• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Trang1
 

Trang1

on

  • 2,652 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,652
Views on SlideShare
2,652
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
29
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Trang1 Trang1 Document Transcript

    • 1 1 Lý do chọn đề tài Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt độngkinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Nước ta đang bước vào kỷ nguyên tăngtrưởng và đầu tư chưa từng có. Làn sóng đầu tư ngày càng mạnh mẽ thì nhu cầukiểm soát của các doanh nghiệp cũng ngày càng gia tăng, về hình thức cũng nhưthực chất, về số lượng cũng như chất lượng. Nhiều cơ hội mới mở ra cho các doanhnghiệp, bên cạnh đó luôn tồn tại những thách thức và cạnh tranh. Làm thế nào đểngăn chặn hành vi gian lận vì mục đích chung của nhân viên? Làm thế nào để đảmbảo lợi ích của người lao động và người sử dụng lao động. Một HTKSNB vữngmạnh và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề trên, hạn chế tối đa cácrủi ro, quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế. [6] HTKSNB là những phương pháp và chính sách được thiết lập để ngăn chặngian lận, giảm bớt sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động của người lao động,đảm bảo quyền lợi của người sử dụng lao động, nhằm đạt được sự tuân thủ cácchính sách và quy trình được thiết lập. Hoạt động kinh doanh chính của Công ty TNHH Hòa Bình Minh là nhập xe từTổng Công ty Honda Việt Nam, sau đó bán xe cho khách hàng. Cho nên, quy trìnhbán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp. Một HTKSNB hiệu quả sẽ nâng cao hiệu quả của chu trình bán hàng và thutiền, góp phần hoàn thành kế hoạch và mục tiêu mà công ty đề ra. Xuất phát từ thựctiễn và mong muốn vận dụng kiến thức của mình đóng góp một phần nào đó choHTKSNB và nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng thu tiền tại công ty. Nên emquyết định chọn đề tài: “ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘCHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆMHỮU HẠN HÒA BÌNH MINH”.
    • 2 2 Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài − Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. − Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hàng tồn kho trong báo cáo tài chính. − Hoàn thiện hệ thống kiểm soát vốn bằng tiền. − Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 3 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích thống kê: Dùng phương pháp phân tích để đánhgiá các số liệu thống kê lấy từ các nguồn. Phương pháp khảo sát thực tế. 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: nội dung của đề tài không đi sâu phân tích tình hìnhtài chính của công ty mà chỉ xoay quanh việc hoàn thiện và hiệu quả của HTKSNBbán hàng và thu tiền của công ty. Thời gian nghiên cứu: số liệu và tình hình hoạt động trong năm 2010 Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH Hòa Bình Minh. 5 Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu các quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền trong công ty TNHHHòa Bình Minh nhằm tìm ra mặt tích cực và tiêu cực trong công tác tổ chức kiểmsoát tại công ty. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàngvà thu tiền tại Công Ty TNHH Hòa Bình Minh nhằm tránh những sai sót, gian lậncó thể xảy ra và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Nghiên cứucác quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
    • 3 6 Nội dung nghiên cứu Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài bố cục thành 3chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát chu trình nội bộ bán hàng và thutiền tại Công Ty TNHH Hòa Bình Minh. Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Hòa Bình Minh.
    • 4 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ1.1Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ [2]Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài củamột tổ chức. Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và hợp lý của báo cáomà đơn vị phát hành. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều phương thức vàthước đo đánh giá được thiết kế và thực hiện trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêuđề ra:  Bảo vệ tài sản của tổ chức.  Thẩm tra tính chính xác, độ tin cậy của dữ liệu và thông tin trong hệ thống kế toán.  Đẩy mạnh hiệu quả điều hành và hệ quả sản xuất kinh doanh.  Khuyến khích việc tuân thủ các chính sách quản lý sự gắn bó của đội ngũ nhân viên với các chính sách đó. Tuy nhiên, hiện nay trên thế giới vẫn đang tranh chấp rộng rãi định nghĩa vềhệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.1Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ [2] 1.1.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Việt Nam Đứng về góc độ pháp luật hiện nay, chúng ta vẫn chưa có một định nghĩachính thức nào về HTKSNB. Tuy nhiên, trong quyết định 36/2006 QĐ-NHNN banhành ngày 1/8/2006 đã đưa ra một số nội dung cơ bản về HTKSNB là: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quyđịnh về nội bộ, cơ cấu tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quyđịnh của pháp luật hiện hành, và được thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, pháthiện và xử lý kịp thời, các rủi ro nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đề ra”. [1] 1.1.1.2 Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992 Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, các nhà quảnlý, các thành viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảohợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà HĐQT, các nhà quản lý mong muốn là:
    • 5 − Tính chất đáng tin cậy của Báo cáo tài chính. − Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.Con người − Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Hội đồng quản Hiệu lực, hiệu quả các Quá trình trị hoạt động Mục tiêu Mu Kiểm soát Người quản lý Độ tin cậy thông tin nội bộ Đảm bảo hợp Tuân thủ pháp luật và Các nhân viên lý các quy định Sơ đồ 1.1: Kiểm soát nội bộ (Nguồn: Phòng kế toán)[4] 1.1.2 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ [2] Trong báo cáo của COSO 1992 cho rằng, việc tìm ra các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng, để từ đó nâng cao cách thức kiểm soát. Cũng theo hệ thống này mà hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện nhiều mục đích, và nhìn từ góc độ này thì hệ thống kiểm soát như là một giải pháp của nhiều vấn đề tiềm ẩn như là đối phó nhanh với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, đối thủ cạnh tranh… theo báo cáo của COSO thì hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm thành phần: − Môi trường kiểm soát. − Đánh giá rủi ro. − Hoạt động kiểm soát.
    • 6 − Thông tin và truyền thông. − Giám sát. 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát[2] • Định nghĩa Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phốiđến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong cùng một đơn vị, và là nền tảng đốivới các hệ thống khác của HTKSNB. Là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của HTKSNB. Là nhữngyếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của HTKSNB và là các yếu tố tạo ramột môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầmquan trọng của HTKSNB hay không. • Các yếu tố của môi trường kiểm soát Tất cả mọi sự vật, hiện tượng luôn luôn vận động và phát triển không ngừng,mọi sự vận động và phát triển đều chịu sự tác động của môi trường. Môi trường giữvai trò quan trọng trong quá trình phát triển, môi trường phù hợp sẽ tạo điều kiệnthuận lợi để kích thích sự phát triển. Do đó, sự tồn tại và phát triển của HTKSNBcũng không ngoại lệ, môi trường kiểm soát cũng là nhân tố nền tảng trongHTKSNB đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên HTKSNB. Mọi sự phát triển cần một môi trường phù hợp với nhân tố phát triển vànhững nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát là: [6] + Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. + Có cơ cấu tổ chức hợp lý là một điều kiện đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, đảm bảo công tác quản lý được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. + Triết lý quản lý và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử, hiệu quả công việc của lãnh đạo. + Cách thức thiết lập quyền hạn và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát triển công ty. Mỗi người phải nhận thức được công việc của mình có ảnh hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
    • 7 + Những chỉ đạo của ban giám đốc. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty, vì vậy tínhtrung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao, sẽ tạo môi trường thuận lợi để liênkết và phát huy sức mạnh tập thể, năng lực chuyên môn tốt, giúp công ty hoàn thànhkế hoạch để đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, bộ máy của công ty sẽ hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triếtlý quản lý, điều hành của ban giám đốc, nó có ảnh hưởng rất lớn đến môi trườngkiểm soát của tổ chức, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trongkinh doanh, thể hiện qua việc phân chia quyền lợi và trách nhiệm cụ thể của từng cánhân, bộ phận và chính sách nhân viên của công ty. Nếu các nhà quản lý liêm chính và có đạo đức nghề nghiệp, có năng lực quảnlý thông qua chính sách nhân sự và áp dụng thực tế, từ việc tuyển dụng đến quátrình huấn luyện, đào tạo, khen thưởng hay sa thải, thông tin cho các cá nhân, bộphận về trách nhiệm và quyền hạn một cách rõ ràng bằng các văn bản thể hiện nộiquy, quy chế của quá trình kinh doanh…Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bùđắp những hạn chế của môi trường kiểm soát. Tất cả tạo ra một môi trường, màtrong đó toàn bộ thành viên công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thốngkiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho công ty. 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro [6] • Định nghĩa Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạtđược các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủcác quy định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ronhư thế nào. Không phụ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổchức nào khi hoạt động cũng đều bị các rủi ro từ những yếu tố bên trong hay bênngoài tác động vào: ” Rủi ro có không có thể tránh được nhưng có thể đánh giáđược”. • Nhận dạng rủi ro
    • 8 Rủi ro có thể tác động đến công ty ở mức độ hoàn toàn hay chịu ảnh hưởngđến từng hoạt động cụ thể. Hai dạng rủi ro chính công ty thường gặp là: rủi ro tiềmtàng và rủi ro kiểm soát. − Rủi ro tiềm tàng là rủi ro tiềm ẩn, vốn có do khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính, chứa đựng những sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hay tính gộp, mặc dù có hay không có hệ thống kiểm soát nội bộ.[6] Rủi ro tiềm tàng tác động đến toàn bộ công ty, đó là những rủi ro do: + Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, cạnh tranh và sự thay đổi về kinh tế, về cạnh tranh và thay đổi về thị trường mua, thị trường bán. + Đặc điểm hoạt động của đơn vị như: Quy trình kinh doanh, công nghệ, có cấu vốn và các đơn vị phụ thuộc, phạm vi địa lý, hoạt động theo mùa. + Trình độ chuyên môn kế toán trưởng, của cá nhân kế toán viên nội bộ và sự thay đổi của họ. − Rủi ro kiểm soát là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính, khi riêng rẽ hay tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hết hoặc không phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời.[6] Rủi ro kiểm soát tác động đến từng bộ phận, từng hoạt động trước khi ảnhhưởng đến toàn bộ công ty, rủi ro kiểm soát xảy ra do: + Sự hạn chế tiềm tàng của hệ thống kế toán và HTKSNB. + Hệ thống kế toán và HTKSNB không đầy đủ. + Hệ thống kế toán và HTKSNB không hiệu quả. Vì vậy, đánh giá được rủi ro nghĩa là nhận dạng rủi ro, phân tích khả năngxảy ra và những thiệt hại có thể, từ đó thiết lập được các cơ chế kiểm soát chi phí vàlợi ích mang lại. Để đánh giá rủi ro một cách chính xác công ty cần phải xác định được: + Mục tiêu của công ty. + Nhận dạng rủi ro. + Phân tích rủi ro xảy ra. • Phân tích rủi ro [6]
    • 9 Nhận diện các rủi ro sau khi đã xác định các mục tiêu: Rủi ro là những gì cóthể đe dọa việc đạt được mục tiêu nào đó. Với mỗi một mục tiêu của từng phòngban các rủi ro cần được nhận diện. Khi nhận diện rủi ro cần bao quát tất cả các rủiro bên trong và bên ngoài. Nhà quản lý cần quan tâm, khuyến khích nhân viên pháthiện, đánh giá và phân tích các tác hại của rủi ro. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàngloạt câu hỏi để nhận diện rủi ro. Ví dụ: Những sai phạm nào có thể xảy ra? Chúng ta có những mặt hạn chếnào? Làm sao biết được chúng ta có đạt được mục tiêu hay không? ... Phân tích rủi ro sau khi xác định các mục tiêu: Là sự sắp xếp thứ tự các rủi rosau khi nhận diện nó. Để sắp xếp thứ tụ các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mứcđộ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Sau đó, tiến hành định tính và định lượngtổn thất khi rủi ro xảy ra. Từ đó, xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủiro. Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung và giải quyết các rủiro có ảnh hưởng đáng kể. 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát • Định nghĩa Hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị củaban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêuđặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Là các hoạt động được cụ thểhóa từ các chính sách, thủ tục mà khi được thực hiện thích hợp và đúng lúc sẽ giúpcác quản lý giảm thiểu các rủi ro được nhận diện.[1] Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản,kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định,theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành… Các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo của công ty thiết lập và chỉ đạo thựchiện tại công ty nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Có nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau. Nhưng trong công ty không thểthiếu các hoạt động chủ yếu sau: [6] + Phân chia trách nhiệm cụ thể. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ. + Kiểm soát vật chất.
    • 10 + Kiểm tra việc độc lập thực hiện. + … • Các yếu tố của hoạt động kiểm soát • Quy trình phê chuẩn, ủy quyền [2] Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng phê chuẩn, ủy quyền là việc cấpquản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó, bao gồm: ủyquyền chung và ủy quyền cụ thể. Ví dụ: + Ủy quyền chung: việc cho phép phòng ban chi tiêu một số tiền nhất định từ ngân sách. + Quy trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ riêng lẽ, có nghĩa là mỗi nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩn điện tử của người có thẩm quyền. Trong bất kỳ trường hợp nào, một người có thẩm quyền phê chuẩn cũngkhông nên nói cho người khác, đại diện người phê chuẩn ký tên người phê chuẩn.Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn điện tửcũng không nên chia sẻ mật mã với người khác. Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê chuẩnnên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn với những điều bất thường,đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho nghiệp vụđó trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản trắng là tuyệt đối bị ngăn cấm. • Công tác đối chiếu [2] Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu với nhau, nhậndiện và tìm ra sự khác biệt, đưa ra cách chỉnh sửa khi cần thiết để giải quyết sự khácbiệt đó. Hoạt động kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của nghiệpvụ. Ví dụ: so sánh số dư lương phép, lương bệnh của từng phòng ban với số dưlương phép, lương bệnh của hệ thống tính lương. Nhân tố chủ yếu của việc đối chiếu là so sánh, phát hiện và giải quyết sựkhác biệt. Nếu chỉ ghi nhận sự khác biết mà không tìm cách giải quyết thì đối chiếucũng vô ích. Việc đối chiếu phải có chứng từ và được phê chuẩn bởi cấp quản lý.
    • 11 • Soát xét lại công việc đã thực hiện [2] Là việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép, đối chiếu và cácthông tin khác có liên quan. Đây cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Cấpquản lý nên xem xét lại tính hợp lý của thông tin. Việc soát xét lại quá trình thựchiện cung cấp cơ sở để phát hiện vấn đề cần phải giải quyết. Trong hoạt động soát xét lại cấp quản lý sẽ so sánh số liệu thực tế với số liệukế hoạch, dự báo, hoặc số liệu giữa các kỳ với nhau. Nó làm căn cứ để đo lườngmức độ đạt được mục tiêu và cũng để nhận diện những kết quả không mong đợi cầnphải tiếp tục giải quyết. Cũng như các công tác đối chiếu, việc soát xét lại báo cáo,đối chiếu và các thông tin khác nên được ghi chép thành tài liệu. • Kiểm soát vật chất [2] Hoạt động này nhằm kiểm soát lại tài sản trên các loại sổ sách, kể cả nhữngấn chỉ đã được định giá trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế với nhữngsự tiếp cận trực tiếp về tin học và những hồ sơ dữ liệu. Các tài sản có tính thanh quản cao với nhiều mục đích sử dụng khác nhau,các tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo mật phải đượcbảo quản cẩn thận. Sử dụng các kiểm soát tiếp cận là cách tốt nhất để bảo vệ các tàisản này. Ví dụ: khóa cửa, khoá tủ, mật mã két sắt, mật mã máy tính. Phải ghi chép cẩn thận, thường xuyên, các hoạt động mua bán hàng tồn khocủa công ty. Các mặt hàng được kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thumua, ủy quyền và thủ kho theo định kỳ. Kết quả kiểm kê phải được đối chiếu với sốdư trên sổ ghi chép. Những mặt hàng nào bị thiếu hụt cần được phân tích và tìmhiểu nguyên nhân, từ đó đề ra biện pháp giải quyết. • Phân chia trách nhiệm Nghĩa là không để bất kỳ thành viên nào giải quyết các mặt của một nghiệpvụ, từ khi hình thành đến khi kết thúc. Mục đích là để nhân viên kiểm soát lẫn nhau,nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Đồngthời, giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cóthể gây ra và che giấu sai phạm của mình. Phân chia trách nhiệm là yếu tố then chốt đối với HTKSNB hữu hiệu, nógiúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một nguyên tắc chung là chức năng
    • 12phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách riêng biệt.Khi các chức năng không thể tách biệt do quy mô nhỏ, thì việc giám sát chi tiết cáchoạt động có liên quan cần phải có như: một hoạt động kiểm soát bù đắp phân chiatrách nhiệm cũng là một hoạt động ngăn ngừa và hạn chế gian lận, vì cần phải có sựthông đồng với nhiều nhân viên khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận. Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi cần phải tách biệt các chức năng sau đây: + Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán. + Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. + Chức năng thực hiện nhiệm vụ và chức năng kế toán. Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là: + Người nhận thông tin và lên danh sách các phiếu thu đã nhận không đồng thời là người nhận tiền. + Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩn việc mua hàng. + Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu các báo cáo tài chính hàng tháng. + ….. • Kiểm tra hệ thống thông tin Thông tin chính xác, tạo uy tín cho công ty trên thị trường và tạo điều kiệncho việc phân tích, đánh giá chính xác, hiệu quả hoạt động, hoạch định chiến lượcphát triển cho công ty. Vì vậy, công ty cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soátnhằm kiểm tra việc phê chuẩn, tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo các nguyên tắc sau: − Việc phê chuẩn đúng. − Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách các nghiệp vụ. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ thuộcvào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của các ứng dụng cótrên hệ thống. Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thống thông tin: Kiểm soátchung và kiểm soát ứng dụng. • Kiểm tra độc lập việc thực hiện [2] Nhân viên thường không ý thức được tầm quan trọng của HTKSNB, bêncạnh đó HTKSNB còn những yếu kém, những hạn chế tiềm tàng của nó. Do đó, cần
    • 13phải có sự kiểm tra, kiểm soát, giám sát thường xuyên. Việc kiểm tra được thựchiện bởi những cá nhân hay bộ phận khác với những cá nhân, bộ phận đang thựchiện nghiệp vụ. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phảihoàn toàn độc lập với đối tượng kiểm tra. Hiệu quả của hoạt động kiểm tra khôngcòn nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới hoặc không độc lập với đối tượngkiểm tra vì bất kỳ lý do nào. 1.1.2.4 Thông tin truyền thông [2] Bất kỳ một công ty nào khi hình thành và phát triển đều cần đến thông tin,bao gồm: Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra, thông tin nội bộ. Thông tin nàyphải được truyền đạt đến mọi cấp có liên quan trong công ty thông qua hệ thốngthông tin. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin, nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt. Những nhân tố liên quan đến vấn đề này: − Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong công ty. Điều này sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức các kênh truyền thông hữu hiệu trong công ty, thông tin nhanh chóng và hiệu quả áp dụng đúng lúc nếu việc tổ chức thông tin truyền thông trong nội bộ tốt. − Các thông tin từ khách hàng nhà cung cấp, khách hàng phải được tiếp nhận chính xác, đầy đủ và kịp thời để công ty có thể phản hồi và xử lý đáp ứng yêu cầu. Những thông tin từ nhà cung cấp, cổ đông, thành viên HĐQT phải được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phải phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Trong hệ thống thông tin, hệ thống kế toán giữ vai trò trọng yếu, đầu vào củahệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện bằng các nghiệp vụ kế toán, đầu racủa hệ thống là các báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trìnhghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ vớinhau là: Hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị:
    • 14 − Kế toán tài chính ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và xác định kết quả kinh doanh của công ty, lập Báo cáo tài chính. − Kế toán quản trị phân tích kết quả của báo cáo tài chính, phân tích tình hình thị trường và đưa ra kế hoạch, chiến lược phát triển trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty. Thông tin truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời,đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền. Nó sẽ giúp cho nhân viênxác định đúng quyền và nghĩa vụ của mình đối với công việc, giúp công ty phảnứng kịp thời với sự thay đổi của thị trường, sự thay đổi với những chính sách kinh tếcủa nhà nước. 1.1.2.5 Giám sát Giám sát là quá trình nhà quản lý theo dõi và đánh giá về chất lượng hoạtđộng của HTKSNB và xác định HTKSNB có được triển khai và vận hành đúng vớithực tế hay không, từ đó ra sửa chữa cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển củacông ty. [1] Giám sát định kỳ: thường thực hiện qua các chức năng kiểm toán nội bộtrong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống để đưa rabiện pháp cải thiện. Giám sát có một vai trò quan trọng trong HTKSNB vì nó giúpcho KSNB luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau. Để đạt hiệu quả cao, nhà quản lý phải kết hợp những hoạt động giám sátthường xuyên với giám sát định kỳ: [2] + Giám sát thường xuyên là việc tiếp nhận xử lý ý kiến, phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp…Xem xét việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong công ty cũng như xem xét, đánh giá các báo cáo hoạt động và phát hiện những biến động bất thường. + Giám sát thường xuyên kiểm tra, giám sát và báo cáo về kết quả hoạt động của HTKSNB, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như các nhân viên của công ty có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức đề ra hay không. + Giám sát định kỳ thực hiện thông qua việc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. 1.1.3 Tầm quan trọng của HTKSNB [6]
    • 15 Tại sao các doanh nghiệp thường xuyên ngồi tại doanh nghiệp mình, trực tiếpđiều hành kiểm tra và giám sát hoạt động nhưng vẫn xảy ra tình trạng sản phẩmkhông đạt chất lượng, hiệu quả, không đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thị trường, khônghoàn thành kế hoạch, mục tiêu của công ty. Đó là do các thủ tục kiểm soát khôngcòn phù hợp nữa do điều kiện thực tế đã thay đổi. HTKSNB là công cụ giúp pháthiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thôngqua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốthơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh.Vì vậy,một HTKSNB vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích như: + Bảo vệ tài sản khỏi bị mất mát, hư hỏng do hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), + Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như mục tiêu mà tổ chức đề ra. + Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và Báo cáo tài chính. + Góp phần đảm bảo hoạt động công ty tuân thủ quy định pháp luật, phù hợp với đạo đức kinh doanh. Đảm bảo các chức năng của công ty được thực hiện nghiêm chỉnh, vận hành hợp lý. Là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu của hệ thống quản lýdoanh nghiệp, rõ ràng kiểm toán nội bộ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích.Đánh giá nguồn lực công ty để sử dụng phù hợp tránh lãng phí, thất thoát. Nhờ đómà Ban giám đốc có thể kiểm soát hoạt động và quản lý rủi ro tốt hơn một khi quymô và độ phức tạp của doanh nghiệp vượt quá tầm kiểm soát trực tiếp của mộtnhóm người. Điều này làm tăng niềm tin của cổ đông vào chất lượng quản lý vàKSNB, tăng giá trị doanh nghiệp. Vì vậy chúng ta cần phải xây dựng và thiết lập một HTKSNB để quản lýcông ty, làm được những điều mình muốn làm và tránh được những điều mìnhmuốn tránh. HTKSNB có vai trò quan trọng đối với công ty, đối với nhà nước vàđối với kiểm toán viên độc lập.
    • 16 1.1.3.1 Đối với công ty [2] Thiết lập và xây dựng hệ thống kiểm soát vững mạnh tạo điều kiện cho côngty: − Có đội ngũ công nhân viên đáp ứng tư cách về đạo đức và năng lực chuyên môn, tạo điều kiện cho công ty hoàn thành kế hoạch, chỉ tiêu đề ra.[1] − Tất cả công nhân viên trong công ty đều hiểu, ý thức được quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, giúp nhà quản lý luôn luôn giám sát được việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của công nhân viên đối với những nghiệp vụ của mình. − Hạn chế tối đa tình trạng chiếm đoạt công quỹ, tài sản công ty của nhân viên. − Tối thiểu hóa rủi ro cho công ty, đồng thời thiết lập chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn phù hợp với yêu cầu của thị trường. 1.1.3.2 Đối với Nhà nước [2] Công ty có phát triển mới giải quyết vấn đề về việc làm, tạo thu nhập ổnđịnh, hạn chế tệ nạn xã hội. Tăng cường kinh tế quốc gia, tăng nguồn thu ngân sáchNhà nước, tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất tinh thần trong nhân dân, ổnđịnh chính trị và an ninh quốc phòng. Công ty phát triển hợp pháp tạo điều kiện cho Nhà nước ban hành chính sáchphù hợp, kích thích sự phát triển. Đồng thời, dễ dàng quản lý kinh tế thị trường, hạnchế lạm phát, hoạch định kế hoạch, chiến lược phát triển thích hợp với nền kinh tếquốc gia và xu thế thế giới. 1.1.3.3 Đối với kiểm toán viên độc lập [2] Thông qua HTKSNB, kiểm toán viên đánh giá được hạn chế và ưu điểm củaHTKSNB cũng như trong từng bộ phận, từng khoản mục, từ đó có kế hoạch kiểmtoán và phương pháp tiếp cận kiểm toán có hiệu quả cao. Khi đánh giá được hiệu quả hoạt động của HTKSNB kiểm toán viên xácđịnh được khối lượng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểmsoát. Từ đó, xác định được phạm vi, thủ tục và dự kiến về thời gian và lượng nhânsự cần thiết cho quá trình kiểm toán. [6] 1.1.4 Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB [6] Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế xây dựng hoàn hảo về một cấu trúcthì tự thân nó không thể vận hành mà chủ yếu phụ thuộc vào yếu tố con người. Tức
    • 17là phụ thuộc vào giá trị đạo đức, năng lực và mức độ tin cậy của lực lượng nhân sự.Vì vậy, HTKSNB phải hạn chế tối đa sai phạm mà không thể loại trừ bởi những hạnchế tiềm tàng xuất hiện từ HTKSNB không thể thay đổi sự vô ý, bất cẩn.... − Không thể phát hiện được khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài. − Thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. − Vì lợi nhuận do đó chi phí cho HTKSNB phải nhỏ hơn lợi ích của nó mang lại. − Sự lạm dụng quyền hạn chức năng của cá nhân có trách nhiệm kiểm soát. − Sự thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hay bị vi phạm. − Mâu thuẫn giữa quyền lợi chung và riêng của mỗi nhân viên trong một tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm soát. Trong thực tế, có nhiều trường hợp, người quản lý bỏ qua các quy định kiểmsoát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể (tuyển dụng nhân viên trực tiếpkhông qua kiểm tra phỏng vấn của bộ phận nhân sự). Các quyết định này thườngđược biện minh bằng tính hiệu quả của công việc, bằng mối quan hệ giữa chi phí vàlợi ích. Điều này đúng trong một số trường hợp. Tuy nhiên, việc dành cho ngườiquản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát.[5]1.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền Giai đoạn sau cùng của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh là cungcấp hàng hóa, thương mại dịch vụ và thu tiền. Bán hàng và thu tiền là một khâu vôcùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, đây cũng là khâu cónhiều rủi ro và gian lận nhất. Nếu HTKSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiềnhoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc bán hàng vàthu hồi các khoản nợ. Từ đó, báo cáo tài chính sẽ không phản ánh đúng các khoảnnợ phải thu, sổ sách theo dõi không chặt chẽ dẫn đến thất thoát công nợ hay nhầmlẫn trong việc theo dõi chi tiết từng khách hàng. Vì vậy, công ty cần phải xây dựngvà giám sát để HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền hoạt động hiệu quả hơn. [6] 1.2.1 Chức năng, công việc trong chu trình bán hàng và thu tiền [6]
    • 18 Chu trình bán hàng và thu tiền của một công ty thường được chia thànhnhững chức năng sau: − Lập lệnh bán hàng, phiếu xuất kho. − Xét duyệt bán chịu. − Xuất kho. − Giao hàng đi. − Lập và kiểm tra hóa đơn. − Theo dõi thanh toán. − Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá. − Cho phép xóa các khoản nợ không thu hồi được. 1.2.1.1 Lập lệnh bán hàng Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận liên quan sẽ xét duyệtđơn đặt hàng, về mặt số lượng, chủng loại, đơn giá, thời gian địa điểm giao hàng…Xác định khả năng cung cấp đúng hạn của công ty, từ đó lập lệnh bán hàng. Trườnghợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, fax… cần có thủ tục, có cơ sở pháp lý vềviệc đã đặt hàng của khách hàng, sau khi chấp thuận đơn đặt hàng cần thông báocho khách hàng biết để tránh xảy ra tranh chấp trong tương lai. 1.2.1.2 Xét duyệt bán chịu Căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin về khách hàng công ty cầnphân tích, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Đâylà thủ tục quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ của công ty. Để đảm bảo việcthu nợ công ty cần có chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách, cập nhật thông tintài chính và vấn đề chi trả của khách hàng. Trong trường hợp đánh giá rủi ro cao,công ty cần yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ. 1.2.1.3 Xuất kho hàng hóa Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bánhàng. Thủ kho sẽ xuất kho cho bộ phận bán hàng. 1.2.1.4 Gửi hàng đi Bộ phận bán hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng,chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn, thường bao gồm các thông tin về số lượngchủng loại, quy cách và dữ liệu có liên quan. Công ty lập bộ phận gửi hàng độc lập,
    • 19hạn chế sai sót trong xuất hàng, gian lận hàng xảy ra giữa người nhận hàng và thủkho. 1.2.1.5 Lập và kiểm tra hóa đơn Hóa đơn cung cấp cho khách hàng về số lượng, số tiền và thời hạn mà kháchhàng phải thanh toán. Do đó, phải lập hóa đơn chính xác, đúng thời hạn và độc lậpvới bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng. Cần sử dụng một danh sách giá chính xác,đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá trên hóa đơn. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần phải kiểm tra số liệu ghi trên hóađơn, tổng kết số hóa đơn phát hành trong ngày, từng hóa đơn được ghi vào tài khoảnchi tiết để theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng. 1.2.1.6 Theo dõi thanh toán Sau khi thực hiện xong việc giao hàng và lập hóa đơn cho khách hàng, kếtoán phải theo dõi các khoản nợ phải thu, để thanh toán chính xác và đúng hạn, cầnlập các khoản nợ theo từng khách hàng, từng nhóm tiền nợ để lập chương trình vàphân công việc thu nợ, việc này thường do bộ phận bán chịu đảm nhận. Ngoài ra,cần thường xuyên theo dõi, gửi thông báo cho khách hàng để nhanh chóng thu hồinợ. Đồng thời, có thể xác minh và điều chỉnh các khoản chênh lệch nếu có giữa sốliệu hai bên. 1.2.1.7 Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán Hàng bán có thể bị trả lại hoặc giảm giá cho khách hàng do không đảm bảoyêu cầu về mặt chất lượng, quy cách, mẫu mã… Do đó, công ty cần phải thiết lậpmột bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ cáckhoản nợ phải thu có liên quan đến những hàng hóa này. 1.2.1.8 Xóa các khoản nợ không thu hồi được Đối với những khách hàng mất khả năng thanh toán nợ, nhà quản lý chophép hay đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xóa các khoản nợ này. Tuy nhiên, đểhạn chế những sai sót, gian lận, công ty cần có quy định kiểm soát chặt chẽ khi xétduyệt. 1.2.2 Những chứng từ và báo cáo sử dụng [4] 1.2.2.1 Những chứng từ sử dụng − Đơn đặt hàng. − Lệnh bán hàng.
    • 20 − Phiếu xét duyệt bán chịu. − Phiếu xuất kho. − Giấy giao hàng. − Hóa đơn vận chuyển. − Hóa đơn bán hàng. − Giấy đề nghị thanh toán. − Phiếu thanh toán. − Ủy nhiệm thu. − Ủy nhiệm chi.Ngoài ra, còn các chứng từ và sổ sách liên quan. 1.2.2.2 Những báo cáo sử dụng − Báo cáo công nợ cho biết khách hàng đã nợ bao nhiêu ngày, thời gian cho khách hàng nợ. − Báo cáo các khoản nợ khó đòi cho biết khách hàng nào có khoản nợ khó đòi hay không thể thu hồi và các khoản nợ khó đòi đã được xử lý. − Báo cáo hóa đơn bán hàng cho biết thông tin toàn bộ về khách hàng, những khách hàng chờ xuất hoá đơn và cho biết từng khách hàng còn nợ bao nhiêu. − Báo cáo dự kiến thu tiền cho biết thời gian và lịch thu tiền đối với từng khách hàng. − Báo cáo hạn mức tín dụng cho biết tình hình tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng. − Báo cáo phân tích kết quả kinh doanh cho biết doanh thu, chi phí và lợi nhuận mà công ty đạt được. − Báo cáo danh sách khách hàng cho biết danh sách khách hàng mới, cập nhật dữ liệu về khách hàng cũ. − Báo cáo phân tích kết quả kinh doanh là báo cáo có giá trị nhất, giúp nhà quản lý, giám sát hoạt động bán hàng, lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiếp thị phụ trợ. 1.2.3 Các rủi ro trong quá trình bán hàng và thu tiền [4] 1.2.3.1 Rủi ro tiềm tàng Là rủi ro tiềm ẩn vốn có trong quá trình hoạt động, tác động đến toàn bộcông ty, là những rủi ro sau:
    • 21+ Các nhân tố ảnh hưởng đến lĩnh vực hoạt động của công ty như: Biến đổi về kinh tế, biến đổi về cạnh tranh hay thay đổi thị trường mua và thị trường bán.+ Đặc điểm hoạt động của công ty như: Quy trình, công nghệ, cơ cấu và vị trí địa lý … Khách hàng mất khả năng thanh toán nợ hay cố tình không thanh toán.
    • 22 1.2.3.2 Rủi ro kiểm soát Là rủi ro Hệ thống kế toán và HTKSNB không ngăn ngừa hết hoặc khôngphát hiện và sửa chữa kịp thời. Rủi ro kiểm soát tác động đến từng bộ phận, từngnghiệp vụ trước khi tác động đến toàn bộ công ty, rủi ro tiềm tàng xuất hiện do: − Sự hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kế toán và HTKSNB, đó là không phát hiện được sự thông đồng của nhân viên trong công ty, và sự thông đồng của nhân viên trong công ty với nhân viên bên ngoài hoặc sai sót do nhân viên không đủ trình độ, năng lực. − Hệ thống kế toán và HTKSNB không đầy đủ và hoạt động không hiệu quả, từ đó không phát hiện được sai sót của nhân viên trong công ty.  Một số sai phạm thường gặp trong rủi ro kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền:[6] + Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả) + Bán hàng không đúng giá, tính toán sai tỷ lệ chiết chấu. + Giao hàng chậm. + Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng. + Phát hành hoá đơn sai. + Tiền bán hàng bị lạm dụng. + Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ.  Biện pháp kiểm soát phát hiện rủi ro:[6] + Công tác báo cáo gồm: Các đơn hàng chưa thực hiện, các số dư phải thu quá hạn, sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho. + Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng. + Phân tích tỷ lệ lãi gộp. + Phân tích vòng quay hàng tồn kho. + Giám sát số ngày thu tiền bình quân.
    • 23 1.2.4 Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền [4] HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền hoạt động có hiệu quả sẽ giúp chocông ty tối thiểu hoá rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền. Giúp nhà quản lýgiám sát được mọi hoạt động của quá trình bán hàng và thu tiền. Xác định được mốiquan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Từ đó, lập kế hoạch kinh doanh trongngắn hạn, trung hạn và dài hạn.[4] Theo dõi lượng hàng hoá thực tại, theo dõi từng khách hàng về đơn đặt hàng,tình hình tài chính và khả năng trả nợ. Từ đó, giảm rủi ro trong việc lập lệnh bánhàng cũng như xét duyệt bán chịu, tránh những sai phạm trong hợp đồng bán hàng,giảm được các khoản nợ khó đòi hoặc nợ không thu hồi được làm thất thoát côngnợ. Nhằm thực hiện đúng quy trình: + Bán hàng: Bán đúng giá sản phẩm, bán đủ số lượng đã thỏa thuận, bán kịp thời theo như cam kết. + Thu tiền : Thu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, thu đủ số tiền cần phải thu, thu nợ đúng hạn ( không để các khoản nợ bị quá hạn thanh toán). + Trên cơ sở đó soạn lập “Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm: Những nghiệp vụ nêu trên để những bộ phận và cá nhân có liên quan cùng thực hiện.
    • 24 Tóm tắt chương 1 Chương 1 trình bày cơ sở lý luận và các bộ phận cấu thành về HTKSNB, làmcơ sở để đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp. Tùy vào quy môvà mục tiêu hoạt động, doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình một HTKSNB cho phùhợp, đảm bảo việc tuân thủ các quy định của pháp luật. Một HTKSNB hiệu quả sẽgiúp cho việc kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện những gian lận, sai sótnhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Tuynhiên, muốn HTKSNB hoạt động hiệu quả thì cần phải có đủ 5 yếu tố: Môi trườngkiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Hoạt động chủ yếu của công ty thương mại dịch vụ là bán hàng và thu tiền.Đây là một khâu vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên,đây cũng là khâu có nhiều rủi ro và gian lận nhất. Nếu HTKSNB đối với chu trìnhbán hàng và thu tiền hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trongviệc bán hàng và thu hồi các khoản nợ. Vì vậy, nhà quản trị cần phải tìm hiểu cácrủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng và thu tiền. Từ đó, thiết lập các quytrình kiểm soát, kiểm tra chặt chẽ tình hình tăng giảm, xuất nhập hàng, các mục tiêukiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền, nhằm làm cho hệ thống thêm phần chặtchẽ, mang tính chuyên nghiệp và góp phần làm hoàn thiện hơn cho HTKS.
    • 25Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH MINH2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Hoà Bình Minh 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển [4] Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty cũng đã trải qua những biếnđổi, mà biến đổi lớn nhất là: Đầu năm 2006, Công ty đã mở thêm chi nhánh tại HốNai với tên Công ty TNHH Hòa Bình Minh II. Là chi nhánh của Công ty TNHHHòa Bình Minh, nhưng hạch toán độc lập, không phụ thuộc nên không có vấn đề gìvề nhập - xuất nội bộ. Với sự ra đời của Công ty TNHH Hòa Bình Minh, đáp ứng được nhu cầungày càng đa dạng của người tiêu dùng. Đây là một đơn vị kinh doanh hạch toán
    • 26độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp vốn, vay vốn mở tàikhoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. Công ty ra đời trong điều kiện tiếp nhận một đội ngũ nhân viên trẻ, năngđộng, được đào tạo chính quy, có tinh thần làm việc độc lập, tinh thần làm việc tậpthể cao, đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo chính quy, giàu kinh nghiệm và đượctrang bị những loại máy chuẩn đoán hiện đại nhất hiện nay. Nhìn chung, hơn 6 năm qua hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH HòaBình Minh đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng nâng cao uy tínvà tạo được chỗ đứng vững chắc trên nền kinh tế thị trường ngày càng sôi động. 2.1.2 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Hoà Bình Minh [4] Như chúng ta đã biết, vị thế của một công ty hoặc một sản phẩm trên thịtrường cần được xác định bởi hướng kinh doanh hoặc sản phẩm chính của công ty,những lợi ích nó mang đến cho người tiêu dùng và cho xã hội, những ưu thế của nóvới đối thủ cạnh tranh. Vị trí của Honda, có thể được tổng kết như sau: “Chúng tôisản xuất xe máy với những chủng loại đa dạng, có thể đem đến sự thoải mái, tin cậyvà tiết kiệm với giá cạnh tranh “. Có thể nói thương hiệu là nhãn hiệu, là hình ảnh cảm xúc thông điệp tức thờimà mọi người có thể nghĩ về một công ty hay một sản phẩm. Một thương hiệu danhtiếng luôn đưa ra ấn tượng ban đầu tốt và gợi lên liên tưởng tốt, điều này đã đượctạo ra một cách tinh tế, mà các công ty thường sử dụng, nó như là một thông điệp. Ví dụ như: Yamaha, Suzuki, SYM hay Honda. Mà Hòa Bình Minh thật hânhạnh khi làm đại diện cho Honda, để hoàn thành nhiệm vụ mang đến niềm tin và sựthoải mái cho người tiêu dùng. Sự thành đạt của một công ty ngoài sự luôn vận động và phát triển xa hơnnữa, nó còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố, mà một công ty thương mại thì nhân viênbán hàng là một nhân tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Họ là cầu nốigiữa khách hàng với công ty, nhân viên vừa phải chăm sóc quyền lợi của kháchhàng vừa phải giúp công ty bán được sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận, giúpkhách hàng mua sản phẩm với giá phải chăng, giúp họ sử dụng sản phẩm một cáchhiệu quả.
    • 27 Người bán hàng không những truyền đạt thông điệp đến khách hàng về lợiích và tính ưu việt của sản phẩm mà còn thu nhận phản hồi thông tin của kháchhàng về sản phẩm của công ty. Có như thế, mới tạo được lòng tin và chỗ đứng vữngmạnh trên thị trường. Đó là điều mà Công ty TNHH Hòa Bình Minh đang muốn vàcần phải phát huy. − Công ty TNHH Hòa Bình Minh được thành lập vào năm 2006. − Tên tiếng Anh là: Hoa Binh Minh Company Limited. − Tên viết tắt là: Hoa Binh Minh Co., Ltd. − Diện tích 2800m2 − Trụ sở đặt tại: số 8A Đường Đồng Khởi, Phường Tam Hiệp, Thành Phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai. − Điện thoại: 061.3293 599 ; Fax: 061.3827 292 − Người đại diện pháp luật: Ông Ngô Tuấn Nghĩa − Mục tiêu kinh doanh: Là đại lý ký gởi mua bán và bảo dưỡng xe máy, các loại phụ tùng xe, dầu nhờn và mỡ. Là cửa hàng thực hiện dịch vụ do Honda ủy nhiệm, nhập xe từ Tổng công ty Honda và bán lại cho khách hàng, còn gọi là Head. − Thời gian hoạt động của Công ty là 20 năm, kể từ ngày phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty có thể giải thể trước thời hạn hoặc có thể kéo dài thêm thời gian hoạt động do quyết định của hội đồng thành viên. Công ty có vốn điều lệ ban đầu ấn định là: 10,000,000,000 đồng(Mười tỷ đồng chẵn) Bảng 2.1: Tỷ lệ góp vốn thành viên Tên thành viên góp Vốn góp Tỷ lệ vốn góp mỗi Chức vụ vốn (triệu đồng) thành viên Chủ tịch hội Bùi Minh Lực 6,520 65,2% đồng thành viên Nguyễn Thị Hiền 1,980 19,8% Thành viên
    • 28 Bùi Đức Toàn 1,500 15% Thành viên (Nguồn: Phòng kinh doanh)[4]Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanhĐơn vị: Cty TNHH Hòa Bình Minh Mẫu số B01 DNNĐịa Chỉ: Tân Phong, Biên Hòa, ĐN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BTCMST: 36000738443 Ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC ) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2010 Đvt: đồng Mã Chỉ tiêu TM 2010 2009 số1. Doanh thu bán hàng và cung cấp DV 01 VI.26 132,643,000,000 120,124,000,0002. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 VI.27 243,000,000 424,000,0003. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp 10 VI.28 132,400,000,000 119,700,000,000dịch vụ4. Giá vốn hàng bán 11 VI.29 101,693,000,000 89,274,000,0005. LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 30,707,000,000 30,426,000,000{[ 20]=[10]-[11]}6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.30 330,000,000 380,000,0007. Chi phí tài chính 22 VI.31 1,140,000,000 1,290,000,000Trong đó: Chi phí lãi vay 23 1,020,000,000 1,250,000,0008. Chi phí bán hàng 24 VI.32 13,014,000,000 12,903,000,0009. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 VI.33 8,076,000,000 9,150,000,00010. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 8,807,000,000 7,463,000,000[30]=[20]+[21]-[22]-[24]-[25]11. Thu nhập khác 31 VI.3412. Chi phí khác 32 VI.3513. Lợi nhuận khác 40 120,000,000 300,000,00014. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 8,927,000,000 7,763,000,000[50]=[30]+[40]15. Chi phí thuế TNDN 51 VI.36 5,320,000,000 2,300,000,00016. Lợi nhuận sau thuế TNDN [ 60]=[50]-[51]- 60 VI.37 3,607,000,000 5,463,000,000[52] Ngày 31 tháng 12 năm 2010
    • 29Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán)[4] Bảng 2.3: Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2010 Đvt: đồng Tháng Doanh thu Lợi nhuận Tỷ lệ 1 11,865,129,000 1,186,512,900 10% 2 8,243,871,000 824,387,100 10% 3 9,608,890,000 672,622,300 7% 4 11,375,950,000 796,316,500 7% 5 11,530,453,000 807,131,710 7% 6 11,056,091,000 552,804,550 5% 7 9,255,042,000 462,752,100 5% 8 9,824,589,000 491,229,450 5% 9 11,538,470,000 576,923,500 5% 10 11,767,330,000 1,176,733,000 10% 11 13,341,532,000 1,334,153,200 10% 12 13,235,653,000 1,323,565,300 10%Tổng 132,643,000,000 10,205,131,610 (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 3016,000,000,00012,000,000,000 8,000,000,000 4,000,000,000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tháng Doanh thu Lợi nhuận Biểu đồ 2.1: Hiệu quả hoạt động của công ty năm 2010
    • 31 (Nguồn: Phòng kế toán)[4] Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận của công ty qua các tháng tương đối caonhưng không đều nhau, có thể là do điều kiện khách quan hay chủ quan. Các thángcó doanh thu và lợi nhuận cao là tháng 1, 10, 11, 12; ngược lại, tháng có doanh thuvà lợi nhuận thấp là tháng 6,7,8,9. Tỷ lệ giữa doanh thu và lợi nhuận có chênh lệchlớn, doanh thu cao nhưng lợi nhuận lại thấp. Qua đó, nhà quản lý cần tìm hiểunguyên nhân, đưa ra các giải pháp khắc phục, nhằm nâng cao lợi nhuận và hiệu quảhoạt động kinh doanh của Công ty. 2.1.3 Nhiệm vụ hoạt động của công ty [4] − Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh và các hình thức khác có liên quan đảm bảo kinh doanh có lãi theo chế độ hiện hành. Kinh doanh đúng hình thức và mặt hàng đã đăng ký. − Sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn hiện có, bảo toàn và phát triển vốn được giao, mở rộng và đổi mới phương thức kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, phấn đấu thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch ngày càng cao. − Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế, pháp luật về kế toán thống kê, chính sách quản lý xuất - nhập khẩu, thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế.− Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài chính, quản lý lao động, tiền lương đúng quy định, làm tốt công tác phân phối lao động đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng của nhân viên để không ngừng nâng cao trình độ tay nghề, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. − Đảm bảo việc thực hiện tốt các quy định về: Bảo vệ môi trường, an ninh, an toàn lao động, trật tự xã hội, phòng cháy chữa cháy. − Thường xuyên thu thập thông tin, tìm hiểu nhu cầu của thị trường và thị hiếu của khách hàng. Từ đó, tăng cường công tác quảng cáo, tiếp thị nhằm giữ vững và mở rộng thị trường.
    • 32 − Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và chịu sự kiểm tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. − Phát huy thế mạnh ở từng bộ phận trong công ty nhằm đẩy mạnh doanh số bán hàng. − Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy định. Giám Đốc Ngô Tuấn Nghĩa 2.1.4 Bộ máy quản lý Phòng Kế Phòng tổ chức nhân Toán Cửa Hàng Trưởng sự KT Trưởng Nguyễn Ngọc Sơn Trần Thu Hằng Nguyễn Đức Hòa Trần Thị Hòa Cửa Hàng Phó Nguyễn Huy Khánh Nguyễn Thị Thủy Thủ Kho Kho Phụ Thu Trần Thị Thủ Quỹ Tổ Dich Tùng ngânBán Dư Tú Yên Vụ Nguyễn Kim Hồng Vũ TuấnHàng Liêm Phú Dũng Nguyễn Hữu Thủy Trần Văn Tuyên Lê Thị Kim Tuyến Đinh Văn Tuyến Vũ Thị Chúc Nguyễn Ngọc Bình
    • 33 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Nguồn: Phòng nhân sự)[4] Chứng từ kế toán THỦ QUỸ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế chứng từ kế toán toán chi cùng loại tiết Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔchứng từ ghi sổ Bảng Sổ Cái tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Ghi chú:
    • 34 Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : (Nguồn: Phòng kế toán)[4]  Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ [5] Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phânloại, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ saukhi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt,rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi sốvà ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lậpChứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Sau khi phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kếtoán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng củatừng tài khoản. Sau đó tiến hàng đối chiếu, khi đã khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cáivà Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán,Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kếtoán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻkế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợpđể đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng Tổng hợp chitiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tàichính. 2.1.5 Cơ sở vật chất, kỹ thuật [4] Công ty đã đầu tư cơ sở vật chất, kỹ thuật khá đầy đủ và hiện đại. Máy mócthiết bị hiện đại, phụ tùng chính hiệu Honda được nhập khẩu từ Nhật Bản, Thái Lan… hoặc từ các nhà sản xuất trong nước luôn đảm bảo các yêu cầu, đạt tiêu chuẩnchất lượng của Nhật Bản và tiêu chuẩn Việt Nam, đáp ứng yêu cầu của khách hàngvà thị trường về chất lượng và giá cả hợp lý. 2.1.6 Các phòng ban và chức năng, nhiệm vụ [4] 2.1.6.1 Giám đốc
    • 35 Là người có quyền quyết định tối cao, chịu trách nhiệm về mọi hoạt độngcủa công ty trước pháp luật, người điều hành ở mọi lĩnh vực, có quyền bổ nhiệm,bãi nhiệm các chức danh khác trong công ty. 2.1.6.2 Phòng kế toán • Chức năng của các bộ phận Tổ chức ghi chép tính toán, phản ánh chính xác và kịp thời tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh, thực hiện các biểu mẫu, hệ thống kế toán phù hợp vớivới hình thức tổ chức kinh doanh và điều lệ tổ chức kế toán do Nhà nước quy định.Thực hiện các chức năng: − Giúp giám đốc đánh giá đúng tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty. Để từ đó nhà quản lý có thể đưa ra các phương pháp, chiến lược điều chỉnh và phát triển mới phù hợp trong tương lai, đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh của công ty. − Lập kế hoạch, cân đối nhu cầu vốn, huy động vốn sử dụng vốn một cách hợp lý và có hiệu quả, thống kê chính xác số liệu công ty. − Quyết toán tài chính định kỳ. − Bảo quản, lưu trữ sổ sách, tài liệu kế toán. • Nhiệm vụ của các bộ phận KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU TIỀN MẶT CÔNG NỢ THỦ QUỸ THUẾ TGNH Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 36 • Kế toán trưởng Là thành viên của Ban giám đốc, là người đứng đầu bộ phận kế toán, tổ chứcbộ máy kế toán, điều hành bộ máy kế toán, vận hành bộ máy kế toán làm việc cóhiệu quả. Là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc màcác kế toán viên làm sao cho hợp lý, đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp mà không viphạm pháp luật. Chịu trách nhiệm chính về hoạt động tài chính của công ty, theodõi, đôn đốc, nhân viên thực hiện đúng các quy định về báo cáo kế hoạch, sắp xếpnhân viên cho phù hợp với mọi hoạt động. Phụ trách về kế toán, tổ chức thống kê, tính toán phản ánh chính xác, kịpthời, đầy đủ các tài sản của công ty và các khoản công nợ, khoản vay của công ty.Đồng thời, theo dõi, tính toán lương, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Sau đó,tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương. • Kế toán doanh thu - thuế Theo dõi doanh thu, thuế, báo cáo thuế của công ty. Kế toán doanh thu tiếnhành lập hóa đơn GTGT, hóa đơn này gồm 2 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liênlưu vào chứng từ gốc Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước. Thực hiệncác thủ tục nộp thuế và khấu trừ thuế. • Kế toán tiền mặt - tiền gửi ngân hàng Chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát, mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàngngày, liên tục theo trình tự các khoản thu chi tiền mặt, sau đó lập chứng từ ghi sổ.Chịu trách nhiệm ở khâu thanh toán, chứng từ báo cáo. Theo dõi, giám sát chặt chẽ các khoản tiền của công ty tại ngân hàng baogồm: các khoản tiền gửi hoặc chuyển trả nợ, tiền vay và tiền của khách hàng chuyểntrả cho công ty… • Kế toán công nợ Theo dõi tình hình xuất nhập xe máy, phụ tùng, theo dõi tồn kho xe máy, phụtùng của công ty; sau đó ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Chứng từ sử dụng là phiếu
    • 37nhập kho và phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cũng có 3 liên: 1liên giao cho khách hàng, 1 liên báo cáo về công ty. Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, khoản nợ đã thu, các khoản phảitrả. Báo cáo để kịp thời thanh toán và thu hồi các khoản nợ. • Thủ quỹ Là người có trách nhiệm thu chi, bảo quản tiền mặt, tình hình biến động tiềnmặt và thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên thông qua kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền mặt tại quỹ của công ty, hàng ngàykiểm tra số tồn quỹ, đối chiếu số liệu của sổ quỹ và sổ kế toán. 2.1.6.3 Phòng tổ chức nhân sự Giúp giám đốc trong công tác tổ chức hoạt động, phân bổ công việc chonhân viên, chăm lo công tác công đoàn, giúp nhân viên tham gia đầy đủ các loạiBHXH, BHYT, xây dựng kế hoạch kinh doanh cho từng thời kỳ, từng giai đoạn phùhợp với yêu cầu của thị trường tiêu thụ. Lập kế hoạch cho các chương trình khuyếnmãi khi khách hàng mua xe, xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Xây dựng, tổng hợp kế hoạch kinh tế tài chính trong ngắn hạn và dài hạntheo chương trình, mục tiêu của công ty, sắp xếp lịch làm việc, thực hiện mọi chínhsách, chế độ của Nhà nước đối với cán bộ, công nhân viên theo nhu cầu của công ty.Tổ chức công tác đào tạo theo kế hoạch, lập kế hoạch lao động tiền lương. Xâydựng chế độ khen thưởng, kỷ luật trong nội bộ công ty. Cửa hàng trưởng và cửa hàng phó chịu trách nhiệm điều hành chu trình bánhàng và thu tiền của công ty, chương trình dịch vụ chăm sóc khách hàng. 2.1.6.4 Phòng bán hàng Là bộ mặt của công ty, tiếp nhận khách hàng, chăm sóc và tiếp nhận ý kiếnphản hồi từ khách hàng. Hằng ngày, theo dõi chi tiết danh sách khách hàng, báo cáodoanh số về cho phòng kế toán để tổng hợp, kiểm tra các đơn đặt hàng của kháchhàng, danh sách khách hàng. 2.1.6.5 Thủ kho Phụ trách công tác quản lý kho chịu trách nhiệm:
    • 38 − Nhập xe từ nhà máy và nhập nội bộ, xuất bán lẻ, bán buông và bán nội bộ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vào thẻ kho theo đúng tên hàng, chủng loại hàng và cộng lấy số tồn cuối ngày. − Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm kê kho và đối chiếu số liệu kho với kế toán. Nếu để ra sự cố hư hỏng, mất mát, thiếu hụt phải chịu trách nhiệm bồi thường. 2.1.6.6 Tổ dịch vụ Bao gồm đội ngũ nhân viên lành nghề được Honda trực tiếp đào tạo chínhquy và giàu kinh nghiệm với trang thiết bị hiện đại, thực hiện chế độ bảo hành nhằmđảm bảo chất lượng của sản phẩm khi khách hàng mua, công ty cam kết sửa chữamiễn phí các sản phẩm hư hỏng thuộc về kỹ thuật của xe, nhằm phục vụ kháchhàng một cách tốt, hiệu quả nhất, nhằm tạo ấn tượng tốt cho khách hàng với côngty, phục vụ khách hàng nhiệt tình, thân thiện, kể cả ngày lễ, thứ bảy, chủ nhật. 2.1.6.7 Kho phụ tùng Nhập các thiết bị phụ tùng từ công ty Honda Việt Nam, sản xuất theo tiêuchuẩn công nghệ mới nhất, trang bị khá đầy đủ về phụ tùng, phục vụ nhu cầu tiêudùng của khách hàng một cách đầy đủ và nhanh nhất, với đúng giá từ công tyHonDa Việt Nam. 2.1.6.8 Thu ngân Là nhân viên trực tiếp tiếp nhận khách hàng, trao đổi, tư vấn, giải thíchnhững thắc mắc về chế độ bảo hành, bảo trì cho khách hàng, cùng với đội ngũ nhânviên năng động, có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình trong công việc, chịu tráchnhiệm báo cáo mạng DCS cho Công ty Honda về khách hàng đến kiểm tra định kỳ,lập báo cáo doanh thu, phiếu bảo trì trong ngày gửi về Công ty Honda. 2.1.7 Một số quy định Công ty [4] 2.1.7.1 Một số qui định về hợp đồng lao động Hợp đồng lao động tại công ty có hai dạng là: − Hợp đồng lao động có thời hạn: Từ 1 đến 3 năm, áp dụng cho những nhân viên được tuyển từ các ngành nghề có liên quan như: Kỹ thuật, lao động kết hợp với hợp đồng theo công việc nhất định chuyển sang, những nhân viên nghiệp vụ chưa có bằng đại học, trường hợp hết hợp đồng mà không ký hợp đồng mới thì hợp đồng cũ cũng không còn hạn sử dụng.
    • 39 − Hợp đồng không thời hạn: Áp dụng với những nhân viên có biên chế cũ chuyển sang hoặc những nhân viên làm việc ở công ty trên ba năm. 2.1.7.2 Một số quy định về thời gian thử việc − Đối với nhân viên có trình độ hệ đại học, trên đại học, thời gian thử việc không quá 60 ngày. − Đối với nhân viên có trình độ hệ trung cấp, công nhân kỹ thuật và nhân viên nghiệp vụ thì thời gian thử việc không quá 30 ngày. − Đối với đối tượng có trình độ chuyên môn mới tốt nghiệp thì trong thời gian thử việc được hưởng mức lương: 1.500.000 đ/tháng. Sau khi thử việc đạt yêu cầu sẽ được bố trí công việc gián tiếp thì được hưởng mức lương khởi điểm của kỹ sư bậc một. 2.1.7.3 Một số quy định về tiêu chuẩn hoạt động Công ty đã hoàn thành tốt các thủ tục về kinh doanh, đăng ký thuế với cơquan Nhà nước, hoàn thành tốt các thủ tục về thuế và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tham gia học tập về phòng cháy chữa cháy, phổ biến cho nhân viên về phòngcháy chữa cháy, chấp hành nghiêm cấm việc hút thuốc hoặc sử dụng các phươngtiện về lửa, chất gây cháy vì hoạt động kinh doanh của công ty liên quan rất nhiềuvề dầu hỏa, xăng, thực hiện nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật hiện hành. Đặt hàng từ Honda 2.1.8 Quy Nhập xe về công ty trình kinh doanhcủa công ty Bán xe cho khách hàng Làm giấy tờ đăng ký xe cho khách Bảo trì, bảo dưỡng xe định kỳ
    • 40 Sơ đồ 2.4: Quy trình kinh doanh của Công ty (Nguồn: Phòng kinh doanh)[4] Công ty sẽ đặt số lượng và màu sắc xe từ Tổng công ty Honda Việt Nam.Khi có hàng, công ty nhập xe vào kho và tiến hành kiểm kê số lượng thực nhập đốichiếu với số lượng trên đơn đặt hàng. Kế toán tiến hành ghi nhận và lập báo cáo. Nhân viên bán hàng sẽ dựa vào danh sách đơn đặt hàng, gọi điện cho kháchhàng. Tiến hành làm các thủ tục bán hàng và làm giấy tờ đăng ký xe cho khách. Đếnthời hạn định kỳ ghi trong sổ bảo hành, khách hàng đem xe đến để công ty tiến hànhbảo trì, bảo dưỡng xe. 2.1.9 Giới thiệu một số sản phẩm [4] • Giá bán buông: Là giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, nhưng chưa tính phí làm đăng ký xe, đóng thuế và làm biển số cho khách hàng. Khách hàng phải thanh toan phí để công ty có làm tất cả các khâu để hoàn tất hồ sơ và ra biển số xe. Bảng 2.4: BẢNG GIÁ XE TRONG NGÀYST Giá bán Làm đăng Làm đăng ký Loại xe Mã số T buông ký Huyện Biên Hoà1 Super dream F1 17,500,000 18,200,000 18,950,000
    • 412 Wave anpha A0 14,600,000 15,250,000 15,750,0003 Wave S (đùm) B8 16,200,000 16,900,000 17,600,0004 Wave S (đĩa) B9 17,200,000 17,920,000 18,650,0005 Wave RS (căm) B1 17,200,000 17,920,000 18,650,0006 Wave RS (mâm) B2 19,000,000 19,750,000 20,550,0007 Wave RSX (căm) H5 19,000,000 19,800,000 20,500,0008 Wave RSX (mâm) H6 21,000,000 21,900,000 22,600,0009 Wave RSX FI AT (Căm) F80 26,100,000 27,000,000 28,050,00010 Wave RSX FI AT (mâm) F81 27,100,000 28,020,000 29,100,00011 Futu X (đùm) F68 22,000,000 22,850,000 23,700,00012 Futu X (đĩa) F64 23,000,000 23,850,000 24,750,00013 Futu X FI(đĩa) F60 27,500,000 28,450,000 29,500,00014 Futu X FI (mâm) F62 28,500,000 29,500,000 30,550,00015 Click Y74 28,000,000 28,950,000 30,000,00016 Click Play Y90 28,000,000 28,950,000 30,000,00017 AirBlade FI (đỏ, trắng) AO 38,500,000 39,700,000 41,000,00018 Airblade FI (đen) A4 39,200,000 40,400,000 41,700,00019 AirBlade Repsol FI A1 38,500,000 39,700,000 41,000,00020 AirBlade FI (đỏ,vàng) A2 42,000,000 43,300,000 44,600,00021 Lead EF61 (vàng ) EF61 34,000,000 35,100,000 36,250,00022 Lead EF60 (nâu,vàng) EF60 34,000,000 35,100,000 36,250,00023 Lead EF60(trắng,bạc,đỏ) EF60 33,500,000 34,550,000 35,720,00024 SH 125 M EO 98,000,000 100,500,000 104,000,00025 SH 150 N EO 120,000,000 123,000,000 127,100,00026 JF30 PCX H72 59,500,000 61,500,000 63,500,000 Biên Hòa, ngày 03 tháng 12 năm 2010 Cửa hàng trưởng ( ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán)[4] Super dream: Đây là sản phẩm xuấthiện trên thị trường tương đối lâu. Tuy nhiên,với kiểu dáng thanh lịch, tính năng mạnh mẽ,bền bỉ và tiết kiệm nhiên liệu, với sự thay đổimới trong máy móc, lốp, tem nổi… phù hợp vớiphong cách sử dụng của mọi tầng lớp. Giá bao gồm VAT: 17,500,000 Future Neo: Có nhiều cải tiến, mới cả về kỹ thuật lẫn chủng, loại màu sắc,dáng vẻ bên ngoài với sự thành công của dòngxe Future xuất hiện từ năm 1999 trên thị trường,và hiện nay được nâng cấp lên tầm cao mới, vớikiểu dáng tinh tế, phong cách sang trọng, một
    • 42sự lựa chọn hoàn hảo đối với khách hàng tuổi trung niên. Giá bao gồm VAT: 23,000,000. Future FI: Honda Future FI mới là sựkết hợp hoàn hảo giữa phong cách thể thao lịchlãm và công nghệ đột phá tạo ra một sự kiêuhãnh cho người cầm lái. Chiếc xe được thiết kếnổi bật với các hình khối chắc khỏe và thanhlịch. Kết hợp sáng tạo các mảng màu trầm làmbật lên vẻ nam tính, thể thao đầy cuốn hút.Được trang bị động cơ 4 thì 125cc cùng với hệ thống phun xăng điện tử, giúp tiếtkiệm nhiên liệu và giảm bớt lượng khí thải. Giá bao gồm VAT: 28,500,000. WaveAlpha: sự ra đời của alpha mới vớimột phong cách mới thiết kế thời trang, có màusắc đa dạng. Wave Alpha mới mang sắc màuhiện đại với tem xe hoàn toàn mới - thiết kếlogo ẩn hiện dưới lớp ánh bạc và những đườnggân chạm nổi đầy phong cách, tem xe mớimang dáng vẻ hiện đại cùng sắc thái ấn tượng. Giá bao gồm VAT: 14,600,000.Wave S: Sản phẩm mới có nhiều màusắc cùng vẻ trang nhã, rất đơn giảnnhưng mang tính biểu cảm cao, một vẻđẹp khó có thể rời mắt, Wave S khẳngđịnh sự tinh tế của bạn, động cơ bốn thìbền bỉ, đáp ứng sự nghiêm ngặt về khíthải, mặt đồng hồ thiết kế mới giúp sử dụng dễ dàng, ống xả an toàn, bình ắcquykhô, tuổi thọ cao. Giá bao gồm VAT: 16,200,000 Wave RSX: Là một cải tiến mớicủa Wave RS, thiết kế góc cạnh và đầycá tính, ống xả kiểu hướng lên tạo nét thểthao mạnh mẽ, đèn xi nhan trước đậm
    • 43nét thể thao cùng thiết kế hình chữ “V”, đèn được ốp theo yếm xe trước tạo nên mộtthiết kế độc đáo, tem xe với thiết kế cực ngầu và đường nét cá tính riêng của nó,mặt đồng hồ thể thao cá tính, động cơ Honda mạnh mẽ với 4 thì 100cc bền bỉ, tạocân bằng tối ưu với quãng đường đi và khả năng tăng tốc, bình điện ắcquy khôkhông cần bảo dưỡng định kỳ không tràn axit khi chấn động mạnh, khóa từ hai lầnmở thách thức rỉ sét và chống trộm hiệu quả. Giá bao gồm VAT: 19,000,000. Xe Click: Với thiết kế tinh tế vàhiện đại, động cơ nhỏ gọn, mạnh mẽ, vàtiết kiệm nhiên liệu, tính năng tối ưu độngcơ được bảo đảm cân bằng hoàn hảo. Khởiđộng dễ dàng, le gió tự động tăng cườngkhả năng tiết kiệm nhiên liệu cho xe, yên,bửng được thiết kế đặc biệt để tránh nước,ngăn ngừa nước văng lên khi trời mưa, bộphận giảm xốc đỡ nhẹ nhàng và an toàn. Giá bao gồm VAT: 28,000,000. WaveRespol: Biểu tượng độc quyền của đội đua Honda, rực lên sắc màu củaRespol. Oai hùng với những thiết kế sắc cạnh,phần đầu xe kết hợp với bộ xinhan tô đậm vẻđẹp thể thao của wave RSV, yến thiết kế hìnhchữ “V” kết hợp với thân xe, tem đầy sức hútvới biểu tượng Respol đầy sức hút trên màuđơn sắc, đèn được thiết kế được thiết kế bêntrong tạo nên một sắc cạnh mạnh. Gía bao gồm VAT: 19,500,000. Air Blade: Sản phẩm nổi bật củaHonDa, là sản phẩm đang được ưa chuộngnhất với dáng vẽ trang trọng, màu sắc hoàihoà rất dễ gần gũi, đẹp mắt với kiểu dáng thểthao. Hệ thống giảm xốc tốt vận hành trên
    • 44mọi điều kiện đường xá, ống xả thiết kế rắn chắc làm phủ lên lớp tĩnh điện màu đentoát lên vẻ hiện đại và cao cấp của xe. Giá bao gồm VAT: 39,200,000 Lead: được thiết kế "Cao cấp và Hiện đại"theo khuynh hướng quốc tế dành cho dòng xe hơivà xe tay ga cỡ lớn. Lead thể hiện phong cáchthời trang và đồng nhất trong thiết kế tổng thể từphần đầu xe đến phía sau xe hòa quyện tuyệt vờivới phong cách sống cao cấp và hiện đại của bạn. Giá bao gồm VAT: 33,500,000 Sh: là sự kết hợp giữa động cơ bền bỉ,mạnh mẽ của Nhật Bản và mang đậm phongcách thời trang của Italia. Sh được cải tiếnmạnh ở các chi tiết sau: Sử dụng hệ động cơ 4kỳ, xilanh đơn, 125i/150cci, phun xăng điệntử, làm mát bằng chất lỏng. Giá bao gồm VAT: 165,900,0002.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Hòa Bình Minh 2.2.1 Môi trường kiểm soát • Bảng câu hỏi khảo sát về môi trường kiểm soát tại đơn vị [3] Câu hỏi Có Không 1. Nhà quản lý có đặt nhiệm vụ chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời  nói và việc làm không? 2. Nhà quản lý có phổ biến đến toàn thể công nhân viên  mục tiêu, chiến lược mà công ty đề ra không? 3. Công ty có thường xuyên tổ chức các cuộc họp hay  không?
    • 45 4. Các thành viên hội đồng quản trị thường xuyên tìm hiểu, nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của  doanh nghiệp không? 5. Công ty có đưa ra quy định trong việc tuyển dụng  nhân sự không? 6. Ban giám đốc có phân chia công việc và trách nhiệm  cụ thể bằng văn bản cho cấp dưới không? 7. Nhân viên có hiểu biết trách nhiệm và công việc mình  đang làm không? 8. Nhân viên có hiểu rằng mỗi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp  phần hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị không? 9. Có biện pháp để hạn chế, loại bỏ những sức ép hay cám dỗ nhân viên có những hành vi trái đạo đức hay  không?Để biết rõ hơn về môi trường kiểm soát tại đơn vị, tác giả đã tiến hành khảo sát ýkiến 15 nhân viên của công ty, kết quả khảo sát như trên: (Xem phụ lục) Nhìn chung công ty có môi trường kiểm soát tương đối tốt: − Ban quản trị thường xuyên tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân viên, có phong cách điều hành, quản lý phù hợp với nền kinh tế thị trường, thông qua chính sách về giá, chính sách nhân sự, có kế hoạch phát triển cụ thể trong từng thời kỳ, từng giai đoạn trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. − Hội đồng quản trị thường xuyên theo dõi giám sát, kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra. − Đội ngũ nhân viên với phong cách lịch sự, ân cần, thân thiện với khách hàng. − Thực hiện chính sách phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho mỗi bộ phận và mỗi cá nhân. 2.2.2 Đánh giá rủi ro 2.2.2.1 Mục tiêu của công ty [4] • Mục tiêu hàng đầu của công ty là: Tăng trưởng doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận, đáp ứng được nhu cầu và uy tínđối với khách hàng.
    • 46 Phát triển nhanh và bền vững trở thành tập đoàn hàng đầu Việt Nam hoạtđộng đa ngành, đa lĩnh vực, trong đó lấy kinh doanh thương mại – dịch vụ làm cácngành chủ lực tạo thế phát triển đến năm 2013 niêm yết trên thị trường chứngkhoán. Trở thành công ty kinh doanh xe máy, kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 tạiViệt Nam. • Để đạt được điều này công ty đã đưa ra các chính sách cụ thể sau: Mở rộng thị trường theo vùng, theo độ tuổi và thu nhập của khách hàng. Mở rộng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, dịch vụ, tiếp thị,hướng tới mục tiêu trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy cho những thương hiệu nổitiếng trong và ngoài nước muốn thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Tiếp tục pháttriển tăng tốc thông qua liên doanh, liên kết, thông qua các đại lý và hiệp hội kinhdoanh. Cập nhật chính sách của Nhà nước thay đổi của thị trường, của đối thủ cạnhtranh. Từ đó, công ty xác định và đề ra các chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp. Thực hiện chính sách giá linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi không ngừng vànhanh chóng của thị trường, nhằm thu hút khách hàng, nâng cao khả năng cạnhtranh của công ty trên thị trường. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tạo uy tín đốivới khách hàng. Tạo thương hiệu cho công ty, thương hiệu của giá trị, sự tin cậyhợp tác và phát triển bền vững. 2.2.2.2 Nhận dạng và đánh giá rủi ro: Rủi ro tiềm tàng là rủi ro không thể tránh được của bất kỳ công ty nào • Nhận dạng rủi ro: Những rủi ro mà công ty phải đối phó: Sự thay đổi chính sách kinh tế của nhà nước, thay đổi thị hiếu của kháchhàng, nhu cầu sử dụng ôtô, xe buýt, hay sử dụng những thương hiệu khác. Lãnh đạo công ty thiếu trách nhiệm trong việc giám sát, phân chia công việccho từng cá nhân, từng bộ phận, sai sót của nhân viên trong từng nghiệp vụ dokhông đảm bảo năng lực, cố tình sai phạm nhằm chiếm dụng tài sản hay chiếm hữutiền mặt của công ty. • Đánh giá rủi ro
    • 47 Nhận dạng những rủi ro xảy ra, công ty tiến hành đánh giá và phân tích nhưsau: − Rủi ro sự thay đổi chính sách kinh tế của nhà nước, nhu cầu sử dụng hình thức dịch vụ khác là không trọng yếu, bởi vì: + Sau khi gia nhập WTO, chính sách kinh tế tương đối ổn định, nền sản xuất ôtô trong nước chưa phát triển mạnh, nhà nước vẫn còn đánh thuế cao đối với mặt hàng này, giá xe buýt đã tăng gấp đôi sau khi giá xăng dầu tăng và Nhà nước cắt giảm trợ cấp. Theo đánh giá của các chuyên gia Nhật Bản và theo thống kê của Hiệp hội xe đạp xe máy Việt Nam cho rằng: Trong vòng 10 năm nữa, thị trường xe máy Việt Nam vẫn còn nhiều tiềm năng. Tuy nhiên, công ty vẫn cập nhật sự thay đổi, nhất là sự thay đổi chính sách của Nhà nước. Rủi ro lớn nhất của công ty là sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của hai đối thủ lớn là: Yamaha và SYM. Do đó, công ty đã đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. [4] + Với dòng xe tay ga mới tung ra thị trường như: Click, AirBlade, Lead, Sh với kiểu dáng thanh lịch và sang trọng. + Đặc biệt, khả năng siêu tiết kiệm năng lượng với công nghệ phun xăng điện tử dòng xe Future Neo FI. Giá bình dân đã thu hút được nhu cầu của tầng lớp trẻ. + Sản phẩm mới như: Wave Alpha, Wave S, Wave RSX, Wave RS, với nhiều mẫu mới, thiết kế đẹp, gọn nhẹ, thể thao phù hợp với giới trẻ, giá rẻ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. + Sản phẩm Super Dream có nhiều cải tiến mới trong máy móc kiểu dáng, kết hợp với sự thay đổi của sản phẩm Future hay Future FI được cải tiến mới phù hợp với những người lớn tuổi. − Rủi ro do thiếu tinh thần, trách nhiệm của nhà quản lý hay sai phạm của nhân viên là rất cao. Do đó, công ty thực hiện chính sách giám sát thường xuyên và định kỳ, đồng thời cũng kiểm tra giám sát tài sản, tiền mặt quá trình thực hiện ngiệp vụ của nhân viên. 2.2.3 Hoạt động kiểm soát[4] • Phân chia trách nhiệm
    • 48 Công ty thực hiện chính sách bất kiêm nhiệm, có sự phân chia trách nhiệmcụ thể như: − Giám đốc là người tổng hợp, đánh giá, phân tích toàn bộ quy trình kinh doanh của công ty, sau đó đưa ra kế hoạch phát triển trong từng giai đoạn cho công ty. − Cửa hàng trưởng là người thay mặt giám đốc trực tiếp giám sát, điều hành việc thực hiện kế hoạch phát triển trong từng giai đoạn của công ty. − Tách rời chức năng, công việc của từng nhân viên, từng bộ phận: + Tiếp nhận khách hàng. + Lập hợp đồng với khách hàng. + Thu ngân. + Thủ quỹ. + Giao xe và giấy tờ cho khách hàng. • Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Quá trình xử lý thông tin của công ty chặt chẽ, hệ thống chứng từ sổ sách: − Chứng từ, hóa đơn được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, được đánh số liên tục. Chứng từ giao tiền có chữ ký của khách hàng, nhân viên bán hàng và thủ quỹ, giấy thỏa thuận buôn bán gồm hai liên: Một liên lưu trữ, một liên giao cho khách hàng. − Chứng từ báo cáo được lập chuẩn, đơn giản, dễ hiểu. − Chứng từ được lưu trữ trên sổ sách và trên phần mềm máy vi tính. − Phê chuẩn: Giám đốc điều hành mới có quyền phê chuẩn nghiệp vụ và hoạt động có sự thay đổi về mặt kinh tế. − Phê chuẩn chứng từ: Giám đốc ban hành bảng giá và hạn mức bán chịu cho khách hàng. − Phê chuẩn riêng: Phê chuẩn đề nghị khen thưởng cho các nhân viên, bộ phận phê chuẩn tiếp nhận, sa thải nhân viên, hay phê chuẩn mua bán máy móc, thiết bị … • Kiểm soát vật chất − Tiền mặt trong ngày trước khi giao nộp được lưu trữ trong két. Thủ quỹ là người duy nhất có chìa khóa và mật mã. Cuối ngày, thủ quỹ tổng kết số tiền thu tiền và giao nộp về phòng kế toán vào sáng hôm sau.
    • 49 − Nhân viên báo cáo hàng tồn xe máy sẽ theo dõi lượng xe nhập, xuất trong ngày. − Đối với những tài sản cố định khác, công ty thường xuyên kiểm kê, theo dõi và đối ứng với sổ sách. • Kiểm tra việc độc lập thực hiện − Hội đồng quản trị kiểm tra đột xuất và định kỳ quá trình hoạt động của công ty. − Giám đốc là người giám sát kiểm tra việc thực hiện chính sách, kế hoạch và mục tiêu của công ty. − Cửa hàng trưởng là người là người kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên. 2.2.4 Thông tin truyền thông Truyền thông: Mọi thành viên trong công ty có thể liên lạc trực tiếp với giámđốc, cửa hàng trưởng thông qua điện thoại, mail … Khách hàng có thể liên hệ mua xe, trao đổi đóng góp ý kiến trực tiếp hoặcthông qua thư từ, điện thoại hoặc mail … 2.2.5 Giám sát [6] Việc giám sát do nhà quản lý và nhân viên có trách nhiệm thực hiện. Nhà quản lý thường xuyên giám sát, kiểm tra định kỳ hoạt động của hệ thốngkiểm soát nội bộ. Nhằm phát hiện sai sót và đưa ra sửa chữa kịp thời, điều chỉnh khimôi trường thay đổi, cải thiện các khiếm khuyết cho phù hợp với từng giai đoạnphát triển của công ty. Thường xuyên tiếp nhận, xử lý ý kiến, phản hồi từ khách hàng, nhân viên,nhà cung cấp… Theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như các nhân viên của công ty cótuân thủ các chuẩn mực ứng xử và quy định mà tổ chức đề ra.2.3 Kiểm soát hoạt động chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHHHòa Bình Minh [4] Công Ty Hoà Bình Minh không phải là công ty hoạt động với quy mô lớn,hoạt động kinh doanh chính là nhập xe từ Tổng công ty Honda Việt Nam và bán xe
    • 50trực tiếp cho khách hàng. Kiểm tra, kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền là nhucầu thiết yếu để đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và lợinhuận. Và chủ yếu là thỏa mãn nhu cầu và tạo uy tín với khách hàng cũng nhưthương hiệu của công ty. Tiếp nhận khách hàng Ghi nhận, lập báo cáo Thủ tục thanh toán Ráp và giao xe Thu nợ, trả đăng ký Khách hàng Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng và thu tiền (Nguồn: Phòng kế toán)[4] Bảng 2.5: Doanh thu bán xe trả thẳng và trả góp năm 2010 Đvt: đồng Doanh thu Tỷ lệ Tháng Trả thẳng Trả góp Trả thẳng Trả góp 1 6,207,800,000 3,657,329,000 62.93% 37.07% 2 5,089,000,000 3,154,871,000 61.73% 38.27% 3 6,389,350,000 4,219,540,000 60.23% 39.77% 4 5,637,650,000 4,738,300,000 54.33% 45.67% 5 6,765,431,000 3,765,022,000 64.25% 35.75%
    • 51 6 7,698,219,000 5,357,872,000 58.96% 41.04% 7 8,050,742,000 4,204,300,000 65.69% 34.31% 8 6,800,648,000 4,023,941,000 62.83% 37.17% 9 7,614,370,000 3,924,100,000 65.99% 34.01% 10 8,183,120,000 3,584,210,000 69.54% 30.46% 11 8,041,207,000 4,300,325,000 65.16% 34.84% 12 6,910,653,000 4,325,000,000 61.51% 38.49%Tổng 84,388,190,000 48,254,810,000 (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 52 80% 8,000,000,000 60% 6,000,000,000 40% 4,000,000,000 20% 2,000,000,000 - 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 tháng Doanh thu Trả thẳng Doanh thu Trả góp Tỷ lệ Trả thẳng Tỷ lệ Trả góp Biểu đồ 2.2: Doanh thu bán xe trả thẳng và trả góp năm 2010 (Nguồn: Phòng kế toán)[4] 2.3.1 Bán xe trả thẳng Đây là khâu hoạt động chủ yếu của công ty, thời gian hoạt động từ 7h30 phútsáng đến 20h tối. Bán hàng, lắp ráp, kiểm tra xe đạt tiêu chuẩn và giao cho kháchhàng. Hướng dẫn khách hàng sử dụng, chế độ bảo hành, kiểm tra xe định kỳ như thếnào, nếu có sai sót về kỹ thuật thì công ty sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm và sửa chữacho khách trong thời gian bảo hành.
    • 53 2.3.1.1 Các hoạt động của chu trình bán xe trả thẳng [4] • Tiếp nhận khách hàng, nhận tiền, lập hóa đơn, giao xe • Tiếp nhận khách hàng Hoạt động đầu tiên của chu trình bán xe là tiếp nhận khách hàng. Nhân viênbán hàng sẽ giới thiệu cho khách hàng về các loại xe, giải thích các thắc mắc củakhách về kỹ thuật, giá cả, thời gian bảo hành xe, màu sắc, đặc điểm và tính năng củaxe. Nhân viên bán hàng phải tuân thủ mọi quy định tại công ty: + Giới thiệu đúng và đúng sản phẩm. + Cập nhật sự thay đổi, biến động giá của công ty. + Hiểu rõ ưu điểm, cách vận hành của từng loại xe. + Ăn mặc lịch sự chỉnh tề. + Nói năng nhẹ nhàng hoà nhã, tươi cười, ân cần, thân thiện. • Nhận tiền, lập hóa đơn, giao xe Nhân viên bán hàng lập tờ khai, tiến hành lấy số khung và số máy. Sau đó,làm thủ tục thanh toán và làm các giấy tờ liên quan. Hướng dẫn khách hàng sử dụngsổ bảo hành, bảo trì. Và cuối cùng là xuất hóa đơn, gồm hai liên: Một liên giao chokhách hàng, một liên công ty sẽ lưu trữ làm báo cáo. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủcác nội dung sau: + Ngày lập hóa đơn + Tên khách hàng, địa chỉ cụ thể, chính xác. + Loại xe xuất bán. + Giá bán chưa VAT
    • 54Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 55− Nhân viên thu tiền căn cứ theo hợp đồng mua xe, thu tiền khách hàng, nộp tiền cho thủ quỹ. Nhân viên giao xe sẽ chuyển đăng kiểm xuất kho, tờ khai đăng ký, hoá đơn GTGT cho bộ phận làm đăng ký, tiến hành làm đăng ký xe cho khách hàng.− Nhân viên thu tiền phải hoàn thành nhiệm vụ của mình: + Thu đúng với giá ghi trên hóa đơn, thu đủ số tiền cần thu, tránh tình trạng nợ khó đòi không thể thu hồi. + Nhân viên lập hoá đơn phải bảo đảm hoá đơn được lập đúng với số lượng, loại xe, giá bán.− Nhân viên giao xe phải kiểm tra đúng số khung số máy, khi đó mới giao xe cho khách hàng, tránh trường hợp sai sót khi giao xe hay trả đăng ký xe. • Thu nợ và trả đăng ký− Nhân viên thu tiền nợ còn lại từ khách hàng (nếu có) và nộp lại cho thủ quỹ.− Nhân viên làm đăng ký nhận tờ hợp đồng và giao trả biển số cho khách hàng theo đúng thời hạn.− Nhân viên trả biển số, đăng ký xe phải kiểm tra giấy tờ thu nợ trước khi trả biển số, đăng ký xe cho khách hàng.− Trả đúng tên khách hàng, địa chỉ, số khung, số máy xe của từng khách hàng. Biểu mẫu 2.2: Phiếu thu (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 56 • Ghi nhận và lập báo cáo − Thời gian làm việc phải kịp thời báo, trình bày phải theo thứ tự, ngắn gọn dễ hiểu. + Ghi nhận đúng: Đúng với từng nghiệp vụ phát sinh, đúng về số lượng, loại xe và giá bán hiện hành tại công ty. + Ghi nhận đủ: Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi nhận. + Ghi nhận kịp thời: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh. − Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh đã ghi nhận, đối chiếu với số lượng xe còn tồn và đã xuất, nhập trong ngày với số tiền đã thu, báo cáo trong ngày về phòng kế toán. Tổng hợp kê khai thuế, lập Báo cáo tài chính. − Hoàn tất sổ kho, công nợ đối chiếu với khoản tiền đã thu và ghi nhận công nợ đối với từng khách hàng, báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động và gửi về phòng kinh doanh. • Một số chứng từ và báo cáo sử dụng: Thẻ kho: dùng để theo dõi chi tiết số lượng xe xuất bán trong ngày, thể hiện tên khách hàng, ngày bán xe, loại xe xuất bán trong ngày. Báo cáo bán hàng: cho biết doanh số bán xe trong ngày, thể hiện số hợp đồng, tên khách hàng, số lượng, loại xe, giá bán, kèm phiếu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu (nếu có), khuyến mãi. Báo cáo công nợ: được lập hàng ngày và gửi về phòng kế toán, theo dõi chi tiết từng khách hàng: Tên và địa chỉ khách hàng, ngày mua, loại xe, số khung, số máy, số tiền còn nợ. Báo cáo xe máy: theo dõi từng loại xe về đơn giá, số lượng còn tồn đầu ngày, số lượng xe nhập xuất bán trong ngày, màu sắc của từng loại xe báo cáo cho ban kiểm soát vào sáng hôm sau. Báo cáo nhập - xuất tồn xe máy: được lập hàng ngày, theo dõi chi tiết từngloại xe gồm: Mã xe, tên xe, tồn đầu kỳ, nhập – xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ
    • 57 Bảng 2.6: Thủ tục đối chiếu hóa đơn THỦ TỤC ĐỐI CHIẾU HÓA ĐƠN Số: 123 HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Ngày 11/1/2010 Số: 01 Số: 05 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH Hoà Bình Minh ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 10/1/2010 PHIẾU GIAO HÀNG Địa chỉ: P. Tân Hiệp, BH, ĐN Ngày 11/1/2010Bên mua: CTY TNHH Thanh Bình Minh MST: 3600738443 Bên giao hàng: CTY TNHH Hoà Bình Minh105, Phạm Văn Thuận, BH, ĐN Người mua hàng: Phạm Thị Lan P. Tân Hiệp, BH, ĐNBên bán: CTY TNHH Hoà Bình Minh Đơn vị: CTY TNHH Thanh Bình Minh Đơn đặt hàng: 01P. Tân Hiệp, BH, ĐN Địa chỉ: 105, Phạm Văn Thuận, BH, ĐN Bên nhận hàng: CTY TNHH Thanh Bình Tên hàngSLĐơn giá (đồng)T. Tiền (đồng)Xe MST: 3600738456 Minh Wave S0216.500.00033.000.000Xe Tên hàngMã hàngSLĐG (đồng)T. Tiền (đồng)Xe Airblade0139.500.00039.500.000 105, Phạm Văn Thuận, BH, ĐN Wave SB10216.500.00033.000.000Xe Bên mua Bên bán Tên hàngMã hàngSLGhi chúXe Wave AirbladeRA40139.500.00039.500.000TỔNGPhùng Gia Hữu Ngô Tuấn Nghĩa SB102Xe AirbladeRA401 CỘNG72.500.000Bên mua KT trưởng Người lập Người nhận Thủ kho KT trưởng Giám đốc PGH NVD Ngô Tuấn Nghĩa NVA NVB NVC NVD (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 58Bảng 2.7: BẢNG TỔNG HỢP NỢ PHẢI THU – TÀI KHOẢN 131 Từ ngày 01/1/2010 đến 31/01/2010 Phát sinh trong kỳNgày Tên KH Dư Nợ ĐK Nợ Có Dư Nợ CK 150,370,000 22,140,000 62,060,000 110,450,00001/01 Nguyễn Ngọc Mai 9,580,000 9,580,00003/01 Trương Thị Thủy 9,590,000 9,590,00003/01 Phạm Thúy Hằng 9,500,000 5,000,000 4,500,00004/01 Phạm Nhật Anh 1,500,000 1,500,00005/01 Vũ Tuấn Vinh 2,000,000 2,000,00006/01 Lê Chí Cường 2,080,000 2,080,000 -07/01 Lâm Văn Dân 1,000,000 1,000,000 -13/01 Lê Quang Tuyến 9,000,000 9,000,000 -13/01 Trần Ngọc Nam 12,500,000 12,500,000 -14/01 Vũ Thị Nhung 4,000,000 4,000,000 -15/01 Lương Thị Mai 12,250,000 12,250,00018/01 Hoàng Văn Ký 9,590,000 9,590,00020/01 Nguyễn Văn Kiên 1,500,000 1,500,00021/01 Đoàn Quyết Chiến 20,000,000 10,000,000 10,000,00022/01 Nguyễn Hữu Khánh 21,900,000 21,900,00024/01 Hoàng Văn Doanh 1,500,000 1,500,000 -26/01 Vạn Ngọc Quang 14,200,000 12,200,000 2,000,00027/01 Cao Xuân Thủy 1,500,000 1,500,00028/01 Trần Sỹ Hoan 2,400,000 2,400,00030/01 Bùi Tuấn Hưng 2,280,000 2,280,000 -30/01 Lương Tiểu Phụng 500,000 500,000 -31/01 Thái Khắc Nhất 2,000,000 2,000,000 -31/01 Nguyễn Văn Đức 2,000,00031/01 Phạm Ngọc Ất 8,760,00031/01 Nguyễn Văn Huyền 1,000,00031/01 Nguyễn Văn Hạnh 1,500,00031/01 Nguyễn Minh Cảnh 1,500,00031/01 Trần Văn Thảo 2,000,00031/01 Nguyễn Văn Chỉnh 1,000,00031/01 Nguyễn Thế Bộ 3,000,00031/01 Trần Xuân Lộc 1,380,000 (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 59 2.3.1.2 Kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán xe trả thẳng • Kiểm soát việc tiếp nhận khách hàng [3] Chức năng quan trọng của việc tiếp nhận khách hàng là giới thiệu sản phẩm vàthông báo giá cho khách hàng. Do đó, cần phải kiểm soát chặt chẽ thiết lập giá vàquản lý giá bán hàng ngày tại công ty. Sau khi thiết lập giá bán, công ty đã thực hiện cơ chế để kiểm soát việc thực hiện như sau: − Giá bán phải được cập nhật hàng ngày và báo cho Ban kiểm soát. − Thực hiện chính sách phân quyền và nhiệm vụ cụ thể đối với từng cá nhân, từng bộ phận và chịu sự giám sát của Cửa hàng trưởng, tránh tình trạng thông đồng giữa các bộ phận, tăng giá bán nhằm chiếm dụng khoản chênh lệch giá bán. • Kiểm soát chính sách thiết lập giá: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty diễn ra vô cùng gay gắt, giá bán là yếu tố quan trọng hàng đầu để tìm kiếm và thu hút khách hàng, quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhận thức được điều này, công ty đã thực hiện các biện pháp, kiểm soát chính sách thiết lập giá bán. • Kiểm soát yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, cửa hàng trưởng sẽ là người trực tiếp lập phiếu đề nghị mua hàng dựa trên nhu cầu của công ty. Phiếu đề nghị mua hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Ngày đề nghị. + Số hiệu chứng từ. + Số lượng, quy cách hàng mua … • Kiểm soát việc đặt hàng: − Giám đốc sẽ là người kiểm tra đơn đặt hàng và trực tiếp đặt hàng tại Công ty Honda Việt Nam. Đơn đặt hàng được đánh số thứ tự và có các nội dung: + Ngày đặt hàng. + Số lượng. + Giá cả. + Quy cách hàng mua.
    • 60− Đơn đặt hàng phải được quản lý chặt chẽ: Lưu trữ và theo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành nhưng vẫn chưa nhận được hàng, lưu trữ các đơn đặt hàng đã phát hành và đã nhận được hàng, lưu trữ các đơn đặt hàng đã phát hành nhưng không được thực hiện. • Kiểm soát việc nhận hàng:− Khi hàng được giao, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra thực tế qui cách, chất lượng, số lượng của hàng nhận và đối chiếu với nội dung ghi trên hợp đồng. Sau khi kiểm tra hàng, bộ phận bán hàng có nhiệm vụ nhận hàng, lập phiếu nhập kho, lập báo cáo nhận hàng gửi về cho Công ty Honda Việt Nam. Bộ phận kiểm soát sẽ kiểm tra đột xuất và định kỳ, để xác định số lượng thực tế của hàng tồn kho.− Kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý và các khoản chi phí đầu vào.− Sau khi kiểm soát yêu cầu mua hàng, đặt hàng và nhận hàng, từ đó kiểm soát giá vốn hàng bán, kết hợp với các khoản chi phí đầu vào, chi phí bán hàng và chi phí quản lý, công ty thiết lập giá bán mới để đảm bảo chỉ tiêu lợi nhuận. • Kiểm soát việc lập hóa đơn, thu tiền và giao xe [3] • Kiểm soát việc lập hóa đơn: Để đảm bảo tính chính xác, trung thực và kịp thời, bộ phận bán hàng có một nhân viên phụ trách việc lập và xuất hóa đơn. Nhân viên này có trách nhiệm:− Kiểm tra số hiệu chứng từ, hóa đơn.− Ghi nhận tất cả những chứng từ, dữ liệu vào hóa đơn.− Ghi giá hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của công ty.− Tính ra số tiền cho từng loại và toàn bộ hóa đơn.− Thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt đúng. • Kiểm soát việc thu tiền: Để hạn chế sai sót và ngăn chặn khả năng chiếm dụng số tiền thu được và không ghi nhận các khoản này. Công ty thực hiện các biện pháp kiểm soát sau:
    • 61 − Để tránh việc đùn đẩy trách nhiệm công việc và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tách rời chức năng bán hàng và thu tiền, phân chia nhiệm vụ bán hàng và thu tiền cho hai nhân viên độc lập thực hiện. Sử dụng máy đếm tiền để khách hàng có thể nhìn thấy và kiểm tra khi thanh toán. − Hóa đơn thanh toán được đánh số liên tục bằng số seri, bao gồm: Một liên lưu trữ bộ phận bán hàng và một liên giao cho khách hàng. − Lập báo cáo bán hàng và báo cáo công nợ hàng ngày chuyển giao cho phòng kế toán. • Kiểm soát việc giao xe Để tránh sai sót trong việc để quản lý và xuất xe bán ra, công ty tiến hành kiểmsoát việc giao xe như sau: − Lấy số máy, số khung trước khi lập và xuất hóa đơn cho khách hàng. − Hằng ngày, nhân viên phòng bán hàng lập báo cáo xe máy gửi về cho phòng kế toán của công ty vào sáng hôm sau. − Báo cáo kho theo dõi chi tiết số lượng và loại xe xuất nhập kho hằng ngày. − Ban kiểm soát kiểm kê thường xuyên và định kỳ số lượng xe tồn thực tế và đối ứng với sổ sách. • Kiểm soát việc thu nợ và trả đăng ký xe • Kiểm soát việc thu nợ Để đảm bảo việc thu nợ đúng, đủ và kịp thời hạn, hạn chế nợ quá hạn và nợkhó đòi công ty thực hiện một số cơ chế kiểm soát sau: − Khách hàng sẽ được nợ lại không quá 10% giá trị chiếc xe trong khi chờ đăng ký xe. Số tiền khách hàng nợ để làm thủ tục đăng ký xe không quá 15 ngày. − Phiếu thu được đánh số liên tục, gồm hai liên: một liên giao cho khách hàng, một liên giữ lại để theo dõi và đối chiếu. − Sau khi làm xong đăng ký xe, nhân viên phụ trách công nợ sẽ gọi điện thoại cho khách hàng lên công ty để nhận đăng ký, đồng thời thanh toán khoản tiền khách hàng nợ (nếu có). − Nhân viên công nợ lập Báo cáocông nợ hằng ngày gửi về phòng kế toán vào sáng hôm sau. − Kế toán công nợ kiểm tra đối chiếu công nợ theo định kỳ.
    • 62Biểu mẫu 2.3. Biên bảng đối chiếu công nợ
    • 63 (Nguồn: Phòng kế toán)[4] • Kiểm soát việc trả đăng ký xe − Để đảm bảo cho khách hàng lưu thông và thanh toán khoản nợ đúng hạn. Công ty phải kiểm soát việc làm và trả đăng ký. − Thời gian làm thủ tục đăng ký xe: + Trường hợp làm đăng ký ở huyện: không quá 15 ngày + Trường hợp làm đăng ký ở Biên hòa: không quá 7 ngày − Đăng ký xe máy chỉ được giao trả sau khi khách hàng thanh toán hết nợ. • Kiểm soát việc ghi nhận và lập báo cáo Để có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty một cáchchính xác, công ty đã tiến hành kiểm soát việc ghi nhận và lập báo cáo. Nhờ đó, Banlãnh đạo đề ra phương pháp thay đổi và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp: − Nhân viên ghi nhận và lập báo cáo phải hoàn toàn độc lập với bộ phận bán hàng. − Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, phải đảm bảo tính chính xác và trung thực, có sự kiểm soát của Cửa hàng trưởng. − Báo cáo phải thể hiện các nội dung sau: + Loại xe, số lượng. + Số lượng xe tồn đầu trong ngày. + Xuất- nhập trong ngày.
    • 64Bảng 2.8: Báo cáo nhập xuất tồn xe máy BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN XE MÁYCTY TNHH Hòa Bình Minh Ngày 25 Tháng 11 Năm 2010Lô 8A Đồng Khởi Biên Hòa Đồng Nai Nhập TK Xuất TK Đ ST Tồn Bá N Tồn Mã xe Tên xe V Nhà Nội Ngo Bán T đâu n ội cuối T máy bộ ài sỉ lẻ bộ 67 Lũy Kế 605 42 - 0 - 32 1 GRA0 AirbladeFI C 2 2 3 GRA2 Airblade FI 2 C 1 1 4 GRA4 Airbalde FI new C 25 3 5 23 5 B1 Wave RS (Mới) C 2 2 6 B2 Wave RS Mâm C 0 0 Wave S Đùm B8 8 (mới) C 8 4 4 8 Wave S Đĩa B9 9 (mới) C 2 1 2 1 10 A0 Wave Alpha mới C 6 7 1 12 11 NE0 Sh 150 C 2 2 12 F1 Supper Dream + C 3 2 5 13 H6 Wave RSX mâm C 0 2 2 14 H5 Wave RSX đĩa C 2 2 0 15 EA60 Lead -ST C 1 1 16 EF60 Lead -ST N C 0 0 17 EF61 Lead -SC N C 1 2 1 1 1 18 F60 FI Đĩa (mới) C 2 4 2 4 19 F62 FI Mâm (mới) C 0 0 20 F64 Neo Đĩa (mới) C 1 1 21 F68 Neo Đùm (mới) C 0 0 22 E0 SH 125 C 0 0 23 Y74 Click (Mới) C 0 3 3 24 Y90 Click Play (Mới) C 1 1 25 F80 RSX FI AT Căm C 2 2 26 F81 RSX FI AT C 3 3 Z trong kỳ 64 28 - - 17 - 1 74 68 Z lũy kế 633 42 - 7 - 33 Hàng khuyến mãi 1 Áo mưa C 103 103 5 Balo C 121 121 7 Nón C 27 27 8 Áo gió C 38 38 289 0 0 289 CH Trưởng NV Báo Cáo Kế Toán (CH) (Ký & ghi rõ họ tên) (Ký & ghi rõ họ tên) (Ký & ghi rõ họ tên)
    • 65 Nguyễn Ngọc Sơn Phạm Quốc Đạt Trần Thị Thu Hằng (Nguồn: Phòng kế toán)[4] 2.3.2 Bán xe trả góp Hiện nay, bán xe trả góp là loại hình kinh doanh tương đối phổ biến. Công tyđã áp dụng hình thức bán xe trả góp cho khách hàng, nhằm đảm bảo đáp ứng đượcnhu cầu mua sắm của khách hàng, ứng với thu nhập hàng tháng của họ, thu hút đượcnhiều khách hàng hơn. Do đó, để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo được doanhthu, chi phí và lợi nhuận, đồng thời phải giảm thiểu được rủi ro trong việc theo dõichứng từ chuyển tiền từ phía Công ty Tài chính PPF, công ty cần phải thiết lậpHTKSNB cho chu trình bán xe trả góp, có cơ chế kiểm tra giám sát để có thể hoạtđộng hiệu quả. 2.3.2.1 Các hoạt động trong chu trình bán xe trả góp • Tiếp nhận khách hàng Tiếp nhận khách hàng là khâu đầu tiên và quan trọng nhất của chu trình bánhàng, nhân viên sẽ giới thiệu cho khách hàng về: Đặc điểm của từng loại xe, màu sắc,giá bán. Nhân viên bán hàng tiếp thu ý kiến và giải thích những thắc mắc của kháchhàng về xe phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán Khách hàng có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau tùythuộc vào khả năng tài chính hiện tại và thu nhập trong tương lai. Khách hàng có thểchọn trả trước 20%, 30%, 40%, 50%, 60%, 70% giá trị xe theo hợp đồng, khoản tiềncòn lại có thể trả trong 9 tháng, 12 tháng hay 18 tháng… [3] Ví dụ: Ông Trần Văn Nam mua một chiếc Wave anpha có giá hóa đơn là14,600,000 đồng, giá bao giấy tờ là 15,750,000 đồng, áp dụng cho khách • Trường hợp làm đăng ký Biên hòa Thanh toán trước 50% giá trị của chiếc xe: 14,600,000 x 50% = 7,300,000 Thuế trước bạ: 14,600,000 x 5% = 730,000 Phí dịch vụ, phí biển số: 1,150,000
    • 66 Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán là: 7,300,000 + 730,000 + 1,150,000 = 9,180,000 • Trường hợp làm đăng ký huyện Thanh toán 50% hoá đơn: 14,600,000 x 50% = 7,300,000. Tiền thuế trước bạ: 14,600,000 X 2% = 292,000 Phí dịch vụ, phí biển số: 650,000. Tổng tiền thanh toán: 7,300,000 + 292,000 + 650,000 = 8,242,000 Số tiền phải thanh toán một lần trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày lập hợpđồng, thời gian quá hạn thanh toán không quá 3 ngày. Nếu trễ hạn khách hàng phảitrả lãi cho công ty trên khoản thanh toán hàng tháng phải trả với lãi suất 0.5% mộtngày tính từ ngày phải thanh toán đến ngày mà khoản thanh toán hàng tháng đượcthanh toán đầy đủ. • Lập hợp đồng, thu tiền và giao xe Trước khi lập hợp đồng, nhân viên sẽ hướng dẫn chi tiết về khoản trả trước,phương thức thanh toán như thế nào. Ngoài ra, nhân viên phải nói rõ những yêu cầucủa cần thiết của công ty khi khách hàng mua xe trả góp, để khách hàng có thể lựachọn phương thức thanh toán phù hợp khả năng của họ. Điều kiện của công ty nhưsau: + Khách hàng phải có đăng ký hộ khẩu trong tỉnh Đồng Nai, (không bán trường hợp có tạm trú, tạm vắng) + Đơn vị công tác + Có tài sản sở hữu + Có thu nhập hàng tháng tương đối ổn định Sau khi đã đáp ứng được các điều kiện nêu trên, nhân viên bán hàng sẽ hướngdẫn các thủ tục làm giấy tờ, phương thức thanh toán, điều kiện cam kết cần thiết.Công ty sẽ giữ giấy đăng ký xe của khách hàng trong thời gian thực hiện hợp đồng. Phương thức thanh toán và tỷ lệ trả trước được áp dụng như nhau cho tất cảcác loại xe: đầu tiên khách hàng phải thanh toán trước từ 20% đến 70% giá trị của xe,bao gồm tiền, giấy tờ và chọn thời hạn thanh toán số tiền còn lại trong khoảng từ: 9đến 24 tháng.
    • 67 Nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng bán xe sau khi đã thỏa thuận xong hợpđồng, hợp đồng bao gồm hai liên, một liên khách hàng giữ, một liên công ty lưu trữ.Hợp đồng thể hiện những nội dung sau: + Ngày lập hợp đồng + Loại xe xuất bán + Giá bán + Số tiền trả trước + Phương thức thanh toán + Số tiền phải trả hàng tháng + Ngoài ra, còn có một số cam kết giữa khách hàng với công ty trong thời gian thực hiện hợp đồng. Sau khi hợp đồng được ký, nhân viên giao xe tiến hành lấy số khung số máyvà giao xe cho khách hàng. • Thu nợ định kỳ hàng tháng Hàng tháng khách hàng phải thanh toán giá trị phải trả cho Công ty Tài chínhPPF số tiền đã ghi trên hợp đồng bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng. Công tykhông theo dõi việc thu nợ phải trả hàng tháng của khách hàng, mà chỉ theo dõi sốtiền mà Công ty Tài chính PPF chuyển vào tài khoản của công ty theo hợp đồng mànhân viên đã lập. Nhân viên sẽ gọi thông báo và yêu cầu khách hàng thanh toán khi đến hạn,đảm bảo thu hồi nợ đúng hạn, hạn chế nợ quá hạn. Sau khi làm tờ khai, đóng thuế công ty hoàn tất hồ sơ giao qua cơ quan côngan tiến hành làm giấy đăng ký xe cho khách hàng. Để đảm bảo lưu thông cho kháchhàng công ty sẽ giao bản đăng ký xe đã photo cho khách hàng, khi nhận được đăngký xe từ cơ quan công an. Khách hàng sẽ được giao đăng ký xe gốc sau khi đã thanhtoán đầy đủ theo hợp đồng. • Ghi nhận và lập báo cáo Trước khi lập báo cáo, nhân viên lập báo cáo sẽ ghi nhận tất cả các nghiệp vụphát sinh, tiến hành tách tiền để làm đăng ký xe cho khách hàng, ghi nhận khoản tiềnmặt đã thu và khoản tiền còn nợ lại, sau đó chuyển giao cho phòng kế toán để theodõi khoản nợ.
    • 68 Phải lập báo cáo kịp thời, trình bày phải theo thứ tự ngày lập hợp đồng, ngắngọn dễ hiểu. Nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận đúng về chi tiết khách hàng, sốlượng, loại xe và giá bán hiện đang áp dụng tại công ty trong thời gian đó. Khi tổng hợp xong các nghiệp vụ phát sinh đã ghi nhận, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với lượng xe còn tồn và số tiền đã thu, báo cáo trong ngày gửi về phòng kế toán. Kế toán tiến hành tổng hợp kê khai thuế và lập Báo cáo tài chính. Sau khi đã hoàn tất sổ kho, kế toán công nợ đối chiếu khoản tiền thu và công nợ của khách hàng, báo cáo, tổng hợp kết quả hoạt động và gửi về phòng kinh doanh. • Một số báo cáo sử dụng Thẻ kho: theo dõi chi tiết số lượng xe xuất bán trong ngày, thể hiện tên khách hàng, ngày bán xe, loại xe xuất bán trong ngày. Báo cáo bán hàng: thể hiện số hợp đồng, tên khách hàng, số lượng xe, loại xe, giá bán, kèm phiếu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu, khuyến mãi, thể hiện doanh số bán xe trong ngày. Báo cáo công nợ: được lập hàng ngày và gửi về phòng kế toán. Ngoài ra, báo cáo công nợ phải được lưu lại trong sổ theo dõi chi tiết công nợ. Sổ theo dõi chi tiết công nợ dùng để theo dõi từng khách hàng: ngày mua xe, giá trị còn nợ, số khung, số máy. 2.3.2.2 Kiểm soát chu trình bán xe trả góp [3] • Kiểm soát tiếp nhận khách hàng: Mục tiêu quan trọng nhất của tiếp nhận khách hàng là giới thiệu sản phẩm, giábán và phương thức thanh toán, giá trị thanh toán hàng tháng, phân tích cho kháchhàng nhận thấy ưu điểm khi mua xe trả góp. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả hoạt độngcủa bộ phận tiếp nhận khách hàng, công ty tiến hành kiểm soát việc thành lập giá trịthanh toán hàng tháng và quản lý việc thực hiện. • Kiểm soát việc thiết lập giá trị thanh toán hàng tháng Giá trị thanh toán hàng tháng được thiết lập dựa trên giá bán trả thẳng củacông ty. Áp dụng hình thức lãi đơn và lãi suất là 3% trên 1 tháng cho tất cả mọiphương thức và thời hạn thanh toán. Hình thức lãi đơn tạo cho công ty có sự đơngiản, dễ dàng trong việc xác định và quản lý giá trị thanh toán hàng tháng, dễ dàngkiểm soát các khoản nợ phải thu, và tăng lợi nhuận cho công ty vì:
    • 69 − Giá trị lãi suất được xác định một lần dựa trên giá trị khách hàng còn nợ lại. Khi khách hàng thanh toán, số nợ giảm dần nhưng giá trị lãi suất hàng tháng không đổi. − Giá trị thanh toán hàng tháng cho các phương thức và thời hạn thanh toán phải được cập nhật hàng ngày, đảm bảo đúng giá trị thanh toán hiện hành của công ty − Tách rời chức năng nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận khách hàng, bộ phận lập hợp đồng và bộ phận thu tiền. Tránh tình trạng thông đồng giữa các bộ phận nâng giá trị thanh toán hàng tháng chiếm dụng khoản chêch lệch. − Hợp đồng được in ra từ file quản lý của công ty tài chính PPF, do bộ phận kiểm định rủi ro và quản lý hợp đồng gửi về cho bộ phận bán hàng thực hiện việc ký kết hợp đồng. Hợp đồng thể hiện phương thức và giá trị thanh toán hàng tháng của khách hàng, nhân viên bán hàng không thể chỉnh sửa và thay đổi được số liệu trên hợp đồng được gửi về. • Kiểm soát việc lập hợp đồng, thu tiền, giao xe Đây là hoạt động xuất hiện nhiều rủi ro nhất trong chu trình bán xe trả góp, đểtăng doanh số bán xe nhằm tăng tiền thưởng cho bộ phận bán xe trả góp, nhân viênthường lập những hợp đồng không đảm bảo yêu cầu của công ty, làm tăng rủi rotrong kinh doanh của công ty. Vì vậy, công ty đã tiến hành kiểm soát việc lập hợpđồng, thu tiền và giao xe. • Kiểm soát việc lập hợp đồng Để bảo đảm thu hồi được các khoản nợ, hợp đồng mua xe trả góp chỉ đượcthực hiện khi khách hàng đáp ứng được các yêu cầu sau: + Có đăng ký hộ khẩu trong tỉnh Đồng Nai + Có chứng minh nhân dân + Có thu nhập ổn định hàng tháng + Có tài sản sở hữu Sau khi đáp ứng được các yêu cầu trên, hợp đồng sẽ được gửi trực tuyến vềcho phòng giám định rủi ro và quản lý hợp đồng. Tại đây, sẽ phân tích đánh giá khảnăng tài chính, khả năng thanh toán hàng tháng và khả năng thu hồi nợ của kháchhàng khi khách hàng vi phạm hợp đồng. Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
    • 70 + Loại xe, số lượng, giá bán, số khung, số máy. + Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, hộ khẩu, chứng minh nhân dân. + Giá trị thanh toán trước, thời hạn và giá trị thanh toán hàng tháng. • Kiểm soát việc thu tiền và giá trị thanh toán hàng tháng − Nhân viên thu tiền phải hoàn toàn độc lập với chức năng bán hàng, thực hiện chính sách bất kiêm nhiệm, giám sát kiểm tra việc thực hiện, hạn chế khả năng thông đồng của nhân viên. − Sử dụng máy tính tiền để khách hàng kiểm tra tiền khi nhận thanh toán − Phiếu thanh toán được lập hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên đính kèm hợp đồng bán xe gửi về cho phòng kinh doanh của công ty. − Lập báo cáo bán hàng gửi về phòng kế toán hàng ngày • Kiểm soát việc giao xe − Trước khi giao xe, nhân viên phải ghi nhận số khung số máy, tên địa chỉ của khách hàng để tiến hành làm thủ tục đăng ký xe. Xe chỉ đươc giao sau khi khách hàng đã thanh toán giá trị theo hợp đồng, phải kiểm tra số khung số máy địa chỉ, tên khách hàng trên hợp đồng bán xe trước khi giao xe. − Lập thẻ kho theo dõi chi tiết từng khách hàng, loại và lượng xe xuất bán trong ngày. Lập báo cáo kho theo dõi lượng tồn xe số lượng nhập xuất trong ngày. • Kiểm soát việc thu nợ hàng tháng Để hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận, hạn chế nợ quá hạn, nợ khó đòidẫn đến tình trạng không thu hồi được nợ. Công ty đã thực hiện một số giải pháp sau: − Khách hàng mua xe phải có đăng ký nhân khẩu trong tỉnh Đồng Nai, có địa thường trú và số điện thoại liên lạc. Nhân viên sẽ gọi điện thông báo, nhắc nhở khách hàng về thời gian và giá trị thanh toán. Khi đến hạn thanh toán nhân viên sẽ gọi điện yêu cầu thanh toán, nếu yêu cầu không được đáp ứng, nhân viên căn cứ vào địa chỉ ghi trên hợp đồng liên hệ trực tiếp với khách hàng, phân tích cho khách hàng hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm thanh toán nợ của khách hàng. − Đối với trường hợp khách hàng vi phạm hợp đồng do mất khả năng thanh toán hay cố tình không thanh toán, công ty sẽ thực hiện các phương thức sau:
    • 71 + Tiến hành khởi kiện, yêu cầu khách hàng thanh toán nợ, nếu khách hàng mất khả năng thanh toán, công ty sẽ tiến hành thu hồi, thanh lý xe và thanh toán hợp đồng. + Nếu khách hàng không thực hiện thư mời của tòa án, công ty sẽ nhờ sự can thiệp của công an tiến hành cưỡng chế, thu hồi, thanh lý xe và thanh toán hợp đồng. − Tuy nhiên trường hợp khách hàng không thanh toán hay mất khả năng thanh toán là rất thấp, ngoài các yêu cầu trên công ty còn tiến hành các biện pháp kiểm soát khác: + Giữ lại giấy đăng ký xe gốc của khách hàng trong thời gian thực hiện hợp đồng, nhân viên bán hàng chỉ giao cho khách hàng đăng ký xe photo có công chứng, đảm bảo thuận tiện cho việc lưu thông trong thời gian thực hiện hợp đồng. Khi nào khách hàng đã thanh toán đủ số tiền còn nợ, nhân viên sẽ trả giấy đăng ký xe gốc cho khách hàng + Bộ phận phân tích rủi ro xem xét, đánh giá khả năng tài chính, công việc và thu nhập hàng tháng của khách hàng để đưa ra quyết định thực hiện hay không thực hiện hợp đồng. Giá trị trả trước và thời hạn thanh toán phải phù hợp với khả năng tài chính của khách hàng. • Kiểm soát việc ghi nhận và lập báo cáo Để kết quả tổng hợp phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty đượcchính xác. Từ đó có sự thay đổi và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp, công ty đãkiểm soát việc ghi nhận và lập báo cáo − Nhân viên ghi nhận và lập báo cáo hoàn toàn độc lập với bộ phận bán hàng. Tránh tình trạng báo giá sai và sai sót trong việc ghi nhận. − Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, phải đảm bảo tính chính xác và trung thực, có sự kiểm soát của Cửa hàng trưởng. Các báo cáo được lập trong ngày, do một nhân viên chịu trách nhiệm, tránh đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra thất thoát, sai sót. − Báo cáo phải thể hiện các nội dung sau: Tên khách hàng, loại xe, giá bán, màu sắc… Số lượng tồn đầu trong ngày, số lượng xuất - nhập trong ngày. Nhằm theo dõi chính xác từng khách hàng, đảm bảo việc thu nợ không bị chậm trễ.
    • 72  Một số rủi ro cần xem xét trong quy trình xét duyệt bán trả góp, bán chịu:Rủi ro cần xem xét Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện rủi ro − Thẩm quyền phê duyệt bán chịu.1. Khách hàng có rủi − Tất cả tài liệu liên quan đến việc xét duyệt kháchro tín dụng cao, đơn hàng mới hoặc những khách hàng muốn tăng hạnhàng vẫn chưa được mức tín dụng phải được chuyển cho bộ phận xétchấp nhận. duyệt bán chịu và Giám đốc tài chính để xem xét. − Căn cứ vào tình hình tài chính cũng như lịch sử trả nợ của khách hàng để đánh giá rủi ro tín dụng và cấp hạn mức bán chịu thích hợp.2. Hàng hoá đã xuất − Kiểm kê hàng tồn kho.kho nhưng chưa được − Hàng tồn kho phải được kiểm kê vào cuối năm.ghi nhận doanh thuhoặc doanh thu đã ghi − Hàng tháng tiến hành kiểm kê một số mặt hàng đểnhận trong khi hàng đảm bảo mỗi một mặt hàng đều được kiểm kê ítchưa được giao. nhất 02 lần trong năm. LẬP HÓA ĐƠN GHI SỔ KẾ TOÁN3. Xác định giá bán − Kiểm tra nhưng thay đổi trong bảng giá hàng hoámà chưa có sự phê − Hàng tuần bộ phận bán hàng lập báo cáo về tất cảduyệt những thay đổi trong bảng giá gửi phòng kế toán − Trưởng bộ phận bán hàng có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo tất cả những thay đổi về giá bán đều được ký duyệt, mọi trường hợp bất thường phải
    • 73 được điều tra và xử lý kịp thời.4. Doanh thu ghi − Kiểm tra đối chiếu hoá đơn với các chứng từ cónhận không đúng với liên quan.hàng hoá xuất kho − Những thông tin trên hoá đơn phải được đối chiếuthực tế với chứng từ liên quan như: Phiếu giao nhận hàng,Xác định sai giá bán đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT, bảng giá bán xe…để tính doanh thu Trường hợp phát hiện sai lệch vượt mức cho phép. THU TIỀN GHI SỔ CHI TIẾT − Kiểm tra bảng theo dõi tuổi nợ, đối chiếu công nợ5. Tiền đã thu nhưng − Hàng tháng kế toán công nợ in ra bảng kê các giaochưa được ghi sổ. dịch trong tháng với từng khách hàng, gửi nhânGhi nhận sai số tiền viên theo dõi công nợ tại Công ty để đối chiếuthu được. công nợ. − Bộ phận giám sát bán chịu lập bảng theo dõi tuổi nợ căn cứ vào sổ chi tiết nợ phải thu, những khoản nợ quá hạn đều phải được đôn đốc thu hồi GHI SỔ CÁI − Đối chiếu sổ chi tiết doanh thu, công nợ với sổ cái6. Cập nhật số liệu sai − Cuối tháng kế toán lập bảng đối chiếu số dư nợvào sổ cái phải thu trên sổ chi tiết với số dư trên sổ cái − Cuối tháng, kế toán lập bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ cái với số dư trên sổ phụ ngân hàng. (Nguồn: Phòng kế toán)[4]
    • 74 Tóm tắt chương 2 Chương 2 giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Công tyTNHH Hòa Bình Minh. Sự thành đạt của một công ty thương mại phụ thuộc vào rấtnhiều nhân tố, mà nhân tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh là nhân viên bánhàng. Họ là cầu nối giữa khách hàng với công ty, nhân viên vừa phải chăm sóc quyềnlợi của khách hàng vừa phải giúp công ty bán được sản phẩm, tăng doanh thu và lợinhuận, giúp khách hàng mua sản phẩm với giá phải chăng, giúp họ sử dụng sản phẩmmột cách hiệu quả. Người bán hàng không những truyền đạt thông điệp đến kháchhàng về lợi ích và tính ưu việt của sản phẩm mà còn thu nhận phản hồi thông tin củakhách hàng về sản phẩm của công ty. Có như thế, doanh nghiệp mới tạo được lòng tinvà chỗ đứng vững mạnh đối với khách hàng. Kiểm tra, kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền là nhu cầu thiết yếu để đẩymạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận. Nhận thức đượcvị trí và vai trò của KSNB sẽ giúp công tác kiểm soát được thực hiện tốt hơn. Tiếptục phát huy ưu thế, đánh giá rủi ro và các vấn đề còn tồn tại để đề xuất giải pháp gópphần hoàn thiện HTKSNB của công ty. Ban quản lý cần đưa ra các biện pháp hợp lýđể cho quy trình hoạt động hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu và kế hoạch đề ra.
    • 75Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆTHỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH MINH3.1 Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Hòa Bình Minh 3.1.1 Những ưu và nhược điểm trong hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1.1.1 Ưu điểm Tất cả các doanh nghiệp khi hoạt động luôn tiến hành tổng hợp, phân tích vàđánh giá kết quả hoạt động, từ đó xây dựng kế hoạch, chính sách cũng như sự thayđổi phù hợp với thị trường, đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh. Nhìnchung, các thủ tục kiểm soát trong công ty luôn được phân định rõ ràng, cụ thể quyềnhạn và trách nhiệm của từng nhân viên trong từng bộ phận khác nhau, điều này giúpgiảm thiểu sự chồng chéo trách nhiệm khi có sai sót hay gian lận, đồng thời đảm bảocho mọi công việc được thực hiện thông suốt, qua đó giúp nâng cao hiệu quả hoạtđộng của hệ thống. − Nhà lãnh đạo có tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc tốt là tấm gương sáng để nhân viên noi theo. Bên cạnh đó còn quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn nào đó. − Có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, trả lương, phụ cấp để khuyến khích hiệu quả làm việc của mọi người. Có sự phân quyền và nhiệm vụ cụ thể đối với từng nhân viên. − Tách rời chức năng, nhiệm vụ của cửa hàng trưởng với bộ phận bán hàng. Cửa hàng trưởng là người hoàn toàn đôc lập với mọi hoạt động của chu trình, không có quan hệ ràng buộc với nhân viên, không chịu sự chi phối, điều hành của nhân viên. Do đó, thể hiện được hiệu quả trong việc giám sát, kiểm soát mọi hoạt động trong chu trình của Cửa hàng trưởng. − Công ty có một tổ chức bộ máy kế toán gọn, nhẹ đáp ứng tốt yêu cầu công tác kế toán công ty. Các thành viên đều được phân chia công việc, trách nhiệm hợp lý, có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau, tạo hiệu quả cao trong công việc.
    • 76 3.1.1.2 Nhược điểm Với mục tiêu hợp tác dài lâu với đối tác và khách hàng bằng chất lượng sảnphẩm và dịch vụ hoàn hảo trên cơ sở tôn trọng con người. Công ty TNHH Hòa BìnhMinh đã xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối tốt. Tuy nhiên,công ty vẫn còn tồn tại một số rủi ro chủ quan và khách quan đang đe dọa việc đạtđến mục tiêu đề ra. − Công ty có thiết lập hệ thống với sự phân quyền và nhiệm vụ, tuy nhiên quy trình hoạt động kiểm soát chưa được chặt chẽ. Không có quy trình hoạt động rõ ràng bằng văn bản, công việc chỉ được điều hành theo mệnh lệnh của cấp trên, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi. − Công ty chưa có bộ phận kiểm tra độc lập việc thực hiện. Do đó, có những sai sót hoặc gian lận xảy ra thì không phát hiện kịp thời. − Do có sự thay đổi trong công tác quản lý, các thủ tục kiểm soát không được điều chỉnh kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động không còn hiệu quả. Nhiều nhân viên thực hiện cùng một nghiệp vụ, khi có sai sót xảy ra thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. − Chính sách huấn luyện, đào tạo cũng như tuyển dụng nhân viên chưa được chú trọng. Trình độ nhân viên còn hạn chế, gặp nhiều khó khăn trong khi thực hiện nghiệp vụ. Cho nên, sai sót xảy ra do những người thực hiện thiếu chú ý khi thực hiện chức năng nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc. Điều này làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn bộ quy trình. 3.1.2 Nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại côngty 3.1.2.1 Ưu điểm Quy trình bán hàng và thu tiền là hoạt động chủ yếu của công ty, mà nhân viênbán hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp với khách hàng, góp phần làm tăng doanh thuvà lợi nhuận, nhằm đạt được kế hoạch đề ra. Muốn thu hút và tạo uy tín với kháchhàng, công ty đã không ngừng nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên nhằm thỏamãn khách hàng. − Có đội ngũ nhân viên bán hàng linh động, đầy nhiệt huyết với công việc, đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng. Công ty đưa ra chính sách khen thưởng trên doanh số bán, tạo sự năng động, linh hoạt trong công việc, tăng thêm thu nhập
    • 77 cho nhân viên. Đây là một chính sách hoàn toàn phù hợp, với xu thế phát triển hiện nay đòi hỏi mỗi nhân viên phải luôn hoàn thiện bản thân, năng động và hoàn thành kế hoạch. − Chính sách thay đổi giá phù hợp với sự thay đổi chung của thị trường, đảm bảo chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận của công ty. − Thực hiện chính sách bất kiêm nhiệm, tách rời chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cá nhân. 3.1.2.2 Nhược điểm Quy trình bán hàng và thu tiền hoạt động tương đối tốt, vì đây là hoạt độngchủ yếu của công ty, liên quan tới việc tăng giảm doanh thu và lợi nhuận, nên khôngtránh được những hạn chế còn tồn tại. − Các quy trình và thủ tục kiểm soát về bán hàng và thu tiền đã được công ty áp dụng từ nhiều năm. Nhưng không thường xuyên giám sát quy trình để phát hiện kịp thời các bất cập của quy trình cũng như đánh giá việc tuân thủ quy trình của các bộ phận để có chấn chỉnh hợp lý, kịp thời. − Vẫn xảy ra các gian lận, mất mát trong quá trình thu, chi, kiểm đếm tiền. Tiền đã thu nhưng chưa được ghi sổ hoặc ghi nhận sai số tiền thu được. Việc theo dõi chi tiết, quản lý công nợ đối với khách hàng chưa được thực hiện tốt. Kế toán công nợ không tiến hành đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng, điều này dễ xảy ra khả năng nhân viên thu tiền khách hàng nhưng chưa nộp hay cố tình chiếm dụng. − Chưa nghiên cứu mức độ nhạy cảm, phản ứng của khách hàng trước sự thay đổi về giá và sản phẩm mới của công ty. Chưa tính toán, cân đối, phân tích chi phí đầu vào, cũng như các khoản chi phí hoạt động do đó giá thành cao nhưng không đáp ứng được chỉ tiêu tăng cao lợi nhuận, làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty − Chưa có nội quy, quy định cụ thể trong hai ca trực gồm: trực trưa và trực tối .Trong ca trực một nhân viên kiêm nhiệm tất cả mọi trách nhiệm và quyền hạn của quy trình. Từ việc tiếp nhận khách hàng, giới thiệu sản phẩm, giá, lập hợp
    • 78 đồng, thu tiền… Đây là hạn chế lớn nhất của hệ thống bởi rủi ro xảy ra sai phạm và cố tình vi phạm là rất cao.3.2 Một số kiến nghị 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHHHòa Bình Minh − Trước hết, ban giám đốc có trách nhiệm thiết lập, tổ chức một cơ cấu kiểm soát cho phù hợp. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được quy định rõ ràng bằng văn bản. Đánh giá và xác định các hoạt động có nguy cơ tiềm ẩn rủi ro cao. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cần biết và phải tuân thủ quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ. − Công ty nên lập thêm một phòng kiểm soát nội bộ hay tổ chức một bộ phận chuyên thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại các công việc đã thực hiện của các bộ phận khác, nhằm hạn chế hoặc phát hiện kịp thời các trường hợp gian lận và sai sót. − Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Thường xuyên kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. + Phân chia trách nhiệm rõ ràng, cụ thể, tránh nhiều người thực hiện một nghiệp vụ. Nhằm tránh sự đùn đẩy trách nhiệm, không chịu làm việc, sự thông đồng, gian lận làm thất thoát tài sản của công ty. + Thay đổi luân phiên công việc của nhân viên, giúp nhân viên có thể hiểu thêm về các công việc khác, khi có nhân viên nào nghỉ đột xuất thì sẽ có nhân viên khác thay thế. + Đầu tư nghiên cứu hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xây dựng quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán, thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. − Nhân viên được tuyển dụng phải có trình độ nghiệp vụ tương ứng với trách nhiệm và quyền hạn của mình. Có chính sách đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao
    • 79 trình độ chuyên môn cho nhân viên, có chế độ hỗ trợ nhân viên trong quá trình học tập, tự hoàn thiện. Giúp công ty có được một đội ngũ nhân viên đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng. Nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tạo sự hài lòng, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với bán hàng và thu tiềntại công ty Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp công ty đánh giá rủi ro, hạn chế gian lận,hoàn thành kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Nội quy, quy định là công cụ tốt nhất để điềuhành và quản lý công ty. − Bộ phận giám sát nên thực hiện công việc giám sát thương xuyên hơn, đánh giá rủi ro có thể xảy ra, và phải báo cáo trực tiếp, kịp thời khi phát hiện ra những nghi ngờ sai sót gian lận, để có biện pháp điều tra và xử lý. Nhằm tránh gây ảnh hưởng đến uy tín và gây thiệt hại về kinh tế của công ty. − Công tác kiểm tra sổ sách thường xuyên, định kỳ, đột xuất có thể giúp xác định chính xác những tổn hại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Kiểm tra bảng theo dõi công nợ, đối chiếu công nợ. Khi bán hàng cần yêu cầu khách hàng ký nhận, tránh trường hợp khách hàng thắc mắc hay khiếu nại. Hàng tháng kế toán nợ phải thu in ra bảng kê các giao dịch trong tháng với từng khách hàng gửi nhân viên theo dõi công nợ tại công ty để đối chiếu công nợ. Bộ phận giám sát bán chịu lập bảng theo dõi tuổi nợ căn cứ vào sổ chi tiết nợ phải thu, những khoản nợ quá hạn đều phải được đôn đốc thu hồi. − Phân tích nhu cầu tiêu thụ xe trong từng thời điểm, thường xuyên theo dõi sự biến động giá trên thị trường cũng như của đối thủ cạnh tranh. Đánh giá, phản ứng của khách hàng khi so sánh giá của công ty và giá của đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Từ đó, Ban lãnh đạo sẽ xác định, đưa ra một mức giá hợp lý. Tính toán lại các khoản chi phí phục vụ cho bộ phận bán hàng như: Chi phí điện thoại, văn phòng phẩm sao cho vừa tiết kiệm, tránh lãng phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động. Hiện nay, cùng với sự tăng vọt giá xăng dầu là tình trạng lạm phát tăng nhanh, do đó công ty cần tính toán, kiểm tra các khoản chi phí, tránh tình trạng chi phí tăng cao làm tăng giá sản phẩm.
    • 80− Quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên trong ca trực. Trong ca trực nhân viên bán hàng chỉ được tiếp nhận khách hàng, giới thiệu sản phẩm, giá bán. Nhân viên không được phép xuất bán xe, kiêm nhiệm hoạt động của toàn bộ chu trình. Nhằm đảm bảo quyền lợi, tạo lòng tin đối với khách hàng, tránh tình trạng lợi dụng sơ hở để chiếm dụng tài sản của công ty. + Quy định số ngày nghỉ, có lịch nghỉ cụ thể tránh trường hợp thiếu nhân viên dẫn đến tình trạng kiêm nhiệm. Khi nhân viên có việc gấp, bị bệnh không thể đến công ty thì phải báo sớm cho cấp trên để có điều động nhân viên hợp lý. + Giám sát việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên, nhân viên chỉ thực hiện nghiệp vụ của mình, không kiêm nhiệm bất kỳ nghiệp vụ khác. Nhân viên bán hàng chỉ thực hiện nhiệm vụ bán hàng, không thu tiền khách hàng, không đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Tất cả mọi trường hợp vi phạm đều bị xử phạt dưới các hình thức sau: nhắc nhở, trừ lương hoặc cho thôi việc nếu cố tình vi phạm nhiều lần.
    • 81 Tóm tắt chương 3 Hiện nay, các doanh nghiệp càng phát triển thì HTKSNB càng đóng vai tròquan trọng. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức đểđảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợplý. Để duy trì quan điểm phát triển lâu bền vững mạnh, công ty đã luôn nỗ lực hoànthiện và phát triển chuyên môn hóa trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, dịch vụbằng những cải tiến không ngừng. Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệnđại, năng động, thân thiện, công bằng và luôn tạo cơ hội phát triển cho tất cả nhânviên. HTKSNB là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những vấn đề còn tồn tại của hệthống quản lý doanh nghiệp. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con sốtăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công tyđang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thànhkế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽhạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty. Chương 3 nêu lên ưu điểm và những tồn tại của HTKSNB, từ đó đưa ra giảipháp khắc phục phần nào những mặt còn hạn chế của HTKSNB của nói chung, và hệthống kiểm soát nội bộ của chu trình bán hàng và thu tiền của công ty nói riêng.HTKSNB vững mạnh sẽ giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh, đảm bảoviệc tuân thủ quy định của các nhân viên, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
    • 82 KẾT LUẬN HTKSNB là các phương pháp kiểm soát trong nội bộ mà doanh nghiệp đề ranhư: Kiểm soát mua hàng, kiểm soát bán hàng, kiểm soát thu tiền…. Một thực trạngkhá phổ biến hiện nay là phương pháp kiểm soát, quản lý của các doanh nghiệp cònlỏng lẻo, thực hiện chính sách bất kiêm nhiệm và phân chia trách nhiệm cụ thể mà lạithiếu kiểm soát chặt chẽ. Muốn tồn tại và phát triển vững mạnh thì doanh nghiệp phảiluôn trong tư thế “sẵn sàng”, cần đưa ra những biện pháp khắc phục nhược điểm, pháthuy những ưu thế để làm cho hệ thống kiểm soát của công ty ngày càng tốt hơn nữa. HTKSNB góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, gia tăng hiệu quả, tínhchính xác trong việc quản lý của doanh nghiệp. Và HTKSNB ngày càng có vai tròquan trọng trong doanh nghiệp và cũng được coi là một trong những yếu tố không thểthiếu của hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ có vịtrí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất cứ một công ty haybất cứ doanh nghiệp nào lớn hay nhỏ, nó góp phần làm cho quy trình kiểm soát thêmchặt chẽ và hoàn thiện. Em hy vọng những trình bày và đề xuất trong bài báo sẽ phần nào đó giúpCông ty TNHH Hòa Bình Minh hoàn thiện hơn HTKSNB chu trình bán hàng và thutiền. Do thời gian tiếp xúc thực tế ngắn và kiến thức còn hạn chế, nên bài báo cáo nàykhông tránh khỏi những sai sót. Em rất mong Quý thầy cô quan tâm giúp đỡ và đónggóp ý kiến để bài báo được hoàn thiện hơn. Một lần nữa en xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thế Khang đã tận tìnhhướng dẫn, giúp đỡ trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài. Đồng thời, em cũng xin
    • 83gửi lời cảm ơn các anh chị phòng kế toán và phòng bán hàng của Công ty TNHH HòaBình Minh đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này. -----------HẾT----------