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Manual Gestão de Projetos Sociais 2012
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Manual Gestão de Projetos Sociais 2012

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Manual Gestão de Projetos Sociais 2012 Document Transcript

  • 1. Gestão de Projetos Sociais Instituto Voluntários em Ação Junho 2010 Apoio
  • 2. ApresentaçãoIntrodução 1. O Terceiro Setor 1.1 Conceitos Básicos 1.2 Características das Organizações do Terceiros Setor 1.3 Importâncias das Organizações do Terceiro Setor 1.4 Objetivos e Desafios do Terceiro Setor 2. O Papel do Voluntário no Terceiro Setor 2.1 O que é ser voluntário? 2.2 Voluntariado em Projetos Sociais 3. Projeto Social 3.1 Aspectos principais da Gestão de Projetos 3.2 A Gestão de Projetos 3.3 As principais funções gerenciais 3.4 A Comunicação para a boa gestão de um projeto 4. Controle e Monitoramento 4.1 Por que Monitorar/Acompanhar? 4.2 Como desenhar um Plano de Monitoramento para o Projeto? 5. Avaliação e Relatórios 6. Conclusão 7. Bibliografia 2
  • 3. APRESENTAÇÃOO que é o Instituto Voluntários em Ação? Instituto Voluntários em uma atividade de voluntariadoO Ação - IVA é o Centro de realizada em todo ou em parte via Voluntariado que atua no internet, e que está amplamente Estado de Santa Catarina difundido internacionalmente. desde 1998. Nosso trabalho tem como objetivo propiciar A utilização de um Portal de o encontro entre as pessoas Voluntariado nos possibilita oferecerdispostas a doar parte do seu tempo e inúmeras oportunidades dede suas habilidades no trabalho por conhecimento, capacitação, escolha deuma causa social, e as Organizações atividades e até mesmo deque necessitam deste tipo de trabalho. encaminhamento de voluntários aEm outras palavras, consiste em ser o qualquer hora do dia, todos os dias daelo entre voluntários e Organizações. semana.Para consolidar os 10 anos de trabalho Acreditamos também ser parte dado IVA/SC e também nos inserirmos nossa missão capacitar ecada dia mais em um mundo onde a profissionalizar Organizações ecomunicação digital é uma realidade, Voluntários. Sendo assim, além dalançamos o Portal Voluntários Online intermediação entre voluntários epara atender por meio de vagas de Organizações, nos preocupamos emvoluntariado presencial não só a região trabalhar a capacitação de todos osde Florianópolis, mas todo o estado de envolvidos, garantindo aSanta Catarina. Estamos introduzindo sustentabilidade de nossas ações juntono Brasil o voluntariado online, que é à comunidade. 3
  • 4. IntroduçãoCurso à Distância de Gerenciamento de ProjetosUm dos grandes desafios que as Organizações da sociedade civil (OSCs) enfrentamatualmente é a capacidade de gerir com eficiência suas ações e projetos, de forma aalcançar eficácia em seu trabalho. Uma gestão eficiente garante não apenas aqualidade dos resultados, mas também a sustentabilidade da Organização ao longo dotempo.Para contribuir com o melhor alcance desses objetivos, o Instituto Voluntários emAção (IVA/SC) em parceria com a Eletrosul, lançam o Curso à Distância de Gestão deProjetos Sociais.O gerenciamento de projetos adotado como política da instituição poderá contribuirna redução de incertezas e riscos de insucesso dos projetos, apoiar a tomada dedecisões das instituições e torná-las mais eficazes, gerando melhores resultadosaliados à otimização dos recursos.Instituições que investem tempo e recursos na fase de planejamento e gerenciamentodo projeto têm duplicada a chance de sucesso. Os problemas decorrentes da ausênciadas ferramentas de gerenciamento podem ser inúmeros e responsáveis por boa partedos atrasos e finalizações dos projetos.Como realizar o curso?O projeto de capacitação de ONGs para a Gestão de Projetos Sociais é uma iniciativado Instituto Voluntários em Ação, em parceria com a Eletrosul. 4
  • 5. A capacitação será realizada inteiramente online, por meio do sitewww.voluntariosonlinecursos.org.br, entre os dias 14 e30 de junho 2010. Possui carga horária de8 horas, podendo ser adaptada de acordo com a disponibilidade de cada participante. O materialdidático foi dividido em 4 (quatro) módulos, a fim de facilitar a metodologia de aprendizagem eproporcionar melhor interação entre Organizações participantes e IVA.Além disso, o Curso oferece a possibilidade de discussão em grupo e plantão de dúvidas, por meiode Chat no MSN, em horários previamente agendados com os participantes, além das atividadesque deverão ser entregues ao final de cada Módulo.Mais do que capacitar as ONGs para a Gestão de Projetos Sociais, o curso tem como objetivocontribuir para a inclusão digital do setor, fazendo com que as Organizações saibam utilizar todoo potencial da web em favor de suas ações sociais.Por isso, aproveite essa oportunidade e saiba como Gerenciar os Projetos da sua Organização damelhor maneira possível!Bom trabalho! 5
  • 6. 1. O Terceiro SetorO primeiro setor é o governo, que é responsável pelas questões sociais. O segundosetor é o privado, responsável pelas questões individuais. O terceiro setor éconstituído por Organizações sem fins lucrativos e não governamentais, que tem comoobjetivo gerar serviços de caráter público. 1.1 Conceitos BásicosO terceiro setor nasce de uma aglutinação das Organizações da sociedade, conforme anatureza de seus objetivos. Assim, temos nossa sociedade dividida em 3 setores: Estado – Instituições governamentais, das esferas municipal, estadual e federal - Estado Recursos públicos para fins públicos. Iniciativa Privada – Organizações que visam lucro - Recursos privados para fins Sociedade privados. Iniciativa Civil Privada Sociedade Civil – Cidadãos reunidos em associações voluntárias - Recursos privados e públicos para fins públicos.De acordo com Rubem César Fernandes, antropólogo e escritor brasileiro, o terceirosetor pode ser definido da seguinte forma: O Terceiro Setor é composto de Organizações sem fins lucrativos, criadas e mantidas pela ênfase na participação voluntária, num âmbito não governamental, dando continuidade às práticas tradicionais da caridade, da filantropia e do mecenato e expandindo o seu sentido para outros domínios, graças, sobretudo, à incorporação dos conceitos de solidariedade e cidadania. Rubem César Fernandes, 1995 6
  • 7. Para entender melhor esse conceito destacamos o significado de 5 palavras chaves: FilantropiaCaridade Mecenato Solidariedade Cidadania•Sentimento ou •Amor à •Termo que •Sentimento e •Gozo dos ação altruísta humanidade indica o apoio à causas direitos civis e de ajudar o ou amor ao incentivo e ou princípios políticos do próximo sem próximo, patrocínio de de outras cidadão bem buscar geralmente artistas e pessoas; como recompensa. expresso por literatos, e compreensão Uma das donativos do mais dos deveres de virtudes rico ao pobre amplamente, cada um na teologais. ou às obras de atividades sociedade. que atendem artísticas e aos pobres; culturais 1.2 Características das Organizações do Terceiro SetorExiste uma enorme variedade de temas e causas defendidas pelas Organizações doTerceiro Setor. Em meio a essa diversidade, algumas características são comuns,independentemente da área de atuação. São elas:  Não tem fins lucrativos;  São formadas por cidadãos que se organizam de maneira voluntária instituindo essas Organizações;  Além de funcionários, conta com voluntários como colaboradores;  O corpo técnico normalmente é composto de profissionais que se ligam à organização por razões filosóficas e tem um forte compromisso com o desenvolvimento social - identificação com a causa; 7
  • 8.  São Organizações orientadas para a ação; se auto-gerenciam, são flexíveis, inovadoras, rápidas e próximas às comunidades locais - princípio da aproximação vital. 1.3 Importâncias das Organizações do Terceiro Setor Muitas vezes, as Organizações do Terceiro Setor atuam em áreas pouco atendidas pelo Setor Público, outras vezes fortalecem uma demanda da sociedade, defendem os direitos das minorias, dos animais e da natureza, etc. Seja qual for a área de atuação da Organização, a importância de suas ações podem ser medidas e avaliadas da seguinte forma:  Atendem parcelas significativas da população em suas necessidades básicas;  Geram oportunidades de emprego;  Disseminam valores muito caros à sociedade: solidariedade, altruísmo, generosidade, espiritualidade, ética, justiça social, política, cidadania... 1.4 Objetivos e Desafios do Terceiro SetorEstando a nossa sociedade como está, são muitos os objetivos das Organizações doTerceiro Setor, que trabalham visando a melhoria da qualidade de vida da populaçãoque atende. Dessa forma, os desafios enfrentados podem ser dos mais diversos.Confira os principais objetivos traçados e desafios encarados pelas Organizações doTerceiro Setor: Buscar novas formas Identidade comObjetivos de articulação da Desafios legitimidade Sociedade Civil; Influenciar as decisões Eficiência com e comportamento s do transparência 1º e 2º Setores; Lutar ativamente pela implantação de políticas Capacidade de públicas junto ao 1º estabelecer parcerias Setor; Ser um articulador dos 3 setores Sustentabilidade 8
  • 9. 2. O Papel do Voluntário Outra definição de voluntário, no Terceiro Setor elaborada pelo movimento que gerou a criação de Centros de Voluntariado no Brasil diz que “voluntário é o cidadãoO terceiro setor é o setor onde o que motivado por valores devoluntariado predomina, tendo em participação e solidariedade, doa seuvista que a instituição de suas tempo, trabalho e talento, de formaOrganizações depende de uma ação espontânea e não remunerada, paravoluntária. Também para o causas de interesse social edesenvolvimento dos seus trabalhos, as comunitário”.Organizações do terceiro setordependem muito dos voluntários. 2.2 Voluntariado em ProjetosAssim, é importante que se conheça Sociaisum pouco mais sobre esse importantecomponente do terceiro setor, o No caso do Terceiro Setor e os Projetosvoluntário. Sociais, onde parte dos envolvidos são freqüentemente voluntários, é 2.1 O que é ser voluntário? importante desenvolver as seguintes açõesSegundo a Organização das NaçõesUnidas (ONU), “o voluntário é o jovem a) Fomentar umou adulto que, devido seu interesse comprometimento emocional:pessoal e espírito cívico, dedica parte criar entusiasmo e visão comumde seu tempo, sem remuneração no foco do nosso projeto.alguma, a diversas formas deatividades, organizadas ou não, de b) Facilitar o trabalho voluntáriobem-estar social ou outros campos”. dando uma direção clara e tarefas bem definidas.No Brasil, a Lei 9.608 de 18 de fevereirode 19981, que dispõe sobre os serviços c) Analisar com cuidado avoluntários, define o voluntariado disponibilidade do recurso, poiscomo o trabalho não-remunerado o tempo disponibilizado pelorealizado por pessoas físicas, que não voluntário para o projeto égera nenhum tipo de vínculo parte do seu tempo livre.empregatício, obrigações trabalhistas,previdenciárias ou afins. d) Criar métodos de comunicação alternativos que não requeiram reuniões com muita freqüência: o voluntário deve gastar a maior1 Disponibilizamos o Texto Completo da Lei parte de tempo possível9.608 na sessão Biblioteca no site do nosso gerando resultados3.Curso. 9
  • 10. 3. Projeto SocialPodemos definir um Projeto Social como um grupo de atividades previamenteplanejadas para mudar uma situação social num determinado período de tempo edentro do limite de um orçamento.Um Projeto Social geralmente nasce do desejo de mudar a realidade de umdeterminado grupo de pessoas. Para que seja um bom projeto é necessário pesquisarpreviamente sobre esse contexto, fazendo o levantamento dos dados necessários paraconstruir e justificar o projeto. Além disso, será fundamental o empoderamento daspessoas que o projeto pretende beneficiar, contando com sua participação eenvolvimento em todas as fases do projeto, como forma de garantir a suasustentabilidade.No desenvolvimento dos projetos sociais são fundamentais que sejam claros osobjetivos – gerais e específicos -, especificar os recursos, declarar parcerias e comoserão analisados os resultados. 3.1 Aspectos principais da Gestão de ProjetosPara começar a gerenciar seu projeto você precisa conhecer alguns conceitos eterminologias que irão ajudá-lo daqui pra frente. São eles: 10
  • 11. • Foco do projeto, o problema ou situação Objetivo Geral identificada que deve ser resolvida. Objetivo Específico • Estratégias ou ações para atingir o objetivo geral. • Inclui cada um dos elementos Recursos necessários para desenvolver o projeto. • O cronograma é a disposição gráfica do tempo que Cronograma será gasto na realização do projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas.Sua Organização já disponibiliza do recurso financeiro para colocar em prática oProjeto, uma vez que foi contemplada pelo edital da Eletrosul. Resta analisar sedisponibiliza de recursos humanos para realizar as atividades e ações previstas.Os objetivos – geral e específicos – já foram estabelecidos pela sua Organização nomomento da Elaboração do Projeto. Mesmo assim, vale lembrar:Antes de começar o projeto, faça as seguintes perguntas: “O que vai ser feito?” e“Como vai ser feito?”.A resposta a “O que vai ser feito?” será o Objetivo Geral do projeto, o problema ousituação identificada que deve ser resolvida.Exemplo: A inserção de jovens no mercado de trabalho.A resposta a “Como vai ser feito?” será a visão de como você gostaria que estasituação fosse e de como você vai conseguir mudá-la, ou seja, os Objetivos Específicos. 11
  • 12. Dito de outra maneira, os objetivos específicos são as estratégias ou ações para atingiro objetivo geral.Exemplos: Ministrar cursos de capacitação para jovens; Ministrar seminários de treinamento prático para jovens Articular parcerias com empresas para estágios remuneradosTransformar as nossas idéias em objetivos será muito importante para não perder ofoco do nosso projeto: deve ter vários Objetivos Específicos (Ações) para alcançar oObjetivo Geral (Transformar a realidade inicial). A partir disso, nos basearemos para aGestão do Projeto.O Cronograma2, documento de extrema importância para acompanhar e gerenciar oProjeto, deve observar alguns pontos importantes:1º - Identifique todas as atividades a serem executadas;2º - Faça uma estimativa do tempo de execução para cada atividade (em dias,semanas, meses ou anos);3º - Analise a sequência das atividades, identificando as que podem ser realizadas aomesmo tempo (em paralelo) e suas interdependências;4º - Acompanhe as atividades realizadas para que tudo o que foi planejado realmenteseja executado. Quando isso não ocorrer, modifique a execução de tal forma que asatividades sejam realmente executadas. IMPORTANTE A elaboração e o acompanhamento do cronograma de um projeto permite melhorar a disposição dos recursos financeiros e humanos do projeto, adiando ou antecipando a realização de atividades, modificando tarefas e responsáveis, etc.2 Veja o modelo de Cronograma que desenvolvemos para você na seção Biblioteca no site do nossoCurso. 12
  • 13. 3.2 A Gestão de ProjetosA gestão de um projeto abrange seu ciclo completo, incluindo as fases de elaboração,execução e avaliação. A gestão leva em conta a estrutura lógica do projeto, que partedas necessidades sociais a serem contempladas e identifica todas as atividades aserem desenvolvidas e todos os produtos a serem gerados para se chegar àtransformação social desejada.Assim, gerenciar um projeto social é conduzir seu andamento dentro das etapasprevistas, acompanhar os resultados e fazer as alterações necessárias para que osobjetivos sejam plenamente alcançados.Para ajudar sua Organização à melhor gerenciar os projetos, separamos algunsconceitos importantes que devem ser assimilados: DESEMPENHO AVALIAÇÃO Eficaz e Eficiente Os objetivos propostos foram atingidos com a menor utilização dos recursos disponíveis Eficaz, mas Os objetivos foram alcançados, mas com maior consumo de ineficiente recursos do que o previsto Eficiente, mas Os recursos foram utilizados conforme o estabelecido, porém os ineficaz objetivos previstos não foram alcançados Ineficaz e Os objetivos não foram alcançados e o consumo de recursos ineficiente ultrapassou o previsto 3.3 As principais funções gerenciais DirigirA Organização e seus profissionais devem terconhecimento de todas as etapas e funçõesimportantes para o gerenciamento de projetos. Veja Organizar Controlarabaixo algumas dessas importantes funçõesgerenciais: Planejar 13
  • 14. Cada uma dessas etapas irá orientar sua Organização desde o início do Projeto até asua conclusão.PlanejarÉ a ação de elaborar e determinar a finalidade e os objetivos do projeto e prever todasas suas atividades, os recursos e os meios que permitirão atingi-los ao longo do tempodeterminado.Faz parte do Planejamento: Estabelecer objetivos Pensar alternativas Ter idéias diferentesOrganizarÉ a ação de agrupar pessoas e recursos, definir atribuições, responsabilidades etarefas, de modo a atingir os objetivos planejados.Faz parte da Organização: Definir quem toma as decisões e sobre quais assuntos; Estabelecer quem deve realizar quais atividades; Apontar quem deve acompanhar e controlar cada atividade; Indicar as relações entre os responsáveis por todas as atividades levantadas. O planejamento e a organização, por si só, não garantem que o projeto aconteça. Para isso, é necessário estimular as pessoas a executarem suas atividades. Isso é feito por meio da função direção. 14
  • 15. DirigirÉ a ação de conduzir e motivar pessoas a exercerem suas tarefas a fim de alcançar osobjetivos do projeto.Essa função implica transmitir às pessoas o que elas devem fazer e conseguir que elastrabalhem da melhor forma possível, com a melhor utilização dos recursos disponíveis.Exige, de quem a exerce, a capacidade de coordenar os trabalhos a serem realizados,fixando prioridades e exercendo a liderança junto aos subordinados de forma amotivá-los. O exercício dessa função exige do coordenador a capacidade de coordenar,liderar, motivar e tomar decisões. A liderança é um aspecto muito importante para o gerenciamento de um projeto, por isso é importante ler e se informar sobre esse conceito. Para isso, disponibilizamos um texto de leitura complementar sobre liderança em Projetos Sociais na seção Biblioteca no site do nosso Curso.ControlarÉ a ação de comparar os objetivos estabelecidos e os recursos previstos com osresultados atingidos, a fim de tomar medidas que possam corrigir ou mudar os rumosfixados.Após prever as atividades e os programas a serem realizados, organizar as equipespara desenvolver o trabalho e iniciar ou concluir a sua execução, cabe ao gerenteanalisar os resultados que estão sendo alcançados. Essa análise constitui a essência dafunção controle, que é a comparação do desempenho real, isto é, dos resultadosefetivamente obtidos, com o desempenho esperado, ou seja, com os objetivosdefinidos no momento do planejamento, buscando dessa forma identificar eventuaisdescompassos e suas causas, o que possibilita a adoção de medidas corretivas quandonecessárias. O controle revela possíveis falhas ocorridas e possibilita a introdução de medidas corretivas capazes de produzir nova situação de equilíbrio. Por essas razões que a função Controle deve ser uma das mais compreendidas neste curso. 15
  • 16. 3.4 A Comunicação para a boa gestão de um projetoAspecto importante da gestão de um projeto, a COMUNICAÇÃO merece atençãoespecial. O relacionamento entre os membros de uma equipe que estão trabalhandonum projeto deve ser um dos fatores importantes de atenção do coordenador/gestordessa equipe: um bom relacionamento e uma boa comunicação resultam geralmenteem um trabalho bem sucedido.Quando uma equipe trabalha em um projeto, é muito importante que todas asinformações circulem entre os envolvidos. Faz parte das funções dogestor/coordenador do projeto fazer com que as informações sejam partilhadas portodos os membros que atuam na execução do projeto. Reuniões periódicas são amelhor forma de conduzir essa questão.É importante também que outras pessoas que não fazem parte da equipe, comocolaboradores e voluntários, também sejam informadas. Dessa forma, toda aorganização estará voltada para a execução desse projeto.Aqui você pode encontrar algumas sugestões de formas de comunicação entre aequipe executora do projeto e os demais membros da organização: Informações Emails Reuniões colocadas em periódicos Relatórios mural, de encaminhando parciais e ao periódicas forma a tornar- informações final, relatório com a equipe se visível e sobre o final do projeto atrativa projeto; 16
  • 17. 1. Controle e MonitoramentoVocê já viu as funções gerenciais que auxiliam o gestor no gerenciamento dos projetose de que forma essas funções podem trazer melhores resultados. Porém, vamosretornar ao tema de Controle e Monitoramento do projeto, pois é nessa etapa que,muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas não estão ocorrendo deacordo com o que foi planejado.Como você viu, o Controle é o processo desenvolvido para reduzir ao máximo asdiferenças entre o que foi planejado e o que efetivamente é realizado no desenrolardas atividades do projeto. Monitoramento/AcompanhamentoO monitoramento é o acompanhamento do projeto por meio da coleta e análise constantede informação sobre como o projeto se desenvolve. Quando você estrutura um sistema demonitoramento, você está criando um sistema de coleta de informação útil para melhorar oque fazer e como deve ser feito. 4.1 Por que Monitorar/Acompanhar?É por meio do monitoramento que conseguimos identificar problemas e pensar emsoluções. Só assim o Projeto terá continuidade. Veja abaixo alguns pontos importantespossibilitados por essa função:  Identificar quando as coisas não estão andando corretamente.  Saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendo feito.  Conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.  Saber se você está realizando aquilo que planejou fazer. 17
  • 18. Uma das grandes vantagens é a possibilidade da identificação de problemas enquantoestes ainda são pequenos e contornáveis, fato que facilita a tomada de decisões certasno momento necessário, evitando o fracasso do projeto.Veja agora os principais motivos do fracasso de projetos: a) Erros no planejamento: objetivos que não existem ou não foram devidamente identificados; atividades que não foram devidamente organizadas; pouca harmonia entre as pessoas envolvidas e o desenrolar das atividades. Exemplo: um dos capacitadores foi denominado para ministrar os cursos em duas comunidades diferentes no mesmo horário ao longo do projeto. Na hora da execução é necessário um professor adicional, incrementando o custo do projeto. Por causa da falta de recursos extraordinários, uma comunidade não é atendida pelo projeto. b) Erros de execução: os responsáveis do projeto não cumpriram as atividades ou não desenvolveram processos segundo ao que foi planejado. Exemplo: o capacitador não cobrou freqüência nas oficinas (mesmo que estava planejado nas suas tarefas) porque o nível de assistência estava sendo baixo. O coordenador do projeto não sabe da pouca participação e no final das contas o projeto parece um fracasso. c) Fatores Externos: eventos adversos novos e imprevisíveis que modificam o cenário no qual o projeto está acontecendo. Exemplo: duas das empresas parceiras que tinham se comprometido a assinar 30 contratos de estágio para os jovens tiveram problemas de liquidez e terminaram não assinando os contratos. O coordenador do Projeto consegue negociar 10 contratos numa nova empresa parceira antes da finalização do projeto, porém 20 jovens capacitados não são inseridos no mercado de trabalho. 18
  • 19. 4.2. Como desenhar o Plano de Monitoramento para o Projeto?Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de forma maiseficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Agora você irá aprender comoelaborar esse documento. Para isso, siga o nosso passo-a-passo:1º Passo: O que queremos saber? Selecionando Indicadores“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza, seatingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador3 paramedir esse resultado.Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivos doseu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numalocalidade específica.A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque aorganização não sabe exatamente o que medir.Por isso, a importância do planejamento inicial do projeto onde foram definidos:Objetivo geral: Foco do projeto, no problema ou na situaçãoidentificada que deve ser resolvida. LembrandoObjetivos específicos: Visão de como você gostaria que estasituação fosse e de como você vai conseguir mudá-la. Dito de outramaneira, os objetivos específicos são as estratégias ou ações paraatingir o objetivo geral.3 Separamos uma lista contendo exemplos de Indicadores para você conferir. Basta acessar o site doCurso, seção Biblioteca. 19
  • 20. Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cadaobjetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmentealcançado.Para compreender melhor, veja esse exemplo: Objetivo Específico • Frequencia nas • Empoderament oficinas o da mulher na • Implementação (percentagem de Comunidade de oficinas de participação) da Graça artesanato para as mulheres da Comunidade Objetivo Geral IndicadorDeve ficar claro que esses indicadores estão intimamente relacionados ao objetivoproposto por cada Projeto e, portanto, são determinados individualmente para cadaprojeto.A seleção de indicadores será a parte principal do monitoramento. Lembre-se quequanto mais impreciso for um objetivo, mais difícil será achar seus indicadores e asformas de trabalho.É importante que os Indicadores apresentem as seguintes características:  Entendimento Simples  Facilidade de Construção  Relação direta com as ações efetuadas  Consistência com os Dados Disponíveis TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada objetivo específico, um a um, e estabeleça indicadores para medir os resultados. Será fundamental decidir os indicadores com anterioridade à execução do Projeto, para poder coletar os dados. 20
  • 21. 2º Passo: Como obter a informação?Não adianta criar indicadores que não vamos conseguir mensurar. Para simplificar otrabalho dos gestores/coordenadores do projeto, vamos esclarecer os tipos deinformação que deve ser utilizada para o monitoramento do seu projeto: Informação Informação QUANTITATIVA QUALITATIVA É aquela que oferece dados Indicam como as pessoas se numéricos indicando “quanto ou sentem a respeito de alguma quantos?” situação ou como as coisas são feitas, ou como as pessoas se Exemplo: comportam. Qual o número de jovens da Comunidade que participaram Você irá conseguir essas das aulas? informações perguntando, observando e interpretando. Pode ser expressa de várias maneiras: Exemplo: Nível de auto-estima das Em números absolutos: por meninas que participaram das exemplo, 45 meninas oficinas de artesanato. freqüentaram os cursos de capacitação entre os meses de A informação qualitativa pode março e julho de 2010. ser transformada em informação quantitativa. Basta criar uma De forma percentual: por escala numérica para medir o exemplo, 50% das meninas grau de satisfação, da seguinte previstas freqüentaram as maneira: oficinas de artesanato entre os meses de março e julho de 2010. Muito satisfeito: 5 Como realizar o cálculo? Neste Satisfeito:4 exemplo, trabalhando com listas Indiferente:3 de presença ao longo dos cursos. Insatisfeito:2 Muito Insatisfeito:1 21
  • 22. Por um lado, a transformação de uma resposta qualitativa aberta e que expressevalores em uma resposta quantitativa pode perder informações que são relevantespara a avaliação do projeto. Mas, por outro lado, permite que usemos para examinar,por exemplo, se existe uma relação entre a nota obtida pelo aluno (quantitativo) e asua satisfação com a escola (qualitativo).Mesmo quando a informação qualitativa é transformada em dados quantitativos, issonão significa que não vão ser valiosas para a avaliação. A combinação de ambas asrespostas irá enriquecer a análise dos projetos. Dados quantitativos podem mostrar o que está acontecendo, enquanto os dados qualitativos podem fornecer uma indicação das razões pelas quais o programa está tendo aqueles resultados.Exemplo: Consideremos o programa de oficinas de artesanato para mulheres, meninase adolescentes. Após sua implementação, os indicadores quantitativos (nível defreqüência nas oficinas, número de mulheres capacitadas, número de empresasparceiras do projeto, número de contratos assinados, etc.) podem mostrar que oprojeto foi um sucesso. Porém, indicadores qualitativos (entrevistas com as mulheres eprofessoras, nível de satisfação das empresas, etc.) poderiam mostrar que as oficinasnão foram adequadas, pois não atenderam as expectativas das empresas parceiras ounão melhoraram a auto-estima das adolescentes.Como decidir entre informação qualitativa ou quantitativa?Como você acabou de ver, você vai medir com indicadores quantitativos o seguinte:  Resultados numéricos sobre os objetivos do projeto.  Desempenho financeiro.Com indicadores qualitativos – por meio de entrevistas, reuniões de grupo,observações, pesquisas de opinião, etc. – você medirá: 22
  • 23.  Os efeitos do projeto sobre os envolvidos: motivação, satisfação, etc.  Sentimentos e percepções: opiniões, stress, compreensão do público, empenho, etc.TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada indicador, um a um, e esclareça onde,como e com que freqüência você vai obter a informação sobre a evolução de cadaindicador. Será fundamental esclarecer as fontes de informação com anterioridade àexecução do Projeto, para poder definir as formas e os responsáveis pela coleta de dados. 3º Passo: Que diferença o Projeto vai fazer? Chegados neste ponto, você pode se perguntar “Fiquei horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai me ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento?” Sem registrar o cenário anterior à conclusão do Projeto, não podemos realizar o monitoramento. Sendo assim, é de extrema importância que a Organização analise a situação anterior, delimite os Objetivos e Indicadores, registre essas informações, para que possam comparar os dados posteriores à conclusão do Projeto. Veja esses conceitos:  Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto, os números iniciais do projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou.  Padrões de desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar. 23
  • 24. Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos. Os principais tipos de padrões de desempenho existentes são:  Padrões de Quantidade: número de colaboradores no projeto, de atividades, de serviços, de beneficiários, etc;  Padrões de Qualidade: qualidade das atividades, materiais, etc;  Padrões de Tempo: segundo o cronograma, o tempo para cada atividade;  Padrões de Custo: custo dos materiais, equipamentos, etc;TAREFA:Antes de começar o projeto:Pegue cada indicador, um a um, e estabeleça com cuidado o valor que considera que esperaalcançar com o Projeto.Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionemsegundo o que foi planejado.Durante o projeto:Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida.Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as açõescorretoras para melhorar esse valor. 24
  • 25. 4º Passo: A Planilha de Monitoramento e Desempenho OBJETIVO GERAL: Empoderamento das mulheres (mulheres, jovens e crianças) da Comunidade da Graça e da Comunidade do Estreito. Padrão de Ações Corretoras Objetivos Específicos Tipo de Indicador Fontes de Informação Freqüência Desempenho (Estudar sempre possíveis fatores externos) QUANTITATIVO Freqüência das mulheres Listas de Presença 1. Reunião extraordinária com alunas e professoras Cada nas oficinas. (por faixa assinadas por professoras e 65% 2. Procurar apoio de líderes comunitários oficina etária) alunas 3. Entrevistas com as famílias das desistentes Número de peças de 1. Revisão dos recursos materiais Cotação das Peças entre 70 e 100 artesanato produzidas Mensal 2. Revisão da didática Produzidas unidades (por tipo de produto) 3. Possível da troca de professora (1) QUALITATIVO Capacitar mulheres, jovens e Entrevista com o grupo de crianças para a elaboração de Qualidade dos materiais Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor trabalho artesanato. Entrevista individual Motivação das professoras Bimestral 4 (escala de 1-5) 1. Melhorar acompanhamento psicológico professoras Auto-estima das alunas Entrevista individual com as Atingir 4 1. Reformulação da carga horária Mensal (por faixa etária) alunas (por faixa etária) (escala de 1-5) 2. Estudo de troca de didática Empenho Escolar Entrevista com professores Atingir 4 3. Possível troca de professora Bimestral 4. Melhorar acompanhamento psicológico (por faixa etária) da escola (escala de 1-5) QUANTITATIVO Número de empresas 1. Renegociação dos contratos Contratos assinados Trimestral 4 empresas (2) parceiras 2. Contatar novas empresas Articulação de Parcerias com QUALITATIVO empresas para a comercialização e venda dos Satisfação das empresas Entrevista com Identificar o motivo da insatisfação (design,material, artesanatos. com as peças de Representantes das Mensal 4 (escala de 1-5) resistencia, etc.) e estudar ação corretora artesanato empresas parceiras correspondente (fornecedor, oficina, professora, etc.) 25
  • 26. AVALIAÇÃO E RELATÓRIOSEm muitas Organizações, a avaliação é vista mais como uma requisição de parceirosfinanceiros do que uma ferramenta de gerenciamento. Os parceiros certamentequerem saber se seu dinheiro está sendo gasto de maneira apropriada.Porém, é muito mais importante o uso do monitoramento e avaliação para a própriaorganização ou projeto, para saber como está o andamento em relação aos seusobjetivos.AVALIAÇÃOAvaliação é a comparação do que foi planejado com o que foi feito, e como isso foialcançado ao longo do Projeto. É o momento do projeto visando a melhoria deprojetos futuros.Será a partir dos indicadores de monitoramento/acompanhamento, ou melhor, apartir da variação verificada em alguns indicadores, desde o início até o final doprojeto que iremos quantificar os impactos do projeto.Para que avaliar? Para conhecer a eficácia, eficiência e impacto do seu projeto:Eficácia: Os objetivos do Projeto foram atingidos;Eficiência: Os objetivos do Projeto foram atingidos com a menor utilização dosrecursos disponíveis;Impacto: se o que você realizou fez ou não alguma diferença.Tipos de Avaliação:Existem muitas maneiras e metodologias diferentes para avaliar projetos sociais. Nestecaso nos centraremos em duas:
  • 27. AVALIAÇÃO SEGUNDO O IMPACTO AVALIAÇÃO SEGUNDO O RETORNO ECONOMICO “O projeto atinge seus objetivos?” “Os resultados do Projeto, diante de seus custos, são razoáveis?”Está relacionada ao impacto que o Esta pergunta é importante porqueProjeto tem sobre os beneficiários muitas vezes embora o projeto tenhaescolhidos. Estuda as relações causais impacto positivo, ele não é grande oentre as ações efetuadas no projeto e as suficiente diante dos custos da suamudanças observadas nos indicadores implementação. Pode ser que outrosescolhidos. Ou seja, nos permitirá dizer se Projetos com um custo menorfoi de fato o Projeto o responsável pelas alcançassem resultados semelhantes.mudanças que sem o Projeto, não teriamacontecido.Um relatório de Avaliação deve conter, normalmente, as seguintes seções einformações: SUMÁRIO Quanto mais curto, melhor. É o resumo geral sobre o desenvolvimento do projeto que deve conter de forma clara e ordenada as informações principais das seguintes seções. PREFÁCIO Não é essencial: agradecimentos ou outros comentários ÍNDICE Com páginas enumeradas, para auxiliar as pessoas a encontrarem o que desejam ler no relatório. 1ª SEÇÃO: Informações básicas sobre o projeto, breve explicação do INTRODUÇÃO: processo utilizado para o acompanhamento e avaliação e eventuais problemas ocorridos. 2ª SEÇÃO: Aqui serão organizadas seções com áreas importantes de DESCOBERTAS: descobertas, p.ex. eficiência, eficácia e impacto, ou quaisquer outros temas que tenham emergido. 3ª SEÇÃO: Aqui você apresentará conclusões de suas descobertas CONCLUSÕES: tanto positivas como negativas 4ª SEÇÃO: Sugestões específicas para os próximos passosRECOMENDAÇÕES: (continuidade do projeto), o que deve mudar, etc.APÊNDICE/ANEXO: Aqui devem ser incluídas as listas das pessoas entrevistadas, os questionários usados, um mapa da área, as planilhas de monitoramento e desempenho, etc. 27
  • 28. TAREFA:Após a finalização ou prazo de implementação do Projeto, junte todas as informações eelabore o relatório de avaliação do Projeto, de forma clara e ordenada segundo as seções databela anterior.Lembre-se que o propósito da avaliação é entender quão eficiente é o projeto em distribuirbenefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam osresultados e por que. RELATÓRIOS Relatórios servem para disseminar o Projeto. Desenvolver um sistema de relatórios é importante para compartilhar resultados com todos os envolvidos, pois é assim que se aprende com os erros. Relatórios registram informações, devem ser de fácil compreensão, breves, contendo apenas as informações mais relevantes, cuidando a gramática e a apresentação. Um excesso de informação pode fazer com que os destinatários percam o interesse e não leiam os dados mais relevantes sobre o Projeto. Cumprindo seu papel de ferramentas de gestão de projetos, relatórios incluem informação sobre a dinâmica do trabalho de grupo, as manifestações dos beneficiários, informações financeiras, resultados parciais e finais, conclusões das avaliações e informações não mensuráveis sobre o aprendido ao longo do Projeto. Muitos atores como doadores ou a própria sociedade apenas terão conhecimento do esforço da equipe e dos beneficiários do Projeto através dos relatórios posteriores. A imagem e o profissionalismo da equipe e das Organizações envolvidas, para muitos 28
  • 29. públicos vão depender da gramática e da forma da escrita, além dos conteúdos eresultados.Após avaliar e elaborar o relatório final do Projeto é necessário informar os envolvidossobre a sua continuidade, sustentabilidade e replicabilidade.DISSEMINAÇÃO:Disseminar o Projeto significa compartilhar as informações e resultados com oambiente interno e externo à organização:AMBIENTE INTERNO: É a equipe de trabalho, os beneficiários, as Organizações deapoio, os parceiros, grupos, comunidades envolvidas e diretamente interessadas.AMBIENTE EXTERNO: tudo o que não participa do projeto no seu funcionamento:pessoas, grupos, instituições e comunidades distanciadas da experiência do Projeto. Por que disseminar no ambiente externo? Para multiplicar e replicar uma idéia e experiência que tanto se for positiva como negativa é de real utilidade social.Disseminar vai, por tanto, muito além de divulgar: é tornar o Projeto palpável àsociedade, que pode transformá-lo num novo modelo de trabalho. Disseminar é umaATITUDE durante todo o tempo de duração do Projeto: 29
  • 30. No Início: Para criar Durante: Compartilhar No Final: Desenvolver interesse público pelo lições aprendidas, modelos, políticas, porojeto que está para multiplicar boas replicar casos de acontecer. experiências. sucesso.Diferentes Destinatários:Você se reportará aos diferentes destinatários de diferentes maneiras, às vezes deforma escrita, outras verbalmente. Novas ferramentas surgem a cada dia e ficamdisponíveis para utilização muitas vezes gratuitas, como apresentações de PowerPoint,slides e vídeos.Segundo o destinatário, a elaboração e os conteúdos dos diferentes relatórios sebasearão nas seguintes questões:  Quem está atualmente se beneficiando do projeto e de que forma?  Como será transmitido o que se aprendeu? (formato, itens, tamanho e freqüência dos relatórios)  Como utilizar os relatórios? (ritmo de reuniões internas, método de analisar os relatórios em equipe, organização e tomada de decisão para corrigir erros de forma rápida)  Quem deve receber os relatórios?  O que melhoraria a eficiência, a eficácia e o impacto do projeto atual? (baseado na interpretação dos indicadores, fazendo uma comparação entre o início e o final do projeto)  Que lições podem ser aprendidas deste projeto em termos de replicabilidade?  Que diferencia fez o projeto? Transformou a realidade anterior? 30
  • 31. A tabela abaixo traz algumas sugestões de mecanismos de relatórios para destinatáriosdistintos: Público-Alvo Como? Quando? (Destinatários) (Recomendação de Formato) (Frequência) Parceiros Resumo por escrito das principais informações Periódico: ex. Financeiros do acompanhamento pode ser enviado por Trimestral email. Relatório completo por escrito, impresso, com Momento resumo executivo inicial, focado nos resultados final: Avaliação e no retorno econômico. Equipe do Resumo escrito e apresentação verbal, focada Periódico: ex. Projeto no reconhecimento aos sucessos e Trimestral principalmente a identificar e corrigir os erros que ameaçam o sucesso total ou parcial do projeto. Avaliar o desempenho e as contribuições de cada membro da equipe. Discussão em grupo sobre o relatório completo, Momento seguido de uma discussão em profundidade final: Avaliação sobre as mudanças que o Projeto conseguiu Beneficiados Apresentação verbal, em forma de reunião De tempos em informal, se possível com apoio de material tempos ao audiovisual sobre as mudanças obtidas e a longo do continuidade do Projeto, visando obter um Projeto feedback e controlando o nível de participação. Sociedade em Artigos de Jornal, conferências, mídias sociais, De tempos em Geral páginas de Internet, etc. tempos ao longo do projeto, principalmente após a finalização. 31
  • 32. CONCLUSÃOAcima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a sua execução. O gerentedo projeto deve manter-se alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, masdeve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. Aprincipal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele éo ponto focal das informações, nele convergem informações que ele depois deveráprocessar e divulgar para todo o restante da equipe.O segredo é envolver a equipe, parceiros e beneficiários de tal forma que todos sesintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velhoditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que nãosaia do atoleiro". 32