Quản Trị Doanh Nghiệp - Kỹ Năng Họp Hành

814 views

Published on

Chapter 5 of Business Resource Management (Business Management) - Meeting skill

Published in: Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
814
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
94
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Tai sao phai hoc quan tri: - Tat ca moi nganh nghe deu co lien quan den quan tri- Trong 1 to chuc, 1 nguoi deu quan ly ai do hoac bi quan ly boi ai do
  • Đứng hay ngồi? Đứng thì format và có uy hơn ngồiThường họp tốt trong khoảng 4-15 người và trong vòng 30 phút
  • Lịch họp: những gì cần chú ý nên vào 15-20 phút sau cuộc họp, và là item thứ 2 để mọi người warm up. Những item ko quan trọng vào cuối cùng. Lên ds thành viên: thành viên tham dự cuộc họp phải liên quan đến 2/3 các items trao đổi. Ko thì sắp xếp item nào giải quyết xong, thì cho người ko liên qua đi về, đỡ mất thời gianThời gian và địa điểm: ví dụ về họp tại resort, tại phòng của Wal Mart, hay 1 ví dụ cụ thể của BigC VietnamThời gian họp: buổi sáng thì người ta sẽ tập trung hơn. Buổi chiều trễ thì nên dành cho những buổi họp nhẹ nhàng. Đừng lấy thời gian cá nhân của người khác. Tránh thời gian kẹt xe, tránh họp kéo dài qua buổi trưa. CUỘC HỌP NÊN CHỈ DƯỚI 1HOUR. Nếu kéo dài thì cứ 50 phút thì nên có nghỉ ngơi
  • Mở đầu cuộc họp: đầu xuôi đuôi lọt. Đặt câu hỏi, giơ tay bình chọn, đặt câu hỏi mở, hỏi những thành viên im lặng…
  • Tai sao phai hoc quan tri: - Tat ca moi nganh nghe deu co lien quan den quan tri- Trong 1 to chuc, 1 nguoi deu quan ly ai do hoac bi quan ly boi ai do
  • Quản Trị Doanh Nghiệp - Kỹ Năng Họp Hành

    1. 1. Introductory Management Theory and practice SectionLeadership: Managing groups & Interpersonal communication Chƣơng 5 Dẫn dắt & tham dự họp hành
    2. 2. A JOKE BEFORE WE STARTS
    3. 3. MỤC TIÊU BUỔI HỌC  Biết các loại họp hành và khi nào cần họp hành  Biết cách dẫn dắt cuộc họp  Biết cách tham gia hiệu quả cuộc họp  Hiểu yêu cầu khác nhau của họp hành và gặp mặt thân mật
    4. 4. CHƢƠNG TRÌNH  Giới thiệu về Họp hành  Hoạch định và dẫn dắt cuộc họp
    5. 5. TẠI SAO PHẢI HỌP? Chức năng công việc: • Cung cấp thông tin, thông báo • Thu thập ý kiến, thông tin, tìm sự đồng thuận • Diễn đàn trao đổi để xác định và giải quyết vấn đề Chức năng duy trì • Xây dựng tinh thần, nuôi dưỡng tình cảm đội nhóm • Vui vẻ - xây dựng không khí làm việc thân thiện và hợp tác
    6. 6. TẠI SAO PHẢI HỌP? 1. Không có cách nào tốt hơn và ít chi phí hơn để cho công việc được tiến hành 2. Cần trình bày nhanh thông tin đến đông người nhưng loại giao tiếp viết không phù hợp 3. Cần đạt được sự cam kết 4. Cần động viên và làm mọi người hào hứng với ý tưởng 5. Cần mọi người giúp giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định hoặc thi hành 1 giải pháp
    7. 7. CÁC LOẠI HỌP HÀNH 1. Cuộc họp cập nhật chung (định kỳ) 2. Cuộc họp cung cấp thông tin a. Cuộc họp nhóm (team-briefing) để thông báo những sự kiện hay kết quả quan trọng của tổ chức b. Họp để định kỳ cập nhật c. Họp đưa ý tưởng mới d. Họp giới thiệu kế hoạch e. Họp bàn về chất lượng f. Họp giới thiệu thay đổi mới
    8. 8. HỌP CHÍNH THỨC VS. HỌP KHÔNG CHÍNH THỨC Chính thức (formal) • Không phải vấn đề quan trọng là họp formal • Tuân theo thủ tục & có những luật lệ chính thức – nhóm lớn/nhiều người Không chính thức (informal) • Diễn ra ngẫu nhiên & không khí thoải mái • Nhóm nhỏ
    9. 9. HỌP HÀNH TỪ XA Teleconference • Tiết kiệm chi phí • Giới hạn thời gian Cần chuẩn bị và dẫn dắt tốt hơn cuộc Video Conference họp • Tiết kiệm chi phí thường • Giới hạn thời gian • Kết hợp multimedia conference • Kết hợp cả teleconference
    10. 10. CHƢƠNG TRÌNH  Giới thiệu về Họp hành  Hoạch định và dẫn dắt cuộc họp
    11. 11. ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CUỘC HỌP Làm rõ kết quả hay mục tiêu cuộc họp Thu thập, tổng kết và ghi nhận mọi ý kiến, Giới hạn chủ đề thảo quyết định, thỏa luận hiệp… Đảm bảo lịch trình Giúp thành viên cuộc cuộc họp/Tóm tắt họp hiểu các vấn thường xuyên đề/quan điểm
    12. 12. ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CUỘC HỌP LOẠI DUY TRÌ Tạo không khí thân hiện & thông cảm & hài hước Không áp đặt/khai thác sự bất đồng thành Tỏ lòng biết ơn tất cả những ý tưởng khác mọi người và ý kiến/đóng nhau góp của họ Tôn trọng người tham dự cuộc họp
    13. 13. QUAN SÁT TỐT ĐỂ DẪN DẮT CUỘC HỌP TỐT Quan sát để nhận biết 1. Kiểu giao tiếp: assertive, aggressive hay passive 2. Mẫu giao tiếp: ai nói với ai, trong bao lâu, ai là người dẫn dắt “ngầm”, ai phá bĩnh 3. Quy tắc của nhóm: mọi người đi họp sớm hay trễ, có chuẩn bị trước khi họp…
    14. 14. 10 LỖI THƢỜNG GẶP 1. Thiếu chuẩn bị 2. Không thông báo cho người tham dự đủ thời gian chuẩn bị 3. Lịch trình họp không tốt 4. Để nhóm thảo luận lan man không kịp thời gian họp 5. Không ghi lại các quyết định và đồng thuận 6. Đến trễ, bắt đầu cuộc họp trễ 7. Không tạo không khí thân thiện cho cuộc họp 8. Cấm thảo luận tự do 9. Quá kiểm soát hay quá thả lỏng 10. Thúc ép cuộc họp vội vàng
    15. 15. CÁCH HOẠCH ĐỊNH CUỘC HỌP Đặt mục tiêu cuộc họp Lên lịch họp (agenda) Lên danh sách thành viên Lên kế hoạch thời gian và địa điểm
    16. 16. DẪN DẮT CUỘC HỌP Mở đầu Dẫn dắt Kết thúc Xử lý sau cuộc họp thảo luận cuộc họp cuộc họp
    17. 17. KỸ NĂNG CỦA NGƢỜI DẪN DẮT CUỘC HỌP  Giữ kiểm soát  Mục tiêu cuộc họp  Thảo luận  Phát triển cuộc họp theo mong muốn  Phản ứng/giao tiếp của cơ thể  Xử lý tốt những thành viên quấy rối
    18. 18. CÁC LOẠI THÀNH VIÊN QUẤY RỐI 1. Người thống trị 2. Người làm xao nhãng/làm lạc đề 3. Người muốn thể hiện 4. Người lặp đi lặp lại 5. Người không đóng góp 6. Người ngủ ngày 7. Người không nhất quyết 8. Người nói huyên thuyên 9. Người phê bình 10. Người không chuẩn bị
    19. 19. ĐỂ THAM DỰ TỐT CUỘC HỌP  Chuẩn bị nội dung theo lịch họp  Thái độ tích cực với mọi người  Lắng nghe tích cực  Đóng góp ý kiến sau khi suy nghĩ cẩn thận
    20. 20. VAI TRÒ TRONG CUỘC HỌP Một số vai trò trong cuộc họp chính thức hay không chính thức:  Chủ tọa  Thư ký  Gatekeeper – đảm bảo ai cũng có cơ hội nói  Coordinator/Facililator  Compromiser  Clown
    21. 21. MỤC TIÊU BUỔI HỌC  Biết các loại họp hành và khi nào cần họp hành  Biết cách dẫn dắt cuộc họp  Biết cách tham gia hiệu quả cuộc họp  Hiểu yêu cầu khác nhau của họp hành và gặp mặt thân mật
    22. 22. THAM KHẢO 1. Management – Theory and Practice của Kris Cole
    23. 23. KẾT THÚC CHƢƠNG 5 THANK YOU

    ×