Pengurusan Masa

30,407
-1

Published on

Pengertian, Prinsip dan Prinsip asas

Published in: Education
1 Comment
6 Likes
Statistics
Notes
  • syukur alhamdulillah...fakta2 yang diberikan berkaitan mengurus masa yang efektif..amat berguna kepada saya sebagai seorang isteri,ibu, guru dan pelajar jarak jauh di OUM.Terima kasih atas perkongsian ilmu ini.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total Views
30,407
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
9
Actions
Shares
0
Downloads
766
Comments
1
Likes
6
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Pengurusan Masa

  1. 1. BAB 1 PENGENALAN1.1 PendahuluanDewasa ini isu pengunaan masa menjadi perbualan hangat masyarakat. Terdapatbanyak pengkaji yang berusaha untuk menyelesaikan masalah penggunaan masa tetapiterdapat segelintir masyarakat yang menyatakan bahawa mereka tidak mempunyaicukup masa dalam kehidupan mereka. Kenapa perkara ini boleh berlaku? Dalam hal initimbul tanda tanya adakah manusia boleh mengatasi masalah berkaitan dengan masa?Bolehkah masa diurus dengan efektif dan berkesan? Sudah pasti kepada kita bahawahakikat masalah pengurusan masa adalah sesuatu yang amat sukar diurus denganefektif secara seratus peratus tetapi kita boleh meminimakan kesalahan dalampenggunaan masa.1.2 Latar Belakang Pengurusan MasaRamai di kalangan masyarakat menyatakan bahawa masa yang dipunyai oleh merekatidak mencukupi. Justeru itu, mereka gagal dalam banyak perkara. Keluhan-keluhanyang tidak membina tersebut menyebabkan kita berada pada tahap lama dan tidakbertindak. Alasan inilah yang menyebabkan kita berada dikepompong tersebut dansukar bagi kita meloloskan diri dari belenggunya. Oleh sebab itu kita seharusnyamemberi perhatian kepada kedua perkara iaitu kuantiti masa dan kualiti masa yang kitagunakan. Pengurusan masa adalah bidang yang sedang pesat berkembang dalamkehidupan individu atau pengurusan organisasi. Masyarakat dewasa ini sedar tentang 1
  2. 2. pengurusan masa yang efektif adalah satu aspek pemangkin kepada kecemerlanganindividu atau sesebuah organisasi. Menurut Peter F. Drucker, dalam Ambosworkz, (2005) “ Masa merupakansumber yang paling sukar didapati dan tidak ada sesuatu pun yang dapat diurus kecualimasa diurus “. Perkara ini jelas kepada kita bahawa pengurusan masa bukan sesuatuyang mudah. Pakar pengurusan masa Merill E. Douglass dalam Ambosworkz (2005)menyatakan, “ cara anda menghabiskan masa menentukan cara anda menjalanikehidupan dan itulah diri anda sebenarnya. Hari esok berkaitan dengan hari ini samaseperti hari ini berkaitan dengan semalam”. Tambah beliau lagi, hampir semua orangmembuang masa mereka sekurang-kurangnya 2 jam setiap hari. En. Rotenbury menggunakan model Norris dan Gottried untuk menunjukkananalisis tentang penggunaan masa yang harus diamalkan oleh pengurus dalam haribiasa. Beliau mengutarakan masa hasil, masa pelaburan, masa organisasi dan masaterbuang.1.3 Pengertian Pengurusan MasaPengurusan masa boleh didefinisikan dengan cara menghuraikan konsep pengurusanterlebih dahulu, kemudian pengertian masa dan seterusnya barulah kita mengetahui ertipengurusan masa. Pengertian pengurusan boleh dilihat melalui dua sudut pandangan iaitu secaratradisional dan secara moden. Menurut cara tradisional seperti yang dinyatakan olehMcNamara (1999) bahawa pengurusan adalah merujuk kepada set aktiviti-aktiviti, dan 2
  3. 3. mengarah kumpulan manusia dan terlibat dalam 4 fungsi umum pengurusan iaitumerancang, mengorganisasi, memimpin dan mengatur aktiviti. Secara moden pula seperti yang dinyatakan oleh Pears dan Robinson, (1989)bahawa pengurusan adalah proses mengoptima manusia, benda dan pengagihankewangan untuk mencapai matlamat organisasi. Menurut Juhary Ali (1987), pengurusansebagai proses pengarahan, penyelarasan dan pengaruh ke atas operasi organisasiuntuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya. Pengertian masa dari segi bahasa ialah waktu, zaman, saat dan detik. Dari segiistilah masa bermakna tika waktu atau zaman yang dilalui oleh individu yangmenjalankan kehidupan. Masa menurut Peter F. Drucker dalam Ambsworkz, (2005), masa merupakansumber yang paling sukar didapati dan tiada sesuatu pun yang dapat diurus kecualimasa diurus. Menurut Randy Pausch (2005) masa diertikan sepertimana yang dikatakan olehBenjamin Franklin 1748 "Remember that time is money"-, Advice to a YoungTradesman; • Time must be explicitly managed, just like money • Much of this wont make sense until later (too late?): thats why the handouts... • Faculty vs. Grad Students • Lightning pace, heavy on techniques Menurut Abdul Rahman Aziz (2001), masa sesuatu yang amat berharga dalamkehidupan manusia. Masa adalah pengukur serba-serbi aspek kehidupan manusia.Tambahan beliau lagi, masa adalah pengukur cepat dan lambat, dari saat ke minit, dariminit ke jam, dari jam ke hari, dari hari ke minggu, dari minggu ke bulan, dari bulan ketahun, dari tahun ke dekad, dan dari dekad ke abad. Masa adalah pengukur jarak danjauh, misalnya “sejauh setahun perjalanan cahaya.” Masa adalah pengukur peribadiseseorang manusia serta masa adalah pengukur taraf dan pangkat seseorang. 3
  4. 4. Menurut Mohd Yusof Hj. Othman (2002), dalam sains, masa ditakrif berdasarkansesuatu yang berulang-ulang. Sebarang fenomena yang berulang boleh digunakanuntuk mentakrifkan masa. Dengan itu kita boleh menghitung hari berdasarkan putaranbumi yang beredar di paksinya; misalnya dari mula matahari terbit hingga matahariterbenam esoknya dipanggil satu hari. Secara keseluruhannya, pengurusan masa ialah bagaimana seseorang individuatau pemimpin organisasi merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengatur masamereka agar lebih berkesan. Pengurusan masa juga boleh diertikan sebagai suatu ilmu yang berkaitan denganteknik dan cara seseorang itu mengurus, membahagi dan mengatur masa hariannyasupaya dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.1.4 Pendapat Mengenai MasaTerdapat di kalangan sarjana berpendapat mengenai masa seperti berikut; ‘Perjalanan waktu itu bak pedang tajam, andainya anda tidak memotongnya,pasti ia akan memotong anda’. Di kalangan cerdik pandai Melayu juga banyak memperkatakan tentang masaseperti; ‘Masa itu Emas’; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita betapa berharganyamasa bagi orang Melayu. ‘Biar Lambat Asalkan Selamat’; Peribahasa ini menunjukkan kepada kitabahawa segala pekerjaan hendaklah dilakukan dengan cermat dan teliti. ‘Buat Bila Ada Peluang’; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita bahawasaranan orang Melayu iaitu bila ada masa terluang hendaklah dimanfaatkansepenuhnya. 4
  5. 5. BAB 2 2.0 Ciri-Ciri Masa2.1 Masa Terus BerlaluMasa berlalu dan terus berlalu. Masa juga akan datang dan pergi meninggalkan kita.Tidak ada sesiapa pun yang boleh menahannya kecuali kehendak Allah S.W.T. ( MohdYusof Hj. Othman, 2002 ).2.2 24 Jam Sehari SemalamPerkara ini adalah fakta yang kita sedia maklum. Walau bagaimana sibuk sekali pun kitahanya ada masa 24 jam sehari semalam.2.3 Itulah Masa Yang Kita GunakanMasa sama ada diguna atau tidak hakikatnya ialah kita mesti gunakannya. Dalam hidupkita seharian, kita tidak boleh kehilangannya walaupun satu saat. Itulah masa yang kitagunakan, yang kita belanjakan setiap hari. Masa tidak mengenal pangkat atau darjatseseorang. Sama ada kita sibuk atau mempunyai masa yang terluang, masa tetapberlalu, masa tetap kita gunakan, masa tetap bersama kita, dan masa tetap 24 jamsehari semalam.2.4 Masa Dikongsi BersamaMasa adalah dikongsi penggunaannya bersama. Manusia hakikatnya melaksanakanaktiviti berlainan tetapi menggunakan waktu yang sama dan kadang-kadangmelaksanakan aktiviti serupa pada masa yang sama. Contohnya jam 5.00 petang,terdapat manusia yang main bola sepak dan pada masa yang sama terdapat manusiayang bermain bola tampar di pantai. 5
  6. 6. BAB 33.1 Prinsip Asas Pengurusan Masa3.1.1 Mengubah tabiat lama yang negatifTabiat yang negatif perlu dibuang dari dalam diri sendiri. Jika selama ini kita merupakanseorang yang selalu menangguhkan kerja maka kita perlu mengambil perhatianterhadap perkara ini. Misalnya sebagai pelajar, tugasan yang diberikan oleh guru perludisiapkan secepat mungkin. Kadang kala terdapat individu yang melakukan tugas secaraminit terakhir maka tabiat ini perlu diubah. Kita perlu menyiapkan tugas-tugas denganawal supaya kita boleh bersedia dengan awal. Manusia sebenarnya terikat dengan kebiasaan. Cara kita menghabiskan masabanyak mengikut kebiasaan. Kebanyakan orang tidak sedar tentang cara penggunaanmasa yang berkesan. Menurut Merill E. Douglass (Ambosworkz, 2005), cara andamenghabiskan masa menentukan cara anda menjalani kehidupan dan itulah diri andasebenarnya. Hari esok berkaitan dengan hari ini sama seperti hari ini berkaitan dengansemalam.. Menurut beliau lagi, belajar mengawal masa anda bermakna mengubahsesetengah kebiasaan penggunaan masa anda. Tetapi anda tidak mengubah kebiasaanpenggunaan masa sebelum anda terlebih dahulu mengetahui kebiasaan itu.3.1.2 KomunikasiKomunikasi adalah faktor penting dalam pengurusan masa. Komunikasi juga membawakesan besar jika kita tidak menggunakannya dengan berkesan. Kita sering membazirkanmasa kita kerana kita sering berkomunikasi dengan cara yang tidak baik. Sebagai 6
  7. 7. contoh, semasa guru tidak ada di kelas, kita sering berbual-bual kosong dengan kawan-kawan tentang hiburan, dan perkara yang sia-sia yang mana ianya tidak ada kaitandengan pelajaran. Kita banyak membuang masa berbual dengan tidak mengaitkanperbualan kita dengan pelajaran.3.1.3 PenumpuanKita sering jemu dan bosan bercerita tentang pelajaran. Apabila guru dan rakan-rakanbercakap tentang pelajaran kita sememangnya jarang memberi tumpuan tetapi jikaperbualan berkaitan dengan hiburan maka kita buka dengan seluas-luasnya tumpuankita. Oleh itu, kita perlu ubah suasana supaya kita dapat memberi tumpuan kepadapelajaran.3.1.4 RehatManusia perlu berehat dalam setiap perkara. Rehat adalah faktor penting dan seringdikaitkan dengan tidur. Manusia memerlukan rehat yang cukup. Ramai menganggapbahawa tidur yang cukup perlu untuk pembelajaran yang berkesan. Oleh itu, kita perlubijak menguruskan masa rehat kita. Pelbagai pandangan dan pendapat yang kita dengan berkaitan dengan masarehat. Terdapat pendapat menyatakan rehat tengahari adalah 15 minit untukmenyegarkan semula badan kita. Waktu tidur malam ialah 8 jam. Justeru itu,pengurusan waktu rehat dengan tidur adalah penting untuk kita belajar dengan lebihberkesan. 7
  8. 8. 3.1.5 Penetapan MatlamatKebanyakan manusia tidak begitu memikirkan matlamat. Kita Cuma bergerak balas atauberinteraksi terhadap tekanan daripada orang atau benda lain. Jika kita mahu mengawalmasa dan kehidupan kita sendiri, kita mestilah memutuskan matlamat kita. Orang laintidak dapat melakukan untuk kita. Oleh sebab kita cenderung menemui apa yang kitacari, maka kita perlu mengejar matlamat peribadi yang betul. Rancang masa anda dengan menetapkan matlamat iaitu tentang perkara yanghendak kita buat yang dibahagikan kepada matlamat jangka pendek dan matlamatjangka panjang. Matlamat yang hendak dicapai haruslah khusus, iaitu dipecahbahagikankepada objektif yang konkrit, di samping boleh dicapai dengan munasabah.3.1.6 KeutamaanProses menetapkan keutamaan maksudnya ialah kita harus memilih mana perkara yangdidahulukan untuk dilaksanakan atau dibuat. Proses ini semestinya memerlukanperancangan yang rapi supaya hasilnya memuaskan semua pihak. Ramai penulisberpendapat bahawa keutamaan harus ditetapkan setiap hari. Proses menjadualkan masa anda secara berkesan melalui penetapan keutamaan,membuatkan anda belajar mengelak daripada membuat komitmen berlebihan.3.1.7 PerlengahanPerlengahan adalah halangan besar bagi orang yang ingin membaiki penggunaanmasanya. Terdapat tiga sebab yang membawa kepada pelengahan iaitu pertama, kerjayang tidak menyenangkan. Kedua ialah projek yang sukar dan ketiga ialah tidak dapatmembuat keputusan.. Ramai berpendapat bahawa kerja yang tidak menyenangkan akan 8
  9. 9. membawa kepada perlengahan kerana membuat perkara tersebut tidakmenyenangkan.. Perlengahan kedua ialah kerja yang sukar. Kerja yang sukar memerlukanketabahan dan kesabaran. Apabila kita tidak mempunyai idea untuk menghuraikansesuatu perkara maka kita akan mengambil keputusan untuk memikirkan dengan lebihmendalam dan seterusnya melengahkan perbuatan. Punca ketiga perlengahan ialah kita tidak dapat membuat keputusan. Semuaorang mahu keputusan yang dibuat adalah betul bagi mengelakkan kesan yang tidakmemuaskan. Proses berfikir yang agak panjang akan mengakibatkan kerja tertangguh. 9
  10. 10. BAB 4 TEKNIK PENGURUSAN MASA4.0 PendahuluanBab ini membincangkan tentang teknik Pengurusan masa yang berkesan. Apakahlangkah-langkah yang perlu diambil untuk memaksimakan penggunaan masa secarabaik dan teratur serta tidak membuang masa.4.1 Teknik-Teknik Pengurusan Masa Yang Berkesan4.1.1 Pengiraan PencapaianMatlamat utama Sistem Pengurusan Masa Berimpak ialah menambahkan masa untukmelaksanakan kerja yang dirancang. 1 2 Pencapaian matlamat Melawan Api 3 4 Keutamaan Pembaziran Masa Orang LainRajah1.1 Grid Analisis Masa oleh William T. Brooks & Terry W. Mullins (1989). Kita mulakan dengan sel 4 (pembaziran masa) dan mengambil kira sel 3(keutamaan orang lain) dan sel 2 (melawan api) untuk mencapai sel 1 (pencapaianmatlamat), William T. Brooks & Terry W. Mullins (1989) dalam Norlida Abd. Rahim & 10
  11. 11. Jurina Pieei terj. (1994). Dalam teori ini, kita diberitahu bagaimana mengurus masadengan berkesan hebat iaitu dengan kita memulakan langkah dengan mengurangkanpembaziran masa. Kemudian diikuti oleh mengurangkan aktiviti yang memberikeutamaan kepada orang lain. Seterusnya kita melawan api iaitu mengurangkankeputusan yang membawa krisis dan seterusnya kita hendaklah menetapkan matlamatyang utama.4.1.1 Menggunakan “ Rancangan Bertindak “Rancangan Bertindak dikaitkan dengan susunan tugasan dan tanggungjawab yang perludilakukan pada hari itu mengikut keutamaan. Sebagai contoh MESTI dilakukan MAHUdilakukan. Kemudian cuba habiskan perkara yang anda ingin lakukan mengikutkeutamaan. Jika anda tidak sempat menghabiskan kerja anda untuk hari tersebut,catatkan aktiviti yang belum dijalankan pada kertas baru untuk keesokkan harinya.Ulang perkara yang sama apabila anda hendak memulakan kerja pada hari esok.4.1.2 Kemahiran Menyelesaikan Masalah Secara KreatifPengurusan masa juga boleh dipertingkatkan keberkesanannya melalui kemahiranmembuat keputusan secara kreatif. Edward de Bono telah menyelesaikan masalahkesesakan lif di sebuah bangunan dengan memasang cermin di bangunan tersebuthinggakan pekerja di bangunan tersebut tidak terbuang masa mereka denganmenunggu lif kerana mereka boleh mengemaskan diri di bangunan tersebut. ( Ainon &Abdullah, 2003).4.1.3 Menghapuskan tabiat “ Tangguh dan tunggu “ dengan mengingati 3perkara di bawah:A. Kelmarin sudah berlalu 11
  12. 12. B. Esok masih belum berlaluC. Hari ini peluang masih ada4.1.4 Penuhkan masa lapangMasa lapang boleh dipenuhi semasa menunggu bas, dalam perjalanan, semasamenunggu giliran di pejabat pos dan sebagainya untuk melakukan kerja ringan sepertimembaca , menulis nota atau setidak-tidaknya berfikir.4.1.5 Tahu dan pandai untuk mengatakan “ Tidak “Perkataan tidak perlu digunakan pada perkara yang anda anggap boleh mengganggurutin harian anda.4.1.6 Merancang jadual waktu belajar dan harianPerancangan jadual waktu adalah penting dalam kehidupan. Tujuan perancangan jadualwaktu dibuat agar hidup kita lebih tersusun dan bermakna. Frederick Taylor dalamAbdul Shukor Abdullah (2004) iaitu pakar pengurusan saintifik, menyatakan bahawasalah satu pengurusan saintifik adalah melalui pengurusan jadual tugas. Jadual Masa Harian; oleh Omardin Ashaari, (1998).Nama:__________________________________________________________________Tarikh:______________________________Hari: _______________________________Masa: ____________________Kegiatan: _____________________________________________________________________________________________________________Pagi7.00 _________________________________________________________________7.30 _________________________________________________________________ 12
  13. 13. 8.00 _________________________________________________________________8.30 _________________________________________________________________9.00 _________________________________________________________________9.30 _________________________________________________________________10.00 _________________________________________________________________10.30 _________________________________________________________________11.00 _________________________________________________________________11.30 _________________________________________________________________12.00 _________________________________________________________________12.30 _________________________________________________________________Petang1.00 _________________________________________________________________1.30 _________________________________________________________________2.00 _________________________________________________________________2.30 _________________________________________________________________3.00 _________________________________________________________________3.30 _________________________________________________________________4.00 _________________________________________________________________4.30 _________________________________________________________________5.00 _________________________________________________________________5.30 _________________________________________________________________6.00 _________________________________________________________________6.30 _________________________________________________________________Malam7.00 _________________________________________________________________7.30 _________________________________________________________________8.00 _________________________________________________________________8.30 _________________________________________________________________9.00 _________________________________________________________________9.30 _________________________________________________________________10.00 _________________________________________________________________ 13
  14. 14. 10.30 _________________________________________________________________11.00 _________________________________________________________________11.30 _________________________________________________________________12.00 _________________________________________________________________ Catatan Kegiatan Penting1. _________________________________________________________________2. _________________________________________________________________3. _________________________________________________________________4. _________________________________________________________________5. _________________________________________________________________ Penilaian Perlaksanaan Perancangan Kegiatan HarianKegiatan Akademik:(belajar, membaca, berbincang, Masa: Kepuasanbuat tugasan dan sebagainya) (Jam) (Adakah mencukupi)1.2.3.4.5.6.7.8. BAB 5 Penutup 14
  15. 15. 5.0 KesimpulanSecara keseluruhannya pengurusan masa bukanlah mudah seperti yang kita sangkakan.Ramai di kalangan individu sering mengabaikan kepentingan penggunaan masa hinggamereka berpendapat bahawa mereka tidak mempunyai masa yang mencukupi dalamkehidupan harian mereka. Hanya denga pengurusan masa yang berkesan barulah kitadapat memanfaatkan penggunaan masa dengan maksima. Contohnya ialah NegaraJepun. Walaupun Jepun hampir lumpuh dalam perang dunia kedua, tetapi rakyat Jepundapat membangunkan Jepun dengan berkesan iaitu dalam tempoh tidak sampai 10tahun selepas perang dunia kedua Jepun telah membangun. Menurut Peter F. Druckerdalam Kumpulan Esei World Executive Digest, (1988), mereka telah mengajarpengkajian waktu dan perubahan hasilnya Jepun membangun dalam jangka masa yangsingkat. Sejak akhir-akhir ini, ramai individu yang telah sedar tentang kepentinganpengurusan masa dan berusaha untuk mengurus masa mereka dengan baik. Diharapkandengan terhasilnya artikel ini maka ramai individu yang akan mendapat manfaatdaripadanya. Bibliografi1. Abdul Rahman Aziz, (2001). Motivasi Dan Pembangunan Diri, Utusan Publications & Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan. 15
  16. 16. 2. Abdul Shukor Abdullah, (2004). Pengurusan Organisasi Perspektif Pemikiran dan Teori, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.3. http: // www. gmu.edu/ gmu/ personal/ time. html.4. http: // www. time-management guide.com.5. http: // www. tips for – boomers.com/ time management. Html.6. http: // www. tutor.com.my/ tutor/ kopper/ index.7. http: // www. studygs. net/ timman. Htm.8. http: // en. wikipedia. org/ wiki/ time management.9. Juhary Ali, (1987). Asas Pengurusan, Universiti Sains Malaysia, P. Pinang.10. Kumpulan Esei World Executive’s Digest, (1988). Gaya Pengurusan Jepun, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.11. Mohd Yusof Hj. Othman, (2002). Menjejak Kualiti Menjana Kecemerlangan, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.12. Norlida Abd. Halim & Jurina Pieei, Terj. (1997). Pengurusan Masa Berkesan Hebat, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.13. Omardin Ashaari, (1998). Pengurusan Masa, Utusan Publications & Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.14. Robiah K. Hamzah, (2001). Pengurusan Diri, Pts Publications & Distributors Sdn Bhd, Kuala Lumpur.15. Sherina, (2001). Kaedah Belajar dan Berjaya Dalam Peperiksaan, Golden Centre Sdn Bhd, Kuala Lumpur. 16

×