Rapor Yazma Teknikleri

85,331 views

Published on

Published in: Business
4 Comments
19 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
85,331
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3,051
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
4
Likes
19
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Rapor Yazma Teknikleri

  1. 1. Rapor YazmaTeknikleri<br />Türker BAŞ<br />
  2. 2. Temel Kurallar<br /> İlk yazdığınız raporu hatırlayın.<br />Rapora bir türlü nasıl başlayacağımı bilemiyordum. Hatta raporu teslim etmem gereken günde dahi ne yazacağımdan emin değildim.<br />Raporum hiç de beklediğim etkiyi yaratmamıştı. Oysa çok da önemli bir konuyu ele almıştım.<br />Raporumda o konuyu oldukça kapsamlı ele almama rağmen aynı konuda niye soru sorduklarını anlayamadım.<br />Raporumda o sorunu oldukça açık ifade etmeme rağmen niçin bu konuda halen harekele geçmediklerini anlayamadım.<br />
  3. 3. Temel Kurallar<br />YEV <br />Sendromu<br />Yazmaya Elim Varmıyor<br />
  4. 4. Örnek Olay<br />Adı : Murat<br />Görevi : İKY Müdür Yardımcısı<br />Çalışan Memnuniyeti Anketi:<br /><ul><li>Genel Memnuniyet
  5. 5. Çalışma Ortamı
  6. 6. Şirket Yönetimi</li></ul>Kaynak: DeborahDumaine, Etkili İş Yazıları, Optimist Yayınları.<br />
  7. 7. Örnek Olay<br />Motivasyon sorunları vardır. <br />Bir şeyler yapılması gerekmektedir.<br />Tamamlamış olduğumuz ve ilginç sonuçlar elde etmemize yardımcı olan Çalışan Memnuniyeti Anketi'ne göre çalışanların işyerindeki motivasyonunu artırmak için alınacak önlemleri tespit etmeden önce anket sonuçları ile ilgili bulguların yönetime aktarılarak, çıkan sonuçların onlar üzerinde ne gibi etkiler yapacağının da dikkate alınması faydalı olacaktır. Bu nedenle yapılan bu anketle ilgili sonuçlar, konu hakkındaki değerlendirmelerimiz ve görüşlerimiz aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır.<br />
  8. 8. İçerik<br />Raporun İçeriği<br />“Arkadaşlarıma bu şirkette çalışmayı tavsiye ederim” sorusuna çalışanların % 18’i kesinlikle katılıyorum, % 12’si katılıyorum, % 35’i karasızım, % 20’si katılmıyorum, % 15’i kesinlikle katılmıyorum cevabı vermişlerdir.<br />“Emekliliğim gelmeden bu şirketten ayrılacağım” sorusuna çalışanların % 5’i kesinlikle katılıyorum, % 7’si katılıyorum, % 18’i karasızım, % 41’si katılmıyorum, % 29’u kesinlikle katılmıyorum cevabı vermişlerdir.<br />
  9. 9. Örnek Olay<br />Sizce bu rapor yöneticilerin ilgisini çeker mi?<br />
  10. 10. Amaç<br />Niçin Rapor Hazırlarız?<br /><ul><li>Başkalarına bilgi vermek için.
  11. 11. Herhangi bir konuda çözümü kolaylaştırıcı öneriler sunmak için.
  12. 12. Bir konuya çözüm getirebilmek için.</li></ul>Bu amaçlar çoğu zaman karşılanmıyor?<br />Acaba neden?<br />
  13. 13. Problem<br />Raporlar neden işe yaramaz?<br /><ul><li>Okuyucuyu iyi yönlendirmediği için.
  14. 14. İyi bir yazım şekli olmadığı için.
  15. 15. Sonuç ve önerileri eksik olduğu, sadece geçmişe yönelik bilgi verdiği için.
  16. 16. Konusu çekici olmadığı için.</li></ul>Murat’ın raporundaki hata nedir?<br />
  17. 17. İfade Şekli<br />Murat’ın aşağıdaki giriş paragrafını <br />siz ifade ediniz.<br />Tamamlamış olduğumuz ve ilginç sonuçlar elde etmemize yardımcı olan Çalışan Memnuniyeti Anketi'ne göre çalışanların işyerindeki motivasyonunu artırmak için alınacak önlemleri tespit etmeden önce anket sonuçları ile ilgili bulguların yönetime aktarılarak, çıkan sonuçların onlar üzerinde ne gibi etkiler yapacağının da dikkate alınması faydalı olacaktır. Bu nedenle yapılan bu anketle ilgili sonuçlar, konu hakkındaki değerlendirmelerimiz ve görüşlerimiz aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır.<br />
  18. 18. Çözüm<br />Raporun anlaşılırlığını arttırmak için;<br /><ul><li>Kısa cümleler kullanın – Bir fikir bir cümle.
  19. 19. Basit bilinen kelimeleri kullanın.
  20. 20. Sade bir dil kullanın.</li></li></ul><li>İfade Şekli<br />2 Fikir<br />Çalışan Memnuniyeti Anketi sonuçları motivasyonun düşük olduğunu göstermiştir. Motivasyonu artırmak için almamız gereken önlemleri belirlemeden önce üst yönetimin görüşünü almamız faydalı olacaktır.<br />
  21. 21. Kontrol Çizelgesi<br /><ul><li>Rapor kime hitap edecek (hedef okuyucu)?
  22. 22. Raporu ne kadar bir süre içinde yazmak gerekiyor?
  23. 23. Raporda vermek islenen mesaj nedir?
  24. 24. Raporun içeriği için düşünceler not edildi mi?
  25. 25. Düşünceler gruplandı mı?
  26. 26. Toplanan veriler yeterli mi?
  27. 27. Düşüncelerde zayıf bir nokta var mı?
  28. 28. Raporda yazılacaklarla ilgili ne gibi sorular gelebilir?
  29. 29. Rapora gelecek sorular nasıl yanıtlanabilir?</li></li></ul><li>İçerik<br />Raporun İçeriği<br />Yaptığımız araştırmalar, şu anda kullanmakta olduğumuz mürekkep püskürtmeli yazıcıyı yeni bir lazer yazıcısı ile değiştirdiğimizde, toner masraflarımızdan oldukça tasarruf edeceğimizi göstermektedir. Aşağıdaki tabloda her iki yazıcının yıllık toner masrafı karşılaştırılmıştır.<br />
  30. 30. İçerik<br />Raporun içeriğini oluşturmak için;<br /><ul><li>Kapsanacak hususların listesini çıkar.
  31. 31. Başlık ve alt başlıkları planla.
  32. 32. Her başlığın altında bir-iki husus yer almalı.
  33. 33. Kullanılacak temel verilerin bir listesini oluştur.
  34. 34. Tablo, grafik vb.</li></li></ul><li>Kapsanacak Hususlar<br />Ana mesaj: Anket sonuçlarına göre çalışanların motivasyonları düşük ve bu nedenle bir şeyler yapılması gerekiyor. Bu durumu yönetimle paylaşmalıyız.<br />Yola çıkış nedeni: İnsan kaynaklarını geliştirmek amacıyla çalışanların motivasyon ve iş tatminleri konusundaki iyileştirmeye açık alanların tespit edebilmek.<br />Ne yapıldı? Çalışan Memnuniyeti Anketi<br />Ne bulundu? Genel memnuniyet ortanın üstünde olmakla birlikte, geliştirilmesi gereken birtakım hususlar var.<br />• İş ortamından memnuniyet düşük.<br />• Sosyal faaliyetler ve çalışma saatleri çalışanların motivasyonunu etkiliyor<br />• Şirket yönetimi konusunda...<br />
  35. 35. Başlık ve Alt Başlıklar<br />1. Giriş (Anketin amacı: ne zaman yapıldığı ve kaç kişinin katıldığı yazılacak<br />2. Anket Sonuçları (Ankette her bir bölümde alınan sonuç hakkında bilgi verilecek) <br />2.1. Genel Değerlendirme<br />2.2. Anket Bölümleri Bazında Alınan Sonuçlar<br />2.2.1. Genel memnuniyet (olumlu ve olumsuz olanlar vurgulanmalı)<br />2.2.2. Çalışma Ortamı<br />2.2.3. Şirket Yönetimi<br />3. Anket Sonuçları Doğrultusunda Yapılacaklar (Anketten sonra alınması gereken önlemler hakkında bilgi verilecek)<br />
  36. 36. Yazım Kuralları<br />İmla Kuralları<br />“ve” den önce virgül kullanılabilir.<br />Gün ve ay isimleri büyük harfle yazılır.<br />Başlıklardaki tüm kelimler büyük harfle yazılır.<br />İtalik yazı, alt çizgi anlamına gelir<br />Kesinlik sayıların yazı ile ifade edilmesinde kullanılan bir kriterdir.<br />Nokta ve virgül tırnak işaretlerinin içine alınır.<br />Satır sonuna gelen özel isimler bölünmez.<br />Edilgen bir ifade şekli<br />Olumlu ifadeler<br />Vurgu<br />Farklı cümle yapıları <br />Cümleler arası geçişler <br />
  37. 37. Kapsam<br />Kapak Sayfası Raporun ismi, hazırlayan ve tarih bilgileri.<br />Önsöz Raporun amacı, yöntemi, kapsamı ve elde edilen sonuçlar.<br />İçindekiler Raporun bölümlerinin ve esas metindeki ana ve alt başlıkların listesidir. 20 sayfanın üzerindeki raporlarda sayfa numarası verilir.<br />Esas Metin Raporun esasını teşkil eder.<br />Ekler Raporda yazılanları desteklemek amacıyla verilen ek bilgiler<br />Kaynakça Yararlanılan çalışmaları gösterir.<br />
  38. 38. Kapsam<br />2.2. Anket Bölümleri Bazında Alınan Sonuçlar<br />Aşağıda, anket bölümleri bazında toplu sonuçlar ile bu sonuçların yorumu yer almaktadır.<br />2.2.1. Genel Memnuniyet<br />Genel memnuniyetin ortanın üstünde olduğu görülmektedir. Ancak çalışanların %41'i tekrar işe girecek olsa şirketimizi seçmekte tereddüt edeceğini belirtmiştir. Bu durum, raporun giriş bölümünde belirttiğimiz gibi, memnuniyetsizlik yaratan konuların dikkatlice analiz edilerek, gelişmeye açık alanların iyeleştirilmesi ihtiyacının olduğunu desteklemektedir,<br />2.2.2. Çalışma Ortamı<br />İş ortamı konusunda alınan sonuçlar memnuniyetin orta seviyenin biraz üstünde olduğunu göstermektedir. Büyük oranda orta olarak değerlendirilen konular sırasıyla, yapılan işin karşılığında verilen ücretin dengeli olması, başarının takdir edilmesi, önerilerin şirket tarafından dikkate alınması ve her düzeyde çalışanın kararlarının tamamen uygulanmasıdır. Bu konular çalışanlar tarafından %51 ile %36 oranında arasında değişen bir katılımla "'orta'" olarak değerlendirilmiştir. Bunun dışında aynı bölümde sorgulanan konular ise genel olarak "iyi" olarak değerlendirilmiştir.<br />
  39. 39. Tablolar<br />Bilgiler görülebiliyor mu?<br />Şekil uygun mu?<br />Birimler belli mi?<br />Dönem değeri belli mi?<br />Toplam satışlar belli mi?<br />Rakamlar net mi?<br />Tablo 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  40. 40. Tablolar<br />Tablo 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  41. 41. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  42. 42. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  43. 43. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  44. 44. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  45. 45. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  46. 46. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  47. 47. Grafikler<br />Şekil 2 2007 Yılı Satış İstatistikleri<br />
  48. 48. Teşekkür Ederim<br />Türker BAŞ<br />

×