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RDA implementation in Canada

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Presented by Susan Andrews at the Canadian Library Association Conference May 28 - 31. …

Presented by Susan Andrews at the Canadian Library Association Conference May 28 - 31.

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  • 1. 6/4/2014 1 RDA implementation in Canada Trina Grover, Ryerson University Library Sue Andrews, University of British Columbia Library Pat Riva, Bibliothèque et Archives nationales du Québec Emma Cross, Carleton University Library Canadian Library Association Conference 2014 Thursday May 29, 2014  Acknowledgements Thanks to: • copyright holders of RDA Toolkit for permission to  use the RDA logo for educational purposes. • The Data Centre, Carleton University Library for  assistance with survey data and statistical  analysis. • Rebecca Bartlett, GIS Librarian, Carleton  University Library for assistance with data  visualization.  2
  • 2. 6/4/2014 2 Outline Four sections: 1. The Pan‐Canadian Working Group on  Cataloguing with RDA 2. Experiences of trainers and trainees in English  Canada 3. RDA training and implementation in French  Canada 4. RDA survey results: analysis and conclusions 3 Pan‐Canadian Working Group  on Cataloguing with RDA 4
  • 3. 6/4/2014 3 It’s 2009 ... here comes RDA  • Canadian librarians have contributed significantly to  the development of this international standard via the  IFLA FRBR Review Group, CCC, CCM • No one has an obvious mandate to provide training for  Canadian library staff  • The text of content standard, training materials and  supporting documentation must be available in both  French and English before LAC can implement • There are thousands of libraries in the 5000+ kms between Victoria and St. John’s 5 https://www.flickr.com/photos/clogsilk/174489593/ Creative Commons taster beers" by clogsilkl is licensed under CC BY 2.0
  • 4. 6/4/2014 4 RDA Training Needs  Assessment Working Group an online survey to determine Canadians’ highest priorities for RDA training and gather information about their experiences with different training methods “Canadian training plan needs to promote knowledge of RDA and ensure that information reaches all parts of the library community” – C. Oliver (2010) 7 Grand ideas https://www.flickr.com/photos/sdasmarchive s/9971203995/ San Diego Air & Space Museum Archives 8 Create set of modules with  "chunks" of content for a  comprehensive orientation  to RDA Recruit cataloguers to  deliver workshops, and  maintain updated content  in the modules Partner with associations  and institutions to run  workshops across the  country
  • 5. 6/4/2014 5 Pan‐Canadian Working Group  on Cataloguing with RDA  Developed training modules with exercises Contributed content to an open wiki Delivered workshops across the country rdaincanada.wikispaces.com “Our brief training was meant to open the door, staff  then need to walk through the door themselves” – survey respondent 9 Implementation survey  of English Canada Investigators were granted research ethics board  clearances at Carleton, Ryerson and UBC Data collected: Sept. 1, 2013 ‐ Feb. 15, 2014 73 responses and 64.6% response rate Thank you to participants who took the time to  answer our questions so thoroughly 10
  • 6. 6/4/2014 6 Good times •  11 Experiences of Trainers and Trainees  in English Canada 12
  • 7. 6/4/2014 7 Experiences of Trainers and Trainees  in English Canada • Pan‐Canadian modules • Content of training • Facilities and  Local challenges • Phasing in RDA • RDA in context 13 Sources of perspective 14 • Giving workshops • Taking workshops • Survey comments Opportunities and challenges
  • 8. 6/4/2014 8 Pan Canadian modules 15 • Canadian content • Chunks of 1 to 2 hours • Can be re‐ordered (or omitted) • Have exercises (never enough) • Some can be self study • Needed lots of updating as RDA changed with  the months and weeks  (2012‐2013) – Try not to schedule a workshop in April! Pan Canadian modules • Peer‐to‐peer  advice:  – Emails to/from trainers – Question and answer forum – Cohort of  trainers  and trainees 16
  • 9. 6/4/2014 9 Content to be taught • RDA ! – Rules, Structure, Navigation • Need for FRBR  • Vocabulary  switch – Not always one‐to‐one  correspondence • Need for explanations with and  without MARC • Need for thinking in “principles” • Need for real life examples – Resources to describe, records to use as models  17 Facilities • Classrooms – One machine per person • Connectivity – IP range access to Toolkit vs. Signon – Firewalls, wireless/wired • Projectors, microphones • A place for breaks 18
  • 10. 6/4/2014 10 Local challenges • Proximity to training • Cost of training or even Toolkit • Support from administrators • Membership in consortium • ILS limitations – store/display/control data • Staff skill limitations • Who needs to be taught? (PS, Admin, etc) • TIME! 19 Phasing it in … • Copy cataloguing – Accepting : learning from what you see – Error recognition • Original cataloguing – Books • Current publications vs. old/rare – Non‐book • Special groups for Music and Videos and Carto • Headings vs. bibliographic descriptions • Retrospective additions/changes to existing pre‐ RDA records 20
  • 11. 6/4/2014 11 Putting it all in context • Best practices  – LC‐PCC, British Library, others – Toolkit resources:  workflows from others • RDA implementation scenarios Linked data • Bib framework • Future:  what will it  really look like? 21 RDA in French Canada 22
  • 12. 6/4/2014 12 RDA in French Canada • Prerequisite for implementation:  translate RDA into French! • We did it! On time (almost) • Published in RDA Toolkit May 14, 2013 • In print, June 2013 23 RDA training in French Canada • Issued from the RDA translation work • Delivered in partnership between • L’Association pour l’avancement des science  et des techniques de la documentation  (ASTED) • Bibliothèque et Archives nationales du  Québec (BAnQ)  Benefitted from Pan‐Canadian group 24
  • 13. 6/4/2014 13 RDA training in French Canada fall 2012 • Half‐day "Preparation for RDA" workshop • For managers, systems, those responsible for  making the transition happen • Covered: Background on RDA, FRBR/FRAD,  MARC 21 updates, systems issues, planning • 3 sessions (Montréal and Québec City) 25 RDA training in French Canada • Full‐day or two‐day workshops • Transition, from AACR2 to RDA • Based on materials from LC and Pan‐Canadian • With quizzes, exercises, Toolkit demo • Translated and adapted by BAnQ and LAC  members of the translation teams • Delivered by 4 BAnQ librarians (from  translation team) teaching in pairs 26
  • 14. 6/4/2014 14 RDA training in French Canada spring 2013 • Initial blitz: 17 workshops, 6 cities, 3 months  (March 15‐June 18) • Almost 400 attendees • In‐house staff training at BAnQ • extended version in 6 half‐day sessions  (March 19‐April 4) one‐day version  (April 11) • 50 staff attended • April 4, 2013: Day 1 for RDA! 27 RDA training in French Canada fall 2013‐spring 2014 • Demand for training continued • 10 more workshops (1 upcoming) • In 3 more cities, as well as Montreal • Total attendees: over 600 28
  • 15. 6/4/2014 15 29 May 10 and  June 6‐7, 2013 March 15, 2013 … May 13‐14 2014  June 17‐18 April 15, 22‐23  June 17‐18, 2013 June 13‐14, 2013May 14 and 16,  2013 May 27‐28, 2013 Jan 21‐22, 27, 2014 RDA training in French Canada fall 2013‐spring 2014 30 16 18 43 44 63 142 225 Government Library Tech Schools K‐11 CEGEPs Other Universities Public libraries Number of participants in French‐language RDA  training by sector (to May 1, 2014)
  • 16. 6/4/2014 16 The RDA training experience  in French Canada • Centralized, thus consistent content • Authoritative, used translation files • Achievement! Implemented RDA at the same  time as other North American libraries • Exhausting 31 Lessons learned from  our RDA training experience   Adaptability, no training room is perfect   Variety in delivery methods helps  Seek greater simplicity for organizers  (handouts, exercises, solutions)  Working together as a team   Prepare and have contingency plans 32
  • 17. 6/4/2014 17 Future challenges  in French Canada • Going beyond the basics • Authority fields • Non‐book materials • Meeting post‐training support needs • In‐house • Training participants • Community role and involvement? 33 RDA survey of English Canada: analysis and conclusions • Training • Implementation rates • Challenges reported by libraries • Implementation tips and ideas 34
  • 18. 6/4/2014 18 35 65.8% 60.3% 56.2% 50.7% 46.6% 43.8% Conference / precon LC website Books & articles Webinar Library assoc. session Listservs & blogs How did libraries provide RDA training in  English Canada? 36 Full  adoption 9.6% Partial  adoption 54.8% Non  adoption 35.6% Overall implementation of RDA in English Canada 
  • 19. 6/4/2014 19 Use of RDA The most frequent use of RDA by libraries: – 26% monographs – 17.8% sound recordings – 16.4% serials – 37% for copy cataloguing not original – 19.2% creating hybrid records – 2.7% only content, media and carrier 37 38 RDA adoption by region: full adoption 0% 16.6% 5.3% 6.7%
  • 20. 6/4/2014 20 39 RDA adoption by region: partial adoption 73.3% 11.1% 57.9% 40% 40 RDA adoption by region: non adoption 10% 88.9% 36.8% 53.3%
  • 21. 6/4/2014 21 41 12.5% 0% 4.8% 10% 0% University College Public Government Special Full RDA adoption is low across all sectors  but highest in university and government 42 70.8% 50% 57.1% 30% 50% University College Public Government Special Partial RDA adoption is highest in university  and public libraries
  • 22. 6/4/2014 22 43 16.7% 50% 38.1% 60% 50% University College Public Government Special Non adoption of RDA is highest in government,  college and special libraries. 44 Challenges implementing RDA
  • 23. 6/4/2014 23 #1 Challenge 34.2% lack of time “The time needed to spend on learning and  practising  while at the same time keeping up  with day to day work” “The time involved with preparing and  organizing training even if much of the training  material has been prepared by other groups” 45 #2 Challenge 27.4% ILS issues “Concerns over our vendor response (or lack of  response) regarding RDA. Changes to the OPAC  to maximize the RDA display are not expected  until next year at the earliest” “Vendor has not updated the ILS properly to  distinguish formats without a GMD” 46
  • 24. 6/4/2014 24 #2 Challenge 27.4% ILS issues “ILS vendors are not helpful!” 47 #3 Challenge 24.6% training issues “Many training session have focused so heavily  on the theory that time usually runs out before  very much practical application is covered” 48
  • 25. 6/4/2014 25 #4 Challenge 20.5% consortium issues “Frustrating to have to wait for central policy  and training from the consortium before we can  catalogue with RDA” “Our shared RDA records sometimes get  “corrected” by smaller libraries who think we  are missing GMDs, have funny fields, etc.” 49 #5 Challenge 19.2% lack of buy‐in “Challenge to explain to staff why certain  changes are necessary particularly as they can  not see the full benefits of RDA/FRBR at this  time” “Some people feel RDA is very daunting … and  the end result is not that different” 50
  • 26. 6/4/2014 26 Positive comments! 16.4% positive about RDA “We’re excited! Lots of features to like since so  many aspects of AACR people ask “why do you  do that?”. Happy to be moving to a code where  the focus is information retrieval”. 51 Positive comments! 16.4% positive about RDA “We love using RDA! It is much more intuitive,  easier to teach new cataloguers than AACR2 and  the records are much easier to read for our  patrons”. 52
  • 27. 6/4/2014 27 53 Implementation tips & ideas #1 RDA training was provided • Took advantage of wide variety of training  options • Some provision for special formats • Training for non‐cataloguers #2 Team or committee to share workload for  RDA training and implementation  54
  • 28. 6/4/2014 28 Implementation tips & ideas #3 On‐going communication and support • RDA lunch“n”learn or “RDA Tuesday”  #4 Consortiums: active RDA working group • help with implementation  • develop policy across member libraries. 55 Implementation tips & ideas #5 Successful communication with ILS vendor • RDA fields display in public catalogue • Plan and date for next update to ILS  #6 RDA champion • Someone who was excited about RDA  • Understood the purpose and potential 56
  • 29. 6/4/2014 29 57 Conclusions Conclusions #1 Difference in French language and English  language cataloguing communities • Central source vs. group of peers #2 Rate of non adoption in the North • 88.9% of libraries in NWT, NVT and YK not  adopted RDA #3 Increased importance of consortiums in  cataloguing policy decisions 58
  • 30. 6/4/2014 30 Conclusions #4 Partial adoption? • 54.8% of libraries have opted for a partial adoption of RDA  • But what exactly does this mean? #5 Further development of training materials • Preference for in‐person training: demand outstrips supply → Need to develop more online learning options • Non book formats • Briefer training materials • Implementation guidelines 59 Conclusions #6 ILS vendors • Is it time to focus attention on the business  relationship libraries have with the ILS vendor  community? #7 It ‘aint over yet! • 35.6% of libraries have not adopted RDA • Focus on helping libraries who are struggling 60
  • 31. 6/4/2014 31 RDA implementation in Canada Questions?

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