Gestión de proyectos procesos

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  • 1. Gestión de Proyectos Prof. Martín Portugal Orejuela
  • 2. DIRECCION DE PROYECTOS Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Procesos de Procesos de IIniciación niciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 3. Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación 1. El alcance (estructura analítica del proyecto) 2. El cronograma (tiempos) 3. Los costos 4. La calidad 5. El personal 6. Las comunicaciones 7. Los riesgos 8. Las adquisiciones Grupo de Procesos de Ejecución Grupo de Procesos de Control Grupo de Procesos de Cierre
  • 4. GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
  • 5. Proceso Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios. El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso. Los procesos se pueden ejecutar varias veces
  • 6. Tipos de procesos  Los procesos de la dirección de proyectos. ◦ Son comunes a la mayoría de proyectos. ◦ Se relacionan porque son integradores. ◦ Tienen el propósito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto. ◦ Interactúan en relación a los alcances, costos y cronograma del proyecto (áreas de conocimiento).  Los procesos de orientados a producto. ◦ Especifican y crean el producto del proyecto. ◦ Se definen por el ciclo de vida del proyecto.
  • 7. Grupos de proceso  Son cinco grupos de procesos.  Son independientes del área de aplicación y de la industria.  Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la misma secuencia en cada proceso.  Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar) antes de concluir el proyecto. Grupos de procesos Proceso Externo al proceso Flujo del proceso
  • 8. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos  Los procesos de la dirección de proyectos se dividen en cinco grupos de proceso. Proceso de seguimiento y control Procesos de planificación Procesos de cierre Procesos de iniciación Procesos de ejecución
  • 9. Grupos de Procesos 1. 2. 3. 4. 5. Grupo de procesos de iniciación. Define y autoriza el proyecto y una fase del mismo. Grupo de procesos de planificación. Define y refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto. Grupo de procesos de ejecución. Integra a las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas. Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptación del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.
  • 10. Grupos de Procesos Nivel de esfuerzo procesos de ejecución procesos de iniciación procesos de planificación procesos de cierre seguimiento y control Fase de Inicio Tiempo Fase de Término
  • 11. Grupos de Procesos Procesos de Procesos de Iniciación Iniciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 12. GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION Procesos de Procesos de Iniciación Iniciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 13. Grupo de Procesos de Iniciación Autorizan la ejecución formal del proyecto o una fase del mismo. Por lo general se realiza fuera de los ámbitos de control del proyecto. Se inicia con la documentación de las necesidades o requisitos de la organización. La viabilidad se realiza a través de un proceso de evaluación de alternativas. Se establece la definición de los objetivos del proyecto
  • 14. Procesos de Iniciación
  • 15. Procesos de Iniciación Entradas  Descripción del Producto  Plan Estratégico  Criterios de selección del proyecto  Información histórica Salidas  Acta de constitución del proyecto  Enunciado del alcance del proyecto  Jefe de Proyecto asignado  Restricciones  Supuestos
  • 16. Grupo de Procesos de Iniciación Los proyectos son un medio para organizar actividades que no pueden ser abordadas dentro de los límites operacionales normales de la organización Los proyectos frecuentemente son utilizados como un medio para lograr el plan estratégico de una organización, sea mediante un equipo de proyecto formado por funcionarios de la organización o mediante un servicio contratado
  • 17. Procesos de Iniciación Los proyectos son típicamente autorizados como resultado de una de las siguientes situaciones: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ La demanda del mercado Una solicitud de un cliente Un avance tecnológico Un requisito legal o regulatorios Una necesidad social La Necesidades del negocio Problema u oportunidad alta gerencia precisa y decide cómo responder a estos estímulos y cuales proyectos deben ser autorizados
  • 18. Objetivo del Proyecto Describir lo que el proyecto debe hacer o producir. Debe ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ seguir la regla SMART Specific (específico) Measurable (medible) Accurate (exacto) Realistic (realista) Time bounded (limitado en el tiempo)
  • 19. Ejemplo Ejemplo 1 Construcción de depósitos para el almacenamiento. Construcción de 5 depósitos para el almacenamiento en 8 meses con un proyección de inversión de USD 60,000. Ejemplo 2 Aumento de la capacidad de Comedor Central de la PUCP. Aumento de la capacidad del comedor Central de la PUCP de 1600 a 3000 raciones para inicios del 2012 año invirtiendo USD 250,000.
  • 20. Procesos  Desarrollar el acta de constitución del proyecto. ◦ Relacionado con la autorización del proyecto, o en múltiples fases con una fase del proyecto. ◦ Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o resultado.  Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar) ◦ Definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de constitución del proyecto y otras entradas. ◦ Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites de los proyectos, los métodos de aceptación y control de alcance de alto nivel
  • 21. Acta de constitución del proyecto  Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad formal en la estructura organizacional.  Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto.  Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para usar recursos en la actividades del proyecto  Identificar los límites de reporte y atribuciones para el gerente de proyecto.  Hace referencia a: ◦ las necesidades del negocio ◦ El alcance del producto o servicio a entregar ◦ Los beneficios para la organización  Debe tener amplia publicidad en la organización
  • 22. Enunciado del alcance del proyecto               Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del producto o servicio Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organización inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma EAP inicial Estimación de los costos en orden de magnitud Requisitos de gestión de la configuración del proyecto Requisitos de aprobación
  • 23. Premisas  Es algo que se asume como verdadero para el proyecto.  Son condicionantes para la ejecución del proyecto conforme a la planeación.  Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el planeamiento del proyecto.  Una premisa debe ser específica, precisa y clara.  Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y resguardan al gerente de proyectos.  Ejemplos ◦ Un analista de sistemas debe estar disponible el 1º/febrero ◦ Cambios adicionales deben ser asumidos por el contratante ◦ Cada albañil hace 20 metros lineales por día ◦ El tipo de cambio en el año será de 2.85 soles por dólar
  • 24. Restricciones Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo de proyecto. Tiempo alcance Costo  Ejemplos La triple restricción ◦ El proyecto debe estar operativo a fines del 2012 ◦ Los límites de gasto son USD 2´150,000 ◦ Todos los productos deben atender a las especificaciones de la norma ISO XXXXX
  • 25. GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION Procesos de Procesos de Iniciación Iniciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 26. Grupo de Procesos de Planificación Permite planificar y gestionar el proyecto Ayuda a recoger la información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza Es un proceso iterativo de control y mejora continua. Definen la línea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto. Define el plan de gestión del proyecto.
  • 27. Procesos de Planificación
  • 28. Procesos de Planificación Entradas  Acta de constitución  Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de Gestión del Proyecto Salidas  Plan de Gestión del Alcance  Plan de Gestión del cronograma  Plan de Gestión de costos  Plan de Gestión de calidad  Plan de Gestión de personal  Plan de Gestión de las comunicaciones  Plan de Gestión de riesgos  Plan de Gestión de las adquisiciones
  • 29. Plan de Gestión del Proyecto 1. 2. Plan de Gestión del Proyecto 3. 4. 5. 6. 7. 8. Plan de Gestión del alcance Plan de Gestión del cronograma Plan de Gestión de costes Plan de Gestión de calidad Plan de Gestión de personal Plan de Gestión de las comunicaciones Plan de Gestión de riesgos Plan de Gestión de las adquisiciones
  • 30. Grupo de procesos de planificación Planear es definir y refinar los objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el más corto, de menor costo y de menor trabajo)
  • 31. ¿Qué planificar? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. El alcance (estructura analítica del proyecto) El cronograma (tiempos) Los costos La calidad El personal Las comunicaciones Los riesgos Las adquisiciones
  • 32. AL TI CO CA RH CM RI AD 1. Planeación del Alcance alcance del producto. ◦ Aspectos y funciones que caracterizan un producto o servicio. ◦ Se mide contra los requisitos del producto alcance del proyecto. ◦ El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones. ◦ Se mide contra el plan del proyecto.
  • 33. AL TI CO CA RH CM RI AD 2. Planeamiento del Tiempo Incluir todos los procesos necesarios para planear cómo concluir el proyecto en un determinado plazo. Incluye: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Definición de las actividades Secuenciación de las actividades Estimación de recursos para cada actividad Estimación de la duración de cada actividad Desarrollo del cronograma de trabajo. Control del cronograma
  • 34. AL TI CO CA RH CM RI AD 3. Planeamiento de Costo Involucra planear los costos asociados a la realización de los trabajos y la forma de controlarlos. Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible será suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.
  • 35. AL TI CO CA RH CM RI AD 4. Planeamiento de la Calidad El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfacción de las necesidades de los interesados. La calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.
  • 36. AL TI CO CA RH CM RI AD 5. Planeamiento de RRHH Involucra identificar, documentar y designar las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerárquicas del proyecto.
  • 37. 6. Planeamiento de las Comunicaciones Incluye AL TI CO CA RH CM RI AD los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto. Involucra determinar las necesidades de información y de comunicaciones de los stakeholders Ellos precisan que la información, cuándo será producida, quién la producirá y cuándo
  • 38. AL TI CO CA RH CM RI AD 7. Planeamiento de Riegos Incluye los procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos. Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-) Los riesgos en los proyectos se presentan por la no certeza de ciertos eventos. Involucra la anticipación y el tratamiento de los riesgos del proyecto.
  • 39. 8. Planeamiento de las Adquisiciones Incluye AL TI CO CA RH CM RI AD los procesos para comprar y adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo. La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto. Incluye los proceso de gestión de contratos y control de cambios.
  • 40. GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCION Procesos de Procesos de Iniciación Iniciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 41. Grupo de Procesos de Ejecución Administra los procesos de ejecución del proyecto. Se compone de los procesos utilizados para desarrollar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Este grupo de procesos implica coordinar recursos y personas, así como integrar y realizar las actividades del proyecto.
  • 42. Procesos de Ejecución
  • 43. Procesos de Ejecución Entradas  Plan de gestión del proyecto (PGP) Salidas  Productos entregables  Cambios solicitados  Solicitudes de cambio implementadas  Acciones correctivas implementadas  Acciones preventivas implementadas  Reparación de defectos implementada  Información sobre el rendimiento del trabajo
  • 44. GRUPO DE PROCESOS DE CONTROL Procesos de Procesos de Iniciación Iniciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 45. Grupo de Procesos de Control Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario. El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente. Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones preventivas como anticipación a posibles problemas.
  • 46. Procesos de Control
  • 47. Procesos de Control Salidas Entradas  Productos entregables  Cambios solicitados  Solicitudes de cambio implementadas  Acciones correctivas implementadas  Acciones preventivas implementadas  Reparación de defectos implementada  Información sobre el rendimiento del trabajo           Solicitudes de cambio aprobadas – rechazadas Acciones correctivas aprobadas – rechazadas Reparación de defectos recomendada – aprobada - validada Actualización al PGP Actualización de alcances Acciones preventivas recomendadas Acciones correctivas recomendadas Informes de rendimiento Proyecciones Productos entregables aprobados
  • 48. GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE Procesos de Procesos de Iniciación Iniciación Procesos de Procesos de Planeamiento Planeamiento Procesos de Procesos de Supervisión y Supervisión y Control Control Procesos de Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Procesos de Cierre Cierre
  • 49. Grupo de procesos de cierre Incluye los procesos utilizados para: ◦ Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del proyecto ◦ Entregar el producto terminado a terceros ◦ Cerrar un proyecto cancelado Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto Fin formal del proyecto
  • 50. Procesos de Cierre
  • 51. Procesos de Cierre Entradas  Productos entregables aprobados  Procedimiento de cierre administrativo  Procedimiento de cierre de contratos Salidas  Producto, servicio o resultado final  Actualización de: Activo de los procesos de la organización