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Sistema Contable Y Control Interno De Una Empresa Agropecuaria.
 

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Trabajo de investigación realizado en Cooperativa El Jícaro, Municipio de Atiquizaya en Ahuachapán El Salvador

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    Sistema Contable Y Control Interno De Una Empresa Agropecuaria. Sistema Contable Y Control Interno De Una Empresa Agropecuaria. Document Transcript

    • UNIVERSIDAD PANAMERICANA UPAN ASIGNATURA: CONTABILIDAD AGROPECUARIA TEMA: TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SOBRE SISTEMA CONTABLE Y CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA AGROPECUARIA. ALUMNOS: LESBIA SORAIDA SANCHEZ OSORIO BRENDA MARILIN RAMÍREZ DIAZ JUDITH ESTER ALVAREZ PINEDA ROXANA JANETH CACERES ALTUVE VIDAL OVED CRUZ MULATILLO. CATEDRATICO: LIC. ISRAEL ALFREDO LINARES VALLECIOS. AHUACHAPAN, 9 DE DICIEMBRE DE 2,007.
    • INDICE No. Contenido Página Introducción……………………………………………………………………… 2 Objetivos…………………………………………………………………………. 3 I- SISTEMA CONTABLE…………………………………………………… 4 II- CONTROL INTERNO………………………………………………………. 7 2.1 Área Organizativa …………………………………………………………….. 7 2.2 Área Financiera ……………………………………………………………….. 12 2.3 Área de Personal……………………………………………………………….. 13 2.4 Área de Mercadeo……………………………………………………………… 13 2.5 Aspectos Legales………………………………………………………………. 14 Conclusiones………………………………………………………………………. 15 Recomendaciones…………………………………………………………………. 16 1 INTRODUCCIÓN
    • En la elaboración de este informe se quiere dar a conocer a cerca de los sistemas contables como todo lo referido al control interno de la Cooperativa “El Jícaro de R.L”, la cual está situada en el Municipio de Atiquizaya que corresponde al Departamento de Ahuachapán. Respecto al sistema contable, se puede decir que todo aspecto relacionado a la contabilidad que en ese lugar se lleva, va de acuerdo a todas las leyes que rigen la profesión de la Contaduría Pública; además al igual que en cualquier otra contabilidad, en ésta; se realiza la clasificación de cada cuenta, utilizando rubros que identifican a cada una de ellas, como ejemplo se puede mencionar: Activo 1 Pasivo 2 Capital 3 Cuentas de Resultado Deudor 4 Cuentas de Resultado Acreedor 5 Cuentas Liquidadoras de Resultado 6 Cuentas de Orden 7 Respecto al Control Interno se puede decir que esta institución, posee una estructura organizacional bien diseñada que va de acuerdo a las funciones que cada uno de sus socios requiera. En esta cooperativa existe un área organizativa que involucra a los socios, directivos y empleados en general, también posee una Asamblea General que está compuesta por los socios fundadores y por supuesto por sus hijos y así está integrado por otros tipos de comité de los cuales se hablara en detalle en el desarrollo de este trabajo. 2 OBJETIVOS
    • Objetivo General Conocer el Sistema Contable y el Control Interno de la Cooperativa “El Jícaro de R.L”, situada en el Municipio de Atiquizaya. Objetivos Específicos Conocer específicamente, todo lo relacionado respecto al sistema contable de La Cooperativa El Jícaro de R.L. Conocer en detalle, cuales son las áreas organizativas en la cuales se distribuye La Cooperativa El Jícaro de R.L. Conocer las diferentes actividades a las que se dedica La Cooperativa El Jícaro de R.L. 3 SISTEMA CONTABLE.
    • La Asociación Cooperativa de El Jícaro de R. L., en el municipio de Atiquizaya, Ahuachapán, es una entidad legalmente establecida y constituida bajo el régimen cooperativo y apoyada por el estado a través del Instituto Salvadoreño de Fomento Cooperativo (INSAFOCOOP), entidad reguladora para las cooperativas, la cual busca que cada una de ellas sea una entidad eficiente y capaz de generar las utilidades suficientes para su subsistencia y la de sus miembros asociados. Partiendo de esto, el INSAFOCOOP se ha encargado de legalizar todo el sistema contable de la cooperativa, el cual es llevado electrónicamente por el contador, en un software diseñado para contabilidad, el cual, en su contenido, tiene las herramientas necesarias y suficientes para obtener, organizar y registrar las operaciones financiero contables que se dan dentro de la misma. El Catálogo de Cuentas utilizado por la entidad, está organizado tal como se muestra en el siguiente cuadro: CLASIFICACIÓN No. DE DIGITOS Clasificación General 1 Rubros de agrupación 2 Cuentas de mayor 4 Subcuenta 9 Subcuenta 11 Subcuenta 14 En la clasificación general, tal como en la mayoría de catálogos, los dígitos asignados a cada una de ellas, se muestran en el siguiente cuadro: 4 CLASIFICACIÓN CODIGO ACTIVO 1 PASIVO 2 CAPITAL 3 CUENTAS DE RESULTADO DEUDOR 4 CUENTAS DE RESULTADO ACREEDOR 5
    • CUENTAS LIQUIDADORAS DE RESULTADOS 6 CUENTAS DE ORDEN 7 Las cuentas de mayor, tienen sus respectivas subcuentas auxiliares, las cuales son llevadas en forma individual dentro del mismo software, entre algunos ejemplos tenemos la cuenta de Caja, Bancos, Inventarios, Cuentas por Cobrar y otras. Por el tipo de actividad económica a la cual se dedica la Cooperativa, en los inventarios se ha detallado los materiales utilizados en las actividades, ya sea agrícolas, pecuarias y acuícolas, los cual en el catálogo se muestra de la siguiente manera: 1104 Inventarios 110401 Insumos 11040101 Semillas 11040102 Fertilizantes 11040103 Herbicidas 11040104 Insecticidas 11040105 Adherentes Y otros… Ya teniendo la estructura general del Catálogo de Cuentas, se puede iniciar la elaboración de los asientos contables correspondientes. 5 Es de hacer notar que aun cuando la contabilidad se lleva en forma mecanizada, hay una variedad de procesos que se llevan de forma manual, los cuales son manejados por los diferentes responsables de las áreas respectivas. Las cajeras de la entidad, diariamente realizan el informe de caja correspondiente, sacando un balance entre los ingresos y egresos, y el saldo al final del día, deberá cuadrar
    • con la cantidad reflejada en los documentos que amparan dichas operaciones, dato que también debe cuadrar al momento de ser llevadas a su contabilización. Los balances de comprobación se elaboran mensualmente, con el fin de verificar cual es la situación financiera de la entidad hasta ese momento, y ver así los montos reflejados en concepto de ingresos y egresos para determinar la rentabilidad obtenida durante el ejercicio contable correspondiente y poder tomar así decisiones que conlleven a la mejor utilización y aprovechamiento de los recursos de la Cooperativa. El área contable solamente se encarga de manejar documentos y en ningún momento tiene relación directa con el manejo del efectivo, pues esta es una función delegada tanto en las cajeras como en la administración de la entidad. Sin embargo, el departamento de contabilidad tiene la responsabilidad de realizar las conciliaciones bancarias e identificar aquellas operaciones que aparecen en los estados de cuenta y que no han sido reflejadas aun en la contabilidad, además de cotejar los datos mostrados en libros mecanizados contra estados de cuenta. Se lleva también un libro manual o auxiliar de bancos, en el cual se van asentando las operaciones realizadas con cheques y se escriben las cantidades remesadas a cada una de las cuentas bancarias a nombre de la entidad. Los auxiliares del inventario o kárdex, son llevados tanto en forma mecanizada como manual, y delegado en personas distintas. El kárdex manual, es responsabilidad del encargado de bodega. Este kárdex, solamente presenta las cantidades de artículos que han ingresado, salido y en existencias del inventario y en ningún momento presente los valores monetarios o costo de estos productos. 6 En cambio en el kárdex electrónico, se tiene las casillas correspondientes tanto para cantidades como para valores. El encargado de la bodega, es también responsable de documentar cada una de las entregas que lleva a cabo, mediante la elaboración de las requisiciones correspondientes, las cuales son firmadas en el acto por quien retira los materiales de la bodega. Es de hacer notar que la mayoría de costos se separan por
    • proyectos, tanto para ganado, para la producción piscícola, la agrícola, la industrial (proceso de tratamiento de la leche) y otros. En el área de caja, también se manejas controles manuales, los cuales presentan casillas para reflejar los ingresos, egresos y conciliación de saldos de las operaciones del día, los cuales son realizados por las cajeras. Estos documentos son trasladados luego al área de contabilidad para el registro respectivo y oportuno de las operaciones. Para los libros contables se legalizan hojas para el diario, mayor, estados financieros, libros de IVA, libros de Actas de Junta General de Socios, libros de actas. CONTROL INTERNO AREA ORGANIZATIVA La asociación Cooperativa El Jícaro de R. L. es una institución muy bien diseñada, con una organización y funciones delimitadas en cada uno de sus socios, directivos y empleados. En primer lugar, todos los socios son fundadores o hijos de los fundadores, así como los empleados, lo cual permite que todos trabajen en beneficio de los bienes comunes de la sociedad. 7 La Asamblea General, está compuesta por todos los socios tanto fundadores como hijos de estos, los cuales pueden constituirse como tales según la Ley de asociaciones Cooperativas a partir de los 16 años de edad. Dicha Asamblea es la única que tiene la potestad para tomar decisiones relevantes, así como aprobar los estados financieros y nombrar a la nueva junta directiva.
    • La Junta de Vigilancia, es una dependencia de de staff dentro de la entidad, la cual se encarga de fiscalizar cada una de la operaciones que se realizan dentro de la asociación, ya sean de tipo financiero, organizativo, contable, de personal y otras que están inmersas dentro de las actividades institucionales. El Consejo de administración está conformado por algunos de los asociados, los cuales han sido electos por la asamblea General en sesión plenaria y se encargan, como órgano interno, de administrar en conjunto a la asociación. Es de hacer notar que no hay más requisito para ser directivo, que el hecho de ser socios sin importar que tantos conocimientos académicos tengan. La mayoría de ellos han sido electos debido a que son personas muy conocidas e influyentes en la comunidad. El Comité de educación, se encarga de velar por que la institución educativa que tiene sede dentro de los límites geográficos de la Cooperativa, tenga en el momento oportuno los implementos necesarios para trabajar con normalidad y de solventar los problemas que de ella se deriven. El Comité de Comercialización, se encarga de buscar y atender a los clientes potenciales para los artículos producidos dentro de la Cooperativa, además del mantenimiento de la sala de ventas que se encuentra ubicada en la Ciudad de Atiquizaya. 9 El Comité de Señoras se encarga de brindar apoyo a las señoras que habitan dentro de los límites de la cooperativa, brindándoles asistencia en el área técnica para que vuelvan más rentable la producción que realizan dentro de sus parcelas, además vela por que se realicen las actividades institucionales encaminadas a fortalecer los lazos de unión entre las familias de los socios.
    • La Gerencia, es la encargada de dirigir todas las operaciones que se realizan dentro de la Cooperativa y busca que la producción se vuelva lo más rentable posible. Es también la encargada de mantener el control interno en cada una de las áreas en que esta organizada la asociación. El Área de Producción, está conformada por varios departamentos, los cuales son los encargados de llevar a cabo la actividad económica de la sociedad, y está constituida por los departamentos o áreas siguientes: • Cadena de Procesamiento: esta área es la responsable de dar el tratamiento adecuado a la producción de leche con el propósito de transformarla en crema, queso o quesillos, así como para la producción de suero. • Proyecto Piscícola: Es el área encargada de llevar a cabo la producción de peces y brindarles el tratamiento adecuado para que en el menor tiempo posible alcancen el tamaño y peso adecuado para ser puestos a la venta. Es de hacer notar que en esta área, se recibe también ayuda técnica por parte de algunas ONG’s y específicamente del gobierno de Taiwán. • Proyecto de Caña: Es una parte de las actividades agrícolas que se desarrollan dentro de la asociación ( Pues también hay huertos para la producción de loroco, hortalizas y cereales) la cual es desarrollada con responsabilidad y eficiencia, para lo cual se contratan mozos quienes laboran en este producto. 10 • Fábrica de Teja: En la cooperativa, también hay una fábrica de teja, atendida por los mismos socios y personas contratadas para tales fines, lo cual se hace de forma esporádica. • Proyecto de Lotificación: Parte de los terrenos de la sociedad han sido comprados en los últimos años, y en vista de que no se han podido
    • aprovechar en su totalidad, se ha iniciado el proceso de notificación de parte de los terrenos de la Cooperativa. • Fábrica de Concentrado: dentro de las actividades de la entidad, también se tiene una fábrica de concentrados, los cuales son casi en su mayoría utilizados para el consumo interno, tanto para alimentar al ganado como a los peces que se encuentran en etapa de desarrollo. Sólo el excedente, cuando lo hay, es vendido a los interesados. • Proyecto Turismo: aprovechando el Paraje natural que hay en la Cooperativa, se está desarrollando actualmente el proyecto turístico, el cual se inició con la construcción de una piscina para uso humano, lo cual permitirá que los visitantes que lleguen al lugar, además de comprar parte de la producción, puedan gozar de momentos de esparcimiento y ocio. El área de Administración está constituida por departamentos con funciones definidas para cada uno de ellos, entre los que podemos mencionar: • Colecturía y bodega: Es la dependencia administrativa que se encarga de realizar los cobros que se dan dentro de la Cooperativa y emitir la documentación adecuada y pertinente en todo momento. • Contabilidad y Planillas: El departamento de contabilidad y planillas tal como su nombre lo indica, es el área encargada de llevar a cabo el registro contable de todas las operaciones de índole financiera y que son cuantificables monetariamente. Además, este mismo departamento es el responsable de la elaboración de las planillas de salarios mensual, así como las planillas relacionadas con las contrataciones de obreros de carácter eventual. 11 AREA FINANCIERA El área financiera, está bajo el cargo de la administración, quienes son los responsables directos del manejo de los recursos monetario de la Cooperativa. Son ellos los responsables de la firma de cheques y autorizar cada uno de los egresos que se realizan
    • dentro de la entidad. Es de hacer notar que cada una de las cuentas bancarias a nombre de la Cooperativa tiene firmas mancomunadas, lo cual permite, que los recursos no sean mal utilizados y que al momento de realizar una transacción, más de una persona sepa como y en que fueron invertidos los recursos. En las arcas de la entidad se mantiene la menor cantidad de efectivo posible, con el propósito de evitar la pérdida por robos u otras situaciones. Se pudo verificar que al vender pescado dentro de la cooperativa, no se facturan las ventas, lo cual facilita el hecho de que parte de los ingresos percibidos no sean entregados íntegramente a los encargados de la función financiera para su correcto y oportuno manejo. Las utilidades que percibe la Cooperativa, en ningún momento son distribuidas entre los asociados, sino que se van utilizando para pagar las cuotas de créditos adquiridos para la adquisición de terrenos y otras cantidades que se utilizan para lograr el buen funcionamiento de la Cooperativa. Los socios además tienen que pagar anualmente una mínima cuota social por valor de $ 2.30 como aportación al capital, pero es de hacer notar que el capital real de la Cooperativa está compuesto por el activo fijo, el cual está compuesto por más de 245 manzanas de terrenos cultivables. 12 AREA DE PERSONAL Como es conocido ampliamente, el área de personal es un área crítica en cualquier empresa ya que tratar con el elemento humano siempre requiere de mucho tacto y experiencia. La empresa, cumple con las obligaciones laborales a los empleados que laboran con carácter permanente, sin embargo, los empleados contratados sin carácter de
    • dependencia laboral, no gozan de ninguna de las prestaciones legales establecidas por las leyes de la república, sino que simplemente reciben el jornal correspondiente al día laborado. Se puede ver, además que la institución no cuenta con herramientas de control de personal bien definidos y se escuda la frase “todos venimos temprano”, pero es importante recordar que tiempo de trabajo perdido, equivale en los negocios a dinero perdido. AREA DE MERCADEO En el área de mercadeo, se puede observar que la empresa está bastante deficiente, pues no ha implementado una fuerza de ventas que se abra paso en los diferentes mercados, sino que simplemente han tratado de vender sus productos en el mercado local. Solamente se expenden los productos dentro de la cooperativa y en una despensa ubicada en la Ciudad de Atiquizaya. La producción de caña está contratada con el ingenio, por lo que cuando llega el momento de la zafra, la producción va directamente hacia él. Actualmente se está tratando de desarrollar el proyecto eco turístico, con el propósito de incrementar los ingresos a las arcas de la cooperativa, lo que servirá como puente para que la producción piscícola mantenga una realización a corto plazo, pues al llegar turistas se podrá vender mayor cantidad de productos tales como el pescado, el camarón, los derivados de la leche y legumbres. 13 ASPECTOS LEGALES La empresa se ha constituido legalmente y se han llenado todos los requisitos que exigen las leyes de la república para su funcionamiento y se cumple con la responsabilidad
    • tributaria. Es de hacer notar que las Cooperativas no están obligadas al pago de impuesto sobre la renta, por lo cual al momento de declarar impuestos, se declaran los ingresos percibidos pero en ningún momento se paga a cuenta de este impuesto. En el caso del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios se cumple en todos los aspectos exigidos por la ley. 14 CONCLUSIONES
    • Con la culminación de la visita realizada a la Cooperativa El Jícaro de R.L se logró llegar a las siguientes conclusiones: Que con la observación de campo que se llevo a cabo en la Cooperativa El Jícaro de R.L, se logró concluir que las piletas no poseen buen mantenimiento o higiene para mantener con vida a la especie acuícola. Que cuentan con la capacidad de ofrecer sus productos al mercado para que no solo los consumidores locales lo consuman, sino que también se den la oportunidad de conocerse en el mercado nacional y darle la oportunidad a las demás personas de que lo consuman también. Que mediante las mejoras que se han realizado a las instalaciones, se ha dado lugar para que las personas se acerquen, consuman y compren en las mismas instalaciones el pescado y el camarón; y con ello pasar un feliz día de campo. 15 RECOMENDACIONES Según la tarea antes realizada en La Cooperativa El Jícaro de R.L sobre el sistema contable y del control interno se logró a recomendar lo siguiente:
    • Que al personal que trabaja para ellos, se les de horarios definidos de entrada y de salida, para que no desperdicien el tiempo en actividades que no vayan de acuerdo con la actividad principal de la Cooperativa. Que por cada venta de productos que realicen, emitan el documento correspondiente para que a futuro, no tengan ningún tipo de conflicto debido al incumplimiento de obligaciones tributarias, que por ley están obligados a realizar. Que consideren como un área crítica, a las entradas de efectivo que son generadas por la compra de sus productos, ya que si los encargados (as) no llevan un buen registro de los ingresos y egresos puede surgir que haya una apropiación indebida del efectivo. Que mediante la oportunidad que tienen de expandir sus productos al público, puedan crear o dar origen a salas de venta para que a través de ello puedan originar más empleo y como cooperativa puedan sobre salir en el mercado nacional.
    • ORGANIGRAMA DE LA ASOCIACION COOPERATIVA EL JICARO DE R.L. Asamblea General Junta de vigilancia Consejo de Administración Comité de Comité de Comercialización Comité de Señoras Educación _______________________________________________________________________________ Gerencia Area de Area de Producción Administración Cadena de Colecturía Contabilidad y Proyecto Piscícola Procesamiento y Bodega Planillas. Proyecto de Caña Fábrica de Teja Proyecto de Fábrica de Concentrado Lotificación Proyecto Turismo