BYOD whitepaper
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

BYOD whitepaper

on

  • 374 views

Whitepaper BYOD (Bring Your Own Device)

Whitepaper BYOD (Bring Your Own Device)

Statistics

Views

Total Views
374
Views on SlideShare
374
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
7
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

BYOD whitepaper Document Transcript

  • 1. Bring Your Own Device, kans of bedreiging? Steeds meer werknemers gebruiken dezelfde apparatuur, bijvoorbeeld laptop of smartphone, zowel thuis als op de werkplek. De voordelen van het gebruiken van dezelfde apparaten voor werk en privé - onder meer beter kunnen omgaan met de techniek en zelfs besparingen - wegen op tegen de nadelen, zoals problemen met beveiliging. De nadelen kunnen namelijk eenvoudig worden weggenomen.Mobiele telefoons, computers en tablets zijn in de thuisomgeving niet meer weg te denken. Logischgevolg daarvan is dat mensen op hun werk dezelfde techniek willen gebruiken als thuis. Voor privékoop je het merk van jouw voorkeur, die keuzemogelijkheid wil je op je werk toch ook? Je kent het,bent er vertrouwd mee en kunt er goed mee werken. Deze trend, zelf bepalen welke apparaten jegebruikt om je werk te doen, heet Bring Your Own Device (BYOD) of Choose Your Own Device (CYOD)*.ErgernisHet gebruik van privéapparatuur voor werk en vice versa is ook toe te schrijven aan de ontwikkelingdat medewerkers steeds mobieler zijn en overal willen kunnen werken. Daarmee vervaagt de scheidingtussen werk en privé. Voor veel kennismedewerkers is er al geen duidelijke scheiding meer tussenzakelijke en persoonlijke taken en activiteiten (en sociale media). Werk is onderdeel van het dagelijksleven. De mobiele medewerker ergert zich daarom aan de scheiding tussen ‘werk’ en ‘thuis’apparaten. Hij moet twee systemen beheren en beheersen en apparaten wisselen als hij van‘privéactiviteit’ naar ‘zakelijke activiteit’ gaat.Dan komt de vraag naar boven hoe je als werkgever kan inspelen op zowel de behoeften van deorganisatie als die van de werknemer - de eindgebruiker van bedrijfsnetwerken, ICT-ondersteuning enapparatuur. Want het feit dat medewerkers de eigen iPad, MacBook of Android telefoon willengebruiken en zo toegang tot bedrijfstoepassingen en gegevens krijgen moet op een goede wijze wordengecoördineerd.Het zogenoemde ‘consumerization of IT’, waarbij consumenten als eersten de nieuwste technologischeontwikkelingen omarmen en bedrijven later volgen, geeft Bring Your Own Device een extra stimulansen biedt bedrijven ook kansen. De nieuwste technologieën worden door medewerkers de organisatieingebracht, de werkgever is daarmee eerder in staat trends te signaleren. Je medewerkers alstrendspotters dus. Daarnaast biedt BYOD nog meer voordelen voor zowel bedrijf als werknemer.Meer tevredenheid, minder complexiteitWerknemers kunnen een apparaat kiezen dat past bij hun levensstijl en persoonlijke behoeften. Overhet algemeen zijn zij daarom beter te spreken over hun smartphone, laptop of tablet en verdiepen zijzich beter in de technische mogelijkheden. Ook de mogelijkheid om vanaf elke willekeurige locatie tewerken verhoogd het gebruikersgemak. Last but not least: doordat alles in één apparaat gecombineerdis wordt het werken met apparaten een stuk minder complex, want er is geen scheiding meer tussenpersoonlijke en zakelijke activiteiten en social media.Ook interessant voor werkgeversMaar wat brengt BYOD de werkgever eigenlijk? Ton Temming van Phylax ICT uit Made heeft daar weleen antwoord op. “Het levert een bedrijf de mogelijkheid zich te profileren als een moderneorganisatie, met een vooruitstrevende houding ten aanzien van werken,” vertelt hij. “Dat maakt jeaantrekkelijker als werkgever en geeft dus een voorsprong bij het werven en in dienst houden vanpersoneel. Ook is het met een doordacht BYOD-beleid mogelijk om de kloof tussen ‘werkplek’ en
  • 2. ‘thuis’ kleiner te maken of zelfs te dichten. Werk wordt onderbroken door privéactiviteiten, maar datheeft geen gevolgen voor de productiviteit omdat de werkdag langer wordt.” Met BYOD is het voorwerkgevers gemakkelijker om ‘op afstand werken’ in te vullen. Ton: “Daardoor kan uiteindelijk zelfsbespaard worden op kosten voor kantoorruimte. Andere besparingen kunnen behaald worden doordatwerknemers over het algemeen zuiniger zijn op apparaten die zij zelf uitgekozen hebben. Minderkosten dus door verlies of beschadiging. Ook zijn er mogelijkheden om kosten te verlagen bijverstrekking van nieuwe apparatuur en door vermindering van eigendom van hardware.”Een overstap naar BYOD biedt ook andere kansen:  Gebruik van eigen apparaten leidt tot minder klachten over veroudering, beschadiging en slechte prestaties.  Kostenreductie door minder investeringen, lagere onderhoudskosten en door vermijding van kosten op het gebied van technologische vernieuwingen.  Minder opleidingskosten omdat gebruikers beter bekend zijn met hun apparaat en eerder geneigd zijn zichzelf de techniek aan te leren. Ook het verminderen van ondersteuning dwingt gebruikers hun apparaat te leren kennen.  Een vermindering van managementbeheer door een afname van activa.Veel vragenBovenstaande klinkt allemaal positief. Maar er zijn talloze vragen die beantwoord moeten wordenvoordat BYOD succesvol geïmplementeerd kan worden in een organisatie. Wie is verantwoordelijk voorondersteuning van hardware, software en gegevens en wie doet wat als een apparaat niet werkt? Hoe isde bescherming van bedrijfsgegevens gegarandeerd in geval van corruptie, misbruik of diefstal? Hoe ishandhaving van het beveiligingsbeleid georganiseerd zonder afbreuk te doen aan het gebruiksgemak?Hoe wordt de compatibiliteit van toepassingen beheerst en gaan we om met sanering en implementatiemet zoveel verschillende apparaten?Het antwoord op al deze vragen is dat een bedrijf het verlies van controle op het gebied van privacy,veiligheid en beheer(s)baarheid moet compenseren. Maar hoe dan? Technisch is het goed mogelijk dezerisicos af te dekken. Wat rest is het ontwikkelen van beleid en communicatie naar medewerkers. TonTemming heeft hiervoor een stappenplan ontwikkeld waarmee de klanten van Phylax ICT hun BYOD-beleid vaststellen.Van niets tot iets: stappenplan ontwikkeling BYOD-beleid Stap 1 : Creëer betrokkenheid bij de verantwoordelijke partijen Goed beleid komt tot stand doordat de juiste verantwoordelijken en werknemers erbij betrokken worden. Zij moeten tot een consensus komen bij het opstellen van regels, die moeten voldoen aan de eisen van het bedrijf (beveiliging, beheer van human resources, wettelijke aspecten) en aan die van de gebruikers (op zoek naar flexibiliteit en vrijheid). Bij het ontwikkelen van beleid dient bovendien onderscheid te worden gemaakt tussen zakelijke apparaten (CYOD) en apparaten die privé zijn aangeschaft (BYOD). Als het apparaat persoonlijk eigendom is, mag juridisch gezien het gebruik van privéapplicaties bijvoorbeeld niet verboden worden. Formuleren van BYOD-beleid vraagt om de betrokkenheid van meerdere partijen binnen de organisatie:
  • 3. Management - voor goedkeuring van het voorgestelde beleid.(Externe) ICT partner – ter beoordeling van de (BYOD) apparaten, beheer en (in meer ofmindere mate) ondersteuning.HRM Afdeling/Personeelszaken - BYOD-beleid gaat samen met tijd- en plaatsonafhankelijkwerken (Het Nieuwe Werken). De HR-afdeling zal hierom bij het ontwerpen van het beleidmoeten worden betrokken.Afdeling Marketing - omdat de apparaten waarmee de medewerkers ’buiten’ rondlopen ookbijdragen aan het beeld van een bedrijf.Stap 2 : Ontwikkel databeleidHet is van belang de risico’s van een BYOD-beleid in te schatten. Om dat te kunnen moet eersteen databeleid worden ontwikkeld. Hierin staat welke soorten gegevens binnen de organisatieaanwezig zijn en of deze wel of niet toegankelijk mogen zijn van buitenaf. Na het vaststellenvan het databeleid kan beschreven worden welke gegevens door een BYOD-apparaatgeraadpleegd, bewerkt en/of opgeslagen mogen worden.Aanbevelingen Gegevens die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering mogen niet toegankelijk zijn of alleen via extra beveiliging. Bedrijfsinformatie mag niet lokaal worden opgeslagen. Regelmatige back-ups en/of system recovery zijn noodzakelijk. Beschrijf, om risico’s te verkleinen, welke rechten de werkgever heeft om toezicht te houden op gegevens en activiteiten van medewerkers. Het moet namelijk mogelijk blijven om systemen vanaf afstand te blokkeren of naar factory default terug te zetten.Stap 3 : Stel het veiligheidsbeleid vastHet veiligheidsaspect is vaak een eerste gedachte die bovenkomt als BYOD ter sprake komt. Maarmobiele platformen zijn gewoon een uitbreiding van het bedrijfsnetwerk. Het veiligheidsbeleidvan het bedrijfsnetwerk volstaat dus. Wel verdienen apparaatgebonden risicofactoren als’rooten’ en ’jailbreaken’ aandacht.Aanbevelingen Beveilig alle apparaten met een wachtwoord. Voorzie de apparaten van een anti-diefstal applicatie. Zorg dat gebruikers aangeboden updates verplicht uitvoeren. Downloaden van applicaties mag alleen als zij veilig zijn bevonden.Stap 4 : Ontwerp richtlijnen voor gebruikersBij het formuleren van BYOD-beleid hoort ook een beschrijving van richtlijnen voor degebruikers. Deze dienen te passen bij eventueel bestaand beleid met betrekking tot het gebruikvan bedrijfshulpmiddelen en sociale media.Aanbevelingen Maak een overzicht van (functionele eisen aan) toegestane apparatuur en aanvaardbare applicaties. Ontwerp een toestemmingsverklaring om op beheer gerichte software te installeren
  • 4. vanuit het bedrijf en een voor het monitoren en vastleggen van gebruiksgegevens (inclusief internetgebruik).  Leg richtlijnen vast over de aanschaf van apparatuur en bijbehorende vergoedingen en over wat te doen bij verlies, diefstal of beschadiging.  Maak een overzicht van wat wel en niet door de afdeling ICT/automatisering wordt ondersteund. Stap 5 : Zorg voor beheersbaarheid Aanbevelingen Formuleer regels om een bepaalde mate van beheersbaarheid te behouden. Beschrijf:  hoe de controle van de (BYOD) apparaten en applicaties is geregeld;  hoe medewerkers gecontroleerd worden op het volgen van afgesproken beleid en wat de sancties zijn bij het niet nakomen van afspraken;  op welke wijze de apparaten toegang tot het bedrijfsnetwerk krijgen en hoe de blokkade tot het bedrijfsnetwerk is georganiseerd;  de beperking op installatie van applicaties die niet zijn toegestaan (‘deurbeleid’) en hoe de beperking van lokale opslag van gegevens is georganiseerd;  op welke wijze de controle op licenties en licentiekosten is geregeld. Stap 6 : Controleer de spelregels Bij het ontwikkelen van BYOD beleid is het raadzaam een aantal externe instanties te raadplegen en rekening te houden met:  de Belastingdienst en de regels voor de werkkostenregeling en vergoedingen voor medewerkers met betrekking tot het gebruik van smartphones, tablets en computers;  het College Bescherming Persoonsgegevens en de regels betreffende de opslag van persoonsgegevens;  Arbobeleid, met name richtlijnen voor telewerken;  regels voor het gebruik van Cloud diensten.Flexibel inspelen op trendsDe wereld verandert, medewerkers willen steeds meer zelf bepalen waar, wanneer en waarmee zij hunwerk doen. Iedere organisatie wordt op korte of lange termijn geconfronteerd met de trend datmedewerkers hun eigen mobiele apparaten meenemen naar de werkvloer. Proberen dit te negeren isdaarom niet verstandig. Beter is het om deze ontwikkeling voor te zijn en een goed doordacht beleidop te zetten. Phylax ICT ondersteunt bedrijven die flexibel op deze trend willen inspelen bij hetopzetten en implementeren van BYOD-beleid.* De term BYOD wordt gebruikt als medewerkers hun eigen apparaat meenemen naar het bedrijf. Bij CYOD kiezen medewerkers zelf een apparaat uit een serie apparaten van de werkgever. Het apparaat blijft dan eigendom van de werkgever. Het uitgangspunt voor zowel BYOD als CYOD is dat de werknemer een apparaat (of apparaten) zelf kiest en zowel zakelijk als particulier kan gebruiken. In beide gevallen houdt de werkgever controle over onder meer het besturingssysteem en de toepassingen die op de hardware zijn geïnstalleerd.