Your SlideShare is downloading. ×
Projekti gradiska
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Introducing the official SlideShare app

Stunning, full-screen experience for iPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Projekti gradiska

2,371
views

Published on

Published in: Education

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
2,371
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
97
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Uvod u upravljanje projektima Natalija Stjepanek, prof. mentor E-mail: nstjepanek@gmail.com Nova Gradiška, 6. srpnja 2010.
  • 2. U današnjem predavanju: • upoznati osnovne pojmove upravljanja projektima • praktični primjer pokretanja projekta • upoznati mogućnost mobilnosti nastavnika u cilju usavršavanja i stjecanja novih znanja i vještina • mogućnost suradnje sa školom partner iz EU • upoznati se s ostalim programima Agencije za mobilnost • ispunjavanje nacrtnih obrazaca za mobilnost nastavnika ili zajednički rad na projektu sa nekom drugom partner školom
  • 3. Projekti u školstvu • Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti • Postoje aktivnosti koje se ne doţivljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. • Potrebno je prije svake aktivnosti promisliti je li projekt i koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.
  • 4. Potrebno je znanje o upravljanju projektima! • Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uloţili trud i vrijeme u niz projekata. • Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije. • Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči. • Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaţenje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.
  • 5. Upravljanje projektima • je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nuţno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angaţman očekuje. • Potreban dio stručnog usavršavanja svih
  • 6. Upravljanje projektima može: • olakšati ono što radimo • unaprijediti način rada • ubrzati postizanje ciljeva/rezultata • sniziti troškove rada • potaknuti promjenu Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...
  • 7. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 1. • Snaţne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. • Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi. • Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!
  • 8. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 2. Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često dovodi do pogrešaka u: • postavljanju rokova • procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata • u predviđanju i procjeni rizika!
  • 9. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 3 • Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne procjene vremena i troškova) • Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama! Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ PROBLEMA!
  • 10. Pogreške nastavnika kao voditelja projekata • Pogreške u komunikaciji: o Ne komuniciraju dovoljno niti redovito • sa članovima projektnog tima te • sa ulagačima u projekt o Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju • Pogreške u planiranju: o Krive (preoptimistične) procjene vremena o Loša ili nikakva procjena rizika o Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traţeno daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)
  • 11. Osnovni pojmovi u upravljanju projektima
  • 12. O čemu govorimo ... • po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti • definicija projekta – što projekt jest, što nije • osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta • trokut prilagodbe
  • 13. Zašto se projekti pokreću? • Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje za određeni problem ili potrebu naručitelja projekta. • Rješenje obuhvaća sve potrebno za zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute za korištenje rezultata i usluge podrške pri njihovom korištenju. • Za pronalaţenje rješenja ne mora biti dovoljan samo jedan projekt, nego ih moţe biti potrebno i više.
  • 14. Što je PROJEKT? Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: o jasnim i ostvarivim ciljem o konačnim trajanjem o raspoloţivim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva) o ţeljenom razinom kakvoće konačnog proizvoda
  • 15. Razlika projekata i ostalih aktivnosti • Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti. • Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa…
  • 16. Što su PROGRAMI? • Program = skup povezanih projekata o usklađeno upravljanje pojedinim projektima o koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata o primjer: program “Suradnici u učenju” traje nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina
  • 17. Što je CILJ projekta? • Cilj projekta je NEŠTO • čega prije realizacije projekta NIJE BILO • čega bez projekta NE BI bilo • vrijedno ulaganja u projekt. • Dobro postavljeni ciljevi su: • Jasno određeni (opisani) • Mjerljivi • Dostiţni • Ostvarivi • Vremenski uokvireni
  • 18. Što su to RESURSI projekta? • Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili ţeljeni cilj ... o Ljudi o Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...) o Vrijeme • Projekt se ne moţe uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloţivi kad su potrebni!
  • 19. Sudionici projekta • naručitelj(i) projekta • sponzor(i) projekta • ulagač(i) u projekt • voditelj(i) projekta/projekata/programa • PROJEKTNI TIM - članovi tima Osobe zaduţene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.
  • 20. Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje • Određuju cilj projekta. • Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja: o postavlja zahtjeve za provedbom projekta o odobrava rezultate projekta o pokriva troškove projekta o koristi se rezultatima projekta • razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja: o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
  • 21. Sponzor projekta • osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaţe voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta • “najvaţniji saveznik voditelja projekta” • razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora: o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta o eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi
  • 22. Ulagači • svi oni koji u projekt ulaţu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … • osobe (pojedinci ili ustanove) o kojima je u interesu uspješna realizacija projekta o koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta o koji ulaţu resurse s kojima raspolaţu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe • ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta
  • 23. Voditelj projekta • zaduţen za komunikaciju sa sponzorima, ulagačima, naručiteljem projekta • odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u ţeljenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta. • Za vođenje projekta potrebno je imati: o Komunikacijske vještine o Stručnost u predmetnom području projekta o Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji
  • 24. Nadzor projekta • uspostavlja se zbog: o praćenja provedbe projekta o davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta o izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja • nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta
  • 25. Vremenski okvir projekta • Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! • Vremenski kraj projekta određen je ţeljama naručitelja projekta. • Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. • Nakon što je utvrđen moţe se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!
  • 26. Mjerila uspješnosti projekta • rok • troškovi KAKVOĆA / KVALITETA • kakvoća Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se Trokut željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja prilagodbe dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju. TROŠKOVI VRIJEME
  • 27. “Trgovanje” mjerilima uspješnosti • Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadrţati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu. • Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od unaprijed dogovorene. • Ţelite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od unaprijed dogovorene.
  • 28. Podsjetimo se ... • Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloţivim resursima • Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. • Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici. • Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa ţeljenom razinom kakvoće. • Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloţivih resursa (“Trokut cjenjkanja”)
  • 29. Sada nekoliko riječi o tome ... • kako dobro opisati ciljeve projekta • opseg projekta • rizici • proračun projekta • što su preduvjeti za uspjeh projekta ...
  • 30. Ciljevi projekta trebaju biti … S specific specifični M measurable mjerljivi dostiţni i A achiveable & agreed upon usuglašeni R realistic realistični T time-oriented vremenski određeni
  • 31. Školski primjer: JFK i Mjesec • Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961. • “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju” • Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja moţemo prepoznati?
  • 32. Primjeri nekih projekata u školama • upisi • tiskanje svjedodţbi • organizacija dana • izrada školskih web škole stranica • organizacija drţavnog • sudjelovanje u natjecanja programima/projektima: • organizacija oučenička maturalnog izleta natjecanja • tiskanje svjedodţbi oLIDRANO oCARDS projekti
  • 33. Mogući školski projekti • priprema dana Škole • planiranje Zimske škole • projekt priprave učenika za drţavnu maturu • projekt promoviranja prirodnih znanosti u svrhu opredjeljivanja učenika u srednje škole • suzbijanje nasilja, droge, alkohola, cigareta • vaše ideje…?
  • 34. Većina projekata NIJE uspješna! Propali Problematični Uspješni 2000 23% 49% 28% 1998 28% 46% 26% 1995 40% 33% 27% 1994 31% 53% 16% Graf prikazuje ishode oko 30.000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000
  • 35. Zašto projekti ne uspijevaju? • Nejasni ili neusklađeni ciljevi • Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača • Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) • Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora • Loša procjena rizika Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!
  • 36. Komunikacija na projektu? "Projekt je kasnio, a "Stvoreno je ono proračun je što "Ne udovoljava prekoračen" nam ne treba" našim očekivanjima – nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti razumjeli što "Nismo dobili trebamo raditi" informacije "Nismo znali potrebne koliko rad za obavljanje posla" ostalih članova tima "Ne funkcionira utječe na naš rad" "Prekomplicirano je pravilno u našem za korištenje" okruženju" "Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme"
  • 37. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio 1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) 2. izabrati najbolji mogući tim 3. odrţavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije 4. realistična procjena potrebnih resursa 5. realističan vremenski plan aktivnosti na projektu
  • 38. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio 6. ne izlaziti izvan opsega projekta 7. voditi računa o ljudima 8. stalna podrška sponzora 9. spremnost na promjene i inovacije 10. dobra međusobna komunikacija 11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) 12. potencijal za vođenje projekta
  • 39. Podsjetimo se ... • što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren • za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci • Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija
  • 40. Projektni ciklus - procesni model Završetak implementacije Projektni proizvod se Osmišljanje uvodi u uporabu Potvrda o Prihvaćena otklonjenim Vizija / Opseg neispravnostima projekta MSF Provjera (kontrola) i utvrđivanje Planiranje eventualnih pogrješaka Dovršetak Prihvaćeni proizvoda Realizacija projektni planovi
  • 41. Od čega se sastoji POKRETANJE projekta? • Priprema temeljnog projektnog dokumenta • Utvrđivanje sudionika projekta • Odabir i priprema osnovnog projektnog tima • Izrada vizije • Utvrđivanje rješenja • Određivanje opsega rješenja • Utvrđivanje osnova za kasnije promjene
  • 42. Organiziranje osnovnog tima • Što je potrebno? o odrediti komplet vještina nuţnih za projekt o dodijeliti uloge članovima tima o članovima tima objasniti uloge i odnose o procijeniti spremnost tima • Definicija: SPREMNOST TIMA je kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima i motivacijom, za uspješno dovršenje projekta
  • 43. Vizija i opseg • Vizija je pogled na ono što tim ţeli postići, neomeđen projektnim ograničenjima • Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na projektu moţe ostvariti u okviru zadanih ograničenja. To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i usluga ostvarenih (pruţenih) projektom
  • 44. Izrada vizije • Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve, ograničenja i rješenja projekta • Fokus projektnog tima o jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku o prikupiti početne zahtjeve naručitelja o utvrditi pristup rješavanju problema o odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima o definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja o postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije
  • 45. Stvaranje zajedničke vizije • 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije: o Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili o Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka dali sponzori • Vaţnost zajedničke vizije o tim dobiva zajednički smjer djelovanja o pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju odluka o veća motiviranost • Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje
  • 46. Opseg • Opseg – dijelovi vizije koji se mogu postići unutar ograničenja projekta - posao koji obavlja tim kako bi isporučio dio rješenja predviđen projektom i u skladu s njegovim ograničenjima
  • 47. Upravljanje opsegom • Zašto je upravljanje opsegom vaţno? • Ţelimo izbjeći povećanje opsega • Ţelimo utvrditi što je unutar, a što izvan opsega • Tehnike upravljanja opsegom • Trokut “cjenkanja” (kompromisa) • Matrica kompromisa • Povećanje opsega moţe biti • Upravljivo • Neupravljivo – govorimo o “curenju opsega”
  • 48. “Curenje” opsega • Definicija: “Neupravljana promjena opsega projekta” • Dodavanje naknadnih zahtjeva naručitelja ili korisnika koje projekt dovodi u opasnost (rizik) neuspješnog završetka zbog prekoračenja utvrđenog proračuna ili roka završetka • Promjena utvrđenog opsega projekta koja nije popraćena razmatranjem njezinog učinka na raspoloţive resurse, proračun te rok realizacije projekta
  • 49. Kako procjenjujemo troškove? • “Po sličnosti” – “Per analogiam” • “Odozdo nagore” • Temeljem utvrđenog cjenika • Prikupljanjem podataka od dobavljača usluga • “Parametričkim procjenjivanjem”
  • 50. Po sličnosti • Usporedbom sa prošlim sličnim projektima • Koristimo stvarne podatke (prošlih projekata) • “Skaliramo” troškove sukladno “veličini” našeg projekta
  • 51. Kako procjenjujemo “odozdo”? • Prikupljanjem i grupiranjem podataka (procjena) članova tima o troškovima vezanim uz njihove zadatke i aktivnosti
  • 52. Što je to “parametrička procjena”? • Korištenje statistički dobivenih podataka (procjena) o jediničnoj cijeni potrebnog posla • Temeljem analize većeg broja prošlih projekata • Točnija od “analogne procjene” (“po sličnosti”)
  • 53. Početna procjena rizika • Započinje odmah pri pokretanju projekta • Okupite osnovni tim i raspravite rizike projekta • Proces procjene rizika se nastavlja: oanaliza rizika i postavljanje prioriteta ostvaranje dokumenta procjene rizika • Podloga za trajno upravljanje rizikom
  • 54. Što tim treba proizvesti (“isporučiti”) u fazi POKRETANJA projekta? • dokumentirati viziju i opseg projekta • dokumentirati projektni tim • dokumentirati procjenu rizika • dokumentirati proračun
  • 55. Obrazovni sadržaji za samoučenje • Više o projektima moţete pronaći na portalu Suradnici u učenju www.ucitelji.org
  • 56. Radionica… 56