Le circuit de la thèse à l'UBO

1. Diffusion électronique des
thèses et sujets de thèses
à l’UBO depuis le 1er janvier 2012
par Violaine Garguilo, juin 2016

2. 2
Diffusion des sujets de
thèses en préparation
À l’UBO depuis 2013
dés l’inscription en doctorat
(ou la réinscription)
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

3. 3
Diffusion des sujets de thèse
• Depuis 1968 : une tradition en SHS via le
Fichier Central des Thèses (FCT)
• Depuis 2011 : possible dans toutes les
disciplines -> sujets de thèses publiés sur
Theses.fr
• Depuis 2013 : à l’UBO pour toutes les
disciplines
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

4. 4
STEP
• STEP (Signalement des Thèses En
Préparation)
 Mise en place en 2011 par l’ABES (Agence
Bibliographique de l’Enseignement Supérieur) :
application optionnelle pour les établissements
souhaitant signaler leurs sujets de thèses en cours
 102 établissements dans STEP sur 125 habilités à délivrer le
doctorat en nov. 2014 (4 universités et 19 grandes écoles
manquantes)
 Interconnectée depuis 2013 avec Apogée, la base de
la scolarité
 publie les sujets de thèses en préparation sur Theses.fr, moteur
de recherche des thèses de doctorat françaises
 donne la main aux doctorants pour l’enrichissement de leur
fiche de thèse en préparation par l’envoi d’un mél automatique
attribuant un identifiant et un mot de passe
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

5. 5Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
STEP et le doctorant (1)
• Sur STEP le doctorant peut :
éditer les données relatives à sa
personne
 mettre à jour ses coordonnées, modifier
son mot de passe (recommandé)
éditer les données relatives à sa thèse
 ajouter un résumé du projet, des mots-
clés…
demander une attestation

6. 6
STEP et le doctorant (2)
• Sur STEP le doctorant ne peut pas :
modifier l’école doctorale de rattachement
modifier le nom du directeur de thèse
• En revanche il peut :
intervenir sur le titre pour des corrections
mineures (accents, orthographe...), mais un
changement plus important doit être validé
par le directeur de thèse et enregistré par
l’École Doctorale
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

7. 7
Theses.fr
• Moteur de recherche national des thèses
françaises créé par l’ABES en juillet 2011 :
http://www.theses.fr/
 signale toutes les thèses soutenues depuis 1985 (papier +
électronique)
 donne accès au texte intégral des thèses diffusées sous
forme électronique par les établissements
 signale les thèses publiées par des éditeurs commerciaux
 signale les thèses en préparation dans les établissements
engagés dans STEP
 prévoit de s’enrichir avec :
 les thèses auto-archivées sur TEL par leurs auteurs
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

8. 8Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
Theses.fr et l’internaute
• Bouton Signaler une erreur -> tout
internaute peut signaler une erreur sur
une fiche de thèse
• Message de l’internaute transmis au
correspondant STEP de l’Université qui
sollicite l’École doctorale concernée
avant de corriger l’erreur

9. 9
Dépôt et diffusion des thèses
sous forme électronique
à l’UBO depuis le 1er janvier 2012
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

10. 10
Cadre règlementaire : nouvel arrêté
de 2016
• L’arrêté du 7 août 2006
avait introduit le dépôt électronique des
thèses mais laissait encore le choix aux
établissements entre dépôt papier et dépôt
électronique
• L’arrêté du 25 mai 2016
impose à tous les établissements le dépôt
électronique
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

11. 11
A l’UBO
• Dépôt papier jusqu’en 2011
• Dépôt électronique depuis le 1er janvier
2012
vote du CS le 24 mars 2011en faveur du
dépôt électronique des thèses
vote du CA le 6 octobre 2011et adoption
d’une charte précisant les modalités de dépôt
et de diffusion des thèses électroniques
(charte qui sera mise à jour en 2016)
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

12. 12
Pourquoi un dépôt électronique ?
• Pour un accès facilité au texte intégral
• Pour une diffusion des thèses plus large via
Internet
• Pour une visibilité internationale
• Pour une conservation pérenne des thèses
• Pour des plagiats plus facilement repérables
• Pour participer au mouvement de l’Open Access
pour un accès libre aux résultats de la recherche
scientifique
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

13. 13
Cadre règlementaire : cas du dépôt
électronique
• Des obligations pour le doctorant :
 déposer la thèse un mois avant la soutenance (soutenance
conditionnée par le dépôt de la thèse)
 fournir la thèse sous forme électronique selon les prescriptions de
l’établissement et fournir les métadonnées nécessaires à la
description de la thèse
 Faire un 2d dépôt dans les 3 mois qui suivent la soutenance si des
corrections ont été demandées par le jury
• Des obligations pour l’établissement :
 procéder au dépôt de la thèse et des métadonnées dans
l’application nationale STAR
 assurer (sauf cas de confidentialité) la diffusion de la thèse au sein
de la communauté universitaire (la mise en ligne de la thèse sur
internet étant subordonnée à l’autorisation du nouveau docteur)
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

14. 14
Diffusion des thèses électroniques
à l’UBO
• Thèses confidentielles : pas de diffusion
• Thèses non confidentielles :
Si l’auteur autorise sa diffusion sur
Internet -> diffusion sur l’archive
ouverte TEL
Si l’auteur n’autorise pas sa diffusion
sur Internet -> diffusion en extranet à
la communauté universitaire
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

15. 15
TEL
• TEL (Thèses En Ligne)
 Portail de l’archive ouverte HAL créé en 2000 par le
CCSD
 permet l’auto-archivage des thèses de doctorat et
habilitations à diriger des recherches (HDR)
 permet la diffusion des thèses électroniques par les
établissements de soutenance
 permet la création de collection par les établissements ->
collection créée pour l’UBO à l’adresse
http://tel.archives-ouvertes.fr/UBO-THESE/ (347 au 1er
juin 2016)
 alimente le portail des thèses européen DART-Europe et
la bibliothèque numérique européenne Europeana
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

16. 16Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
TEL : collection de l’UBO
http://tel.archives-ouvertes.fr/UBO-THESE/

17. 17
Comment déposer sa thèse (1)
• 1 mois avant la soutenance : le doctorant doit
prendre contact avec le secrétariat des
bibliothèques universitaires et lui faire parvenir :
 Le formulaire d’autorisation de diffusion rempli et signé
 Le fichier pdf de sa thèse complète
 + éventuellement le fichier pdf de sa thèse expurgée des
documents sur lesquels il n’a pas les droits
 Un fichier autorisant la copie comprenant :
 un titre en anglais
 un résumé en français (1700 caractères maximum espaces comprises)
 un résumé en anglais (idem)
 des propositions de mots-clés en français et en anglais
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

18. 18
Comment déposer sa thèse (2)
• Pendant la soutenance :
Le président du jury complète le
formulaire d’autorisation de diffusion
indique si la thèse est confidentielle et
précise si la confidentialité est illimitée ou
donne la date de fin de confidentialité
indique si la thèse doit être corrigée avant
diffusion
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

19. 19
Comment déposer sa thèse (3)
• Si des corrections ont été demandées par
le jury avant diffusion
Dans les 3 mois qui suivent la soutenance,
le doctorant doit faire un second dépôt au
secrétariat des bibliothèques universitaires :
Un mél ou CD comprenant le ou les fichiers pdf de
sa thèse (version complète et expurgée), les
résumés et mots-clés
Le formulaire de second dépôt signé par son
directeur de thèse
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

20. 20
Comment déposer sa thèse :
précisions
• Le dépôt de la thèse est obligatoire, même si l’auteur
n’autorise pas sa diffusion sur Internet (la thèse sera alors
diffusée sur l’extranet de la communauté universitaire)
• L’auteur peut demander à ce que la diffusion de sa thèse
soit différée à une date qu’il choisit -> dans ce cas sa
thèse est diffusée immédiatement sur l’extranet et plus
tard sur Internet
• Le dépôt de la thèse est obligatoire, même en cas de
confidentialité (la thèse sera alors archivée mais non
diffusée)
• Les fichiers pdf de la thèse doivent être validés par
l’application Facile (http://facile.cines.fr/)
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

21. 21Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
Circuit de la thèse à l’UBO
Apogée
Step
Star
Theses.fr
Professionnels
Tout public
Professionnels
+ doctorants
TEL Sudoc
ED
BU
CINES
Plateforme
ABES
Extranet (communauté
universitaire)
HAL-UBO
et TEL-UBO
Catalogue UBO

22. 22
Plus d’infos ?
• Sur nos pages web (en cours de
mise à jour)
• Pour joindre le secrétariat des BU pour le
dépôt de la thèse :
depot.these@univ-brest.fr
• Pour joindre les bibliothécaires pour toute
autre question liée à la diffusion de la
thèse :
theses@univ-brest.fr
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

23. 23Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
Merci de votre attention !