White Paper - 10 grandes erros cometidos no Orçamento Empresarial (Budgeting)

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A eliminação ou prevenção destes 10 erros certamente auxiliarão sua empresa a melhorar seus processos de gestão, gerando impactos diretos sobre os resultados financeiros.

Todos nós cometemos erros!
Todos nós cometemos erros, certo? Alguns pequenos, outros grandes, uns pessoais e outros nos negócios. Só que um grande erro cometido em uma empresa pode ter implicações profundas, tanto em você, pessoalmente, mas principalmente em sua organização.

Unindo a estratégia e a operação
Proporcionar um plano bem pensado e justificado, que una a estratégia da organização e seja útil aos gerentes de departamento, é o objetivo chave e que a maioria das instituições está tentando alcançar.

O que fazer então?
Descobrir formas de atingir esses objetivos e evitar os erros que impeçam que esses objetivos sejam alcançados é fundamental para o processo. Estes erros são, infelizmente, comuns e costumam estar (por diversos motivos) exatamente no ponto cego das próprias pessoas e áreas responsáveis pela função de orçamento empresarial.

Porque fazer?
Se sua empresa já possui um bom processo de planejamento e orçamento, este material pode ser útil como um checklist de validação. Se ainda não tem, o white paper pode ser utilizado como um guia de como começar

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White Paper - 10 grandes erros cometidos no Orçamento Empresarial (Budgeting)

  1. 1. A eliminação ou prevenção destes 10 erros certamente auxiliarão sua empresa a melhorar seus processos de gestão, gerando impactos diretos sobre os resultados financeiros. 10 grandes erros cometidos no Orçamento Empresarial (Budgeting)
  2. 2. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 1 10 GRANDES ERROS COMETIDOS NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL (BUDGETING) Todos nós comentemos erros.....................................................................................................................2 Erro 01: Não considerar o orçamento como processo de "missão crítica" para a organização..................... 3 Erro 02: Tratar todos os gestores e departamentos da mesma forma....................................................... 3 Erro 03: Visualizar o processo orçamentário apenas como um plano financeiro, e não como um processo estratégico baseado na comunicação entre todas as partes. ..................................................................... 3 Erro 04: Focar na forma e esquecer-se do conteúdo. .............................................................................. 3 Erro 05: Olhar para as árvores e não para a floresta. .............................................................................. 4 Erro 06: Pensar no Orçamento como um exercício realizado apenas uma vez por ano............................... 4 Erro 07: Insistir no uso de planilhas para orçamentação.......................................................................... 4 Erro 08: Incorporar o orçamento empresarial no sistema ERP.................................................................. 5 Erro 09: Emissão de um processo de RFP para um novo sistema de orçamento........................................ 5 Erro 10: Foco em funcionalidades em detrimento a experiência do usuário............................................... 6 Ou seja... ..................................................................................................................................................6 Mais Materiais de Apoio Gratuitos ..............................................................................................................7 Sobre o Treasy ..........................................................................................................................................7
  3. 3. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 2 TODOS NÓS COMENTEMOS ERROS... Todos nós cometemos erros, certo? Alguns pequenos, outros grandes, uns pessoais e outros nos negócios. Só que um grande erro cometido em uma empresa pode ter implicações profundas, tanto em você, pessoalmente, mas principalmente em sua organização. Cometer erros na elaboração do Orçamento Empresarial é mais comum que você imagina! Neste contexto, o Orçamento Empresarial está ganhando cada vez importância no cenário corporativo e mudando a forma como as organizações buscam melhorar seu desempenho econômico-financeiro. Proporcionar um plano bem pensado e justificado, que una a estratégia da organização e seja útil aos gerentes de departamento, é o objetivo chave e que a maioria das instituições está tentando alcançar. Descobrir formas de atingir esses objetivos e evitar os erros que impeçam que esses objetivos sejam alcançados é fundamental para o processo. Estes erros são, infelizmente, comuns e costumam estar (por diversos motivos) exatamente no ponto cego das próprias pessoas e áreas responsáveis pela função de orçamento empresarial. Para auxiliar neste processo, elaboramos neste material uma lista clara e objetiva de 10 grandes erros que as pessoas e as organizações costumam cometer em torno do processo de planejamento e orçamento, e claro, formas de evitar fazê-los. Se sua empresa já possui um bom processo de planejamento e orçamento, este material pode ser útil como um checklist de validação. Se ainda não tem, o white paper pode ser utilizado como um guia de como começar.
  4. 4. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 3 ERRO 01: NÃO CONSIDERAR O ORÇAMENTO COMO PROCESSO DE "MISSÃO CRÍTICA" PARA A ORGANIZAÇÃO. No mundo de hoje, a criação de um orçamento empresarial bem embasado e que apoie o plano estratégico não é algo “bom de ter”... É algo que “se deve ter”! As organizações que não tratam de orçamento e planejamento como uma aplicação de "missão crítica" estão condenadas a viver com um planejamento pobre, cheio de problemas e que provavelmente não será seguido pelos gerentes de departamento, cuja adesão e participação é essencial. Orçamento e planejamento econômico-financeiro é tão crítico para a organização como a contabilidade geral, e deve ser tratado como tal. ERRO 02: TRATAR TODOS OS GESTORES E DEPARTAMENTOS DA MESMA FORMA. Diferentes pessoas pensam sobre seus departamentos de forma diferente, de acordo com sua formação e suas necessidades operacionais. É um erro comum fornecer premissas orçamentárias únicas, sem avaliar as necessidades de seus diferentes usuários e departamentos. Flexibilidade no nível departamental é necessário para uma orçamentação eficaz. ERRO 03: VISUALIZAR O PROCESSO ORÇAMENTÁRIO APENAS COMO UM PLANO FINANCEIRO, E NÃO COMO UM PROCESSO ESTRATÉGICO BASEADO NA COMUNICAÇÃO ENTRE TODAS AS PARTES. Embora o objetivo final do orçamento seja produzir um plano econômico-financeiro para a organização, o exercício principal é um processo de comunicação, com a coleta das informações necessárias para determinar como os vários departamentos auxiliarão a organização a atingir o seus objetivos estratégicos (e financiar essa estratégia com os recursos) durante o próximo exercício fiscal. Este é um processo de comunicação entre praticamente todas as partes da empresa, que deve ser apoiado com recursos de comunicação e documentação. A falta desta documentação, como justificativas, notas explicativas, trilhas de auditoria, aprovação e fluxo de trabalho de orçamento pode impedir seriamente esse fluxo de comunicação, prejudicando os objetivos estratégicos da empresa. ERRO 04: FOCAR NA FORMA E ESQUECER-SE DO CONTEÚDO. Muitas organizações cometem o erro clássico de passar grande tempo trabalhando na criação de planilhas, relatórios, BI´s e análises gráficas lindas e detalhadas, esquecendo da real função do orçamento: análise e reflexão.
  5. 5. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 4 Lembre-se: a visualização das informações é importante, mas ainda mais importante é a própria informação. Se as informações que entram são imprecisas, não há ferramenta que faça mágica, o orçamento não terá a qualidade suficiente par auxiliar na tomada de decisões e entendimento de como o orçamento da sua área impacta na empresa como um todo. Em inglês é comum utilizar o termo GIGO (Garbage In, Garbage Out) para definir isto. ERRO 05: OLHAR PARA AS ÁRVORES E NÃO PARA A FLORESTA. No processo de avaliação de premissas para a orçamentação, muitas organizações naturalmente criam uma extensa lista com uma série de problemas que a empresa deseja resolver nos próximos períodos. No entanto, acabam se concentrando em um ponto específico que pode não funcionar exatamente da maneira desejada. Ou seja, acaba-se jogando fora toda a avaliação realizada e o plano que geraria 99% de melhorias porque uma única coisa que pode sair imperfeita. No mundo corporativo temos vários termos para definir isto, como “Paralisia da Perfeição” ou “Muita iniciativa e pouca acabativa”. A solução para lidar com estes casos é usar a sigla KISS, do inglês Keep It Simple Stupid, ou seja, o ótimo é inimigo do bom. ERRO 06: PENSAR NO ORÇAMENTO COMO UM EXERCÍCIO REALIZADO APENAS UMA VEZ POR ANO. Sabemos que para algumas organizações, obter uma versão de orçamento pode ser bastante doloroso. Repetir esse processo trimestralmente ou semestralmente pode parecer ainda mais desafiador, quase impossível. Mas, se o processo de orçamento for simples e fácil, o conceito de revisões trimestrais certamente fará sentido. Isto porque os resultados reais certamente irão variar. Portanto ter uma nova visão do plano financeiro pode ser imensamente mais poderoso que depender de um plano que foi produzido 15 meses antes... Isso significa ter a capacidade de casar o orçamento com valores reais vindos do sistema ERP assim que estiverem disponíveis, obtendo um plano constantemente revisto e ajustado para refletir a realidade atual da empresa. Manter o processo orçamentário como um fluxo contínuo, gerando sempre um plano "fresco" melhora a qualidade e a confiabilidade das informações e o consequentemente poder de decisão dos gerentes de departamento. ERRO 07: INSISTIR NO USO DE PLANILHAS PARA ORÇAMENTAÇÃO. O Excel é indiscutivelmente uma das melhores e mais importantes ferramentas de escritório, porém não é um ambiente de desenvolvimento de sistema, muito menos um banco de dados.
  6. 6. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 5 Porém ele acaba sendo usado para a orçamentação como um "paliativo", uma vez que os sistemas ERP não são preparados para realização do orçamento. Assim, os profissionais financeiros assumem a responsabilidade e com suas próprias mãos elaboram planilhas e tentam usar o Excel para realizar o orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Só que isto acaba trazendo junto à falta de flexibilidade para o usuário, necessidade de redigitação de dados, além da possibilidade (ou melhor, probabilidade) de erros e gerenciamento de dados manual. Uma justificativa comum na tentativa de usar o Excel para a orçamentação é assumir que os gestores de departamento estarão familiarizados usando o Excel. Mas a realidade é que muitos chefes de departamento são pessoas não-financeiras e preferem uma experiência de usuário mais intuitiva, com um software pensado especificamente para eles. Há sim um papel para o Excel como uma calculadora e uma lente para o banco de dados, mas ele não deve ser o sistema orçamentário primário. ERRO 08: INCORPORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL NO SISTEMA ERP. O objetivo do sistema de ERP é fornecer dados operacionais. Os sistemas ERP são muito bons no processamento de transações financeiras, mas o orçamento é uma função estratégica, realizado por pessoas não-financeiras e os ERP´s não estão preparados para isto. Neste ponto, a solução ideal é selecionar o ERP que mais se encaixe as necessidades da empresa e buscar também um sistema especializado de planejamento e orçamento econômico-financeiro. Antes isto seria um problema, mas nos softwares atuais, tudo pode ser integrado facilmente, sem problemas. Além disso, com a orçamentação baseada em nuvem (cloud computing), a necessidade e custo de TI e suporte é eliminado e a usabilidade do software é melhorado significativamente. ERRO 09: EMISSÃO DE UM PROCESSO DE RFP PARA UM NOVO SISTEMA DE ORÇAMENTO. A pior maneira de selecionar um produto em que 90% ou 95% de seus usuários são pessoas não- financeiras é a de emitir uma RFP (request for proposal). Há duas razões fundamentais pelas quais RFP estão se tornando arcaicos: Primeiro, que os RFP são escritos para apoiar um processo existente, sem considerar o que pode ser novo e diferente no mercado, ou seja, não dão margem para inovação. Em segundo lugar, um RFP simplesmente não pode capturar a capacidade mais importante do sistema de orçamentação: a usabilidade. Uma RPP é apenas uma lista de recursos desenvolvidos sem levar em conta a usabilidade do sistema, ou seja, um completo desperdício de tempo. É um processo que morreu no final do século passado.
  7. 7. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 6 ERRO 10: FOCO EM FUNCIONALIDADES EM DETRIMENTO A EXPERIÊNCIA DO USUÁRIO. Hoje, as pessoas estão acostumadas a usar aplicativos bem desenhados de empresas como Google e Apple em suas vidas pessoais. As pessoas têm pouca paciência para aplicações no local de trabalho que as deixem confusas. Funcionalidade não é mais a definição de sucesso. Usabilidade é chave. Os usuários estão cada vez mais exigentes e não aceitam usar qualquer software mais. Se você quiser que a participação dos gestores, você deve se concentrar na experiência do usuário final ao invés de focar em centenas de atraentes funções que raramente, ou nunca, serão usadas. OU SEJA... Eliminar ou prevenir estes 10 erros vai ajudar a aprimorar significativamente o desempenho financeiro, melhorar a participação e comprometimento dos líderes de departamento nos resultados, permitir que a organização alinhe orçamento empresarial com o plano estratégico, tornando a vida mais fácil para o CEO, CFO, departamento financeiro e também para os gestores de departamento. Apenas a confiança nos números gerados e certeza de que o orçamento está alinhado com o planejamento estratégico já são suficientes justificar o investimento em melhorar o processo de orçamento empresarial e acompanhamento econômico-financeiro como um todo.
  8. 8. contato@treasy.com.br www.treasy.com.br 7 MAIS MATERIAIS DE APOIO GRATUITOS E para saber mais sobre análises, relatórios, investimentos, indicadores ou outros temas relacionados à gestão econômico-financeira, visite nosso site, onde temos uma área em que disponibilizamos periodicamente materiais para download gratuito. São planilhas, e-books, artigos, white papers e outros materiais que certamente vão auxiliar a sua empresa a evoluir ainda mais seus processos de gestão. Confira em www.treasy.com.br/materiais- gratuitos. E não deixe de conhecer também nosso blog: www.treasy.com.br/blog. Lá publicamos regularmente conteúdo relevante, atualizado e de qualidade sobre gestão e ainda pode se cadastrar em nosso newsletter para receber os artigos diretamente em seu e-mail ou nos adicionar nas redes sociais para ficar por dentro do que acontece por aqui! SOBRE O TREASY Realizar o Planejamento, Orçamento e Acompanhamento econômico-financeiro de sua empresa nunca foi tão rápido e fácil. Com o Treasy você pode realizar seu orçamento de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando facilmente onde estão os desvios e podendo realizar ajustes a tempo de aproveitar oportunidades ou impedir problemas que possam tirar sua empresa do curso planejado. Acesse www.treasy.com.br e cadastre-se gratuitamente!

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