Sistemas de Informação da Administração Pública

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3 - Da automatização à inteligência dos processos

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Sistemas de Informação da Administração Pública

  1. 1. http://egovernment.no.sapo.pt Sistemas de Informação da Administração Pública 3 - Da automatização à inteligência dos processos Luís Vidigal Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 1
  2. 2. Da automatização à inteligência dos processos (8 horas) • Olhar os serviços através dos processos • Integrar processos, pessoas e informação • Introdução ao BPM (Business Process Management) • Arquitectura de sistemas e tecnologias de informação • Clarificação da estratégia do negócio • Definição da arquitectura dos processos de negócio • Modelação dos processos elementares ç p • Reengenharia de Processos • Medir o valor e os benefícios para os cidadãos Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 2
  3. 3. O Papel da Arquitectura Fortalecer as relações entre as TIC e o Negócio • Arquitectura do Estratégia do Implementação Negócio Negócio • Processos de • Arquitectura da • Forças externas Negócio Informação • Objectivos do • Estruturas de • Arquitectura Negócio Informação Tecnológica • Política do • Sistemas de • Arquitectura da Negócio g Aplicação pç Solução ç • Locação de • Infra-estrutura Recursos Tecnológica • Estrutura Organizacional Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 3
  4. 4. A importância dos SI / TI Problema Especificação Desenvolvimento Colocado solução solução SI TI Organização Problema Validação Solução Resolvido solução Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 4
  5. 5. Método Learn Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 5
  6. 6. Método Learn Etapa 1 Clarificação da estratégia do negócio • Fase 1 Clarificação da estratégia a médio prazo – Passo 1 Clarificar missão – Passo 2 Clarificar visão – Passo 3 Traduzir a estratégia em objectivos e indicadores a médio prazo • Fase 2 Identificação dos processos de 1º nível – Passo 1 Definição do modelo de contexto externo ( ç (stakeholders) ) – Passo 2 Definição do modelo de processos do 1º nível • Fase 3 Clarificação da estratégia a curto prazo –PPasso 1 Id tifi Identificação das preocupações a curto prazo ãd õ t – Passo 2 Definição dos objectivos e indicadores a curto prazo – Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivos j • Fase 4 Definição das prioridades de intervenção – Passo 1 Elaboração da matriz de cruzamento objectivos/processos – Passo 2 Identificação das prioridades de intervenção nos processos – Passo 3 Definição das prioridades dos projectos e acções Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 6
  7. 7. Método Learn Etapa 2 Definição da arquitectura dos processos de negócio • Fase 1 Definição de cada processo de 1º nível 1 • Fase 2 Decomposição dos processos de 1º nível em sub processos sub-processos • Fase 3 Diagnóstico dos processos aos vários níveis íi – Passo 1 Identificação das preocupações do processo – Passo 2 Definição de objectivos e indicadores do processo – Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivos Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 7
  8. 8. Método Learn Etapa 3 Modelação dos processos elementares p ç p • Fase 1 Definição de cada processo elementar • Fase 2 Identificação das actividades • Fase 3 Diagnóstico do processo elementar g p – Passo 1 Identificação das preocupações do processo – Passo 2 Definição de objectivos e indicadores do processo – Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivos j Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 8
  9. 9. Método Learn Etapa 4 Diagnóstico das actividades p g • Fase 1 Definição das actividades • Fase 2 Levantamento e definição das tarefas ç – Passo 1 Levantamento das operações das tarefas – Passo 2 Redefinição das tarefas ç • Fase 3 Identificação, discussão e aprovação das melhorias – Passo 1 Diagnóstico das tarefas – Passo 2 Identificação das melhorias – Passo 3 Discussão alargada e aprovação das melhorias Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 9
  10. 10. Método Learn • Etapa 5 Planeamento e controlo da implementação do modelo de melhoria contínua – Fase 1 Definição do modelo de melhoria continua – Fase 2 Definição dos gestores e coordenadores de melhoria dos processos – Fase 3 Definição do plano de melhoria – Fase 4 Implementação e controlo do plano de melhoria • Etapa 6 Planeamento dos sistemas de informação – Fase 1 Identificação dos requisitos de informação – Fase 2 Especificação de sistemas aplicacionais –FFase 3 S l Selecção d aplicações i f ã de li õ informáticas áti Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 10
  11. 11. Método Learn • Etapa 7 Controlo da implementação de aplicações informáticas – Fase 1 Parameterização das aplicações informáticas – Fase 2 Aceitação das aplicações informáticas – Fase 3 M F Manutenção do sistema d i f t ã d it de informação ã – Fase 4 Formação dos utilizadores • Etapa 8 Recursos Humanos – Fase 1 Definição de competências e funções – Fase 2 Definição dos critérios de avaliação de desempenho –FFase 3 D fi i Definição d necessidades d f das id d de formação • Etapa 9 Referenciais de qualidade e risco – Fase 1 Diagnóstico de melhorias face às normas da qualidade e do risco – Fase 2 Planeamento e controlo da implementação de melhorias – Fase 3 Adequação do manual de gestão Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 11
  12. 12. Factores diferenciadores do método Learn • Focus na estratégia e na organização como um todo • Aproximação em ambiente de Terapia Organizacional • Cuidar da gestão do conhecimento • Abordagem sistémica e integrada de Processos orientada a Objectos • Operacionalização da estratégia com base na Arquitectura de Processos • Definição de um modelo de melhoria contínua e respectiva equipa • Utilização de técnicas interactivas em tempo real Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 12
  13. 13. Process Intelligence Abordagem tradicional Abordagem de mudança • Bottom upp • Top down p • Modelo organizativo • Modelo organizacional • Racionalização • Inovação ç • Eficiência • Agilidade • Processo = • Processo = Capacidade p para responder a Conj. Actividades estímulos • Abordagem Si té i Ab d Sistémica • Não tem em conta a abordagem sistémica • Abordagem Integrada • Documentos / procedim. procedim • Pessoas P • Controlos • Gestão da Mudança • Gestão de Informação • Gestão d C h i G tã de Conhecimento t Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 13
  14. 14. Estruturas e Processos Estruturas In Out Processos Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 14
  15. 15. Definição de Processo • Conjunto de actividades com uma ou mais j espécies de entrada e que cria uma saída de valor para o cliente Michael Hammer & James Champy • Conjunto de actividades estruturadas e j medidas destinadas a resultar num produto especificado para um determinado cliente ou mercado Thomas Devenport Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 15
  16. 16. Ferramentas de Arquitectura de Processos e Dados Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 16
  17. 17. Fluxos dos processos e seus interfaces Inputs Outputs Factores Sequências Actividades de Decisão Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 17
  18. 18. Registar o Nascimento Hospital Nascimento Cuidados C id d de um filho Primários Subsídio de • Interacções múltiplas Nascimento Reembolso de • Formulários repetitivos p Medicamentos • Pouca consistência Infantário • Duplicação de esforços Seguros • Perca de tempo Habitação ... Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 18
  19. 19. Registar o Nascimento Nascimento Hospital de d um filho filh Cuidados Primários • Uma interacção manual ç Subsídio de S b ídi d B Nascimento R • Múltiplas interacções automáticas Reembolso de O Medicamentos K • Consistência E Infantário R • Não duplicação de esforços ç Seguros • Rapidez Habitação ... Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 19
  20. 20. Três mundos à parte Representação O que é qe DEI Única da Casa um Prédio? Titularidade Tributação Cadastro DGCI DGRN IGP Diferenças p ç preocupantes p Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 20
  21. 21. O mesmo Portugal para todos IMI e IMT DEI Valor Serviços Água, Luz, Telefone, etc. Administração Proprietário Central Licenciamento Administração Ad i i t ã Local SiNErGIC 2015? Informação Predial Única Prioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 21
  22. 22. Reengenharia de Processos • É o repensar fundamental e a reestruturação radical dos d processos organizacionais, que visam alcançar i i i i l melhorias drásticas em indicadores críticos e contemporâneos de d t â d desempenho, t i como custos, h tais t qualidade, atendimento e velocidade Michael Hammer & James Champy ( C (1993) ) • É o repensar fundamental e redefinição radical dos processos para conseguir enormes melhorias no desempenho Michael Hammer & Steven Stanton (1995) Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 22
  23. 23. Workflow “ad hoc” Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 23
  24. 24. Workflow com Regras Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 24
  25. 25. Workflow com Reengenharia Hoje Amanhã Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 25
  26. 26. Personalizar e Reutilizar Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 26
  27. 27. Reengenharia Não faça sempre como fez! Repensar (Why) Realocar Resequenciar (How much) (When) Os 7 Re Relocalizar Reconfigurar (Where) (What) Reduzir Refazer (How much) (How) Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 27
  28. 28. Reengenharia Não faça sempre como fez! • Qual a causa para determinado problema? • Porque fazemos as coisas desta forma? • Este processo continua a ser crítico para o cliente? • Quem faz o quê? • O processo, não p p , poderia ser conseguido com g menos passos? • Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará p g mais valor acrescentado para o cliente? • Os processos acontecem em p p paralelo? Q Quais são executados primeiro, qual a sequência? • Poderemos introduzir novas funcionalidades tecnológicas? Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 28
  29. 29. Fazes da reengenharia de processos Definição fi i ã Definição fi i ã da Visão “To Be” Análise Caracterização ã Custo / “As Is” Benefício Plano de Avaliação Transição Definição Implementação das Métricas Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 29
  30. 30. Reengenharia de processos • O que se pretende obter com o processo; • Quem intervém no processo e com que responsabilidade; • Onde é executado o processo, em que estruturas ou serviços; tt i • Como é executado o processo, qual o suporte tecnológico inerente; • Q l a sequência mais adequada d Qual êi id d de procedimentos e tarefas; • Que recursos são necessários. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 30
  31. 31. O que aprendemos da Reengenharia • A gestão de topo deve apoiar a mudança g p p ç • A cultura organizacional deve ser receptiva • As melhorias e as poupanças devem focar-se nos p ocessos oca se os processos • Os processos devem ser seleccionados com bbase nas necessidades d cidadãos id d dos id dã • Os donos dos processos devem gerir as equipas, o âmbito e as métricas Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 31
  32. 32. Fases da melhoria de Processos •Identificar •Analisar A li •Redesenhar •Implementar Implementar •Avaliar Avaliar Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 32
  33. 33. A irracionalidade do Estado alimenta muitos negócios privados sem acrescentar valor à economia Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 33
  34. 34. Tarefas que (potencialmente) não acrescentam valor • Configurar • Re-trabalhar Re trabalhar • Desacelerar • Gastar e ostentar • Transportar • Assinaturas múltiplas • Mover •C t Contar • Atrasar • Manusear • Armazenar A • Inspeccionar Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 34
  35. 35. Formas de melhorar os processos • Normalizar • Reduzir erros • Usar equipas em rede • A Agrupar trabalho semelhante t b lh lh t • Combinar operações e actividades similares • Reduzir controlos e revisões • Mover a decisão para níveis próximos do p p cidadão • Eliminar dados não utilizados • Remover atrasos artificiais • Assegurar 100% de qualidade • Automatizar tudo o que for possível Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 35

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