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La GestióN Del Tiempo
 

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Algunas notas sobre la gestión eficaz del tiempo

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    La GestióN Del Tiempo La GestióN Del Tiempo Presentation Transcript

    • www.proyeccion.eu LA GESTIÓN DEL TIEMPOA continuación se muestran algunos consejos quecontribuirán a que gestionemos mejor el tiempo, nosolo a nivel profesional, sino también en el planopersonal.
    • La gestión del tiempo El tiempo es el recurso más www.proyeccion.eu importante; y quién no lo sabeadministrar, no sabe administrar nada. (Peter Drucker) 2
    • La gestión del tiempo La eficacia sólo se puede alcanzar mediante una correcta administración del tiempo del que se dispone. Lo que acaba contando no es lo mucho que se ha trabajado; sino lo que se ha www.proyeccion.eu terminado, lo que ha dado lugar a resultados concretos.Los resultados son lo importante, no las actividades que sedesarrollen para alcanzarlos. ¡¡¡¡La mayoría de nosotros perdemos, involuntariamente, cada día del orden de tres 3 horas!!!!
    • La gestión del tiempo¿Y en qué se nos van parte de esas tres horas? Hábitos inadecuados. www.proyeccion.eu Trabajo realizado de modo negligente.Actividades desarrolladas con una perfección innecesaria. Realización de actividades que no debería haberse desarrollado. Olvidar nuestros objetivos. Olvidar nuestras prioridades. Falta de planificación. No respetar las previsiones establecidas. 4
    • La gestión del tiempo BÚHONIVEL DE RENDIMIENTO 10 ALONDRA: Se despiertan con 5 facilidad y entran pronto en 0 7 9 11 fase de alto rendimiento que va 13 15 17 19 21 23 1 3 descendiendo en ondulaciones www.proyeccion.eu 5 HORA y sienten sueño a una hora temprana. ALONDRA NIVEL DE RENDIMIENTOBÚHO: Las ondulaciones 10suben lentamente personas de 5despertar lento ylaborioso, pero que tardan en 0 7 9 11sentir sueño por la noche 13 15 17 19 21 23 1 3 5 HORA Según Jovanovic rendimiento diario, adopta la forma de una línea ondulada 5 en la que el máximo y el mínimo se dan al principio y al final de la jornada; y al principio y al final de la semana.
    • La gestión del tiempo LA EVOLUCIÓN DE LA CONCENTRACIÓN Evolución de la Concentración100 90 www.proyeccion.eu 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 Minutos 6
    • La gestión del tiempo LA JORNADA DEL DIRECTIVO•No se suele manejar demasiado bien las pausas de descanso.•El alargamiento de la jornada habitual es vicio universal. www.proyeccion.eu•La media de su dedicación laboral supera las 55 horas semanalesConsecuencias:•Vida familiar y personal pobre•Estrés•Úlcera•Infarto¿Y todo esto por qué?Deseo de obtener resultados laborales. Sin embargoNo llegan a ser tan brillantes como sería de esperar 7
    • La gestión del tiempoLa paradoja del tiempo www.proyeccion.euMientras vivimos disponemosde todo el tiempo que existe.Sólo podemos quejarnos decómo y en qué loutilizamos, pero no de tenerlo 8
    • La gestión del tiempoHERRAMIENTAS BÁSICASEL PRINCIPIO DE PARETO www.proyeccion.eu “Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría” Es más conocido como regla del 80/20. Aproximadamente el 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados. 9
    • La gestión del tiempoHERRAMIENTAS BÁSICASEL CRITERIO ABC www.proyeccion.eu Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultado: el 15% de las actividades origina el 65% de estos. A este grupo lo llamamos “A”. El siguiente grupo al que llamaremos “B”, genera otro 20% de los mismos. Y el 65% restante el grupo “C”, tan sólo aporta el 15% que falta. 10
    • La gestión del tiempoHERRAMIENTAS BÁSICASLA LEY DE PARKINSON www.proyeccion.eu Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla, cuando menos. Pero, si se asigna sólo media hora, posiblemente ocupará esa media hora o poco más. El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo. 11
    • La gestión del tiempoHERRAMIENTAS BÁSICASLAS TRES LEYES DE MURPHY www.proyeccion.eu “Nada es tan sencillo como parece al principio” “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio” “Si algo puede ir mal irá mal” 12
    • La gestión del tiempoLa eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace; al menor costoposible (de dinero, de tiempo). Es positiva, por supuesto, pero nogarantiza resultados. Se limita a hacer bien lo que se hace. www.proyeccion.euLa persona eficaz, ante todo, hace lo que debe hacer. Tiene en mentelos resultadosLa eficiencia se centra en el método, en el cómo. La eficacia, en el fin. 13
    • La gestión del tiempoLas que son o nos parecen: www.proyeccion.eu Cortas Fáciles Agradables Conocidas Urgentes Interesantes ProgramadasO que nos llegan del jefe o de compañeros que apreciamos 14
    • La gestión del tiempo Su trabajo puede ser contemplado desde tres puntos de vista: www.proyeccion.eu Lo que cree que haceLo normal es que su idea respecto a su uso del tiempo sea más bienvaga. Antes de hacer ningún análisis, le será útil establecer de modointuitivo las cifras que reflejen cómo cree que está utilizando el tiempode modo habitual. Le servirá para comprobar la calidad de suspercepciones en este sentido 15
    • La gestión del tiempo Lo que cree que debería hacer•Es posible que disponga de una descripción de su puesto www.proyeccion.eude trabajo. Pero si no es así, establezca, según sucriterio, un desglose de las funciones que puedan permitirlealcanzar sus objetivos y conseguir lo que su jefe espera quelogre. No deben ser demasiadas, pero asegúrese de queestán todas las funciones importantes.•Evalúe la importancia de cada función. ¿Es indispensableasumirla?¿En qué modo contribuye a sus objetivosgenerales?•Estime el porcentaje de su tiempo que entiendeconveniente dedicar a cada función No es imprescindibleque las más importantes reciban más tiempo, pero sí másatención. 16
    • La gestión del tiempo Lo que hace realmente•Actuamos según hábitos. Averigüemos cuáles son nuestros hábitos.•Anotemos al menos durante una semana todo lo que hacemos. www.proyeccion.eu•Los resultados de un registro diario de tiempo probablemente leasombren.•Es más que probable que descubra que está utilizando su tiempode forma distinta de la que imaginaba.•Pero atención: un registro de tiempo proporciona una informaciónvaliosísima, pero no lo dice todo. Le señala lo que hace. Pero nopuede detectar problemas de otra índoles, como podrían ser, porejemplo, una comunicación defectuosa, una delegación ineficaz ouna tendencia excesiva a dejar las cosas para más tarde. 17
    • La gestión del tiempo El éxito requiere tener muy claro lo que se busca, establecer planes para alcanzarlo y concentrar los esfuerzos en su logro. www.proyeccion.eu Demasiadas veces nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre, sin molestarnos en establecer previamente un plan. La consecuencia habitual es que no se logra el resultado deseado; o se hace sometido a estrés. Es esencial el compromiso con uno mismo en alcanzar los propios objetivos. 18
    • La gestión del tiempoPropiosConcretos y específicos www.proyeccion.euPocos y muy importantesCompatibles entre síMensurables, cuantificablesen lo posibleTener plazosEstar escritos 19
    • La gestión del tiempoHaga una lista relacionando ¿qué es exactamente lo quenecesita lograr?¿Qué asuntos le han sido www.proyeccion.euencomendados?¿Qué nuevas oportunidades deseaexplorar?. Será la mejor manera de no olvidar nada, de nodejar nada al azar. 20
    • La gestión del tiempo•Realícela siempre antes de comience la jornada. Esbuena práctica realizarla al finalizar cada jornada www.proyeccion.eudiaria para la siguiente jornada.•No menos del 50% de lo que de realizarse en unajornada normal suele aparecer en el transcurso de lamisma.•Una de las razones más importantes por las quefallan las agendas es nuestra tendencia a ocuparnoscompulsivamente de asuntos no programados.Aprenda a controlar estos impulsos. Antes de alterarsu programa para atender un imprevisto, pregúntese:“¿es lo que voy a hacer más importante que loprogramado?” APRENDA A DECIR “NO” en sucaso. 21
    • La gestión del tiempo1. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada2. Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar www.proyeccion.eu3. Elabore su programa en torno a los temas esenciales4. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos corporales5. Programe su horario por escrito6. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible 22
    • La gestión del tiempo7. Mantenga a la vista su programa de actividades diarias8. No vacile en tomarse largos períodos de tiempo para tareas importantes www.proyeccion.eu9. Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo10. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que resulten de su interés11. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los días.12. Incluya, también, un tiempo fijo para lecturas profesionales 23
    • La gestión del tiempoLo normal es que el programa más cuidadosamente establecido se vengaabajo ante los ataques difícilmente evitables de una serie de www.proyeccion.euacontecimientos provocados por la gente, de dentro o de fuera de laempresa, con la que nos relacionamos.Una media optimista, de un par de minutos por interrupción, supone ya másde dos horas diarias dedicadas a responder a estas interrupciones.Hay un segundo perjuicio mucho más grave y del que no se suele serconsciente: superada la interrupción, no sólo se ha perdido el tiempoinvertido en ellas, sino que hay una pérdida adicional en lo que suponeretomar de nuevo el hilo de los pensamientos o de la acción en curso. 24
    • La gestión del tiempo•Evitarlas en lo posible•Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupa www.proyeccion.eu Es preciso aceptar que las interrupciones son una parte de nuestro trabajo. No las podemos eliminar toda. Tampoco interesaría hacerlo aunque nos fuera posible. Pero podemos empezar a manejarlas mejor. Aprenda a controlar lo controlable y a aceptar lo incontrolable, reduciéndolo en lo posible en sus aspecto negativos. Intente evitar la frustración que origina ese cúmulo de interrupciones y que suele deberse, sobre todo, a la actitud adoptada ante ellas. Combata las que pueda, evitándolas o acortándolas. Y acepte las demás 25
    • La gestión del tiempo•Situar la mesa de manera que no quede de frente•a la puerta. www.proyeccion.eu•Acuda al despacho del otro, de esta forma, siendo•usted el visitante es más fácil excusarse diciendo•“no te robo más tiempo”.•Mantenerse de pie durante la conversación y esta durará menos.•No divagar y hablar de temas intrascendentes.•Si algunos miembros del equipo entran y salen constantemente de sudespacho, pídales que acumulen varios temas cada vez que venga, paratratarlos conjuntamente. 26
    • La gestión del tiempoEl manejo de los pelmazos. Deje patente su prisa; diga a esosinterlocutores inagotables que tiene otra llamada, cita oemergencia www.proyeccion.euLa eliminación de la cháchara. La charlainnecesaria puede provenir del hábito, del miedo aperder algo, del deseo de agradar e incluso dedejar otros temas para luego.Las llamadas recibidas.•Establecer un filtro adecuado en muchos casos no es necesarioque las atendamos directamente; dar instrucciones precisas.•Establecer períodos preferentes. Si los hacemos saber anuestros contactos más habituales preferirán llamarnos cuandosepan que pueden localizarnos más fácilmente. 27
    • La gestión del tiempoLas llamada emitidas.•Agrupe las llamadas. Para reducir el tiempo totalque le ocupen y no dispersar su atención.•Prepare la llamada. Antes de realizar o solicitar la www.proyeccion.eullamada prepárela. Reflexione –al menos unossegundos- sobre lo que pretende conseguir con lallamada. Recabe la información necesaria. Téngalaa mano. Establezca un guión mínimo –puede bastaruna palabra abreviada para recordar una idea- paraguiar su conversación. Revise sus argumentos.•Tome notas. Según habla, anote las cifras, lasfechas, los temas acordados, en su agenda. Juntoal propio guión de preparación de la llamada que seha comentado en el punto anterior. 28
    • La gestión del tiempoEl teléfono móvil: es curioso cómo muchosprofesionales lo dejan encendido en las reuniones y no www.proyeccion.eutienen reparos a la hora de cogerlo. Además de ser demuy mala educación, interrumpen y desconcentran. Hayverdaderos adictos al teléfono móvil, quienes seconsideran más interesantes cuanto más hablan por elmóvil en presencia de los demás. Los teléfonos –agenda – PC, si bien suponen una herramienta detrabajo imprescindible, también son los mayoresladrones de tiempo que existen si no saben utilizarseadecuadamente. 29
    • La gestión del tiempo •Las reuniones sirven para: •Definir objetivos de grupo •Intercambiar información. www.proyeccion.eu •Analizar o resolver problemas •“Vender” una idea, un programa, una decisión •Motivar a un grupoPero, por su naturaleza, pueden ser utilizadas -indebidamente- como excusa para no actuar demodo individual, para no asumir la responsabilidadque nos corresponde, diluyéndola en el grupo. Unareunión tranquiliza, porque da la impresión de quese está trabajando. Y a veces no es así 30
    • La gestión del tiempoEvite convocar una reunión si:•No existe un propósito específico.•Existe otro modo –que probablemente es más barato- de conseguir elmismo resultado.•Falte tiempo para conseguir la información precisa o realizar la www.proyeccion.euadecuada preparación.•No está disponible alguna de las personas clave. 31
    • La gestión del tiempoPreparación de la reunión•Fíjese objetivos.•Decida cuidadosamente a quién convoca (los menos posibles). Laasistencia a las reuniones está determinada, demasiadas veces, por www.proyeccion.eurazones de rango, más que de eficacia. Convoque sólo a aquelloscuya presencia es necesaria.•Establezca un orden del día. Recoja en él: oLa relación de convocados y su eventual aportación (documentación, ideas…) Insista en que cada uno acuda a la reunión debidamente preparado. Y si es conveniente, haga que la información necesaria se difunda con la suficiente antelación como para que cada asistente la pueda estudiar previamente. Pedir que un documento se analice sobre la marcha es aceptable sólo como el viejo truco para conseguir la aprobación de algo sin el adecuado análisis. oLugar y horas de inicio y de fin. La mayoría de las reuniones no deberían pasar de 30 o 45 minutos. 32
    • La gestión del tiempoEn la reunión:Comience a la hora prevista. Si hay alguna costumbre absurda es lade conceder unos “minutos de cortesía” para los que llegan tarde.Lleve preparada la reunión. Evite interrupciones. No debe haberteléfono, por supuesto, ni otro tipo de distracción. No tolere avisos o www.proyeccion.eullamadas, salvo emergencia justificadas. No permita entradas ysalidas de aquellos cuya participación es necesaria. Haga apagar lomóviles.Mantenga su rumbo de acuerdo con el orden del día.Permita que un participante se marche una vez terminada suaportación. No se justifica tener a alguien sentado toda una reunión sisólo son para él realmente significativos unos minutos de ella.Termine a la hora prevista.Resuma las conclusiones. Levante acta. 33
    • La gestión del tiempoLo difícil en ocasiones es saber qué es lo importante.La mayoría de nosotros estamos demasiado orientados a la pura acciónpor hábitos largamente desarrollados. No solemos dedicar tiempo a lareflexión. Tendemos a hacer, más que a pensar. Y no solemosplantearnos esa búsqueda de lo importante. www.proyeccion.eu IMPORTANTE SI ESTRÉS NO SI CRISIS 1 URGENTE EFICAZ NO 2 MINUCIAS 34
    • La gestión del tiempo www.proyeccion.euLo urgente nos lleva al estrés; lo importante, a la eficacia. 35