Workshop Gestão de Processos 2013

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Caso Prático II: Sistema Fiemg
Apresentador: Felipe Luan Franco | Analista de Processos

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Workshop Gestão de Processos 2013

  1. 1. Gerenciamento de Processos de Negócio – Sistema FIEMG Workshop SEBRAE-MG
  2. 2. Sobre o Sistema FIEMG Missão Liderar o processo de desenvolvimento sustentável da indústria em Minas Gerais, fortalecendo sua competitividade e buscando a melhoria contínua das condições socioeconômicas do estado e do país. Visão O Sistema FIEMG trabalha para ser reconhecido nacional e internacionalmente como líder na representação da indústria de Minas Gerais. Crenças e Valores Associativismo Desenvolvimento sustentável Educação e capacitação profissional Ética, cidadania e qualidade de vida Parcerias e alianças estratégicas Qualidade, produtividade e competitividade Valorização de seus empregados
  3. 3. Estrutura da Superintendência Integrada de Gestão Corporativa
  4. 4. Sobre a Gerência Integrada de Organização e Processos A instituição da Gerência Integrada de Organização e Processos foi formalizada em novembro de 2010 de acordo com as diretrizes do novo Presidente da FIEMG. NEGÓCIO: . Gestão dos processos organizacionais, sustentação da estrutura organizacional e provimento de informações para o desenvolvimento operacional e gerencial MISSÃO: MISSÃO: Inserir e gerir a prática de gestão de processos no escopo de atuação e na cultura da organização, institucionalizar padrões de trabalho, gestão de conteúdo formal e organização estrutural e funcional, necessários para agilidade e adaptabilidade na obtenção de resultados, contribuindo para o alcance dos objetivos do Sistema FIEMG.
  5. 5. Principais projetos trabalhados nos últimos anos Início de 2012 – Aplicação nas áreas de negócio do SESI MG Início 2011 – Início do projeto MEG Agosto 2012 Aplicação na Superintendênci a Integrada de Gestão Junho 2011 – Desenvolvimento de uma metodologia de gestão de processos 2013- Refinamento e aplicação nos processos críticos eleitos pelo comitê executivo
  6. 6. O Pilar da Transformação Organizacional Como funcionamos e colocamos em prática nossa estratégia para assegurar excelência nos resultados? Quais funções e perfis profissionais requeridos para executar esses processos e como estruturá-los? estruturá- Quem somos, onde queremos chegar e como atuamos? Processos Como garantimos resultados que contribuem para o atingimento das necessidades da indústria? Estratégia Pessoas Resultados
  7. 7. Fases da Metodologia de Processos Organizacionais Governança de Processos Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V •Planejamento •Modelagem e Análise de Processos (As Is) •Desenho de Processos (To Be) •Organização da estrutura •Implantação de Processos •Monitoramento e Refinamento de Processo
  8. 8. Metodologia de Processos Organizacionais q Planejamento: q Definição dos ganhos esperados q Elaboração do Macroprocesso q Identificar os processos q Elegibilidade dos processos críticos q Modelagem e Análise de Processos q Levantamento de processos q Detalhamento de atividades q Diagrama do processo da situação atual (AS IS) q Benchmarking de referências no mercado q Análise do processo (Graus de inovação) q Elegibilidade melhorias
  9. 9. Metodologia de Processos Organizacionais q Desenho de Processos q Definir o novo processo (TO BE) q Definir indicadores do processo q Plano de Implementação (cadastro no FLEX) e Projeto no EPM q Implementação de Processos q Acompanhamento da Implementação do Processo (operação assistida) q Documentação do processo q Monitoria e Refinamento de processos q Acompanhamento e refinamento pelo FLEX SI q Reuniões de monitoramento q Ajustes nos processos
  10. 10. Projeto de Análise, Desenho e Melhoria dos processos críticos Processos trabalhados: • Processo de Gestão Escolar SESI-SENAI; • Processo de Viagens; • Processo de Suprimentos; • Processo de Recursos Humanos Objetivos esperados: Processos mais simples ágeis; Eliminação e/ou redução do volume de papel; Processos que tenham rastreabilidade; Processos sem desperdícios; Processos controlados, medidos e gerenciados; Processos que entregam valor ao cliente (satisfação);
  11. 11. Fase I Planejamento (Macroprocesso) Macroprocesso Compras e Contratações Sistema FIEMG Solicitante (Área Técnica ou Área Corporativa) Especificação correta dos produtos/serviços Aprovação da compra (conforme regras de negócio ) Solicitante Análise e aprovação Técnica (quando aplicável) Análise e aprovação técnica Engenharia Análise e aprovação técnica da Tecnologia da Informação Análise e disponibilidade orçamentária Elaboração de Contratos (quando aplicável) Análise e aprovação de outras áreas técnicas Realização das Compras Diretas Elaboração de contratos no Jurídico Realização das Licitações Realização das compras por Dispensa/Inexigibili dade Responsabilidade exclusiva da GISU Solicitante (Área Técnica ou Área Corporativa) Acompanhamento da solicitação (ligação, e-mail) Disponibilidade do cadastro de produtos - ERP Envolvimento nas análises técnicas e questionamentos (licitações) Recebimento do produto adquirido Solicitante Necessidade de compra/ Solicitação
  12. 12. Fase I de Planejamento (Escopo/Ganhos) Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócios Escopo do Processo GIOP – Gerência de Organização e Processos Data: 18/07/2013 Pág: 1 de 1 Dono do processo: Gerência Integrada de Suprimentos - GISU Macroprocesso: Compras e Contratações Objetivos estratégicos vinculados: • • • • Implementar cultura de planejamento e gestão por resultados; Melhorar a qualidade e efetividade dos serviços e soluções; Garantir e disseminar informações confiáveis e integradas; Consolidar e disseminar o papel e o resultado da SIGC. Ganhos esperados no Processo: • • • • • Agilidade do processo; Aumento da satisfação do cliente; Redução do valor da compra (aumento do poder de negociação); Conformidade com os órgãos fiscalizadores; Qualidade do produto/serviço; Fatores Críticos (Fatores que mais impactam no processo): • • • • • • • Especificação; Estimativa de custo; ERP RM Nucleus; Sistema Superbuy; Planejamento do solicitante; Tempo; Relacionamento.
  13. 13. Fase 2 de Análise e Modelagem (Levantamento) LEVANTAMENTO DO PROCESSO Identificação do Processo: Classificação do Processo: Objetivo do Processo: Dono do Processo: Instituição/ Unidade: Regra de Negócio: Indicadores/ Metas: IDENTIFICAÇÃO Atividade (do diagrama de processo de trabalho) 1. Emitir a Solicitação de Compras Versão Inicial: 02/08/2013 Revisão: 00 Realizar Compras ou Contratações Diretas. Processo de Suporte. Prover bens e serviços necessários para as áreas e unidades do Sistema FIEMG. Comprador SIGC / Gerência Integrada de Suprimentos Alçadas de autorização, Instrução Normativa IN05-06, Manual de Instrução para utilização do ERP Não possui. INSUMOS Ator/ Área Fornecedo ra Entrada REALIZAÇÃO Descrição Atividade RESULTADOS Saídas Sistema (Internas / Externas) Emitir a solicitação de compra pelo ERP, salvo Necessidad exceções de Solicitante e de algumas unidades de qualquer aquisição, que ainda não área e ERP RM tipo de bem qualquer possuem o sistema Nucleus ou serviço implantado e nível a ser emitem a hierárquico adquirido. Solicitação em formulário da Intranet. REGISTRO Ator/ Área Formulários Receptora Documentos Solicitação cadastrad ae pendente Gerência para aprovação . Solicitação de compras no ERP NOTAS Requerim entos especiais NA
  14. 14. Fase 2 de Análise e Modelagem (Diagrama AS IS)
  15. 15. Fase 2 de Análise e Modelagem (Relatório Análise) Gerenciamento de Processos de Negócio – Relatório de Análise Processos Identificação do Processo (nome do processo) Compras e Contratações – Diretas, Licitações e Dispensa e/ou Inexigibilidade Ganhos esperados (já apontados no Escopo Processo) - Agilidade do processo; - Confiabilidade; - Conformidade com os órgãos fiscalizadores; - Aumento do poder de negociação; Participantes da Análise Vinícius, Fausto e Misael, SESI, SENAI, FIEMG (SDE) - Padronização do processo; - Qualidade do produto/serviço; - Satisfação do cliente (acompanhamento do processo); Propostas Solução/Implementação Item 1 2 Pontos Melhoria Tratamento via workflow da solicitação de compras e das aprovações técnicas, antes da chegada no Suprimentos. Possibilidade de anexar documentos na solicitação de compras. Causas (se aplicável) Grau de Inovação 1 Evitar retrabalho; Possibilidade de rastrear o processo; Garantir que as SC’s que exigem as aprovações técnicas sigam o fluxo correto. Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI. Melhoria na completude da especificação; Satisfação dos solicitantes. Permitir que o Workflow disponibilize ao solicitante a opção de anexar documentos no ato da especificação do produto. ** Ressaltar que não se trata de indicação de marca e sim um subsídio para aquisição**. Grau de Inovação 2 Membros do GrupoVotação Resultado 4 4 4 12 4 4 4 12
  16. 16. Fase 3 Diagrama do Processo (Diagrama TO BE)
  17. 17. Fase 3 Desenho do Processo (Definição Indicadores) Modelo: Período de Lançamento: Referência: (SIGC) Painel GISU 01/06/2013 - 30/06/2013 Meta Unidade de medida Dias Unidade 10 - 7 139 Dias 90 77 Unidade - 2 Dias 60 56 Unidade - 7 Dias 40 42 Unidade - 2 Dias 75 54 Unidade - 3 Dias 20 24 Unidade - 15 Percentual Real 1,00 - 2,67 70.501,47 Real - 2.638.227,61 Percentual 1,00 1,72 GISU - Valor total de compras negociadas - NLI Real - 66.607,47 GISU - Valor total de compras realizadas - NLI Real - 3.861.412,62 Indicador GISU - ANS - Prazo médio de execução de compras diretas GISU - Número de processos de compras diretas GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade concorrência GISU - Número de processos de licitações concorrência GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade convite GISU - Número de processos de licitações convite GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade pregão GISU - Número de processos de licitações pregão GISU - ANS - Prazo médio de execução de licitações na modalidade tomada de preço GISU - Número de processos de licitações tomada de preço GISU - ANS - Prazo médio de execução na modalidade coleta GISU - Número de processos de coleta GISU - Percentual total negociado - NCD GISU - Valor total de compras negociadas - NCD GISU - Valor total de compras realizadas - NCD GISU - Percentual total negociado - NLI Meta Realizado
  18. 18. Fase 3 Desenho do Processo (Indicadores lançados no FLEX)
  19. 19. Fase 3 Desenho do Processo (Análise pós benchmarking) Gerenciamento de Processos de Negócio – Relatório de Análise Processos – Processo de Compras e Contratações Analistas de Processos GIOP: Felipe Luan Glícia Santos Benchmarking: Correios CEMIG Participantes da Análise Vinícius, Fausto e Misael, SESI, SENAI, FIEMG (SDE) Ganhos esperados (já apontados no Escopo Processo): - Agilidade do processo; Confiabilidade; Conformidade com os órgãos fiscalizadores; Aumento do poder de negociação; - Padronização do processo; - Qualidade do produto/serviço; - Satisfação do cliente (acompanhamento do processo); Propostas Solução/Implementação Práticas de Benchmarking Propostas Solução/ Implementação – Incorporando práticas de benchmarking Grau de Inovação 1 Grau de Inovação 2 Item Pontos Melhoria 1 Tratamento via workflow da solicitação de compras e das aprovações técnicas, antes da chegada no Suprimentos Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI. • Nos Correios, após a aprovação do gestor orçamentário, a solicitação passa para a equipe de contratação, que tem como objetivo a análise criteriosa e documental da solicitação. 3 Possibilidade de anexar documentos na solicitação de compras. Permitir que o Workflow disponibilize ao solicitante a opção de anexar documentos no ato da especificação do produto. ** Ressaltar que não se trata de indicação de marca e sim um subsídio para aquisição**. • Na CEMIG, o formulário Permitir que o Workflow para requisição possui disponibilize ao solicitante a perguntas e respostas opção de anexar documentos relacionadas a no ato da especificação do especificação. Funciona produto. como uma ajuda para ** Ressaltar que não se trata de realizar uma indicação de marca e sim um especificação bem feita. subsídio para aquisição**. Grau de Inovação 1 Grau de Inovação 2 Tratar a Solicitação de Compras via workflow (avaliar viabilidade de se fazer no ERP ou Sistema Workflow) na aprovação do gerente, Superintendente (conforme regras do quadro de alçadas) e das áreas técnicas, tais como: TI, Engenharia, Cerimonial (Feiras) e Áreas Técnicas do SESI e SENAI. Resultado 12 Tratar no workflow um check-list (perguntas a serem definidas pela GISU e áreas técnicas) que ajudará o solicitante na completude da especificação. 12
  20. 20. Fase 4 Implementação (Propostas X Ganhos) Como está? (AS IS) Proposta (TO BE) Ganhos Riscos / Consequências . Agilidade (A SC demora até duas . Processo com trâmite moroso; semanas entre a emissão e entrada . Custo com impressões, registros na GISU; há casos de até um mês de no docweb; . Solicitação de Compras (SC) atraso); . Demora no tempo de aprovação emitida pelo ERP, mas é impressa e . Solicitação de Compras tramitará . Segurança e controle (eliminação das compras; via workflow/ERP, de acordo com as assinada; do trâmite via DocWeb); . Retrabalho por falta de . É encaminhada em seguida à GISU regras de negócios estabelecidas. . Redução de custos de impressão instrumento de acompanhamento; por malote e online pelo DocWeb. (em média 200 SC's impressas por . Dificuldade em apurar/medir mês); indicadores de performance e de resultados. . Agilidade (Redução média de três . SC é enviada por malote para a . Integração/disponibilização da dias de tempo no processo); área de Orçamento, para avaliação execução orçamentária, em tempo da disponibilidade orçamentária. Tal . Extinção da atividade de consulta real; atividade exige prontidão de um manual; . Regras de negócio incorporadas no Analista de Orçamento para . Segurança do processo; workflow. atendimento. . Rastreabilidade. . Grande incidência de especificações incorretas e incompletas. . No workflow, anexar documentos que auxiliem a especificação; . No workflow, incluir "Perguntas e Respostas" que ajudem na elaboração/completude da especificação; . Solicitante não acompanha o . Acompanhamento da compra pelo status de uma compra, devendo entrar em contato com a GISU para workflow. obter informações. . Processo com tramite moroso (docweb, aprovação manual orçamentária); . Custos elevados (pessoal, material, infraestrutura); . Agilidade; . Eliminação de retrabalhos e devoluções/cancelamentos de SCs; . Redução de erros de especificações. . Retrabalho nas especificações; . Compras realizadas com especificações mal feitas; . Falta de qualidade no produto; . Insatisfação do solicitante. . Otimização do tempo de trabalho da equipe, reduzindo atendimentos/consultas por telefone/e.mail; . Satisfação do usuário; . Redução de custos operacionais. . Insatisfação constante do usuário; . Tempo excessivo no atendimento, comprometendo os resultados; . Custo com atendimento .
  21. 21. Status atual e próximos passos • Implementação/acompanhamento das melhorias; • Refinamento; • Interação com a área de Tecnologia da Informação nos projetos e soluções que envolvam tecnologia; • Interação com a área de Planejamento e Projetos para acompanhar e assegurar o alcance dos objetivos estratégicos.
  22. 22. Status atual e próximos passos Estrutura de Documentos no âmbito do Sistema FIEMG
  23. 23. Estrutura de Documentos Normativos do Sistema FIEMG Atos Normativos Políticas, Normas e Procedimentos Portaria Política Organizacional (PO) Atos e deliberações da Presidência Políticas e normas estratégicas Presidente Presidente Aviso Instrução Normativa (IN) Orientações específicas e imediatas das Superintendências Normas de trabalho em geral Superintendente Superintendente Designação Indicações de profissionais para responder por funções executivas em caráter permanente ou temporário Procedimento Padrão (PP) Orientações para execução do trabalho Gerente Superintendente Documentos complementares Formulários Padrão (SESI, SENAI, FG’s) Manuais de Trabalho Regulamentos e docs das entidades nacionais Anexos gerais Fluxos Links externos
  24. 24. Felipe Luan, CBPP Analista de Processos no Sistema FIEMG flfranco@fiemg.com.br (31) 32634746

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