Workshop betere zorg door betere planning congres vbvk[1]

417 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
417
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Workshop betere zorg door betere planning congres vbvk[1]

  1. 1. Betere zorg door een betere planningCongres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?29 november 2012Sarah MiddelbosDéhora Consultancy Group Agenda• Deel 1: Goed begonnen is half gewonnen Het roostervormgevingsproces• Deel 2: Roostersystematieken 1
  2. 2. Wat zien we vandaag in de zorg?• Noodzaak van verbetering rondom planning in zorginstellingen: – Piek- en dalmomenten – Overuren – Vraag naar flexibiliteit – Plannen= tijdsintensief – Plannen binnen budget? – Omgaan met arbeidswetgeving – Ergonomisch roosteren – Vragen rond verlofplanning – Aantrekkelijkheid voor arbeidsmarkt – Retentie van medewerkers – Uniformiteit in planning – … Beleid - Het Spanningsveld Organisatie wensen Klant Medewerkers wensen wensen 2
  3. 3. Planning - Detailniveaus Vraag Aanbod Jarenplanning l tai Capaciteitsplanning nde va ate em Roosterplanning am en To Rooster- beheer Roostervormgevingsproces Organisatie Organisatie1 Rooster- Rooster- Rooster eenheid eenheid eenheid2 Werkaanbod Regelgeving •Externe/markt criteria3 Bezettingseisen •Interne/bedrijfskundige criteria4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria •Lichamelijke en sociale criteria5 ROOSTER 3
  4. 4. Stap 1 - Roostereenheden• Een roostereenheid is een verzameling mensen die in enig logisch verband met elkaar in een (dienst)rooster voorkomen.• Binnen een roostereenheid is er sprake van één of meer afhankelijkheden: – Functionele afhankelijkheid – Tijdafhankelijkheid – Geografische afhankelijkheid – … Stap 1 - Roostereenheid Mogelijkheid 1 Mogelijkheid 2 Afdeling A Afdeling A Hoofdverpleegkundige Hoofdverpleegk. Verpleegkundige 1 Verpleegkundige 1 Afdeling A Verpleegkundige 2 Verpleegkundige 2 Logistiek Verpleegkundige 3 Verpleegkundige 3 medewerker 1 Zorgkundige 1 Logistiek Zorgkundige 2 Afdeling A medewerker 2 Zorgkundige 3 Zorgkundige 1 Zorgkundige 4 Zorgkundige 2 Logistiek medewerker 1 Zorgkundige 3 Logistiek medewerker 2 Zorgkundige 4 4
  5. 5. Roostervormgevingsproces Organisatie Organisatie 1 Rooster- Rooster- Rooster eenheid eenheid eenheid 2 Werkaanbod Regelgeving •Externe/markt criteria 3 Bezettingseisen •Interne/bedrijfskundige criteria 4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria •Lichamelijke en sociale criteria 5 ROOSTER Stap 2 - Analyse werkaanbodMethodieken: Methode hangt af van:• Historisch kwantitatief• Onderzoek • Doelstelling• Normering • Middelen• Benchmarking • Aard van de beschikbare gegevens• Knelpuntanalyse • Draagvlak• Historisch subjectief• …. 5
  6. 6. Werkaanbod en werkdruk• Werklast = de hoeveelheid tijd die benodigd is (in uren arbeidscapaciteit) om de activiteiten uit te kunnen voeren• Werkdruk = de mate waarin een uitvoerder van een taak de verhouding tussen de tijd die nodig is om een arbeidsprestatie te leveren en de tijd die daarvoor staat, als belastend ervaart Typologieën patiëntenzorg Capaciteitsgerichte Procesgerichte zorg zorg Focus op Focus op capaciteitsbenutting zorgprocessen Benutting capaciteit Procesverloop patiënt Patiënt is buffer Capaciteit is buffer Maximale benutting Optimaal prestatie middelen is beste proces/keten is beste resultaat resultaat Vraag volgt aanbod Aanbod volgt vraag 6
  7. 7. Planning - Onvoorspelbaarheden Karakteristieken Voorspelbaar N. Voorspelbaar Tijdgebonden N. Tijdgebonden Tijdgebonden N. Tijdgebonden Roostervormgevingsproces Organisatie Organisatie1 Rooster- Rooster- Rooster eenheid eenheid eenheid2 Werkaanbod Regelgeving •Externe/markt criteria3 Bezettingseisen •Interne/bedrijfskundige criteria4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria •Lichamelijke en sociale criteria5 ROOSTER 7
  8. 8. Stap 3 - BezettingseisenKernvraag:Hoeveel mensen zijn er binnen de vast-gestelde bedrijfskaders op elkaanwijsbaar moment nodig om hetnoodzakelijke werk te verrichten? Stap 3: Bezettingsschema 8
  9. 9. Praktijkvoorbeeld: ingevuld bezettingsschema WZCVoorbeeld 2: Bezettingseis tussen 6 en 21 uur in ZK 9
  10. 10. Voorbeeld Heelkunde-afdeling Roostervormgevingsproces Organisatie Organisatie1 Rooster- Rooster- Rooster eenheid eenheid eenheid2 Werkaanbod Regelgeving •Externe/markt criteria3 Bezettingseisen •Interne/bedrijfskundige criteria4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria •Lichamelijke en sociale criteria5 ROOSTER 10
  11. 11. Praktijkvoorbeeld: tijdgebonden werk t.o.v. reële personeelsinzet• Totale dekking:• Onderbezetting avonden en weekend! Sturen in het werk• Sturen in de werkplanning: – Reorganisatie spreiding taken: – Vb. avondpiek: 16:30 – 19:30: » aantal bewoners later op bed leggen » Opruimen leefruimte nacht – Vb. Ochtendpiek (met name 07:00-09:00) » Aantal bewoners vroeger laten opstaan – Meer afstemming tijdstippen over de units heen: – Vb. middagmaal: » eerst boven, dan beneden (deel personeel verplaatst zich) – Efficiëntere organisatie tijdrovende taken: – Vb. Ontbijtbuffet (rol log. Zorg) – Wachten op maaltijdkar, met 5 vuilnis naar kelder brengen, …• Niet-tijdgebonden activiteiten op andere ogenblikken plannen – Vb. opruimen, medicatie klaarzetten, bestellingen• Keuzes maken en prioriteiten stellen (rol HVK en evt. VPK !!!)• ‘nee verkopen’ 11
  12. 12. Sturen op Personeelsinzet 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 A A B B C C D D E E 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 A A B B C C D D E E F F G G H H I I J J K K L L M M 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Vaststellen Formatie- Beschikbare diensten bepaling formatie Netto roostersleutel vrijdagCode Begin Eind m d w d v z z TotaalV 6.30 15.30 9 4 36O 8.30 17.30 9 1 9L1 15.30 21.00 5,5 1 5,5L2 15.30 22.30 7 1 7LN 17.30 2.30^ 9 1 9N 22.00 7.00 9 3 27 93,5 * Incl pauze ^nacht van vrijdag op zaterdag 12
  13. 13. Netto Roostersleutel voorbeeld Code Begin Eind m d w d v z z Totaal O 9.00 17.00 8 2 2 2 2 2 - - 80 V 7.00 15.00 8 2 2 2 2 2 2 2 112 L 15.00 23.00 8 2 2 2 2 2 2 2 112 N 23.00 7.00 8 2 2 2 2 2 2 2 112 416 u Bruto roostersleutel: Proces van formatiebepaling Vaststellenroostereenheid Formatie is niet Analyse Vaststellen toereikend werkaanbod bezettingseisen Vaststellen Formatie- Beschikbare roosterdiensten bepaling formatie Opstellen rooster Formatie is toereikend 13
  14. 14. Hoeveel medewerkers heb je nodig?Hoeveel uren aan werk heb je?Stap 1:A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je minimale roostersleutelB) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je optimale roostersleutel 14
  15. 15. Hoeveel uren aan werk heb je?Variant stap 1: Voor afdelingen waarbij het werkaanbod verschillend is per periode:A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens rustige periodesB) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens drukke periodesBerekening hoeveelheid werk op basis van roostersleutel 15
  16. 16. Benodigd aantal medewerkersStap 2: Benodigd aantal medewerkers? = = Benodigd aantal Netto Fulltime Equivalenten (FTE)• Benodigd aantal Bruto Fulltime Equivalenten? = Netto FTE * Bruto/Nettofactor (Gemiddeld: 1,24)Afstemming werkaanbod en personele beschikbaarheidStap 3:• Hoe verhoudt je werkaanbod zich ten opzichte van: – Je huidig aantal FTE? – Je kader? 16
  17. 17. Beschikbaar & Benodigd Afstemmen ? Werk Werk Personeel 13,9 FTE 12,8 FTE Randvoorwaarden Beschikbare formatieBruto formatie Benodigd voor opvang: ziekte, verlof, feestdagenNetto formatie overleg, opleiding, OR etc. Bruto/netto verhouding Benodigd voor het werk (bezettingseis) Vaststellen Formatie- Beschikbare diensten bepaling formatie 17
  18. 18. Berekenen beschikbare netto formatie (bruto/netto factor) Bruto inzet Bruto uren per jaar (52 x 36) 1.872 uur Niet inzetbaar 1 Cursus ….. Bijzonder verlof ….. OR/vakbond ….. Niet inzetbaar 2 Bruto/netto Ziekteverzuim ….. verhouding Vakantie ….. (1,25 – 1,35) Netto uren per jaar ….. Vaststellen Formatie- Beschikbare diensten bepaling formatie Bruto versus Netto inzet in een rooster• Hoe wordt het verschil tussen Bruto- en Netto-inzet vertaald naar een rooster? – Optie 1: Bruto roosteren • Reservediensten/ Extra diensten inplannen (minimum versus maximum bezetting) – Optie 2: Netto roosteren • Afwezigheden worden opgevangen door Mobiele equipe/ interims/ … – Optie 3: Tussenvariant 18
  19. 19. Bruto versus Netto inzet in een rooster• Let op: Het is mogelijk dat je voldoende personeel hebt volgens de berekeningen, maar in bepaalde maanden toch niet rondkomt capaciteitsplanning• Aantal reservediensten in mijn rooster? – Aantal reservediensten= (aantal in te vullen dagen – aantal in te plannen rustdagen – aantal in te plannen diensten) Roostervormgevingsproces Organisatie Organisatie 1 Rooster- Rooster- Rooster eenheid eenheid eenheid 2 Werkaanbod Regelgeving •Externe/markt criteria 3 Bezettingseisen •Interne/bedrijfskundige criteria 4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria •Lichamelijke en sociale criteria 5 ROOSTER 19
  20. 20. Randvoorwaarden planning: De kunst van het balanceren Gezondheid Wettelijke Effic iënt ie ? Sociale Keuze roostersystematiekZoeken naar een beter evenwicht tussen: Zekerheid/voorspelbaarheid Flexibiliteit 20
  21. 21. Roostersystematiek: klassiek roosteren Systematiek Collectief Individueel Cyclisch/ Uniek Repeterend Uniekrepeterend Roostersystematieken: Collectief Cyclisch rooster Wk Ma Di Wo Do Vr Za Zo 1 O O O O O - A 2 A A A A - N N 3 N N N - - - O 4 O O O O - A A 5 A A A - N N N 6 N N - - - O O 7 O O O - A A A 8 - A A A A A - 9 N N N N N - - 10 - O O O O O - 11 A A A A A - N 12 N N N N - - -Opmerking: indien er meerdere medewerkers tegelijk dezelfde diensten hebben(zelfde roosterregel) ploegenrooster 21
  22. 22. Roostersystematieken: Individueel unieke rooster Roostersystematieken:Individueel repeterend rooster 22
  23. 23. Moderne roosterconcepten met actieve invloed medewerker Werkaanbod Bezettingseisen Flexibel Diensten roosteren Inschrijven Bieden Diensten Rooster Rooster Rooster Rooster Resultaat Hoe werkt flexibel roosteren?Management bepaalt bezettingseisen Medewerkers geven hun wensen door Door het aanpassen van diensten maken medewerkers het rooster kloppend Alléén als de medewerkers er onderling niet uitkomen maakt de planner het af 23
  24. 24. Contactinformatie:s.middelbos@dehora.be 24

×