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Teambasiertes Wissensmanagement

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Vortrag von Dr. Rolf Kremer anlässlich der PAVONE Powersphere 2007

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  • 1. Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Teambasiertes Wissensmanagement Dr. Rolf Kremer – PAVONE AG
  • 2. Agenda Warum Wissensmanagement? Agenda Notwendigkeit Wie informiere ich mich? Information Verteilung Wie verteile ich Informationen? Kommunikation Nutzen F&A Wie kommuniziere ich? Wie sieht der Nutzen aus? Fragen & Antworten
  • 3. Warum Wissensmanagement? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Die Notwendigkeit sich damit zu befassen….
  • 4. Was ist Wissen? Wissen * Agenda „Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Personen zur Notwendigkeit Lösung von Problemen einsetzen.“ Information „ist immer an Personen gebunden“ Verteilung „stützt sich auf Daten und Informationen“ Kommunikation Nutzen Daten & Informationen * F&A Daten sind „syntaktisch geordnete Wahrnehmungen über verschiedenste Dinge und Sachverhalte“ Informationen = Daten + Bedeutungskontext Betriebswirtschaftlich: Informationen „dienen zur Vorbereitung von Entscheidungen und Handlungen“ Teambasiertes Wissensmanagement Verwaltung von Wissen im Team Mehrnutzen durch Vernetzung des Wissens * Quelle: Smolnik, Stefan (2006): Wissensmanagment mit Topic Maps…
  • 5. Umfrage 1: Finden und Suchen Manager suchen täglich 2 h nach Informationen Agenda Notwendigkeit Nur die Hälfte glaubt, dass die Informationsverteilung im Information Unternehmen ordentlich ausgeführt wird Verteilung Kommunikation 42% verwenden einmal pro Woche eine falsche Information Nutzen F&A 45% halten es für sinnvoll, zielstrebig Informationen aus anderen Unternehmensbereichen zu erhalten Quelle: Accenture, 2006: Umfrage in USA und Großbritannien
  • 6. Umfrage 2: Ertrinken Sie in E-Mails? 93% aller Unternehmen beantworten Kundenanfragen per Agenda E-Mail Notwendigkeit Information 84% besprechen Geschäftsstrategien per E-Mail Verteilung Kommunikation 71% führen Vertragsverhandlungen per E-Mail durch Nutzen F&A Quelle: IBM, auf Basis von AIIM, 2007
  • 7. Umfrage 3: Art der Informationen 80% der Informationen sind unstrukturiert Agenda Notwendigkeit 90% der Informationen werden nicht verwaltet Information Verteilung Diese Informationen nehmen jedes Jahr um 36% zu Kommunikation Nutzen F&A 7,5% an Dokumenten werden nie wieder gefunden Quelle: AIIM, 2007, Enterprise Content Management, http://www.slideshare.net/tmresek/aiim-and-ecm-0707
  • 8. Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (1) So? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Daten & Informationen auf der Arbeitsoberfläche
  • 9. Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (2) So? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A … Informationen als Lesezeichen
  • 10. Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (3) So? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Daten & Informationen in IBM Lotus Notes
  • 11. Wie informiere ich mich? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Nur wer über Wissen verfügt kann Aufgaben erledigen…
  • 12. Beispiel Nutzung RSS Reader IBM Lotus Notes 8 mit integriertem RSS Reader Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 13. Nutzung im Unternehmen Agenda Notwendigkeit … … Information Verteilung RSS Feed 2 Kommunikation Lotus Notes RSS Feed 1 Nutzen Intra-/Internet F&A RSS Reader auf IBM Lotus Domino Server (Einmalige Sammlung) … … Anwender Anwender Rautmann Anwender Friedrichs Ortiz
  • 14. Beispiel Nutzung RSS Reader (2) Teamorientierter RSS Reader Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 15. IBM Lotus Notes Anwendungen Jede IBM Lotus Notes Anwendung (Datenbank) kann Agenda RSS-fähig gemacht werden Notwendigkeit Information Zwei Möglichkeiten: Verteilung RSS Generator Datenbank (ab Notes/Domino 7.02) Kommunikation Änderung der Gestaltung Nutzen F&A Änderung der Gestaltung. Beispiel: Neue Seite mit dem Namen des Feeds (z. B. „feed.xml“) Neue Ansicht mit der Datengenerierung Beispiel ist im PAVONE NewsReader enthalten Beispiele für Anwendungen: Projekt Arbeitsgruppen (z. B. Arbeitsschutzausschuss) CRM, Helpdesk
  • 16. Erweiterungen Filter Agenda Notwendigkeit Information E-Mail-Benachrichtigung Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 17. Wie verteile ich Informationen? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Teamarbeit = Produktivitätsgewinn…
  • 18. Mail-Typen Mailmuffel Agenda Notwendigkeit Information Spammer Verteilung Kommunikation Jäger & Sammler Nutzen F&A Mail-Manager Unterscheidet zwischen persönlicher und unternehmens- relevanter Mail Legt Mails zu Vorgängen, Projekten etc. ab, zu denen sie gehören. Beispiele: CRM-Systemen, Projekt-Management- Lösungen, Diskussions-Datenbanken, Teamrooms, selbst erstellte Datenbanken, … Mehrfachablage durch Verlinkung
  • 19. Wissen verteilen (1) Ablage von E-Mails mittels Dialog Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 20. Wissen verteilen (2) Ablage von E-Mails mittels Drag & Drop Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 21. Wissen verteilen (3) Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 22. Anpassbar an Benutzerbedürfnisse Entweder durch den Anwender oder Administrator Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 23. Ablagevarianten in einem CRM-System Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 24. Wissen verteilen (4) Ablage von Informationen aus Microsoft Word Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 25. Wissen verteilen (5) Ablage von Informationen von der Arbeitsoberfläche Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 26. Wissen verteilen (6) Ablage von Informationen aus dem Datei-Explorer Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 27. Wissen unternehmensweit verteilen Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 28. Mailmanagement Ziel: Mails anderen zur Verfügung stellen Agenda Mails in anderen (teamfähigen) Datenbanken ablegen Doppelter Nutzen: Notwendigkeit Wissen wird geteilt Information Mail-Datenbanken bleiben klein Verteilung Kommunikation Ziel: Mail-Datenbank klein halten Nutzen Attachments komprimieren, beim Transfer F&A Attachments entfernen / archivieren, beim Transfer Mails löschen / archivieren, beim Transfer VCard-Import: Wird eine VCard erkannt, werden die Daten ausgelesen und automatisch eine neue Adresse erstellt Ablage auch in anderen Zielen möglich, z. B. IBM Commonstore, Domino.Doc, Documentum, PAM Storage
  • 29. Wie kommuniziere ich? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A E-Mail ist nicht immer die optimale Art…
  • 30. Lotus Connections Agenda Notwendigkeit Profile Communities Blogs Information Verteilung Finden Sie die Personen, Arbeiten Sie mit Stellen Sie Ihre eigenen Kommunikation die Sie brauchen Personen Ideen vor, und lernen Nutzen Sie von anderen zusammen, die die F&A gleichen Interessen und das gleiche Fachwissen haben Activities Dogear Organisieren Sie Speichern und Ihre Arbeit, und Freigeben von nutzen Sie Ihr Lesezeichen professionelles Netz
  • 31. Lotus Connections Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 32. Anwendungsfälle für Blogs Projekt Agenda Projekt hat längere Laufzeit. Notwendigkeit Information über aktuellen Stand und Geschehnisse Information Verteilung Arbeitsgruppe Kommunikation Arbeitsgruppe triff sich regelmäßig in größeren Abständen Nutzen Information über aktuellen Stand und Geschehnisse F&A Beispiel: Arbeitsschutzausschuss Abteilung Abteilung möchte sich nach außen bzw. intern darstellen Information über aktuelle Aufgaben und Termine Z. B. für standortübergreifende Abteilungen mit über 100 Mitarbeitern Geschäftsübergreifend Darstellung von bestimmten Themen Glossare
  • 33. Wie sieht der Nutzen aus? Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A Kostenoptimierung durch Wissensmanagement…
  • 34. Nutzenaspekt „Zeitgewinn“ Weniger Arbeitsschritte als beim manuellen Ablegen Agenda Notwendigkeit Weniger Arbeitsschritte um sich über Informationen zu Information informieren Verteilung Kommunikation Geringerer Aufwand beim Suchen nach Informationen Nutzen Blick in Kundenakte F&A Blick in Projektakte Blick in Diskussionsthread etc. Geringerer Aufwand bei Kommunikation Festgelegter Standort für Informationen Kein kurzfristiges Versenden von Informationen Anbindung RSS Reader Schnellere Aufgabenerledigung!
  • 35. Nutzenaspekt „Wissensgenerierung“ Verteilung von Daten & Informationen Agenda per E-Mail-Ablage Notwendigkeit per Dateiablage Information per RSS Verteilung per Blog Kommunikation => Wissensgenerierung bei den Mitarbeitern Nutzen F&A Wettbewerbsvorteile durch schnellere Informationsgewinnung Mehr Wissen = Bessere & schnellere Aufgabenerledigung!
  • 36. Nutzenaspekt „Schlankes E-Mailfach“ Weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen Agenda Notwendigkeit Geringere Speicherkapazität Information Vermeidung von Doppelablagen in E-Mailfächer Verteilung Komprimierung von Anhängen Kommunikation Nutzen Weniger Administrationsaufwand F&A Geringerer Backup-Aufwand Geringere Speicherkapazitäten auf Server Geringere Auslastung der Server Kosteneinsparung!
  • 37. E-Mailaufkommen Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 38. Einführung und Rollout Einfache Installation (KnowledgeGateway, NewsReader) Agenda Installationsassistent Notwendigkeit Übersichtliche Einstiegsseite zum Konfigurieren Information Auslieferung vieler Schnittstellen und konfigurierten Feeds Verteilung Kommunikation Nutzen Geringer Schulungsaufwand notwendig F&A Drag & Drop ist bekannt Wenige Funktionen beim Lesen von Informationen Blogs benutzen viele Mitarbeiter privat Einfaches Rollout Viele Tätigkeiten sind reine Administrationstätigkeiten Installation über E-Mail integriert (Klick auf Button)
  • 39. Beispiel für 100 Anwender PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.200,00 € Agenda (4.830,00 € inkl. Upgrade) Notwendigkeit Information Ab dem 2. Jahr 630,00 € pro Jahr Upgrade Verteilung Kommunikation Ersteinrichtung, Rollout, für PAVONE KnowledgePool, IBM Lotus Nutzen Teamroom, IBM Lotus Discussion Database oder auch weitere PAVONE Lösungen (Enterprise Office, CRM/Sales, Project F&A Management): 0,5 Tage (vernachlässigbar – sagen uns die Kunden) Anbindung/Integration an andere IBM Lotus Notes/Domino Anwendungen: 1-3 Tage (kommt in den meisten Fällen nicht sofort zum Zuge)
  • 40. Selbsttest Information gesucht? (Dokument, Datei) Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Information nicht gefunden? (Dokument, Datei) Kommunikation Nutzen F&A Information fehlte? (für Entscheidung, Handlung) Mail war mehrfach vorhanden?
  • 41. Workshop Analysieren von Bereichen des Wissensmanagement im Agenda Unternehmen, Abteilung, Team Notwendigkeit Information Anwender frühzeitig einbeziehen Verteilung Kommunikation Suchen nach Optimierungsmöglichkeiten Nutzen F&A Ausarbeitung einer Testumgebung im kleinen Kreis Planung weiteres Vorgehen
  • 42. Fragen & Antworten Wir stehen Ihnen gerne Agenda für weitere Fragen zur Verfügung! Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F&A
  • 43. Kontakt Agenda Notwendigkeit PAVONE AG Information Technologiepark 9 Verteilung 33100 Paderborn Kommunikation Nutzen E-Mail: info@pavone.de F&A Tel.: +49 52 51 / 31 02-0 Fax: +49 52 51 / 31 02-99 Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Homepage unter http://www.pavone.de http://www.pavone.com

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