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Add-on für ELOoffice aus der Produktreihe >docufied<. ...

Add-on für ELOoffice aus der Produktreihe >docufied<.

Automatische Indexierung von Dokumenten mit Hilfe an anderer Stelle (Fibu, Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft, Leistungserfassung, usw.) bereits erfasster Daten. Die Ablage erfolgt automatisch; inkl. Referenzbildung.

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http://www.docufied.de 10
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docufied Indexer Presentation Transcript

  • 1. Wir machen Ihnen das Archivieren leichter!docufied® Indexer Datenquelle docufied ELOArbeitserleichterung für den täglichen Einsatz mit ELOoffice in Zusammenarbeit mit externen Datenquellen (Datenbanken, Exportdaten, Journale, etc.) 1
  • 2. docufied® IndexerAutomatische Verschlagwortung (Indexierung)Darauf haben Ihre Belege schon lange gewartet! • Rechnungen; Daten sind schon in Ihrer Buchhaltung *) • Lieferscheine; Daten sind bereits in Ihrem Warenwirtschaftssystem *) • Rezepte; Daten sind schon in Ihrem Patientensystem *) • Leistungsnachweise, Stundenzettel, ..., ihre Beispiele?Jetzt auch für ELOoffice nutzbar!Ab ELOprofessional gibt es den ELO AS (automation service) und dasModul ELO XML Import - diese häufig benötigte Funktionalität liefernwir Ihnen jetzt auch für Ihr ELOoffice (empfohlen ab Version 8.0).Schauen Sie sich die folgenden Fallbeispiele an ...*) Geeignet für Datenbanken und Textdateien (Exportdaten, Journale, etc.) 2
  • 3. 1. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU intern) Aufgabenstellung Rechnungen; Daten sind schon in Ihrer Buchhaltung Ob Sie Ihre Buchhaltung im eigenen Unternehmen mit einem Programm unterstützen, oder ob ein externes Erfassungsbüro oder Ihr Steuerberater die Belege für Sie erfasst: Alle erforderlichen Daten, die das schnelle Auffinden dieser Belege in ELO garantieren, sind dann ja schon in Ihrer Buchhaltung FIBU vorhanden, oder könnten von dort als Buchungsjournal für Sie bereitgestellt werden. Verfolgen Sie sich auf den nächsten Folien den Ablauf. Künftig können auch Sie Eingangsrechnungen mit den Daten aus der FIBU ganz leicht in ELO wieder auffinden. docufied® Indexer macht es Ihnen leicht! 3
  • 4. 1. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU intern) – Teil 1 1. Schritt: Erfassen der Belege vom Blatt in FIBU a) Buchhaltung generiert Barcode oder FIBU b) Verwendung eines Barcode von der Rolle Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges ist ab sofort in der Buchungszeile enthalten/gespeichert. 2. Schritt: Belege mit Barcode einscannen Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges wird ELO beim Scanvorgang erkannt. Jeder Beleg ist in ELO mit der eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Automatische Ablage im Ordner "unverarbeitete Rechnungen". 3. Schritt: "Tagesabschluss" mit docufied® Indexer ??? !!! ELO FIBU ELO Rechnung Rechnung Barcode: ER001 Barcode: ER001 Rechnungsnr.: 2001004123456 Kreditor: 701234 Lieferant: Max Mustermann GmbH & Co. KG Betrag (netto): 1.250,00 EUR Kostenstelle: 101234 Projekt: Anbau Fertigung Indexinformation (vorab) Indexinformation (vollständig) 4
  • 5. 1. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU intern) – Teil 1 1. Schritt: Erfassen der Belege vom Blatt in FIBU a) Buchhaltung generiert Barcode oder FIBU b) Verwendung eines Barcode von der Rolle Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges ist ab sofort in der Buchungszeile enthalten/gespeichert. 2. Schritt: Belege mit Barcode einscannen Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges wird ELO beim Scanvorgang erkannt. Jeder Beleg ist in ELO mit der eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Automatische Ablage im Ordner "unverarbeitete Rechnungen". 3. Schritt: "Tagesabschluss" mit docufied® Indexer ??? !!! ELO FIBU ELO Rechnung Rechnung Barcode: ER001 Barcode: ER001 Rechnungsnr.: 2001004123456 Kreditor: 701234 Lieferant: Max Mustermann GmbH & Co. KG Betrag (netto): 1.250,00 EUR Kostenstelle: 101234 Projekt: Anbau Fertigung Indexinformation (vorab) Indexinformation (vollständig) 5
  • 6. 1. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU intern) – Teil 1 1. Schritt: Erfassen der Belege vom Blatt in FIBU a) Buchhaltung generiert Barcode oder FIBU b) Verwendung eines Barcode von der Rolle Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges ist ab sofort in der Buchungszeile enthalten/gespeichert. 2. Schritt: Belege mit Barcode einscannen Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges wird ELO beim Scanvorgang erkannt. Jeder Beleg ist in ELO mit der eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Automatische Ablage im Ordner "unverarbeitete Rechnungen". 3. Schritt: "Tagesabschluss" mit docufied® Indexer ??? !!! ELO FIBU ELO Rechnung Rechnung Barcode: ER001 Barcode: ER001 Rechnungsnr.: 2001004123456 Kreditor: 701234 Lieferant: Max Mustermann GmbH & Co. KG Betrag (netto): 1.250,00 EUR Kostenstelle: 101234 Projekt: Anbau Fertigung Indexinformation (vorab) Indexinformation (vollständig) 6
  • 7. 1. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU intern) – Teil 2Was passiert genau im 3.Schritt, dem "Tagesabschluss",mit Hilfe von docufied® Indexer ?Anhand vorkonfigurierter Informationen erfolgt die Abfragealler Informationen aus Buchungs- und Stammdaten der FIBUzur jeweiligen Barcode-Nummer des Beleges.Alle Indexfelder zum Beleg in ELO werden mit denzugewiesenen Informationen aus der FIBU gefüllt.Alle Belege werden gemäß der neuen Inhalte in den relevantenIndexfeldern in ELO auf Grund vorkonfigurierter Informationenstrukturiert im Archiv abgelegt (inkl. Referenzbildung).Automatisierte, strukturierte Ablage ohne Mehraufwand in derDatenerfassung – das ist unser Spezialgebiet!Wann möchten Sie docufied® Indexer testen? 7
  • 8. 2. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU extern) – Teil 1 1. Schritt: Belege mit Barcode einscannen Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges wird ELO beim Scanvorgang erkannt. Jeder Beleg ist in ELO mit der eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Automatische Ablage im Ordner "unverarbeitete Rechnungen". FTP upload Belege übermitteln (per FTP, E-Mail oder Postversand). 2. Schritt: Erfassen übermittelter Belege in FIBU extern Buchhaltung erfasst den Barcode. FIBU Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges ist ab sofort in der Buchungszeile enthalten/gespeichert. Bereitstellung eines Erfassungsjournals. FTP download 3. Schritt: "Tagesabschluss" mit docufied® Indexer ??? !!! ELO Erfassungsjournal ELO Rechnung Rechnung Barcode: ER001 Barcode: ER001 Rechnungsnr.: 2001004123456 Kreditor: 701234 Lieferant: Max Mustermann GmbH & Co. KG Betrag (netto): 1.250,00 EUR Kostenstelle: 101234 Projekt: Anbau Fertigung Indexinformation (vorab) Indexinformation (vollständig) 8
  • 9. 2. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU extern) – Teil 1 1. Schritt: Belege mit Barcode einscannen Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges wird ELO beim Scanvorgang erkannt. Jeder Beleg ist in ELO mit der eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Automatische Ablage im Ordner "unverarbeitete Rechnungen". FTP upload 2. Schritt: Erfassen übermittelter Belege in FIBU extern Buchhaltung erfasst den Barcode. FIBU Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges ist ab sofort in der Buchungszeile enthalten/gespeichert. Bereitstellung eines Erfassungsjournals. FTP download 3. Schritt: "Tagesabschluss" mit docufied® Indexer ??? !!! ELO Erfassungsjournal ELO Rechnung Rechnung Barcode: ER001 Barcode: ER001 Rechnungsnr.: 2001004123456 Kreditor: 701234 Lieferant: Max Mustermann GmbH & Co. KG Betrag (netto): 1.250,00 EUR Kostenstelle: 101234 Projekt: Anbau Fertigung Indexinformation (vorab) Indexinformation (vollständig) 9
  • 10. 2. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU extern) – Teil 1 1. Schritt: Belege mit Barcode einscannen Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges wird ELO beim Scanvorgang erkannt. Jeder Beleg ist in ELO mit der eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Automatische Ablage im Ordner "unverarbeitete Rechnungen". FTP upload 2. Schritt: Erfassen übermittelter Belege in FIBU extern Buchhaltung erfasst den Barcode. FIBU Die eindeutige interne Belegnummer des Beleges ist ab sofort in der Buchungszeile enthalten/gespeichert. Bereitstellung eines Erfassungsjournals. FTP download 3. Schritt: "Tagesabschluss" mit docufied® Indexer ??? !!! ELO Erfassungsjournal ELO Rechnung Rechnung Barcode: ER001 Barcode: ER001 Rechnungsnr.: 2001004123456 Kreditor: 701234 Lieferant: Max Mustermann GmbH & Co. KG Betrag (netto): 1.250,00 EUR Kostenstelle: 101234 Projekt: Anbau Fertigung Indexinformation (vorab) Indexinformation (vollständig) 10
  • 11. 2. Fallbeispiel: Eingangsrechnungen (FIBU extern) – Teil 2Was passiert genau im 3.Schritt, dem "Tagesabschluss",mit Hilfe von docufied® Indexer ?Anhand vorkonfigurierter Informationen erfolgt die Abfragealler Informationen aus dem bereitgestellten Journal ausder FIBUextern zur jeweiligen Barcode-Nummer des Beleges.Alle Indexfelder zum Beleg in ELO werden mit denzugewiesenen Informationen aus der FIBUextern gefüllt.Alle Belege werden gemäß der neuen Inhalte in den relevantenIndexfeldern in ELO auf Grund vorkonfigurierter Informationenstrukturiert im Archiv abgelegt (inkl. Referenzbildung).Automatisierte, strukturierte Ablage ohne Mehraufwand in derDatenerfassung – das ist unser Spezialgebiet!Wann möchten Sie docufied® Indexer testen? 11
  • 12. 2. Fallbeispiel: Leistungsnachweise Aufgabenstellung Leistungsnachweise; Daten sind in Datenbank oder Excel erfasst Ob als Grundlage der Rechnungslegung, zur Lohnvorwegberechnung, oder zur Projekt-Dokumentation: In der Regel werden alle erforderlichen Daten, die das schnelle Auffinden dieser Belege in ELO garantieren, schon in einer entsprechenden Anwendung, einer Datenbank oder einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) erfasst. Verfolgen Sie auf den nächsten Folien Vorbereitung und Ablauf. Künftig können auch Sie Leistungsnachweise mit den andernorts bereits erfassten Daten ganz leicht in ELO wieder auffinden. docufied® Indexer macht es Ihnen leicht! 12
  • 13. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 1 Tätigkeitsnachweise, Leistungsnachweise, Service-Einsatzberichte, usw. werden i.d.R. im eigenen Haus vorab erzeugt und dann ausgefüllt wieder zurückgebracht. Damit können Barcode-Informationen häufig schon im Vorfeld aufgedruckt werden, so dass das nachträgliche Bekleben der Belege entfällt. Alle weiteren Informationen werden beim Rücklauf der Belege in einer Datenbank (Handwerker-/Service- Programm), Tabellenkalkulation, usw. mit der eindeutigen Barcode-Nummer erfasst. Scannen Sie die Belege nur noch ein. Den Rest erledigt docufied® Indexer für Sie (nach ein wenig Vorbereitung). 13
  • 14. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 2 Vorbereitungen werden auch für den effizienten Einsatz von docufied® Indexer benötigt. Wir zeigen hier exemplarisch, wie das Zusammenspiel mit einer Erfassungsdatenbank funktioniert. Datenquelle, Ablageort der Scanbelege im ELO, sowie die in Beziehung zu setzenden Felder werden vorab für jeden Belegtyp dialoggestützt erfasst. Das geht auch ohne Programmier- kenntnisse. 14
  • 15. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 3 Zuordnungen der Indexfelder einer ELO Ablagemaske zu den Feldern (Spalten aus der Datenbank) werden mit dem docufied® Indexer im Dialog komfortabel erstellt. Die Indexfelder aus der ELO Ablagemaske werden automatisch eingeblendet, wie auch die Felder aus der Datenquelle. Ist die Datenquelle eine CSV-Datei werden die "Überschriften" einfach erfasst. 15
  • 16. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 4 Regeln für die Ablage der neu indexierten Dokumente werden, wie bei dem bereits bekannten Standard-Programm docufied® structures , auch bei docufied® Indexer im Dialog komfortabel erstellt. Datumsfelder, K onstanten und Indexfelder aus der ELO Ablage- maske können genutzt werden. Referenzpfade sind möglich. Natürlich kann auch die Vergabe einer "Kurzbezeichnung" mit den Werten automatisiert erfolgen. 16
  • 17. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 5 Die Scanverarbeitung wird zusätzlich vereinfacht. Sie scannen alle Belege in die ELO Postbox. Dort trennt docufied® Indexer für Sie die Belege mit Hilfe der Barcode-Erkennung und legt diese im Archiv am vordefinierten Ort (z.B. "unverarbeitete Belege") ab. Abschluss der Vorbereitungen! Jetzt kann das Programm docufied® Indexer seine eigentliche Arbeit aufnehmen und die angeschlossene Datenbank "befragen": welche Informationen hat die Datenbank zu dem jeweiligen Barcode? Diesen "Tagesabschluss" können Sie natürlich jederzeit durchführen. 17
  • 18. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 6 Protokollierung selbstverständlich vorgesehen! Wird die Verarbeitung der Belege im Archiv angestoßen, erstellt docufied® Indexer ein "Verarbeitungsprotokoll" (Log-Datei). Hier kann nachvollzogen werden, wenn ein Beleg wg. fehlender Informationen nicht verarbeitet wurde.Abb.: Programmaufruf (konfigurierte Belegtypen wählbar) Abb.: Protokoll der Verarbeitung (exakte Prüfung möglich) 18
  • 19. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 7 Strukturierte Ablage ein Ergebnis, das sich sehen lassen kann! docufied® Indexer erstellt die Pfade und Referenzen automatisch und "sortiert" die Belege für Sie fehlerfrei ein. Wir empfehlen eine Ablage beim Kunden (Kontakt). So entsteht mit allen Belegen eine "virtuelle Kundenakte". Eine "chronologische" Ablage aller Belege ist sicherlich ebenfalls stets hilfreich (hier z.B.: 2008 – November). Werden "Projekte" oder Vorgänge, Kommissionen, usw. verwaltet, erfolgt die Ablage zusätzlich sinnvoller Weise auch in einer "virtuellen Projektakte" (hier z.B.: Beleg 1 für Projekt 1 bei Kunde 28791). Abb.: Fiktive Ablagestruktur in ELO 19
  • 20. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 8 Das schnelle Auffinden der Belege ist jetzt mit allen Informationen möglich, die in der Datenbank vorab bereits erfasst worden waren! docufied® Indexer ergänzt ELO hervorragend. Ausgehend vom - während des Scan- Vorgangs erkannten - Barcode wurden alle weiteren Indexinformationen aus einer angeschlossenen Datenbank ausgelesen. Jetzt können alle Belege sehr schnell über die Suchbegriffe: Mandant, Dokument- und Ablagedatum, Belegart, Belegnummer, Kundenname, Kundennummer und Projekt-Nr. (soweit unser Beispiel) gefunden werden. Sicherlich fallen Ihnen jetzt schon weitere Anwendungsbereiche in Ihrem Unternehmen ein ... 20
  • 21. 3. Fallbeispiel: Leistungsnachweise – Teil 9 Ab wann sieht Ihr ELOoffice so aufgeräumt aus? Probieren Sie docufied® Indexer einfach einmal aus. Auch Sie werden sehr schnell bestimmt ein überzeugter Anwender ... Abb.: Fiktive Ablagestruktur in ELO 21
  • 22. Hinweis: Datenbereitstellung  Die Übermittlung der Daten (via Filetransfer, FTP, usw.) ist nicht Bestandteil des Programmes docufied® Indexer  Wir unterstützen Sie gerne auch bei der Datenübermittlung zwischen z.B. "externer Buchhaltung" und/oder weiteren externen Datenquellen.  Als Datenquelle können ODBC-fähige Datenbanken oder auch Textdateien (CSV-Dateien; Aufbau kann erfasst werden) genutzt werden.  Wir empfehlen die bereitgestellten Buchungsjournale (Fallbeispiel 2) ebenfalls in ELO zu archivieren. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.  Bitte beachten Sie: Die Verarbeitung erfolgt an einem ELO-Windows- Client-Arbeitsplatz. Für Massenbelegsachen über 100 Belege in der ELO Postbox ist die Verarbeitung nicht vorgesehen – sprechen Sie für diesen Fall bitte mit uns über serverseitige Verarbeitung mit ELOprofessional. 22
  • 23. Bezugsquelle / Impressum docufied® Produktreihe im Webshop www.docufied.de  Hersteller: id-netsolutions GmbH Hamburg Remscheid Nürnberg Segeberger Str. 9-13a 23863 Kayhude (bei Hamburg) www.id-netsolutions.de kontakt@id-netsolutions.de fon: +49 (0) 40 645040-0 fax: +49 (0) 40 645040-999  Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer, Marko Tilsner  Handelsregister: HRB 1238 SE Gerichtsstand: Amtsgericht Kiel 23
  • 24. Copyright  Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.  Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.  Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen.  Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen.  Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.  Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright© by id-netsolutions GmbH April 2010 All rights reserved 24