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Administração de Projetos  Planejamento - Aquisições - Aula 15
 

Administração de Projetos Planejamento - Aquisições - Aula 15

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    Administração de Projetos  Planejamento - Aquisições - Aula 15 Administração de Projetos Planejamento - Aquisições - Aula 15 Presentation Transcript

    • aqW2 Page  1 Gerenciamento de Projetos Gerenciamento das Aquisições
    • Page  2
    • Gerência das Aquisições do Projeto Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Planejar as Aquisições Determinar o que contratar e quando. Conduzir as Aquisições Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite, licitação). Escolher entre os possíveis fornecedores. Administrar as Aquisições Gerenciar os relacionamentos com fornecedores. Encerrar as Aquisições Page  3 Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.
    • Gerência das Aquisições do Projeto O que é? Engloba os processos necessários para compra de produtos serviços ou resultados de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho (PMBOK®) Busca otimizar as aquisições para atingir os objetivos e as entregas, além de reduzir o risco. Page  4
    • Planejar as Aquisições Mapa de Aquisições do Projeto O que é contratado em projetos?  Pacotes de trabalho.  Recursos(materiais, equipamentos e pessoas) necessários e não disponíveis para o trabalho que será feito visando à entrega de pacotes de trabalho. Caso esses recursos não estejam disponíveis na organização, será necessária a contratação dos mesmos. O Que Levar em Consideração na Análise Make-or-Buy?  Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe;  Necessidade de fornecimento especializado;  Necessidade de absorção da tecnologia;  Restrições de custo;  Restrições de prazo;  Restrições de subcontratação;  Existência de fornecedores confiáveis.;  O core business da empresa : Qual é o meu negócio?  Compartilhamentos de riscos; Page  5 Problemas legais ou de segurança da informação. 
    • Planejar as Aquisições Plano de Gerenciamento: Itens relevantes • • • • • • • Page  6 Tipos de contratos a serem usados; Mapa das aquisições; Documentos de aquisição padronizados; Responsabilidade por preparar estimativas; Autonomia do projeto com relação às aquisições; Gerenciamento dos fornecedores; Restrições e premissas das compras.
    • Planejar as Aquisições Mapa de Aquisições do Projeto Page  7
    • Planejar as Aquisições Mapa de Aquisições do Projeto Cód Descrição Ref. EAP 1 Mão de Obra Serviços 2 Piso Cozinha 20 3 Revestimento Cozinha 4 Pia 5 Qtde Unitário Orçamento Termino R$ 35.000,00 31/07/2010 20 R$ 400,00 31/05/2010 45 20 R$ 900,00 31/05/2010 Cozinha 1 650 R$ 650,00 31/05/2010 Piso Área Externa 45 20 R$ 900,00 31/07/2010 6 Revestimento Área Externa 20 R$ - 31/07/2010 7 Banheiro Empregada Área Externa R$ - 31/07/2010 8 Vaso Área Externa 1 220 R$ 220,00 31/07/2010 9 Pia Área Externa 1 80 R$ 80,00 31/07/2010 10 Janelas Quartos 2 1600 R$ 3.200,00 31/05/2010 Page  8
    • Planejar as Aquisições Inserir contratos na EAP Inserir o processo de aquisição para geração do contrato Inserir a execução do contrato       Page  9 Registro de Riscos Mapa de Aquisições Contratação Execução (Construção) Fiscalização Aquisição de Mobiliário Inserir a Administração e encerramento do contrato
    • Planejar as Aquisições Inserir contratos na EAP Page  10
    • Planejar as Aquisições Riscos É importante analisar e gerenciar os riscos das aquisições que serão feitas Como analisar e minimizar os riscos? • Fazer as especificações (ESP) • Na escolha (pré-qualificação) das empresas convidadas a participar do processo de seleção do fornecedor (PQ); • No processo de seleção do fornecedor, utilizando critérios de avaliação obrigatórios e/ou facultativos (SEL); • Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do projeto e os direitos daí decorrentes (CONT); • Na administração do contrato (ADM); • No encerramento do contrato (ENC); • No planejamento do projeto (PLAN). Page  11
    • Planejar as Aquisições Exemplo *A atividade de diligenciamento compreende todas as ações necessárias para permitir que o produto a ser fornecido, montado ou colocado em funcionamento seja entregue no prazo, de acordo com as especificações técnicas aplicáveis e dentro dos padrões de qualidade esperados pelo Cliente Page  12
    • Planejar as Aquisições Declaração do Trabalho (SOW) • Especificações técnicas • Quantidades • Qualidade requerida • Prazos • Suporte técnico • Treinamentos desejados • Nível de serviço de manutenção desejado • Garantias • Local de entrega Page  13
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores • Eliminatórios • Pré-requisitos; obrigatórios / habilitação • Classificatórios / julgamento. • Formas de classificação: • Menor Preço • Melhor Técnica • Melhor Técnica e Preço Page  14
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Aquisição de um ônibus para uma excursão Page  15
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Critérios de Avaliação Eliminatórios Atendimento às cláusulas obrigatórias do Instrumento de Consulta: • Capacidade financeira; • Capacidade de produção; • Capacidade e experiência técnica; • Regularização jurídica e fiscal; • Desempenho em contratos anteriores Obs.: Referências, atestados e visitas aos clientes e ao próprio fornecedor são instrumentos de verificação • Atendimento aos requisitos obrigatórios da Declaração do Trabalho (SOW) Page  16
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Critérios de Avaliação Eliminatórios Critério Resposta Tipo Esperada Critério de Eliminação Apresentado a certidão Negativa de Débitos FGTS SIM SIM Empresa não apresentar o certificado Apresentado a certidão Negativa de Débitos do INSS SIM SIM Empresa não apresentar o certificado SIM SIM Empresa não apresentar o certificado SIM SIM Empresa não apresentar o certificado Faturamento Mensal 500.000 > Empresa com faturamento menor que a referência Número de Funcionários 100 > Empresa com número de funcionários menor que a referência Tempo de Fundação (Nro de Anos) 5 > Empresa com menos de 5 anos de existência (Passivo Circulante + Exigível a Longo Prazo)/Ativo Total 0,6 < Boa Capacidade Financeira. Endividamento Total maior que o valor de referência Experiência anterior em projetos similares SIM Apresentado a certidão Negativa de Débitos da Receita Federal Apresentado a certidão Negativa de Débitos SERASA Page  17 SIM Empresa não ter experiência anterior em projetos similares
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Critérios de Avaliação Classificatórios Irão diferenciar as propostas. • Oferta acima dos requisitos (opcionais, serviços agregados, tecnologia) • Redução de prazos • Preço e / ou condições de pagamento • Garantias acima do mínimo especificado • Capacidade técnica • Capacidade de gerenciamento • Qualificação da equipe técnica e / ou gerencial • Posicionamento no mercado Page  18
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Critérios de Avaliação Classificatórios Melhor Nota Nota Final 5 25 Critério Peso Proposta entrega no prazo? Esforço (em horas) 5 0 Custo (R$) 10 5 50 Prazo (Dias úteis) 10 5 50 Conhecimento do Negócio 5 5 25 Se conhecer muito o negócio, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1 Conhecimento Tecnológico 5 5 25 Nível de Qualidade 10 5 50 Base histórica de entrega 10 5 50 Page  19 Classificação Se a proposta for entregue no prazo, Nota 5, Caso contrário, 0 Somente Referencia Se o custo for menor do que o orçado, 5, Até 20% acima, 3, Acima de 20%, 0 Se o prazo for menor do que o deadline legal, 5, Entrega Parcial 0, Caso contrário, -5 Se tem domínio tecnológico, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1 Base histórica do nível de qualidade das entregas é muito boa, 5, média, 3, baixa 1 Base histórica das entregas no prazo é muito boa, 5, média, 3, baixa 1
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Exemplo de Avaliação Técnica e Preço AF = FP x IP + (10 –FP) x IT AF= Avaliação Final FP= Fator de Ponderação IP= Índice de Preço IT= Índice Técnico O FP deve ser estabelecido conforme o interesse do contratante em atribuir maior prioridade à técnica ou ao preço IP = VMP / VP IT = NT / MNT IP = Índice de Preço VMP= Valor da Menor Proposta VP= Valor da Proposta em exame NT = (7H + 3C) / 10 Page  20 IT= Índice Técnico NT= Nota Técnica da Proposta em exame MNT= Valor da Maior Nota Técnica NT= Nota Técnica H= Pontuação no Critério Histórico C= Pontuação no Critério Certificação
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Page  21
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Exemplo de Avaliação Técnica e Preço H PONT C PONT NT IT FP VALOR IP FP AF Fornecedor 1 H1 10 C2 3 7,9 1,0 5,0 R$ 12000 0,750 3 10,75 Fornecedor 2 H3 5 C1 4 4,7 0,6 3,0 R$ 9000 1,000 5 5,97 Fornecedor 3 H2 7 C1 4 6,1 0,8 4,0 R$ 10500 0,857 4 8,06 Page  22
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Vantagens de Divulgar • Transparência do processo • Proponente procura adequar sua proposta às necessidades e prioridades do cliente • Prioridades são pensadas previamente, levando a uma melhor qualidade da RFP (mesmo sem divulgar) • Processo de seleção mais rápido e objetivo (mesmo sem divulgar) Desvantagens de Divulgar • Necessidade de elaboração dos critérios antes da divulgação da RFP, podendo atrasar o processo (mesmo sem divulgar) • Possibilidade de questionamento dos critérios pelos proponentes • Possibilidade de questionamento do resultado pelos proponentes Page  23
    • Planejar as Aquisições Critérios de Avaliação de Fornecedores Page  24
    • Planejar as Aquisições Documentos de Aquisição Para solicitar propostas de fornecedores potenciais Request For Proposal (RFP) – Requisição de Proposta Neste documento, a empresa que está interessada num determinado produto ou serviço explica aos fornecedores, através de uma especificação técnica, quais são suas premissas, necessidades técnicas, prazos, exigências com qualidade, certificações emitidas através de órgãos certificadores, e todas as informações que sejam necessárias para a prestação do serviço. Seq 1 2 Tópico Sobre a Empresa Infraestrutura necessária 3 Metodologia de Gerenciamento de Projetos Escopo Premissas Estratégia de entrega Cronograma Lista de recursos / horas de alocação Orçamento Informações adicionais 4 5 6 7 8 9 10 Page  25 Conteúdo esperado Breve descrição da empresa, Não exceder uma página Detalhar toda infraestrutura como equipamentos, licenciamento e qualquer recurso adicional necessário para desenvolver o produto Metodologia de Projetos e ferramentas usadas para gerenciar o projeto Qualquer informação que julgar relevante sobre Escopo contemplado Premissas que serão necessárias para a execução do projeto Detalhar a estratégia de como será entregue o produto Detalhar o cronograma do projeto com suas atividades e duração, Detalhar os recursos necessários para o projeto Detalhar a forma de pagamento desejada mediante as entregas esperadas pelo projeto Incluir qualquer informação que julgar relevante que não se encaixa nos tópicos anteriores
    • Planejar as Aquisições Documentos de Aquisição Para solicitar propostas de fornecedores potenciais RFQ-Request for Quotation / Pedido de Cotação Aqui o preço é o mais importante Item Descrição 1 2 3 Qtde 0 Sub-Total Frete Total Page  26 Preço unitário 0,00 0,00 0,00 Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
    • Conduzir as Aquisições Tipos • • Pregão – Disponibilização através de site/ERP Licitações – Setor Publico (Lei 8666/93 e Decreto 2745/98 Page  27
    • Administrar as Aquisições Papel do Administrador Fazer com que o contrato seja cumprido pelas partes envolvidas, para isso é preciso: - Respeitar o contrato e cobrar respeito; - Fiscalizar as ordens de serviço; - Realizar auditorias; - Visitar com frequencia; - Medir e controlar a qualidade; - Avaliar fornecedores - Gerenciar mudanças - Utilizar relatórios: - RDO – Relatórios Diários de Obra ou de Ocorrências ( condições de trabalho, atividades realizadas, pessoal mobilizado, eventos relevantes) - BM – Boletim de Medição ( período de medição, atividades monitoradas, avanço medido das atividades, valor do avanço medido, custos extras) Page  28
    • Encerrar as Aquisições Atividades Confirmar se as entregas foram aceitas de acordo com os critérios estabelecidos Atualizar registros para analisar resultados finais Cumprir com as obrigações finais (pagamentos) Listar lições aprendidas Page  29