Planning a Better Cancer Center: 
                                              ...
Step 1: Assemble your Core Team 
                            Before you go too far, assemble a team of experienced profess...
Step 3: Select the Equipment 
                            If your project includes radiation oncology, then there are seve...
Step 5: Assess the Certificate of Need Process 
                                   The first step in evaluating the regula...
planning phases. Also, many states limit the time period in which CON 
                                 applications for v...
design team will develop the construction documents in stages from general to 
                           more specific.  ...
be worked out as your facility is built. If you and your team have done a good job 
                            defining y...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Hpa White Paper Cancer Center Design Process

1,294 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,294
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Hpa White Paper Cancer Center Design Process

  1. 1.   Planning a Better Cancer Center:  10 Critical Steps to Success    A great responsibility has fallen on your shoulders: you’re in charge of developing  a new cancer center or perhaps expanding the existing facility. You’re an expert at  keeping your cancer center running smoothly but you’re not sure where to start  with this new challenge. A myriad of questions are running through your mind  like:      Unfortunately, a cure  How much will it cost?  How much space do we need?  Could we expand our  for cancer has yet to  existing clinic?  What about the Certificate of Need?  Who can help me?  be found. However,    treatments continue  Of course, everybody’s first question is “How much will the new facility cost?” but  to evolve and improve.  there is a great deal of work to be done before that question can be answered. In  Doctors and hospitals  this paper we provide you with a basic outline of the design and construction  will need new facilities  process to ensure that your project is smooth and successful. The specifics of  to help them  your project may require additional steps, but when this fundamental process is  administer the latest  omitted or not followed it is inevitable that you will experience delays, cost  therapies and  overruns and your expectations may not be met.   ultimately provide    patient care in the  We’ll focus on the aspects directly related to the design and development of the  best way possible.  physical facility and leave the questions of market analysis, business    development, practice management and other concerns to the specialized  consultants. The cancer center construction process includes the following 10    critical steps:    1. Assemble your Core Team  2. Develop the Project Scope and Budget  3. Select the Equipment   4. Conduct Site Selection and Analysis  5. Assess the Certificate of Need Process  6. Select a Construction Delivery Method   7. Begin the Design Phase  8. Finalize Permitting and Construction Cost  9. Begin Construction  10. Occupy your new building  1   
  2. 2. Step 1: Assemble your Core Team  Before you go too far, assemble a team of experienced professionals who are  familiar with your project type and who will become a tremendous asset to help  you move through the process. In healthcare, it takes a team of specialists to  ensure the patient receives the best treatment. The development of your new    facility is no different. Just as doctors specialize, so do architects, contractors and  Just as doctors  consultants. You do not want your project to be an apprenticeship where your  specialize, so do  team members are learning about a new project type.   architects, contractors    and consultants.  Common team members in a cancer center construction:     Owners Representative: This could be your role and the reason that you are  reading this article. If so, it is important to realize that this is one of the most  critical roles for the success of your project.    Architect and Design Team: Your architect should be like a conductor leading  a symphony of engineers and other members of the design team as they  convert your needs into a buildable design.    General Contractor:  All of the work that you, your architect and others have  put into this project will lie in the hands of the General Contractor (GC) to put  all the pieces together.    Equipment Vendors: The vendors for your major pieces of equipment (linear  accelerators, CT and PET/CT, etc.) are a great resource. They should be  engaged early and utilized as a resource for their expertise and experience.   Physicist: A physicist will be needed to design the shielding requirements for  linear accelerators, HDR rooms and imaging areas of the facility.      Specialty Consultants: Depending on the size, complexity and even location  of your project, there may be a variety of other consultants involved at  Whether you’re  different phases. Specialists might include CON experts, business consultants,  building a new facility  real estate professionals, land surveyors and geotechnical engineers.  or completing a   Project Manager: With larger projects, it is common for the Owner to hire an  renovation, several  outside consultant to manage the design, construction and eventual  questions need to be  occupancy of the space.   addressed early in the    process before design  Step 2: Develop the Project Scope and Budget  can begin.   This step is the most important when determining the long‐term success of your    project. It is where your architect helps to translate your needs into building  area and other project requirements. This is when spatial requirements such as  the number of exam rooms, treatment spaces, offices and even storage and  housekeeping requirements need to be determined. To be successful, you will  need to communicate detailed information to your design team so they can  understand how you intend to operate within your facility. You should have  meaningful involvement from all stakeholders during this process.     2   
  3. 3. Step 3: Select the Equipment  If your project includes radiation oncology, then there are several design factors    which are reliant on the selection of the linear accelerator and other treatment  equipment. If your cancer center is limited to medical oncology, this step is not as  Keep in mind that if  critical. Due to the unique nature of each piece of equipment, it is critical for you  major changes occur  and your design team to understand the requirements and constraints imposed  late in the design  by the selection of one piece of equipment versus another. Criteria such as  process, this could  energy level, ceiling height, shielding thickness, power requirements, cooling  have a great impact  requirements, control console size and accessory storage varies between  on the project  manufacturers.   schedule and cost.       Your design/build team should have a good understanding of your type of    practice and an established relationship with physicist and equipment  manufacturers. Linear accelerator manufacturers can be a good resource for  finding qualified consultants whom they have worked with in the past.     Step 4: Conduct Site Selection and Analysis  Whether you’re planning an addition, renovation or a new freestanding center, it  is important for your design team to survey and analyze the site conditions.  Depending on your type of project the concerns and due diligence will vary.  Below is a listing of typical concerns that need to be addressed early, before  design can truly begin.     For a New Facility:     What are the local zoning requirements (such as  allowed uses, building setback lines, building size)?    How much property is needed to build this facility?     Can future expansion be accommodated on the  same property?  Are there adequate utilities  available?     Will the terrain or other features of the land cause  you to incur more site development cost?    For Addition and Renovation Projects:    Is there adequate space available?    How can this be accomplished with minimal  interruption to occupied spaces?    Is the existing vault large enough?   Is the existing shielding adequate?   Is there adequate power, air conditioning and  chilled water?    How will the new equipment be rigged into the  space?   3   
  4. 4. Step 5: Assess the Certificate of Need Process  The first step in evaluating the regulatory climate for development of your project  is to determine if Certificate of Need (CON) regulations apply. Sometimes this is  a simple analysis and in other states the regulations may be quite complex.   “The complexity of the CON  process as well as potential  for competing applications  or contentious opposition  often adds delays to the  development or expansion  of a cancer center.   Identifying an experienced  consultant as part of the  team early in the process  will help you navigate this  course.”  ‐Kathryn M. T.  Platt, M.B.A.   President, Platt HMC, Inc.,  Depending on limitations of CON regulations in your state, the potential for  Atlanta, GA   approval of the CON should be assessed before spending a significant amount on  development of the project scope, equipment selection and site selection. If there  is little likelihood of CON approval under current conditions, the project may need  to be delayed—or in some instances postponed indefinitely.    To successfully navigate the CON process, you want to be familiar with three  things:  1. Knowing when to use CON Professionals: A specialized consultant will help to  determine the likelihood of approval and any limitations created by the CON  process. You will want to find a consultant who has experience with CON  applications for cancer services generally and for radiation therapy specifically  (in many states, there are special CON rules just for radiation therapy).  A  consultant with this experience will be able to best position the CON  application for approval, particularly in a competitive CON filing process. The  budget may need to encompass CON consulting and legal fees should the  project encounter opposition or appeal. A CON consultant or attorney can  also help navigate any post‐approval reporting requirements that are typical  in most states.  2. Knowledge of your state’s CON Process:   The CON process in your state may impact not only the project costs but also  the project timeline. The timing can dictate the schedule in the initial  4   
  5. 5. planning phases. Also, many states limit the time period in which CON  applications for various services may be submitted. Certain elements of the  scope, budget, design, equipment selection and site selection must be  completed for submission with the CON (the specifics of which vary by state).  In order to be ready for CON filing at the appropriate time, specific steps must  be completed prior to the filing deadline.  3. Impact on project timeline: The CON process and potential appeal can set the  time frame for all remaining aspects of the project. Time for the CON review  must be built into the project schedule in regulated states. If there is a  possibility for protracted CON litigation, additional delay must be built into  the project time frame.     Step 6: Select a Construction Delivery Method    The most common types of project delivery and execution methods are Design‐ Build or Design‐Bid‐Build. The majority of projects used to be built under the  For highly technical  traditional Design‐Bid‐Build method. Just as the name suggests, the Owner first  and specialized  contracts with an architect to develop the complete design and contract  projects such as  documents (drawings and specifications) and then the project is sent to  radiation oncology,  numerous general contractors to bid. After bids are received and evaluated, a  our experience has  general contractor (GC) is selected and contracted by the Owner to build the  shown the team‐ project.   building approach of     Design‐Build to be  A few decades ago, the Design‐Build delivery method was introduced. In 1985, it  best suited for these  was the method used in 5% of all construction projects. In 2008 that number  projects.  grew to more than 40 percent, according to the Design Build Institute of America     (DBIA). The DBIA predicts that by 2010, the Design‐Build method will outpace    other methods of construction. With Design‐Build, the architect and contractor  work together as a team under a single contract with the Owner. This allows the  architect and contractor to develop the project with a better understanding of  how design decisions will affect the construction cost. This process eliminates  the competitive bid between general contractors but still allows competitive  pricing of the sub‐contractors. Design‐Build is used to minimize the project risk  for an Owner and to reduce the delivery schedule by overlapping the design  phase and construction phase of a  project.     Step 7: Begin the Design Phase  Now that you have determined your  needs, established the budget and  received CON approval, you have the  green light to move forward with the  design of your new facility. The  5   
  6. 6. design team will develop the construction documents in stages from general to  more specific.  The design process will progress from schematic design to design  development to construction documents. Depending on the size and scope of  your project, this could take anywhere from one to six months (or even more with  extremely large projects). At the end of each stage there should be opportunities  for the Owner to review, comment and make adjustments to the design.     Step 8: Finalize Permitting and Construction Cost    Once construction documents are complete, submittals will then be made to the  “As a construction  local building department and other authorities for review, comment and  company, we want to  approval of the design. During this process there may be a few revisions required  hit the ground running  by the building authority before a permit can be issued. This may take as little as a  and we can do that in  couple of weeks to several months depending on the process and workload at the  a Design‐Build project.  municipality.   If we’re depending on    an architect not  During this same time, construction documents can be sent to the bidders or the  experienced in cancer  selected General Contractor for pricing. Again, this may take a couple of weeks  centers, so many  but generally never more than four weeks to get the final construction cost. At  changes come into  the end of this step you should have a building permit in hand and a contract for  play when the design  the construction of your facility.   isn’t done right.”    ‐Mark Van Tilburg,  Step 9: Begin Construction  General Contractor,  Finally! This is where everything  Advanced Shielding  starts to come together and  Technologies  you will eventually see physical  West Point, KY  evidence of all your effort. But     be prepared: construction is the    longest and often the most  frustrating part of the process.  Depending on the size and  complexity of your cancer  center, the construction phase  will last from just a few months  to more than a year. It’s inevitable that you, your boss and your coworkers will  see things during construction that are not quite as you imagined. If there are any  questions, it is far better to bring them up early; once materials have been  ordered, concrete has put in place or walls have been covered up with gypsum  board, it is going to be much more expensive to make a change.    The architect and contractor should invite your participation in periodic site visits  and meetings to keep you abreast of the process and allow your input as needed.  You need to stay involved as there are bound to be additional details that need to  6   
  7. 7. be worked out as your facility is built. If you and your team have done a good job  defining your needs and being sure the design documents reflect those needs,  then these should be relatively minor issues.    Step 10: Occupy your New Building  All of your hard work has paid off and everybody is excited to move into your new  space. The majority of construction is complete but it may take several weeks for  the equipment to be fully installed and tested.         Summary    The process of building    a cancer center can be    overwhelming. It’s    important to hire the    right team with the  right experience. If you  follow these 10 critical  steps, you can move    forward confidently    and ensure your    project will be a    success.              Do you have questions about your specific cancer center or want to find out  more? HPA Architects has more than 30 years of combined experience building  cancer centers. Call us today at 770‐419‐8337 or email David at david@hpa‐ arch.com. For more information visit us online at www.hpa‐arch.com.     HPA Architects 2040 Arbor Forest Dr.  Marietta, GA 30064  Office:  (770) 419‐8337  Email: david@hpa‐arch.com  www.hpa‐arch.com  HPA would like to thank the following individuals for their contribution to this white paper:  Kathryn Platt Mark Van Tilburg  Platt HMC, Inc.  Advanced Shielding Technologies, Inc.  881 Piedmont Ave. NE  23355 L&N turnpike  Atlanta, GA 30309  West Point, KY  40177  (404) 728‐1974  (502) 922‐3009  7    www.platthmc.com  www.advancedshieldingtech.com 

×