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  • JISC = Joint Information Systems Committee (UK) We offer leadership and support to UK educational organisations at a local, national and international level. We provide resources, knowledge and expertise that colleges and universities would struggle to source individually.

Transcript

  • 1. Atelier de dépôt dans HAL Françoise Gouzi Correspondante HAL UTM Université Toulouse 2-Le Mirail
  • 2. Introduction : une vidéo très pédagogique sur l’open access ! “Pourquoi publier en Open Access?”:
  • 3. 1. Contexte économique et historique 1.1. L’édition scientifique 1.2. Le Libre Accès et les archives ouvertes
  • 4. 1.1. L’édition scientifique  L’abonnement ne confère plus les droits de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire et marchandisation de l’information  En cas de désabonnement, perte totale  Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur
  • 5. Le patrimoine scientifique à l’ère numérique
  • 6. 1.2. Le libre accès et les archives ouvertes  Potentiel des nvx supports électroniques  Crise du système traditionnel  Augmentation régulière journaux et articles produits  Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation,  MAIS les budgets des BU stagnent ! Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO  alerte du corps enseignant et administrateurs sur la crise provoquée par la croissance du coût des abonnements aux revues savantes.
  • 7. PUBLICATION dans des revues en Libre Accès Voie dorée ou Gold Access AUTOARCHIVAGE : les chercheurs déposent leurs articles  réservoirs dediés (archives ouvertes) Voie verte ou Green Access
  • 8. 2. La plateforme HAL 2.1. Contexte 2.2. Caractéristiques de HAL 2.3. Visibilité mondiale
  • 9. 2.1. Contexte : engagement et incitation Quand ? 2006 … 2013 Quoi ? Convention de partenariat inter-établissements en faveur des archives ouvertes et de la plate-forme mutualisée et centrale HAL Qui ? AMUE, CPU, CGE, 22 établissements « se doter de moyens d’identification, de diffusion, de valorisation et de suivi de la production scientifique de leurs EC et C. » Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, Commission Européenne (Horizon 2020)
  • 10. 2.2. Caractéristiques de HAL  Plateforme à vocation nationale  Créée par le CCSD en 2001 (INRIA, l’INSERM, l’INRA, l’IRD, le CEMAGREF…etc)  Plateforme unique, avec des points d’entrée spécifiques : HAL-SHS, TEL, Medihal
  • 11. Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système de « versionning » La « référence bibliographique » sur HAL  peut être supprimée
  • 12. Pense-bête avant dépôt  Regarder dans HAL-SHS ou dans ma collection HAL si j’ai déjà des dépôts et lesquels  Un dépôt peut être visible dans plusieurs collections ou portails HAL (les dépôts sont tamponnés automatiquement en fonction de l’affiliation labo code alpha-num UMR ou EA)  Avertir les co-auteurs lors d’un 1er dépôt.
  • 13. …les contenus déposés ne sont pas évalués  La grande majorité des dépôts dans HAL sont des post-publications (présence DOI)  E-ISSN / ISSN  Validation des métadonnées par le CCSD
  • 14. Sur env. 140 portails 2.3. Visibilité mondiale
  • 15. Quelques chiffres….  Texte intégral : 282.435 (18% SHS)  Dépôts / mois : environ 2800  Auteurs référencés : 600.000  Portails HAL : 94  Collections HAL : 2563
  • 16. 3. La situation locale 3.1. Une stratégie d’accompagnement 3.2. Les arguments pour le chercheur
  • 17.  1 référent HAL pour votre équipe  1 politique interne au labo ou mandat  Inciter les membres de l’unité à déposer leur production  Informer sur les aspects techniques et juridiques de HAL  1 collection HAL pour votre équipe  Augmenter la visibilité de la production de l’équipe  Export automatique de listes pour vos rapports d’activité  Eviter multiples saisies (rapports, site web) 3.1. Une stratégie d’accompagnement
  • 18. Accord CCSD / UTM (2011)  Signature d’un protocole de mise à disposition d’un portail HAL entre le CCSD et l’UTM (19/04/2011)  CCSD mise à disposition gratuite et archivage à long terme des documents (30 ans /CINES)  UTM  1 chargée de mission AO (VP Commission Recherche)  Promotion, accompagnement et formation des chercheurs au dépôt en texte intégral, collections HAL, référents HAL…
  • 19. Le portail HAL-UTM 13 collections/ 19 équipes et UMR 3316 6437
  • 20.  Visibilité nationale et internationale…  Le libre accès…augmente le taux de citation  Diffusion et visibilité : Google, Google Scholar, Isidore …  Liens avec la communauté scientifique  Un dépôt unique et simplifié  Mise en ligne rapide et simple des résultats  Datation des dépôts : antériorité scientifique  Archivage à long terme : pérennité et citation stable  Des services en plus  Export de liste de publications  Statistiques de consultations, alertes  CV (HAL V.3) 3.2. Les arguments pour le chercheur
  • 21. Un article visible dans une archive ouverte est 2 fois plus cité qu'un article non déposé en archive ouverte (étude comparative de l'Université de Liège sur 2 échantillons d'articles : nombre de citations des articles référencés dans le Web of Science et Scopus, déposés ou non dans l'archive ouverte Orbi de l'institution.) Source
  • 22. Réseaux sociaux VS Archives ouvertes Privé/Public Accès restreint Quid ID chercheur ? Quid stockage pérenne ? …. En savoir plus http://openarchiv.hypotheses.org/1883
  • 23. 4. La question des droits 4.1. Le contrat auteur-éditeur 4.2. Les sites web ressources
  • 24. 4.1. Le contrat auteur-éditeur  Lisez vos contrats !  APRES publication SOUS contrat : 1. Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version auteur du document en Archives Ouvertes 2. Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du doc., il doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles d’embargo  APRES publication SANS contrat : l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas un frein
  • 25. Tout document déposé dans HAL est protégé par le droit d’auteur (date dépôt et ID unique) Plus un article est visible plus il est risqué de le plagier ! AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte Vous pouvez déposer la version auteur de votre document dans tous les cas
  • 26. Rappel : type de fichiers à déposer  Fichier auteur, avant soumission  Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les corrections du comité de lecture  Version post-print est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture (final draft)  Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (pagination et mise en page) – soumis à embargo éventuel
  • 27. 4.2. Les sites web ressources  SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’auto-archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)  HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour les éditeurs français.  DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des éditeurs espagnols
  • 28. Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?  Soit, déposez votre fichier auteur !  Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il centralisera les demandes par éditeur.  http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »
  • 29. 5. Déposer dans HAL 5.1. Les étapes du dépôt 5.2. Les notices bibliographiques 5.3. Les services en plus
  • 30. 5.1. Les étapes du dépôt Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes : a. Identification b. Sélection du type de document c. Saisie des métadonnées d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s) e. Transfert des fichiers f. Droits et récapitulation des données saisies
  • 31. a. Identification  Se connecter au portail HAL UTM http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/  S’identifier (rubrique “S’authentifier”) via votre compte personnel
  • 32. b. Sélection du type de document Une fois dans votre “espace”, cliquer sur l’onglet “déposer” Sélectionner dans la liste le type de doc. dans les sous-menus successsifs.
  • 33. c. Saisie des métadonnées Remplir attentivement le formulaire = champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL) Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge) si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est déjà ds HAL. Attention aux doublons ! Champ mots clefs (5 ou plus) séparés par “;” (non oblig pr notice et PDF ms recommandé !!). Evitez de reprendre les mots du titre. Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!) Vous assure un meilleur référencement sur le web
  • 34. d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s)  Ajout < Nouvel auteur (champ libre) voir si vous êtes déjà ds HAL)   Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL  Sélectionnez votre laboratoire dans liste déroulante contrôlée  Tapez le début, validez  Champ Equipe (champ libre) pour signaler les axes ou équipes thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé utilisé) "liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement la qualité de la mention de la structure.
  • 35. e. Transfert ou dépôt des fichiers L’intitulé du fichier doit être court Choisir format : fichier PDF “Parcourir” : télécharger le fichier depuis clef USB ou ordinateur Cliquer sur “Transférer”
  • 36. f. Droits et récapitulation des données saisies  Renseignez obligatoirement la rubrique “origine des fichiers déposés”  Dépôt fichier “auteur” (le vôtre) ou dépôt fichier “éditeur” (avec accord éditeur pour dépôt en archives ouvertes)  Vérifiez en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones) http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons) http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (éditeurs espagnols)
  • 37. f. Droits et récapitulation des données saisies Relire attentivement la fiche récapitulative Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les étapes précédentes Déterminez le moment du dépôt (embargo si besoin max. 2 ans)  préconisations CNRS A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”
  • 38. 5.2. Les notices bibliographiques Si pas de texte intégral ou raison valable pour ne pas rendre public votre article  Choisir “référence bibliographique seule” dans l’étape 2 (Sélection du type de document)  Renseignez les étapes Métadonnées et Auteurs  Obligation minimum : résumé + mots clefs  Validez
  • 39. Pour des articles de revues déjà en ligne (ex. Persée, Revues.org) Pour ces dépôts, vous utiliserez le champ Commentaires pour signaler : « Disponible en ligne : URL de l’article » et ne déposerez donc qu’une notice bibliographique de l’article.
  • 40. 5.3. Les services : alertes mail Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles publications déposées en choisissant des critères : la fréquence, le type, le domaine, mots clefs.
  • 41. 5.3. Les services : statistiques (chercheur/ laboratoire)
  • 42. Entre mars 2012 et avril 2013
  • 43. 5.3. Les services : export liste publications et CV perso
  • 44. Documentation en ligne L’aide à l’utilisation de HAL : • Les tutoriels de HAL • Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur. • Le guide du dépôt et du bon usage de HAL. Ces documents sont tous accessibles en ligne directement sur le site du CCSD. ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html