Iscte Forgep Nov 2009 Vidigal

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Slides de apoio à disciplina de Simplificação da linguagem administrativa e simplificação de processos, do FORGEP do ISCTE

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Iscte Forgep Nov 2009 Vidigal

  1. 1. Financiamento FORGEP Simplificação da linguagem administrativa e Simplificação de processos Luís Vidigal 17 de Novembro de 2009 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 1
  2. 2. Programa FORGEP 1. Simplificação da linguagem administrativa • Melhorar a relação entre a Administração Pública e os cidadãos: análise da situação de comunicação • Simplificação da comunicação administrativa em Portugal: o caminho percorrido • Princípios da eficácia da comunicação • Especificidades da comunicação através da net 2. Simplificação dos processos • Porque é importante definir e reinventar os processos da administração pública • A necessidade de uma arquitectura de informação no sector público Financiamento Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 2
  3. 3. Evolução da Comunicação FORGEP 3
  4. 4. As quatro perguntas chave de Lasswell (1948) FORGEP Quem Análise do Controlo Diz o Quê Análise do Conteúdo Em que Canal Análise dos Media A Quem Análise da Audiência E com que Efeito Análise dos Efeitos Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 4
  5. 5. Os 6 W da Comunicação Who When FORGEP Quem? Quando? Audiência Periodicidade Atitudes Altura do dia What Why O quê? Porquê? Conteúdo Mensagem Finalidade Contexto Objectivos Where hoW Onde? Como? Localização Logística Nº de pessoas Produção Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal
  6. 6. Modelo de transmissão de Shannon e Weaver (1949) FORGEP Sinal Fonte de Mensagem Sinal Recebido Mensagem Transmissor Receptor Destinatário Informação Fonte de Ruído Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal
  7. 7. Modelo interactivo de Wilbur Schramm (1954) FORGEP Campo de Experiência Campo de Experiência Fonte Codificador Sinal Descodificador Destinatário Mensagem Codificador Descodificador Intérprete Intérprete Descodificador Codificador Mensagem Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal
  8. 8. Representações mentais Modelo de comunicação de A. Moles FORGEP Fidelidade Identificação Integração (Imagem mental) (Imagem mental) Codificação Descodificação Mensagem (canal psíquico) Produção Identificação e selecção de sinais dos sinais conhecidos Emissor Receptor Repertório Repertório Emissor Receptor Repertório Comum Luís Vidigal Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 8
  9. 9. FORGEP Objecto (Charles Peice) (Saussure) Referente (Ogden & Richards) “Idéia” Percebida Cada sinal de comunicação inclui o que vemos e ouvimos (o Significante) e aquilo que nos aparece ou significa para nós (o Significado) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 9
  10. 10. Os “olhos” da nossa cultura FORGEP Cultura Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 10
  11. 11. O equilíbrio perceptivo do Cérebro FORGEP Lado Lado Esquerdo Direito Lógica Rítmo Raciocínio Música Linguagem Imaginação Númerologia Imagens Análise Côr Linearidade Formas Digitalidade Fantasias Abstracção Criatividade Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 11
  12. 12. Um Organograma não é uma Organização FORGEP Imagem real Imagem formal Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal Tulsa, Okla
  13. 13. Produção da Imagem FORGEP Coeficiente de acesso Imagem Audiência Nível de esquecimento Tempo Mensagens voluntárias Mensagens não voluntárias Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 13
  14. 14. Produção da Imagem FORGEP Organização Audiência O que se diz que se faz Outros Eu Organização O que realmente se faz Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 14
  15. 15. Várias imagens duma organização FORGEP Imagem Imagem Objectiva Prospectiva O que é O que deseja Imagem Global Imagem Imagem Subjectiva Pública Como é percebida Generalizada a um grupo social Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 15
  16. 16. Várias imagens duma organização FORGEP Imagem Transmitida Imagem Imagem Desejada Percebida Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 16
  17. 17. Imagem – Conceito de... FORGEP A representação mental na memória colectiva de um estereotipo ou de um conjunto significativo de atributos, capazes de influenciar os nossos comportamentos e modificá-los Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 17
  18. 18. Não há nada na mente que não tenha estado nos sentidos FORGEP • Visão • Audição • Tacto • Olfacto • Gosto Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 18
  19. 19. Geralmente lembramo-nos: FORGEP • 10% do que lemos • 20% do que ouvimos • 30% do que vemos • 50% do que vemos e ouvimos • 70% do que dizemos quando falamos • 90% do que dizemos quando fazemos algo TREICHER, D.G. Are You Missing the Boat in Training Aids? Film and AV Communications, 1, 14-16, 1967 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 19
  20. 20. FORGEP Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 20 Luís Vidigal
  21. 21. Filtragem FORGEP Purificação Condensação Organização Informação Análise Dados em bruto Apresentação Recolha Conhecimento Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 21
  22. 22. Objectivo da imagem organizacional FORGEP Acumular uma imagem positiva, exclusiva e perdurável, que reforce todas as actividades da organização, mediante a obtenção de um consenso público e de uma personalidade própria Uma sociedade consumidora de produtos é uma sociedade consumidora de imagens Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 22
  23. 23. Relações administração / cidadão FORGEP Informação Administração Cidadãos Pública Consulta Administração Cidadãos Pública Participação activa Administração Cidadãos Pública Parceria governativa Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 23
  24. 24. Princípios para envolver os cidadãos na política governativa FORGEP 1. Empenhamento dos políticos, dirigentes e funcionários 2. Direitos de acesso e opinião 3. Clareza nos objectivos e limites 4. Tempo desde o início e em todas as fases 5. Objectividade rigor, acessibilidade e equidade 6. Recursos para apoiar o relacionamento com os cidadãos 7. Coordenação e coerência, evitando a “fadiga da consulta” 8. Contabilização dos contributos dos cidadãos 9. Avaliação dos resultados produzidos 10. Aumentando a Cidadania Activa Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 24
  25. 25. Cidadania activa e Governança FORGEP O Cidadão como parte interessada Cidadania Activa O Governo decide O Cidadão decide O Cidadão monitoriza O Governo monitoriza Governança O Governo como parte interessada Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal Luis Vidigal25
  26. 26. Manter a legitimidade e a confiança social FORGEP Aumentar o relacionamento entre os órgãos da AP Confiança dos Cidadãos Fortalecer a relação entre os cidadãos e a AP Cidadania activa Democracia Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 26
  27. 27. Simplicidade na Wikipédia FORGEP Simplicidade é a ausência de artifícios, extravagâncias e excessos de ordem material, social ou psicológica; é viver do que há na sua essência. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 27
  28. 28. FORGEP Usabilidade O caso específico da Web Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 28
  29. 29. Usabilidade FORGEP É a eficácia, eficiência É um atributo de e satisfação com qualidade usado que um conjunto para aferir a específico de facilidade de utilizadores utilização de consegue cumprir interfaces entre um conjunto sistemas concreto de tarefas informáticos e num determinado utilizadores ambiente ISO (International Standard Organization) Jakob Nielsen (Usability, 2003) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 29
  30. 30. Corolários da Usabilidade FORGEP • Fácil de aprender • Difícil de esquecer • Minimizar o peso do trabalho • Reduzir a carga de trabalho • Encorajar e premiar a experimentação • Antecipar e perdoar erros • Proporcionar sempre feedback • Satisfatório e se possível agradável Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 30
  31. 31. Benefícios da Usabilidade FORGEP • Reduzir o nível de experiência inicial necessária dos utilizadores para dominar o sistema • Reduzir os custos de formação • Melhorar a performance geral do sistema • Reduzir os erros • Aumentar a satisfação no trabalho • Reduzir custos gerais • Menos solicitações ao serviço de apoio (help desk) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 31
  32. 32. Estágios da Concepção Centrada no Utilizador FORGEP • Pesquisa e Planeamento: Estabelecimento da direcção do projecto, objectivos, valores de brand e necessidades dos utilizadores. • Conceptualização: Criação de modelos detalhados de tarefas correntes e futuras (eventualmente, reconceptualizadas) e organização de tarefas e conteúdos. • Concepção da Navegação: Definição do modelo navegacional para todas as páginas, e concepção básica (criação de templates) das páginas mais importantes. • Desenho Detalhado de “Páginas”: Integra os aspectos relacionados com a apresentação, conteúdos e interacção em diversos tipos de página. (e durante todo este processo, TESTAR sempre!) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 32
  33. 33. Concepção e design de sistemas As Quatro Dimensões FORGEP • Navegação efectiva – Os utilizadores encontram facilmente os serviços propostos? • Concepção dos conteúdos – O que está disponível é o que os utilizadores querem? • Design Gráfico atractivo – A apresentação visual pode reforçar o valor da experiência de utilização e facilitar a compreensão dos conteúdos? • Interacção eficiente – Os utilizadores podem agir sobre os conteúdos e funcionalidades com facilidade? Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 33
  34. 34. Factores (objectivos) de Avaliação de Usabilidade FORGEP • Facilidade de Aprendizagem • Eficiência de Uso • Memorabilidade • Frequência e Severidade dos Erros • Satisfação Subjectiva Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 34
  35. 35. Navegabilidade FORGEP •Onde estou? •Onde posso ir? •Como vou? •Como regresso? Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 35
  36. 36. Será que é fácil tornar o texto inteligível? As antigas propostas / fórmulas FORGEP • Um vocabulário comum – regulado pelo critério de extensão da palavra • Uma estrutura simples – medida pelo critério do tamanho da frase A proposta básica era de que os conceitos complexos poderiam ser explicados através de: • Linguagem simples • Vocabulário comum • Frases curtas • Voz ativa do verbo Inteligibilidade de um texto (Leffa, 1996, Dale, Chall, 1948; Flesch, 1951; Fry, 1968) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 36
  37. 37. A importância das vírgulas... FORGEP Se os homens soubessem o valor que têm as mulheres, ficariam de joelhos aos seus pés. Se os homens soubessem o valor que têm, as mulheres ficariam de joelhos aos seus pés. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 37
  38. 38. Escrever para educar FORGEP • Nas suas produções, o autor estará, muitas vezes a – Reescrever teorias – Simplificar materiais – Elaborar novas idéias teórico-práticas e a compartilhá-las com o leitor – Recapitular em poucos anos uma evolução de muitos séculos de conhecimento acumulado de geração em geração • É uma tarefa gigantesca da educação. Corral Íñigo (2002) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 38
  39. 39. Fases da Comunicação (Wilson, 2001) FORGEP • Concepção da ideia – o emissor decide o que quer transmitir. • Codificação – antes da ideia ser emitida tem que ser codificada com uma linguagem adequada (palavra falada, escrita, linguagem corporal, etc.). • Escolha do canal – o meio ou medium escolhido. • Descodificação – passo em que começa a intervir o receptor e em que este procura acertar no código que o emissor usou, para codificar a mensagem. • Interpretação da mensagem • Resposta (feedback) – informar o emissor que a mensagem foi recebida, que foi ou está para ser compreendida, que foi interpretada e que o receptor está preparado para a próxima porção de mensagem. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 39
  40. 40. Linguagem simplificada (inglês simplificado) FORGEP Três das regras da AECMA (Associação Europeia da Indústria Aeroespacial; www.aecma.org) relativas ao “inglês simplificado”: • As frases com instruções não podem ter mais de 20 palavras • É proibido omitir os artigos em frases onde o substantivo é predominante • Passos sequenciais devem ser expressos em frases separadas Em consequência, este conjunto de regras: • Reduz a ambiguidade • Acelera a leitura • Melhora dramaticamente a compreensão por parte das pessoas cuja primeira língua não é o inglês • Torna a tradução mais barata, mais fácil e melhora a qualidade da tradução automática • Mantém o texto (excelentemente) legível para as pessoas cuja língua nativa é o inglês. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 40
  41. 41. Aspectos fundamentais A Pirâmide Invertida FORGEP Ou a escrita jornalística. Pormenores O que os jornalista aprendem sobre a redacção de notícias para jornais tem todo o cabimento e utilidade no contexto da Web: • Começar com as conclusões (que é tudo o que vai ser lido, se chegar a ser, pela maior parte das pessoas) • Acabar nos detalhes (cuja leitura seja menos relevante) Vantagens: • Os leitores são imediatamente recompensados; • Os leitores percebem o essencial sem terem de investir (ou desperdiçar) tempo. Para reforçar o estilo, a página deve incluir em cima o equivalente a um índice das matérias tratadas (em alguns casos, em que os artigos sejam mais compridos, mais vale incluir um índice real). Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 41
  42. 42. A Pirâmide Invertida FORGEP “For any given thousand words, it's hard to come up with a picture.” - Yuri Englehart Aspectos fundamentais Pormenores Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal http://www.msnbc.msn.com 42
  43. 43. Documentos compridos: assumir o scroll O que há a fazer é essencialmente: FORGEP • Junto ao princípio, incluir um índice com links internos para os conteúdos na própria página; • De ecrã e meio a 2 ecrãs, incluir links de retorno ao índice; • No fim, incluir as opções de navegação geral mais relevantes; • Organizar o conteúdo com bastantes subtítulos e uma organização visual tão despojada e clara quanto possível. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 43
  44. 44. Princípios gerais da “boa escrita” para a Web FORGEP • Fazer tudo para redigir texto: • Objectivo • Correcto • Activo • Interessante • Tentar em cada linha reduzir o rácio sinal/ruído: A profusão de erros e adjectivos mascara o “sinal” (ou mensagem ou conteúdos) com “ruído” que só serve para distrair. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 44
  45. 45. Usar palavras curtas e simples FORGEP Em vez de usar Considerar adquirir obter conclusão fim duplicado cópia elementar simples evidente claro é sintomático de mostra Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 45
  46. 46. Escrita Promocional Caracterizado pelo recurso a linguagem de marketing FORGEP • O Douro, Património da Humanidade reconhecido pela UNESCO, é uma das mais belas paisagens trabalhadas pelo homem que se pode apreciar em todo o mundo e uma das regiões mais memoráveis de Portugal e da Europa. As montanhas em terraços, plantadas com as vinhas do néctar mais sublime que se conhece no mundo, são uma imagem que permanece para sempre na memória de quem um dia, no correr do rio, ao fim de uma tarde num cruzeiro fluvial ou numa das quintas que aceitam hóspedes, tem o privilégio de experimentar um pôr-do-sol sem comparação. Percebe-se finalmente, com a clareza das certezas, porque motivo a palavra usada na língua portuguesa para descrever os lugares com vista é "miradouro". Entre a Régua e o Tua, é ainda possível viajar num comboio a vapor, como em tempos mais elegantes e apreciar os impressionantes panoramas das montanhas de Trás-os-Montes. No alto, enquanto o comboio negoceia a montanha e apita, consegue-se perceber um grupo a saudar a vida com champanhe, num voo de balão. E à noite, numa das Pousadas do Douro, o jantar termina com uma sobremesa conventual e um copo de Vintage, na companhia do seu criador. Paraíso? Sim, em Portugal, a oriente do Porto e a ocidente de Castela. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 46
  47. 47. Texto Conciso Caracterizado por uma redução do texto para cerca de metade do tamanho FORGEP • A região do Douro, no norte de Portugal, foi reconhecida pela Unesco como Património da Humanidade. A região é dominada por montanhas em terraços, plantadas com as vinhas que estão na origem do Vinho do Porto e dos vinhos do Douro, e que proporcionam imagens e experiências memoráveis. A visita ao Douro pode ser feita por carro ou por cruzeiro, havendo diversas opções quer de percursos automóveis quer de navios e programas. Outras experiências possíveis são os passeios no antigo comboio da linha do Tua e os voos de balão. As alternativas de alojamento incluem quintas que aceitam hóspedes, hotéis de charme e Pousadas regionais e históricas. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 47
  48. 48. Uso de Listas Adequado para apreensão imediata (“scannable layout”) FORGEP A região do Douro, no norte de Portugal, é reconhecida pela Unesco como Património da Humanidade, pela sua beleza agreste e impressionante que deve muito ao trabalho do homem. Para o viajante, a região oferece: • Memórias perenes de vistas impressionantes • Cruzeiros fluviais de um a seis dias • Passeios de carro ao longo do Douro, por quintas e montes • Viagens no comboio da linha do Tua • Voos de balão • Hospedagem em quintas, hotéis de charme e Pousadas • Provas de vinhos do Douro e de Vinho do Porto • E muito mais... Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 48
  49. 49. Escrita Objectiva Usando uma abordagem neutra em vez de subjectiva, elogiosa ou FORGEP exagerada (fora isso, igual à primeira) • A região do Douro, no norte de Portugal, encontra-se classificada como Património da Humanidade pela Unesco. A região é caracterizada por montanhas em terraços com plantações de vinha que sobem desde o rio Douro. Este é hoje navegável em toda a sua extensão em Portugal e até Espanha e pode ser percorrido em diversos cruzeiros fluviais de duração variável. São ainda possíveis passeios de automóvel, de comboio a vapor ou em voos de balão. As alternativas de alojamento incluem quintas, hotéis de charme e Pousadas. Muitas quintas estão abertas ao público, no quadro da “Rota do Vinho do Porto”, e proporcionam provas de vinhos do Douro e de Vinho do Porto. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 49
  50. 50. Versão Combinada Recorre simultaneamente à concisão, apreensão, objectividade FORGEP O Douro é Património da Humanidade. Para conhecer a região, cujas vistas estão na origem do termo “miradouro”, pode explorar as seguintes alternativas: • Cruzeiros fluviais de um a seis dias • Passeios de carro ao longo do Douro • Viagens de comboio entre a Régua e o Tua • Voos de balão • Hospedagem em quintas, hotéis e pousadas • Provas de vinhos do Douro e de Vinho do Porto Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 50
  51. 51. FORGEP Factores possíveis para avaliação da Qualidade dos sítios na Internet Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 51
  52. 52. Conteúdos FORGEP 1. Adequado às expectativas dos clientes? 2. Actualizado e rigoroso? 3. Estimulante? 4. Layout e estrutura são fáceis de entender e usar? 5. Exaustivo? 6. Escrita clara e de fácil compreensão? 7. Uso adequado de elementos multimédia? 8. As imagens disponíveis comunicam claramente e acrescentam valor? 9. O conteúdo foi concebido especificamente para a Web? Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 52
  53. 53. Funcionalidade FORGEP 1. Os serviços nucleares da organização são prestados online? 2. O valor do sítio justifica o seu uso? 3. As 5 necessidades principais dos clientes são resolvidas através do uso do sistema de informação em causa? O sítio é personalizável? 4. Adapta-se a necessidades específicas de clientes? 5. As funções disponíveis online estão integradas com o sistema de informação da organização? 6. O sítio está estrututurado à volta das necessidades dos clientes ou da organização interna da organização? 7. Os clientes recebem respostas atempadas (ie, rápidas)? 8. Existe um processo para os clientes avaliarem o andamento dos seus assuntos (UPS, etc.)? 9. O sítio encoraja os clientes a aprofundar assuntos e a enriquecer a interacção? Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 53
  54. 54. Branding (Marca) FORGEP • O impacto visual é consistente com a imagem da organização? • O utilizador reconhece no sistema de informação ou sítio o valor que atribui à marca/organização? • A forma como a marca é tratada é consistente em todas as secções e níveis do sistema de informação? • Está concebido de modo a permitir construir uma relação entre o cliente e a marca, ao longo do tempo? • “Alavanca” as capacidades específicas da Internet para melhorar e reforçar a imagem de marca? • Comunica explicitamente objectivos relativos aos clientes e intenções da organização? • Reflecte a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela organização? • A imagem global da organização evolui “interactivamente” para se adequar melhor à Web? Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 54
  55. 55. Usabilidade FORGEP 1. O sítio ou a aplicação permite aos utilizadores saberem sempre onde se encontram e onde podem/devem ir a seguir? 2. O tipo de linguagem utilizado está de acordo com a audiência identificada? 3. O sítio ou aplicação permite ao utilizador sentir que está a controlar os acontecimentos e que é livre? 4. Visualmente, editorialmente, estruturalmente, funcionalmente, etc.: 5. Há coerência? Há standards? 6. O sítio ou aplicação está feito de maneira a impedir que o utilizador cometa erros? E se ele cometer um erro, ajuda-o? 7. O utilizador pode navegar rapidamente pelas diversas secções do sítio ou funções da aplicação? 8. O sítio comunica, pela forma como se apresenta, a estrutura de informação que o define? 9. A aplicação ajuda os utilizadores a cumprirem as tarefas a que se propõem? Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 55
  56. 56. Perigos da não usabilidade FORGEP “na Web, a usabilidade é uma condição de sobrevivência. Se um sítio é difícil, as pessoas vão-se embora. Se a homepage falha em transmitir claramente o que a empresa faz e oferece através do sítio, as pessoas abandonam. Se os utilizadores se perdem num sítio, vão dar uma volta a outro lado. Se a informação num sítio é difícil de ler ou não responde às perguntas dos utilizadores, estes desaparecem. O que não falta são sítio webs, em qualquer tipo de mercado. Ir para outra é a primeira linha de defesa dos utilizadores quando enfrentam dificuldades. E de qualquer modo, no caso do comércio electrónico, as pessoas não podem comprar se não descobrirem os produtos” Jakob Nielsen (Usability 101, 2003) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 56
  57. 57. FORGEP Grelha com as recomendações por grupo Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 57
  58. 58. FORGEP Grelha com as recomendações por grupo (cont.) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 58
  59. 59. FORGEP Apresentação eficaz em PowerPoint Adaptado de Victor Chen Erau http://www.vetmed.iastate.edu/vetzone/pdfanddocs/Effective_presentation.ppt Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 59
  60. 60. Para uma apresentação eficaz FORGEP Tamanho Progressão Consistênci Simplicidad a e Clareza Sumário Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 60
  61. 61. FORGEP Escreva em Grande Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 61
  62. 62. Escreva em Grande (Texto) FORGEP • Isto é Arial 12 • Isto é Arial 18 Demasiado Pequeno • Isto é Arial 24 • Isto é Arial 32 • Isto é Arial 36 • Isto é Arial 44 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 62
  63. 63. Escreva em Grande (Como Calcular) FORGEP • Olhe a uma distância de 2 metros 2m Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 63
  64. 64. FORGEP Mantenha a Simplicidade Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 64
  65. 65. Mantenha a Simplicidade (Texto) FORGEP • Demasiadas cores • Demasiados Tipos de Letra e Estilos • A regra 6 x 7: –Até 6 linhas por diapositivo –Até 7 palavras por linha Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 65
  66. 66. Mantenha a Simplicidade (Texto) FORGEP Tecnologia Institucional: Um complexo processo integrado envolvendo pessoas, procedimentos, idéias, equipamentos, e organização, para analisar problemas, dividindo, implementando, avaliando e gerindo soluções para queles problemas e situações em que a aprendizagem é propositada e controlada Demasiado detalhe ! Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal
  67. 67. Mantenha a Simplicidade (Texto) FORGEP Tecnologia Institucional : Um processo envolvendo pessoas, procedimentos e ferramentas para soluções para problemas de aprendizagem Muito mais Simples Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 67
  68. 68. Queda de folhas observada FORGEP Christchurch Dunedin Wellington January 11,532,234 14,123,654 3,034,564 February 1,078,456 12,345,567 16,128,234 March 17,234,778 6,567,123 16,034,786 April 16,098,897 10,870,954 7,940,096 May 8,036,897 10,345,394 14,856,456 June 16,184,345 678,095 4,123,656 July 8,890,345 15,347,934 18,885,786 August 8,674,234 18,107,110 17,230,095 September 4,032,045 18,923,239 9,950,498 October November 2,608,096 5,864,034 Demasiado 9,945,890 478,023 5,596,096 6,678,125 December 12,234,123 detalhe ! 9,532,111 3,045,654 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 68
  69. 69. Queda de folhas observada (em milhões) FORGEP In 106 Christchurch Dunedin Wellington January 11 14 3 February 1 12 16 March 17 6 16 April 16 10 7 May 8 10 14 June 16 0 4 July 8 15 18 August 8 18 17 September 4 18 9 October November 2 5 Muito mais9 0 5 6 December 12 simples 9 3 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 69
  70. 70. Queda de Folhas FORGEP 50 Wellington 45 Dunedin 40 Christchurch 35 30 25 20 15 10 5 Demasiado 0 January February March April May June Julydetalhe ! August September October November December Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 70
  71. 71. Queda de Folhas FORGEP 50 Wellington Dunedin Christchurch 40 30 20 10 0 Muito mais January March May July SimplesSeptember November Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 71
  72. 72. Mantenha a Simplicidade (Imagens) FORGEP • Demasiadas imagens podem distrair • As imagens não substituem o conteúdo Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 72
  73. 73. Mantenha a Simplicidade (Som) FORGEP • Efeitos sonoros podem ter efeitos distractivos • Utilize som, apenas quando é absolutamente necessário Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 73
  74. 74. Mantenha a Simplicidade (Transição) FORGEP • Este tipo de transição não valoriza a mensagem • "Aparecer" e "Desaparecer" é mais aconselhável Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 74
  75. 75. Mantenha a Simplicidade (Animação) FORGEP 2m Demasiado Distractivo ! Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 75
  76. 76. Mantenha a Simplicidade (Animação) FORGEP 2m Simples e objectiva Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 76
  77. 77. FORGEP Mantenha a Clareza Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 77
  78. 78. Mantenha a Clareza (Maiúsculas) FORGEP • O USO EXCLUSIVO DE LETRAS MAIÚSCULAS DIFICULTA A LEITURA • É aconselhável a utilização de letras maiúsculas e minúsculas Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 78
  79. 79. Mantenha a Clareza (Tipos de Letra) FORGEP Simples Z Mais complexa Z clara confusa Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 79
  80. 80. Mantenha a Clareza (Tipos de Letra) FORGEP • As fontes com “serifas” dificultam a leitura no monitor • Um tipo de letra de traço mais simples (sem serifas) facilita a leitura • É difícil ler em Itálico, a partir do monitor • Normal ou negrito facilitam a leitura • Sublinhados podem confundir-se com links • Use cor para dar ênfase Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 80
  81. 81. Mantenha a Clareza (Numeração) FORGEP Use números em listas com sequências específicas. Por exemplo: Como se põe um elefante dentro do frigorífico? 1. Abre-se a porta do frigorífico 2. Põe-se o elefante lá dentro 3. Fecha-se a porta Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 81
  82. 82. Mantenha a Clareza (Marcas) FORGEP Use marcas em listas sem • Prioridades • Sequências • Hierarquias, ….. Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 82
  83. 83. Mantenha a Clareza (Cores) FORGEP • Use cores contrastantes • Claro sobre escuro e escuro sobre claro • Use combinações adequadas de cores Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 83
  84. 84. Mantenha a Clareza (Contraste) FORGEP • Use cores contrastantes • Claro sobre escuro e escuro sobre claro muito contraste • Use combinações adequadas de cores pouco contraste Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 84
  85. 85. Mantenha a Clareza (Contraste) FORGEP • Use cores contrastantes • Claro sobre escuro e escuro sobre claro • Use combinações adequadas de cores Claro sobre Escuro Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 85
  86. 86. Mantenhaaa Clareza (Contraste) Mantenha Clareza (Contraste) FORGEP • Use cores contrastantes • Claro sobre escuro e escuro sobre claro • Use combinações adequadas de cores Escuro sobre Claro Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 86
  87. 87. Mantenha a Clareza (Cores) FORGEP • Use cores contrastantes • Claro sobre escuro e escuro sobre claro • Use combinações adequadas de cores Estas combinações de cores não são adequadas Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 87
  88. 88. Mantenha a Clareza (Cores) FORGEP • Use cores contrastantes • Claro sobre escuro e escuro sobre claro • Use combinações adequadas de cores Estas combinações de cores são adequadas Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 88
  89. 89. Mantenha a Clareza (Tamanho) FORGEP O tamanho traduz importância Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 89
  90. 90. Mantenha a Clareza (Tamanho) FORGEP O Tamanho traduz Importância Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 90
  91. 91. FORGEP Apresentação Progressiva Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 91
  92. 92. Os Códigos governam os Sinais que, juntos, convertem-se em Textos Roland Barths Factos realidade FORGEP Paradígmas Evento1 Evento2 Evento3 Evento4 Evento5 Evento6 opções X X X Cultura Código do Mediador (convenções , julgamentos) Notícias textos, símbolos, metáforas Demasiada Evento Sintágomas Evento Evento Evento 1 3 6 novo escolhas X informação num Cultura Código da Audiência só clique! (convenções , julgamentos) Factos Audiência Evento3 Evento6 Eventonovo Eventonovo Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 92
  93. 93. Os Códigos governam os Sinais que, juntos, convertem-se em Textos Roland Barths Factos realidade FORGEP Paradígmas Evento1 Evento2 Evento3 Evento4 Evento5 Evento6 opções X X X Cultura Código do Mediador (convenções , julgamentos) Notícias textos, símbolos, metáforas Evento1 Evento3 Evento6 Eventonovo Sintágomas escolhas X Cultura Código da Audiência (convenções , julgamentos) Factos Audiência Evento3 Evento6 Eventonovo Eventonovo Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 93
  94. 94. FORGEP Consistência Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 94
  95. 95. Consistência FORGEP • As diferenças atraem a atenção • As diferenças realçam a importância • Use os efeitos para atrair e não para distrair Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 95
  96. 96. Consistência FORGEP As diferenças atraem a atenção • As diferenças realçam a importância • Use os efeitos para atrair e não para distrair Este “tick” atrai a atenção Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 96
  97. 97. Consistência FORGEP As diferenças atraem a atenção As diferenças realçam a importância Use os efeitos para atrair e não para distrair Muitas diferenças causam distracção! Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 97
  98. 98. Consistência FORGEP • As diferenças atraem a atenção • As diferenças realçam a importância • Use os efeitos para atrair e não para distrair Este efeito realça a importância Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 98
  99. 99. Consistência FORGEP • As diferenças atraem a atenção • As diferenças realçam a importância • Use os efeitos para atrair e não para distrair Assim torna-se confuso! Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 99
  100. 100. Consistência FORGEP • As diferenças atraem a atenção • As diferenças realçam a importância • Use os efeitos para atrair e não para distrair Este efeito atrai a atenção Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 100
  101. 101. Consistência FORGEP • As diferenças atraem a atenção • As diferenças realçam a importância • Use os efeitos para atrair e não para distrair Assim têm um efeito distractivo! Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 101
  102. 102. Sumário FORGEP • Tamanho • Simplicidade • Clareza • Progressão • Consistência Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 102
  103. 103. Boas apresentações devem ter FORGEP • A comunicação sempre presente • Texto para apoiar a comunicação • Imagens para simplificar conceitos complexos • Animações para simplificar a transmissão de relações complexas • O visual como apoio, não como um distractivo • Som, apenas quando absolutamente necessário Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 103
  104. 104. S. Exª o Papel FORGEP Paradoxo da (in)Produtividade Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 104
  105. 105. Colaboração digital FORGEP Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 105
  106. 106. Um Princípio desde os anos 60 (Programa Apollo) FORGEP Serviços • Simples • Rápidos • Eficientes
  107. 107. A Mudança do Contexto para a Administração Pública FORGEP Era Industrial Era da Informação • Burocracia estável e • Mudanças muito rápidas centralizada • AP mais ágil / flexível • Gestão hierarquizada • Incorporação de TIC, gestão em • Processo de trabalho rede tradicional • Pressão da procura para serviços • Serviços de qualidade baixa com mais qualidade • Serviços standard: “One size • Utentes que desejam poder fits all” escolher e dispor de alternativas • Serviços públicos em • AP responsável perante os monopólio com capacidade de utentes resposta lenta • Constrangimentos financeiros • Orçamentos em expansão severos David Osborne:- “The price of Government”
  108. 108. Pressões para a Mudança da Administração Pública FORGEP Pressões para a melhoria da qualidade e eficácia do serviço: Situação Qualidade dos Serviços Prestados • Cidadão; • Empresas; Futura • Comparação com os serviços privados; • Comparação com outras Administrações Públicas. Pressões para a redução de custos: Situação • Competitividade e Actual crescimento; • Disponibilidade para investimento. Eficiência no Consumo de Recursos
  109. 109. Uma prioridade para a a Administração Pública FORGEP Cultura de Simplificação
  110. 110. Níveis de Simplificação do SIMPLEX FORGEP • SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA (ex-ante) – Teste Simplex (PCM) • SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA (ex-post) – 333 Medidas em 2006 (UCMA) – 235 Medidas em 2007 (UCMA) – 189 Medidas em 2008 (SEMA) 110
  111. 111. SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA (ex-ante) Teste Simplex (PCM) FORGEP • Caracterização da iniciativa • Encargos administrativos • Compatibilidade com a AP Electrónica • Consolidação normativa e avaliação
  112. 112. Caracterização da iniciativa FORGEP • A Iniciativa deriva de Imperativo constitucional Concretização de lei-quadro / lei de bases Transposição de directiva comunitária ou decisão-quadro Programa do Governo Outro imperativo legal Razões de oportunidade • Forma do acto • Objecto
  113. 113. A iniciativa comporta encargos administrativos? FORGEP • Não Os destinatários das normas não estão obrigados a suportar encargos administrativos As obrigações constantes da iniciativa não devem ser consideradas encargos administrativos para este efeito • Sim Mantém encargos administrativos anteriores Cria novos encargos administrativos ou cargas complementares
  114. 114. Mais questões sobre Encargos administrativos FORGEP • Quais são os encargos administrativos que a iniciativa legislativa ou regulamentar cria, mantém ou agrava? • Foram estudados e avaliados cenários alternativos, envolvendo a eliminação ou a redução dos encargos administrativos? • Foi considerada a adopção de medidas facilitadoras do cumprimento dos encargos administrativos? • Foram considerados os meios administrativos e os custos burocráticos e de contexto, inerentes à criação ou à manutenção dos encargos administrativos?
  115. 115. Avaliação dos Encargos administrativos FORGEP • Qual a dimensão do grupo obrigado ao cumprimento dos encargos administrativos? • Qual a periodicidade do cumprimento dos encargos administrativos? • Quanto tempo gasta, em média, cada um dos destinatários para cumprir os encargos administrativos? • Qual é a expressão monetária dos encargos administrativos? • Quais os custos administrativos e burocráticos para a Administração Pública? • Qual é a relação custo/benefício?
  116. 116. T x C x Q = EA FORGEP • T – Tempo gasto pelos destinatários • C – Custo de cumprimento das obrigações – Função de nível reduzido = 30 Euro/hora – Função de nível médio = 45 Euro/hora – Função de nível elevado = 60 Euro/hora – Contratação externa = 100 Euro/hora • Q é o produto do número previsto de destinatários abrangidos pelo encargo (N) pela frequência com que têm de cumprir essa obrigação (F) Q=NxF.
  117. 117. Custos administrativos e burocráticos para a AP FORGEP • Utilização de bases de dados, redes ou suportes físicos pré-existentes • Criação de bases de dados, redes ou suportes físicos • Criação ou manutenção de serviços de apoio • Campanhas de divulgação, sensibilização • Funcionários afectos à actividade • Funcionamento e manutenção de estruturas administrativas de aplicação • Outros
  118. 118. Compatibilidade com a AP Electrónica FORGEP • Foi prevista a possibilidade de utilização de formulários electrónicos? • De que tipo? Simples Interactivos, com dispensa de envio/confirmação pelo correio e com entrega electrónica de recibo de recepção com validade plena Inteligentes, com pré-preenchimento de campos • Foi feita a avaliação prévia da pertinência e actualidade dos dados pedidos nos formulários?
  119. 119. Compatibilidade com a AP Electrónica FORGEP • Qual a via ou vias de comunicação previstas para o cumprimento dos encargos administrativos? Internet Transferência de ficheiros E-mail Fax Telefone Correio normal Carta registada Entrega no local • Há previsão de pontos únicos de recolha e de acesso à informação?
  120. 120. Consolidação normativa e avaliação FORGEP • Foi feita a análise de alternativas à legislação agora proposta? Auto-regulação Co-regulação. Contratualização Código de conduta • Qual o grau de dispersão das normas jurídicas, com vigência real ou aparente, relativas à matéria constante da iniciativa legislativa ou regulamentar? Entre 0 a 2 diplomas Entre 2 a 4 diplomas. Mais de 4 diplomas (Nesta caso, justificar a razão pela qual não se procede à consolidação normativa, caso não esteja prevista)
  121. 121. Consolidação normativa e avaliação FORGEP • Qual a extensão das alterações introduzidas na versão originária do acto normativo? Afectam, no seu conjunto, menos de 1/3 Afectam, no seu conjunto, mais de 1/3. Neste caso, justificar a razão pela qual não se procede à republicação integral consolidada, caso não esteja prevista • Foram identificados todos os actos normativos com vigência real ou aparente, relacionados com a matéria constante da iniciativa? Actualização e harmonização normativas Eliminação das normas obsoletas e inúteis Revogação expressa • Está prevista a avaliação sucessiva do diploma? Avaliar o grau de execução (eficácia/eficiência/efectividade). Avaliar os custos/benefícios da aplicação e as repercussões económicas e financeiras. Ponderar índices de aceitação/resistência/conflitualidade
  122. 122. Objectivos SIMPLEX SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA FORGEP • Resposta pronta e eficaz às necessidades dos cidadãos e das empresas • Aumentar a confiança dos cidadãos • Permitir às empresas obter mais rapidamente licenças e autorizações e cumprir outras formalidades • Facilitar a racionalização e a eficiência da própria Administração Pública • Favorecer a competitividade de Portugal
  123. 123. Os Princípios da Simplificação FORGEP • Deixar o cidadão escolher entre pagar uma segurança acrescida ou utilizar formas mais simples e mais baratas • Fazer com que as exigências burocráticas sejam proporcionais ao risco • Não solicitar informação desnecessária • Partilhar informação disponível na AP
  124. 124. Um exemplo de partilha FORGEP INFORMAÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADA • Novo modelo de prestação de informação e contas que permite às empresas a sua apresentação por via informática, num único ponto e de uma só vez. • Neste processo incluem-se declarações obrigatórias, designadamente no âmbito das Finanças, do Trabalho e da Segurança Social, mas também a recolha de informação para fins estatísticos, com a consequente eliminação de um conjunto de inquéritos feitos, entre outros, pelo Banco de Portugal e pelo Instituto Nacional de Estatística. Arranque em 2006 para ser enviada em 2007
  125. 125. Compromissos SIMPLEX 2007 com o Cidadão FORGEP 1. ESTUDAR E APRENDER 149 medidas 2. INVESTIGAR E ENSINAR 3. CULTURA E CONHECIMENTO 4. EMPREGAR E TRABALHAR 5. CONSULTA E CIRURGIA A TEMPO E HORAS 6. PRESTAÇÕES SOCIAIS 7. ORDENAR O TERRITÓRIO E PRESERVAR O AMBIENTE 8. SIMPLIFICAR O REGISTO E MELHORAR O ATENDIMENTO 9. GARANTIR A SEGURANÇA 10. GARANTIR E FACILITAR O ACESSO À PROPRIEDADE 11. IMIGRAR E EMIGRAR 12. VIAJAR EM TRANSPORTES COLECTIVOS 13. CONDUZIR AUTOMÓVEL 14. PARTILHAR E FACILITAR O ACESSO À INFORMAÇÃO 15. PROMOVER A TRANSPARÊNCIA 16. FACILITAR OS PAGAMENTOS E COBRANÇAS 17. ÓRGÃOS DE SOBERANIA
  126. 126. Compromissos SIMPLEX 2007 com a Empresa FORGEP 1. LICENÇAS 86 medidas 2. AGRICULTURA E FLORESTA 3. TURISMO 4. PORTOS E PLATAFORMAS LOGÍSTICAS 5. CONSTRUÇÃO E IMOBILIÁRIO 6. ENERGIA 7. CRIAR E GERIR EMPRESAS 8. ACELERAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS 9. EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO 10. AERONÁUTICA 11. COMUNICAÇÕES 12. REDE VIÁRIA E CIRCULAÇÃO RODOVIÁRIA 13. PROPRIEDADE INDUSTRIAL 14. FORNECIMENTOS AO ESTADO 15. PESSOAS COLECTIVAS DE UTILIDADE PÚBLICA
  127. 127. As 20 medidas mais emblemáticas do SIMPLEX 2007 FORGEP 1. REGISTO CENTRALIZADO DE LICENÇAS E AUTORIZAÇÕES PRÉVIAS 2. BALCÃO “PERDI A CARTEIRA” 3. ELIMINAÇÃO DE CERTIDÕES PARA SERVIÇOS PÚBLI-COS 4. PROCEDIMENTO LEGISLATIVO ELECTRÓNICO 5. QUEIXAS ELECTRÓNICAS ÀS FORÇAS DE SEGURANÇA 6. SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO DE CIDADÃOS PORTUGUESES EM TERRITÓRIO ESTRANGEIRO 7. APOSENTAÇÃO ON-LINE 8. POSTO PÚBLICO ON-LINE NOS SERVIÇOS DE FINANÇAS 9. CASA PRONTA 10. BALCÃO INTEGRADO “SUCESSÃO E HERANÇA“ 11. REGIME JURÍDICO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO TERRITORIAL 12. INSTALAÇÕES DE GÁS E DE COMBUSTÍVEIS LÍQUIDOS – INSPECÇÃO 13. FILEIRA VITIVINÍCOLA ON-LINE 14. JANELA ÚNICA LOGÍSTICA 15. BOLETIM DE TRABALHO E EMPREGO 16. "CONSULTA A TEMPO E HORAS" 17. CARTÃO ELECTRÓNICO DE ALUNO 18. SIMPLIFICAR E DESBUROCRATIZAR OS MECANISMOS DE MOBILIDADE NACIONAL E INTERNACIONAL DE ESTUDANTES E DIPLOMADOS DO ENSINO SUPERIOR 19. PORTAL DA CULTURA 20. RECENSEAMENTO MILITAR
  128. 128. Uma Visão Agregadora FORGEP • A simplificação não pode ficar reduzida a um qualquer somatório de medidas pontuais de eliminação de licenças e autorizações ou de modificação de procedimentos. • Importa transformar o estádio inicial de um programa constituído por medidas avulsas e aparentemente sem ligação entre si num conjunto harmónico e agregado de medidas, visando um objectivo final quantificável. • Só uma visão visão agregadora permitirá que os cidadãos e as empresas comecem a associar o resultado dos esforços de simplificação à melhoria da qualidade na prestação de serviços públicos. 2008
  129. 129. Acções permanentes de Simplificação FORGEP • A simplificação não se decreta. A simplificação deve ser entendida como uma estratégia geral assente em acções permanentes de avaliação, correcção e compensação das normas e das práticas administrativas. • A simplificação é uma tarefa sempre inacabada. As medidas de simplificação dadas como concluídas num determinado momento devem continuar sobre o escrutínio crítico da permanente avaliação dos resultados. 2008
  130. 130. As principais dificuldades da Simplificação FORGEP • Aqueles a quem a simplificação não aproveita • O fantasma da insegurança • A ameaça do caos e fraude generalizada • A ausência de cultura de simplificação na administração e na produção legislativa • Uma tradição de gestão da AP com uma lógica assente nas prioridades da oferta
  131. 131. EMPRESA NA HORA: Caso premiado na Europa FORGEP Permite a criação de empresas numa só deslocação a um único balcão - uma Conservatória de Registo Comercial ou CFE – tendo como pressupostos fundamentais: • Circulação da informação entre os serviços públicos envolvidos. • Criação de uma bolsa de nomes de firmas pré-reservado a favor do Estado. Mais rápida – 49min Mais simples – numa única deslocação Mais barata - 360/300€ versus 500€ Mais segura – toda a Administração pública fica logo a conhecer a empresa desde que é criada Desde Julho 2005: Mais de 35 000 empresas «Em 2005/06, Portugal foi o maior reformador do processo de constituição de empresas» (Banco Mundial, Doing Business 2007, p. 8)
  132. 132. FORGEP
  133. 133. Uma estratégia conjugada FORGEP
  134. 134. Balcão Único FORGEP
  135. 135. Mais próximo de quem precisa FORGEP
  136. 136. FORGEP
  137. 137. FORGEP Do e-Government ao e-Inclusion Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 137
  138. 138. Acesso à Informação e a Serviços Electrónicos FORGEP Todos os cidadãos A qualquer Hora Em qualquer Lugar Com Segurança Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 138
  139. 139. O que se espera do e-Government FORGEP Democracia Transparência Eficiência Confiança Eficácia Usabilidade e-Gov Poupança Rapidez Mobilidade Disponibilidade Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 139
  140. 140. A solução está numa caixa? FORGEP Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 140
  141. 141. Os relacionamentos decorrentes do e-Government FORGEP Organismo Empresas Organismo Administração Fornecedores Pública Organismo Cidadãos Organismo Funcionários
  142. 142. Dimensões (clientes) do e-Gov FORGEP e-Government Excelência Funcionários Eficiência Operacional Políticos Notoriedade Clientes Cidadãos Serviço Público Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 142
  143. 143. É preciso apostar também em "corridas de fundo“ e acreditar nos Funcionários Públicos FORGEP Corrida de Corrida de Fundo Velocidade Funcionários Políticos Serviço Público Notoriedade Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 143
  144. 144. Evolução do e-Government FORGEP Serviços de Serviços de Serviços Informação Comunicação Transaccionais Vida do dia a dia Informação sobre Forum de discussão Reserva de Trabalho, Habitação, relacionado com bilhetes Educação, Saúde, assuntos quotidianos. Registo em Cultura, Transporte, Anúncios de casas e cursos. Ambiente, etc. empregos. . Tele-Administração Directório de serviços Correio electrónico Preenchimento e públicos com os funcionários envio electrónico Guia de procedimentos públicos. . de formulários. administrativos Registos públicos e bases de dados. Participação política Leis, discussões Forum de discussão Referendos. parlamentares, programas sobre assuntos Eleições. políticos, documentos políticos Sondagens. para consulta pública. Correio electrónico Petições. Informação de apoio ao com os políticos. processo de decisão política. . Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal Forum Bangemann da UE - 1997 144
  145. 145. FORGEP 5 – Integração 4 – Transacção 3 - Interacção 2 – Expansão 1 - Presença Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 145
  146. 146. As 4 fases de Maturidade da AP Electrónica na UE FORGEP Desenvolvimento Online Transacção Resolução plena de problemas Interacção nos dois sentidos Interacção num só sentido download de formulários Informação eEurope – Online Avaibility of Public Services (Capgemini) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 146
  147. 147. Para onde queremos ir? FORGEP Vortal Transformação Vortal Portal Vortal Inovação e Cooperação Vortal Estamos aqui Transacção Portal Interacção Vortal Vortal Vortal Vortal Presença Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 147
  148. 148. Situação actual da Europa FORGEP Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 148
  149. 149. Para onde vamos FORGEP Transacção Transformação Personalização Participação Política Integração Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 149
  150. 150. Progredir para Inovar com as TI FORGEP Beneficiário A Organização Alargada Inovação A organização Colaboração como Equipa b Conectividade Individual Produtividade Táctico Estratégico Âmbito das TI ou iniciativas do negócio (Gartner, 2005)
  151. 151. Inclusão Social Novas Prioridades para o e-Government FORGEP Z Y X ... ... C B A “From e-Government to e-Inclusion” Nações Unidas (2005) Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 151
  152. 152. Info-Exclusão FORGEP Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 152
  153. 153. FORGEP 2ª Geração Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 153
  154. 154. Informação e Serviços Administrativos FORGEP I n t e r n e t Infocid Infocid Atendimento “Contact Centres” Cidadãos Empresários intermediado Kiosks “CRM” c/ Computador Self Service Z Y X ... ... C B A Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal Luis Vidigal 154
  155. 155. New Delhi – Railway Station 3/2/2005 FORGEP Z Y X ... ... C B A Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 155
  156. 156. Canais de Informação FORGEP / DVD Telemóvel Contact Center Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 156
  157. 157. Administração Electrónica Inclusiva FORGEP “From e-Government to e-Inclusion” Nações Unidas (2005) “Em 2010 todos os cidadãos beneficiarão do acesso aos serviços da Administração Electrónica pelo canal que lhe seja mais conveniente.” In Moving Forward in the 5 priority objectives of the eGovernment Action Plan Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 157
  158. 158. Objectivos para o eGovernment em 2010 EU Action Plan FORGEP • No citizen left behind • Making efficiency and effectiveness a reality • Implementing high-impact key services • Putting key enablers in place • Strengthening participation and democratic decision-making Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 158
  159. 159. Utilização da Internet na Europa % de pessoas entre os 16 e os 74 anos FORGEP Eurostat 2008 159
  160. 160. Interacção com os Serviços Públicos % de pessoas entre os 16 e os 74 anos FORGEP Eurostat 2008 160
  161. 161. Disponibilidade de serviços online FORGEP Portugal Em 2006 - 8º nos 15 3º lugar 11º nos 25 CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 161
  162. 162. Sofisticação de serviços online FORGEP Portugal Em 2006 - 9º nos 15 4º lugar 12º nos 25 CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007 Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 162
  163. 163. FORGEP Euforia Maturidade Desilusão Morte Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal Adaptado do Gartner 163

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