Les crits professionnels
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Les crits professionnels Les crits professionnels Document Transcript

  • L’écrit est le premier vecteur de communication interne ; bien utilisé, il permet de transformer des obligations de communication (diffusion d’informations, transmission d’ordres, publication de résultats) en occasions de contact. Les écrits de l'administration ne doivent comporter que des tournures un vocabulaire que chacun peut comprendre. L'auteur doit rester impersonnel, et utiliser un langage «ni personnel, ni pittoresque, ni spirituel» mais simplement correcte. Il faut tenir compte des caractères spécifiques de l'administration qui conduisent nécessairement à l'usage de certaines formules particulières. Les caractères spécifiques de l'administration  Le respect de la hiérarchie : qui se traduit constamment dans les écrits de l'administration par des nuances dont on trouvera ci- après un aperçu : Le supérieur Le subordonné Informe, Fait savoir à Fait connaître à Fait observer à Fait remarquer à Demande l'avis de Demande à Prie Engage Ordonne à Prescrit à Enjoint à Convie Envoie à Rend compte à Expose à Sollicite de Son subordonné Est reconnaissant à Propose à Suggère à Son supérieur
  • Exemple : Le supérieur prie son subordonné de vouloir bien. Alors que le Subordonné prie son supérieur de bien vouloir.  La responsabilité : Les actes de l’administration sont signés exclusivement par les ministres ou par de très haut fonctionnaires dont l'identité doit être parfaitement connue. D'où l'emploi de la première personne du singulier s'impose. (Exp. : Je vous informe ; J'ai l'honneur ; J'ai décidé.) Alors que le commerce et l'industrie, dont l'organisation repose le plus souvent sur des sociétés anonymes gérer par des organes collectifs (conseil d'administration) emploient généralement la première personne du pluriel.  L'objectivité : Elle sert l'intérêt général, elle se doit donc d'être impartiale. Ainsi nulle de ces expressions trop subjectives n’est utilisée : Dans l'attente de vous lire... ; Espérant... ; J'ai le plaisir de... ; II m'est agréable de...  La courtoisie : Les termes tels que : absurde, idiot, insensé, stupide, etc.... ne sont pas utilisés, mais des formules : II me paraît regrettable... ; II me semble inopportun... ; Je déplore que... ; II semble qu'il eût été préférable... Si l’administration de trouve contrainte de refuser certaines demandes, et pour ne pas briser définitivement l'espoir du requérant, elle utilise fréquemment : II ne m'a pas été possible, pour le moment… ; Dans les circonstances actuelles… ; J'ai pris note de votre désir ; Je ne manquerai pas, Le moment venu,... ; Dés que les circonstances le permettront ... ; à l'occasion d'une prochaine promotion….  La prudence : L'écrit administratif doit être imprégné de prudence car: 1- II engage la responsabilité de toute l'administration 2-Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée par le public à l'ensemble de l'administration voire au gouvernement. 3-La mesure prise par un fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son successeur dans l'optique de la continuité de l'action administrative. 4-Tout jugement mal fondé peut porter préjudice grave et injustifié à la personne qui en est l’objet. Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront nuancés et le plus souvent exprimés au conditionnel.
  •  La précision : Tout ce qui comporte des aléas doit être exprimé avec prudence, en revanche, tout ce qui est certain et vérifié doit être indiqué en termes précis. La communication écrite : La communication écrite : La recherche des idées : Le style : clarté & simplicité Noter les idées au fur et à mesure, Sélectionner les idées à RETENIR : suivre la voie tracée par le problème à traiter, le plan est indiqué par le sujet; Repérer les mots significatifs Reformuler les idées énoncées par le sujet Respecter les règles de la langue française Écrire sans ambiguïté Relire les écrits Appliquer les règles essentielles de la ponctuation Appliquer les règles de la grammaire Consulter le dictionnaire Adapter le ton à la relation professionnelle Suivre un ordre = classer les idées Structuration, présentation et particularité des écrits professionnels : LA NOT E « Brève communication écrite à caractère interne destinée à informer» Objectifs: • • • • Donner des consignes ; Informer; Conseiller; Solliciter. LES DIFFÉRENTS TYPES DE LA NOTE  La note de service: • Empreinte la voie hiérarchique descendante • Transmet les directives.  La note d' information : • Empreinte la même voie • Transmet un ordre (exécution d'une tâche)
  •  La note d'information & de synthèse; • Circule hors hiérarchie • Communique les informations aux intéressés PRÉSENTATION DE LA NOTE • • • S'introduit directement dans le sujet; Pas de formule de politesse; Constituée de : Qui? EMETTEUR A Qui ? RECEPTEUR -DESTINATAIRE Où ?: LIEU DE DÉPART QUAND ? DATE QUOI ? L'OBJET DE LA NOTE ELEMENTS JUSTIFICATIONS L'entête : Nom de l'entreprise Document interne Service émetteur Indication rapide Date & N° de la note Pour le classement Objet Situer le sujet Pas d'interpellation Simplifier la présentation Pas de formule de politesse Inutile car doc. interne Établissement X service x x x x x x x Date Note de service N°: A Messieurs xxxxxxxxxxxx Objet: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… Nom & prénom Titre ou fonction
  • LE PROCES VERBAL « C'est un acte par lequel on rend compte par un écrit formel. » Objet: • Conserver un témoignage écrit et formel de certains actes importants :( Accident de circulation, assemblé générale. • Conserver les actes isolés d'évènements : (Conseil de discipline, sanction...) Structure du P.V. I. Débute par un exposé précisant les circonstances de temps, de lieu, les personnes présentes ou représentés, ainsi que l'objet de son établissement. 2. Le développement rapporte les faits constatés d'une façon résumée. 3. Une finale, contrairement à la conclusion, la finale achève, de façon nette le P.V sans recourir à une reprise de point de vue au niveau de l'exposé et du développement. 4 Une signature: En bas du P.V. seront posées plusieurs signatures permettant d'authentifier. P.V. de l'assemblé générale Étaient présents: Étaient absents : A 11h 30 la séance est levée Etaient excusés:
  • Exemple de P.V : Procès Verbal de l'accident survenu à monsieur Omar HAJJI le 14 avril 2004 Mercredi 14 avril deux mille quatre à dix sept heures; au boulevard MV à Rabat, Monsieur Omar HAJJI coursier dans l'entreprise a été renversé par une voiture de marque RENAULT 9. Alors qu'il portait le courrier de l'entreprise à la poste, il a été heurté par la voiture et transporté en urgence à l’Hôpital AVICENNE où il a été soigné d'une fracture à la jambe droite, et où on lui a prescrit un arrêt de travail de deux mois. L'agent de police, Monsieur Amine BENANI a déclaré que les deux parties sont fautives, vu que l'automobiliste Monsieur Rachid EL OUFIR roulait a une vitesse élevée alors qu'il ne faut pas dépasser 40 Km en ville et que le piéton traversait la route hors passage réservé. Monsieur Mourad EL KHALFI professeur, Monsieur Youssef EZZARII employé à la banque du MAROC, étaient témoins de l'accident. Le P.V. est rédigé pour permettre à Monsieur Omar HAJJI de toucher les indemnités de l'accident de travail. Signature : Le chef du service du personnel Monsieur Ahmed LAZREQ LE COMPTE RENDU Le compte rendu relate ce qui s’est dit d’important, sans intention particulière (C.R de réunion, de conférence, de visite d’une manifestation commerciale…) • • • On structure le texte par (les titres et sous titres; Les intervenants ne sont pas cités d'une façon systématique; On n'indique pas les noms des participants.
  • Compte rendu de la réunion Thème: Étaient présents: Étaient absents : Étaient excusés: A 11h 30 la séance est levée Le rédacteur X........ Tableau comparatif : P.V.- C.R. P.V. C.R.  Acte juridique et officiel  Acte opérationnel  Rapport écrit, rédigé par témoin et agent d’autorité  Rapport écrit par un témoin civil  Plusieurs signatures (toutes les personnes concernées.)  Une seule signature (rédacteur)  Comporte’ une finale, la date est en dehors du texte.  la date est en dehors du texte. LE RAPPORT Exposé dans lequel on rend compte d'une action, d'un fait.
  • Il comporte en général une conclusion et s'efforce d'aboutir à des propositions sur lesquelles le destinataire aura à se prononcer. Structure du rapport : Plan: Introduction: • Référence aux faits ou aux instructions qui sont à 1’origine du rapport Première partie: • Relation des faits • Analyse des faits Deuxième partie: • Études des conséquences Conclusion: • Proposition des décisions. ETRE METHODIQUE POUR CONVAINCRE Comme pour l’article du journal, on juge la qualité d’un rapport à ces quatre signes :     Gagner l’attention : par un style direct et vivant ; Retenir l’intérêt : par la clarté du raisonnement ; Forcer l’adhésion : par la force des arguments ; Emporter la conviction : par une touche personnelle et par la probité intellectuelle. LETTRE Support de communication externe fréquemment utilisé ; Présentation normalisée de LA LETTRE Identification de l’entreprise Lieu et date Destination (9ème ligne) sur 6 lignes au maximum Notre référence: Objet: Monsieur, (interpellation) (Formule d'appel ou titre de civilité) Formule de politesse Fonction Prénom & nom Signature
  • Rédaction de la lettre: • Analyser la situation de communication • Rechercher les informations à faire figurer dans la lettre • Structurer ses informations: plan • Choisir, l'interpellation et la formule d'appel les mieux adaptées Des formules utiles: Formules d’appel usuel: USAGES EXEMPLES Dans toute les relations, en cas de doute: utiliser (Madame) de préférence à (Mademoiselle). • • Monsieur, Madame, Dans les relations où l'on ne s'adresse pas à une personne déterminée. • messieurs, Dans les relations plus personnalisées • Cher Monsieur, Avec emploi de la fonction • • Monsieur le Directeur, Madame la Présidente, • • • Maître, Monsieur le Docteur, Docteur Monsieur le Ministre Avec emploi du titre • Avocat, notaire, • médecin, • ministre Formules de politesse usuelles : • Veuillez agréer, cher Monsieur, nos meilleures salutations, • Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées • Veuillez croire, cher Monsieur, à l'assurance de nos meilleurs sentiments. • Cordialement, (si relation amicale entre Emetteur & Récepteur) CARACTERES EXEMPLES
  • Volonté de marquer le respect Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mon profond respect. Volonté de marquer le dévouement, (lettre adressée à un supérieur, à un client). Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments dévoués ou respectueux) Volonté de marquer la considération (à utiliser lorsqu'un supérieur écrit à un collaborateur de rang inférieur) Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de ma considération. Principe : 1-Similitude entre : • formule de suscription. Ex : Monsieur le Directeur, de la société X. • Formule d'appel. Ex : Monsieur le Directeur, • Formule de politesse. Ex : je vous prie... Monsieur le Directeur. 2-Tenir compte : • Des relations existantes entre les correspondants. • De la situation sociale de l'un par rapport à l'autre. • Des usages. 3- Pas de formule d'appel dans les notes de service. Fiche de lecture A quoi ça sert ? La fiche de lecture est un exercice qui doit avant tout vous être utile à vous : elle consiste à donner la structure logique d’un texte et à énoncer clairement et de façon synthétique les thèses développées par un auteur dans tel ou tel ouvrage ou dans tel ou tel de ses articles. La fiche de lecture doit pouvoir être réutilisée tout au long de vos études : vous avez donc tout intérêt à la réaliser sur des ouvrages « incontournables », sur des classiques de la science politique, mais aussi sur des ouvrages qui traitent à fond d’une question, ou d’une problématique précise (par exemple, la guerre ou les élections, ...). A quoi ça ressemble ? Concrètement la fiche de lecture est un outil, elle doit donc remplir efficacement sa fonction : elle ne doit pas être trop longue ou trop courte – entre 5 et 10 pages – , elle doit être rédigée de façon soignée et concise. Evitez toutes les formules inutiles et astreignez-vous à un style simple selon la règle suivante : une idée par phrase, une phrase par idée – chaque phrase comportant un sujet, un verbe, un complément. Travail préliminaire :
  • Pour faire une bonne fiche de lecture, il faut lire attentivement le texte sur lequel vous voulez travailler ; c’est-à-dire, crayon en main, vous devez commencer à noter au brouillon les idées importantes et être capable de vous orienter dans le plan de l’ouvrage. Vous devez aussi noter précisément les pages où se trouvent les définitions importantes, les concepts centraux de la pensée de l’auteur, mais aussi les passages que vous n’avez pas compris pour pouvoir y revenir et éviter de faire un contre-sens (erreur à éviter absolument !), ou encore les passages qui vous posent problème et que vous estimez susceptibles de faire l’objet d’une critique raisonnée. Le plan de la fiche en cinq points : 1) Commencez par énoncer le prénom et le nom de l’auteur de l’ouvrage ou de l’article, le titre de l’ouvrage ou de l’article, le lieu de publication, la maison d’édition, la date de publication. Par exemple, Max Weber, L’Ethique protestante et l’esprit du capitalisme, Paris, Plon, 1964. Attention, la date d’édition ne correspond pas toujours à la date de rédaction ou à celle de la première édition (pour cet ouvrage, 1904). N’oubliez pas que les titres d’ouvrages se soulignent ou se mettent en italiques, mais les titres d’articles inclus dans les ouvrages ou dans les revues se mettent entre guillemets (« »). Il s’agit de conventions académiques qu’il vous sera demandé de respecter dans tous vos devoirs et dans tous vos mémoires. 2) Vous devez formuler clairement quel est le genre de l’ouvrage : est-ce qu’il s’agit d’un essai théorique (philosophique, polémique, journalistique...), d’un étude historique, d’une enquête de sociologie, d’un rapport, d’un recueil d’articles,... Vous devez justifier votre choix en donnant des éléments d’explication : par exemple, s’il s’agit d’une enquête sociologique, vous pourriez montrer qu’il y a un travail statistique ou que l’auteur se base sur des entretiens..., ou encore s’il s’agit d’un essai philosophique, que la bibliographie de l’auteur comporte essentiellement des sources philosophiques.... 3) Vous devez d’abord définir clairement quel est le thème de l’ouvrage : autrement dit, expliquer en quelques lignes quel est le sujet général dont traite l’ouvrage. Attention, je ne vous demande pas de paraphraser le titre de l’ouvrage, mais de donner un thème précis. Le thème doit correspondre à l’ensemble de l’ouvrage. Ensuite, vous devez définir clairement quel est la thèse de l’ouvrage : expliquer en quelques lignes quelle est l’hypothèse de travail ou la position spécifique de l’auteur sur le thème : essayez de formuler la thèse de l’auteur sous forme de question. Par exemple, thème : l’essor du capitalisme en Europe à l’ère moderne; la thèse : A quelles conditions la transformation des mentalités, notamment l’appartenance confessionnelle, a bouleversé le rapport à l’argent ? 4) Vous devez synthétiser la structure du texte : faire le plan logique du texte en fonction du développement de l’argumentation de l’auteur et de ses idées fortes. Le plan n’est pas la table des matières de l’ouvrage. Vous devez pour chaque partie, dire ce dont l’auteur traite, ce qu’il veut démontrer, comment il le démontre (quels sont ses arguments, ses exemples, etc.), quelle est sa conclusion, ce qu’il lui reste à montrer et qui justifie qu’il s’attaque à un autre pan du problème...Cette partie est décisive.
  • 5) Vous devez en quelques paragraphes expliquer de façon convaincante et raisonnée quelles sont les limites de l’ouvrage. Par exemple, vous pourrez vous interroger sur ce que l’auteur n’a pas suffisamment traité, ce qu’il a échoué à montrer, ce qu’il a passé sous silence, ce qu’il a au contraire survalorisé, etc. Enfin, vous pouvez émettre des critiques en vous aidant par exemple sur d’autres ouvrages. N’oubliez pas de conclure votre fiche de lecture, en mentionnant ce que l’ouvrage vous a appris et les sujets qu’il peut vous aider à traiter à l’avenir.