Herzlich Willkommen
          beim
       WORKSHOP
    Technikgestützte
Pflege-Assistenzsysteme




    Oliver Jungbauer
 ...
Herzlich Willkommen
       „SchriftGUTverwalten“
„Vom Archiv bis zur vollelektronischen
            Archivierung“

       ...
Ist - Zustand (1)
Unterschiedliche Ablagestrukturen




                           © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co K...
Ist - Zustand (2)
Unterschiedliche Registratursysteme




                           © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co...
Ist – Zustand (2)
…speziell in der Pflegeverwaltung




                           © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co K...
Ist - Zustand (3)
Viel zu viel Software…




                              © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
      ...
Ist - Zustand (4)
die zudem nicht passt…




                          © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
          ...
Soll-Zustand (1)
Harmoniesierung Papier und Elektronik




                           © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & C...
Sollzustand (2)
Integration verschiedener Fachverfahren




                           © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & ...
Soll-Zustand (3)
Einheitlicher Standard – Cockpit Gedanke




                           © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH ...
Soll-Zustand „keine Inseln“ (3)


                              Befund



                      Beschreibung

            ...
Informations-Veranstaltung
am 11. Oktober 2009




                          © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
    ...
Informations-Veranstaltung
am 11. Oktober 2009




                          © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
    ...
Das papierlose Büro – eine Utopie?!




                                                         37 % des Schriftgut
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Das papierlose Büro – eine Utopie?!

   Im Jahr 2003 1,7 Millionen Tonnen Papier = + 7% / in 10 Jahren = + 25%!!
 Schriftg...
Das papierlose Büro – eine Utopie?!

   Im Jahr 2003 1,7 Millionen Tonnen Papier = + 7% / in 10 Jahren = + 25%!!
 Schriftg...
Das papierlose Büro – eine Utopie?!

-  340 Milliarden Blatt Papier (oder mehr) jedes Jahr

-  1,7 Millionen Tonnen (= 425...
Das Angesichts dieser kaum noch
fassbaren Zahlen…

-  Die Informationsflut („Informationsterror“)
   ist unerträglich gewo...
Vollelektronische Lösung
E-Steuerakte in Baden-Württemberg

1.  Erstellung der Steuerbescheide
    im KAS-EVA




2. Schni...
Vollelektronische Lösung
E-Steuerakte in Baden-Württemberg



                 E-Steuerakte
                 Via FTP




 ...
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E-Steuerakte in Baden-Württemberg




                          © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH ...
Weitere vollelektronische Lösungen
in Deutschland als „Quasi Standard“

-    Digitale Personalakte in der Universitätsklin...
Ablagestruktur


    1. Quelle                      2. Wiederfinden




                                                  ...
Speicherung


-  Anforderung:
   -  Archivierte Dokumente müssen
      unveränderlich und
      ohne Löschmöglichkeit
    ...
… warum nicht realisierbar?

-  Anforderung „Keine Löschmöglichkeit“
    -  Papier kann weggeschmissen werden,
    -  Mikr...
Manipulationsmöglichkeiten verhindern
Der Lösungsansatz am Beispiel REGISAFE

Die glorreichen „Sieben“
Sicherheitselemente...
Hans Held GmbH
Büroorganisation

-  Seit 1952 Spezialist für Schriftgutverwaltung

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-  EDV-Schriftgut-/Informationsverwaltung als Gesamtlösung
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Technikgestützte Pflege-Assistenzssysteme

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Vortrag von Oliver Jungbauer von der HELD Beratungs-GmbH beim TECLA-Workshop 2009

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Technikgestützte Pflege-Assistenzssysteme

  1. 1. Herzlich Willkommen beim WORKSHOP Technikgestützte Pflege-Assistenzsysteme Oliver Jungbauer Diplomverwaltungswirt Geschäftsführer © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  2. 2. Herzlich Willkommen „SchriftGUTverwalten“ „Vom Archiv bis zur vollelektronischen Archivierung“ Schwerpunkt heute: „Digitale Patientenakte im Pflegebereich“ integriert in der Bürooberfläche REGISAFE public 4.0 © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  3. 3. Ist - Zustand (1) Unterschiedliche Ablagestrukturen © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  4. 4. Ist - Zustand (2) Unterschiedliche Registratursysteme © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  5. 5. Ist – Zustand (2) …speziell in der Pflegeverwaltung © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  6. 6. Ist - Zustand (3) Viel zu viel Software… © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  7. 7. Ist - Zustand (4) die zudem nicht passt… © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  8. 8. Soll-Zustand (1) Harmoniesierung Papier und Elektronik © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  9. 9. Sollzustand (2) Integration verschiedener Fachverfahren © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  10. 10. Soll-Zustand (3) Einheitlicher Standard – Cockpit Gedanke © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  11. 11. Soll-Zustand „keine Inseln“ (3) Befund Beschreibung Röntgenbild Befund E-Mai l © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  12. 12. Informations-Veranstaltung am 11. Oktober 2009 © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  13. 13. Informations-Veranstaltung am 11. Oktober 2009 © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  14. 14. Das papierlose Büro – eine Utopie?! 37 % des Schriftgut wird abgelegt 2008 ca. 16.000 km © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  15. 15. Das papierlose Büro – eine Utopie?! Im Jahr 2003 1,7 Millionen Tonnen Papier = + 7% / in 10 Jahren = + 25%!! Schriftgutanfall in der 1988 1998 2003 2010 Bundesrepublik 183 Milliarden Blatt 260 Milliarden Blatt 340 Milliarden Blatt ?? Deutschland DIN A4 und EDV-Papier (183 000 000 000) (260 000 000 000) (340 000 000 000) ?? Das ergibt übereinander gelegt einen Stapel von ca. ohne Unterbringung in Ordnungsmitteln ? ? ? ??? Davon wurden abgelegt 68 100 160 ??? ca. 37 % oder Milliarden Blatt Milliarden Blatt Milliarden Blatt ??? das entspricht einem Aktenstapel von rd. ? ? ? ??? ??? Davon in Ordnern abgelegt ? ? ? ??? ??? © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  16. 16. Das papierlose Büro – eine Utopie?! Im Jahr 2003 1,7 Millionen Tonnen Papier = + 7% / in 10 Jahren = + 25%!! Schriftgutanfall in der 1988 1998 2003 2010 Bundesrepublik 183 Milliarden Blatt 260 Milliarden Blatt 340 Milliarden Blatt ?? Deutschland DIN A4 und EDV-Papier (183 000 000 000) (260 000 000 000) (340 000 000 000) ?? Das ergibt übereinander gelegt einen Stapel von ca. 18 300 km 26 000 km 34 000 km ??? ohne Unterbringung in Ordnungsmitteln Davon wurden abgelegt 68 100 160 ??? ca. 37 % oder Milliarden Blatt Milliarden Blatt Milliarden Blatt ??? das entspricht einem Aktenstapel von rd. 6 800 km 10 000 km 16 000 km ??? 96 ??? Davon in 41 Milliarden Blatt 62 Milliarden Blatt Ordnern abgelegt Milliarden Blatt ??? Oder 4 100 km Oder 6 200 km Oder 9 600 km ??? © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  17. 17. Das papierlose Büro – eine Utopie?! -  340 Milliarden Blatt Papier (oder mehr) jedes Jahr -  1,7 Millionen Tonnen (= 425.000 Elefanten) Papier jedes Jahr -  Verdoppelung des Informationsanfalles alle 3 – 5 Jahre -  Wohin damit ? Wird zuviel abgelegt? Im Durchschnitt mehr als 80 cm pro Arbeitsplatz jedes Jahr jeder Sachbearbeiter -  Können andere Medien Abhilfe schaffen ? Quelle: PTS (Papiertechnische Stiftung) Arbeitskreis Neue Medien, Eigene Schätzungen © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  18. 18. Das Angesichts dieser kaum noch fassbaren Zahlen… -  Die Informationsflut („Informationsterror“) ist unerträglich geworden -  Eine Reduzierung und Qualifizierung der Informationen ist notwendig und sinnvoll -  Eine Informations- und Schriftgutverwaltung in der Verwaltung ist heute unerlässlich (keine Frage des „ob?“, sondern nur noch des „wann?“) -  Nicht das Kind mit dem Bade ausschütten und versuchen alles Schriftgut zu vernichten und von einer schönen heilen EDV-Welt träumen „Evolution statt Revolution !“ -  Warnung vor falschen Propheten „Archivieren Sie doch einfach, Revisionssicheres Speichern ersetzt doch das Papier“ (Zitat) © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  19. 19. Vollelektronische Lösung E-Steuerakte in Baden-Württemberg 1.  Erstellung der Steuerbescheide im KAS-EVA 2. Schnittstelle zu REGISAFE public mit automatischer Anlage der Steuerakten und Übernahme der Bescheide im PDF- Format Module: Basispaket + Import-Export- Schnittstelle + E-Steuer-Akte- Schnittstelle Empfohlen: Viewer, Schriftgut-Scanner © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  20. 20. Vollelektronische Lösung E-Steuerakte in Baden-Württemberg E-Steuerakte Via FTP © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  21. 21. Vollelektronische Lösung E-Steuerakte in Baden-Württemberg © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  22. 22. Weitere vollelektronische Lösungen in Deutschland als „Quasi Standard“ -  Digitale Personalakte in der Universitätsklinikum Ulm -  Digitale Personalakte bei der Stadt Kassel -  Digitale Gebührenakte -  Digitale Kundenakte bei zig Stadtwerken -  Digitale Kassen- und Rechnungsbelege -  Digitale… -  Digitale… -  Digitale… -  Digitale Patientenakte und Krankenakte beim Universitätsklinikum Ulm -  Und viele weitere Beispiele – geht doch… © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  23. 23. Ablagestruktur 1. Quelle 2. Wiederfinden Anwendung Was soll archiviert werden? In welchem Programm Gescanntes Papier? sollen die Daten wieder Elektronische Dokumente? gefunden werden? Massenbelege? Nach welchen Kriterien? 3. Ablagestruktur Wo mit welchen Metadaten wird gespeichert? 4. Dateiformat Technik Originalformat, PDF, PDF/a oder TIFF? 5. Speicherung Wo und wie werden die Daten gespeichert? © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG 11.10. Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe 2009
  24. 24. Speicherung -  Anforderung: -  Archivierte Dokumente müssen unveränderlich und ohne Löschmöglichkeit gespeichert sein! -  Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen diese jedoch gelöscht werden! -  Realisierung dieser Anforderung: -  Nicht möglich! -  weder mit REGISAFE, noch mit M.A.U.S., noch mit einem anderen System! und -  auch nicht mit Papier, Mikrofilm oder anderen analogen Medien! © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG 11.10. Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe 2009
  25. 25. … warum nicht realisierbar? -  Anforderung „Keine Löschmöglichkeit“ -  Papier kann weggeschmissen werden, -  Mikrofilme können vernichtet werden, -  Dateien auf der Festplatte können gelöscht werden, -  Datenträger können vernichtet werden, -  usw… -  Anforderung „Unveränderlich“ -  Auf Papier kann etwas hinzugefügt werden, -  Dateien auf der Festplatte können geändert werden, -  Datenträger können „modifiziert kopiert“ werden (= es entsteht ein quasi identischer Datenträger, jedoch mit Änderungen) -  usw… © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG 11.10. Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe 2009
  26. 26. Manipulationsmöglichkeiten verhindern Der Lösungsansatz am Beispiel REGISAFE Die glorreichen „Sieben“ Sicherheitselemente: 1.  Benutzerzugriffskontrolle 2.  Aktivitätsprotokoll 3.  Versionskontrolle 4.  Geschützter Dateispeicher 5.  Verschlüsselung 6.  Datei-Integritätsprüfung 7.  Synchronsicherung © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  27. 27. Hans Held GmbH Büroorganisation -  Seit 1952 Spezialist für Schriftgutverwaltung -  57 Mitarbeiter/Innen („Konzernweit“ ca. 70 Mitarbeiter) -  Über 5.600 Kunden vorwiegend in der öffentlichen Verwaltung -  Vertriebspartner/Partner -  Deutschland -  Österreich -  Schweiz © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  28. 28. Software & Systeme -  EDV-Schriftgut-/Informationsverwaltung als Gesamtlösung Nummer 1 in Deutschland mit rund 2500 Installationen © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
  29. 29. Danke Schön für die Aufmerksamkeit Beim WORKSHOP Technikgestützte Pflege-Assistenzsysteme Oliver Jungbauer Diplomverwaltungswirt Geschäftsführer HELD Premium Beratung © 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
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