Sistemas de productividad

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Sistemas de productividad

  1. 1. Sistemas de Productividad Prof. Verenice Rodríguez Ruiz 23 de noviembre de 2011
  2. 2. Objetivo general• Al finalizar el tema, la audiencia identificarán los diferentes métodos y técnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generen en su área de trabajo, tanto en papel como electrónicamente.
  3. 3. Objetivos específicos• Definir los siguientes términos: – Información – Documento – Administración de documentos• Explicar la importancia del proceso de la comunicación de los negocios.
  4. 4. Objetivos específicos• Indicar por qué son importantes los sistemas de administración de documentos y de bases de datos.• Explicar la importancia de los documentos para los individuos y los negocios.• Presentar ejemplos de diferentes documentos necesarios para los individuos y los negocios.
  5. 5. Algunos términos• Información – Recurso vital para las empresas – Esta compuesta de: • Datos numéricos • Alfabéticos • Símbolos – Todos organizados de cierta forma
  6. 6. Algunos términos• Documentos – Cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios. – Pueden estar en forma: • Oral • Escrita • Visual
  7. 7. Algunos términos• Comunicación – Es el proceso esencial en las relaciones interpersonales y comerciales. – Es importante para las instituciones porque le permite poder lograr sus propósitos. – Nos permite intercambiar información la cual es vital para que las instituciones puedan llevar a cabo sus operaciones.
  8. 8. Sistema de administración dedocumentos• La administración de documento en las organizaciones trabaja con el control, retención y seguridad de los documentos.• Pueden ser documentos – En papel – Electrónicos
  9. 9. Administración de documentos einformación• Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y contralar todas aquellas actividades relacionadas: – Creación y mantenimiento de documentos – Conservación temporera – Localización, protección y control – Uso y disposición – Conservación permanente
  10. 10. Propósito de la administración dedocumentos• El archivo de documentos es vital para las organizaciones ya que permiten el: – manejo – conservación – localización – producción – uso eficaz
  11. 11. Propósito de la administración dedocumentos• La administración de documentos conlleva: – planificación – organización – dirección – control de información• El archivo es esencial en el proceso de administración y conservación de documentos.
  12. 12. Necesidad de documentos• Los documentos son importantes y necesarios para una empresas ya que estos sirven como: – base para la toma de decisiones – ayudan en la planificación – evidencia – propósitos de impuestos – apoyo a procedimientos legales – cumplir con requisitos legales – base histórica
  13. 13. Algunos documentos son:• cartas • planos• memorandos • presupuestos• informes • libros• estados financieros • revistas• facturas • catálogos• cheques • mapas• licencias • documentos legales• solicitudes • fotografías• manuales • cotizaciones
  14. 14. Medios de almacenaje de información• papeles • discos ópticos• cintas magnéticas • discos compactos• memorías portátiles • microformas• fotos• vídeos• cintas de audio• discos flexibles• discos duros de computadoras
  15. 15. Costo del sistema• En todas sus fases representa altos costos para las empresas.• Altos costos en: – equipo – espacio – materiales – Personal capacitado • manejo • creación • conservación
  16. 16. ¿Cómo bajar los costos?• Conservando solamente los documentos necesarios y por el tiempo de utilidad de estos.
  17. 17. Algunos datos de interés• Una de las principales amenazas que enfrenta toda organización para proteger su información es el factor humano.• Los estudios demuestran que el 75% de los incidentes de seguridad son causados por errores o por desconocimiento humano.
  18. 18. Algunos datos• La seguridad de informática es vital para cualquier empresa.• Cada vez es más importante identificar al trabajador o usuario que accede a un ordenador o a un software.
  19. 19. Tecnología de información• Medios para capturar, manejar, distribuir y almacenar electrónicamente imágenes, datos, palabras y voces.• Beneficios – Mejora la infraestructura de la organización – Proporciona instrumentos más eficaces para la ejecución de labores – Propicia el rediseño de procesos de trabajo
  20. 20. ¿Por qué conservar la informacióndigital? • Redes de • Administrativo comunicación Por Por su Internet • Informativo facilidad su • Legal de • Planes de digitalizaciónvalor • Cultural difusión de documentos
  21. 21. Aspectos que comprenden laseguridad de datos• Integridad –La información debe estar protegida de una posible destrucción, modificación accidental o intencional.• Privacidad –Los datos no deben estar disponibles a los accesos no autorizados.
  22. 22. Aspectos que comprenden laseguridad de datos• Integridad y autenticidad – Las transacciones no deben ser modificadas en su trayecto. – Se debe asegurar que quien las generó es quien dice ser. – Mantenga integridad física del os dispositivos de red como servidores, switches, entre otros.
  23. 23. Aspectos que comprenden laseguridad de datos• Confiabilidad – El uso de la red no debe ser con fines que no estén contemplados por las políticas de utilización.• Disponibilidad – La red debe estar disponible siempre y con la eficiencia necesaria, aún ante fallas inesperadas.

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