BIENVENIDOS      GRACIAS A ESAP, SENA  ANA NAYIBE TORRES DE PINZON                                1
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PASOS METODÓLOGICOS         PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD         1o.                2o.                   3o.   Compilac...
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Republica de Colombia        ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN       FUNCIONES DEL INSTITUTO   PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTED...
Formato Tabla de Retención Documental  Entidad Municipio:  Oficina productora: Instituto para la Recreación y  el Deporte ...
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  1. 1. BIENVENIDOS GRACIAS A ESAP, SENA ANA NAYIBE TORRES DE PINZON 1
  2. 2. INVITANARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ESAP - SENAGOBERNACIÓN DE BOYACA ANA NAYIBE TORRES DE PINZON 2
  3. 3. BIENVENIDOS TABLA VALOR DOCUMENTALhttp://es.scribd.com/doc/23062940/INSTRUCTI VOS-TABLAS-DE-VALORACION- DOCUMENTAL Seminario-Taller Tablas de Retención Documental para Archivos Municipales 3
  4. 4. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNFunciones.Formular, orientar, coordinar y controlar lapolítica archivística en el país.Promover la organización y el fortalecimientode los archivos públicos del país, paragarantizar la eficacia de la gestión del Estadoy la conservación del patrimonio documental 4
  5. 5. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Carrera 6 No. 6-91 BogotáPágina Web www.archivogeneral.gov.co E mail: agnnal@attglobal.net Teléfono: 3373111 Fax: 3372019 5
  6. 6. República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Organización de los archivos Para la Administración: Gestión y ControlImportancia Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura. 6
  7. 7. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN MARCO JURÍDICO 7
  8. 8. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CONSTITUCIÓN POLÍTICAPilares de la normatividad aplicada a losdocumentos y fundamento de la políticaarchivística en el país.Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112. 8
  9. 9. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMAS GENERALESLey 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción Ley 734 de 2002– Código Disciplinario Unico 9
  10. 10. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNCREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS MUNICIPIOS Artículos: 1, 286, 287, 288, 311, 312,313, 314, 315, 317, 318, 319, 320, 356, 357. 10
  11. 11. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD MUNICIPALL. 4 de 1913 – Régimen político y municipal.L. 57 de 1985 – Publicidad de actos y documentos oficiales.D.L. 2241de 1986 – Código electoral.D. L. 1333 de 1986 – Código de Régimen Municipal.D. L. 77 de 1987 – Traslado de funciones a los municipiosD.L. 78 de 1987 – Asignación de funciones a entidadesterritoriales. 11
  12. 12. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD MUNICIPALD. L. 80 de 1987 – Asigna funciones a los municipios en relacióncon el transporte urbano.D. L. 81 de 1987 – Asigna funciones conjuntas del ICBF y losmunicipios.L. 10 de 1990 – Funciones de los municipios y el S.N.S.L. 60 de 1993 – Distribución de competencias de entidadesterritoriales L. 134 de 1994 – Participación democrática de las organizacionesciviles. 12
  13. 13. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD MUNICIPAL L. 136 de 1994 – Normas para modernizar la org. yfuncionamiento de los municipios.D. 2626 de 1994 – Expide la compilacion de lasdisposiciones constitucionales y legales vigentes para laorg. y funcionamiento de los municipios.L. 388 de 1997 – Establece competencias en materia deordenamiento territorial. 13
  14. 14. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD MUNICIPALLey 617 de 2000 - Por la cual se reforma parcialmente la L. 136 de1994, el D. 1222 de 1986, la ley orgánica dePresupuesto, el D. 1421 de 1993 y se dictan otras normastendientes a fortalecer la descentralización y normas para laracionalización del gasto público nacional.Ley 715 de 2001 -”Ley de distribución de competencias yparticipaciones”. 14
  15. 15. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Ley 594 de 2000 Ley General de ArchivosArt: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental 15
  16. 16. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGN Calendario para la presentación de las Tablas de Retención DocumentalMunicipios categoría 5 y 6 - jul. 2002Municipios categoría 3 y 4 - sep. 2002Municipios categoría 1 y 2 - nov. 2002Distritos especiales, turísticos, culturales e históricos -noviembre 2002 16
  17. 17. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL SECTOR CENTRAL: Concejo municipal Alcaldía y Secretarías Contraloría municipal Personería municipal 17
  18. 18. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL SECTOR DESCENTRALIZADO: POR SERVICIOS Establecimientos Públicos Empresas ind. y comerc. Sociedades de econ. mixta Entidades descentralizadas indirectas Unidades administrativas especiales 18
  19. 19. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL SECTOR DESCENTRALIZADO: TERRITORIALMENTE Comunas Corregimientos 19
  20. 20. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CATEGORIZACIÓN DE LOS MUNICIPIOS a a a a a aEstá dada por los ingresos y la población 20
  21. 21. ORGANIGRAMA MODELO CONCEJO DESPACHO PERSONERIA MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPALSECRETARÍA OFICINA DE SECRETARÍA SECRETERIA GENERAL Y UMATA PLANEACIÓN HACIENDA BIENESTARDE GOBIERNO Y OBRAS SOCIAL PÚBLICAS INSPECCIÓN DE POLICÍA TESORERÍA UNIDAD DE COMISARÍA EDUCACIÓN DE FAMILÍA CASA DE LA CULTURA UNIDAD DE SALUD 21
  22. 22. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNPágina Web www.archivogeneral.gov.co E mail: agnnal@attglobal.net Teléfono: 3373111 Fax: 3372019 Carrera 6 No. 6-91 Bogotá Ana Nayibe Torres de PinzónDiagonal 66a 0-62 Muiscas Tel 7451061 celular 3103126597 22
  23. 23. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 23
  24. 24. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ¿Qué es una Tabla de Retención Documental?Listado de SERIES con sus correspondientesTIPOS DOCUMENTALES , a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del CICLO VITAL de losdocumentos. 24
  25. 25. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TIPO DOCUMENTAL  Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne todas las característicasnecesarias para ser considerada documento. 25
  26. 26. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CICLO VITAL DEL DOCUMENTOEtapas sucesivas por las que atraviesan los documentosdesde su producción o recepción en la oficina y suconservación temporal, hasta su eliminación o integracióna un archivo permanente. 26
  27. 27. Formato de Tabla de Retención Documental Entidad Productora:...........Hoja.....de..... Oficina productora:............................. RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOSCONVENCIONES:CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:............................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:............................................... 27
  28. 28. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN IMPORTANCIA DE LAS TRDPara la administración:Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficazy eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través delos tiempos de retención en ella estipulados. 28
  29. 29. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNPara la administración:Garantizan la selección y conservación de losdocumentos que tienen carácter permanente.Regulan las transferencias de los documentos en lasdiferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesosadministrativos. 29
  30. 30. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN IMPORTANCIA DE LAS TRDImportancia desde el punto de vista archivístico:Permiten el manejo integral de los documentos.Facilitan la organización de los documentos a partir delconcepto de archivo total.Ayudan a controlar la producción y trámite documental. 30
  31. 31. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNImportancia desde el punto de vista archivístico:Identifican y reflejan las funciones institucionales.Integran los procesos archivísticos para el manejo racionalde los documentos.Permiten identificar los documentos que sirven de apoyoa la gestión administrativa y que por su carácter puedeneliminarse en el archivo de gestión 31
  32. 32. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ¿Qué es una serie documental? Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por unaUnidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones 32
  33. 33. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVAUnidad técnico-operativa de una institución 33
  34. 34. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN UNIDAD DOCUMENTALUnidad de análisis en los procesos deidentificación y caracterización documental. Launidad documental puede ser simple cuandoeste constituida por un solo documento ocompleja cuando lo constituyen varios,formando un expediente. 34
  35. 35. ORGANIGRAMA MODELO CONCEJO DESPACHO PERSONERIA MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPALSECRETARÍA OFICINA DE SECRETARÍA SECRETARIA GENERAL Y UMATA PLANEACIÓN HACIENDA BIENESTARDE GOBIERNO Y OBRAS SOCIAL PÚBLICAS INSPECCIÓN DE POLICÍA TESORERÍA UNIDAD DE COMISARÍA EDUCACIÓN DE FAMILÍA CASA DE LA CULTURA UNIDAD DE SALUD 35
  36. 36. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 36
  37. 37. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ELABORACIÓN YPRESENTACIÓN DE LAS TRD 37
  38. 38. PASOS METODÓLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD 1o. 2o. 3o. Compilación de Entrevista con los Análisis e información productores de interpretación de institucional los documentos la informaciónNormas sobre  Aplicación de Identificación ycreación y cambios Encuesta Estudio conformación deestructurales. Unidad seriesManuales de Documental Valoraciónprocedimientos. documentalFunciones de lasdependenciasOrganigramaactualizado 38
  39. 39. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 1º compilación de información institucionalNormas relativas a la creación y cambiosestructurales del municipio(Decretos, Acuerdos,..)Manuales de procedimientosFunciones de las dependenciasOrganigrama vigente 39
  40. 40. ORGANIGRAMA MODELO CONCEJO DESPACHO PERSONERIA MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPALSECRETARÍA OFICINA DE SECRETARÍA SECRETARIA GENERAL Y UMATA PLANEACIÓN HACIENDA BIENESTARDE GOBIERNO Y OBRAS SOCIAL PÚBLICAS INSPECCIÓN DE POLICÍA TESORERÍA UNIDAD DE COMISARÍA EDUCACIÓN DE FAMILÍA CASA DE LA CULTURA UNIDAD DE SALUD 40
  41. 41. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 2º entrevista con productores de los documentosAnálisis de la producción y trámite documentalIdentificación y definición de unidades documentales 41
  42. 42. Aplicación Encuesta Estudio Unidad Doc. Oficina Unidad documental Trámite Ubicación Frecuencia de ProducciónFunciones ConsultaVolumen deProducción Transferencias 42
  43. 43. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Encuesta Estudio Unidad Doctal. Oficina 1. Nombre de la oficina•Ubicación en la estructura orgánica•Fecha de última asignación de funciones•Acto administrativo•Funciones•Unidades documentales que tramita 43
  44. 44. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Oficina• Realizan selección y descarte documental• Sistema de organización de los archivos de gestión• ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 44
  45. 45. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Encuesta Estudio Unidad Doctal. Unidad documental1. Oficina productora2. Nombre de la unidad documental3. Función de la oficina que la genera o tramita4. Caracteres externos4.1. Soporte4.2. Formato4.3. Ordenación4.4. Estado de conservación 45
  46. 46. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Unidad documental5. Normas que regulan la producción, el trámite y laconservación6. Trámite7. ¿La información contenida en esta unidad se hallaregistrada o condensada en otra?8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite. 46
  47. 47. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Unidad documental10. ¿Con qué periodicidad se produce?11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo degestión y quién lo establece?12. ¿Quienes consultan en el archivo de gestión?13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto detransferencias del archivo de gestión a otros archivos? 47
  48. 48. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Unidad documental14. En el archivo central ¿La oficina sigueconsultando esta unidad documental?15. Qué problemas generales ha observadoen la producción, trámite y conservación deesta unidad documental?16. ObservacionesFuncionarios entrevistados 48
  49. 49. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 3º Análisis e interpretación de la información1. Conformación de series y subseries con susrespectivos tipos documentales2. Valoración documental 49
  50. 50. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN II. Unidad documental5. Normas que regulan la producción, el trámite y laconservación6. Trámite7. La información contenida en esta unidad se hallaregistrada o condensada en otra.8. Qué documentos conforman esta unidad documental?9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite 50
  51. 51. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN II. Unidad documental10. ¿Con qué periodicidad se produce?11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?12. ¿La consultan en el archivo de gestión?13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? 5114. En el archivo central ¿La oficina sigue
  52. 52. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN OFICINA INSPECCIÓN DE POLICÍAPRODUCTORA NORMAS D. 1355 de 1970, D. L. 522 de 1971, L. 23/91 Conocer en primera instancia de las FUNCIÓN contravenciones especiales y comunes de Policía 52
  53. 53. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TRÁMITE Presentación de denuncia Orden de citación Recibo declaraciones y Manuales de compilación de pruebas Conminación y/o multaprocedimientos Traslado CONTRAVENCIÓN ORDINARIA UNIDAD DenuncioDOCUMENTAL Citación Declaraciones Resolución Oficio de traslado 53
  54. 54. SUBSERIES: ESPECIALES 54 ORDINARIAS
  55. 55. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL NORMAS: D.L. 1355 de 1970 D.L. 1375 de 1970 D. L. 522 de 1971, L. 23 de 1991, D. 800 de 1991 Códigos de Policía PERIODICIDAD DE PRODUCCIÓN 55
  56. 56. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN EN ARCHIVO DE GESTIÓN  CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIÓN  TRANSFERENCIAS: PERIODICIDAD  CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL: FRECUENCIA, AÑOS. 56
  57. 57. CICLO VITAL DEL DOCUMENTOARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO Valores Primarios Valores secundarios ADMINISTRATIVO Legal Cultural Fiscal Histórico Contable Científico Técnico 57
  58. 58. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Consulte o adquiera en el Archivo General de la NaciónEl Mini-manual tablas de retención y transferencias documentales versión actualizada 2001 58
  59. 59. República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO TABLA DERETENCIÓN DOCUMENTAL 59
  60. 60. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CODIFICACIÓN 60
  61. 61. ORGANIGRAMA MODELO CONCEJO DESPACHO PERSONERIA MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPALSECRETARÍA OFICINA DE SECRETARÍA SECRETARIA GENERAL Y UMATA PLANEACIÓN HACIENDA BIENESTARDE GOBIERNO Y OBRAS SOCIAL PÚBLICAS INSPECCIÓN DE POLICÍA TESORERÍA UNIDAD DE COMISARÍA EDUCACIÓN DE FAMILÍA CASA DE LA CULTURA UNIDAD DE SALUD 61
  62. 62. República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPALCONCEJO DESPACHO PERSONERIAMUNICIPAL ALCALDIA MUNICIPAL 100 200 300 62
  63. 63. CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL CONCEJO DESPACHO PERSONERIA MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPAL 100 200 300SECRETARÍA SECRETARÍA UMATA SECRETARIA OFICINA DE GENERAL Y HACIENDA 230 DE BIENESTAR PLANEACIÓNDE GOBIERNO Y OBRAS 220 SOCIAL 210 PÚBLICAS 240 250 INSPECCIÓN TESORERÍA UNIDAD DE DE POLICÍA 221 EDUCACIÓN 211 241 CASA DE COMISARÍA LA CULTURA DE FAMILIA 242 212 UNIDAD DE SALUD 243 63
  64. 64. República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CODIFICACIONFONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 200 - 210 - 211 -Alcaldía Secretaría Inspección deMunicipal General y de Policía Gobierno 64
  65. 65. República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SERIE SUBSERIE Unidad DOCUMENTAL 211- 01 211 - 01.01CONTRAVENCIONES Contravenciones Expediente Ordinarias 211 - 01.02 Contravenciones Expediente Especiales 65
  66. 66. República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNIDENTIFICACION DE LA ENTIDADY DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONCEJO MUNICIPAL 100 66
  67. 67. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPALAdoptar los correspondientes planes y programas dedesarrollo económico y social y de obras públicas.Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expediranualmente el presupuesto de rentas y gastos.Dictar las normas necesarias para el control, la preservacióny defensa del Patrimonio ecológico y cultural del municipio.C.P. 313 67
  68. 68. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: CONCEJO MUNICIPAL RETENCIÓN Disposición FinalCODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS100.01 ACUERDOS 2 20 X 68
  69. 69. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPALDe las sesiones de los Concejos y sus comisionespermanentes, se levantarán actas que contendránuna relación sucinta de los temas debatidos, de las personasque hayan intervenido, de los mensajes leídos, lasproposiciones presentadas, las comisiones designadas ylas decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51 69
  70. 70. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: CONCEJO MUNICIPAL RETENCIÓN Disposición FinalCODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS100.01 ACUERDOS 2 20 X100.02 ACTAS100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X 70
  71. 71. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DEL MUNICIPIOReglamento General De Archivos, Art. 19: Cadaentidad establecerá un Comité de Archivo, legalizadomediante el acto administrativo correspondiente, comoun grupo encargado de definir las políticas, losprogramas de trabajo y de la toma de decisiones en losprocesos administrativos y técnicos de los archivos. 71
  72. 72. REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD - Metodología de elaboraciónINTRODUCCIÓN - Explicación formato tabla - Revisión y actualización TRD TABLAS DE - Presentación de TRD en el RETENCIÓN formato normalizado - Disposiciones creación, cambios estructurales del municipio - Legislación y normas que inciden en las funciones del municipio y en la ANEXOS creación y conservación de los documentos -Organigrama Vigente - Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD 72
  73. 73. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNAPLICACIÓN DE LAS TRD 73
  74. 74. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNDIFUSIÓN CAPACITACIÓN• ACTO • INSTRUCTIVO PARA ADMINISTRATIVO SU APLICACIÓN • NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN • TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 74
  75. 75. GRUPO DE CORRESPONDENCIA YARCHIVO Informe de Actividades 2002302.01.12 Actas de Comité de Archivo302.25.05 Informes de Actividades Informe de Actividades 2002 Actas de Comité de Archivo 2001 Actas de Comité de Archivo 2000 01 75
  76. 76. Informe de Actividades 2000 Actas de Comité de Archivo 2001 Actas de Comité de Archivo 2000 01 Transferencias Primarias 2000Informes de Actividades 2001 02 76
  77. 77. PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL Noviembre 18 5 Octubre 25 4 Junio 02 3 Febrero 15 2Enero 22 1Bogotá, enero22 de 20DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE 300.24 INFORMESRespetado DoctorAtyentamenteCon el finPadarjjjhaf0 77
  78. 78. Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNMODELOS DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 78
  79. 79. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Carrera 6 No. 6-91 BogotáPágina Web www.archivogeneral.gov.co E mail: agnnal@attglobal.net Teléfono: 3373111 Fax: 3372019 79
  80. 80. CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA 200SECRETARÍA SECRETARÍA UMATA SECRETARIA OFICINA DE GENERAL Y HACIENDA 230 BIENESTAR PLANEACIÓNDE GOBIERNO 220 SOCIAL Y OBRAS 210 240 PÚBLICAS 250 INSPECCIÓN TESORERÍA UNIDAD DE DE POLICÍA 221 EDUCACIÓN 211 241 CASA DE COMISARÍA LA CULTURA DE FAMILIA 242 212 UNIDAD DE SALUD 243 80
  81. 81. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones Despacho AlcaldíaCumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, losDecretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del Concejo Conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenesque reciba del Presidente de la República y del respectivoGobernador. 81
  82. 82. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNDirigir la acción administrativa del municipio;representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar yremover a los funcionarios bajo su dependencia y a losgerentes o directores de los establecimientos públicosy las empresas industriales o comerciales de carácterlocal, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. 82
  83. 83. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNColaborar con el Concejo para el buen desempeño desus funciones, presentarle informes generales sobre suadministración y convocarlo a sesiones extraordinarias,en las que solo se ocupará de los temas y materias paralos cuales fue citado.Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plande inversión y de presupuesto. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiereaprobado el Concejo y objetar los que considereinconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurídico. 83
  84. 84. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Despacho Alcaldía RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS200.01 DECRETOS 3 20 X 200.02 RESOLUCIONES 3 20 X 200.03 CIRCULARES200.03.01 Circulares Externas 1 5200.03.02 Circulares Internas 1CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 84 Fecha:..........................................................
  85. 85. CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA 200SECRETARÍA SECRETARÍA GENERAL Y SECRETARÍA UMATA OFICINA DE HACIENDA 230 BIENESTAR PLANEACIÓNDE GOBIERNO 210 220 SOCIAL Y OBRAS 240 PÚBLICAS 250 INSPECCIÓN TESORERÍA UNIDAD DE DE POLICÍA 221 EDUCACIÓN 211 241 CASA DE COMISARÍA LA CULTURA DE FAMILIA 242 212 UNIDAD DE SALUD 243 85
  86. 86. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de la Secretaría General y de GobiernoElaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno.Asesorar jurídicamente al Alcalde y demás dependenciasen el trámite y procedimientos de asuntos jurídicosrelacionados con la administración.Mantener el orden público interno, con el apoyo de lasautoridades de policía y los demás estamentos concompetencia y facultades. 86
  87. 87. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNDirigir, controlar y apoyar la gestión quedesarrollan las Inspecciones de PolicíaReglamentar el funcionamiento deestablecimientos públicos en el municipio.Adelantar el proceso de contrataciónadministrativa en coordinación con el Despachodel Alcalde y las diversas dependencias de laadministración central. 87
  88. 88. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNDirigir, coordinar y asesorar el manejo de lainformación y archivo general de laadministración.Diseñar los procedimientos para recibir,organizar y distribuir la correspondenciaFijar las políticas y mecanismos para elaseguramiento de los bienes muebles einmuebles del municipio. 88
  89. 89. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría General y de Gobierno RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS 210.01 ACTAS210.01.01 Actas de Consejo de 2 20 X Gobierno 210.02 PROGRAMAS210.02.01 Programas para el 2 10 X mantenimiento del orden publicoCONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 89 Fecha:..........................................................
  90. 90. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DE LA INSPECCIÓN DE POLICIAConocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere el D.L.522 de 1971 y las contravenciones especialesdefinidas en el art. 1º de la L.23 de 1991.Conocer en única instancia de lascontravenciones comunes ordinarias de que trata elD.L. 1355 de 1970, a excepción de las que competea la Policía Nacional. 90
  91. 91. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DE LA INSPECCIÓN DE POLICIAEfectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas, medidas yprocedencia de artículos de primeranecesidad y casos de especulación yacaparamiento.Conocer de las contravencionescontempladas en el D. 1136 de 1970 sobreprotección social relacionada con lamendicidad, la vagancia, los enfermosmentales, y personas toxicómanas yalcoholizadas. 91
  92. 92. Formato Tabla de Retención DocumentalEntidad productora: MunicipioOficina productora: Inspección de Policía RETENCIÓN Disposición FinalCODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS211.02 CONTRAVENCIONES211.02.01 Contravenciones 2 20 Ordinarias * Denuncia * Citación * Declaraciones * Resoluciones * Oficio de traslado 92
  93. 93. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de Secretaría de HaciendaPreparar el proyecto anual de presupuesto de rentas,ingresos y gastos del municipio.Llevar y controlar la ejecución presupuestal y presentarlos informes correspondientes.Formular y proponer programas de recuperación decartera, incentivos y beneficios impositivos. 93
  94. 94. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría de Hacienda RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS220.01 BALANCES 1 20220.01.01 Balance Anual220.02 INFORMES 4 20220.02.01 Informes de Ejecución PresupuestalCONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 94 Fecha:..........................................................
  95. 95. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría de Hacienda RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS PROYECTO ANUAL220.02 DE PRESUPUESTOCONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 95 Fecha:..........................................................
  96. 96. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de la Tesorería MunicipalAdministrar y controlar los recaudos a favor deltesoro municipal y salvaguardar su contabilización.Efectuar los pagos de las obligaciones financieras yordenes de pago presentadas a cobro al municipio.Presentar los informes sobre disponibilidad defondos y exigibilidades a cargo de la tesorería. 96
  97. 97. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Tesorería Municipal RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS220.01 INFORMES220.01.01 Informes a orga_ 2 20 nismos de control 220.02 LIBROS DE 2 20 X TESORERIACONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 97 Fecha:..........................................................
  98. 98. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Tesorería Municipal RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS221.03 ORDENES DE 2 20 PAGO * Solicitud del bien * Cotización * CDP * Comprobante de egresoCONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 98 Fecha:..........................................................
  99. 99. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de la UMATACoordinar y ejecutar programas de capacitaciónde desarrollo agropecuario.Realizar campañas de prevención, control ytratamiento de enfermedades del sector pecuarioy agrícola 99
  100. 100. Tabla de Retención Documental Entidad productora: Municipio Oficina productora: UMATA RETENCIÓN Disposición FinalCODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS230.01 PROGRAMAS230.01.01 PAM230.01.02 Programas de capacita_ ción agrícola * Programa * Memorias del curso * Inscritos * Certificados 100
  101. 101. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de Secretaría de Bienestar SocialDiseñar, coordinar y ejecutar planes,programas y proyectos tendientes a mejorarlas condiciones y calidad de vida de lapoblación en las áreas de educación, salud,vivienda, recreación y cultura.Diseñar, promover y coordinar planes,proyectos y programas de capacitación yasesoría a la comunidad 101
  102. 102. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría de Bienestar Social•. RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS 240.01 PROGRAMAS 240.01.01 Programas de bienestar socialCONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 102 Fecha:..........................................................
  103. 103. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Funciones de la Unidad de EducaciónLlevar y mantener actualizado el registro de losplanteles educativos del municipioElaborar y presentar informes de resultados degestión y los programas desarrollados 103
  104. 104. Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: MunicipioOficina productora: Unidad de Educación RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS241.01 REGISTRO PLAN_ 2 10 TELES EDUCATIVOS 241.02 INFORMES 241.02.01 Informes de Gestión241.02.02 Informes EstadísticosCONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo 104 Fecha:..........................................................
  105. 105. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Dir.: Carrera 6 No. 6-91 BogotáPágina Web www.archivogeneral.gov.co E mail: agnnal@attglobal.net Teléfono: 3373111 Fax: 3372019 105
  106. 106. Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTEDesarrollar programas y actividades quepermitan fomentar la práctica del deporte, larecreación y el aprovechamiento del tiempolibre y la educación física del municipio...( Estatutos del Instituto) 106
  107. 107. Formato Tabla de Retención Documental Entidad Municipio: Oficina productora: Instituto para la Recreación y el Deporte RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS100.01 PROGRAMAS100.01.01 Programación de Recreación y Deporte * Programación * Invitaciones * Lista de Inscritos * Informe 107
  108. 108. GRACIAS GRACIAS A ESAP, SENAANA NAYIBE TORRES DE PINZON 108
  109. 109. 109
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