Guion completo del evento junio 2011

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Guion completo para el área de comunicación del evento que tuvo lugar en junio de 2011. Se han sustituido los nombres, excepto el de la autora, por otras referencias. Se indica en él el protocolo a seguir de una forma más exhaustiva que en el cuadro que se entregó al resto del equipo que conformaba la organización del evento.

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Guion completo del evento junio 2011

  1. 1. GUIÓN EVENTO SOLIDARIO “X”– Junio 20111. 18:00.- Reunión de todos los colaboradores: 1.1. Conocernos 1.2. Establecer las diferentes funciones 1.3. Ver que todo esté preparado en la sala de deliberaciones: tentempiés, documentación, etc. 1.4. Delimitar quién recoge el premio si no está la fotógrafa ganadora ni nadie que la represente. 1.5. Últimos toques: a) Sillas puestas. Tres en el estrado. b) Atril situado c) Catering en su sitio d) Todos acreditados y conociendo sus funciones e) Orden de las presentaciones de los proyectos solidarios.2. 18:15.- Recibimiento de los miembros del jurado: 2.1. Se les conduce a la sala correspondiente a) Se queda con ellos, por si necesitan algo – Voluntaria jurados (VJ). b) También se encargará de escribir en los tarjetones el nombre de las ganadoras. Los tarjetones se meterán en un sobre cerrado que solo tendrá el número del premio por fuera. • En total, habrá 5 sobres: uno por cada premio con su tarjetón correspondiente y otro donde figuren todas las premiadas para entregar a Alice cuando llegue el momento. c) Cuando los tarjetones ensobrados estén listos, entregar a María.3. 18:30.- Periodistas, fotógrafas concurso, responsable subasta, portavoces proyectos, autoridad y resto de personas encargadas de la entrega premios. 3.1. Acompañar a los periodistas a la sala. - María a) La persona encargada de los jurados (VJ) les preguntará si quieren tomar algo y también estará a su disposición. 3.2. Explicar a las concursantes el procedimiento a seguir cuando empiece la entrega de premios y si han obtenido alguno. - María 3.3. Explicar el orden de intervención a los portavoces de los proyectos. - María 3.4. Indicar a autoridad y a patrocinadores cómo va a ser la entrega. - Directoras 3.5. Explicar al responsable de la subasta el orden de las obras y saber si quiere todas sobre el estrado e ir adelantando las correspondientes según se vayan subastando. Situar un número detrás con el orden – María4. 19:20.- Recibimiento de los invitados en la mesa 4.1. Según entre el primer invitado, debe empezar la música barroca. - avisa voluntaria de prensa (VPR) 4.2. Establecer dos personas que se encarguen de estar en mesa – Voluntarias mesa (VSM) a) Una se ocupará de los donativos (VSM1) y la otra (VSM2) de explicar dónde está la bebida del catering y de presentar a la persona que les va a conducir al interior – Serán VJ y -1-
  2. 2. voluntaria corredor subasta (VCS) • Establecer quién será. Labor: presentar a las directoras, sobre todo en el caso de que sea alguien que se considere de importancia para la empresa o el acto. - VJ y VCS • Todo el equipo debe estar atento para que ningún invitado que acuda solo pueda sentirse precisamente solo. 4.3. Si acude alguien de la prensa, avisar a María.5. 20:00.- Bienvenida. 5.1. Termina el concierto de música barroca – lo da por finalizado el VPR 5.2. Para entonces, todos los portavoces deben estar sentados en las sillas del estrado – avisan María y VPR. 5.3. Toma la palabra la directora 1 a) Bienvenida y agradecimiento a la Fundación, autoridad presente, etc. y explicación de la relación entre ambas instituciones 5.4. Toma la palabra la directora 2 a) Agradecimientos a los restantes patrocinadores, tribunal, fotógrafas y colaboradores (explicar que todos han colaborado sin cobrar). 5.5. Presentación FOW: directoras a) Directora 1: Explicación de lo que es FOW: Objetivos y retos b) Directora 2: Explicación de la agenda del evento y de que las fotos están en venta y se les dará una replica en papel fotográfico.6. 20:10.- Presentación primer proyecto 6.1. Da paso la directora 1. 6.2. Habla X, representante de X y xxx7. 20:15.- Segundo proyecto 7.1. Da paso la directora 2. 7.2.Habla X, representante de X y xxx8. 20:20.- Tercer proyecto 8.1. Da paso la directora 1. 8.2. Habla X, representante de X y xxx9. 20:25.- Cuarto proyecto 9.1. Da paso la directora 2. 9.2. Habla X, representante de X y xxx10. 20:30.- Subasta. 10.1.Directora 1 da paso a la subasta – Presentación representante casa de subastas 10.2.Mientras retirada de sillas del estrado y colocación de obras a subastar. a) De la retirada, se encarga voluntario 1 (V1) b) De la colocación de las obras, se encarga el V1 junto con el voluntario 2 (V2) -2-
  3. 3. c) Orden de las obras a subastar. Avisar al representante de la casa de subastas: • x1 • x2 • x3 • x4 • x5 • x6 d)Los ojeadores son VSM1, VJ y VCS e)La persona encargada de apuntar los datos de los compradores (corredor) es VCS11. 21:00.- Final subasta y espectáculo flamenco. 11.1. Directora 2 sale a) Da las gracias b) Invita a los compradores a pasar a la sala anexa a pagar la señal c) Invita a los asistentes a adquirir alguna de las diez fotografías a concurso d) Da paso a la actuación musical. 11.2. Mientras tanto a)Quitar las sillas del centro – los mismos que lo hicieron antes b)Subir tres de las sillas al escenario – idem. c)Llevar las obras a la sala – idem. 11.3. Actuación musical. 11.4. Mientras está, colocar las sillas en los laterales – los mismos de antes. a) Reservar cuatro sillas a la izquierda del estrado (desde el punto de vista del presentador, que está mirando de frente a la puerta de entrada). • La más cercana al estrado debe ser la autoridad. • El resto de las personas a entregar los galardones se situarán a continuación de ella por orden de importancia de entrega: el representante de “x” (2º premio), se sentará junto a la autoridad (primer premio); a su izquierda estará el representante “y” (premio del público). y, por último, estará “z” (premio empresa Z). b) Dejar el primer arco de la izquierda sin sillas para que allí se sitúen las concursantes. 11.5. Avisar al catering de que empiece a servir la parte de la comida. - la persona encargada será VSM2 11.6. En la sala del fondo, la de las reuniones, se recogerá el dinero de señal de los compradores y se realizarán los trámites necesarios - VCS12. 21:30.- Entrega de premios. 12.1. 21:25.- Sentar al jurado en la posición indicada arriba y darle a cada uno el vale con el premio correspondiente que deben entregar. - María -3-
  4. 4. a) Premio con el nombre del patrocinador 3: lo entregan “z1” y “z2” b) Premio público con el nombre del patrocinador 2: lo entrega “y” c) 2º premio con el nombre del patrocinador 1: lo entrega “x” d) 1er premio: autoridad 12.2. Avisar a las concursantes de que se dirijan a sus posiciones – VPR 12.3. Avisar a directora 1 de que ya comienza el acto – VPR 12.4. Avisar a la presidenta del jurado - María 12.5. 21:30.- Directora 1 sube al estrado a) Anuncia el comienzo de la entrega de premios b) Da paso a la presidenta del jurado 12.6. Sube la presidenta del jurado, entrega el sobre con los premios a directora 1 y habla durante un máximo de cinco minutos. 12.7. Directora 1 va dando paso a las premiadas e indica quién va a entregar el galardón. a) El premio especial del patrocinador es para..., por su foto... y lo entregan las representantes de patrocinador 3, “z1” y “z2” • “Z1” abrirá su sobre delante del público y se lo entregará a la ganadora b) El tercer premio es para... por su foto... y lo entrega, en representación, de patrocinador 2, “y” • “Y” abrirá su sobre delante del público y se lo entregará a la ganadora. c) El segundo premio es para... por su foto... y lo entrega, en representación del patrocinador 1, “x” • “X” abrirá su sobre delante del público y se lo entregará a la ganadora d) El primer premio es para... por su foto... y lo entrega el Exmo. Sr. autoridad. • Autoridad abrirá su sobre delante del público y se lo entregará a la ganadora. e) Las premiadas entrarán en el estrado por la izquierda y los encargados de entregar los premios, por la derecha, se encontrarán en el centro.13. 22:00.- Una vez entregados los premios, las directoras despiden el acto. 13.1. Enhorabuena a las ganadoras - directora 2 13.2. Agradecer su asistencia o participación a: - directora 1 a)los invitados b)los patrocinadores c) los colaboradores d)las fotógrafas que cedieron uno de sus trabajos e)al jurado f) y a la inestimable ayuda de la Fundación y la autoridad. -4-

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