Final handout remaining_resilient


Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Final handout remaining_resilient

  1. 1. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 1   Leadership Question  James Madison  Virginia Tech  Rowan University  University 1. Name of unit and  Outreach & Engagement  Continuing and Professional  College of Graduate and  primary focus  (non‐degree seeking  Education (conferences, short  Continuing Education  students)  courses and workshops)  (graduate education) 2. When was your  6 years ago, with a series of  44 years ago, with a series of  5 years ago  unit founded?  different names  different names 3. Is your unit  Academically decentralized,  Academically decentralized,  Academically decentralized,  centralized or  administratively centralized  administratively centralized  administratively centralized  decentralized, or a        hybrid?   4. Who leads your  The Associate Vice Provost,  The Director, who reports to  The Dean, who reports directly  unit? What  who reports to the Provost  the Associate Vice President  to the Provost (division of  division do you fall  (division of academic affairs) for Engagement, new position  academic affairs)  under?    as of September 2011 (Division     of Outreach and International  Affairs) 5. Do you have  We offer a number of  We have five Commonwealth  Yes: a second campus at  satellite campus  programs in off‐campus  Campus Centers, under  Camden city, and partnerships  offices/off‐campus  locations, either at a school  Outreach, in Abingdon,  at 3 county colleges and  locations?  division or a higher education  Northern Virginia, Richmond,  several school districts   center  Hampton Roads, and Roanoke.       They all have their own  directors and oversee graduate  programs in addition to  working with our office on non‐ credit programs.  We also own  two hotels (The Inn at Virginia  Tech and Skelton Conference  Center, and The Hotel  Roanoke & Conference Center)  and space at the Virginia Tech  Research Center‐Arlington 6. How does your  We do not currently do any  We are working within the  No such planning  unit do succession  succession planning (yet)  University’s long range    planning?     business cycle   http://www.longrangeplan.vt.e du/ 7. What does your  Being “at the table,” building  Being involved in the business  Constantly looking into  unit do to remain  relationships and  planning conversations,  effectiveness and return on  resilient, visible,  partnerships (on and off‐ working on new program  investment. Continuous  and viable?  campus), program  development ideas with  increase of marketing dollars  development, environmental  faculty.  Recently secured $17  for purposes of branding and  scanning and needs  million Army grant to  promotion. Marketing research 
  2. 2. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 2    assessments, marketing  helpprogramming in STEM,   to compare products and    helping to create five new  pricing.  positions within the    department.  Financial Structure Question  James Madison  Virginia Tech  Rowan University  University 8. Are you a revenue  Yes  Yes  Yes   generating area of  the university? 9. What is the total  Credit: $1,377,152  Credit: $838,000  Credit: $23,400,000  gross revenue  Non‐credit: $152,832  Non‐credit (conferencing):  Non‐credit: $710,000  generated by your    around $10,000,000  unit?  (If possible    separate between  Total: $10,800,000  credit and non‐ (CPE, Language Cultural  credit)  Institute and Center for  Organizational and  Technological Advancement)  CPE accounts for 78% of the  revenue, approximately $8.4  million 10. What is the  Credit: $366,857  All offerings: $1,300,000  Credit: $16,600,000  approximate net  Non‐credit: $42,001  Non‐credit: $10,000  revenue (after all    expenses have  been deducted)? 11. How is your unit  Our unit is self‐funded, but  We receive $860,000 in state  The unit is self‐funded. It was  funded?  determined annually based  funds to help support our  established via a “loan” or start   on previous year’s revenues.  operations.  This number stays  up fund, which was fully paid  For the previous fiscal year,  flat and doesn’t grow.  Over the  after three years of operation.   this was approximately  years, we have become more    $900,000.  self‐funded to cover new    positions, fringes, raises, etc. 12. How much  The university receives 12%  $1,500,000 is returned to 8  The university receives 40% of  revenue is  of gross revenue, and the  colleges and the different  the revenue. The remaining  returned to the  appropriate academic  administrative units on campus.   60% is distributed among  individual colleges,  department or college  This includes faculty payments,  participating  and the university?  receives 5%, for every credit  surplus and administrative fees  departments/colleges after   program we run; after paying  from our various programs  deducting instructional and  operating costs, remaining    operating expenses.   funds are also returned to    No return on non‐credit.  university. Non‐credit     
  3. 3. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 3    revenue is not returned to    the university.  13. What is your fee  We have the ability to set  We set our program fees to  We have authority to set our  structure? How do  tuition rates for our  cover direct expenses and the  own pricing depending on  you determine  programs based on market  CPE fee in conjunction with the  competition and state of the  this? Do you have  needs, instructor cost, and a  client/faculty member. Our fee  economy. Tuition varies  any control over  number of other factors.   is based off of a per‐person or  according to level of program  tuition for your    percentage of indirect costs.   and mode of delivery.   courses?  The last pricing structure was     set in FY 10. 14. Do you build a  Yes – every credit course and  Yes – each of our program  No  budget for each  program, and every  developers (assistant directors    program? If so, are  noncredit program, has its  or project managers) develops  they different by  own budget. (Credit and  budgets for their individual  type of program  noncredit budgets are  programs.  The credit offerings  (credit, non‐credit,  handled differently and  are handled very differently  corporate training,  separately.)  than the non‐credit offerings  community  but we offer all of the variety of  engagement,  programs  conferences)? 15. Who handles the  The assistant to the  The assistant director of finance  A manager of finance  financial aspects of  Associate Vice Provost  and human resources along  reporting directly to the dean  your unit?  serves as our finance and  with a seven person finance    budget person.  team that reports directly to the    AVP for Engagement  Engagement Question  James Madison  Virginia Tech  Rowan University  University 16. What year did  2010  2006  Rowan currently does not have  your university  the classification   receive the  Carnegie  Engagement  classification? 17. How does the  Having the classification  The classification relates more  N/A  Carnegie  gives our unit credibility  specifically to the other arms  Classification help  with other units on campus,  under our Engagement division  your unit to be  and establishes us in a  but allows us to offer a set of  innovative?  position of leadership. It  programing related to   puts the idea of community  engagement efforts that is run  engagement on the minds  through our CPE unit.   of everyone on our campus.    18. What does  To develop mutually  To develop partnerships  Participation through  engagement  beneficial partnerships with  between student and faculty that  partnerships between the CPE 
  4. 4. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 4    mean on your  both internal and external  are beneficial to internal and  unit and academic  campus?  communities.  external constituents.  departments/colleges.    19. Where does  Across campus  Across campus   Across campus  engagement  happen on your  campus? 20. Do you have buy‐ Related to engagement, we  The buy‐in starts at the Provost’s  N/A  in from academic  have academic buy‐in  office and we have used the    units? If yes, how  because this initiative  Engagement Academy as a  did you get it? If  comes from the Provost’s  teaching tool to help each  no, what are your  office, and includes wide  college coordinate their efforts.   plans to get it?  representation across  Additionally the Office of   campus. Our unit facilitates  Engagement spearheads efforts  the steering committee for  for community outreach and  this effort.  engagement marketing and data    collection. 21. If engagement  Carnegie Engagement  Engagement steering  Meetings, university assembly  happens across  steering committee  committees (deans, department  (success stories)  campus, how does  (includes deans and  heads, outreach and    your university  departments representation  international affairs)    coordinate/facilita from every college); also    te/communicate?  university publications such    as Madison magazine,  newsletters, press releases 22. Is your university  Yes, we’re in the process of  Yes, through Outreach and  N/A  trying to  developing a tool to  International Affairs under our  centralize  centrally collect information  AVP for Engagement; we are  engagement on  about engagement  trying to centralize the start of  your campus?   programs. At this time,  those efforts through the college  What strategies  there is no effort to move  contacts and the Center for  are you using?  programs to a central  Student Engagement and  administrative unit.   Community Partnerships Programming Question  James Madison  Virginia Tech  Rowan University  University 23. What types of  Credit: off‐campus master’s  Credit: contract course with  Credit: doctoral, masters,  programs do you  degree programs, adult  companies  baccalaureate, certifications  offer?  Credit/non‐ bachelor’s degree  Non‐credit: workforce  and summer session.  credit? Degrees?  completion, certificates,  development, professional  Non‐credit: professional  Certificates?  individual courses, dual  development, CEUs,  development seminars and  Community  enrollment, nondegree  engagement, environmental  workshops. Few personal  programs?  seeking students   management, K‐12  enrichment  Conferences?  Non‐credit: workforce  administrator programs, mostly   development, community  conferences 
  5. 5. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 5    engagement, professional  development, test  preparation, CEUs, K‐12  enrichment programs  24. What types of  Education (including a  Contract credit programs in the  Education (from doctoral to  credit programs  number of certificate and  engineering field but also an  certifications), business (MBA  do you offer?  degree programs), public  aspiring superintendent  online), engineering online,  administration, adult  program for 3 graduate credit  degree completions in liberal  degree completion  hours  studies, RN to BSN  (individualized studies),    assessment,    manufacturing/engineering   25. How do you  Faculty interest, student  Faculty interest,  Market analysis, student needs  identify or  needs,  community/organizational    determine which  community/organizational  needs, market analysis, current  courses to offer?  needs, market analysis  portfolio expansion 26. How many  Credit: 352 courses  Credit: 6 to 8 courses  Credit: approximately 1,200  programs/courses/ Non‐credit: 31 programs  Non‐credit: 283  courses per year (including  conferences do  programs/conferences  summer session)  you offer within a  Non‐credit: approximately 60‐ year?  70 events per year 27. Do you offer  We do offer a number of  We offer online paralegal  Yes. We coordinate, develop,  online courses and  online credit programs, with  certificate programs in  implement, and support all  programs? Is this  support from JMU’s Center  partnership with the Center for  online activities. Rowan Online  a partnership with  for Instructional  Legal Studies.  We also have a  is a division of the college.   a separate  Technology; we also offer a  few of our faculty programs that  department?  number of online noncredit  are being offered in an online  programs.  format through the Institute for    Distance and Distributed  Learning. 28. How many of the  About 40‐50% of credit  100% of our online courses are  100% online is for credit.  online courses are  courses are online  non‐credit  credit versus non‐ About 75% percent of non‐ credit?  credit programs are online 29. Do you provide  JMU has an office of  No, this is done through the  No  professional  Training and Development  University Office of Professional  development for  that handles professional  Development, housed under our  faculty and staff  development. Our unit  Human Resource division.   on campus?  partners with campus units  Faculty and staff are  to offer specific targeted  encouraged to take our open  programs, and allows  enrollment programs.  faculty and staff enrollment  in non‐credit programs,  which can contribute to  professional development.  Faculty and staff can also  enroll in credit courses,  including the Adult Degree 
  6. 6. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 6    Program, using the  university’s tuition waiver  process.  30. How many  Credit: 2986  Credit: 179  Credit: over 2,000  students/  Non‐credit: 4175  Non‐credit: Approximately  Non‐credit: 1,000  participants do  25,000  you serve each  year? 31. How are credit  No, on‐campus students  On‐campus students cannot  Yes, with some constraints  courses set up  cannot enroll in courses  enroll in courses offered  (e.g. online courses are  through your unit  offered through our unit  through our unit.  For our few  restricted to students  Can on‐campus  (with some very rare and  credit programs, the process is  matriculated in online  (or “traditional”)  limited exceptions). Our  lengthy and complicated  programs)  students enroll in  unit also follows an  involving a multitude of other    those courses?  extensive process of  offices on campus (Graduate  academic approval for all  School, Bursar’s Office,  credit courses offered.   Registrar’s Office, etc.) 32. What percentage  Less than 2% ($30,000)  .4% ($15,000)  Approximately 5%  of the total  As a whole for unit  (including salaries)  budget (gross    In dollars: $650,000 for  revenues) is  3% or $112,5000 in direct costs  marketing activities and  allocated to  and salaries for the individual  $500,000 in personnel salaries  marketing  programs in marketing costs  (including fringe)  activities? 33. How do you  Student learning outcomes  There are individual program  Credit: program enrollment  determine  assessment (for degree and  surveys sent to the client and to  over a 3 year period & course  program success  certificate programs),  the participants.  The current  evaluations  or further  program evaluation surveys  surveys are being revamped  Non‐credit: surveys at end of  implementation?  for non‐credit programs,  with revised questions  event.   continuing conversations  with partners 34. Does your unit  Our unit admits all our  Since most of our course  Yes. The college has its own  handle admissions  nondegree seeking and  offerings are conferences and  admissions office.   for your students?  certificate students; we  workshops, we have a  Or is that  have one admissions  registration system in house  managed  coordinator who handles  that allows us to enroll  elsewhere on your  this process; students  participants into our individual  campus?  seeking a degree that’s  programs.  For the credit  offered through our unit are  offerings, we have to work with  admitted through  Admissions, Graduate School  Undergrad or Graduate  and the Bursar’s Office to get  admissions  the students registered in the  courses   
  7. 7. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 7   Human Resources Question  James Madison  Virginia Tech  Rowan University  University 35. How many  9 full‐time, 1 part‐time, and  30 full‐time employees, 1part‐ The unit has 30 full‐time  employees do you  3 graduate assistants  time, 3 work study students and  employees and 2‐3 part‐time  have?    2 graduate assistants  hourly 36. What is the total  29%  13%  13%  annual personnel    cost as a  percentage of  gross revenue? 37. What is the total  11%  3%  6%  annual operating    (non‐personnel)  expense as a  percentage of the  gross revenues? 38. On an annual  ~1,700 credit hours per FT  N/A  1,300 credit hours per FT staff  basis, what is the  staff member (who works  member.  approximate ratio  on credit programs)  between student  credit hours and  full‐time  employees? 39. What are the roles  Our staff is divided most  We have 10 programmers  The unit is divided into: office  and  easily into program staff  (assistant directors and project  of the dean, marketing &  responsibilities of  and administrative staff; our  managers) who are the initial  recruiting, admissions &  those employees?   program staff all do a  point of contact for the faculty or  enrollment services, and  How do you  combination of program  clients.  They design budgets and  online. Each division has a  determine who  development, partnership  then this information is passed  staff with experience in the  does what?  building, marketing,  on to the program coordinators  particular area: academic  fundraising, HR; and our  to assist with program logistics  services, advising,  admin staff do course setup,  and marketing.  The finance  technology, recruiting, etc.  admissions, finance,  team sets up the program fund    customer service. The  for expenses to be charged to  relationships between these  and reconcile program expenses  functions are organic and  and send out the final bill and/or  fluid, shifting frequently as  send out surplus.  The registrars  new projects come on  help with the participant  board; with such a small  experience and ensure that the  staff, this is the most  enrollments/funds are handled  effective way for us to  within our fund handling  operate.   guidelines.  We also have an in‐   house marketing team of a web    designer, graphic designers and 
  8. 8. UPCEA 2012 Annual Conference: Reflective Practice and Organizational Structure: Remaining Resilient in Changing Times  Page 8      online registration specialist.     The program planning teams are    set up with programmers and    program coordinators.  The three    teams have different focus areas    and college assignments.  The    teams have been in place for the    last year. 40. Do you engage  All of our staff have annual  All staff have an annual  Because this is a state  employees in  performance evaluations,  performance plan and evaluation  university where raises are a  performance‐ which used to be tied to  that are related to performance‐ result of collective bargaining  based practices?  raises, but due to state  based practices and professional  (no merit raises) the only  funds, salaries have been  development.  motivation comes from  frozen for the past five  demonstrating that there is a  years.   ladder for growth    (promotion) and  opportunities to learn other  trades within higher  education. Most staff  members are also hired as  full‐ time temporarily, giving  the opportunity to rescind  contracts each year during a  three‐year period.   41. Does your unit  There is support to attend  There is support to attend  There is support to attend  provide  professional conferences, as  professional conferences and  professional conferences, or  professional  well as trainings both on  workshops that are offered on  become member of  development for  and off campus.   and off campus  professional organizations.   its CE employees?         What kinds of  Not a fixed amount;  Support is available in a total  Support may vary from a few  training and  professional development  funding source allocated for  hundred dollars for  professional  funds allocated based on  professional development.   membership, to $2000 to  development are  supervisor approval,  Some individuals choose to not  participate at a conference.  available  professional need, and  participate so it can be a few  (conferences,  opportunity available   hundred dollars up to $4000 to  credit courses,  participate in a conference.  training provided  by other campus  departments,  etc.)?