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UNION DEPARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET
      SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE
Modification des statuts



                           Alain VIVIEN
                           Président de l’UDOTSI Giron...
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      SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE
INTRODUCTION

               Alain VIVIEN
               Président de l’UDOTSI Gironde
POLE APPUI CONSEIL
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    POLE RESEAU
POLE ORGANISATION INTERNE
POLE APPUI CONSEIL
                                                                  (-4,3%)


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POLE APPUI CONSEIL
                     PRINCIPAUX DOSSIERS TRAITES EN 2008

                          Organisation d’une...
POLE APPUI CONSEIL
                     Hélène RICHET
                     Office de Tourisme** du Cubzaguais



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POLE APPUI CONSEIL
                     L’Office de Tourisme du Cubzagais avait déjà participé en
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POLE APPUI CONSEIL
                     Le site Internet www.metteurenscenedeterritoire.com est
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POLE APPUI CONSEIL    Le machine à rapports permet de
                     disposer d’exemples de documents
              ...
20 offices de tourisme engagés en 2008
POLE QUALITE
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LE SUIVI QUALITE DE L’UDOTSI COMPREND
POLE QUALITE

                   4 à 6 journées de formation par an assurées aux
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TRAVAIL AVEC DES STAGIAIRES
               > Cette action est soutenue par le Conseil Général dans le
POLE QUALITE

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Valérie BUGADA-JEAN
POLE QUALITE

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                    LE TRAVAIL...
L’Office de Tourisme*** de Soulac sur Mer est un EPIC qui
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POLE QUAL...
Plan d’action 2008

               Amélioration des moyens de communication de l’OT :
POLE QUALITE

               valori...
L’UDOTSI Gironde compte 52 structures
              > En 2008, adhésion
POLE RESEAU
              de l’Office de Tourisme
...
PRINCIPAUX DOSSIERS TRAITES EN 2008
POLE RESEAU

                   Organisation de la bourse d’échange à
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Emmanuelle LAVERNHE
POLE RESEAU

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               LA MISE EN PLACE D...
Solène GONZALEZ
POLE RESEAU

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                     LES GROUPES DE REFLE...
Les groupes de Réflexion ont été créés fin 2008
POLE RESEAU

              Il s’agit d’aborder un thème précis lors d’une...
L’Office de Tourisme** du Pays Foyen a notamment
              participé au groupe de réflexion sur la valorisation de
POL...
POLE ORGANISATION INTERNE
                            > La gestion de l’association est principalement
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Compte de résultat 2008



                          Dominique ROY
                          Trésorier de l’UDOTSI Gironde
Rapport sur les comptes 2008




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                               Commissaire aux c...
Comptes 2008
               ADOPTION DES COMPTES 2008

               AFFECTATION DU RESULTAT
BUDGET PREVISIONNEL 2009




                           Dominique ROY
                           Trésorier de l’UDOTSI Gir...
COTISATIONS 2009
                   OFFICES DE TOURISME ****          1 042,00 €

                   OFFICES DE TOURISME *...
BUDGET 2009
              ADOPTION DU BUDGET
              PREVISIONNEL 2009
PLAN D’ACTION 2009


                     Alain VIVIEN
                     Président de l’UDOTSI
PLAN D’ACTION 2009
                     20% d'actions supplémentaires prévues
                                            ...
PLAN D’ACTION 2009
                          LES GROUPES DE RÉFLEXION 2009
                                         Le pla...
PLAN D’ACTION 2009            POLE APPUI CONSEIL
                     > Il demeure la principale mission de l’UDOTSI Giron...
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                     Une nouvelle communication




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VISITE DE PLANETE
    BORDEAUX
LE DEBAT                  La chambre de Commerce et
                                 d’Industrie de Bordeaux

UNION DEPART...
DEBAT



        Quelle place pour la vente ?
SYNTHESE DU GROUPE DE REFLEXION
INTRODUCTION

                   du 17 mars 2009

                          L’EVOLUTION DU...
LA DISIGNATION « CONSEILLERS EN SEJOUR »

 A permis de revaloriser le rôle des agents d’accueil

 Cette revalorisation a...
LE « CONSEILLER EN SEJOUR »


Valorise le territoire


Donne des conseils
                            On retrouve ce princ...
RETICENCES PAR RAPPORT A LA VENTE

Il n’est pas rare d’entendre : « je n’ai pas choisi de
travailler dans un office de to...
LES QUESTIONS DU DEBAT
                            Les conseillers en séjour sont-ils des vendeurs ?
                     ...
Laurent DUFOUR
          Chargé de mission
DEBAT


                  et
            Aurélie DAIRE
         Responsable acc...
DEBAT
DEBAT
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Bertrand MILLOT         Paul MORHAIN
            Office de             Office de
DEBAT


         Tourisme****            ...
Solène                     Raphaelle REY
           GONZALEZ                    Agence de Voyages
DEBAT


           Touri...
OBECTIF N 1 : AVOIR 100% DU RESEAU QUI PARTICIPE A L’OPERATION

           OBECTIF N 2 : OFFRIR 52 WEEK-ENDS POUR LE JEU-C...
En résumé les avantages pour les OT et SI
- Une opération d’envergure qui valorisera
l’ensemble du réseau
- Un investissem...
EN JUIN
> 4 grandes réunions territoriales
      Informations, Distribution du matériel.

          MEDOC

          HAUTE...
MERCI POUR VOTRE   La chambre de Commerce et

 PARTICIPATION       d’Industrie de Bordeaux


ET VOTRE ECOUTE

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  1. 1. Bienvenue à L’ASSEMBLEE GENERALE La chambre de Commerce et d’Industrie de Bordeaux DE L’UNION DEPARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE La Maison des Bordeaux et Bordeaux Supérieur
  2. 2. UNION DEPARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE
  3. 3. Modification des statuts Alain VIVIEN Président de l’UDOTSI Gironde
  4. 4. UNION DEPARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE
  5. 5. INTRODUCTION Alain VIVIEN Président de l’UDOTSI Gironde
  6. 6. POLE APPUI CONSEIL POLE QUALITE POLE RESEAU POLE ORGANISATION INTERNE
  7. 7. POLE APPUI CONSEIL (-4,3%) 10,2 demandes en moyenne par structures adhérentes > L’ensemble des statistiques sur les demandes sont disponibles dans le dossier. Juridique Gestion/organisati Juridique Gestion/organisati réglementaire on Territoire Social on OT 18,8% v 12,4 % 2% 9,9% Emploi stage Vie du réseau Vie associative Qualité Interne (dont particuliers) 20,6% u 15,7% w 1,7% 15,1% Divers: 4,4%
  8. 8. POLE APPUI CONSEIL PRINCIPAUX DOSSIERS TRAITES EN 2008 Organisation d’une journée sur les plans de formation avec la Mopa et Agefos PME Réalisation d’une enquête sur les 225 salariés du réseau Observation du réseau : gestion base de données OT et SI et cartographie Groupe de travail régional sur la valorisation du rôle de l’OT
  9. 9. POLE APPUI CONSEIL Hélène RICHET Office de Tourisme** du Cubzaguais PARTICIPATION AU GROUPE DE TRAVAIL L’OFFICE DE TOURISME METTEUR EN SCENE DE TERRITOIRE TEMOIGNAGE
  10. 10. POLE APPUI CONSEIL L’Office de Tourisme du Cubzagais avait déjà participé en 2007 au DLA mis en place par l’UDOTSI sur la « valorisation du rôle de l’Office de Tourisme » accompagné par Jacques HELDT En 2008, un nouveau DLA régional a été financé pour réfléchir à des outils de communication permettant de valoriser l’Office de Tourisme auprès des élus, animé par François PERROY consultant Emotiotourisme Composition du groupe de travail : -Un représentant des 5 UDOTSI (Véronique DARMAILLACQ) - Office de Tourisme de Saint Jean de Luz (64) - Office de Tourisme de Sanguinet (40) - Office de Tourisme de Villeréal (47) - Office de Tourisme de Sarlat (24) - Office de Tourisme du Cubzaguais (33) TEMOIGNAGE
  11. 11. POLE APPUI CONSEIL Le site Internet www.metteurenscenedeterritoire.com est disponible TEMOIGNAGE
  12. 12. POLE APPUI CONSEIL Le machine à rapports permet de disposer d’exemples de documents pour une AG ou bilan de saison Des indicateurs pour valoriser les missions de l’OT et calculer l’impact économique du tourisme Des argumentaires pour expliquer le rôle de l’OT à chaque type d’élus Un dossier de presse type Une zone de téléchargement des éléments graphiques de la campagne Un manuel du tourisme géré par les UDOTSI avec les coordonnées de l’ensemble des réseaux institutionnels et privés TEMOIGNAGE
  13. 13. 20 offices de tourisme engagés en 2008 POLE QUALITE 4 étoiles : 3 / 3 étoiles : 7 / 2 étoiles : 8 / 1 étoile : 1 / Non classé : 1 Forte augmentation des offices de tourisme de niveau 5 et stagnation de ceux au niveau 3. Répartition des niveaux en fonction du % de critères respectés (sur 165) : 6 6 5 5 5 4 3 2 1 0 0 0 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Non évalués : 4 Suivi grâce à l’outil Kalosori L’outil Kalosori permet d’évaluer le pourcentage de critères respectés et de mesurer les progressions. Chaque trimestre, les OT reçoivent un bilan.
  14. 14. LE SUIVI QUALITE DE L’UDOTSI COMPREND POLE QUALITE  4 à 6 journées de formation par an assurées aux OT par l’animateur qualité  Un audit sur site tout les 1 à 2 ans réalisé par l’animateur qualité  Le suivi du plan d’action annuel de chaque OT ainsi que des bilans qualité mensuel  La mise à disposition de l’outil d’auto-évaluation en ligne Kalosori  L’envoi d’un bilan trimestriel à chaque OT pour évaluer les progressions La gestion des enveloppes T envoyées avec une enquête par les OT dans les réponses courrier La mise à disposition de tous les documents qualité sur un site Internet dédié
  15. 15. TRAVAIL AVEC DES STAGIAIRES > Cette action est soutenue par le Conseil Général dans le POLE QUALITE cadre du Schéma Départemental d’aménagement et d’organisation touristique > Prise en charge des indemnités versées à un stagiaire de niveau bac+4 présent pendant 5 mois > L’UDOTSI coordonne les demandes de stages, accompagne les OT dans leur demande de subvention, suit les stagiaires pendant leur stage Stagiaires 2008 Office de Tourisme de St Emilion Office de Tourisme de Carcans Michael GAUDET Julie ROUZAUD La mise en œuvre de la mission De la marque Qualité Tourisme à de coordination des acteurs la norme ISO 14000 locaux sur la juridiction de St Médoc Océan Emilion
  16. 16. Valérie BUGADA-JEAN POLE QUALITE Office de Tourisme*** de Soulac sur Mer LE TRAVAIL EN EQUIPE DANS LA DEMARCHE QUALITE TEMOIGNAGE
  17. 17. L’Office de Tourisme*** de Soulac sur Mer est un EPIC qui gère une école de surf et un camping POLE QUALITE L’Office de Tourisme est engagé dans la démarche qualité collective depuis 2002 En 2007 l’Office de Tourisme a été audité par Cédric NAFFRICHOUX (en l’absence de la direction) Prise de conscience de la nécessité que toute l’équipe de l’Office de Tourisme participe au projet et qualité et de faire le lien avec les salariés des équipements gérés par l’OT (même s’ils ne sont pas concerné par le référentiel) Valérie BUGADA JEAN Annabelle RIEUX Laetitia BACCHIN Cathy GUGUEN Direction Conseillère en S. Conseillère en S. Comptable Responsable qualité TEMOIGNAGE
  18. 18. Plan d’action 2008 Amélioration des moyens de communication de l’OT : POLE QUALITE valorisation auprès des professionnels Finalisation du manuel qualité incluant les missions coordination des acteurs, promotion et le management Réunions internes régulières, définition d’une politique qualité et formalisation d’objectifs Nouvel audit réalisé par Cédric NAFFRICHOUX Forte progression de l’OT qui dépasse 90% de critères respectés (sur 155) L’OT se fixe pour objectif de demander la marque Qualité TourismeTM en 2009 TEMOIGNAGE
  19. 19. L’UDOTSI Gironde compte 52 structures > En 2008, adhésion POLE RESEAU de l’Office de Tourisme de Saint Seurin sur l’Isle (Libournais)
  20. 20. PRINCIPAUX DOSSIERS TRAITES EN 2008 POLE RESEAU Organisation de la bourse d’échange à Saint André de Cubzac Organisation de l’Assemblée Générale à la Winery à Arsac Actualisation de la Carte Professionnelle Développement de la marque Sur les Pistes de Robin Création des groupes de réflexion
  21. 21. Emmanuelle LAVERNHE POLE RESEAU Office de Tourisme*** d’Audenge-Lanton LA MISE EN PLACE DES PISTES DE ROBIN TEMOIGNAGE
  22. 22. Solène GONZALEZ POLE RESEAU Office de Tourisme** du Pays Foyen LES GROUPES DE REFLEXION TEMOIGNAGE
  23. 23. Les groupes de Réflexion ont été créés fin 2008 POLE RESEAU Il s’agit d’aborder un thème précis lors d’une réunion conviviale Les groupes de réflexion sont accessibles à n’importe quel membre du réseau, salarié ou bénévole Ils sont proposés sous la forme de petits déjeuners pour garantir leur caractère informel Ils permettent de décider quelles actions pourront être mises en place en tenant compte de l’avis du réseau Ils n’ont pas pour but de générer plusieurs réunions comme pour les commissions TEMOIGNAGE
  24. 24. L’Office de Tourisme** du Pays Foyen a notamment participé au groupe de réflexion sur la valorisation de POLE RESEAU la démarche qualité. > 2 idées sont apparues au cours de cette rencontre : Créer un logo de la démarche Organiser un évènement grand qualité ainsi qu’une charte qui public pour valoriser l’accueil serait affichée dans les OT et réalisé en Gironde par valorisée par un site Internet l’ensemble du réseau. dédié. Ces deux idées ont été reprises dans le plan d’action 2009 TEMOIGNAGE
  25. 25. POLE ORGANISATION INTERNE > La gestion de l’association est principalement assurée par Véronique DARMAILLACQ Comptabilité Bulletins de salaires, congés, emplois du temps Gestion des cotisations et CA Réalisation d’économies > Rédaction du manuel qualité de l’UDOTSI > Finalisation de la version 1 du Manuel Qualité de l'UDOTSI. 35 procédures 46 modèles 18 modes opératoires > Acquisition d’un ordinateur portable et des suites logiciels Office 2007
  26. 26. Compte de résultat 2008 Dominique ROY Trésorier de l’UDOTSI Gironde
  27. 27. Rapport sur les comptes 2008 M. GESLIN Commissaire aux comptes
  28. 28. Comptes 2008 ADOPTION DES COMPTES 2008 AFFECTATION DU RESULTAT
  29. 29. BUDGET PREVISIONNEL 2009 Dominique ROY Trésorier de l’UDOTSI Gironde
  30. 30. COTISATIONS 2009 OFFICES DE TOURISME **** 1 042,00 € OFFICES DE TOURISME *** 703,00 € OFFICES DE TOURISME ** 292,00 € OFFICES DE TOURISME * 136,00 € OFFICES DE TOURISME non classés 66,00 € SYNDICATS D'INITIATIVE 68,00 € ANTENNES 74,00 €
  31. 31. BUDGET 2009 ADOPTION DU BUDGET PREVISIONNEL 2009
  32. 32. PLAN D’ACTION 2009 Alain VIVIEN Président de l’UDOTSI
  33. 33. PLAN D’ACTION 2009 20% d'actions supplémentaires prévues 10 6 actions renouvelées LE POLE actions APPUI CONSEIL 4 actions nouvelles 16 10 actions renouvelées LE POLE actions LA PRIORITE EST A QUALITÉ 6 actions nouvelles L’ANIMATION DU 17 8 actions renouvelées LE POLE RESEAU actions RESEAU 9 actions nouvelles 6 6 actions renouvelées LE POLE actions QUALITÉ INTERNE 0 action nouvelle 49 actions > Le détail des 49 actions est exposé dans le dossier > A ce jour 30% des actions sont déjà réalisées
  34. 34. PLAN D’ACTION 2009 LES GROUPES DE RÉFLEXION 2009 Le planning prévisionnel a été revu -L’évolution du métier de conseiller en séjour - mars 2009 réalisé - Evolution de la bourse aux dépliants – juin 2009 -Définition de la fonction de directeur en OT – juin 2009 - Quels principes de développement durable appliqués dans un OT / réflexion sur la documentation ? – Dans le cadre de l’agenda 21 du tourisme - septembre 2009 -Comment prendre en compte la formation professionnelle continue ? - octobre 2009 - Comment bien aménager son office de tourisme ? - novembre 2009
  35. 35. PLAN D’ACTION 2009 POLE APPUI CONSEIL > Il demeure la principale mission de l’UDOTSI Gironde. Objectifs 2009 : Faire en sorte que les élus locaux identifient mieux l’UDOTSI comme un centre de ressources et de conseils. Aider les syndicats d’initiative du réseau à devenir Office de Tourisme afin de leur garantir un cadre juridique. Faire en sorte que l’ensemble des structures du réseau soient classées d’ici 2010.  Informer sur les modalités de la nouvelle loi tourisme dès qu’elle sera connue.
  36. 36. PLAN D’ACTION 2009 POLE QUALITE Une nouvelle communication > Création d’un logo > Affichage d’une charte client Dans les accueils des OT
  37. 37. PLAN D’ACTION 2009 POLE QUALITE Création d’un site Internet dédié pour expliquer la charte qualité au grand public, avec un espace réservé aux OT (téléchargement des documents) www.otqualite33.com
  38. 38. PLAN D’ACTION 2009 POLE QUALITE > Un accompagnement adapté à chaque situation Accompagnement collectif Accompagnement L’OT bénéficie de l’ensemble individualisé du suivi proposé par Pour les OT qui souhaitent l’UDOTSI aller à la marque. Audit de la structure tous les Jusqu’à 100h 1 à 2 ans d’accompagnement sur site
  39. 39. PLAN D’ACTION 2009 POLE RESEAU > Partenariat avec le réseau Gîtes de France Gironde qui inclut gracieusement une publicité pour notre réseau dans son catalogue. > En 2009, ce partenariat devrait être élargi à d’autres actions.
  40. 40. PLAN D’ACTION 2009 POLE RESEAU LES ECHANGES D’EXPERIENCES SUR L’INFORMATIQUE Janvier : Comment gérer des enquêtes en ligne grâce à l'outil Wufoo ? Février : Comment créer et gérer un blog ? Mars : Comment stocker et retoucher des photos avec des outils gratuits ? Avril : Améliorer la gestion du travail grâce aux outils gratuits de google. Mai : Comment améliorer la gestion des e-mails Juin : Comment créer un site Internet facilement ? > Devant le succès des 6 premiers mois, un nouveau programme sera proposé prochainement
  41. 41. PLAN D’ACTION 2009 POLE RESEAU L’EVENEMENT D’ETE Il sera officiellement lancé à la fin de la journée.
  42. 42. VISITE DE PLANETE BORDEAUX
  43. 43. LE DEBAT La chambre de Commerce et d’Industrie de Bordeaux UNION DEPARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE La Maison des Bordeaux et Bordeaux Supérieur
  44. 44. DEBAT Quelle place pour la vente ?
  45. 45. SYNTHESE DU GROUPE DE REFLEXION INTRODUCTION du 17 mars 2009 L’EVOLUTION DU RÔLE DU CONSEILLER EN SEJOUR Années 80 Années 90 Années 2000 HOTESSES AGENTS CONSEILLERS D’ACCUEIL D’ACCUEIL EN SEJOUR Formations FROTSI Plan Régional de Formations Mopa Formation Stages de plusieurs jours Journées techniques en Aquitaine PLF Langues Découverte et échange et technique d’accueil d’expérience Plus d’hommes à l’accueil VISITEURS CLIENTS CONSOMMATEURS
  46. 46. LA DISIGNATION « CONSEILLERS EN SEJOUR » A permis de revaloriser le rôle des agents d’accueil Cette revalorisation a été renforcée par la création de la norme AFNOR « Service d’accueil en office de tourisme » Son apparition coïncide avec la diversification des tâches des agents d’accueil GESTION DES BASES GESTION DES CONSEIL ET DE DONNEES DISPONIBILITES VENTE DE PRODUITS AUX GESTION SITE VISITES PRESTATAIRES CLIENTS INTERNET Web-rédaction Inventaire qualifié
  47. 47. LE « CONSEILLER EN SEJOUR » Valorise le territoire Donne des conseils On retrouve ce principe dans le Référentiel Qualité FNOTSI Suscite l’achat - Marque Qualité Tourisme - Tout en respectant l’exhaustivité de l’Offre Le respect de l’exhaustivité provient de la délégation même de la mission par la collectivité Vend les produits Visites guidées ou produits selon autorisation
  48. 48. RETICENCES PAR RAPPORT A LA VENTE Il n’est pas rare d’entendre : « je n’ai pas choisi de travailler dans un office de tourisme pour être vendeur » Crainte d’une remise en question de la mission de service public de l’office de tourisme Le personnel ne se considère pas assez formé Le personnel ne voit pas ce qu’il a à y gagner
  49. 49. LES QUESTIONS DU DEBAT Les conseillers en séjour sont-ils des vendeurs ? Qu’est ce que vendre son territoire ? Est-ce que conseiller c’est vendre ? Y a-t-il encore de la place pour l’information en office de tourisme ? La mission de service public est-elle en danger ? Peut-on vendre au téléphone ? Quelle place pour le conseil en agence de voyages ? Forme-t-on suffisamment à la vente ?
  50. 50. Laurent DUFOUR Chargé de mission DEBAT et Aurélie DAIRE Responsable accueil Office de Tourisme**** de Brive la Gaillarde
  51. 51. DEBAT
  52. 52. DEBAT
  53. 53. DEBAT
  54. 54. DEBAT
  55. 55. DEBAT
  56. 56. DEBAT
  57. 57. Bertrand MILLOT Paul MORHAIN Office de Office de DEBAT Tourisme**** Tourisme** de la juridiction de de Saint Emilion Montesquieu Peut-on concilier information du public (mission de service public) et vente en office de tourisme ?
  58. 58. Solène Raphaelle REY GONZALEZ Agence de Voyages DEBAT Tourisme** VAC’DOR du Pays Foyen Sainte Foy la Grande Un exemple de collaboration entre un office de tourisme et une agence de voyages pour la commercialisation de produits > Valorisation du territoire par l’équipe d’accueil
  59. 59. OBECTIF N 1 : AVOIR 100% DU RESEAU QUI PARTICIPE A L’OPERATION OBECTIF N 2 : OFFRIR 52 WEEK-ENDS POUR LE JEU-CONCOURS AINSI QU’UNE SEMAINE DE DECOUVERTE DE LA GIRONDE OBECTIF N 3 : VALORISER L’ENSEMBLE DE NOTRE RESEAU SAMEDI 11, DIMANCHE 12 ET LUNDI 13 JUILLET 2009 SAMEDI 8, DIMANCHE 9 ET LUNDI 10 AOUT 2009
  60. 60. En résumé les avantages pour les OT et SI - Une opération d’envergure qui valorisera l’ensemble du réseau - Un investissement financier faible - Une identité commune de l’événement et la fourniture des éléments de promotion (tee- shirts, affiches) - Pour la première fois, une implication de l’ensemble du réseau dans la même opération L’engagement des OT ou SI - Mettre en place les agents itinérants (saisonniers, stagiaires, bénévoles) - Mettre en place les éléments de communication Respecter les modalités de fonctionnement du jeu-concours - Tenter de mobiliser vos prestataires pour obtenir des week-ends à offrir
  61. 61. EN JUIN > 4 grandes réunions territoriales Informations, Distribution du matériel. MEDOC HAUTE GIRONDE / LIBOURNAIS ENTRE-DEUX-MERS / SUD GIRONDE BASSIN D’ARCACHON + Bordeaux
  62. 62. MERCI POUR VOTRE La chambre de Commerce et PARTICIPATION d’Industrie de Bordeaux ET VOTRE ECOUTE La Maison des Bordeaux et Bordeaux Supérieur
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