Projekti gradiska

2,821 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,821
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
450
Actions
Shares
0
Downloads
101
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Projekti gradiska

  1. 1. Uvod u upravljanje projektima Natalija Stjepanek, prof. mentor E-mail: nstjepanek@gmail.com Nova Gradiška, 6. srpnja 2010.
  2. 2. U današnjem predavanju: • upoznati osnovne pojmove upravljanja projektima • praktični primjer pokretanja projekta • upoznati mogućnost mobilnosti nastavnika u cilju usavršavanja i stjecanja novih znanja i vještina • mogućnost suradnje sa školom partner iz EU • upoznati se s ostalim programima Agencije za mobilnost • ispunjavanje nacrtnih obrazaca za mobilnost nastavnika ili zajednički rad na projektu sa nekom drugom partner školom
  3. 3. Projekti u školstvu • Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti • Postoje aktivnosti koje se ne doţivljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. • Potrebno je prije svake aktivnosti promisliti je li projekt i koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.
  4. 4. Potrebno je znanje o upravljanju projektima! • Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uloţili trud i vrijeme u niz projekata. • Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije. • Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči. • Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaţenje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.
  5. 5. Upravljanje projektima • je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nuţno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angaţman očekuje. • Potreban dio stručnog usavršavanja svih
  6. 6. Upravljanje projektima može: • olakšati ono što radimo • unaprijediti način rada • ubrzati postizanje ciljeva/rezultata • sniziti troškove rada • potaknuti promjenu Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...
  7. 7. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 1. • Snaţne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. • Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi. • Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!
  8. 8. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 2. Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često dovodi do pogrešaka u: • postavljanju rokova • procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata • u predviđanju i procjeni rizika!
  9. 9. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 3 • Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne procjene vremena i troškova) • Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama! Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ PROBLEMA!
  10. 10. Pogreške nastavnika kao voditelja projekata • Pogreške u komunikaciji: o Ne komuniciraju dovoljno niti redovito • sa članovima projektnog tima te • sa ulagačima u projekt o Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju • Pogreške u planiranju: o Krive (preoptimistične) procjene vremena o Loša ili nikakva procjena rizika o Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traţeno daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)
  11. 11. Osnovni pojmovi u upravljanju projektima
  12. 12. O čemu govorimo ... • po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti • definicija projekta – što projekt jest, što nije • osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta • trokut prilagodbe
  13. 13. Zašto se projekti pokreću? • Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje za određeni problem ili potrebu naručitelja projekta. • Rješenje obuhvaća sve potrebno za zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute za korištenje rezultata i usluge podrške pri njihovom korištenju. • Za pronalaţenje rješenja ne mora biti dovoljan samo jedan projekt, nego ih moţe biti potrebno i više.
  14. 14. Što je PROJEKT? Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: o jasnim i ostvarivim ciljem o konačnim trajanjem o raspoloţivim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva) o ţeljenom razinom kakvoće konačnog proizvoda
  15. 15. Razlika projekata i ostalih aktivnosti • Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti. • Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa…
  16. 16. Što su PROGRAMI? • Program = skup povezanih projekata o usklađeno upravljanje pojedinim projektima o koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata o primjer: program “Suradnici u učenju” traje nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina
  17. 17. Što je CILJ projekta? • Cilj projekta je NEŠTO • čega prije realizacije projekta NIJE BILO • čega bez projekta NE BI bilo • vrijedno ulaganja u projekt. • Dobro postavljeni ciljevi su: • Jasno određeni (opisani) • Mjerljivi • Dostiţni • Ostvarivi • Vremenski uokvireni
  18. 18. Što su to RESURSI projekta? • Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili ţeljeni cilj ... o Ljudi o Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...) o Vrijeme • Projekt se ne moţe uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloţivi kad su potrebni!
  19. 19. Sudionici projekta • naručitelj(i) projekta • sponzor(i) projekta • ulagač(i) u projekt • voditelj(i) projekta/projekata/programa • PROJEKTNI TIM - članovi tima Osobe zaduţene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.
  20. 20. Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje • Određuju cilj projekta. • Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja: o postavlja zahtjeve za provedbom projekta o odobrava rezultate projekta o pokriva troškove projekta o koristi se rezultatima projekta • razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja: o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
  21. 21. Sponzor projekta • osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaţe voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta • “najvaţniji saveznik voditelja projekta” • razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora: o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta o eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi
  22. 22. Ulagači • svi oni koji u projekt ulaţu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … • osobe (pojedinci ili ustanove) o kojima je u interesu uspješna realizacija projekta o koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta o koji ulaţu resurse s kojima raspolaţu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe • ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta
  23. 23. Voditelj projekta • zaduţen za komunikaciju sa sponzorima, ulagačima, naručiteljem projekta • odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u ţeljenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta. • Za vođenje projekta potrebno je imati: o Komunikacijske vještine o Stručnost u predmetnom području projekta o Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji
  24. 24. Nadzor projekta • uspostavlja se zbog: o praćenja provedbe projekta o davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta o izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja • nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta
  25. 25. Vremenski okvir projekta • Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! • Vremenski kraj projekta određen je ţeljama naručitelja projekta. • Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. • Nakon što je utvrđen moţe se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!
  26. 26. Mjerila uspješnosti projekta • rok • troškovi KAKVOĆA / KVALITETA • kakvoća Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se Trokut željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja prilagodbe dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju. TROŠKOVI VRIJEME
  27. 27. “Trgovanje” mjerilima uspješnosti • Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadrţati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu. • Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od unaprijed dogovorene. • Ţelite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od unaprijed dogovorene.
  28. 28. Podsjetimo se ... • Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloţivim resursima • Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. • Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici. • Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa ţeljenom razinom kakvoće. • Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloţivih resursa (“Trokut cjenjkanja”)
  29. 29. Sada nekoliko riječi o tome ... • kako dobro opisati ciljeve projekta • opseg projekta • rizici • proračun projekta • što su preduvjeti za uspjeh projekta ...
  30. 30. Ciljevi projekta trebaju biti … S specific specifični M measurable mjerljivi dostiţni i A achiveable & agreed upon usuglašeni R realistic realistični T time-oriented vremenski određeni
  31. 31. Školski primjer: JFK i Mjesec • Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961. • “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju” • Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja moţemo prepoznati?
  32. 32. Primjeri nekih projekata u školama • upisi • tiskanje svjedodţbi • organizacija dana • izrada školskih web škole stranica • organizacija drţavnog • sudjelovanje u natjecanja programima/projektima: • organizacija oučenička maturalnog izleta natjecanja • tiskanje svjedodţbi oLIDRANO oCARDS projekti
  33. 33. Mogući školski projekti • priprema dana Škole • planiranje Zimske škole • projekt priprave učenika za drţavnu maturu • projekt promoviranja prirodnih znanosti u svrhu opredjeljivanja učenika u srednje škole • suzbijanje nasilja, droge, alkohola, cigareta • vaše ideje…?
  34. 34. Većina projekata NIJE uspješna! Propali Problematični Uspješni 2000 23% 49% 28% 1998 28% 46% 26% 1995 40% 33% 27% 1994 31% 53% 16% Graf prikazuje ishode oko 30.000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000
  35. 35. Zašto projekti ne uspijevaju? • Nejasni ili neusklađeni ciljevi • Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača • Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) • Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora • Loša procjena rizika Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!
  36. 36. Komunikacija na projektu? "Projekt je kasnio, a "Stvoreno je ono proračun je što "Ne udovoljava prekoračen" nam ne treba" našim očekivanjima – nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti razumjeli što "Nismo dobili trebamo raditi" informacije "Nismo znali potrebne koliko rad za obavljanje posla" ostalih članova tima "Ne funkcionira utječe na naš rad" "Prekomplicirano je pravilno u našem za korištenje" okruženju" "Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme"
  37. 37. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio 1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) 2. izabrati najbolji mogući tim 3. odrţavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije 4. realistična procjena potrebnih resursa 5. realističan vremenski plan aktivnosti na projektu
  38. 38. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio 6. ne izlaziti izvan opsega projekta 7. voditi računa o ljudima 8. stalna podrška sponzora 9. spremnost na promjene i inovacije 10. dobra međusobna komunikacija 11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) 12. potencijal za vođenje projekta
  39. 39. Podsjetimo se ... • što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren • za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci • Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija
  40. 40. Projektni ciklus - procesni model Završetak implementacije Projektni proizvod se Osmišljanje uvodi u uporabu Potvrda o Prihvaćena otklonjenim Vizija / Opseg neispravnostima projekta MSF Provjera (kontrola) i utvrđivanje Planiranje eventualnih pogrješaka Dovršetak Prihvaćeni proizvoda Realizacija projektni planovi
  41. 41. Od čega se sastoji POKRETANJE projekta? • Priprema temeljnog projektnog dokumenta • Utvrđivanje sudionika projekta • Odabir i priprema osnovnog projektnog tima • Izrada vizije • Utvrđivanje rješenja • Određivanje opsega rješenja • Utvrđivanje osnova za kasnije promjene
  42. 42. Organiziranje osnovnog tima • Što je potrebno? o odrediti komplet vještina nuţnih za projekt o dodijeliti uloge članovima tima o članovima tima objasniti uloge i odnose o procijeniti spremnost tima • Definicija: SPREMNOST TIMA je kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima i motivacijom, za uspješno dovršenje projekta
  43. 43. Vizija i opseg • Vizija je pogled na ono što tim ţeli postići, neomeđen projektnim ograničenjima • Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na projektu moţe ostvariti u okviru zadanih ograničenja. To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i usluga ostvarenih (pruţenih) projektom
  44. 44. Izrada vizije • Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve, ograničenja i rješenja projekta • Fokus projektnog tima o jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku o prikupiti početne zahtjeve naručitelja o utvrditi pristup rješavanju problema o odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima o definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja o postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije
  45. 45. Stvaranje zajedničke vizije • 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije: o Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili o Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka dali sponzori • Vaţnost zajedničke vizije o tim dobiva zajednički smjer djelovanja o pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju odluka o veća motiviranost • Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje
  46. 46. Opseg • Opseg – dijelovi vizije koji se mogu postići unutar ograničenja projekta - posao koji obavlja tim kako bi isporučio dio rješenja predviđen projektom i u skladu s njegovim ograničenjima
  47. 47. Upravljanje opsegom • Zašto je upravljanje opsegom vaţno? • Ţelimo izbjeći povećanje opsega • Ţelimo utvrditi što je unutar, a što izvan opsega • Tehnike upravljanja opsegom • Trokut “cjenkanja” (kompromisa) • Matrica kompromisa • Povećanje opsega moţe biti • Upravljivo • Neupravljivo – govorimo o “curenju opsega”
  48. 48. “Curenje” opsega • Definicija: “Neupravljana promjena opsega projekta” • Dodavanje naknadnih zahtjeva naručitelja ili korisnika koje projekt dovodi u opasnost (rizik) neuspješnog završetka zbog prekoračenja utvrđenog proračuna ili roka završetka • Promjena utvrđenog opsega projekta koja nije popraćena razmatranjem njezinog učinka na raspoloţive resurse, proračun te rok realizacije projekta
  49. 49. Kako procjenjujemo troškove? • “Po sličnosti” – “Per analogiam” • “Odozdo nagore” • Temeljem utvrđenog cjenika • Prikupljanjem podataka od dobavljača usluga • “Parametričkim procjenjivanjem”
  50. 50. Po sličnosti • Usporedbom sa prošlim sličnim projektima • Koristimo stvarne podatke (prošlih projekata) • “Skaliramo” troškove sukladno “veličini” našeg projekta
  51. 51. Kako procjenjujemo “odozdo”? • Prikupljanjem i grupiranjem podataka (procjena) članova tima o troškovima vezanim uz njihove zadatke i aktivnosti
  52. 52. Što je to “parametrička procjena”? • Korištenje statistički dobivenih podataka (procjena) o jediničnoj cijeni potrebnog posla • Temeljem analize većeg broja prošlih projekata • Točnija od “analogne procjene” (“po sličnosti”)
  53. 53. Početna procjena rizika • Započinje odmah pri pokretanju projekta • Okupite osnovni tim i raspravite rizike projekta • Proces procjene rizika se nastavlja: oanaliza rizika i postavljanje prioriteta ostvaranje dokumenta procjene rizika • Podloga za trajno upravljanje rizikom
  54. 54. Što tim treba proizvesti (“isporučiti”) u fazi POKRETANJA projekta? • dokumentirati viziju i opseg projekta • dokumentirati projektni tim • dokumentirati procjenu rizika • dokumentirati proračun
  55. 55. Obrazovni sadržaji za samoučenje • Više o projektima moţete pronaći na portalu Suradnici u učenju www.ucitelji.org
  56. 56. Radionica… 56

×