Heikot signaalit klubityö
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Heikot signaalit klubityö

on

  • 960 views

 

Statistics

Views

Total Views
960
Views on SlideShare
758
Embed Views
202

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

4 Embeds 202

http://bmhki4.blogspot.fi 166
http://www.bmhki4.blogspot.fi 32
http://bmhki4.blogspot.com 3
http://bmhki4.blogspot.kr 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Heikot signaalit klubityö Heikot signaalit klubityö Document Transcript

  • Benchmarkingklubi Helsinki 4Tuunaa hiput!Pienen organisaation opasheikkoihin signaaleihinHalonen Anri, Honko Eila, Kaikkonen Teuvo, Krekola Leena,Leskinen Matti, Meurman Markus, Pesonen Herkko,30.4.2012
  • SISÄLLYSMitä heikot signaalit (HS) ovat............................................................................................... 2Miksi heikkoja signaaleja? ..................................................................................................... 3Heikkojen signaalien tavanomainen käyttö ........................................................................... 5Heikkojen signaalien kiinnisaaminen ..................................................................................... 8Kerättyjen signaalien käsittely ja esittely .............................................................................. 9Päätöksenteko ja toteutus ................................................................................................... 10Oman HS-prosessin arviointi ja JP........................................................................................ 11LIITTEETLiite 1: Vinkkejä PK -organisaatiolle ..................................................................................... 12Liite 2: Yksi Esimerkki heikkojen signaalien prosessista ...................................................... 13Liite 3: Toinen esimerkki heikkojen signaalien prosessista.................................................. 14Liite 4: Benchmarkingkäynnit .............................................................................................. 15
  • M ITÄ HEIKOT SIGNAALIT (HS) OVATHeikko signaali on idea, asia tai trendi, jolla on vaikutusta organisaatioon taiorganisaation toimintaympäristöön. Heikot signaalit eivät kuitenkaan olemitä tahansa helposti havaittavia signaaleja.Heikot signaalit vasta viestivät tulevasta, suuremmasta ideasta tai trendistä,joka ei vielä ole yleistä tietoutta. Tästä syystä heikot signaalit ovat useinuusia tai yllättäviä asioita vastaanottajan näkökulmasta. Heikon signaalinhavaitsemista vaikeuttaa myös se, että sitä saattaa olla vaikea huomatakaiken muun kohinan keskeltä.Heikko signaali voi olla organisaatiolle uhka tai mahdollisuus, mutta sesisältää aina mahdollisuuden oppimiseen, kasvamiseen ja kehittymiseen.Heikko signaali on kuin varoitus tai ennakkotieto tulevasta suuremmastaasiasta, joka tietyn viiveajan jälkeen muuttuu valtavirraksi.
  • M IKSI HEIKKOJA SIGNAALEJA ?Heikkojen signaalien havainnoimisesta, keräämisestä ja analysoinnista onmonitasoista hyötyä. Yritykselle se on ennakointityötä, joka vauhdittaauusien mahdollisuuksien hyödyntämistä ja auttaa liiketoiminnan uhkienhavaitsemista. Siihen osallistumalla henkilöstö ja johto voivat tuodayrityksen kehittämistoimintaan tuoretta otetta ja nostaa keskusteltavaksiideoita, joiden toteuttaminen luo etumatkaa kilpailijoihin sekä tuottaayritykselle etuja ja säästöjä. Hyöty ei aina tule välittömästi eikä sitä voi hetimitata euroissa. Pitkäjänteinen ja systemaattinen heikkojen signaalienkerääminen tuottaa ajan mittaan tuloksia ja on erinomainen kehittämisentyökalu.Heikkojen signaalien analysointi auttaa yritystä varautumaan tuleviinmuutoksiin toimintaympäristössä ja asiakaskunnassa. Sen avulla voidaankyseenalaistaa rakentavalla tavalla tämän päivän käytäntöjä ja testatahuomisen haasteita. Se ei vaadi yritykseltä suuria rahallisia investointeja,mutta edellyttää yksilöiltä tulevaisuusuteliasta asennetta, havainnointikykyäja mielen ketteryyttä.Y R I T Y S JO HT OJohdon kannalta heikkojen signaalien kerääminen ja analysointi auttaariskienhallinnassa, uusien liiketoimintamahdollisuuksien havaitsemisessa,nykyisten tuotteiden ja palvelujen kehittämisessä tai uusien löytämisessä.Heikkojen signaalien analysoinnista saatua tietoa kannattaa nivoa yrityksenstrategian suunnitteluun ja oman toiminnan arviointiin. Heikot signaalitvoivat myös antaa sysäyksen kokonaan uuden liiketoiminnan aloittamiselle,nykyisen toiminnan uudelleen suuntaamiselle tai toisenlaistenyhteistyökumppanuuksien etsimiselle.
  • H EN K I LÖ ST ÖKun yrityksen oma henkilöstö, sekä mahdollisesti myös sidosryhmät jaasiakkaat, tuovat ja tuottavat tietoa ja havaintoja ”kentältä”, kehittämistyöon vuorovaikutteista, nopearytmistä ja ns. joukkoälyä hyödyntävää.Heikkojen signaalien kerääminen ylittää yrityksen sisäiset osastorajat: seyhdistää työntekijät yhteisellä päämäärällä ja sitouttaa kaikkia. Työnkuvastaja organisaatiohierarkiasta riippumatta jokainen voi tuoda oman panoksensayrityksen kehittämistyöhön.A SI AK K A AT J A SI DO SR Y H MÄ TAsiakkaat ja ulkoiset sidosryhmät ovat arvokas tietolähde heikkojensignaalien kartoittamisessa. Parhaimmillaan heikkojen signaalienhavaitseminen käynnistää ja ylläpitää vuoropuhelua, josta on tiedollista jatoiminnallista hyötyä kaikille osapuolille ja joka syventää yhteistyö- jakumppanuussuhteita. Se saattaa luoda jopa uusia yhteistyö- jaliiketoimintamalleja eri osapuolille. Hyvin hoidettuna ja oikein viestittynäheikkojen signaalien kerääminen on myös mainio keino kertoa yrityksentoiminnasta ja vahvistaa brändiä sekä sisäisesti että ulkoisesti.
  • H EIKKOJEN SIGNAALIEN TAVANOMAINEN KÄYTTÖHA A ST AT T E LU DI, F UT URI ST I E LI N A H I LT UN E N 13.9.2011Elina Hiltusen mielestään heikko signaali on muutoksen ensimmäinenmerkki, merkki nousevasta ilmiöstä ja arjen muutoksesta. Heikkojasignaaleita voi hyödyntää ennakoivana työkaluna, ja kerätä niitäsystemaattisesti ja laaja-alaisesti.Heikkojen signaalien tunnistamiseen riittää, kun herkistyy havaitsemaanympäristön muutoksia.Asiat, jotka eivät sovi yrityksen nykyiseen ajattelumalliin, voivat olla suurimuutosvoima, mutta asioiden todellisuuspohja tulee aina tarkistaa.Signaaleja yhdistämällä saadaan parempi kuva muutoksista. Eniten aikaakuluu signaalien analysointiin. Työn tuloksia kannattaa hyödyntäästrategiatyössä.”M AAI L MA N ÄP EI S SÄ - T U L EV AI S UU S H A L LU SS A ”Finpro ry:n palvelutarjonnassa suomalaisille PK- yrityksille on palvelu, jokaperustuu heikkojen signaalien havainnointiin, keruuseen, analysointiin jajohtopäätösten tekemiseen. Heikot signaalit jaetaan kolmeen kategoriaan: 1. asiat, joista tiedämme, että tiedämme ne (noin 15 %) 2. asiat, joista tiedämme, ettemme tiedä niitä (noin 35 %) 3. asiat, joista emme tiedä, ettemme tiedä niitä (noin 50 %)Tietoa on paljon ja analysoinnin lähtökohtana on ennakointi eli mikä onhaluttavaa, mikä on mahdollista ja mikä on järkevää.Finpron Foresight-prosessissa ensin tehdään aihealueen määrittelyasiakkaan kanssa, sen jälkeen Finpro tekee heikkojen signaalien keruun jaanalysoinnin. Lopuksi asiakkaan kanssa yhdessä pidetään tulevaisuus-työpaja. Finpron sisäisessä käytössä on työkalu TrendWiki, johon Finpronasiantuntijat eri puolilla maailmaa tallentavat havaintoja. Palvelun nimi onTrendPulse. Lisäksi Finpro järjestää asiakasseminaareja ja – tapahtumiakuukausittain. Tällä hetkellä joillekin yrityksille tehdään myös jatkuvaasignaalien keräämistä. Foresightia käytetään Finpron oman strategian
  • suunnittelussa ja kaikki signaalit sekä niistä työstetyt ilmiöt ovat konsulttien käytössä kun he tuovat yrityksille tietoa markkinamahdollisuuksista. H EI K O T SI G N A A LI T T UT K I M UK S E N V A LO SS A Heikkoja signaaleja on tutkittu paljon. Elina Hiltunen on 2010 tehnyt väitöskirjan ”Weak signals in organizational future learning” ja Leena Ilmola (IIASA) työstää aiheesta väitöskirjaa. Olemme hyödyntäneet näiden töiden tietoja tämän oppaan valmistelussa. Vahvan kansainvälisen johtamisen ja konsultoinnin taustan omaava Sissi Silván on kirjassaan ”Valppaus on valttia” kiteyttänyt, miten luodaanLeena Ilmola, IIASA strategiaa tukeva johtamiskulttuuri. Siinä koko organisaatio viritetään heikkojen signaalien metsästämiseen, muokkaamiseen ja huomioimiseen sekä operatiivisesti ja tarvittaessa strategian virittämiseen, jopa muuttamiseen. Johtamiskulttuurin rakentaminen on esitetty konkreettisella tavalla ja erinomaisten ja vakuuttavien yritysesimerkkien tukemana. Kirjassa on myös paljon kytkentöjä laatujohtamiseen ja ohjeet noudattavat itsearvioinnin periaatteita., Tärkeä ohje: anna oma aktiivinen panoksesi—se edellyttää oikeastaan vain hieman asennetta, johon kuuluu: ole utelias, ole kiinnostunut, ole ennakkoluuloton, ole nöyrä, ole rohkea ja ole energinen.
  • E SI M E R K K E JÄ H EI K K O J EN SI GN A A LI E N H YÖ D Y N T Ä MI S EST ÄInternetin saapuminen  Videovuokraamot muuttivat toimintaansa, netti ja vuokraamo täydentävät toisiaan.  Matkatoimistot muuttivat toimintaansa, palvelevat sähköisesti lomamatkojen suunnittelutehtävissä.  Hotellit rakensivat varaussysteeminsä internetiin.Hyvä vesi loppuu maapallolta  Kemira Oyj:n mahdollinen muuttuminen lannoitefirmasta vesikemikaaliyhtiöksi – valtameret ovat osin vielä käyttämätön juomaveden lähde.  Wärtsilä Oyj julkaisee ”Rough Seas” tulevaisuusskenaarion vuodelle 2030, jossa tankkilaivat kuljettavat juomavettä sotalaivojen saattamana.Terveellinen ruoka  McDonald’s muutti tarjontaansa kevyempään suuntaan.  Kevyitä ja tuoreita sämpylöitä tarjoava Subway voitti Suomessa neljättä vuotta peräkkäin ”Suomen parhaita pikaruokaravintoloita” - palkinnon.  Hesburger tuo markkinoille Karppurilaisen – karppaajan vähähiilihydraattisen hampurilaisen.Kuluttajat arvostavat tuoretta leipää  Ei riitä, että leivät on tehty aamuyöstä, jos asiakas tulee kauppaan iltapäivällä. Myymälän yhteydessä oleva takaa, että saatavilla on aina tuoretta leipääLentoliikenteessä kustannusten hallinta tulee entistä tärkeämmäksi  Finnair Flight Academy korostaa maailmalla koulutuksensa myynnissä (asiakkaansa johdolle) kerosiinin säästökikkoja – esimerkiksi laskeuduttaessa jarrutus tehdään jarruilla eikä moottoreilla.
  • H EIKKOJEN SIGNAALIEN KIINNISAAMINENA) SA T T U M A LT ASattumanvaraisten signaalien keräämisessä ei tarvita rajauksia, otetaankiinni kaikki signaalit, joilla saattaa olla merkitystä.Sattumanvarausten signaalien keruuseen voi osallistua koko henkilöstö.Mukaan voidaan ottaa myös hallituksen jäsenet, yhteistyökumppanit,asiakkaat ja jopa henkilöstön tuttavat.Signaalien dokumentointi tehdään niin yksinkertaisella, helpolla ja nopeallatavalla, ettei se aiheuta signaalien jäämistä pois kiireen tai tehtävänhankaluuden takia. Sopivia tapoja ovat:  valokuvaus, jolloin kuva tallentaa välittömästi tilanteen ja täydentävällä tekstillä voidaan selventää signaalia  kirjaus esimerkiksi tekstiviestinä tai sähköpostina, miksei myös muistilapulle  äänitallenne kännykkään  piirros, kaavio tai joku muu taltiointi.  painaminen muistiin myöhempää raportointia vartenJatkokäsittelyä varten signaalit on syytä tallentaa yhteisesti sovitulla tavalla,on se sitten seinätaulu, lomakkeisto, tietokanta tai vaikka blogi.B) SK A N N AA M A LL AMikäli signaaleja lähdetään systemaattisesti etsimään, on syytä rajataetsintäaluetta halutun tuloksen tai tilanteen mukaan esimerkiksi toiminta-ajatuksen, strategian, tavoitteiden tai ajankohtaisten ongelmien avulla.Skannaus annetaan tiettyjen henkilöiden tehtäväksi tai tilataanulkopuoliselta konsultilta. Skannausta varten voidaan myös palkatamääräaikainen työntekijä, esimerkiksi opiskelija.
  • K ERÄTTYJEN SIGNAALIEN KÄSITTELY JA ESITTELYHeikkojen signaalien prosessin tulisi olla sellainen, joka istuu jo olemassaoleviin organisaation rakenteisiin. Käsittele siis aluksi signaaleja omassayksikössäsi, tutussa ja turvallisessa ympäristössä, kavereiden kanssa.Tietysti voit pohtia signaalien merkitystä itsekseen, sopivalla hiljaisellahetkellä.Kerätyt signaalit on saatu johonkin talteen: yhteinen PC-tiedosto, keltaistenlappujen kokoelma kahvihuoneen seinällä, fläppitaulu jne.Kerätyt signaalit voidaan käsitellä:  heti, jos kyseessä on merkitykseltään suuri signaali  kerran viikossa, esim. perjantaisin, iltapäivän lopuksi  kerran kuussa, kuukausikokouksen lopuksiKäsittely tarkoittaa tässä keskustelua, pohdintaa:  mikä tai mitä signaalin takana on, mikä syy tai muutos  mikä sen signaalin vaikutus on meille, mitä se merkitsee meille: onko se uhka vai mahdollisuus.Keskustelu kannattaa suorittaa leppoisassa ilmapiirissä, vaikka kahvituokionaikana.Pohdinta voi tuottaa tarpeen jatkaa samanlaisten signaalien tehostettuametsästystä, annetaan itselle jatkotehtävä.Tällöin tehtävä voi olla rajattu, etsitään signaaleja vain tietystä asiasta.Jos oma yksikkö on sitä mieltä, että kyseessä on koko organisaatiotakiinnostava signaali, niin se esitetään sopivassa muodossa eteenpäin,yksikön esimiehelle.
  • P ÄÄTÖKSENTEKO JA TOTEU TUSHeikkojen signaalien kerääminen ja niistä johdetut päätökset jakehitysprojektit tulee aina linkittää organisaation strategiaan taitavoitteisiin, jotta ne eivät jää irtonaisiksi.Yksikkö odottaa johdolta aktiivisuutta, palautetta esitetystä signaalista.Johdon innostus on keskeistä. Johto näyttäköön esimerkkiä signaalienkiinnisaamisessa ja käsittelyssä.Päätöksenteko toimenpiteistä tapahtuu normaalin päättämiskulttuurinmukaisesti, kuten muut tärkeät asiat.Palkitseminen signaalien löytämisestä ja käsittelystä ei aina tarkoita rahaa,vaan innostavampaa voi olla huomionosoitukset.Kokeile signaalin tuottaman haasteen ratkaisemista, ensin pienessämittakaavassa, sitten suuremmassa.Muista esimiehenä toistaa jatkuvasti heikkojen signaalien merkitystä uusienkehitysideoiden löytämisessä, innosta henkilöstöä, näytä esimerkkiä.
  • O MAN HS- PROSESSIN ARVIOINTI JA JPHeikkojen signaalien keräämisen ja hallinnan prosessin arviointi noudattaamittaamisen luotettavuuden arvioinnin periaatteita, mutta merkittävästihaasteellisempaa, koska käsitellään asiaa, josta ei voi olla laajaa ja syvällistäymmärrystä. Tämän vuoksi arviointi on hyvä suorittaa ryhmässä, jossa ontasapuolisesti kokemusta liiketoiminnan keskeisiltä alueilta ja uutta,ennakkoluulotonta ja kriittistä ”verta”.Sissi Silvánin kirjan keskeistä johtopäätöstä soveltaen arvioinnin tulee ollaavointa ja kaikkien osapuolten mielipiteitä arvostavaa ja sen onnistumisenkeskeinen tekijä on, että strategian ymmärrys ja sisäistäminen onyhtenäistä.Arvioinnin peruskysymykset ovat:  onko kerätty tieto kattavaa?  onko tietoa riittävästi johtopäätöksen tekemiseksi (tuloksena saattaa olla useita skenaarioita)  onko tieto riittävää alustavien toimenpidesuunnitelmien (tai jatkoselvitysten) tekemiseksi  jne käytetään arkijärkeä analyyttisestiArvioinnissa pohditaan myös itsearvioinnin periaatteita soveltaen  Mikä tiedossa tukee strategisia vahvuuksiamme  Mikä saattaa aiheuttaa esteitä strategiamme toteuttamiselle  Mikä jää epäselväksi (ei voi tehdä johtopäätöksiä)Kolmantena näkökulmana on prosessin arviointi  Mikä on heikkojen signaalien keräämisen ja hallinnoinnin heikoin lenkki (havaintojen kerääminen, tulkitseminen / analysointi/ yhteisen näkemyksen muodostaminen/jne.)Arvioinnin tuloksena saadaan suunnitelma  korjaaville toimenpiteille, jossa poistetaan prosessin aikana havaittujen poikkeamien ”vauriot” järjestelmään, asenteisiin tai osaamiseen  ehkäisevät toimenpiteet, jolla opastetaan prosessin käyttöä  parantavat toimenpiteet, joilla korjataan järjestelmässä havaittuja puutteita
  • L IITE 1: V INKKEJÄ PK - ORGANISAATIOLLE 1. Kehitä asennetta organisaatiossasi 2. Innosta, näytä esimerkkiä 3. Havaitse heikkoja signaaleja sattumalta tai skannaamalla 4. Kehitä teidän oma tapa dokumentoida havaintoja, esimerkiksi: a. Post It -lappu b. Lyijykynä ja vihko c. Valokuva d. Nauhuri e. Viesti kaverille jne. 5. Pidä kerran kuussa HS-riihi 6. Palkitse kerran vuodessa paras HS
  • L IITE 2: Y KSI E SIMERKKI HEIKKOJEN S IGNAALIENPROSESSISTA
  • L IITE 3: T OINEN ESIMERKKI HEIK KOJEN SIGNAALIEN PROSESSISTA Aktiivinen Passiivinen havainnointi Heikkojen signaalien kiinnisaaminen metsästäminen Havaintoja kerätään järjestelmällisesti Havaintoja tehdään sattumalta ja siihen on varattu resursseja Alueen rajaus Signaaleiden kerääjillä oltava ”antennit • Toimiala, tuotteet ja palvelut, toimintatavat, jne. ulkona” • Signaaleja voi kerätä kaikilla aisteilla Kirjaustavan valinta Kirjaustapa joko ennalta määritelty tai • Sähköinen järjestelmä • Paperille tilanteen mukainen Kerätään signaaleita mahdollisimman paljon Havaitsemisen kynnys oltava matala Ensimmäinen karsinta tapahtuu havainnoitsijan päässä. Kirjaanko vai enkö kirjaa? Kriteerinä esim. ihmetyttääkö ja naurattaako. Heikkojen signaalien käsittely Kiinnisaatujen signaalien käsittely Signaalien ryhmittely esimerkiksi aihealueittain (tuote tai toimintatapa, markkinailmiö, ympäristömuutos). Muodostuneet ryhmät otsikoidaan. Tarkistetaan, onko signaali oman toiminnan kannalta uhka, mahdollisuus vai jotain muuta? •Jos signaali ei kuulu mihinkään yllä mainituista ryhmistä, kannattaa harkita sen pois jättämistä. SignaaliryhmänRyhmiteltyjen signaalien analysointi ja analysointi Päätöksenteko päätöksenteko Priorisoidaan uhat kiireellisyyden mukaan Tunnistetut ja priorisoidut signaaliryhmät • Heti toimenpiteitä vaativiin ja käsitellään säännöllisesti esim. viikko- tai • Ei heti toimenpiteitä vaativiin kuukausipalaverissa, jossa ne vastuutetaan. Priorisoidaan mahdollisuudet kiireellisyyden Relevantit tahot (isot päätökset hallitus/jory, mukaan pienet päätökset asianomistaja) tekevät • ”Pikavoittoihin” päätökset tunnistettujen ja priorisoitujen • Isompiin kokonaisuuksiin signaaliryhmien osalta.
  • L IITE 4: B ENCHMARKINGKÄYNNITL AA T UK E SK US E X C E L L EN C E F I N LA N DKlo 10 Elina Mäkinen edusti Laatukeskusta BM-kohteena, harjoitteluna. Mukana meidänklubistamme olivat Matti ja Herkko. Esiteltiin yllä mainittu piirustus meidän"kehittämästämme" heikkojen signaalien metsästys- ja hyödyntämisprosessista.Keskustelun aikana tuli esille mm seuraavia ideoita:  keräily voisi tapahtua jonkun näköiseen muovitaskuun kahvihuoneessa  meidän klubimme julkaisu laivaseminaariin voisi olla pelkkiä kuvia, ei yhtään tekstiä  Elinan tapa kerätä ideoita ja teemoja on laittaa Post It -lappuja oman huoneensa taululle - tästä idea, että jokaisen henkilön omassa huoneessa voisi olla ideoiden keräilytaulu  Elina lähettelee ideoita myös työkavereilleen sähköpostilla - jos kukaan ei reagoi, idean voi unohtaa  ainoa "virallinen" systeemi kerätä Laatukeskuksessa heikkoja signaaleja ja ideoita järjestelmällisesti on asiakastilaisuuksista kerätty palaute, joka analysoidaan  "epävirallinen" systeemi on henkilöiden asenne ja aktiivisuus tuoda signaaleita lehdistä, TV:stä jne. työpaikalle, jossa kahvihuoneessa syntyy ilmiöstä pörinää päätöksiä tekevät yksilöt, yhdessä niitä kuitenkin pohditaanI N N O T I I MILyhyen alkukeskustelun jälkeen esitimme työmme aikaansaannokset.  ovatko ns. evankelistat ja heidän julistuksensa heikkoja signaaleja  HS on joko uhka tai mahdollisuus  ei ole olemassa yhtä oikeata tapaa hoitaa HS-asiat, mutta kussakin organisaatiossa pitäisi olla heidän oma tapansa hoitaa HS – me esitämme perusperiaatteita  henkilöstön palkitsemisessa yhteisön arvostus on ”mannaa” HS-löytäjälle  dokumentointi koettiin tärkeäksi, että sen voisi ilmaista erikseen, eikä pelkästään todeta sen olevan ”metsästäminen”-laatikossa  dokumentointi on edellytys jatkokäsittelylle, liian raskaaseen kyllästytään, liian kevyt ei tuo oleellista esiin  dokumentoinnin yhteydessä tai sen jälkeen HS:n voisi laittaa tiettyyn koriin – yksi HS voi kuulua useaan koriin kuten niskassa kannettava kissa kuuluu koreihin: o kotieläimet o kissa o ulkoiluttaminen o muoti  luokittelu saattaa sitoa liikaa  analysoinnissa eri henkilöt kuin keräämisessä, tarvitaan erilaisia näkemyksiä, myös intuitiota