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OBJETIVODescribir el procedimiento de adquisición y recepción de medicamentos y materias   primas, para cubrir las necesid...
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REALIZACIÓN DE PEDIDOS→ ¿CUÁNTO pedir? Para cada tipo de aprovisionamiento, la cantidad a pedir suele ser fija y se calcul...
REALIZACIÓN DE PEDIDOS→ ¿CÓMO pedir? - Programa Gestión Económica (Farmatools)    - Compras → Pedidos → Propuesta de Lista...
→ ¿CÓMO pedir?• Una vez generado el pedido, se imprime la Hoja  de pedido. En ella, figura el número de pedido, el  produc...
• NOTA:  Los pedidos de medicamentos no incluidos en  la Guía Farmacoterapéutica del Hospital se  realizan a través de un ...
RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS• El personal celador es responsable de:  – Recepcionar los bultos y sellar el albarán al    trans...
• El personal administrativo es responsable de:  – Verificar que el producto recepcionado coincide    con el pedido en:   ...
REGISTROS DE CALIDAD• Registros informáticos  - Listados de pedidos de medicamentos realizados y pendientes de recibir  (p...
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Procedimiento normalizado de trabajo de adquisiciones de medicamentos del Servicio de Farmacia Hospitalaria

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  1. 1. PROCEDIMIENTO DEADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS José Mª González de Selgas Hospital Universitario San Cecilio Granada
  2. 2. ÍNDICE• Objetivo• Responsabilidad de aplicación y alcance• Adquisición de medicamentos – Tipos de adquisición – Realización de pedidos: ¿Cuándo?¿Cuánto?¿Cómo?• Recepción de medicamentos• Registros de calidad
  3. 3. OBJETIVODescribir el procedimiento de adquisición y recepción de medicamentos y materias primas, para cubrir las necesidades terapéuticas del Hospital San Cecilio.
  4. 4. RESPONSABILIDADES Es el responsable de autorizar Jefe de Servicio los medicamentos que se adquieren.Farmacéutico responsable Es el encargado de la realización del Área de los pedidos. Informatización y envío de los Auxiliar pedidos y de las Administrativo correspondientes recepciones Celador Recepción física de los pedidos y de las comprobaciones previas
  5. 5. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS• Existen dos tipos básicos de adquisición de medicamentos: – Adquisición de medicamentos mediante contratación administrativa. – Adquisición de medicamentos mediante compra directa.
  6. 6. Adquisición de medicamentos mediante contratación administrativaSon compras de artículos dentro de un acuerdo definidomediante un expediente (concurso). A cada expedientecreado se le asigna un código, una fecha y un importe máximopor pedido.El Servicio de Farmacia establece unas especificaciones decalidad y precio para cada medicamento a incluir en elconcurso.Tras los informes emitidos por los laboratorios, se convocaráuna Mesa de Contratación que emitirá una Propuesta deAdjudicación al Servicio de Farmacia. En cuanto se acepte estapropuesta, se creará el expediente definitivo.
  7. 7. Adquisición de medicamentos mediante compra directaSe trata de compras realizadas directamente allaboratorio farmacéutico. En este caso, laevaluación de la calidad del producto aadquirir la realiza directamente el Servicio deFarmacia, valorando la documentaciónaportada por los proveedores y solicitando aéstos una oferta económica y muestras de suproducto.
  8. 8. REALIZACIÓN DE PEDIDOS→ ¿CUÁNDO pedir? La emisión de los pedidos sigue la fórmula de “Aprovisionamiento por punto de pedido”. Esto significa que el pedido se realiza cuando el stock del producto llega al stock de alerta:
  9. 9. • Si el medicamento está en el Kardex®: Una vez a la semana (Lunes), la aplicación informática del programa Kardex® facilita un listado de aquellos productos que tengan un stock por debajo del stock de alerta. Se comprueba que éstos no estén pendientes de recibir y se realiza el pedido correspondiente.• Si el medicamento NO está en el Kardex®: El pedido se realizará con una periodicidad de 1 ó 2 semanas, dependiendo del consumo del producto.
  10. 10. REALIZACIÓN DE PEDIDOS→ ¿CUÁNTO pedir? Para cada tipo de aprovisionamiento, la cantidad a pedir suele ser fija y se calcula teniendo en cuenta el stock máximo del medicamento y el stock actual. La diferencia entre ambas cantidades es la cantidad a pedir: Cantidad a pedir = Stock máximo – Stock actual
  11. 11. REALIZACIÓN DE PEDIDOS→ ¿CÓMO pedir? - Programa Gestión Económica (Farmatools) - Compras → Pedidos → Propuesta de Lista de Compra
  12. 12. → ¿CÓMO pedir?• Una vez generado el pedido, se imprime la Hoja de pedido. En ella, figura el número de pedido, el producto, el número de envases, los descuentos aplicables, el precio final y la firma del farmacéutico responsable.• Los pedidos se enviarán por FAX o mediante la aplicación informática EDI, según cuál sea el proveedor. En ambos casos, las Hojas de pedido se archivarán a la espera de que se produzca la recepción del producto.
  13. 13. • NOTA: Los pedidos de medicamentos no incluidos en la Guía Farmacoterapéutica del Hospital se realizan a través de un proveedor intermedio (Oficina de Farmacia ó Grupo Hefame), y se utiliza un impreso específico:
  14. 14. RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS• El personal celador es responsable de: – Recepcionar los bultos y sellar el albarán al transportista. – Comprobar que el producto y la cantidad sean los correctos. – Entregar el albarán al personal administrativo.
  15. 15. • El personal administrativo es responsable de: – Verificar que el producto recepcionado coincide con el pedido en: • Número de pedido • Laboratorio/Proveedor • Código • Precio • Cantidad • Lote y caducidad – Realizar la entrada de material mediante el programa Gestión Económica. – Unir el albarán de entrega con la Hoja de Pedido y enviarlo al Área de Contabilidad.
  16. 16. REGISTROS DE CALIDAD• Registros informáticos - Listados de pedidos de medicamentos realizados y pendientes de recibir (programa Gestión Económica) - Listados de entradas de material y de albaranes recepcionados (programa Gestión Económica) - Pedidos de materias primas y material de acondicionamiento a proveedores (programa Gestión Económica) - Registros de recepción de materias primas y material de acondicionamiento (Programa Paracelso) - Registro de devoluciones (programa Gestión Económica)• Registros documentales - Albaranes de proveedor - Formulario de petición de medicamentos - Archivo de pedidos de Farmacotecnia
  17. 17. GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN
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