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Workflowgestützte
Eingangsrechnungsprüfung
inkl. Vorverbuchung
Maik Stawiarski, IT-Leiter
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Themen
 Herausforderung an ein Traditionsunternehmen
 Automatische Validierung von Rechnungsdaten
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 Gründung des Unternehmens 1903
 Seit 1922 Fertigung am jetzigen Standort in Hagen
 Familiengeführt in der 5. Generat...
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Standort in Hagen-Halden
Weitere Standorte
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 Gesamtareal:
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 Automobilindustrie
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Flachmaterial 20 x 4 mm – 500 x 50 mm
Vierkant 10 mm – 150 mm
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Stahlhandelshaus Roland Stahl
Bremen (1995 übernommen)
Stahlhandelshaus Heine & Bleck
Hermsdorf (1990 gegründet)
Stahlha...
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z.B. "Rechnungsfreigabe" (früher):
 jede Abteilung behält 1 Kopie für sich
 lange Durchlaufzeiten der Papierbelege
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Themen
 Herausforderung an ein Traditionsunternehmen
 Automatische Validierung von Rechnungsdaten
 Gutes verbesser...
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1997 Einführung eines Archivsystems
(hier: Spyview Magellan - COLD-Archivierung AS/400)
2006 Ablösung des bestehenden D...
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 ca. 20.000 ER pro Jahr
(davon 10% Sammelrechnungen)
 6 verschiedene Workflows
(Prüf- bzw. Genehmigungsverfahren)
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"Rechnungsmanager-Projekt"
 Digitalisierung und Archivierung der buchhalterischen Belege
 Intelligente Belegdatenerke...
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 Methode 'frühes Scannen‘
Papierrechnungen werden nicht mehr weitergegeben
 automatische Erkennung Kopf-/Fußdaten
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 Prüfung und Freigabe in digitaler Form (auch mehrstufig)
 Rückfragen intern (kaum notwendig)
 Rückfragen extern (pe...
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Workflow
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Themen
 Herausforderung an ein Traditionsunternehmen
 Automatische Validierung von Rechnungsdaten
 Gutes verbesser...
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 Performance-Optimierung immer möglich
(z.B. auch durch Verbesserung der Prozesse / Abläufe)
 MicroClient - aufs wese...
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Automatische Dokumentenklassifikation - DocX
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"alles im Blick"
Archivbeleg
Stammdaten-
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"Frühwarnsystem"
Performan...
2323
Übersichtliche Darstellung sämtlicher
relevanten Daten und Funktionen
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Belegverknüpfung und
Vorgangsbezug
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Kontrolle & Controlling
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Dokumentenverknüpfung
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Themen
 Herausforderung an ein Traditionsunternehmen
 Automatische Validierung von Rechnungsdaten
 Gutes verbesser...
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Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich,
für das Unternehmen enorme Vorteile.
Subjektives Gefühl:
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Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich,
für das Unternehmen enorme Vorteile.
Objektive Einschätzung:
 Transparenz, Tra...
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"In Zahlen kann ich die Kosten- / Nutzen-Betrachtung
nicht wirklich fassen. Wie soll man die Vorteile für das
Unternehm...
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Ihre Fragen bitte …
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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docufied smartINVOICE (Kundenvortrag beim ELO ECM-Tour-Stop in Neuss 2013)

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Der IT-Leiter des Unternehmens Andernach & Bleck, Maik Stawiarski, berichtete beim ELO-ECM Tour-Stop in Neuss am 03.07.2013 über die workflowgestützte Eingangsrechnungsprüfung (inkl. Vorverbuchung) mit ELO und docufied smartINVOICE. "Frühes Scannen", Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnung, Vorkontierung im Workflow und optimierte Zusammenarbeit mit dem Rechnungswesen Diamant/3 schaffen Transparenz, Transparenz, Transparenz. Ein Traditionsunternehmen mit modernen Methoden an der Spitze des Marktes. (Alle Bildrechte beim Unternehmen Andernach & Bleck; mit freundlicher Genehmigung wurde der Vortrag hier veröffentlicht.)

Veröffentlicht in: Business
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docufied smartINVOICE (Kundenvortrag beim ELO ECM-Tour-Stop in Neuss 2013)

  1. 1. 1 Workflowgestützte Eingangsrechnungsprüfung inkl. Vorverbuchung Maik Stawiarski, IT-Leiter
  2. 2. 22 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  3. 3. 3  Gründung des Unternehmens 1903  Seit 1922 Fertigung am jetzigen Standort in Hagen  Familiengeführt in der 5. Generation Tradition & Moderne
  4. 4. 4 Standort in Hagen-Halden Weitere Standorte Tradition & Moderne
  5. 5. 55  Gesamtareal:  Lagerfläche:  Produktionsfläche:  Mitarbeiterzahl:  Jahreskapazität: Unternehmen in Zahlen 55.600 m² 14.000 m² 7.000 m² ca. 180 80 - 90.000 to
  6. 6. 66  Automobilindustrie  Maschinenbau  Drehereien  Werkzeugindustrie  Hydraulikindustrie Branchen
  7. 7. 77 Flachmaterial 20 x 4 mm – 500 x 50 mm Vierkant 10 mm – 150 mm Sechskant 17 mm – 100 mm Rund 12 mm - 80 mm Winkel 10x10x2 – 60x60x4 (80x40x6) Keilstahl 10 x 6 mm – 100 x 50 mm Sonderprofile Nach Kundenzeichnung Branchen
  8. 8. 8 Stahlhandelshaus Roland Stahl Bremen (1995 übernommen) Stahlhandelshaus Heine & Bleck Hermsdorf (1990 gegründet) Stahlhandelshaus August Schmidt Pulheim (1992 übernommen) Winkelzieherei Metalli Trafilati Osio Sotto, Bergamo, Italien (2009 übernommen) Unternehmenstöchter
  9. 9. 9 Moderne Fertigung
  10. 10. 10 Modernes Büro ?
  11. 11. 11 z.B. "Rechnungsfreigabe" (früher):  jede Abteilung behält 1 Kopie für sich  lange Durchlaufzeiten der Papierbelege  akt. Aufenthaltsort der Rechnung unbekannt  im Umlauf befindliche Summen unklar  Recherche nur über FIBU möglich  Rückfragen stören den Ablauf Moderne Prozesse
  12. 12. 1212 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  13. 13. 13 1997 Einführung eines Archivsystems (hier: Spyview Magellan - COLD-Archivierung AS/400) 2006 Ablösung des bestehenden DMS durch ELOprofessional 2009 Wechsel des ELO Businesspartners, Einführung einer Diamant-Schnittstelle (docufied for Diamant) 2010 „Rechnungsmanager-Projekt" Geschäftsprozessoptimierung
  14. 14. 14  ca. 20.000 ER pro Jahr (davon 10% Sammelrechnungen)  6 verschiedene Workflows (Prüf- bzw. Genehmigungsverfahren)  insgesamt 35 Mitarbeiter sind an den unterschiedlichen Verfahren beteiligt Eckdaten
  15. 15. 15 "Rechnungsmanager-Projekt"  Digitalisierung und Archivierung der buchhalterischen Belege  Intelligente Belegdatenerkennung  Abbildung von Freigabeprozessen durch Workflow-Routinen Geschäftsprozessoptimierung
  16. 16. 16  Methode 'frühes Scannen‘ Papierrechnungen werden nicht mehr weitergegeben  automatische Erkennung Kopf-/Fußdaten  Zugriff auf Stammdaten der Buchhaltung  Abgleich der Daten mit Warenwirtschaft  Start spezifischer Workflowroutinen  Kontierung im DMS-Workflow Moderne Rechnungsfreigabe
  17. 17. 17  Prüfung und Freigabe in digitaler Form (auch mehrstufig)  Rückfragen intern (kaum notwendig)  Rückfragen extern (per E-Mail)  Buchungsdatenübergabe automatisiert  Beleganzeige aus der Buchhaltung  Überwachung fälliger Zahlungen im DMS (ohne Übergabe an FIBU)  Beleganzeigen aus anderen Programmen Moderne Rechnungsfreigabe
  18. 18. 1818 Workflow
  19. 19. 1919 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  20. 20. 20  Performance-Optimierung immer möglich (z.B. auch durch Verbesserung der Prozesse / Abläufe)  MicroClient - aufs wesentliche reduzierte Oberfläche  Aufnahme zusätzlicher Belegarten (Auftragsbestätigung / Lieferscheine zur Rechnung)  Unterstützung der Positionskontierung  Zentrale E-Mail Rückfragefunktion an Lieferanten  Freigabe auch per App  Datenaustausch mit der Warenwirtschaft (Eigenentwicklung auf einer iSeries) Die Herausforderungen
  21. 21. 2121 Automatische Dokumentenklassifikation - DocX
  22. 22. 2222 "alles im Blick" Archivbeleg Stammdaten- abgleich  Persönliche Aufgaben  Gruppenaufgaben "Frühwarnsystem" Performancegewinn
  23. 23. 2323 Übersichtliche Darstellung sämtlicher relevanten Daten und Funktionen
  24. 24. 2424 Belegverknüpfung und Vorgangsbezug
  25. 25. 2525 Kontrolle & Controlling
  26. 26. 2626 Dokumentenverknüpfung
  27. 27. 2727
  28. 28. 2828 Themen  Herausforderung an ein Traditionsunternehmen  Automatische Validierung von Rechnungsdaten  Gutes verbessern: vom Workflow zu 'smartINVOICE'  Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee
  29. 29. 29 Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich, für das Unternehmen enorme Vorteile. Subjektives Gefühl:  Bildschirmarbeit 'unangenehm'  Arbeit ohne Papier 'ungewohnt'  Vorher haben das 'Andere' gemacht  mehr Aufwand bei der Bearbeitung des einzelnen Belegs möglich Ziel erreicht ?
  30. 30. 30 Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich, für das Unternehmen enorme Vorteile. Objektive Einschätzung:  Transparenz, Transparenz, Transparenz  weniger Rückfragen / Irrläufer  jederzeit verfügbare Beleginformation  Aufwand im Gesamtprozess ist geringer  "…gute Zahler waren wir vorher schon." Ziel erreicht !
  31. 31. 31 "In Zahlen kann ich die Kosten- / Nutzen-Betrachtung nicht wirklich fassen. Wie soll man die Vorteile für das Unternehmen bewerten:  deutlich schnellere Prozessabläufe,  höhere Informationsverfügbarkeit,  mehr Transparenz."
  32. 32. 32 Ihre Fragen bitte … Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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