Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)

on

  • 2,712 views

1. Họp và hội nghị

1. Họp và hội nghị
2. Internet và email
3. Hội thảo và các sự kiện đào tạo

Statistics

Views

Total Views
2,712
Views on SlideShare
2,698
Embed Views
14

Actions

Likes
0
Downloads
56
Comments
0

1 Embed 14

http://forum.hoclaptrinhweb.com 14

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) Presentation Transcript

  • 1. Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
  • 2. Nội dung bài học 1. Họp và hội nghị 2. Internet và email Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 2 2. Internet và email 3. Hội thảo và các sự kiện đào tạo
  • 3. Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 3
  • 4. Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết định Các hình thức: Họp chính thức Họp định kỳ hoặc đột xuất Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp) Khái niệm Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết định Các hình thức: Họp chính thức Họp định kỳ hoặc đột xuất Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp) Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 4
  • 5. Bao gồm: Cuộc họp hội đồng quản trị Họp ủy ban Hội thảo làm việc nhóm Các cuộc họp công khai Cuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bất thường (EGM) Cuộc họp nhóm Họp thẩm định Phỏng vấn Trao đổi tự do Họp chính thức Bao gồm: Cuộc họp hội đồng quản trị Họp ủy ban Hội thảo làm việc nhóm Các cuộc họp công khai Cuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bất thường (EGM) Cuộc họp nhóm Họp thẩm định Phỏng vấn Trao đổi tự do Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 5
  • 6. Hình thức chung Họp chính thức Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 6
  • 7. Kết quả thu được bao gồm: Thông báo Chương trình làm việc Biên bản Họp chính thức Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 7
  • 8. Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án: Các thành viên tham dự: Quản trị dự án Các thành viên đội dự án Đại diện của khách hàng/chủ đầu tư Gồm các nội dung: Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trước Hiện trạng dự án Tiến độ kỳ vọng của dự án trong tương lai Chi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báo Phân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành Họp dự án Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án: Các thành viên tham dự: Quản trị dự án Các thành viên đội dự án Đại diện của khách hàng/chủ đầu tư Gồm các nội dung: Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trước Hiện trạng dự án Tiến độ kỳ vọng của dự án trong tương lai Chi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báo Phân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 8
  • 9. Cuộc họp giải quyết vấn đề: Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án Cần nhận thức rõ: Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc ra quyết định Ai là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắc phục Họp dự án Cuộc họp giải quyết vấn đề: Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án Cần nhận thức rõ: Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc ra quyết định Ai là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắc phục Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 9
  • 10. Cuộc họp đánh giá dự án: Xảy ra cuối dự án Chương trình làm việc: Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa? Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sách Thời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầu Mức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự án Xác định và giải quyết vấn đề Mối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việc Liên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng của khách hàng Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáo kiểm toán Họp dự án Cuộc họp đánh giá dự án: Xảy ra cuối dự án Chương trình làm việc: Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa? Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sách Thời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầu Mức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự án Xác định và giải quyết vấn đề Mối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việc Liên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng của khách hàng Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáo kiểm toán Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 10
  • 11. Hội nghị: Là phương pháp truyền thông đặc biệt Phục vụ một số mục đích khác nhau Bao gồm các kỹ thuật: Truyền thông trực quan Truyền thông bằng văn bản Truyền thông bằng lời Hội nghị Hội nghị: Là phương pháp truyền thông đặc biệt Phục vụ một số mục đích khác nhau Bao gồm các kỹ thuật: Truyền thông trực quan Truyền thông bằng văn bản Truyền thông bằng lời Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 11
  • 12. Hội nghị công khai: Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhau Thường là hoạt động truyền thông một chiều Mục đích chính là để thông báo Hội nghị nội bộ: Đa phương Ngành dọc Hội nghị bán hàng Hội nghị Hội nghị công khai: Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhau Thường là hoạt động truyền thông một chiều Mục đích chính là để thông báo Hội nghị nội bộ: Đa phương Ngành dọc Hội nghị bán hàng Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 12
  • 13. Hội nghị qua truyền thông (giọng nói): Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nối giọng nói của các thành viên tham dự Có thể tổ chức qua: Phần mềm Skype Hệ thống gọi điện qua Internet Điện thoại Máy phát thanh hai chiều Hội nghị Hội nghị qua truyền thông (giọng nói): Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nối giọng nói của các thành viên tham dự Có thể tổ chức qua: Phần mềm Skype Hệ thống gọi điện qua Internet Điện thoại Máy phát thanh hai chiều Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 13
  • 14. Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọng nói): Sử dụng máy tính và hệ thống video Hai kiểu hội nghị truyền hình chính: Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng Sử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC Hội nghị Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọng nói): Sử dụng máy tính và hệ thống video Hai kiểu hội nghị truyền hình chính: Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng Sử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 14
  • 15. Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 15
  • 16. Quảng cáo Marketing trực tiếp Quảng cáo có hồi đáp Xúc tiến bán hàng Các chương khách hàng trung thành Quan hệ truyền thông/báo chí Quan hệ công chúng Tiếp thị mối quan hệ Internet - kênh truyền thông xúc tiến thương mại Quảng cáo Marketing trực tiếp Quảng cáo có hồi đáp Xúc tiến bán hàng Các chương khách hàng trung thành Quan hệ truyền thông/báo chí Quan hệ công chúng Tiếp thị mối quan hệ Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 16
  • 17. Tiếp thị bình dân Phân phối trực tiếp Phát triển quan hệ đối tác Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật Nghiên cứu thị trường/khách hàng Bản sắc doanh nghiệp Internet - kênh truyền thông xúc tiến thương mại Tiếp thị bình dân Phân phối trực tiếp Phát triển quan hệ đối tác Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật Nghiên cứu thị trường/khách hàng Bản sắc doanh nghiệp Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 17
  • 18. Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng Xu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốc độ ổn định Các hình thức khác: Gian hàng trực tuyến Các trang đấu giá Mua sắm trực tuyến Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng Xu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốc độ ổn định Các hình thức khác: Gian hàng trực tuyến Các trang đấu giá Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 18
  • 19. Đang dần thay thế cho thư tay, bản ghi nhớ, bản fax, các tài liệu, các cuộc gọi điện thoại Kết hợp khả năng của các phương tiện truyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ, chi phí và sự tiện dụng Email Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 19
  • 20. Ưu điểm: Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóng Chi phí thấp Có thể đính kèm tài liệu văn bản Gửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳ Phần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi Email Ưu điểm: Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóng Chi phí thấp Có thể đính kèm tài liệu văn bản Gửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳ Phần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 20
  • 21. So sánh: Mạng nội bộ (intranet) Mạng diện rộng (extranet) Mạng Internet Mạng nội bộ và mạng diện rộng So sánh: Mạng nội bộ (intranet) Mạng diện rộng (extranet) Mạng Internet Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 21
  • 22. Các nội dung của mạng nội bộ: Dữ liệu hoạt động Thông tin tuyển dụng Hỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viên Bảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tin tới nhân viên Trang chủ của các phòng ban Nội san hoặc bản tin nội bộ Các phương tiện thư điện tử Truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên Hồ sơ nhân sự cá nhân Mạng nội bộ và mạng diện rộng Các nội dung của mạng nội bộ: Dữ liệu hoạt động Thông tin tuyển dụng Hỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viên Bảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tin tới nhân viên Trang chủ của các phòng ban Nội san hoặc bản tin nội bộ Các phương tiện thư điện tử Truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên Hồ sơ nhân sự cá nhân Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 22
  • 23. Những lợi ích của mạng nội bộ: Tiết kiệm chi phí Sử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyến Truy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp Mạng nội bộ và mạng diện rộng Những lợi ích của mạng nội bộ: Tiết kiệm chi phí Sử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyến Truy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 23
  • 24. Mạng diện rộng: Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanh Có thể được sử dụng để: Cung cấp một dịch vụ “tập trung” Trao đổi tin tức Chia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triển Quảng cáo thông tin Trao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch Cung cấp các bài thuyết trình trực tuyến Mạng nội bộ và mạng diện rộng Mạng diện rộng: Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanh Có thể được sử dụng để: Cung cấp một dịch vụ “tập trung” Trao đổi tin tức Chia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triển Quảng cáo thông tin Trao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch Cung cấp các bài thuyết trình trực tuyến Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 24
  • 25. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic data transfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữa các tổ chức thông qua phương tiện điện tử Tầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ đang ngày càng gia tăng Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI và các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin đang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống Trao đổi dữ liệu điện tử Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic data transfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữa các tổ chức thông qua phương tiện điện tử Tầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ đang ngày càng gia tăng Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI và các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin đang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 25
  • 26. Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 26
  • 27. Là kênh truyền thông công việc chủ yếu Phần lớn diễn ra trực tiếp mặt đối mặt: Phỏng vấn Các bài diễn thuyết và thuyết trình Các chuyến thăm bán hàng Các cuộc họp nhóm chính thức Liên lạc và thảo luận thân mật Các phiên họp Hệ thống báo tin mật Truyền thông bằng lời Là kênh truyền thông công việc chủ yếu Phần lớn diễn ra trực tiếp mặt đối mặt: Phỏng vấn Các bài diễn thuyết và thuyết trình Các chuyến thăm bán hàng Các cuộc họp nhóm chính thức Liên lạc và thảo luận thân mật Các phiên họp Hệ thống báo tin mật Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 27
  • 28. Ưu điểm: Đem lại cảm xúc cho người nghe Người nghe có thể đặt câu hỏi trực tiếp và được hồi đáp nhanh chóng Hàm chứa sức mạnh phương diện cá nhân. Thông điệp mà bạn truyền tải là duy nhất Nhược điểm: Không có biên bản ghi nhớ Xảy ra hiện tượng “co rút từ vựng” Không rút lại hay thay thế những câu đã nói Truyền thông bằng lời Ưu điểm: Đem lại cảm xúc cho người nghe Người nghe có thể đặt câu hỏi trực tiếp và được hồi đáp nhanh chóng Hàm chứa sức mạnh phương diện cá nhân. Thông điệp mà bạn truyền tải là duy nhất Nhược điểm: Không có biên bản ghi nhớ Xảy ra hiện tượng “co rút từ vựng” Không rút lại hay thay thế những câu đã nói Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 28
  • 29. Phong cách: Hội nghị Phát triển kỹ năng Thường được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống để giúp xây dựng hồ sơ yêu cầu người dùng Nên có sự hỗ trợ của các trợ lý Hội thảo người dùng Phong cách: Hội nghị Phát triển kỹ năng Thường được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống để giúp xây dựng hồ sơ yêu cầu người dùng Nên có sự hỗ trợ của các trợ lý Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 29
  • 30. Có rất nhiều phương pháp đào tạo để lựa chọn Phương pháp được chọn phải cho phép: Có sự tham gia của học viên vào bài giảng Cung cấp ý kiến hồi đáp về quá trình học tập của học viên Truyền tải kinh nghiệm đào tạo vào công việc Tăng cường các hành vi mong đợi Áp dụng thực hành những điều được học Nâng cao chất lượng đào tạo thông qua động lực Các sự kiện đào tạo Có rất nhiều phương pháp đào tạo để lựa chọn Phương pháp được chọn phải cho phép: Có sự tham gia của học viên vào bài giảng Cung cấp ý kiến hồi đáp về quá trình học tập của học viên Truyền tải kinh nghiệm đào tạo vào công việc Tăng cường các hành vi mong đợi Áp dụng thực hành những điều được học Nâng cao chất lượng đào tạo thông qua động lực Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 30
  • 31. Đào tạo “cầm tay chỉ việc” gồm các bước: Chuẩn bị học viên; Cung cấp cho học viên kiến thức hoặc thông tin cần thiết và minh họa cách thực hiện công việc; Cho phép học viên thực hiện công việc; và Kiểm tra việc thực hành của học viên. Các sự kiện đào tạo Đào tạo “cầm tay chỉ việc” gồm các bước: Chuẩn bị học viên; Cung cấp cho học viên kiến thức hoặc thông tin cần thiết và minh họa cách thực hiện công việc; Cho phép học viên thực hiện công việc; và Kiểm tra việc thực hành của học viên. Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 31
  • 32. Thuyết trình (presentation) Là sự kết hợp giữa hình thức truyền thông bằng lời và truyền thông trực quan Thường được các nhà quản lý sử dụng trong các cuộc họp, phiên đào tạo, trong giảng dạy và tại các hội nghị Nên cơ cấu thành ba phần: Phần giới thiệu (introduction) Phần nội dung chính (main section) Phần kết luận (conclusion) Thuyết trình Thuyết trình (presentation) Là sự kết hợp giữa hình thức truyền thông bằng lời và truyền thông trực quan Thường được các nhà quản lý sử dụng trong các cuộc họp, phiên đào tạo, trong giảng dạy và tại các hội nghị Nên cơ cấu thành ba phần: Phần giới thiệu (introduction) Phần nội dung chính (main section) Phần kết luận (conclusion) Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 32
  • 33. Tập huấn (coaching): là hình thức đặc biệt của hoạt động truyền thông và có mối liên quan với việc đào tạo Nhu cầu tập huấn phát sinh khi ban lãnh đạo cần mở rộng và nâng cao kiến thức của nhân viên một cách nhanh chóng Tập huấn Tập huấn (coaching): là hình thức đặc biệt của hoạt động truyền thông và có mối liên quan với việc đào tạo Nhu cầu tập huấn phát sinh khi ban lãnh đạo cần mở rộng và nâng cao kiến thức của nhân viên một cách nhanh chóng Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 33
  • 34. Yêu cầu: Lập kế hoạch chương trình làm việc có hệ thống Hình thức giảng dạy phù hợp với học viên Cần đưa các biện pháp đánh giá và phản hồi ý kiến vào kế hoạch Là phương pháp hiệu quả để truyền thông thông tin dưới hình thức tập trung Tập huấn Yêu cầu: Lập kế hoạch chương trình làm việc có hệ thống Hình thức giảng dạy phù hợp với học viên Cần đưa các biện pháp đánh giá và phản hồi ý kiến vào kế hoạch Là phương pháp hiệu quả để truyền thông thông tin dưới hình thức tập trung Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 34
  • 35. Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết định Các hình thức họp: Họp chính thức Họp định kỳ hoặc đột xuất Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp) Các kỹ thuật dùng cho hội nghị: Truyền thông trực quan Truyền thông bằng văn bản Truyền thông bằng lời Tổng kết bài học Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết định Các hình thức họp: Họp chính thức Họp định kỳ hoặc đột xuất Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp) Các kỹ thuật dùng cho hội nghị: Truyền thông trực quan Truyền thông bằng văn bản Truyền thông bằng lời Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 35
  • 36. Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng Email kết hợp khả năng của các phương tiện truyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ, chi phí và sự tiện dụng Truyền thông bằng lời là kênh truyền thông công việc chủ yếu Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng Email kết hợp khả năng của các phương tiện truyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ, chi phí và sự tiện dụng Truyền thông bằng lời là kênh truyền thông công việc chủ yếu Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 36