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Artigo de apoio a gestão de reun

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  • 1. Diretrizes para Reuniões Produtivas
  • 2. Situação ProblemaÉ difícil conseguirem-se reuniões produtivasporque poucos são os que conhecem as regrase as técnicas necessárias. De fato, melhorarconstantemente as reuniões pode ser umameta tão difícil para equipe quantos as metasde melhoria estabelecidas no projeto. Omelhor modo de realizar reuniões produtivasé seguir as diretrizes dadas a seguir desde noinício do projeto.
  • 3. Regras• Usar pautas – As pautas devem conter: • Os tópicos da pauta; • Os apresentadores; • Uma estimativa de tempo; • O tipo do item, se o item requer discussão ou decisão, ou é apenas um aviso; – A pauta geralmente enumera as seguintes atividades: • Aquecimento: atividades curtas (cinco a dez minutos), para liberar a mente das pessoas do mundo exterior e fazê-las concentrar-se na reunião; • Rápida análise da pausa; • Intervalo quando a reunião for longa; • Avaliação da reunião.
  • 4. Regras• Ter um facilitador – As principais responsabilidades do facilitador são: • Manter a discussão concentrada no tópico, e progredindo sempre; • Intervir, se a reunião se dispersar em conversas múltiplas; • Impedir, com muito tato, que qualquer pessoa domine ou seja desconsiderada; • Levar a discussão a um fim.
  • 5. Regras• Fazer atas – Toda reunião deve ter um membro da equipe encarregado de registrar os assuntos importantes e principais questões levantadas, decisões tomadas (incluindo quem concordou em fazer o quê e quando), e itens que o grupo concordou em abordar novamente nessa reunião ou no futuro; – A responsabilidade pela ata deverá ser feita em regime de rodízio.
  • 6. Regras• Esboçar a próxima pauta – Ao fina da reunião, esboce uma pauta para a próxima reunião;• Avaliar a reunião – Analisar e avaliar cada reunião, mesmo que outros itens da pauta excedam o tempo. Incluir decisões sobre o que será feito para melhorar a reunião da próxima vez e algum feedback útil para o facilitador.
  • 7. Regras• Respeitar a “regra das 150 quilometros” – Uma vez começada a reunião, todos devem dedicar-lhe atenção total. Ninguém deve ser chamado para fora da reunião, a menos que seja por algo tão importante que poderia interrompê-la mesmo quando estivesse a 100 milhas de distância do local de trabalho.
  • 8. Técnicas para Discussões Eficazes
  • 9. Como Estabelecer Sistemas de Registros• Bons registros de projetos são úteis por várias razões: – Bons registros ajudam os novos membros a se interarem e os antigos a se manterem informados dos desenvolvimentos; – Registros e ilustrados ajudam a educar e conquista o apoio das pessoas da organização, que podem não ter tempo de ler ou ouvir longos relatórios; – Frequentemente fazem-se circular amplamente apresentações sobre um projeto bem-sucedido, pelo companhia, a indústria ou empresas locais. Registros atualizados tornam mais fácil a preparação dessas apresentações
  • 10. Como Estabelecer Sistemas de Registros• Bons registros de projetos são úteis por várias razões: – À medida que o projeto progride, a equipe pode precisar analisar os passos anteriores para rastrear problemas ou erros. Bons registros tornam isso mais fácil.
  • 11. Registros da Reunião• Pautas – Lista de ações: relembra os itens “a fazer” decididos durante a reunião, anotando quem concordou em fazer o que e para quando; – Lista de ações futuras: relembra os itens para ação ou discussão que a equipe concorda serem importantes, mas que devem ser tratados mais tarde. Colocando os itens nesta lista saberemos que eles não serão perdidos ou esquecidos e pode ser ressuscitados em uma futura reunião.
  • 12. Registros da Reunião• Atas da Reuniões da Equipe de Projeto – São importantes pois relembram os pontos de discussão, tarefas a ser executadas entre as reunião, decisões tomadas e responsabilidades atribuídas. Ajudam também os gerentes a compreender as questões e desafios que a equipe do projeto enfrenta. Por serem um registro histórico do progresso da equipe, as atas podem fornecer informações úteis para as futuras equipes que farão outras melhorias no mesmo processo. – As atas devem conter: data, hora, nomes dos participantes, tópicos discutidos, procedimentos usados, principais pontos decididos, ação, tarefas a serem executadas, itens adiados,etc.
  • 13. Registros da Reunião• Formulário Alternativo para Registros de Reuniões – O preenchimento de um formulário de registro de reuniões é uma alternativa prática às atas convencionais. As equipes de projeto podem usá-la ao invés de lavrar atas em cada reunião.
  • 14. Registros da Reunião• Modelo do Livro Ilustrado – Documento o projeto por meio de figuras e gráficos descritivos acompanhados de um texto simples; – Fácil de usar, manter e ler, e ajuda a equipe a ter presente as fases mais marcantes que o projeto passou; – Construído na forma de fluxograma, com uma série de informações em blocos nos quais estão inseridos as decisões ou etapas importantes do processo; – Apresenta os dados, conclusões ou planos correspondentes.
  • 15. Registros da Reunião• Modelo do Livro Ilustrado – Funcionamento – O líder da equipe de projeto deve começar esse tipo de relatório antes da primeira reunião, preenchendo os três primeiros blocos – nome do projeto, por que foi selecionados e metas para a melhoria; – Na primeira reunião, distribuir as cópias desses blocos, para ajudar a explicar a missão da equipe. A medida que o projeto progride, acrescentar blocos sintetizando cada fase por que passa a equipe ou cada informação importante que ela descobre.
  • 16. Metas das Primeiras Reuniões• As metas da primeira reunião da equipe são construídas em torno de três temas: – Construir o relacionamento entre os membros da equipe; – Aprender sobre o movimento de qualidade; – Começar a trabalhar sobre a melhoria desejada Dica: Evite a tentação de mergulhar diretamente no projeto – será melhor, no longo prazo, que você tenha gasto, no início, aproximadamente o mesmo tempo em todos os três aspectos . Concentrar-se primeiramente na criação da equipe – muitas equipes dedicam 3 reuniões ou mais inteiramente às atividades de criação da equipe.
  • 17. Metas das Primeiras Reuniões• As Metas de Criação da Equipe – Travar conhecimento uns com os outros: conhecer preferências, qualificação, passado e descobrir o jeito de cada um quanto ao aprendizado e trabalho. Trocar elogios sem acanhamento e discordar sem receio; – Aprender a trabalhar como equipe: quando a equipe é heterogênea, é preciso dar certo tempo para que o grupo se torne uma equipe. Deve-se descobrir os modos de usar as forças de cada um; – Discutir as questões de tomada de decisões: discutir como serão tomadas as decisões. As decisões importantes cabem a equipe toda e todos os membros devem aprovar as decisões que afetam o curso dos trabalhos da equipe; – Determinar os serviços de apoio: xerox, materiais para a reunião;cc
  • 18. Metas das Primeiras Reuniões• As Metas de Criação da Equipe – Estabelecer as regras básicas para as reuniões: • Assiduidade: as equipes devem ter alta prioridade às reuniões, encarando-se quase como sagradas. Discutir as razões aceitáveis para faltar a uma reunião e estabelecer um procedimento para informar o líder sobre a ausência de um membro a uma reunião; • Pontualidade: começar e terminar na hora certa, pois facilita a programação do tempo de todos e evita desperdício de tempo; • Horário e local das reuniões: estabeleça um horário e local regulares para as reuniões e um procedimento para avisar os membros sobre as reuniões; • Reuniões mensais com a equipe de orientação: faça com que o líder da equipe discuta o objetivo dessas reuniões, e quando e onde serão realizadas;
  • 19. Metas das Primeiras Reuniões• As Metas de Criação da Equipe – Estabelecer as regras básicas para as reuniões: • Participação: Cada membro da equipe tem condições de fazer uma contribuição específica para o projeto. Insistir na importância, tanto de falar livremente quanto ouvir atentamente. Se houver participação desigual dos membros, cabe ao líder equalizar. • Cortesia básica que orienta as conversações: ouçam-se uns aos outros atenta e respeitosamente, não se interrompam, cada um conversa por vez e assim por diante; • Tarefas: Muito trabalho da equipe é realizado entre as reuniões. Quando os membros recebem tarefas e executar, é importante que as completem no devido tempo; • Interrupções: decidam quando serão ou não toleradas; • Rodízio de tarefas rotineiras: decidam quem será responsável pela preparação da sala de reuniões e outras tarefas rotineiras de manutenção e como fazer rodízio dessas tarefas entre os membros da equipe;
  • 20. Metas das Primeiras Reuniões• As Metas de Criação da Equipe – Estabelecer as regras básicas para as reuniões: • Pautas, atas e registros: o líder da equipe é responsável pela manutenção dos registros das reuniões: pautas, atas, relatórios e assim por diante. Contudo, geralmente os membros da equipe se revezam na responsabilidade de lavrar atas, escrever relatórios e às vezes estabelecer as pautas. Decidir como isto será feito na equipe, como será alterado e quem terá acesso a eles; • Outras normas ou regras básicas: que outras diretrizes são importantes para a equipe? Discutir as normais tácitas.
  • 21. Metas das Primeiras Reuniões• Metas Educacionais – Explorar as questões de qualidade; • Panorama do movimento da qualidade; • Qualidade; • Equipes e Trabalho em equipe; • O Princípio de Pareto; • A Regra dos 85/15; • Processos; • Clientes e Fornecedores; • Complexidade; • Variação.
  • 22. Metas das Primeiras Reuniões• Metas Educacionais – Aprender a Abordagem Científica • Definições operacionais; • Ferramentas para coleta de dados; • Ferramentas para análise de dados;
  • 23. Metas das Primeiras Reuniões• Metas do Projeto – Compreender a tarefa; – Entender o processo – Identificar os recursos; – Desenvolver um plano de melhoria; Essas primeiras sessões são um período de aprendizado importante para a equipe. A ânsia de mergulhar na tarefa pode levar as equipes a negligenciar as necessidades educacionais. Tenham calma – incluam equipes, metas educacionais e metas relativas ao projeto. Não tentem realizar todas de uma vez. Gastem tantas reuniões quantas forem necessárias para discutir todas estas questões.
  • 24. Preparação para a Primeira Reunião• O consultor da qualidade e o líder da equipe: – Força propulsora nas primeiras reuniões; – Devem esboçar um plano de melhoria preliminar; – Tratar de todos os detalhes logísticos; – Criar uma pauta que combine os três aspectos da criação de equipes, explorando questões de qualidade e compreendendo o projeto;
  • 25. Preparação para a Primeira Reunião• O consultor da qualidade e o líder da equipe: – Analisar o enunciado escrito da missão, vindo da gerência, e discutir o projeto geral; – Esclarecer os papéis; – Esboçar plano de melhoria; – Identificar os dados pertinentes que existem; – Estabelecer a logística das reuniões; • Mesas cadeiras; • Flipcharts, canetas, fitas adesivas e outros materiais;
  • 26. Preparação para a Primeira Reunião• O consultor da qualidade e o líder da equipe: – Estabelecer uma pauta; – Planejar a melhoria das reuniões;
  • 27. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Antes da chegada dos membros: 1. Chegar cedo; 2. Escrever a pauta da reunião em uma página de flipchart e prendê- la na parede; 3. Escrever o nome do processo designado à equipe e as metas de melhoria desenvolvidas pela equipe gerencial; 4. Escrever o enunciado da missão em uma terceira página; 5. Verificar se todos os materiais necessários à reunião estão disponíveis;
  • 28. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Cumprimentar o pessoal que chega; – Começar: 1. Seja pontual – começar mesmo que alguns membros ainda não tenham chegado, pois e as pessoas souberem que a reunião não esperará por eles, terão um incentivo para chegar na hora; 2. Se as pessoas estiverem conversando, atraia a atenção delas apenas olhando e dizendo: É hora de começar; 3. Apresente-se, explique seu papel: coordenar as reuniões, planejar as reuniões e outras atividades da equipe, e ser a pessoa que centralizará os dados; 4. Analisar a pauta para orientar a equipe nesta reunião;
  • 29. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Aquecimento: 1. Cinco a dez minutos devem ser investidos em exercícios que focalizem a atenção das pessoas na tarefa a ser executada; 2. Na primeira, é interessante utilizar um exercícios para as pessoas se conhecerem melhor; – Peça aos membros que se apresentem (caso isto não foi feito no aquecimento);
  • 30. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Analisar a finalidade da equipe 1. Enunciar a missão vinda da gerência; 2. A partir do flipchart preparado, ler o nome do processo em estudo e as metas de melhoria; 3. Explicar por que você está entusiasmado com o projeto; 4. Mostrar como a empresa como um todo irá se beneficiar dos resultados do projeto; – Explicar as metas da reunião 1. Descreva rapidamente o plano das primeiras reuniões: criar a equipe, explorar questões de qualidade, esclarecer a tarefa e desenvolver mais o plano de melhoria;
  • 31. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Levar as pessoas a familiarizar-se umas com as outras; 1. Enfatizar “nós, como membros de uma equipe, vamos trabalhar juntos para atingir nossas metas”; 2. Investir 20 a 30 minutos em atividades que enfocam o modo como os membros da equipe se relacionarão uns com os outros e trabalharão juntos; 3. Iniciar uma discussão mais profunda sobre o processo; 4. Peça aos membros que descrevam onde enquadram-se nos processos;
  • 32. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Defina os papéis; 1. Descrever seu papel como líder da equipe; 2. Explicar o papel do consultor da qualidade; 3. Explicar os papéis dos membros da equipe (enfatizar a contribuição para a compreensão do processo e a coleta e análise de dados); 4. Discutir como a equipe tirará conclusões e desenvolverá as melhorias propostas e estabelecerá ligações com outros trabalhadores da empresa; 5. Descrever a equipe de orientação (quem pertence e sua finalidade);
  • 33. Como Realizar a Primeira Reunião• Instruções guia para o líder de equipe ou outro facilitador ao longo da primeira reunião: – Estabelecer as regras básicas; – Complete a pauta;
  • 34. Avaliações• A auto-crítica é a principal fonte de feedback para uma equipe e o único meio de evitar que os problemas passem despercebidos por muito tempo;• Realizar a avaliação da reunião ao final ou, em reuniões onde os membros irão cansar-se muito, no meio da reunião;
  • 35. Avaliações• Construir cada avaliação em torno de dois pontos: – Eficácia: Estamos fazendo as coisas certas? – Eficiência: Estamos fazendo corretamente as coisas:• Em reuniões, realizar: – Avaliação geral: Como foi a reunião? Do que não gostamos? Como foi o ritmo? Fluxo? Tom?... – Avaliação focalizada: Em que situação ficamos quanto a este assunto? Procuramos problemas no sistema em vez de jogar a culpa em pessoas? Discutimos bem as informações? Com clareza? Com precisão? Respondemos bem às perguntas uns dos outros? Qual é nosso grau de satisfação quanto às respostas às nossas perguntas?
  • 36. Avaliações ExemplosNossa reunião hoje foi:Ótima 1 2 3 4 5 6 PéssimaBem focada 1 2 3 4 5 6 DispersivaEstimulante 1 2 3 4 5 6 Sonolenta.....Classificaríamos nossos métodos como: A Abordagem Científica 1 2 3 4 5 6 Chutes Cooperativos 1 2 3 4 5 6 Individualistas.....
  • 37. Reuniões Regulares Projetar a reunião • Criar a Pauta; •Projetar o Formulário; Conduzir a reunião Coletar as •Aquecimento e análise informações de pauta; •Discutir os itens; necessárias para •Identificar atividades deprojetar a próxima follow-up; reunião •Avaliar a reunião; •Identificar atividades Executar tarefas entre as reuniões
  • 38. Reuniões Regulares Modelo de Progresso Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções
  • 39. Reuniões Regulares Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções•Discutir o enunciado da missão;•Criar um plano de melhoria.
  • 40. Reuniões Regulares Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções•Começar a construir a equipe;•Estabelecer as regras básicas e a logística;•Discutir questões de qualidade;•Educar os membros da equipe sobre ferramentaspara melhoria de qualidade;
  • 41. Reuniões Regulares Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções•Descrever o processo ou problema;•Localizar problemas;•Procurar as causas básicas;•Testar e aperfeiçoar procedimentos de coleta dedados;
  • 42. Reuniões Regulares Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções•Procurar padrões nos dados;•Explorar soluções alternativas;•Desenvolver estratégias para continuar a melhoria;
  • 43. Reuniões Regulares Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções•Voltar para começar nova investigação;•Projetar ou reprojetar o produto ou o processo;•Padronizar os procedimentos;•Estabilizar o processo;•Monitorar os resultados de todas as mudanças;•Documentar progresso
  • 44. Reuniões Regulares Analisar osEstabelecer as Educar e Criar a Investigar o Tomar Medidas dados e buscar Encerramento metas Equipe Processo Apropriadas soluções•Avaliar a eficácia da equipe;•Avaliar os resultados do projeto;•Organizar arquivos;•Fazer apresentação final;•Recomendar atividades de follow-up.
  • 45. Reuniões de Equipe: Projetos e Orientação• Interações positivas entre estas equipes aumentam a chance de sucesso;• Estrutura: – Discutir problemas que a equipe de projeto enfrenta; – Revisar o plano de melhoria; – Comemorar o progresso feito; – Trabalhar em conjunto para melhorar o processo;
  • 46. Reuniões de Equipe: Projetos e Orientação• Finalidades das reuniões: – Manter os membros da equipe de orientação atualizados sobre os progressos feitos desde a última reunião; – Dar-lhes uma oportunidade de ajudar a equipe de projeto a identificar e superar obstáculos ao êxito do projeto; – Dar às equipes uma oportunidade de esclarecer questões ambíguas.
  • 47. Bibliografia• Times da Qualidade – Peter Sholtes;• Manual do Líder – Peter Sholtes;• Como Gerenciar Reuniões – Harvad Business Review;