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  1. 1. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. DeTABLA DE CONTENIDO Pág.INTRODUCCIÓN 1OBJETIVO Y ALCANCE 2BASE LEGAL 3NORMAS Y ASPECTOS GENERALES 5PROCEDIMIENTOS 10FORMULARIOS 19Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  2. 2. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 1 29INTRODUCCIÓN A continuación se presenta el “Manual de Normas y Procedimientos para elproceso de Compras de la Coordinación de Administración”, el cual tiene por objetoestablecer los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo ycumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en el Centro Latinoamericano deFormación en Mecanización Agrícola “Manuela Saenz”. Para documentar el Manual, se tomaron en cuenta aspectos como: base legal,estructura organizativa y funciones del Centro de Formación. Finalmente, todas las observaciones y sugerencias orientadas al mejoramientodel presente manual, serán atendidas por el Departamento de Unidad de Organizacióny Métodos.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  3. 3. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 2 29OBJETIVO Y ALCANCEObjetivoSuministrar al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola“Manuela Saenz”, un instrumento que le permita establecer las normas que debencumplirse, y los pasos a seguir en el procedimiento de compras de un bien o servicioen las Unidades Estructurales del Centro.AlcanceEste Manual está dirigido a todas las unidades ejecutoras y Administradoras delInstituto con competencia para la compra y adquisición de materiales, suministros,bienes o servicios.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  4. 4. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 3 29BASE LEGAL La base legal que regula el presente manual, está contemplada en los siguientesinstrumentos: a. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 30 de diciembre de 1999.  Artículo 7  Artículo 25  Artículo 137  Artículo 141  Artículo 314  Artículo 315 b. Le y Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial N° 37.606, de fecha 09 de enero de 2003, en los artículos:  Artículo 1  Artículo 2  Artículo 6, numeral 6  Artículo 7, numeral 2  Artículo 14  Artículo 132  Artículo 134  Artículo 135  Artículo 159Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  5. 5. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 4 29BASE LEGAL c. Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de diciembre de 2001 en los artículos:  Artículo 9, numeral 6  Artículo 35  Artículo 36  Artículo 38, numeral 1 al 5  Artículo 40  Artículo 91, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 14, 17, 22, 23, 28, 29 d. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria de Fecha 07 de Abril de 2003.  Artículo 3  Artículo 4  Artículo 6  Artículo 7  Artículo 16  Artículo 17  Artículo 18  Artículo 19  Artículo 21  Artículo 58  Artículo 62  Artículo 70Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  6. 6. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 5 29NORMAS Y ASPECTOS GENERALES e. Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.343 de fecha 22 de octubre de 1999.  Artículo 5, numeral 2, literales f y h  Artículos 24, 47 y 48, en su numeralElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  7. 7. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 6 29NORMAS Y ASPECTOS GENERALES1. RESPONSABILIDADTodas las adquisiciones y manejo de suministros serán responsabilidad de la DirecciónAdministrativa, por intermedio del Encargado de Compras quienes se ajustarán a loestablecido en este manual.2. DOCUMENTACIÓNTodo trámite en el área de compras y suministros deberá acompañarse de ladocumentación completa. Esta documentación será archivada de acuerdo con lasnormas que rigen los procesos.4. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIASEl Encargado de Compras, bajo la supervisión de la Dirección Administrativa,verificarán permanentemente las existencias, efectuando inventarios físicosperiódicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10% delos productos o suministros en deposito, ítems que serán seleccionados al azar y enforma aleatoria por la Dirección Ejecutiva.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  8. 8. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 7 29NORMAS Y ASPECTOS GENERALES5. INFORMEEl Encargado de Compras enviará a la Dirección Administrativa informes mensuales deexistencias, y la Dirección Administrativa a su vez informará mensualmente a laDirección Ejecutiva sobre las existencias y sobre aspectos excepcionales ocurridos enel área de suministros, enviando copia de los informes mensuales que recibe delEncargado de Compras.7. FALTANTESSe considera una falta grave para los empleados responsables del manejo de compraslos faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las existenciasregistradas contablemente y los inventarios físicos, el vencimiento o deterioro de losproductos por negligencia de estos, el no disponer oportunamente de suministros endeposito por no cumplir con las existencias mínimas o por exceder las cantidadesmáximas establecidas o el no disponer de los documentos que justifiquen la adquisicióno entrega de suministros.8 .OTRAS1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales, suministros o bienes adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y académicas que conforman el Centro.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  9. 9. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 8 29NORMAS Y ASPECTOS GENERALES2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales, suministros o bienes, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de Almacén.3. La Sección de Almacén deberá mantener actualizado el Catálogo de materiales, suministros o bienes.4. La Sección de Almacén deberá enviar a las unidades solicitantes el Catálogo de materiales, suministros o bienes vigente.5. La Sección de Almacén mantendrá un Calendario de Pedidos de materiales, suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.9. DE LA SOLICITUD6. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá tramitarse, únicamente, con el formulario digitalizado Forma de solicitud.7. La Sección de Almacén no despachará materiales, suministros o bienes, si no se ha recibido la correspondiente Solicitud.8. No se aceptarán Solicitudes de materiales, suministros o bienes, manuscritas o en máquina de escribir.9. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá contener: - Nombre de la Unidad Consumidora. - Nombre de la Unidad Solicitante. - Código de la Unidad y del material solicitado. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  10. 10. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 9 29NORMAS Y ASPECTOS GENERALES - Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante. - Ubicación física de la Unidad Consumidora. - Nombre de la persona que recibirá el material.10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén a las Unidades Consumidoras” (Forma de Devolución), con las observaciones pertinentes.11. Toda solicitud proveniente de las autoridades del Centro que presente problemas para su proceso, deberá ser notificada a la Dirección.12. Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de Presupuesto, ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad solicitante.13. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes deberán enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el calendario establecido por la Sección de Almacén, o la modalidad que establezcan el Departamento de Compras y la Dirección.14. Las unidades deberán realizar la Solicitud de materiales, suministros o bienes, de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén, tiempo después de su recepción.10. DEL DESPACHO15. La Sección de Almacén llevará el registro histórico de cada unos de los artículos, señalando la descripción del artículo y su código respectivoElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  11. 11. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 10 29 NORMAS Y ASPECTOS GENERALES16. Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrará en el Libro de Despacho.17. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá: - Número de la Solicitud. - Nombre de la Unidad Consumidora. - Fecha de despacho. - Firma del despachador. - Número de la factura18. Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, serán registrados en el sistema de inventario vigente.19. Las Solicitudes de materiales, suministros o bienes, serán despachadas en el orden de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles.20. Los materiales, suministros o bienes, sólo serán autorizados y entregados por el personal asignado para tal fin, bajo la supervisión del Jefe del Almacén.21. La Sección de Almacén deberá colocar a todos los materiales, suministros o bienes despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello del Centro, que permita la identificación de los mismos como materiales, suministros o bienes, del mismo.22. Los materiales, suministros o bienes, sólo serán despachados por el personal asignado para tal fin.11. DE LAS COMPRASEl trámite para la compra contempla las siguientes etapas o pasos:Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  12. 12. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 11 29NORMAS Y ASPECTOS GENERALESa. Solicitud formulada por el Encargado de Compras cuando el nivel de existencias es inferior al mínimo establecido para el producto, o cuando hay una solicitud de productos nuevos que se considera serán de uso habitual;b. Identificación de materiales;c. Determinación de niveles máximos y mínimos, proveedores y precios;d. Elaboración de la solicitud de compra o requisición de materiales;e. Aprobación de la solicitud;f. Obtención de las cotizaciones;g. Preparación de la documentación correspondiente;h. Elaboración de la orden de compra;i. Recibo de la mercancía en el almacén;j. Entrega o despacho de la mercancía al solicitante;k. Pago de la factura;Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  13. 13. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 12 29PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES” RESPONSABLE ACCIÓN Unidad Solicitante 1. Llena el formulario “Solicitud de Materiales, Suministros o Bienes” (Forma de Solicitud), en tres originales y los envía a la Sección de Almacén. Sección de Almacén 2. Recibe la forma de Solicitud y verifica (Recepción) todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolución del Almacén a las Unidades Consumidoras (Forma de Solicitud) anexa. 3. Si está correcta la información, lo registra en el Libro de “Control de Solicitudes”, y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Operador del Sistema. Sección de Almacén 4. Recibe la forma de Solicitud y verifica en (Operador del Sistema) el sistema la existencia de los materiales, suministros o bienes solicitados. Marca en la forma de Solicitud el o los materiales, suministros o bienes faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma de Solicitud en sus tres (3) originales a la unidad con la forma Nota de devolución.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  14. 14. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 13 29PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES” RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Almacén 5. En caso de haber existencia lo rebaja del (Operador del Sistema) inventario en el sistema. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Jefe del Almacén para su despacho a la unidad.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  15. 15. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 14 29PROCEDIMIENTO: “COMPRAS” RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Almacén 1. Si no hay disponibilidad en Almacén, (Operador del Sistema) elabora Solicitud de Material y entrega al Encargado de Compras. Encargado de Compras 2. Procede a la cotización con los proveedores. 3. Recibe las ofertas (de 1 a 3 ofertas) para verificar monto. Encargado de Compras 5. Realiza el análisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas. El acta original se queda en la unidad de compra y la copia se entrega en la unidad que solicita el producto. Encargado de Compras 6. Envía análisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas al Encargado de Presupuesto. Encargado de Presupuesto 7. Emite control de disponibilidad Presupuestaria con firma y sello, al Director Administrativo. Director Administrativo 8. Firma y Sella el control de disponibilidad Presupuestaria para su autorización y lo envía al encargado de Compras. Encargado de Compras 9. De no haber presupuesto, informa a la Unidad Solicitante para que solicite traslado.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  16. 16. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 15 29PROCEDIMIENTO: “COMPRAS” RESPONSABLE ACCIÓN Encargado de Compras 10. De haber presupuesto y de conformidad con la forma de solicitud, emite orden de compra o servicios, con su firma y la del administrador. 11. Envía fotocopia de la Orden de Compra a Almacén y Unidad Solicitante. 10. Envía fotocopia de la Orden de Compra al Proveedor. Almacén 12. Recibe mercancía y elabora acta de recepción o aceptación de servicio. 13. Ingresa al inventario los productos recibidos 14. Elabora nota de entrega a la unidad que solicitó el bien o servicio 15. Surte de Material requerido a la Unidad solicitante.Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  17. 17. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De 16 29FLUJOGRAMAS SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOSElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  18. 18. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 17 29FLUJOGRAMAS COMPRASElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  19. 19. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 18 29FLUJOGRAMAS COMPRASElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  20. 20. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 19 29 FORMULARIOSElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  21. 21. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 20 29SOLICITUD DE MATERIALElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  22. 22. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 21 29SOLICITUD DE MATERIALElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  23. 23. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 22 29NOTA DE ENTREGA NOTA DE ENTREGAElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  24. 24. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 23 29NOTA DE ENTREGAElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  25. 25. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 24 29ANÁLISIS DE COTIZACIONESElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  26. 26. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 25 29ANÁLISIS DE COTIZACIONESElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  27. 27. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 26 29ORDEN DE COMPRA O SERVICIOSElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  28. 28. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 27 29ORDEN DE COMPRA O SERVICIOSElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  29. 29. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 28 29ORDEN DE COMPRA O SERVICIOSElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
  30. 30. MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11 FECHAS ACTIVIDAD: Pág. De CÓDIGO: SISTEMA: 29 29CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIAElaborado por: Autorizado por: Aprobado por: Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva

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