Unionpyme easy Brochure

Slide 1: Manual Introductorio de

Slide 2: ÍNDICE Página • ÍNDICE 2 • PRESENTACIÓN DEL 4 PROGRAMA E.A.S.Y.® • RECORRIDO POR E.A.S.Y.® 7 CONTABILIDAD GENERAL 9 BANCOS 9 VENTAS 13 COMPRAS 16 INVENTARIOS 18 EXPEDIENTES 19 SISTEMA 20 ADMINISTRACIÓN 21 2

Slide 3: Presentación del sistema Administrativo - Contable 3

Slide 4: PRESENTACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE ADMINISTRATIVO- E.A.S.Y.® es un programa administrativo-contable en español, dirigido a satisfacer las necesidades desde los mas pequeños, medianos y hasta los grandes negocios en desarrollo. Requiere conocimientos básicos de contabilidad y algo de experiencia en el uso de computadoras. Este programa cuenta con una interfaz gráfica, con un módulo para cada área de un negocio. Cada módulo despliega un diagrama de flujo lógico de sus funciones, seleccionables directamente con un clic en el mouse. Todas las funciones están disponibles por medio del menú estándar; tiene mas de 80 reportes específicos seleccionables fácilmente con múltiples criterios de selección e impresión y con diversas opciones de formatos. Las utilidades que este programa ofrece están relacionadas con la contabilidad en general, caja y bancos, cuentas por cobrar y ventas, compras y cuentas por pagar, expedientes, inventarios y administración; además de las funciones de formas configurables, flexibilidad en los reportes, asientos cambiables, costos por actividad, expedientes electrónicos, sección de instalación y ayuda en línea extensiva. Para un Gerente que desea ocupar su tiempo en: Administrar su Empresa, en Reforzar los Centros de Producción generadores de utilidades, en llevar un mejor Control de los Gastos y en Proyectar su Negocio ... E.A.S.Y.® es la SOLUCIÓN . “ La Información precisa que Ud. requiere estará al instante al alcance de su mano, aumentando de esta manera la competitividad de su organización “. Hoy en día no se puede concebir en el mundo de los negocios, que en las Empresas se pretenda clasificar la información contable y administrativa en forma manual, de la misma manera: las decisiones que Ud. debe tomar en cada momento (basadas en la información que Ud. recibe de su personal en forma exacta o inexacta, a tiempo o no), son tan importantes para el desarrollo de su Compañía que no pueden quedar a la suerte; por ello y sabiendo que su tiempo es demasiado valioso para consumirlo, desperdiciándolo en tareas tediosas, la Empresa HIGHWARE! pone a sus órdenes, el Mejor, más Fácil y Completo Sistema Administrativo - Contable, E.A.S.Y.® E.A.S.Y.® Es un conjunto de programas Administrativos - Contables integrados, orientados a dar soluciones en todas áreas a Empresas Comerciales, Industriales y de Servicios. 4

Slide 5: E.A.S.Y.® le organizará sus registros contables, y le proporcionará información exacta y al instante (que ya no tendrá que hacerla manualmente) permitiendo que Ud. en cualquier momento pueda analizar los siguientes aspectos de su Empresa: • Las ESTADÍSTICAS DE LAS ventas y COMPRAS por vendedor, cliente, por año, mes, actual o anterior • Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar vencidas o por vencer, más de 30-60-90 días. • Los Resultados , por año, presente o anterior, >>>Presupuesto comparar con lo Real. por Actividad, Línea o Sucursal.(a partir de la versión de Mayo-2002)<<< • El Balance GENERAL y los estados financieros mensuales (totales, o parciales) por áreas y por niveles. • Los Inventarios, en cada uno de sus productos le presenta un listado completo a quienes se les ha vendido; puede facturar un producto terminado, entonces E.A.S.Y.® descuenta el inventario en el kardex de cada uno de las partes que los componen,... ¿ Cuánto producto hay en la bodega,... ¿ Cuánto producto hay que producir o comprar y a quién ?... ¿ De qué ventas facturadas no hemos entregados todo el producto, Qué producto tengo alterno para vender en caso de faltar el que me pide el cliente. Como ha sido cancelada una Factura u Orden de Compra • Los EXPEDIENTES de sus clientes con información individual de las ventas, pagos e historia de cada uno.. • ASUNTOS PENDIENTES, pagos y depósitos repetitivos, cuentas por cobrar , por pagar, productos por comprar y producir pendientes, descuentos por expirar, tareas que realizar, etc... ¡ ES FANTÁSTICO ! E.A.S.Y.® es sin lugar a dudas el mejor Sistema integrado de su clase a un precio sin competencia. Entre los atributos y módulos que contiene tenemos que: E.A.S.Y.® Tiene más de 40 reportes específicos fácilmente configurables con múltiples criterios de selección e impresión con diversas opciones de formatos, los cuales satisfacen todas sus requerimientos, también le permite exportar e importar selectivamente datos, información desde y hacia otros programas de Windows®, ***además Ud. define el perfil de los usuarios restringiendo el acceso a módulos y a la información vital de la Empresa y de su contabilidad.*** (próximamente) E.A.S.Y.®. es el único Programa Administrativo - Contable totalmente Integrado diseñado para las plataformas estándares y de mayor proyección : Windows ® y Macintosh® con todos los atributos de los entornos mencionados , editado en idioma Español que otorga ayuda en línea por pantalla,. Estas características permiten que el usuario elija su computadora y la tecnología que desee de acuerdo a sus necesidades y conveniencia; también le provee de todas las 5

Slide 6: herramientas adecuadas para que Ud. pueda resolver problemas que comúnmente requieren la asistencia de un técnico especialista; por otra parte, el Programa le permite llevar la información de varias compañías; además E.A.S.Y.® de manera periódica está siendo permanentemente actualizado en todos sus módulos. Si Ud. necesita facturar su tiempo en forma de horas de consulta, o de asesoría, con E.A.S.Y.® le resultará fácil hacerlo, así como los pagos que hagan sus clientes de las mencionadas facturas. E.A.S.Y.® tiene diseños a colores , ventanas con capacidad de búsqueda, por códigos o captura de registros, características que permiten que el registro y localización de datos sea rápido y eficiente a la vez que se adapta fácilmente a las necesidades y especificaciones de su Empresa. 6

Slide 7: RECORRIDO RECORRIDO POR LA INTERFASE DE A continuación, analizaremos, tras un breve recorrido, a cada uno de los ocho módulos que lo conforman, así como a cada una de las funciones dentro de ellos. 7

Slide 8: LOS MODULOS SON: 8

Slide 9: Catálogo de Cuentas Utilice la función Catálogo de Cuentas para generar o modificar la lista de Cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos de Ventas, Gastos, Otros Ingresos y Otros Gastos. Analizar Balance General La función Analizar Balance General es una forma rápida, poderosa e interactiva de revisar sus cuentas de Activo, Pasivo y Capital, en este año, el año anterior, o efectuar comparaciones contra sus presupuestos o el año anterior en un mes o en período de meses acumulados. Asientos al Diario General Use la Función Asientos al Diario General para realizar asientos de transacciones simples o repetitivas que no se puedan realizar con los Módulos Control, Ventas, Compras, o Inventarios. Analizar Resultados La función Analizar Resultados es una forma rápida, poderosa e interactiva de revisar sus cuentas de Ingresos o Ventas, Costos o 9

Slide 10: Compras, Gastos, Otros Gastos, y Otros Ingresos, en este año, el año anterior, o efectuar comparaciones contra sus presupuestos o el año anterior , en un mes o en período de meses acumulados. Diario General Una función que permite ver las transacciones registradas por medio de la Función Realizar Asientos al Diario General. 10

Slide 11: Elaborar Cheques Utilice esta sección para realizar el pago de todos los gastos que Ud. realice, desde cada una de las cuentas de su Activo que manejen Imprimir Cheques efectivo, siempre y cuando no sea a un Seleccione la función Imprimir Cheques, Proveedor , a quienes se les paga por medio de para imprimir los cheques registrados en la función realizar un pago del Mayor de cualquiera de estas Compras., Las cuentas desde las cuales Ud. tres secciones: Elaborar un Cheque (Control de puede elaborar cheques pueden ser, Caja, Caja Cheques), Realizar un Pago (Mayor de Compras, Registradora, Caja Chica, Bancos, Cheques y elaborar un Cheque de Reembolso (Aplicar protestados, Posfechados, Caja Dólares, etc. Notas de Crédito del módulo Mayor de Compras). Ud. puede utilizar formas impresas de Cheques y Sobres o Configurar la impresión de los Cheques de acuerdo a sus cheques actuales. NOTA IMPORTANTE: Si Ud. está utilizando cheques en formas continuas, ajuste la página a tamaño oficio. Si está utilizando Cheques para impresora Láser, ajústelo a Tamaño Carta. Conciliar Cuentas Ud. podrá efectuar fácilmente sus conciliaciones Bancarias con esta función, simplemente elija la cuenta en la que va a trabajar y marque las transacciones que han llegado en el registradas en el estado de cuenta del Banco. Analizar Flujo de Efectivo Con esta función se puede efectuar un estimado de la liquidez que la empresa va a Permite esta función que simultáneamente , Ud. tener en un tiempo de 30 - 60 - 90 días contabilice y sea aplicado el gasto a un centro tomando en cuenta las cuentas por cobrar, de Costos o Actividad determinada cuentas por pagar, gastos repetitivos, etc. Cuenta de Cheques Seleccionada Realizar Depósitos Todas las cuentas con privilegio de Utilice esta sección para registrar los chequera se encuentran listadas en este menú ingresos de todos los valores que Ud. reciba , a instantáneo. cada una de las cuentas de su Activo que Si no se encuentra su cuenta de cheques, manejen efectivo, siempre y cuando no sean vaya al Catálogo de Cuentas del Módulo Mayor valores entregados por los clientes, a quienes se General seleccione la cuenta y asígnele privilegio les registra sus pagos por medio de la función de chequera. aplicar un pago del Mayor de Ventas, Las 11

Slide 12: cuentas a las cuales Ud. puede registrar registradas por medio de realizar un Depósito o depósitos pueden ser, Caja, Caja Registradora, Aplicar un Pago. Caja Chica, Bancos, Cheques protestados, Posfechados, Caja Dólares, etc. Diario de Egresos Permite esta función que Una función que permite ver las simultáneamente, Ud. contabilice. transacciones de egresos de efectivo registradas por medio de realizar un Pago o Diario de Ingresos elaborar un cheque. Una función que permite ver las transacciones de ingresos de efectivo 12

Slide 13: Formas de Embarque Genere una lista de formas de Embarque para que sean seleccionados e insertos en el campo EMBARQUE de una Factura. Comentarios Ud. puede crear una lista de comentarios para que sean impresos en sus Facturas, completando las mismas en forma mas rápida y sencilla. Facturar Ventas Ud. puede elaborar facturas de productos o de servicios. Factura de Servicios Elabore una Factura de Servicios, Factura de Artículos cuando usted quiera vender algo que no se Elabore una Factura de Artículos, encuentre en la lista de Artículos Escriba los cuando usted quiera vender algo de la lista de detalles de la venta , registrando la descripción Artículo ( un o concepto, la cuenta de Ventas o Ingresos y el dispositivo, una hora de consulta, un producto). Importe de la venta. . También asigne cualquier Escriba los detalles de las ventas de artículos. pago realizado en el momento de la venta. También asigne cualquier pago realizado en el Cuando Ud. registre la venta , el pago momento de la venta. Cuando Ud. registre la incrementa el saldo de su cuenta ligada venta , el pago incrementa el saldo de su cheques y el saldo deudor es aplicado a su cuenta ligada cheques y el saldo deudor es cuenta ligada de cuentas por cobrar, creando aplicado a su cuenta ligada de cuentas por una cuenta por cobrar abierta cobrar, creando una cuenta por cobrar abierta Para elaborar una factura de Servicios, Para elaborar una factura de artículos, seleccione la función Facturar Ventas, seleccione la función Facturar Ventas, Seleccione el botón circular SERVICIOS. Seleccione el botón circular artículos. Facturas Pendientes Tanto las Facturas de Artículos como las Facturas de Servicios, se pueden dejar pendientes. Al dejar pendiente una Factura, la venta no queda registrada, simplemente se archiva el pedido para una entrega futura. Si se 13

Slide 14: asigna un importe en el campo anticipo, este es considerado como un depósito anticipado e incrementa ( Haber) su cuenta ligada de anticipos, y pasa el dinero (Debe) a su cuenta ligada de cheques. Para registrar depósitos adicionales a una factura pendiente, utilice la función Aplicar un pago. Cuando el pedido es enviado, Ud. debe desplegar la Factura Pendiente y Registrarla. Aplicar Notas de Crédito Cuando algo esta mal en una Factura Registrada (una devolución , un ajuste, etc.) Ud. debe crear una factura de ajuste nueva. Si la Factura nueva tiene un Saldo deudor negativo, se le llama Nota de crédito. La Función Aplicar Notas de Crédito le Analizar Ventas permite librarse, de estas Notas de Crédito de La Función Analizar Ventas es una forma su libros , al aplicar el importe de la Nota de rápida, poderosa e interactiva, de revisar la Crédito, a otra Factura o al elaborar un Cheque ventas por Artículos, Clientes o Vendedor, en de Reembolso este año, el anterior o comparar entre ambos; en un mes o en todo el año. Aplicar un Pago Imprimir Facturas Cuando un cliente paga una Factura, Le permite imprimir sus Facturas utilice la Función Aplicar un Pago. para ajustar Abiertas, Canceladas , Pendientes, y puede Ud la cuenta por cobrar abierta. Imprimir Estados de Cuentas Le permite Imprimir Estados de Cuentas Analizar Cuentas por Cobrar de su clientes con el movimiento de las La Función Analizar Cuentas por Cobrar , operaciones realizadas o del movimiento de es una forma rápida, poderosa e interactiva, de cada una de las Facturas, revisar quienes le deben dinero y desde cuando le deben. Otras Ventas Seleccione la función Otras Ventas para registrar una venta que no se requiere facturar, Recuerde si Ud. lo prefiere puede usar la Factura de Servicios. Asigne las cuentas de las ventas, y los importes y si es aplicable el IVA en Ventas, También asigne cualquier pago realizado en el momento de la venta. Cuando Ud. registre la venta , el pago incrementa el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo deudor es 14

Slide 15: aplicado a su cuenta ligada de cuentas por Provisión de Retenciones cobrar, creando una cuenta por cobrar abierta Una de las mas preciadas funciones de la nueva versión de EASY es la provisión de las Diario de Ingresos Retenciones en la fuente al Vender, ya que el Una función que permite ver las sistema controla en forma automatica si el transacciones de ingresos de efectivo cliente nos puede o no efectuar Retenciones registradas por medio de realizar un Depósito o por las Ventas, deduciéndola al mismo tiempo Aplicar un Pago. de sus montos por cobrar. Diario de Ventas Una función que permite ver las transacciones de las Ventas de Artículo o Servicios registradas. Condiciones de Pago Nueva función incorporada al Sistema que le permite vender a crédito, inclusive con cuota inicial o sin ella y estableciendo intereses de financiamiento, Ud. Puede vender con cuotas diarias semanales, mensuales, trimestrales etc. 15

Slide 16: Formas de Embarque cuenta ligada cheques y el saldo acreedor es Genere una lista de formas de Embarque aplicado a su cuenta ligada de cuentas por para que sean seleccionados e insertos en el pagar, creando una cuenta por pagar abierta campo EMBARQUE de una Orden de Compras. Para elaborar una Orden de Compra de Servicios, seleccione la función Facturar Compras, Seleccione el botón circular Comentarios SERVICIOS. Ud. puede crear una lista de comentarios para que sean impresos en sus Compras Pendientes Ordenes de Compras, completando las mismas Tanto las Orden de Compra de Artículos en forma mas rápida y sencilla. como las Orden de Compra de Servicios, se pueden dejar pendientes. Al dejar pendiente una Orden de Compra, la compra no queda Ordenes de Compras registrada, simplemente se archiva el pedido Ud. puede elaborar Ordenes de Compras para una recepción futura. de productos o de servicios. Aplicar Notas de Débito Cuando algo esta mal en una Orden de Compra Registrada (una devolución , un ajuste, Ordenes de Compras de Artículos etc.) Ud. debe crear una Orden de Compra de Elabore una Ordenes de Compras de ajuste nueva. Si la Orden de Compra nueva Artículos, cuando usted quiera comprar algo de tiene un Saldo acreedor negativo, se le llama la lista de Artículo ( un dispositivo, una hora de Nota de Débito. consulta, un producto). Escriba los detalles de La Función Aplicar Notas de Débito le las Compras de artículos. También asigne permite librarse, de estas Notas de Débito de cualquier pago realizado en el momento de la su libros , al aplicar el importe de la Nota de compra. Cuando Ud. registre la Orden de Débito, a otra Orden de Compra o al elaborar Compra , el pago disminuye el saldo de su un Cheque de Reembolso. cuenta ligada cheques y el saldo acreedor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por Realizar un Pago pagar o proveedores, creando una cuenta por Cuando Ud. paga una Orden de Compra, pagar abierta utilice la Función Aplicar un Pago. para ajustar Para elaborar una Orden de Compra de la cuenta por pagar abierta. Si el cliente envía artículos, seleccione la Función Ordenes de un depósito para una Compra pendiente , Compras, Seleccione el botón circular también utilice esta función para registrar el ARTÍCULOS. pago. Ordenes de Compras de Servicios Analizar Cuentas por Cobrar Elabore una Ordenes de Compras de La Función Analizar Cuentas por Pagar , Servicios, cuando usted quiera comprar algo es una forma rápida, poderosa e interactiva, que no se encuentre en la lista de Artículos. para revisar a quienes les debe dinero y desde Escriba los detalles de la compra, registrando cuando lo debe. la descripción o concepto, la cuenta de Compras o Costos y el Importe de la compra. Imprimir Orden de Compra También asigne cualquier pago realizado en el Le permite imprimir sus Orden de Compra, momento de la compra. Cuando Ud. registre la Canceladas , Pendientes, compra , el pago disminuye el saldo de su 16

Slide 17: También asigne cualquier pago realizado en el momento de la Compras. Cuando Ud. registre la Compras , el pago disminuye el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo acreedor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por pagar, creando una cuenta por pagar abierta Diario de Egresos Una función que permite ver las transacciones de egresos de efectivo registradas por medio de elaborar un cheque o Aplicar un Pago. Diario de Compras Una función que permite ver las Otras Compras transacciones de las Compras registradas de Seleccione la función Otras Compras Artículo o Servicios. para registrar una compra que no se requiere facturar, Recuerde si Ud. lo prefiere puede usar la Orden de Compra de Servicios. Asigne las Cuentas de las Compras, y los importes y si es aplicable el IVA en Compras, 17

Slide 18: Cambiar Precios Transferir Inventarios La Función Cambiar Precios es una Utilice esta función para registrar la poderosa herramienta para calcular y cambiar transformación de materia prima en producto los precios de ventas actuales, tomando en en proceso o producto terminado. Escriba la cuenta el costo promedio o ultimo costo de los cantidad tomada de materia prima como artículos y estableciendo en base el margen, negativa, y luego escriba la cantidad de incremento o cantidad fija. y además no tener productos terminados o en proceso como que pasar a la ventana Lista de Artículos y positivos. E.A.S.Y.® ajusta las cantidades y hacer el cambio de uno en uno. valores del inventario. Ajustar Inventarios Producir Inventarios Por medio de esta herramienta puede Cuando registra que un artículo de realizar el valor de su inventario inicial o asignar inventarios esta compuesto de otros artículos. perdidas de inventarios a una cuenta de gastos Ud. puede anotar los artículos requeridos para por mermas. producirlo. Seleccione la Función Producir Inventario para transferir el inventario de sus Lista de Artículos parte (materia prima) al producto terminado. Un artículo puede ser una Unidad Física como un zapato o un tarro de pintura, pero Contar inventario también puede ser algo Intangible como 1 hora Utilice esta función para registrar su inventario de consulta. Genere una Lista de Artículos si físico. Si el conteo difiere de lo que E.A.S.Y.® Ud. desea utilizar la Función de Facturar de piensa que Ud. tiene , automáticamente E.A.S.Y.® prepara un ajuste de inventario para conciliar la diferencia. Nota. Antes de Contar su Inventario físico, usted puede imprimir el reporte de Hojas de Conteo de su inventario . 18

Slide 19: Registrar Expedientes evento. Si factura su tiempo Ud. encontrará Use esta función para registrar la esta función especialmente útil. información nueva de todos sus clientes, proveedores, empleados y contactos Revisar Eventos personales. Utilice la función revisar eventos para desplegar los eventos de algún expediente Revisar Expedientes seleccionado. Use esta función para revisar la información nueva de todos sus clientes, Categorías proveedores, empleados y contactos Una categoría es un Código alfanumérico personales. que Ud. puede asignar a los expedientes. Por ejemplo asigne a todos sus prospectos, la Registrar Eventos dígitos “01” o utilice los dígitos “02” a los La agenda de E.A.S.Y.® esta diseñada expedientes que Ud. utiliza para enviar una para manejar las necesidades de soporte a sus tarjeta Navideña . La Selección de Categorías clientes, Utilice esta Función para Registrar las de E.A.S.Y.® le permite asignar un nombre a veces que llama, visita, paga o lleva cabo algún estas categorías de dos dígitos para ayudarlo a evento con algún expediente. La Agenda recordar lo que significan. también registra el tiempo ocupado para el 19

Slide 20: Además el modulo Sistema y nuevas características añadidas en la versión 6.5.4 en relación a la anterior 20

Slide 21: Lista de Actividades Actividades Una Actividad es todo aquello para lo cual sea elabora un Estado de Resultados por separado. La Actividad puede ser un simple Proyecto o un Centro de Costos e Ingresos. Cada vez que Ud. realice un asiento contable a una cuenta de resultados esto es Ingresos o Ventas, Costos o Compras y, Gastos; usted puede asignar el importe a una actividad. En cualquier momento E.A.S.Y.® puede generar un resumen de Resultados para una actividad específica. Tasas de IVA Escriba las tasas de IVA utilizadas por su negocio. Se pueden establecer diferentes códigos si su negocio paga o cobra impuestos de diferentes tasas. Configurar a E.A.S.Y.® Esta función solo podrá ser utilizada por personal de LOGISOFT Autorizado a fin de hacer valida la garantía sobre su programa. Instalar a E.A.S.Y.® Esta es una Lista interactiva de gran ayuda que contiene los pasos necesarios para Instalar el Mayor General, el Mayor de Ventas, el Mayor de Compras. 21