Tổng đài điện thoại là gì ?Tổng đài điện thoại là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi rangoài...
. Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.. Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có t...
thiết bị của Trung Quốc và Việt nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của ngườisử dụng.4. Các vấn đề khác:- Côn...
- Paging: Một sự cố bất ngờ (sét đánh, hoả hoạn. ) hoặc 1 cần thông báo rộng rãi trong phạm vithiết lập trước sẽ được thôn...
- Extention Lock: Khoá máy nội bộ không cho người khác sử dụng bằng password do ngườidùng tạo ra.- UCD (Uniform Call Distr...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Tong dai dien thoai la gi

446 views

Published on

Tong dai dien thoai la gi

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
446
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tong dai dien thoai la gi

  1. 1. Tổng đài điện thoại là gì ?Tổng đài điện thoại là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi rangoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấpXu hướng doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càngnhiều, hàng loạt nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ.Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buột doanhnghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa,liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danhbạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giảipháp tối ưu, thông qua hế thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầuliên lạc. Hơn thế nữa, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiếumột số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống tổng đài nội bộ đã tích hợp sẵn.Chúng ta làm quen với một vài khái niệm trước khi lựa chọn:I. Tổng đài là gì:Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trênmột số đường thuê bao của các nhà cung cấpII. Những ai nên dùng tổng đài:Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng ....cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắpsong song) đều có nhu cầu.III. Lợi ích khi dùng điện thoại tổng- Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.- Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:. Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.. Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từngcác nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máyin để quản lý phí thoại của công ty bạn.. Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch khôngmất phí.. Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
  2. 2. . Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.. Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳmáy điện thoại nào trong công ty của bạn.Ví dụ:- Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở bàn tiếp tân- Giờ nghỉ trưa bạn có thể không muốn bị làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc chođổ chuông ở phòng bảo vệ.- Tối bạn có thể thay bằng lời chào ví dụ như: “ Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quýkhách gọi đến số...”IV. Nhãn hiệu:Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổngđài nội bộ thường đựơc chia phần bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Erission, Avaya,NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, IntelBras,. và các tổng đài trong nướcnhư Miswi, Sun,.V. Lựa chọn tổng đài:1. Lựa chọn theo cấu hình:Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hìnhphù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài.2. Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác:- Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP.- Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.- Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code.- Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM- Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in.- Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần- Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call- Voice mail, Door phone/door Opener, Music -BGM, Paging.3. Thương hiệu và khả năng đầu tư- Hiện nay không khó lắm để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Ngoài ra, hiện nay một số
  3. 3. thiết bị của Trung Quốc và Việt nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của ngườisử dụng.4. Các vấn đề khác:- Công nghệ điện thoại IP-SIP (VoIP) hiện đang được quan tâm đầu tư do mức cước gọi miễnphí thông qua các đường truyền trả trước (xem bài viết về VoIP số trước)- Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sửdụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ.VI. Kết luậnTổng đài nội bộ là một công cụ quan trọng để cho văn phòng của bạn trở nên chuyên nghiệpvà hiệu quả hơn.Với mỗi thương hiệu, có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt đãđược khảo sát. Do đó, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thácphù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan tâm của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, bạn cũng khôngkhông cần suy nghĩ nhiều, hãy gọi một nhà cung cấp chuyên nghiệp và đưa ra yêu cầu, họ sẽ tưvấn miễn phí cho bạn, Đảm bảo bạn sẽ hài lòng, được thoả mãn và đáp ứng mọi vấn đề đặt ra.Nếu cần, bạn cũng có thể gọi cho công ty chúng tôi để được tư vấn.Một số thuật ngữ chung:- Thuê bao điện thoại: là số điện thoại đựơc cung cấp bởi các nhà cung cấp (Bưu điện, Viettel,Saigon Postel...)- Trung kế (Central Office CO - Trunk): nói về đường dây điện thoại của công ty lắp vào tổngđài điện thoại nội bộ để công ty giao dịch.- Trung kế luồng (E1, T1): thay vì thuê bao từng đường dây điện thoại, 1 công ty có nhu cầugiao dịch nhiều có thể thuê bao theo luồng ( E1: 32 thuê bao thoại, T1: 24 thuê bao thoại) đểgiao tiếp vào tổng đài.- Thuê bao nội bộ (extension): mỗi tổng đài có 1 phương thức đánh số thuê bao nội bộ khácnhau nhưng tập trung lại là: chỉ định 1 số điện thoại cho 1 cá nhân để khi cần liên lạc với cácnhân đó, chỉ cần bấm số danh bạ nội bộ của người đó. Thông thường, các loại tổng đài hiện naycho phép nhiều định dạng (nhó 2 số, 3 số, 4 số) và cho phép đổi số theo yêu cầu. Ví dụ: đổi sốtrùng với số phòng khách sạn, đổi số theo ý thích..- Transfer (Chuyển cuộc gọi): Khi thuê bao điện thoại gọi vào công ty, lễ tân nghe máy, mụctiêu của cuộc gọi là một thuê bao khác (như kinh doanh, kỹ thuật. có thể là thuê bao nội bộ hoặcthuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế), người nghe có nhiệm chuyển cuộc gọiđến người được yêu cầu.- Forward (chuyển hướng gọi): Khi có nhu cầu tiếp nhận không bỏ sót bất kỳ cuộc điện thoại gọiđến, người dùng có thể chuyển hướng cuộc gọi đến một thuê bao khác mà mình đang sử dụng(có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế).
  4. 4. - Paging: Một sự cố bất ngờ (sét đánh, hoả hoạn. ) hoặc 1 cần thông báo rộng rãi trong phạm vithiết lập trước sẽ được thông báo ra hệ thống loa từ bất kỳ máy điện thoại nào mà người dùngcó thể tiếp cận để nhanh chóng thông báo xử lý sự cố.- DISA (Direct Inward System Access): Hệ thống truy nhập trực tiếp thuê bao cho phép ngườidùng tiếp cận tới thuê bao không thông qua lễ tâm.- OGM (Outgoing Message): Bản tin thông báo và lời chào ghi âm được phát ra để hướng dẫnngười dùng các bước tiếp cận tiếp theo.- Time Service: (Giờ phục vụ): Cho phép cài đặt thời gian phục vụ (Ngày/Đêm/Trưa) theo từngnhu cầu.- Call ID: hiển thị số gọi đến.- DECT phone: Máy điện thoại mẹ bồng con kỹ thuật số- IP phone: Một thuê bao có số IP tĩnh có thể gọi 1 thuê bao IP khác trên mạng Internet thôngqua các đường truyền liên thông (Lease line, ISDN, ADSL.) không tốn cước phí (xu hướnghiện nay) và không phân biệt biên giới.- Indicate console: Hiển thị trạng thái bận/rỗi của thuê bao nội bộ- DND (Do not Disturb - Không làm phiền) Chế độ cài đặt máy bận khi không muốn tiếp cuộcgọi đến để xử lý vụ việc khác (hội họp, tiếp khách)- One Touch Dialing: Phương thức quay số tắc bằng cách cài sẵn số chỉ định mà khi cần ấn 1 nútquay số.- Walking COS (Class of Service): Chỉ định các lớp dịch vụ để phân lớp người dùng (gọi liêntỉnh, quốc tế, di động.)- Door phone/Door Opener: Chức năng thực hiện điều khiển đóng mở cửa hoặc thông báo nộidung cho người có thẩm quyền thông qua hình thức thoại (kết hợp vớ DISA- OGM, có thể mởcửa từ xa)- Hold: Giữ cuộc gọi để xử lý thông tin, đầu dây bên kia được nghe nhạc do thiết bị phát ra.- Emergency/ VIP call: Khi có nhu cầu thoại nhưng trung kế đã bị chiếm hết, thuê bao có chứcnăng này có thể ngắt bất kỳ trung kế nào để thực hiện cuộc thoại của mình.- Hot line/Warm line: Khi nhắc máy lên, máy được chỉ định sẽ đổ chuông ngay lập tức(Hotline) hoặc đổ chuông sau vài giây (Wrmline) mà không cần bấm số. Thường dùng cho cácngân hàng (báo động) hoặt gọi cấp cứu, cứu hộ..- Call Waiting: 1 cuộc điện đàm đang diễn ra, 1 cuộc gọi khác đang đến, người nghe đượcthông báo bằng âm hiệu đổ chuông (tút. .tút), khi đó, người nghe có thể giữ cuộc gọi đang điệnđàm, xử lý cuộc gọi đến và sau đó tiếp tục đàm thoại.- Time reminder: Chức năng định giờ báo thức
  5. 5. - Extention Lock: Khoá máy nội bộ không cho người khác sử dụng bằng password do ngườidùng tạo ra.- UCD (Uniform Call Distribution): Hình thức đổ chuông phân phối cho từng nhóm máy(Group) theo kiểu quay vòng (Ring) hoặc đầu cuối (terminate), chức năng này thường dùngcho các nhóm máy như nhóm kinh doanh, tư vấn, bánh hàng,.)- Conferrence: Hình thức nói chuyện/ hội nghị qua thoại 3-4-5 người bằng cách kết nối từ hệthống tổng đài điện thoại- Call Pickup: Khi thuê bao A đang bận xử lý công việc, thuê bao B có thể chiếm chuông thoạicủa thuê bao A để xử lý giúp cho thuê bao A. Khả năng xảy ra khi 2 thuê bao cùng nhóm.- Voice mail: Hệ thống hộp thư thoại lưu trữ/ hướng dẫn tín hiệu thoại- SMDR (Station Message Detail Recording): Hiển thị chi tiết cuộc gọi được ghi nhận thôngqua thiết bị vào ra (Máy in/ phần mềm tính cước) để kiểm soát.- Battery Backup: Hệ thống UPS (Uninterrupted Power System - Hệ thống chống cúp điện) chỉcho đủ điện trong vòng 10-30 phút - với khả năng đầu tư), tuy nhiên, hệ thống thông tin liên lạccần ít nhất 8-12 giờ liên lạc, hệ thống Battery backup hỗ trợ được khả năng này.- Music (BGM- Back Ground Music): Thử nghĩ xem, 1 cuộc gọi đến thuê bao nội bộ phát bài“Happy Birthday” nhân sinh nhật người nghe sẽ làm cho ý nghĩa cuộc sống thêm phần hấp dẫn,tính năng này thường được áp dụng cho các khách sạn, hoặc thường thấy ở các đài 1080. Tuynhiên vẫn có thể thực hiện tại bất kỳ đâu.- Polarity Reverse Detection: Tính năng đảo cực cuộc gọi để hệ thống SMDR ghi nhận chính xácthời gian bắt đầu và kết thúc cuộc gọi.- Nhóm liên tụ: 1 số điện thoại giao dịch cho 1 cơ quan, doanh nghiệp sao cho cuộc gọi đến luônđược tiếp nhận và xử lý kịp thời thông qua các số máy khác.- Liện hệ địa chỉ : - Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital - http://thegioianninh.com.vn/ - Hà Nội: Số 96/156 - Tam trinh - Q.Hoàng Mai - Hà Nội - TP.HCM: 135/12A - Hòa Hưng Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh - Ðiện thoại: 04-3636-9436 04-3636-9438 Fax: (04) 36 36 94 38 - Copyright Saigon Digital Joint stock Company-

×