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docufied smartINVOICE (Kundenvortrag beim ELO ECM-Tour-Stop in Neuss 2013)
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Der IT-Leiter des Unternehmens Andernach & Bleck, Maik Stawiarski, berichtete beim ELO-ECM Tour-Stop in Neuss am 03.07.2013 über die workflowgestützte Eingangsrechnungsprüfung (inkl. Vorverbuchung) …

Der IT-Leiter des Unternehmens Andernach & Bleck, Maik Stawiarski, berichtete beim ELO-ECM Tour-Stop in Neuss am 03.07.2013 über die workflowgestützte Eingangsrechnungsprüfung (inkl. Vorverbuchung) mit ELO und docufied smartINVOICE. "Frühes Scannen", Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnung, Vorkontierung im Workflow und optimierte Zusammenarbeit mit dem Rechnungswesen Diamant/3 schaffen Transparenz, Transparenz, Transparenz. Ein Traditionsunternehmen mit modernen Methoden an der Spitze des Marktes. (Alle Bildrechte beim Unternehmen Andernach & Bleck; mit freundlicher Genehmigung wurde der Vortrag hier veröffentlicht.)

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  • 1. 1 Workflowgestützte Eingangsrechnungsprüfung inkl. Vorverbuchung Maik Stawiarski, IT-Leiter
  • 2. 22 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  • 3. 3  Gründung des Unternehmens 1903  Seit 1922 Fertigung am jetzigen Standort in Hagen  Familiengeführt in der 5. Generation Tradition & Moderne
  • 4. 4 Standort in Hagen-Halden Weitere Standorte Tradition & Moderne
  • 5. 55  Gesamtareal:  Lagerfläche:  Produktionsfläche:  Mitarbeiterzahl:  Jahreskapazität: Unternehmen in Zahlen 55.600 m² 14.000 m² 7.000 m² ca. 180 80 - 90.000 to
  • 6. 66  Automobilindustrie  Maschinenbau  Drehereien  Werkzeugindustrie  Hydraulikindustrie Branchen
  • 7. 77 Flachmaterial 20 x 4 mm – 500 x 50 mm Vierkant 10 mm – 150 mm Sechskant 17 mm – 100 mm Rund 12 mm - 80 mm Winkel 10x10x2 – 60x60x4 (80x40x6) Keilstahl 10 x 6 mm – 100 x 50 mm Sonderprofile Nach Kundenzeichnung Branchen
  • 8. 8 Stahlhandelshaus Roland Stahl Bremen (1995 übernommen) Stahlhandelshaus Heine & Bleck Hermsdorf (1990 gegründet) Stahlhandelshaus August Schmidt Pulheim (1992 übernommen) Winkelzieherei Metalli Trafilati Osio Sotto, Bergamo, Italien (2009 übernommen) Unternehmenstöchter
  • 9. 9 Moderne Fertigung
  • 10. 10 Modernes Büro ?
  • 11. 11 z.B. "Rechnungsfreigabe" (früher):  jede Abteilung behält 1 Kopie für sich  lange Durchlaufzeiten der Papierbelege  akt. Aufenthaltsort der Rechnung unbekannt  im Umlauf befindliche Summen unklar  Recherche nur über FIBU möglich  Rückfragen stören den Ablauf Moderne Prozesse
  • 12. 1212 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  • 13. 13 1997 Einführung eines Archivsystems (hier: Spyview Magellan - COLD-Archivierung AS/400) 2006 Ablösung des bestehenden DMS durch ELOprofessional 2009 Wechsel des ELO Businesspartners, Einführung einer Diamant-Schnittstelle (docufied for Diamant) 2010 „Rechnungsmanager-Projekt" Geschäftsprozessoptimierung
  • 14. 14  ca. 20.000 ER pro Jahr (davon 10% Sammelrechnungen)  6 verschiedene Workflows (Prüf- bzw. Genehmigungsverfahren)  insgesamt 35 Mitarbeiter sind an den unterschiedlichen Verfahren beteiligt Eckdaten
  • 15. 15 "Rechnungsmanager-Projekt"  Digitalisierung und Archivierung der buchhalterischen Belege  Intelligente Belegdatenerkennung  Abbildung von Freigabeprozessen durch Workflow-Routinen Geschäftsprozessoptimierung
  • 16. 16  Methode 'frühes Scannen‘ Papierrechnungen werden nicht mehr weitergegeben  automatische Erkennung Kopf-/Fußdaten  Zugriff auf Stammdaten der Buchhaltung  Abgleich der Daten mit Warenwirtschaft  Start spezifischer Workflowroutinen  Kontierung im DMS-Workflow Moderne Rechnungsfreigabe
  • 17. 17  Prüfung und Freigabe in digitaler Form (auch mehrstufig)  Rückfragen intern (kaum notwendig)  Rückfragen extern (per E-Mail)  Buchungsdatenübergabe automatisiert  Beleganzeige aus der Buchhaltung  Überwachung fälliger Zahlungen im DMS (ohne Übergabe an FIBU)  Beleganzeigen aus anderen Programmen Moderne Rechnungsfreigabe
  • 18. 1818 Workflow
  • 19. 1919 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  • 20. 20  Performance-Optimierung immer möglich (z.B. auch durch Verbesserung der Prozesse / Abläufe)  MicroClient - aufs wesentliche reduzierte Oberfläche  Aufnahme zusätzlicher Belegarten (Auftragsbestätigung / Lieferscheine zur Rechnung)  Unterstützung der Positionskontierung  Zentrale E-Mail Rückfragefunktion an Lieferanten  Freigabe auch per App  Datenaustausch mit der Warenwirtschaft (Eigenentwicklung auf einer iSeries) Die Herausforderungen
  • 21. 2121 Automatische Dokumentenklassifikation - DocX
  • 22. 2222 "alles im Blick" Archivbeleg Stammdaten- abgleich  Persönliche Aufgaben  Gruppenaufgaben "Frühwarnsystem" Performancegewinn
  • 23. 2323 Übersichtliche Darstellung sämtlicher relevanten Daten und Funktionen
  • 24. 2424 Belegverknüpfung und Vorgangsbezug
  • 25. 2525 Kontrolle & Controlling
  • 26. 2626 Dokumentenverknüpfung
  • 27. 2727
  • 28. 2828 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  • 29. 29 Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich, für das Unternehmen enorme Vorteile. Subjektives Gefühl:  Bildschirmarbeit 'unangenehm'  Arbeit ohne Papier 'ungewohnt'  Vorher haben das 'Andere' gemacht  mehr Aufwand bei der Bearbeitung des einzelnen Belegs möglich Ziel erreicht ?
  • 30. 30 Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich, für das Unternehmen enorme Vorteile. Objektive Einschätzung:  Transparenz, Transparenz, Transparenz  weniger Rückfragen / Irrläufer  jederzeit verfügbare Beleginformation  Aufwand im Gesamtprozess ist geringer  "…gute Zahler waren wir vorher schon." Ziel erreicht !
  • 31. 31 "In Zahlen kann ich die Kosten- / Nutzen-Betrachtung nicht wirklich fassen. Wie soll man die Vorteile für das Unternehmen bewerten:  deutlich schnellere Prozessabläufe,  höhere Informationsverfügbarkeit,  mehr Transparenz."
  • 32. 32 Ihre Fragen bitte … Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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