Projektmanagement und IBM Lotus Quickr - Olav Behrens (PAVONE AG)

DNUG Herbstkonferenz - Bonn 12.-14.11.2007 IBM Lotus Quickr: Einsatzmöglichkeiten im Projektmanagement Dr. Olav M. Behrens Leiter Produkte & Qualität - PAVONE AG

Agenda

Sind Projekte wichtig? (... und möglicherweise sogar teuer?)

Viele Unternehmen betreiben seit Jahrzehnten Projektmanagement (... und warum gibt es dann immer noch Probleme?)

Projektmanagement – ein vielfältiges Gebiet (... und welche Rolle spielen Software Lösungen dabei?)

Wo fangen wir an, uns zu verbessern? (... und welche Rolle kann IBM Lotus Quickr dabei spielen?)

Fazit (... und was können Sie auf jeden Fall beherzigen?)

Projekte sind wichtig ... und teuer

Jedes fünfte Projekt ist ein Totalausfall

Computerwoche.de 12.03.2007 http://www.computerwoche.de/produkte_technik/589879/)

Die Softwareentwicklung ist besser geworden. Laut "Chaos Report" der Standish Group sinkt die Zahl der gescheiterten Vorhaben.

Der neue Bericht der Standish Group belegt die Fortschritte in der Softwareentwicklung. 35 Prozent der im Jahr 2006 gestarteten Projekte wurden erfolgreich abgeschlossen , das berichtet die US-amerikanische Fachzeitschrift " SD Times " unter Berufung auf den "Chaos-Report" der Standish Group. "Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem ersten, wegweisenden Bericht der Standish Group im Jahr 1994, als lediglich 16,2 Prozent der Vorhaben erfolgreich verliefen", schreibt das Magazin.

29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschäft

In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten

43% der Projektarbeit ist effektiv (Aufwand in den „richtigen“ Projekten)

31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchführung)

Jährliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro

23% der Unternehmen führen eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch

19% definieren für Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen

9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden

57% der Projekte sind Dürre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte

[Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

Projekte sind wichtig ... und teuer - Projektanteil an den Gesamtkosten [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

Projekte sind wichtig ... und teuer - In jedem fünften Unternehmen ... [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschäft

In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten

43% der Projektarbeit ist effektiv (Aufwand in den „richtigen“ Projekten)

31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchführung)

Jährliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro

23% der Unternehmen führen eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch

19% definieren für Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen

9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden

57% der Projekte sind Dürre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte

[Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

Von allen Projekten ... [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

... sind viele nicht wertschöpfend und ... [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

... noch weniger werden optimal durchgeführt [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

Das könnte „statistisch“ ein Problem sein [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

Gründe für die in der Studie festgestellten Probleme

Mangelnde Qualifizierung für die Projektarbeit

Hinterlegte Punkte: hier ist eine spontane Verknüpfung mit möglichen IT-basierten Lösungen sehr schwierig [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

Mangelnde Wissensbasis

j

Management-Überlastung durch zu viele parallele Projekte

Fehlende festgelegte Abläufe

Mangelnde Integration mit dem Rechnungswesen

Führungsdefizite des Projektleiters

Diffuse Zielsetzung

Unklare Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse

Zeitliche Überlastung der Projektmitarbeiter

Projektmanagement – ein vielfältiges Gebiet

10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen

10.

“ Unsere Kunden lieben uns so sehr, dass sie es nicht stört, wenn unsere Produkte spät oder fehlerhaft auf dem Markt kommen“



Dann brauchen wir Ihnen auch nicht zu helfen

[Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

9.

“ Unsere Kultur ist mit Projektmanagement nicht kompatibel und das letzte was wir hier brauchen können, ist 'Change'“



Workshops, Befragungen, Management-Gespräche, Expertenzirkel, Aufbau einer Community

IBM Lotus Quickr – Schneller Aufbau einer Community 1 2 3 1 3 2

IBM Lotus Quickr – Aufbau einer Community rund um Projektmanagement

8.

“ Unsere Projekte sind alle so einfach, dass sie überhaupt keine Kosten-, Termin- oder Technikrisiken haben”



Einführung eines Projektmonitorings, um verborgene Schwachstellen zu finden [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

IBM Lotus Quickr – Individuelle Masken, z.B. zur Projektstatus-Abfrage

7. “ Wir sind nicht schlau genug, um Projektmanagement so einzuführen, dass die Kreativität eingeschränkt oder unsere genialen Fachleute beleidigt werden”  Ein PMO und die Einbettung von Projektmanagement in ohnehin genutzte Werkzeuge

IBM Lotus Quickr – Konnektoren

6. “ Es wäre wirklich zu mühsam, die Anforderungen unserer Kunden wirklich zu verstehen und das alles auch noch zu dokumentieren”  Binden Sie Ihre Kunden direkt in den Prozess ein

IBM Lotus Quickr – Schneller Aufbau einer Community 1 2 3 1 3 2

IBM Lotus Quickr – Zulassen neuer Mitglieder

IBM Lotus Quickr – Einbindung Beteiligter und Betroffener durch ein Projekt-Blog

5.

“ Projektmanagement erfordert Geradlinigkeit, Mut und Durchsetzungsvermögen: dafür werde ich hier nicht bezahlt” 

Wir helfen Ihnen, mit Projekten sichtbare Erfolge zu erzielen

10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 4. “ Unsere Unternehmensführung unterstützt uns nicht genügend bei der Einführung von Projektmanagement – bessere Leistungen sollen wir lieber durch kleine Wunder erreichen”  Wir helfen Ihnen bei den kleinen Wundern: Projektmanagement mit kleinen Schritten [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

IBM Lotus Quickr – Projektmanagement Template (SNAPPS)

IBM Lotus Quickr – Grafische Projektmodellierung (PAVONE)

10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 3. “ Wir müssten dann Projektmanagement einheitlich auf alle Projekte anwenden, egal wie groß oder komplex diese sind – das wäre sinnlos”  Skalierbare Lösungen für Aktivitäten Management und Mikro-Projekte bis zum Kapazitätsmanagement im Multiprojekt-Kontext [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 2. “ Wir haben doch diesen umfassenden Leitfaden für Projektmanagement – ich kann ihn nur gerade nicht unter meinem ganzen Chaos auf dem Schreibtisch finden”  Der “Leitfaden” gehört in die Werkzeuge, die ohnehin tagtäglich bei der Aufgabenbearbeitung verwendet werden [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

IBM Lotus Quickr – Templates, Formulare und Prozesse sparen Zeit Workflow Property Sheet Document Type Templates

10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 1. “ Es ist einfach günstiger, 50% der Projekte aus dem Ruder laufen zu lassen, als 10% in Projektmanagement zu investieren, um das zu verhindern ”  Dann können wir Ihnen auch nicht helfen [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

Fazit – Wo fangen wir an?

Ein umfassendes Projektmanagement-System kann 400 Funktionen umfassen

Kein Anwender kann ein System mit so vielen Funktionen effizient nutzen

Es nützt wenig, „easy to use“ als 401te Anforderung an das System zu stellen

Lieber mit einem einfachen System (und einfachen Methoden), dafür aber zügig starten

“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine Zielvorstellung

“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine genauere Zielvorstellung

“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine noch genauere Zielvorstellung

“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine wirklich sehr genaue Zielvorstellung

Wo stehen wir?

Kennen wir alle unsere Projekte?

Wissen wir überhaupt, wo und wieviel Reibungsverluste in Projekten entstehen?

Passen die Werkzeuge und Methoden zu den Aufgaben in unseren Projekten?  Erstellen Sie einen Katalog Ihrer Projekte und Ihrer “Bausteine des Projektmanagements”

Was muss getan werden, um die Zielvorstellung wahr werden zu lassen?  Erlauben Sie, dass eine Projektmanagement Community entsteht und definieren Sie Verantwortliche* für die Umsetzung der “Agenda Projektmanagement 2010” *Plural: einen verantwortlichen Sponsor und einen Projektleiter (“PM-Champion”), eventuell mit Unterstützung durch externe Berater

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Homepage unter http://www.pavone.de http://www.pavone.com PAVONE AG Technologiepark 9 33100 Paderborn E-Mail: info@pavone.de Tel.: +49 52 51 / 31 02-0 Fax: +49 52 51 / 31 02-99

Hinweise

Die gezeigten Funktionen dienen der Illustration der Ausführungen zum Thema Projektmanagement

Die genannten Funktionsbeispiele sind keine Zusicherung über die Eigenschaften bestehender oder zukünftiger Versionen der Lösungen der PAVONE AG oder von IBM Lotus Quickr

Es wird auf die Warenzeichen, Schutzrechte und Copyrights der genannten Firmen hingewiesen

Bilder und Grafiken: IBM, http://pixelio.de , Olav Behrens

Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung, Prof. Dr. Manfred Gröger – Kurzversion: http://www.competence-site.de/projektmanagement.nsf/3c26e7f55f24138ac125691800380650/a682c6dc7e2e9bd6c125705b0049a313!OpenDocument