Come comunicare ai media un evento. Lezione allo Ied 2011. Livello Basic

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La comunicazione con i media di un evento. Le attività strategiche (definizione, strategia, pubblici, messaggi, canali) e attività operative.

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Come comunicare ai media un evento. Lezione allo Ied 2011. Livello Basic

  1. 1. Marketing e Comunicazione d’impresa Relazioni pubbliche ed EventiComunicare un Evento: Focus sull’attività di Comunicazione con i Media (Media Relations o Ufficio Stampa) 17 febbraio 2011 Valeria CeciliaPublic Relations Professional Consultant Socio Professionista Accreditato Ferpi
  2. 2. Programma della giornata 1) Perché Comunicare con i media2) Come si fa a Comunicare con i media: Pianificazione strategica Attività operative Esercitazione 3) La valutazione dei risultati
  3. 3. Comunicare un Evento: I canali e strumenti di comunicazione sono molteplici, ad esempio:• L’identità visuale e quella immateriale• La pubblicità• Il marketing• La promozione• L’ufficio stampa• I social network
  4. 4. 1) Perché si deve comunicare anche con la stampa? Quali i vantaggi e i risultati che si possono raggiungere? Cosa ottengo se i media parlano del mio evento?
  5. 5. 1) Perché comunicare con la stampa Dando visibilità sulla stampa al mio evento :1) Amplifico la notorietà della mia organizzazione (brand awareness)2) Associo la mia organizzazione a un’esperienza e dei valori positivi (brand identity/(brand reputation )3) Rendo maggiormente noto l’evento e quindi aumento il numero dei partecipanti possibili (focus on goal, ovvero supporto il successo dell’evento)
  6. 6. 1) Perché comunicare con la stampa Infatti bisogna ricordarsi che COMUNICARE “CON” O “AI” I MEDIA significa soprattutto COMUNICARE “ATTRAVERSO” I MEDIA A TUTTI QUEI SOGGETTI O GRUPPI DI NOSTRO INTERESSE: I NOSTRI STAKEHOLDER E GLI OPINION LEADER
  7. 7. 1) Perché comunicare con la stampa Quindi: Io comunico alla stampa il mio evento per mandare ai miei “pubblici” o target le informazioni e i messaggi che ritengo importanti Il mio target può essere vario: istituzioni, consumatori, potenziali nuovi clienti, politici, competitors
  8. 8. E arriviamo al secondo interrogativo:2) Come si fa ad ottenere la visibilità del nostroevento sulla stampa ? È necessario pianificare la comunicazione in modo non generico, ma mirato rispetto: •Al target •Ai messaggi •Ai media Ovvero: bisogna individuare una precisa strategia
  9. 9. 2) Come si fa ad ottenere la visibilità delnostro evento sulla stampa ? Cosa significa individuare una precisa strategia e fare un piano strategico? In generale significa individuare con precisione: Obiettivi  Destinatari Contenuti Strumenti Pianificazione azioni operative
  10. 10. 2) Come si fa ad ottenere la visibilità delnostro evento sulla stampa ? Nel nostro caso l’ approccio strategico significa riuscire a Mettere in connessione due mondi lontani e molto diversi: E IL MIO I MEDIA EVENTO Bisogna trovare i punti di convergenza, gli interessi comuni. In particolare devo capire quali aspetti del mio evento lo rendono appetibile per i media, ovvero notiziabile Devo iniziare la mia fase di ANALISI STRATEGICA
  11. 11. 2) Come si fa ad ottenere la visibilità del nostro LE FASI DI ANALISIevento sulla stampa ?Analisi dell’evento in relazione alla sua Analisi dei media: contenuti, giornalisti e notiziabilità: l’interesse che può dinamiche di LA FASE I ANALISI notizie produzione delle LFFF suscitare ai media Qual è l’obiettivo dell’evento? Quali sono i media che seguono argomenti simili e correlati al mio eventoQuali sono pubblico (target) che voglio In che modo i diversi media trattano e raggiungere con l’evento?: istituzioni, danno spazio a tali argomenti? Con quale consumatori, competitor, cittadini, angolatura?potenziali nuovi clienti, associazioni etc Punti di forza dell’identità dell’evento: Quali sono i giornalisti che scrivono dei novità, personaggi, marchi, luoghi, temi correlati al mio evento strumentiA quale/quali temi di attualità/notizie si Analisi dei meccanismi di funzionamento collega dei diversi media (quotidiani, periodici, on line, socialnetwork) tempi, gerarchie.
  12. 12. 2) Come si fa ad ottenere visibilità del nostroevento sulla stampa ? Le attività di Analisi ci permetteranno di pianificare le attività strategiche e quelle operative Infatti una analizzato l’evento rispetto al target e gli obiettivi, volta individuati gli elementi di notiziabilità dell’evento e analizzato il panorama dei media rispetto ai temi dell’evento, io sono in grado di decidere la mia Strategia, ovvero :  quali contenuti diffondere  quali messaggi recapitare  attraverso quali canali (media) veicolarli  pianificare le attività operative
  13. 13. Dopo la messa a punto della strategia, siamo arrivati al terzo punto : 3) La Pianificazione operativa: cosa devo fare?Le attività per mettere in opera la comunicazione con i mediasono: - Scrivere il comunicato/i comunicati stampa - Fare la lista dei media e dei giornalisti destinatari - Chiamare i giornalisti per presentarsi e iniziare i contatti - Fare il timing degli invii dei comunicati - Organizzare gli incontri personali con i giornalisti, one to one - Organizzare la conferenza stampa (se opportuno) - Fare recall - Valutare i risultati dopo l’evento
  14. 14. 3) La pianificazione operativa Ecco qualche nota per l’operatività del mestiere.•La “novità” è uno degli elementi più importanti di una notizia, e i giornalistisono molto interessati a fare articoli su tutto ciò che contiene una novità.Evidenziate sempre questo tratto nelle vostre comunicazioni e nel comunicato• Scrivete il comunicato stampa pensando alle esigenze di scrittura e ai tempidel giornalista. Scrivetelo in modo che assomigli il più possibile a un articolo,con i punti di forza dell’evento evidenziati subito nel titolo, sottotitolo enell’attacco (inizio).•Ogni tipo di media ha ritmi di lavoro differenti. Se il quotidiano lavora “oggi sudomani” i settimanali chiudono diversi giorni prima di andare in edicola, ilmensile chiude anche un mese prima di andare in edicola. quindi i comunicativanno mandati a ritmi differenti con una precisa pianificazione dei tempi•Non mandare mai comunicati a mail generiche come redazione@giornale.it.I giornalisti vanno sempre contattati telefonicamente e i comunicati vannomandati agli indirizzi personali.•Le conferenze stampa vanno organizzate solo in caso di grandi notizie, igiornalisti tendono a non andare alle conferenze soprattutto per esigenze diorganizzazione
  15. 15. Alla fine cosa ho ottenuto con la mia attività? La valutazione dei risultati di una rassegna stampa passa per diversi elementi:Quantità di articoliQualità degli articoliCoerenza tra i media che hanno pubblicato e iltarget che si voleva raggiungerePartecipazione utenti all’evento
  16. 16. Scheda di sintesi delle attività strategiche e operativeIndividuare una strategia di comunicazione con i media significa individuare i punti diconvergenza tra il vostro evento e gli interessi dei media1) Prima di tutto analizzate attentamente il vostro evento, evidenziate i tratticaratteristici che lo rendono interessanti da più punti di vista: novità, unicità,personaggi illustri presenti, curiosità, valore per la collettività2) Contemporaneamente analizzate i media cercando di capire quali sono i contenutiche trattano e con quale angolatura li trattano.3) Individuate chi sono i giornalisti che scrivono di quegli argomenti, e contattatelipersonalmente, se non tutti, la maggioranza e comunque i più importanti4) Dopo questa analisi avrete chiaro come comunicare il vostro evento ai media, suquali temi puntare. Passate alla pianificazione operativa: comunicato stampa, medialist, timing, call, recall.5) Scrivete il comunicato stampa in modo che rispetti i parametri di un articolo giornalistico,per essere più facilmente pubblicabile
  17. 17. Valeria CeciliaPublic Relations Professional ConsultantSocio Professionista Accreditato Ferpiwww.linkedin.com/in/valeriaceciliamobile 0039 – 3476336202vcommunication.italy@gmail.com

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