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Intranet vidigal ina_2010

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    Intranet vidigal ina_2010 Intranet vidigal ina_2010 Presentation Transcript

    • INTRANET Luís Vidigal INA – 15 de Novembro de 2010 INTRANET / Luís Vidigal 1
    • Programa • O que é uma Intranet • Construção de uma Intranet • Factores Críticos de Sucesso • Regras e Princípios a adoptar • Avaliação da Intranet • Estruturação de Conteúdos • Gestão de um Portal Intranet • Personalização e Customização • A Intranet na Web 2.0 INTRANET / Luís Vidigal 2
    • Internet Servidor p/ exterior Extranet Firewall Servidor p/ interior Intranet INTRANET / Luís Vidigal 3
    • Relações na Intranet Funcionários Funcionários Organização Trabalho Funcionários Funcionários Funcionários Vida Pessoal INTRANET / Luís Vidigal 4
    • Comunicações e Colaboração Sistemas Colaborar com mail, de e-mail forum de discussão, e voice mail chat e conferências existentes Operações e Internet Administração Intranet F Bancos de dados Acesso universal à I R e Aplicações visualização e uso de E organizacionais dados do negócio W A existentes L L Edição de páginas Extranets na rede HTML Criar, editar e MS Office Funcionários Clientes e compartilhar Parceiros e outro tipo de documentos documentos Gestão da Intranet Administração centra- Hardware lizada de utilizadores, e Redes segurança, cataloga- existentes ção e tráfego INTRANET / Luís Vidigal 5
    • Rumo à cooperação e à mobilidade Equipas Nómadas Virtuais Mobilidade Silos Amontoados Cultura Cooperativa INTRANET / Luís Vidigal 6
    • Como justificar um Portal Intranet • Motivos Operacionais – Melhor e mais rápido acesso aos dados (local, remoto e em movimento) – Publicação global de perguntas e respostas • Motivos Financeiros – Permite interrogar via Web quase todas as bases de dados da organização (OLAP) • Motivos de Suporte – Reduz o custo de suporte através de aplicações baseadas na Web – Cria uma central de apoio à auto-aprendizagem (e-Learning, Guias, FAQs, etc.) INTRANET / Luís Vidigal 7
    • Quando sei que um Portal Intranet foi bem sucedido • Quando se deixar de explicar o que é um Portal • Quando o Portal não tiver de procurar conteúdos e os conteúdos procurarem o Portal • Quando passar a ser o primeiro lugar para procurar informação e serviços INTRANET / Luís Vidigal 8
    • O Portal é diferente na Intranet ou na Internet? • Os utilizadores são diferentes • As tarefas são diferentes • A quantidade e a qualidade da informação são diferentes – Repositórios múltiplos, alta performance, qualidade dos resultados de pesquisa, etc. INTRANET / Luís Vidigal 9
    • Intranet / Extranet / Internet Estrutura de Informação Intranet Extranet Internet Xxxxxxx xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxxx Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx Xxxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx Xxxxx xxxxxx x xxxxx Xxxxxx x xxxxxxxx xxxxxx Xxxxxxx xxxxxx Xxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxx xxxx xxxxxx INTRANET / Luís Vidigal 10
    • Condições para criação de uma Intranet Sim ou Não? • Acesso à informação  Difunde regularmente informações actualizadas para numerosas pessoas?  Os funcionários passam muito tempo a procurar informação e documentação que lhes são úteis?  Será desejável partilhar informação entre diversas pessoas de diversos serviços? • Benefícios para a organização  As ferramentas e métodos de trabalho estão actualizados e as pessoas estão preparadas?  Os funcionários trabalham cada vez mais em colaboração?  Pressente-se a necessidade de melhorar a qualidade e eficácia do serviço? • Benefícios técnicos  A administração do sistema de informação do serviço é pesada e complexa?  A arquitectura técnica impõe constrangimentos para fazer evoluir o sistema de informação?  A direcção adere aos objectivos e apoia o projecto? INTRANET / Luís Vidigal 11
    • Estágios de maturidade de um Portal • Conteúdo Estático (Geração “Post-it”) – Missão, estrutura, história da organização – Localização de serviços, telefones, endereços, etc. – Newsletters, calendário de eventos, manuais e procedimentos, FAQ – Recrutamento e mobilidade de pessoal – Difusão de documentos • Conteúdo Interactivo (Geração “Use-it”) – Correio electrónico, Help desk, motores de pesquisa, e- learning, formulários dinâmicos, chats, foruns, etc. • Conteúdo Extranet (Geração “Sell-it”) INTRANET / Luís Vidigal 12
    • Fases de implementação de um Portal • Iniciação – Identificar e recrutar um “sponsor” • Contagio – Alcançar “massa crítica” • Controlo – Estabelecer procedimentos e normas • Integração – Acesso igual para todos os utilizadores à memória da organização INTRANET / Luís Vidigal 13
    • Condições de sucesso para construir um Portal Intranet INTRANET / Luís Vidigal 14
    • O que se deve fazer no início • Perceber as expectativas da audiência • Clareza no que pode ser disponibilizado • Visão de longo prazo e conteúdo encorajador no curto prazo • Envolver o Portal no trabalho do dia-a-dia • Facilidade de utilização • Envolver toda a gente a todos os níveis • Honestidade e credibilidade no que se promete • Actualização diária Intranet Academy INTRANET / Luís Vidigal 15
    • 7 passos para o sucesso de um Portal 1. Acabar com o papel 2. Criar um fórum para as “melhores práticas” 3. Partilhar a ribalta 4. Personalizar as notícias 5. Não apostar apenas num canal 6. Catalogar e utilizar motores de busca 7. Tornar o Portal irresistível INTRANET / Luís Vidigal 16
    • Lamentos de um Portal “Era bom que os nossos funcionários e utilizadores perdessem algum tempo a explorar o site” “O Portal está repleto de material extremamente útil, mas as pessoas limitam-se a ver a página principal” INTRANET / Luís Vidigal 17
    • Cartas E-Mail Novas formas de Telefone Comunicação Redes Sociais Fax Audio e Video Face-a-face Conferência INTRANET / Luís Vidigal 18
    • Como construir um Portal para comunicar melhor? INTRANET / Luís Vidigal 19
    • As 6 fases clássicas de um “Projecto” 1 Entusiasmo 2 Confusão 3 Reconhecimento 4 Procura dos Culpados 5 Castigo do Inocentes 6 Honra e Glória aos não Envolvidos INTRANET / Luís Vidigal 20
    • Fases da implementação de um Portal Intranet 1. Identificar a funcionalidade pretendida 2. Conhecer a audiência 3. Criar um piloto para demonstração 4. Definir políticas e procedimentos 5. Facilidades e aplicações atraentes 6. Serviços de valor acrescentado 7. Comunicar 8. Evangelizar INTRANET / Luís Vidigal 21
    • Fases de evolução de um Portal Intranet • Pioneirismo – Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra” • Comunicação – Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail, agenda, etc.) • Profissionalismo – Coexistência de várias Intranets na organização • Institucionalização – A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as suas potencialidades INTRANET / Luís Vidigal 22
    • Os serviços de um Portal Forrester Research • Acesso às informações • Desenvolvimento de aplicações • Listas • Trabalho cooperativo • Partilha da informação • Segurança • Administração • Transporte INTRANET / Luís Vidigal 23
    • Esquema geral da iniciativa Portal Comunicação Estudo de Formação Impacto Organização do Projecto Especificação Estudo de das Difusão Realização Teste Oportunidade Necessidades Primeiro Dados Protótipo Técnicos Gestão / Pilotagem INTRANET / Luís Vidigal 24
    • Uma arquitectura de referência para o Portal INTRANET / Luís Vidigal 25
    • Checklist para o Planeamento • Objectivo • Audiência • Abordagem • Grau de envolvimento • Temas • Estrutura (Achatar ou aprofundar) • Métodos de desenvolvimento INTRANET / Luís Vidigal 26
    • Barreiras para a implementação do Portal • Será que vão usar? • Apoio da direcção • Retorno do investimento • Objectivos pouco claros • Tecnologia versus soluções de gestão INTRANET / Luís Vidigal 27
    • Será que vão usar? 1. Conhecer a audiência 2. Criar um piloto para demonstração 3. Facilidades e aplicações atraentes 4. Serviços de valor acrescentado 5. Comunicar 6. Evangelizar INTRANET / Luís Vidigal 28
    • Apoio da direcção 1. Criar um piloto para demonstração 2. Definir políticas e procedimentos 3. Facilidades e aplicações atraentes 4. Serviços de valor acrescentado 5. Comunicar 6. Evangelizar INTRANET / Luís Vidigal 29
    • Retorno do investimento Objectivos pouco claros Tecnologia versus soluções de gestão 1. Identificar a funcionalidade pretendida 2. Serviços de valor acrescentado 3. Comunicar INTRANET / Luís Vidigal 30
    • Orientações gerais para o Portal • Quem publica? – Departamentos – Secções – Pessoas • O que deve ser publicado? – Políticas – Aplicações – Literatura – Manuais – Formas de contacto • Que ferramentas? – Editores HTML – Interfaces com bases de dados – Interfaces com formulários – Java applets, Java scripts, etc INTRANET / Luís Vidigal 31
    • Orientações gerais para o Portal • Os conteúdos são afectados por direitos de autor? • São permitidas páginas pessoais? • Sites de adultos são permitidos? • Existe uma política de e-Mail? • Quais as ligações externas à Internet INTRANET / Luís Vidigal 32
    • Acesso aos conteúdos • Nível “Todo Público” – Todos os utilizadores da organização acedem livremente a todas as páginas de informação • Nível “Serviço” – Conteúdos específicos para os utilizadores de um serviço • Nível “Espaço Privado” – Acessível somente a um grupo de utilizadores determinado INTRANET / Luís Vidigal 33
    • Princípios a respeitar na organização e gestão de um Portal • Princípio da Propriedade – Um serviço não deve substituir-se a um outro • Princípio da Responsabilidade – Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito • Princípio da Coerência – Coordenação da apresentação dos conteúdos e integração de novos serviços e funcionalidades (carta gráfica, modos de navegação, princípios de apresentação, etc.) INTRANET / Luís Vidigal 34
    • Atingir a massa crítica no Portal Valor para o Conteúdo útil e relevante negócio INTRANET / Luís Vidigal 35
    • Avaliação regular do impacto e utilização do Portal • Medidas quantitativas – Qual a evolução do número de acessos? – Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve repercussão sobre o número de acessos? – Quais são as áreas mais consultadas? • Medidas qualitativas – Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal? – Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos utilizadores? – Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais? – Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das questões? • Adaptação do conteúdo aos utilizadores – Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar? – Quais as informações susceptíveis de interessar? INTRANET / Luís Vidigal 36
    • Medidas de acompanhamento na construção da Intranet • Acções de comunicação – Objectivos – Princípios – População-alvo – Quais mensagens e em que momentos • Acções de formação – Objectivos pedagógicos – População-alvo – Descrição dos módulos de formação – Elaboração do plano • Aspectos técnicos – Normas – Protocolos – Linguagens – Ferramentas de pesquisa e navegação – Arquitectura técnica – Segurança INTRANET / Luís Vidigal 37
    • Vantagens das ferramentas de Portal • Trabalho remoto • Recuperação de informação finalizada ou em andamento, porque o conteúdo gerado é armazenado em base de dados permanentemente disponível na Intranet / Internet • Velocidade de atualização das informações • Eliminação de custos de conversão para o padrão HTML • Separação entre forma e conteúdo, garantindo padronização visual e facilidade de utilização • Atualização de informações por utilizadores não técnicos • Criação de um fluxo de trabalho colaborativo e organizado • Evolução constante da ferramenta • Libertação da equipe técnica interna para outros serviços de maior valor acrescentado; • Produto pronto, permitindo o seu uso imediato. INTRANET / Luís Vidigal 38
    • Conteúdos A intranet como ferramenta por excelência de partilha de informação deve permitir a gestão de conteúdos através de mecanismos de publicação, gestão de segurança e segmentação de audiências baseado na estrutura organizacional da organização. A gestão de conteúdos pressupõe ainda a utilização de ferramentas que permitam notificar em tempo real individualmente cada colaborador sempre que sejam disponibilizados novos conteúdos e tarefas do seu interesse. INTRANET / Luís Vidigal 39
    • Aumentar a eficiência • Gestão de despesas • Gestão de férias • Comunicação de faltas • Marcação de recursos • Requisição ao economato • Informação dimensional • Sites de equipas • NewsLetters • Organograma • Personalização e segurança INTRANET / Luís Vidigal 40
    • Template de apresentação Cabeçalho Menu Conteúdo Rodapé INTRANET / Luís Vidigal 41
    • Template de carregamento Título Resumo Texto Associações INTRANET / Luís Vidigal 42
    • Exemplo de um template de carregamento de conteúdos INTRANET / Luís Vidigal 43
    • Produção distribuída de conteúdos INTRANET / Luís Vidigal 44
    • Estruturar a Informação INTRANET / Luís Vidigal 45
    • INTRANET / Luís Vidigal 46
    • Subdivisão vertical INTRANET / Luís Vidigal 47
    • INTRANET / Luís Vidigal Subdivisão horizontal 48
    • Integração Identidade Uniformidade Facilidade Inovação Economia Velocidade de escala Agilidade Coordenação Autonomia Estratégia departamental INTRANET / Luís Vidigal 49
    • Administrador Web Mapas dos Publicadores Mapas dos Editores Conteúdos INTRANET / Luís Vidigal 50
    • Planear global / actuar local Incrementalismo lógico INTRANET / Luís Vidigal 51
    • Organizar para achatar (Variedade horizontal) Bem-vindos a b c d a b c d INTRANET / Luís Vidigal 52
    • Organizar em profundidade (Subordinação vertical) Bem Nível 1 vindos 1 2 3 Nível 2 1.1 1.2 3.1 3.2 Nível 3 1.1.1 1.1.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Nível 4 INTRANET / Luís Vidigal 53
    • Rede semântica Bem vindos INTRANET / Luís Vidigal 54
    • Marcha forçada Bem vindos Página 1 Página 2 Página 3 Página 4 INTRANET / Luís Vidigal 55
    • Métodos de desenvolvimento • Alfabético • Analogia • Divisão e classificação • Do geral para o específico • Geográfico • Mais importante, menos importante • Persuasivo • Atracção aleatória • Cronologia inversa • Retórica INTRANET / Luís Vidigal 56
    • Conteúdos • Estáticos – Direitos e obrigações, políticas e procedimentos, formulários, organogramas, revistas, templates, mapas, etc. • Dinâmicos – Listas telefónicas, correios internos, escalas, planos e relatórios de projectos, etc. • Muito dinâmicos – Cotações da bolsa, localização de viaturas, alertas de funcionamento, circulação e afectação diária de pessoal INTRANET / Luís Vidigal 57
    • Intranets por grandes funções Recursos Finanças Humanos Sistemas de Comerciais e Informação Marketing Pilotagem Estratégia Comunicação Produção Documentação Logística e Estudos Compras Qualidade INTRANET / Luís Vidigal 58
    • Pilotagem e estratégia • Ferramentas Data Mining • Partilha de agendas • Informar calendários de grandes acções e projectos • Relatórios, apresentações institucionais e história • Tele-distribuição de modelos de apresentações para uso generalizado INTRANET / Luís Vidigal 59
    • Finanças • Procedimentos financeiros • Plano de contabilidade • Relatórios de actividade para contabilidade analítica • Orçamento • Execução orçamental • Comparações com exercícios anteriores INTRANET / Luís Vidigal 60
    • Recursos Humanos • Publicação das vagas • Gestão da formação e estágios • Organogramas de pessoal • Gestão de viagens • Cadastro • Simulação de cálculo de reformas e outras • Actividades extra-profissionais • Explicação sobre remunerações • Assistência médica e acção social • Descrição de funções e categorias • Caixa de ideias e sugestões INTRANET / Luís Vidigal 61
    • Comunicação e documentação • Apresentação de valores da organização e sua identidade • Difusão de comunicados • Actualidades internas e externas • Revista de imprensa • Carta gráfica e modelos de documentos • Serviço de mensagens • Jornal interno multimédia • Anúncio e acompanhamento de eventos • Bases de dados documentais INTRANET / Luís Vidigal 62
    • Serviços gerais, logística e compras • Lista (utilizadores) da organização • Serviço de encomendas e de compras de equipamentos e abastecimentos • Sistema de pedidos de intervenção • Gestão de salas de reuniões, material, viaturas... • Locais de implantação da organização • Ficheiro de fornecedores • Gestão de stocks e armazenamento INTRANET / Luís Vidigal 63
    • Estudos • Estabelecer e animar fóruns temáticos • Utilizar funções de groupware para o trabalho colaborativo • Acompanhamento de projectos • Criar bases de conhecimento partilháveis INTRANET / Luís Vidigal 64
    • Qualidade • Normas e procedimentos da organização • Sistema de apoio à condução dos projectos e das actividades operacionais • Definir e difundir o referencial da organização INTRANET / Luís Vidigal 65
    • Portal do Funcionário (B2E) Empregado > Empregado > Posto Empregado > Empregado > Empresa (E2B) de Trabalho (E2W) Empregado (E2E) Vida Pessoal (E2P) Liga o empregado Liga os empregados Liga o empregado Liga o empregado com ferramentas e com ferramentas com outros com informação geral informação geral da orientadas ao seu empregados e grupos e produtos/serviços organização posto de trabalho, organizacionais existentes fora da com base no organização conhecimento organizacional Accenture INTRANET / Luís Vidigal 66
    • Empregado > Empresa (E2B) Recrutamento/Acolhimento • Vagas Internas Benefícios • Cartas de Recomendação • Seguros • Acolhimento novos empregados • Reforma/Fundo Pensões • Desempenho • Férias/Baixas • Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação) • Subsídio Estudo • Gestão por Objectivos • Perfil do Empregado/Família • Avaliação de Desempenho • Actividades patrocinadas • Compensações • Donativos • Realocação Biblioteca Corporativa • Políticas e Procedimentos Salários • Relatórios Anuais • Recibos • Pagamentos Directos • Directório de Facilities • Impostos • Organogramas • Fiscalidade • Folha de Ponto Comunicação Corporativa • Despesas • Press Releases • Horas Extra • Mudanças Internas • Questionários • Caixa de Sugestões Accenture INTRANET / Luís Vidigal • Eventos Corporativos 67
    • Empregado > Posto de Trabalho (E2W) Gestão Conhecimento Tecnologia • Link à Biblioteca Corporativa • Contactos • Bibliotecas Externas • Help desk • Best Practices • Seguimento de ajudas • Informação de Concorrentes • Links à Formação e à Comunicação Corporativa • Templates e Formulários Procurement Aprendizagem/Formação Gestão Projectos • Catálogo de Cursos/Calendário • Orçamento • Curriculum • Equipa • Inscrições • Documentação • Resultados • Workflow • Suporte ao Desempenho • Relatórios • Administração da Formação • Plano de Trabalho CRM Ferramentas Específicas da Função • Histórico de contactos • Gestão Financeira • Perfil de Clientes • Gestão da Cadeia Logística • Ferramentas de Venda • Data Warehousing Gestão da Força de Vendas • Gestão da Produção Agência de Viagens • Gestão de Recursos Humanos • Perfil do Viajante • Entre outras... • Reservas • Marcações Accenture INTRANET / Luís Vidigal 68
    • Empregado > Empregado (E2E) Calendário • Pessoal • Projectos • Departamento • Viagens Comunicação Individual • Interna • Externa Comunicação Geral • Empresa • Departamento • Posto de Trabalho Teaming/Colaboração • Grupos de Discussão • Jornais electrónicos • Mensagens (tempo real e email) • Conferências Web-based Accenture INTRANET / Luís Vidigal 69
    • Empregado > Vida Pessoal (E2P) Finanças Vida Quotidiana • Poupança e Investimentos • Agenda/Compromissos • Impostos • Notícias • Reforma • Tempo • Casa/Mudanças • Horóscopos • Colégios • Programas TV • Bancos (on-line) Tempos Livres e Viagens Pessoais • Seguros Não Corporativos • Restaurantes • Compra de Carro • Viagens Pessoais Bem Estar • Atracções Locais • Saúde/Especialistas - "Cinemas • Saúde Mental - "Galerias de Arte • Dietas & Exercício • Clubes Desportivos • Gestão do Stress Documentação Confidencial Família • Fotos • Solteiros • Documentos (ex.Testamentos) • Bebés • Passwords • Adolescentes Desenvolvimento Pessoal • Terceira Idade • Pesquisas Compras • Formação • Localização de Lojas • Educação • Compras Pessoais • Comparação de Preços • Descontos Accenture INTRANET / Luís Vidigal 70
    • Quais são as aplicações mais comuns na Intranet? • Páginas de Informação • (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na gestão da informação) • Aplicações cooperativas – Messaging (e-Mail); – Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão, newsgroups, etc.); – Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware, gestão documental, etc.). • Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da organização. INTRANET / Luís Vidigal 71
    • Estágios de Maturidade Tecnológica Interactividade Automatizar os Processos Comunicar Trabalhar juntos Acesso à Informação Impacto INTRANET / Luís Vidigal 72
    • 1 - Disponibilizar informações • Permanentes – Descrição sumária da organização, dos serviços prestados e da história – Obras de referência – Guia de Procedimentos • Temporárias – Acontecimentos – Avisos de concurso – Vagas – Acções de Formação – Actualidades dos departamentos INTRANET / Luís Vidigal 73
    • 2 - Comunicar e trabalhar juntos • Trocar mensagens de e-Mail • Partilhar agendas e convocar reuniões • Fórum • Trabalhar em documentos partilhados • Áudio e videoconferência • Votações electrónicas • etc. INTRANET / Luís Vidigal 74
    • 3 - Automatização dos processos • Benefícios – Máxima interacção – Máximo impacte sobre a organização – Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro, papel, etc) – Máximo envolvimento dos utilizadores • Exemplos – Gestão do correio administrativo – Gestão documental e de fluxos de trabalho – Gestão dos pedidos de formação – Gestão dos pedidos de viagens – Gestão de encomendas – etc INTRANET / Luís Vidigal 75
    • Técnicas para fidelizar utilizadores da Intranet 1. Publique mensalmente uma Newsletter (com tecnologia própria ou servindo-se das mailing list gratuitas) 2. Faça uma sondagem de opinião rápida (capazes de gerar avaliações e conteúdo relevante para a Intranet) 3. Convide os utilizadores a acrescentar a página aos Favoritos 4. Produza conteúdos com regularidade (faça um calendário de actualizações e anuncie-o) 5. Construa um “Forum de Discussão” (partilha de ideias, sugestões, dúvidas, etc.) INTRANET / Luís Vidigal 76
    • Como fazer circular a informação? • A Cultura da empresa (ou os Mitos) • Os Homens (ou as Tribos) • A Organização (e os Ritos) • Os Instrumentos (e a Memória) INTRANET / Luís Vidigal 77
    • Conceito de Portal “portal is the most abused term in all of IT” Phifer and Berg, Gartner Group Setembro 2000 INTRANET / Luís Vidigal 78
    • Conceito de Portal BD INTRANET / Luís Vidigal 79
    • Mitos sobre os Portais 1. São baratos 2. As pessoas acedem naturalmente 3. São para grandes organizações 4. Mais um calão técnico (buzzword) 5. Independentes da plataforma 6. Precisam de ligação à Internet 7. Precisam de pouca manutenção 8. Não são seguros 9. São tarefas de informáticos INTRANET / Luís Vidigal 80
    • Condições de sucesso para um Portal 1. Identificar claramente os objectivos e o valor acrescentado que se espera obter com o Portal 2. Pôr em execução uma iniciativa estruturada e profissional 3. Utilizar o Portal como uma ferramenta de melhoria da qualidade a vários níveis 4. Avaliar regularmente o impacto do Portal INTRANET / Luís Vidigal 81
    • Objectivos e valor acrescentado • Expectativas e necessidades dos utilizadores – Que serviços podem interessar? – Que novos serviços permitidos pelo Portal para facilitar e simplificar o trabalho? • Necessidades reais da estrutura – Precisa comunicar melhor? – Precisa ser modernizado? – Quais as respostas do Portal? • Modalidades de utilização e impacto – Quem vai participar no projecto? – Como é que os utilizadores se vão apropriar do projecto? – Quais são as modalidades de acesso ao Portal? – Quais os impactos da utilização do Portal na organização? INTRANET / Luís Vidigal 82
    • Uma iniciativa estruturada e profissional • Construir um site para enriquecer progressivamente – Não espere por ter disponível todos os conteúdos – Tente atingir um grau de interactividade suficiente à partida • Crie uma estrutura de gestão do projecto – Determine quem é o chefe do projecto – Defina quem são os melhores intervenientes e qual o seu papel – Crie parcerias entre os serviços utilizadores e a informática – Implique as chefias desde o início e durante a vida do projecto – Apoie-se num conselho coordenador para controlar o projecto • Gestão de um projecto de mudança – Comunique fortemente a todos os níveis – Sensibilize toda a estrutura – Forme a equipa do projecto e de seguida os utilizadores INTRANET / Luís Vidigal 83
    • Ferramenta para melhorar a qualidade • Fazer do Portal uma alavanca de modernização – Desenvolva funcionalidades que facilitem e simplifiquem o trabalho quotidiano – Atenção às sobrecargas de trabalho resultantes da alimentação do sistema – Tente automatizar as tarefas de actualização e de difusão da informação • Adaptar a organização do trabalho à estrutura do meio – Processo rápido de recolha, produção e validação da informação – Actualize regularmente as várias rubricas – Indique as datas de actualização das páginas, rubricas e do site – Adapte o conteúdo do site sempre que se justifique • Disponibilizar conteúdos claros e dinâmicos – Plano do site legível e explícito – Evite um “site vitrine” sem interactividade – Não negligencie o lado estético – Desenvolva produtos novos e apelativos para atrair o utilizador INTRANET / Luís Vidigal 84
    • Avaliar o impacto da utilização • Colocar dispositivos de medida quantitativa – Qual a evolução do número de acessos – Porque é que algumas alterações não afectaram os acessos – Quais são as áreas mais consultadas • Colocar dispositivos de medida qualitativa – Quais são os públicos que mais consultam o Portal – Quais são os comentários e as perguntas mais frequentes (FAQ) – Os utilizadores estão satisfeitos com os serviços actuais – Como posso construir as FAQ a partir das perguntas colocadas • Adaptar o conteúdo a partir dos desejos dos utilizadores – Que área tirar ou acrescentar – Quais são as informações susceptíveis de interessar os utilizadores INTRANET / Luís Vidigal 85
    • 10 preocupações a ter em conta na montagem de um Portal 1. O que é que a Organização ganha? 2. Quanto custa a criar? 3. Quanto custa a manter? 4. Será gerível? 5. Como se integra nos sistemas existentes? 6. Que formação é necessária? 7. Posso fazer outsourcing? 8. Como vai afectar a produtividade? 9. É seguro? 10.Quanto tempo demora a montar? INTRANET / Luís Vidigal 86
    • 1 - O que é que a Organização ganha? Será possível quantificar benefícios como: • Poupanças nos custos operacionais • Redução da papelada • Aumentar a qualidade do serviço ao cliente • Rapidez e melhoria no acesso à informação INTRANET / Luís Vidigal 87
    • 2 - Quanto custa a criar? • Hardware Servidor Web Rede • Software Sistema Operativo “Add-on” Utilitários • Mão-de-obra Criação Manutenção INTRANET / Luís Vidigal 88
    • 3 - Quanto custa a manter? Custos a longo prazo: • Actualização do servidor e da rede para responder ao aumento de tráfego • Ferramentas de gestão e recursos humanos necessários • Licenças de software e custos de actualização • Custos de publicação e arquivo da informação INTRANET / Luís Vidigal 89
    • 4 - Será gerível? • Um Portal é fácil de começar mas pode ser um pesadelo à medida que cresce se não forem planeados os seus custos • Devem-se prever os aumentos de:  Tráfego  Produtores de informação  Utilizadores • Deve-se tentar usar o trabalho em rede para reduzir a quantidade de trabalho manual e desmaterializar formulários INTRANET / Luís Vidigal 90
    • 5 - Como se integra nos sistemas existentes? • Verifique se as aplicações tradicionais em uso (legacy systems) se integram no Portal (não apenas aplicações em mainframe); • É necessário adaptar também as aplicações cliente-servidor mais recentes; • Quase todos os fornecedores de sistemas de gestão de bases de dados estão a adaptar os interfaces para a Web; • Entretanto terá de efectuar a réplica dos dados para poderem ser acedidos via Web. INTRANET / Luís Vidigal 91
    • 6 - Que formação é necessária? Produtores de informação • Como publicar na Web; • Converter dados existentes (folhas de cálculo, bases de dados, etc) para formatos aceitáveis. Requisitos: Domínio de processadores de texto ou outros editores tipo WYSIWYG. Informáticos –Como administrar o servidor; –Como desenvolver aplicações para a Web. Requisitos: Conhecimentos de administração de redes e/ou programação em linguagens objecto. INTRANET / Luís Vidigal 92
    • 7 - Posso fazer outsourcing? • É uma opção • Permite desenvolver mais depressa através da incorporação de conhecimentos especializados externos • Alivia a carga interna de administração e suporte • Quando decidir abandonar o outsourcing: • Verifique se tem internamente pessoas competentes para assegurar o trabalho • Verifique se dispõe de documentação adequada e se tem capacidade para expandir INTRANET / Luís Vidigal 93
    • 8 - Como vai afectar a produtividade? • Se bem construída, a Intranet pode aumentar muito a produtividade • Depende em grande parte do tipo de sistemas que vai substituir e como • Permite criar novos e melhores serviços impossíveis de concretizar até aí. INTRANET / Luís Vidigal 94
    • 9 - É seguro? • Será tão segura quanto o seu link mais fraco e vulnerável, nomeadamente as pessoas que usam e administram o Portal • Utilize um servidor seguro, um firewall, acessos protegidos por passwords e segurança física do servidor; • Tenha uma política de controlo de links a outros servidores Internet menos seguros. INTRANET / Luís Vidigal 95
    • 10 - Quanto tempo demora a construir? • Não muito, se for bem desenvolvido; • Aproveite a sua rede TCP/IP existente; • Depois de instalar o servidor Web instale os browsers nos clientes; • O arranque não demora muito nem custa muito caro. INTRANET / Luís Vidigal 96
    • Factores críticos de Sucesso A complexidade numa solução portal evolui em quatro dimensões e encontra-se relacionada com questões de volume, de diversidade e capacidade de a tecnologia acompanhar as mesmas. N.º de comunidades servidas Comunidades Diversidade de Comunidades Diversidade de Conteúdos Funcionalidades Diversisdade de Funcionalidades Conteúdos Quantidade/Tipo Funcionalidades Quantidade Conteúdos Diversidade de Serviços de Integração Serviços de Integração N.º de Serviços de Integração Necessários © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 97
    • Factores críticos de Sucesso  Quais são as regras chave?  Quais são as necessidades do  Qual é o business case? negócio?  O projecto tem um forte apoio de  O conteudo contribui para a topo? criação de valor?  Existe algum comprometimento?  O negócio está envolvido?  O projecto é estável? Tecnologia  Existe uma arquitectura de empresa?  Os requisitos do negócio determinam as decições tecnológicas? © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 98
    • Factores críticos de Sucesso - Estratégia Enable collaboration, within Promote one brand, and outside company communicate consistently Leverage expertise and Provide greater sense of Revenue Corporate collaborate to reduce cycle belonging – “Global Glue” times Generation Integration Communicate direct, Link customer with through 1 high impact integrated collaboration to Operating Productivity channel sell more Efficiency Enhancement Reduce administrative costs Find relevant information and bureaucracy Technology Alignment faster Simplify and standardize, Collaborate and learn from Share single infrastructure collective experience reduce complexity and leverage scale Reduce costs with self- Find and connect experts – service (customer, employee, Consolidate procurement of leverage scale of company partner) hardware and software Leverage previous technology investments © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 99
    • Factores críticos de Sucesso Comunidades • Que tipo de comunidades irá o portal suportar? • Como poderá o portal encorajar o desenvolvimento e participação dessas comunidades? • O que será diferente numa comunidade online e virtual? • Que comportamentos pretenderemos encorajar? • Como mediremos e acompanharemos o “sucesso” da comunidade? • Como é que iniciaremos as “comunidades virtuais”? © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 100
    • Factores críticos de Sucesso Conteúdos • Que conteúdos irá o portal conter e disponibilizar? • Quais os diferentes tipos de conteúdos que o portal irá suportar? • Que domínios de conhecimento ou assuntos irá o portal suportar? • Como irão os conteúdos ser organizados, coordenados e geridos? • Quais as fontes de conteúdo e de onde e como serão actualizados? • Como se “relacionará” o portal com outros sistemas de informação, warehouses e data marts? © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 101
    • Factores críticos de Sucesso Serviços de Integração • Que sistemas terá o portal de integrar? • Que processos de negócio terá o portal de integrar? • Que tipo de integração será necessária - real time interlock?, data interlock? activity interlock? • Como serão geridas as alterações a nível de integração com o portal? • Terá o portal de integrar com sistemas externos à organização? © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 102
    • Factores críticos de Sucesso Funcionalidades • Que funcionalidades serão exigidas à solução hoje? E amanhã? • Que aplicações disponibilizam as funcionalidades a implementar? • Como se irá assegurar o portal a integridade da funcionalidade? • Como se irá gerir a eventual alteração da funcionalidade? • Que impacto assumirá o portal na gestão da mudança? © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 103
    • Factores críticos de Sucesso - Governance “ What is your biggest portal challenge”? Organizational issues 71% Portal design issues 23% Forrester Research Report Implementation issues 15% Making Enterprise Portals Pay Technology Portal server function issues 6% A Portal provides a platform for integrated service delivery across corporate functions and business units. Therefore, there is not one owner of all business applications, or a natural owner within most organizational structures. Portal governance will establish a structure of shared ownership and accountability for strategy, development, and operations © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 104
    • Aspectos da Gestão de Projectos PMBOK Guide Âmbito Tempo Qualidade Recursos Integração Recursos Financeiros Humanos Comunicação Risco Aquisições Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Edition INTRANET / Luís Vidigal 105
    • Factores Críticos de Sucesso Conteúdos e Serviços • Content and Services plays an important role in ensuring successful portal implementation and adoption throughout the enterprise • Content and Services identified for the portal must: Attract Expand Realize Initial focus is to identify As more complex Once the culture, and provide the portal business process and business processes and features that will attract technology integration technology have been the audience. Additional issues are addressed transformed and features should be benefits begin to accrue completed the transition developed that deepen to the business as use to the portal will capture the relationship and of the portal expands significant value retain the audience © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 106
    • Segmentar Conteúdos e Serviços Alto Conteúdos e Serviços de alta prioridade Baixo Baixa Facilidade de Implementação Alta INTRANET / Luís Vidigal 107
    • Abordagem de Implementação – As Disciplinas Processos Organização Identidade Linha Gráfica, Editorial e Navegação Corporativa Arranque Definição Arquitectura de Conteúdos Desenvolvimento de Conteúdos Estratégica Arquitectura Técnica Instalação Integração Componentes Testes/Piloto Plataforma Plano de Marketing e Comunicação © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 108
    • Metodologia IBM Start-Up Strategy & Business Case Analysis, Design, Transition & Implement Evaluate Governance Define Develop  Program Office  Find State Definition  Track Benefits Work Define Workplace Manage Project & Scope  Internal Project Communications  Success Measures Realization Workplace Business Case Governance Implement Governance Workplace Plan Future Releases Strategy Define Design Technical Procure & Install Technical Infrastructure Failover Testing Select Enabling Architecture & Workplace Technology Security Model Blueprint Procure & Install Applications Performance Testing Technology Design Framework & Inventory & Navigation Develop Working Prototype Catalog Existing Develop On Demand Workplace Vision Capabilities Design Content Templates & Gap Analysis & Implementation Plan Deliverables Develop Applications Acceptance Test Integration Test Metadata Structure Identify Opportunities for Future Releases Design System Test Information & Integrate Systems Prioritize Develop Demo Design System Data Integrate Existing Web Sites Functional Prototype Interfaces - EAI Architecture Launch Workplace Requirements Convert Data Prioritize Roles & Resulting Requirements Content Implement Workplace Enabled Processes Design Workplace As Is To-Be Enabled Processes, Workshops & Workshops & Workflows and SLA Assessment Roadmap Implement Functional, Organizational and Job Related Changes Change Mgmt Design Define Communication Communicate and Market Workplace Assess Current Communication Plan Capabilities Strategy Design Portal Operations & Implement On-Going Workplace Operations Support Support Org. © Copyright IBM Corporation 2005 INTRANET / Luís Vidigal 109
    • Formatos das páginas • Formatação HTML - HyperText Markup Language WML - Wireless Markup Language • Formatação e Dados XML - Extensible Markup Language INTRANET / Luís Vidigal 110
    • Conceitos associados à Gestão de Conteúdos • Integrated document management (IDM) • Web content management (WCM) • Records management (RM) • Document capture • Document-based collaboration • Workflow (integrado com produtos IDM, WCM e RM) INTRANET / Luís Vidigal 111
    • Framework para a selecção de uma ferramenta para a Gestão de Conteúdos Arquitectura Funcionalidade Técnica Gestão de Investimento Visão Conteúdos Serviço e Viabilidade Suporte INTRANET / Luís Vidigal 112
    • Comparação de CMS • http://www.cmsmatrix.org/ INTRANET / Luís Vidigal 113
    • Produção de conteúdos Web • Produção para múltiplos canais • Partilha a infra-estrutura da organização • Autoria distribuída e suportada em workflow e conteúdos partilhados • Integrar uma grande variedade de conteúdos e formatos (gráficos, documentos Office, dados aplicacionais, áudio, vídeo, Flash, etc.) INTRANET / Luís Vidigal 114
    • O que é um Portal • Customização • Personalização • Integração (dados, aplicações, single sign-on) • Suporte a comunidades online INTRANET / Luís Vidigal 115
    • Características do Portal • Personalização – Informação guiada pelo computador, que tenta “servir” o utilizador através de modelos pré-estabelecidos – “Inteligência Artificial” • “Customização” – Informação controlada pelo próprio utilizador, que selecciona de entre as opções apresentadas quais os caminhos a percorrer – “Inteligência Natural” INTRANET / Luís Vidigal 116
    • PORTAL Pessoas Diferentes Necessidades Diferentes • Informações • Serviços Fontes Diferentes Acesso Integrado • Web Browser INTRANET / Luís Vidigal • ... 117
    • O que é o conteúdo Qualquer objecto digital • HTML, XML, qualquer texto • Imagens • PDF • Formatos proprietários de documentos • Áudio, vídeo • Quaisquer outros bits! INTRANET / Luís Vidigal 118
    • Funcionalidades relacionadas com os conteúdos • Agregar conteúdos • Personalizar conteúdos • Recomendar conteúdos • Permitir aos utilizadores customizar conteúdos • Sumarizar conteúdos (Excertos) INTRANET / Luís Vidigal 119
    • Conceito de Portal Content Portal XML Management • Conteúdos normalizados • Colecta, normaliza e • Pedaços de conhecimento publica conteúdos (excertos) • Facilita a colecta de dados • Metadados sobre Direitos • Expõe pedaços de (Personalização) conhecimento • Dados agregados • Expõe metadados (Recomendação) • Dados descritivos (Customização, Personalização, Recomendação) INTRANET / Luís Vidigal 120
    • Portais Gestão do Gestão Conhecimento Organizações Documental inteligentes Smart Enterprise Suite Gestão de Ferramentas Conteúdos Colaborativas INTRANET / Luís Vidigal 121
    • Aplicações online Correio electrónico Monitorar preços https://gmail.google.com Ferramentas de Office http://moneytracking.com https://docs.google.com Marcar reuniões Fazer contratos https://www.tractis.com http://www.acuityscheduling.com Apresentações de Slides Preço de Viagens Aéreas http://www.slideshare.net http://www.edreams.pt/ INTRANET / Luís Vidigal 122
    • Processador de Texto sempre disponível e partilhado http://docs.google.com Também Apresentações, Folhas de Cálculo, Formulários, etc. INTRANET / Luís Vidigal 123
    • Formulários no Google Docs AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal INTRANET / Luís Vidigal 124
    • http://www.cloudo.com AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal INTRANET / Luís Vidigal 125
    • Trabalhar na Cloud AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal INTRANET / Luís Vidigal 126
    • Tratamento de imagem online http://www.photoshop.com http://www.citrify.com http://fotoflexer.com http://www.photofuntoos.com INTRANET / Luís Vidigal 127
    • Videoconferência http://www.megameeting.com http://www.webex.com/ Reuniões e Eventos online interactivos 128 INTRANET / Luís Vidigal 128
    • Ciclo de vida dos conteúdos Criar Gerir Disponibilizar Segurança e Criação dinâmica Templates Controlo de Acessos de Páginas Ferramentas de Concepção Check in e Check out Personalização Ferramentas de Pesquisa e Apresentação Produtividade Recuperação Multi-canal Metadados Workflow Regras de Negócio Estruturação de Texto Publicação na Web Caching XML e Web Services INTRANET / Luís Vidigal 129