Propuesta para la difusión de los eventos
Cuando pensamos en la realización de los Congresos es necesario pensar en la difusión
del eventos y sobre todo en las responsabilidades que tendremos los diferentes
departamentos antes, durante y después de los mismos.
Los departamentos que colaborarán directamente para lograr mayor presencia en la web
son:
RELACIONES
INTERINSTITUCIONA
LES
VIA
GESTIÓN DEL COMUNICACION EVENTOS
CONOCIMEINTO ES
ANTES DEL EVENTO
Antes del evento es necesario que los encargados del evento se reúnan con los
diferentes equipos que trabajarán en el congreso, para entre otras cosas explicar el
público a quienes se dirigirá el evento y tener claro de que se encargará cada uno.
Los responsables de cada evento encargarán
al cittes de Gestión del Conocimiento el
diseño de la página y de los banners que se
Página Web o blogs utilizarán para la difusión del evento.
Los diseñadores presentarán tres demos a
los responsables y luego de escoger se
podrá pasar a los programadores quienes
darán vida a la nueva página.
Políticas
Para llegar a la mayor cantidad de personas, una página debe estar en la web
entre 6 o mínimo 3 meses antes de la fecha prevista a iniciar el evento, de
esa forma lograremos que más personas puedan conocer las diferentes
formas de participación, y lograr sobre todo presencia. La página debe
contar si se quiere con módulo de inscripción, banners, logos entre otros.
Es necesario establecer si se tendrá las memorias, (Cd con el contenido del
eventos, fotografías, videos, ponencias etc., que es entregado a los
participantes al finalizar cada evento ) la información que se colocará en la
página así como en las memorias debe ser enviado en formato pdf .

Todos quienes manejamos información
que debe subirse a la web es necesario
poner metadatos y etiquetarlas, se colocará
primero el nombre de la Universidad,
cittes, nombre del evento y autores.
Recordemos que estas etiquetas serán
importantes para lograr que los motores de
búsqueda encuentren nuestra información.
Absolutamente todo debe estar
etiquetado, fotografías, Word, pdfs, videos
Definición de las en youtube, presentaciones en slideshare y
palabras claves flickr.
Para cada evento desde Gestión del
Conocimiento, se dará a conocer las
etiquetas oficiales.
En esta etapa se realizará la difusión del
evento a través de emailings, banner en
páginas internas y de acuerdo a las
Difusión del Evento necesidades se colocará en páginas externas.
También se podrá informar a través del
google calendar, facebook, twytter, cuentas
que pueden ser creadas por cada evento.
DURANTE EL EVENTO
Para colocar todos los recursos en la web es
necesario que los ponentes que confirmen su
Autorización para participación autoricen la publicación de sus
publicaciones en la presentaciones, esta carta puede pedir el
web formato a Gestión del conocimiento, la carta
entre otras, autoriza que estos recursos sean
colocados en la web y puesto en el cd de
memorias.
Nota: sin esta autorización ninguna persona
El blog será alimentado por la en la de prensa y
podrá colocar ningún material sala web.
debe estar manejado de tal forma que quienes
navegan por la web conozcan sobre el
Cobertura online del desarrollo evento. Este blog debe contener a
evento parte de la información enlaces a youtube,
slideshare con las ponencias autorizadas, flickr,
rss a páginas de la UTPL y al blog de noticias.

La información que debe constar en los cds son:
ponencias, videos, fotografías y todo el material
que decidan los organizadores colocar en este cd,
Cd de Memorias que será entregado a cada uno de los participantes.
La definición de colores, logotipos e imagen del cd
multimedia debe estar una semana antes de
realizado el evento, la decisión de estos serán
trabajados directamente con los organizadores y
nuestro equipo multimedia.
Por otra parte las ponencias deben ser entregadas
cómo máximo hasta la inauguración del evento y
otros materiales como video, fotografías deben ser
entregados con fecha límite un día antes de
finalizar el mismo.
Toda la información que se colocará en los cds
debe estar en los formatos adecuados, pdfs, videos
en flv de 320 x 240, fotografías en jpg que estén
organizadas por carpetas de acuerdo a las
diferentes actividades realizadas que puede ser por
día, tema o actividades, esto lo decide los
organizadores.

POST EVENTO
Debe permanecer en las página principal del
evento un link que nos lleve directamente a todo
Resumen del Evento
el material del congreso.
Otros blogs deberían tener también un enlace
directo al evento.
Las memorias del congreso estará como máximo
una semana después en el sitio
www.utpl.edu.ec/memorias.
Mapa con todo el material del Congreso
Concentrar el material en el página o blog del
evento y en vida utpl.