais Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor trabalho artesanato. Entrevista individual Motivação das professoras Bimestral 4 (escala de 1-5) 1. Melhorar acompanhamento psicológico professoras Auto-estima das alunas Entrevista individual com as Atingir 4 1. Reformulação da carga horária Mensal (por faixa etária) alunas (por faixa etária) (escala de 1-5) 2. Estudo de troca de didática Empenho Escolar Entrevista com professores Atingir 4 3. Possível troca de professora Bimestral 4. Melhorar acompanhamento psicológico (por faixa etária) da escola (escala de 1-5) QUANTITATIVO Número de empresas 1. Renegociação dos contratos Contratos assinados Trimestral 4 empresas (2) parceiras 2. Contatar novas empresas Articulação de Parcerias com QUALITATIVO empresas para a comercialização e venda dos Satisfação das empresas Entrevista com Identificar o motivo da insatisfação (design,material, artesanatos. com as peças de Representantes das Mensal 4 (escala de 1-5) resistencia, etc.) e estudar ação corretora artesanato empresas parceiras correspondente (fornecedor, oficina, professora, etc.)

×