جلسات موثر مهارت های شخصی

هدف درس برای اينکه بدانيم چطور يک جلسه را بصورت موثر رهنمائی نمائيم

برای اينکه بدانيم چطور يک جلسه را بصورت موثر رهنمائی نمائيم

جلسات نقاط مشترک : موجوديت يک هدف مردمان شامل با يکديگر ارتباط داشته باشند برای کنترول بايد يک شخص داشته باشد

نقاط مشترک :

موجوديت يک هدف

مردمان شامل با يکديگر ارتباط داشته باشند

برای کنترول بايد يک شخص داشته باشد

اهداف جلسات دادن اطلاعات جمع آوری اطلاعات تشويق کردن حل نمودن مشکلات تصميم گرفتن

دادن اطلاعات

جمع آوری اطلاعات

تشويق کردن

حل نمودن مشکلات

تصميم گرفتن

جلسات مفيد استعمال کردن يک اجندأ داشتن يک چيرمين يادداشت گرفتن و يا آن نقاطيکه بايد عملی شود ارزيابی نمودن جلسه ترتيب نمودن اجندأ آينده

استعمال کردن يک اجندأ

داشتن يک چيرمين

يادداشت گرفتن و يا آن نقاطيکه بايد عملی شود

ارزيابی نمودن جلسه

ترتيب نمودن اجندأ آينده

نقاط عام ناکامی جلسات اجندأ مطابق وقت ترتيب نشده باشد به نتيجهء مطلوبه به توافق نرسيدن به پروسهء کار به موافقه نرسيدن سطح پائين اشتراک کننده گان درک ننمودن و يا عملی نشدن نتيجه جلسات بسيار طولانی حاضر بودن مردم غير ضروری و غير حاضر بودن مردم ضروری به نتايج جلسات گذشته تجديد نظر نميشود

اجندأ مطابق وقت ترتيب نشده باشد

به نتيجهء مطلوبه به توافق نرسيدن

به پروسهء کار به موافقه نرسيدن

سطح پائين اشتراک کننده گان

درک ننمودن و يا عملی نشدن نتيجه

جلسات بسيار طولانی

حاضر بودن مردم غير ضروری و غير حاضر بودن مردم ضروری

به نتايج جلسات گذشته تجديد نظر نميشود

مهارت های بحث موثر تقاضا وضاحت نمودن گوش گرفتن خلاصه کردن جلوگيری از خارج شدن از موضوع اداره کردن وقت آزمودن توافق ارزيابی نمودن پروسهء جلسه

تقاضا وضاحت نمودن

گوش گرفتن

خلاصه کردن

جلوگيری از خارج شدن از موضوع

اداره کردن وقت

آزمودن توافق

ارزيابی نمودن پروسهء جلسه

مسئوليت های چيرمين واضح نمودن هدف جلسه پلان کردن و آماده گی بصورت منظم اشتراک نمودن رهنمائی کردن جلسه به طريقهء موثر مطمئن شدن از اينکه جلسه به وقت خود به سر ميرسد مطمئن شدن از اينکه هر يک حصه ميگيرد مطمئن شدن از اينکه هدف جلسه برآورده شده و فهماندن مردم از اينکه نتيجهء جلسه مطابق توقعی که برده ميشد حاصل گرديده است مطمئن شدن از اينکه يک ميکانيزم موثر ثبت موجود است حل نمودن جنجال ها و منازعاتی که بين اشتراک کننده گان پيدا ميشود

واضح نمودن هدف جلسه

پلان کردن و آماده گی

بصورت منظم اشتراک نمودن

رهنمائی کردن جلسه به طريقهء موثر

مطمئن شدن از اينکه جلسه به وقت خود به سر ميرسد

مطمئن شدن از اينکه هر يک حصه ميگيرد

مطمئن شدن از اينکه هدف جلسه برآورده شده و فهماندن مردم از اينکه نتيجهء جلسه مطابق توقعی که برده ميشد حاصل گرديده است

مطمئن شدن از اينکه يک ميکانيزم موثر ثبت موجود است

حل نمودن جنجال ها و منازعاتی که بين اشتراک کننده گان پيدا ميشود

جلسات موثر پيش از جلسه : هدف جلسه و نتايج مطلوبه بايد واضح و معلوم باشد اشتراک کننده گان مناسب بايد تشخيص و دعوت شوند اجندأ مربوطه بشمول وقت بايد ساخته و صادر شود اقلام اجندأ بما نشان ميدهد که کدام موضوعات بخاطر شريک نمودن معلومات و کدام بخاطر تصميم گيری ميباشد مواديکه بايد از پيش خوانده شود در مناسب صادر شود

پيش از جلسه :

هدف جلسه و نتايج مطلوبه بايد واضح و معلوم باشد

اشتراک کننده گان مناسب بايد تشخيص و دعوت شوند

اجندأ مربوطه بشمول وقت بايد ساخته و صادر شود

اقلام اجندأ بما نشان ميدهد که کدام موضوعات بخاطر شريک نمودن معلومات و کدام بخاطر تصميم گيری ميباشد

مواديکه بايد از پيش خوانده شود در مناسب صادر شود

جلسات موثر دردوران جلسه : چيرمين به اجندأ و وقت متوجه ميباشد و به اين نقطه توجه ميکند که تمام اشتراک کننده گان حصه ميگيرند به آن موضوعاتيکه توافق صورت گرفته واضح ميسازد و ثبت ميکند بشمول اينکه کی مسئوليت عملی کردن آن را به عهده ميگيرد تجديد نظر نمودن بالای موثريت جلسه بعد از جلسه : به آن موضوعاتيکه توافق صورت گرفته در ظرف دو روز رسانده شود به ان موضوعاتيکه توافق صورت گرفته و بايد عملی شود به پيشرفت آن تجديد نظر شود

دردوران جلسه :

چيرمين به اجندأ و وقت متوجه ميباشد

و به اين نقطه توجه ميکند که تمام اشتراک کننده گان حصه ميگيرند

به آن موضوعاتيکه توافق صورت گرفته واضح ميسازد و ثبت ميکند بشمول اينکه کی مسئوليت عملی کردن آن را به عهده ميگيرد

تجديد نظر نمودن بالای موثريت جلسه

بعد از جلسه :

به آن موضوعاتيکه توافق صورت گرفته در ظرف دو روز رسانده شود

به ان موضوعاتيکه توافق صورت گرفته و بايد عملی شود به پيشرفت آن تجديد نظر شود

ساختار نمونوی اجندأ وقت موضوع پروسه مواديکه بايد از پيش خوانده شود نتيجه وظيفهء چيرمين جلسه : تاريخ : محل :