Lezing flexibel roosteren congres vbvk

412
-1

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
412
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Lezing flexibel roosteren congres vbvk

  1. 1. Flexibel Roosteren :Balans tussen efficiënte personeelsinzet enmedewerkerstevredenheidCongres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?29 november 2012Sarah MiddelbosDéhora Consultancy Group Uitdagingen in de zorg bij de planning vandaag 1
  2. 2. Uitdaging 1”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting” Een voorbeeld uit de praktijk: Rood: benodigd volgens de ‘tijdgebonden’ taken Blauw: huidige inzet Uitdaging 1”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”* Wat betekent het verlenen van een ’goede zorg’ (Tijdstip maaltijden, bedtijd, takenpakket VK, ...)?* Hoe kunnen we de werkdruk beter spreiden voor de medewerkers?(geen pieken en dalen)* Kunnen we de impact van onvoorziene verstoringen verminderen?* Hoeveel VTE’s heb ik nodig versus beschikbaar 2
  3. 3. Uitdaging 1 (vervolg)”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”* Verlofplanning* Plannen binnen budget* Fluctuaties patiëntenbezetting* samenwerking/ afstemming verschillende afdelingen/diensten* ... Uitdaging 2 ”De juiste balans vinden tussen werk en privé leven” onregelmatige werkuren Naleven wetgeving Aangepaste werktijden Vraag flexibiliteit • Privé leven is belangrijkste • Veel vraag tot part time werk Werkgever Werknemer •Veel wensen •Verschillende levensfases : levensfasebewust personeels beleid • 7/7 24/24 dienstverlening • Nood aan efficiëntie • Balans tussen werk en bezetting • Tijdsintensief planningswerk • Subjectiviteit? 3
  4. 4. Gevolg : Roosteren in de praktijk Organisatie / werkaanbod • Veranderd werkaanbod Regels Wensen Rooster• Tandarts Mutaties • Verzorging ouder• Verjaardag • Baan partner• Sporten • Weekend weg• Ziek kind Thuis situatie • ZiekteEen opgesteld rooster uit de praktijk 4
  5. 5. Een gerealiseerd rooster uit de praktijk Het spanningsveld Planner OrganisatieMedewerker 5
  6. 6. Flexibel roosteren als alternatiefKlassieke werktijden passen niet meer… 6
  7. 7. Moderne roosterconcepten met actieve invloed medewerker Werkaanbod Bezettingseisen Flexibel Diensten roosteren Inschrijven Bieden Diensten Rooster Rooster Rooster Rooster ResultaatStap 1: Bepalen bezettingseisen (verantwoordelijke) •Vastleggen diensten per type dag •Onderscheid tussen minimum en maximumbezetting mogelijk •Kwalificaties •Plannen binnen budget 7
  8. 8. Stap 2: Wensenfase (medewerkers) Stap 2: Wensenfase (medewerkers)• Medewerker kiest ideale uurrooster (keuze uit voorafgedefinieerde diensten)• Controle ingeplande versus te presteren uren• Controle tijdregels• Medewerker hoeft geen rekening te houden met voorkeuren vanandere collega’s• Veto-uren• Invoer van thuis uit of op het werk 8
  9. 9. Controle aantal ingeplande uren + controle regelgevingStap 3: Verbeterfase (Medewerkers) 9
  10. 10. Stap 3: Verbeterfase (Medewerkers)• Medewerker kan het rooster enkel verbeteren• Nu zichtbaar welke diensten de collega’s gekozen hebben• Overleggen kan, maar moet niet (cultuur)• Medewerker enkel verantwoordelijk voor eigen rooster (waar kan ik verbeteren?)• Reeds zeker van de gekozen diensten waarvoor er geen probleem is Invloed en verantwoordelijkheid• Medewerkers krijgen het recht om zelf meer invloed op hun werktijden uit te oefenen• Medewerkers hebben de plicht om met elkaar de bezettingseisen zo goed mogelijk in te vullen 10
  11. 11. Stap 4: Vaststellen van het rooster (verantwoordelijke) Komt de groep er niet volledig uit, dan maakt de planner het rooster kloppend op basis van afgesproken criteria (collegialiteit en wetgeving) Flexibel roosteren in sneltreinvaartFase 1. Medewerkers dienen 1ste t/m 7de van de maand wensen in voor planperiodeWensenFase 2. Medewerkers maken 8ste t/m 16de van de maandVoorlopig rooster rooster passend voor planperiodeFase 3. Planner maakt 17de t/m 25ste van de maandDefinitief rooster Definitief rooster voor planperiode Werkperiode 11
  12. 12. Vormen van flexibel roosteren• Shiftpicking – medewerkers kiezen uit voorgedefinieerde diensten• Fixflex – A.Combineren van vaste dienstroosters met meer flexibele dienstroosters – B. Een aantal diensten vastleggen (vb. weekends) Voordelen voor medewerkers, planner en de organisatie • Betere balans tussen werk en prive • Meer invloed op de planning van het werk geeft meer verantwoordelijkheid (lean) • Mogelijkheid tot vakantie zonder dagen op te nemen (tijdbank-effect) • Mogelijkheid tot het aanpassen van werktijden aan het eigen ritme of levenssituatie 12
  13. 13. Voordelen voor medewerkers, planner en de organisatie• Minder ’puzzelwerk’• ’Formele’ flexibiliteit• Coachende functie• Meer ruimte voor capaciteitsplanning, ... Voordelen voor medewerkers, planner en de organisatie• Minder overtijd, ziekteverzuim en personeelverloop• Mogelijkheden tot nieuwe initiatieven zoals aangepaste diensten• Grotere betrokkenheid van werknemers bij het werk (lean thinking)• Minder shiftwisselingen• Mogelijke recruitment voordelen 13
  14. 14. Waar past flexibel roosteren?• Personeel moet het wel willen!• Er moet iets te kiezen zijn• Groep moet enigszins heterogeen zijn• Medewerkers moeten onderling uitwisselbaar zijn• Loslaten diensten? Alleen als het werk dat toelaat. Enkele valkuilen • Teveel competenties • Homogene groep • Te weinig draagvlak (management, medewerker, syndicale afgevaardigden) • Combinatie met andere veranderingen (bijvoorbeeld optimalisatie diensten) 14
  15. 15. Roosteren met TimeCare• Time Care ligt aan de oorsprong van flexibel roosteren sinds de jaren ’90.• Belangrijkste sectoren: – Zorg – Steden en gemeenten – Banken – Pharmacie – Call Centers – Food & Beverages – Luchthaven – Retail• Marktleider op het gebied van Sociaal – Economisch roosteren• Vakantieplanning, veto uren en tijdbanken• E-mail en SMS integratie Time Care Pool 15
  16. 16. Aanpak implementatie (pilot) Voorbereiding Pilot Evaluatie Ca. 10 weken 6 – 9 maanden Na afloop (en nul-meting aan begin) 1 Vooronderzoek Roosterproces enkele malen 2 Projectorganisatie doorlopen Regels en inrichting 3 software 4 Systeem vullen Voorlichten en opleiden 5 medewerkers 6 Roosterproces doorlopen Wat zie je in de praktijk gebeuren?• Focus op regels, soms ruimere regels gewenst• Diverse (informele) afspraken en verworven rechten worden zichtbaar• Mensen hebben wel eens moeite om (zich)zelf te plannen (referentie nodig)• Sommige mensen blijven het oude vaste rooster (voorlopig) draaien• Mensen hebben weinig moeite met softwaregebruik• Managers/planners leren bezettingseisen te definiëren• Koppeling met bestaande planningssysteem, tijdsregistratie, payroll 16
  17. 17. Leerervaringen• Goede tijdregels en procedure afspraken zijn noodzakelijk• Ondersteuning en tijd is nodig om te wennen aan mogelijkheden / bepalen wat men wil• Management heeft belangrijke rol als stimulator: sturen op teameffort!• Tijdig sociale partners betrekken• Neem de tijd: het is echt iets anders!Déhora Consultancy Group Déhora maakt graag tijd voor u …. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie: Naam: Middelbos Sarah Adres: Uitbreidingstraat 42-46, 2600 Berchem Telefoon: +32 (0) 3 218 95 39 Fax: +32 (0) 3 281 71 52 E-mail: s.middelbos@dehora.be Website: www.dehora.be 17
  18. 18. Déhora Consultancy Group• Onafhankelijk adviesbureau met expertise in alle domeinen van personeelsplanning, nl. economische, wettelijke, ergonomische en sociale aspecten.• Verbeteren van bedrijfsresultaten door optimalisatie van de planning, de planningsprocessen en de personele inzet. Indien nodig gebruik van software.• Opgericht in 1987• Vestigingen in Nederland, België en Polen• 100 medewerkers• Multi sectorieel ; > 1.500 klantrelaties Déhora in de zorg• Algemene opleidingen over diverse thema’s• In-house opleidingen voor management en hoofdverpleegkundigen• Coaching hoofdverpleegkundigen bij aanpassen uurroosters• Plannen binnen beschikbaar budget• VTE berekeningen• Optimale diensten• Naar een optimale personeelsinzet over verschillende afdelingen• Flexibel roosteren• Op maat software (Thuiszorg en WZC)• Hulp bij opmaak uurroosterprotocollen• Begeleiden bij optimalisatie verlofplanning• Begeleiding opmaak cyclische roosters• … 18

×