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Gestión de proyectos costos

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  • Describe the WBS
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  • The major difference between scope and activity decomposition is the final product. In scope decomposition, the elements are deliverables (i.e., tangible items). In activity decomposition, the final outputs are activities or action steps.
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    • 1. Gestión de Proyectos
    • 2. Gestión de los Costos del Proyecto MBA CARLOS ACUÑA, PMP
    • 3. Agenda • • • • • Introducción a la gestión de costos Estimación de Costos Preparación del Presupuesto de Costos Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos
    • 4. Introducción • • La Gestión de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. La gestión de costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto, desarrollado en el área de conocimiento de la gestión del tiempo.
    • 5. Introducción   En muchas áreas de aplicación, el pronóstico y análisis de los resultados se efectúan fuera del proyecto. En otras, la gestión de costos también incluye este trabajo. El Gerente de Proyecto debe estar atento para incluir los procesos adicionales y las técnicas generales, tales como retorno de la inversión, análisis de retorno, y otros, que sean requeridos por el proyecto.
    • 6. Introducción   Una visión más amplia de la gestión de costos del proyecto se denomina frecuentemente cálculo de costos del ciclo de vida del proyecto. El cálculo de costos del ciclo de vida del proyecto, junto con técnicas de ingeniería de valor, puede mejorar la toma de decisiones y se usa para reducir el costo y tiempo de ejecución, y mejorar la calidad y el rendimiento del producto entregable del proyecto.
    • 7. Introducción Planificación Estimación de Estimación de Costos Costos Preparación del Preparación del Presupuesto de Presupuesto de Costos Costos Control Control de Control de Costos Costos
    • 8. Introducción Estimación de Costos Estima los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Preparación del Presupuesto del Costo Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos individuales. Control del Costo Controla cambios en el presupuesto del proyecto.
    • 9. Introducción  En algunos proyectos, especialmente los más pequeños, la estimación de costos y la preparación del presupuesto del costo están tan unidos que se ven como un sólo proceso (p.e., son ejecutados por un sólo individuo en un período relativamente corto de tiempo).  Aqui se presentan como procesos distintos porque las herramientas y técnicas para cada uno son diferentes.
    • 10. Introducción Plan de Gestión de Costos  Describe cómo las variaciones del costo serán manejadas (respuestas diferentes a problemas mayores y a menores).  Puede ser formal o informal, altamente detallado o con generalidades enmarcadas en las necesidades del proyecto.  Es un elemento subsidiario del plan de gestión del proyecto.
    • 11. Introducción El Plan de Gestión de Costos debe establecer:  Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.  Unidades de medida (horas, días).  Enlaces con procedimientos de la organización y cuentas de control (CA).  Umbrales de control, variaciones permitidas.  Reglas de valor ganado, fórmulas y criterios.  Formatos de informe.  Descripciones de proceso.
    • 12. Introducción En la gestión del tiempo se estimó los recursos a nivel de actividades. Sin embargo, en proyectos grandes puede ser más práctico estimar los costos a nivel de cuentas de control CUENTA DE CONTROL (CA) PRESUPUESTO GERENCIA RESERVA DE GESTIÓN PROYECTO CUENTA DE CONTROL (CA) CUENTA DE CONTROL (CA) CUENTA DE CONTROL (CA) CUENTA DE CONTROL (CA) CUENTAS DE CONTROL (CA)
    • 13. 7.1 Estimación de Costos
    • 14. Estimación de Costos • • • La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los recursos necesarios para completar cada actividad, incluyendo la identificación y consideración de diversas alternativas. Generalmente se expresan en unidades monetarias, como soles, dólares, etc. Estas estimaciones son mejoradas a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto, para reflejar detalles adicionales disponibles.
    • 15. Estimación de Costos • • Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto incluyendo mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones y categorías especiales tales como asignación por inflación o un costo por contingencia. Si la organización ejecutante no tiene estimadores de costos de proyecto con experiencia, el equipo de proyecto debe proporcionar los recursos y la experiencia requerida.
    • 16. Estimación de Costos Recordar para el examen • • • • • La estimación debe ser basada en la EDT Siempre que sea posible, la estimación debe ser realizada por la persona que realizará el trabajo La información histórica de proyectos pasados es la clave para afinar las estimaciones Las estimaciones son más exactas si componentes más pequeños de trabajo son estimados El gerente de proyecto debe cumplir con las estimaciones acordadas.
    • 17. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Herramientas y Técnicas •• •• •• •• •• •• •• •• Entradas Entradas •• •• •• •• •• •• Estimación por analogía Estimación por analogía Determinación de tarifas de costos de Determinación de tarifas de costos de recursos recursos Estimación ascendente Estimación ascendente Estimación paramétrica Estimación paramétrica Software de gestión de proyectos Software de gestión de proyectos Análisis de propuestas para licitaciones Análisis de propuestas para licitaciones Análisis de reserva Análisis de reserva Costo de la calidad Costo de la calidad Factores ambientales de la empresa Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la Activos de los procesos de la organización organización Enunciado del alcance Enunciado del alcance Estructura detallada Estructura detallada de trabajo (EDT) de trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT Plan de gestión del proyecto Plan de gestión del proyecto Resultados Resultados •• Estimación de costos de las Estimación de costos de las actividades actividades •• Información de soporte de la Información de soporte de la estimación de costos de las estimación de costos de las actividades actividades •• Cambios solicitados Cambios solicitados •• Plan de gestión de costos (act.) Plan de gestión de costos (act.)
    • 18. Estimación de Costos Entradas Factores ambientales de la empresa  Condiciones del mercado.  Base de datos comerciales. Activos de los procesos de la organización  Políticas de estimación de costos.  Plantillas de estimación de recursos.  Información histórica.  Archivos del proyecto.  Conocimientos del equipo de proyecto.  Lecciones aprendidas.
    • 19. Estimación de Costos Entradas Fuente Descripción Información histórica Podemos consultar los archivos de proyectos anteriores y de similar naturaleza para obtener información que nos sirva como referencia. Investigación de mercado Para integrar precios unitarios hay información de mercado disponible que podemos adquirir llevando a cabo una investigación de costos de materiales, mano de obra, costos indirectos, etc. Cotizaciones Implica preparar alcances preliminares con criterios de aceptación para lograr obtener cotizaciones de proveedores. Bases de datos En ciertas industrias existen empresas que proveen el servicio de consultoría de base de datos de precios unitarios por región, especialidad, entregable, etc. FUENTES DE INFORMACIÓN PARA ESTIMAR COSTOS
    • 20. Estimación de Costos Entradas Enunciado del alcance del proyecto  Necesidad del negocio.  Justificación.  Requerimientos.  Límites.  Restricciones y asunciones.  Entregables y criterios de aceptación. Estructura detallada de trabajo (EDT)  Suministra relación entre todos los componentes del proyecto y los entregables.
    • 21. Estimación de Costos Entradas Diccionario de la EDT  Identificación de productos entregables.  Descripción del trabajo en cada componente del EDT. Plan de gestión del proyecto  Plan de gestión del cronograma.  Plan de gestión de personal.  Registro de riesgos
    • 22. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Estimación por analogía  Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares.  Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.  Utiliza el juicio de expertos.  Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.  Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.
    • 23. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Ventajas Desventajas Rápida. Menos exacta. Las tareas individuales no necesitan ser identificadas. Se preparan con información limitada. Menos costosa. Requiere considerable experiencia para hacerlo bien. Provee al gerente de proyecto de una idea de las expectativas de la gerencia. Extremadamente difícil para proyectos con alto grado de incertidumbre. ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA
    • 24. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Determinación de tarifas de costos de recursos  Se deben conocer las tarifas de costos unitarios de cada recurso.  Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de escalamiento, bases de datos comerciales y listas de precios de los vendedores.
    • 25. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Estimación ascendente  Estimación del costo de las actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del proyecto.  El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades sean mayores o más pequeñas.  El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si vale la pena el costo adicional de la exactitud adicional.
    • 26. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Ventajas Desventajas Más exacta. Toma tiempo y esfuerzo (costo). Basada en un análisis detallado del proyecto. Tendencia del equipo a acolchar los estimados. Provee una base confiable para el monitoreo y control. Requiere que el proyecto este bien definido y entendido ESTIMACIÓN ASCENDENTE
    • 27. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Estimación paramétrica  Técnica que utiliza relación entre datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costos.  Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la información de costos y recursos. Los modelos pueden ser simples (la construcción de casas residenciales costará cierta cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos.  Los modelos paramétricos pueden ser altamente confiables cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la información histórica usada para desarrollar el modelo fue precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran proyecto así como para uno pequeño).
    • 28. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Software de gestión de proyectos  Software de estimación de costos, hojas de cálculo y herramientas de simulación y estadística.  Dichos productos pueden simplificar el uso de las herramientas descritas anteriormente y de tal modo, facilitar la rápida consideración de varias alternativas de costos.
    • 29. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Análisis de propuestas para licitaciones  Cuando los proyectos se ganan mediante procesos competitivos el equipo de proyecto puede realizar un trabajo de estimación de costos adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales y obtener un costo que respalde el costo total del proyecto .
    • 30. Estimación de Costos Herramientas y Técnicas Análisis de reserva  Reservas o asignaciones para contingencias son costos estimados que utilizará el Gerente de Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos.  Problema de posible exageración de estimación de costos.  Reservas forman parte de la línea base de costos. Costo de la calidad (COQ)  Costos totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos y por no cumplir con los requisitos.
    • 31. Estimación de Costos Resultados Estimación de costos  Son valorizaciones cuantitativas de los costos probables de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto.  Son presentados en forma de resumen o en detalle.  Deben cubrir todas las categorías de recursos que serán cargados al proyecto (mano de obra, materiales, suministros, más categorías especiales tales como la variación por inflación o reserva de contingencias de costos).
    • 32. Estimación de Costos Resultados Estimación de costos  Los estimados de costos son ajustados frecuentemente durante el curso del proyecto para reflejar el detalle adicional disponible respecto al producto del proyecto.  Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y Estimación Definitiva.
    • 33. Estimación de Costos Resultados Estimación de costos (Tipos de Estimaciones)  Estimado del Orden de Magnitud (-50, +100 por ciento). Este es un estimado aproximado sin datos detallados, que es utilizado durante la evaluación inicial del proyecto.  Estimado Definitivo (-10, +15 por ciento). Un estimado definitivo es preparado de datos bien definidos, especificaciones, planos, etc. Estos estimados son usados para licitaciones, evaluaciones de ofertas, cambios contractuales, trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y aprobaciones de gobierno.
    • 34. Estimación de Costos Resultados Información de respaldo  El monto y tipo de detalles adicionales varía por área de aplicación.  Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cómo se obtuvo la estimación.  Debe incluir: ◦ ◦ ◦ ◦ Descripción del alcance del trabajo. Fundamentos de la estimación. Asunciones y restricciones. Rango de estimaciones.
    • 35. Estimación de Costos Resultados Cambios solicitados  Se pueden generar cambios que afecten al plan de gestión de costos o requerimientos de recursos u otros planes componentes del plan de gestión del proyecto.  Se procesan a través del control integrado de cambios. Plan de gestión de costos (actualizaciones)  Si las solicitudes de cambio son aprobadas y causan un impacto sobre la gestión de costos se actualiza el plan de gestión de costos.
    • 36. 7.2 Preparación del Presupuesto de Costos
    • 37. Preparación del Presupuesto de Costos • • La preparación del presupuesto de costos implica la asignación de costos totales estimados a paquetes de trabajo individuales para establecer un costo base que permita medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen.
    • 38. Preparación del Presupuesto de Costos Herramientas y Técnicas Herramientas y Técnicas Entradas Entradas •• •• •• •• •• •• •• •• •• Enunciado del alcance Enunciado del alcance Estructura detallada Estructura detallada de trabajo (EDT) de trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT Estimación de costos de las Estimación de costos de las actividades actividades Información de soporte de la Información de soporte de la estimación de costos de las estimación de costos de las actividades actividades Cronograma del proyecto Cronograma del proyecto Calendario de recursos Calendario de recursos Contrato Contrato Plan de gestión de costos Plan de gestión de costos •• •• •• •• Suma de costos Suma de costos Análisis de reserva Análisis de reserva Estimación paramétrica Estimación paramétrica Conciliación del límite de la financiación Conciliación del límite de la financiación Resultados Resultados •• •• •• •• Línea base de costos Línea base de costos Requerimientos para la Requerimientos para la financiación del proyecto financiación del proyecto Plan de gestión de costos (act.) Plan de gestión de costos (act.) Cambios solicitados Cambios solicitados
    • 39. Preparación del Presupuesto de Costos Entradas Enunciado del alcance del proyecto  Limitaciones periódicas formales de gastos de fondos del proyecto. EDT Estimaciones de costos Información de respaldo de la estimación de costos Cronograma del proyecto Calendario de recursos
    • 40. Preparación del Presupuesto de Costos Entradas Contrato  Información relacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para desarrollar el presupuesto. Plan de gestión de costos  Componente del plan de gestión del proyecto.
    • 41. Preparación del Presupuesto de Costos Herramientas y Técnicas Suma de costos  Las estimaciones de costos de actividades se suman hasta el nivel de paquete de trabajo.  Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta los niveles superiores de la EDT y finalmente para todo el proyecto.
    • 42. Preparación del Presupuesto de Costos Herramientas y Técnicas Análisis de reserva  Reservas para contingencias de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados o incógnitas desconocidas.  El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobación antes de comprometerse o gastar esta reserva.  No forman parte de la línea base del costo pero están incluidas en el presupuesto del proyecto.
    • 43. Preparación del Presupuesto de Costos Herramientas y Técnicas Estimación paramétrica Conciliación del límite de la financiación  Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son deseables, por eso éstos se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la organización.  La conciliación requerirá el ajuste del cronograma, lo cual se hará aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos o componentes de la EDT.
    • 44. Preparación del Presupuesto de Costos Resultados Línea base de costo  Es un presupuesto fase-tiempo que será usado para medir, supervisar y monitorear el rendimiento del costo en el proyecto.  Es desarrollado sumando los costos estimados por período y usualmente mostrado en forma de curvaS.  Proyectos de gran magnitud suelen tener múltiples líneas base de costo.
    • 45. Preparación del Presupuesto de Costos Resultados Requisitos para la financiación  Se derivan de la línea base de costo y pueden establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o a los sobrecostos.  En general la financiación no es continua y aparece como una función escalonada.  Los fondos totales necesarios son la línea base más las reservas de gestión.
    • 46. Preparación del Presupuesto de Costos Resultados Valores Acumulados Reserva de gestión Línea base de costo Financiación Flujo de caja esperado GRÁFICO DE FLUJO DE CAJA, LÍNEA BASE DE COSTO Y FINANCIACIÓN Tiempo
    • 47. Preparación del Presupuesto de Costos Resultados Plan de gestión de costos (actualizaciones)  Si las solicitudes de cambio sen aprobadas se actualiza el plan de gestión de costos en caso de ser necesario. Cambios solicitados  Se pueden generar cambios que afecten el plan de gestión de costos u otros componentes del plan de gestión u otros componentes del plan de gestión del proyecto.  Se procesan a través del control integrado de cambios.
    • 48. PRESUPUESTO DE COSTOS RESERVAS DE GESTIÓN LINEA BASE DE COSTOS RESERVAS DE CONTINGENCIA PROYECTO CUENTAS DE CONTROL PAQUETES DE TRABAJO ACTIVIDADES
    • 49. 7.3 Control de Costos
    • 50. Control de Costos El control de costos incluye: • • • • • • • • Influir sobre factores que crean cambios en la línea base de costo. Asegurar que los cambios solicitados sean acordados. Gestionar los cambios reales cuándo ocurran. Monitorear el rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de costo. Registrar con precisión cambios a la línea base de costo. Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados, en el costo o uso de recursos. Informar cambios aprobados a los interesados. Actuar para mantener sobrecostos dentro de límites aceptables.
    • 51. Control de Costos • • El control de costos incluye la búsqueda del "porqué" de las variaciones positivas y negativas. Este debe estar totalmente integrado a los otros procesos de control (control de cambio del alcance, control del cronograma, control de calidad, y otros). Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las variaciones de costos pueden causar problemas de calidad o programación, o posteriormente, producir un inaceptable nivel de riesgo en el proyecto.
    • 52. Control de Costos Herramientas y Técnicas Herramientas y Técnicas •• •• •• •• •• •• Entradas Entradas •• •• •• •• •• •• Sistema de control de cambios del costo Sistema de control de cambios del costo Análisis de medición del rendimiento Análisis de medición del rendimiento Proyecciones Proyecciones Revisiones del rendimiento del proyecto Revisiones del rendimiento del proyecto Software de gestión de proyectos Software de gestión de proyectos Gestión de variación Gestión de variación Línea base de costo Línea base de costo Requisitos para la financiación Requisitos para la financiación del proyecto del proyecto Informes de rendimiento Informes de rendimiento Información sobre el Información sobre el rendimiento del trabajo rendimiento del trabajo Solicitudes de cambio Solicitudes de cambio aprobadas aprobadas Plan de gestión del proyecto Plan de gestión del proyecto Resultados Resultados •• •• •• •• •• •• •• •• Estimación de costos (act.) Estimación de costos (act.) Línea base de costo (act.) Línea base de costo (act.) Mediciones del rendimiento Mediciones del rendimiento Conclusión proyectada Conclusión proyectada Cambios solicitados Cambios solicitados Acciones correctivas Acciones correctivas recomendadas recomendadas Activos de los procesos de la Activos de los procesos de la organización (act.) organización (act.) Plan de gestión del proyecto (act.) Plan de gestión del proyecto (act.)
    • 53. Control de Costos Entradas Línea base de costo Requisitos para la financiación del proyecto Informes de rendimiento  Información sobre el rendimiento del costo y recursos. Información sobre el rendimiento del trabajo  Entregables completados.  Costos autorizados e incurridos.  Estimaciones al término.  Porcentajes físicamente completados.
    • 54. Control de Costos Entradas Solicitudes de cambio aprobadas Pueden incluir cambios en:  Términos de costo del contrato.  Alcance del proyecto.  Línea base de costo.  Plan de gestión de costos. Plan de gestión del proyecto  Plan de gestión de costos.  Otros planes subsidiarios.
    • 55. Control de Costos Herramientas y Técnicas Sistema de control de cambios del costo  Define procedimientos por el cual el costo base puede ser cambiado.  Incluye las hojas de trabajo, sistema de seguimiento y niveles de aprobación necesarios para autorización de cambios.  Debe estar integrado con el proceso de control integrado de cambios.
    • 56. Control de Costos Herramientas y Técnicas Análisis de medición del rendimiento  Las técnicas de medición del rendimiento tales como valor ganado ayudan a fijar la magnitud de las variaciones que ocurran.  Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variación, la magnitud de la variación y decidir si la variación requiere acción correctiva.  Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management EVM). Esta técnica implica medir continuamente el rendimiento del proyecto mediante tres variables independientes: 1) El valor planificado (PV), 2)El valor ganado (EV) y 3) Los costos actuales (AC).
    • 57. Control de Costos Herramientas y Técnicas Análisis de medición del rendimiento  Gerencia del Valor Ganado (Earned Value Management EVM). Calcula además las variaciones del costo (CV) y cronograma (SV) y los índices de rendimiento del costo (CPI) y cronograma (SPI).  CV = EV – AC  SV = EV – PV  CPI = EV / AC  SPI = EV / PV
    • 58. Control de Costos Herramientas y Técnicas Presupuesto hasta la terminación (BAC) Valores Acumulados Costos reales (AC) Valor planificado (PV) Valor ganado (EV) INFORME GRÁFICO DEL RENDIMIENTO Tiempo
    • 59. Control de Costos Herramientas y Técnicas Proyecciones Estimación para concluir el trabajo restante (ETC)  Basada en una nueva estimación: ETC  Basada en variaciones atípicas: ETC = BAC – EV  Basada en variaciones típicas: ETC = (BAC – EV) / CPI Estimación al término (EAC)  Estimación con nueva estimación: EAC = AC + ETC estimación Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que los supuestos originales estuvieron errados o ya no son validos.
    • 60. Control de Costos Herramientas y Técnicas Proyecciones Estimación al término (EAC)  Estimación usando el presupuesto restante: restante EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha más el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.  Estimación usando el presupuesto restante afectado por el CPI: EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real CPI a la fecha más el presupuesto restante modificado por un factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.
    • 61. Control de Costos Herramientas y Técnicas PLAN ORIGINAL HOY DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC
    • 62. Control de Costos Herramientas y Técnicas Análisis del Valor Ganado  Un método de medición del rendimiento del proyecto que compara la cantidad del trabajo planeado con la realmente lograda, para determinar si el costo y el cronograma avanzan según lo planificado.  Integra costo, tiempo y alcance.  Puede ser usado para pronosticar el rendimiento futuro del proyecto y la fecha de termino del proyecto.
    • 63. Control de Costos Herramientas y Técnicas Interpretación Término Trabajo programado Valor Planeado PV (BCWS) Trabajo logrado Valor Ganado EV (BCWP) Costo actual Costo Actual AC (ACWP) Presupuesto total Acrónimo Presupuesto al término BAC Costo estimado total Estimación al término EAC Variación del Trabajo Variación del Cronograma SV Variación del Costo Variación del Costo CV Variación Final Variación al término VAC TÉRMINOS DEL VALOR GANADO
    • 64. Control de Costos Herramientas y Técnicas CV Variación del Costo CV = EV - AC SV Variación del Cronograma SV = EV - PV CPI Índice de rendimiento del costo CPI = EV / AC SPI Índice de rendimiento del cronograma SPI = EV / PV EAC Estimación al término EAC = AC + ETC EAC = AC + (BAC - EV) EAC = BAC / CPI ETC ETC = EAC - AC Estimación para terminar VAC Varianza al término FÓRMULAS EVM VAC = BAC - EAC
    • 65. Control de Costos Herramientas y Técnicas En orden alfabético AC CV EV = = FÓRMULAS GRÁFICA EVM SPI MENOS = DIVIDIDO POR SV = MENOS CPI PV DIVIDIDO POR
    • 66. Control de Costos Herramientas y Técnicas SI AC > EV AC = EV AC < EV ENTONCES CV < 0 CV = 0 CV > 0 CPI < 1 CPI = 1 CPI > 1 El proyecto está Sobre el presupuesto Dentro del presupuesto Debajo del presupuesto SI PV > EV PV = EV PV < EV ENTONCES SV < 0 SV = 0 SV > 0 SPI < 1 SPI = 1 SPI > 1 Atrasado Dentro del cronograma Adelantado El proyecto está ANÁLISIS EVM
    • 67. Control de Costos Herramientas y Técnicas Revisiones del rendimiento del proyecto Comparan:  Rendimiento a lo largo del tiempo.  Actividades/paquetes por encima/debajo presupuesto.  Hitos alcanzados o vencidos. Combinan:  Análisis de variación.  Análisis de tendencias.  Técnica del valor ganado. del
    • 68. Control de Costos Herramientas y Técnicas Software de gestión de proyectos  Se usan para supervisar el PV frente al AC o para predecir efectos de los cambios o variaciones. Gestión de variación  Plan de gestión de costos describe cómo gestionar las variaciones.
    • 69. Control de Costos Resultados Estimaciones de costos (actualizaciones)  Son modificaciones a la información de costos usada para gestionar el proyecto.  Los involucrados apropiados deben ser notificados cuando así se requiera.  Los estimados revisados pueden o no necesitar ajustes de otros aspectos del plan del proyecto.
    • 70. Control de Costos Resultados Línea base de costo (actualizaciones)  Cambios a la línea base de costo.  En general sólo responden a cambios aprobados de alcance.  En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar totalmente la línea base. Mediciones del rendimiento  Los valores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y documentan para los componentes de la EDT.
    • 71. Control de Costos Resultados Conclusión proyectada  Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la organización ejecutante.  Se comunica a los interesados. Cambios solicitados  Se pueden generar cambios que afecten algún aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.  Se procesan a través del control integrado de cambios.
    • 72. Control de Costos Resultados Acciones correctivas recomendadas  Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan de gestión del proyecto. Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)  Las causas de variaciones, el razonamiento detrás de la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas del control de costos deben ser documentados de tal manera que formen de la base de datos histórica para este proyecto y para otros proyectos de la organización ejecutante.
    • 73. Control de Costos Resultados Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)  Estimaciones de costo.  Línea base de costo.  Plan de gestión de costo.  Documentos del presupuesto.
    • 74. Términos relacionados a la gestión de costos
    • 75. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos 1. Métodos de selección de proyectos  Herramientas usadas para seleccionar los proyectos más rentables. Incluyen: ◦ Valor actual (PV). ◦ Valor actual neto (NPV) (VAN). ◦ Tasa interna de retorno (IRR) (TIR). ◦ Periodo de retorno (PBP). ◦ Ratio costo beneficio (BCR). ◦ Retorno de la inversión (ROI).
    • 76. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Valor actual (PV)  Es el valor actual de un flujo de caja futuro.  Se calcula así: PV = FV / (1 + r)n donde FV es el valor futuro, r es el ratio de interés y n el número de períodos.
    • 77. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Valor actual neto (NPV)  Es el valor actual del total de beneficios menos los costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos los valores presentes con su signo.  Se calcula: NPV = CF0 + CF1/(1 + r)1 + CF2/(1 + r)2 + CF3/(1 + r)3… CFn/(1 + r)n donde CF es el flujo de caja, r es el ratio de interés y n el número de períodos.  Se debe escoger siempre el proyecto con mayor VAN (NPV).
    • 78. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Tasa interna de retorno (IRR)  Es la tasa a la cual el flujo de ingresos iguala al flujo de egresos, computados como valores presentes (NPV = 0).  Se debe seleccionar siempre el proyecto con mayor TIR (IRR).
    • 79. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Período de retorno (PBP)  Es la velocidad del retorno financiero expresado como número de periodos de tiempo requeridos para recuperar la inversión antes que el beneficio empiece a ser acumulado.  Siempre se debe seleccionar el proyecto con PBP menor.
    • 80. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Ratio beneficio costo (BCR)  Compara los beneficios con los costos de un proyecto.  BRC = Beneficios / Costos  Si BCR > 1 entonces Beneficios > Costos.  Si BCR = 1 entonces Costos = Beneficios.  Si BCR < 1 entonces Costos > Beneficios.  Siempre escoger el proyecto con mayor BCR.
    • 81. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Retorno de la inversión (ROI)  Porcentaje que muestra el retorno de la inversión en un determinado periodo de tiempo.  ROI = (Beneficios – Costos) / Costos  Siempre escoger el proyecto con mayor ROI.
    • 82. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos 2. Consideraciones de Costos  Los gerentes de proyecto deben considerar tres tipos de costos: ◦ Costo del ciclo de vida ◦ Costo oportunidad ◦ Costo hundido
    • 83. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Costo del ciclo de vida  Los gerentes de proyecto no deben excluir los costos de las fases de operación y mantenimiento. Costo oportunidad  Impacto de las estimaciones de costos por reducir opciones de ejecutar otros proyectos.  Valor del proyecto que no fue seleccionado “costo de perdida de oportunidad”. Costo hundido  Costos ya incurridos.  No deben ser considerados en el proceso de estimación.
    • 84. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos 3. Tipos de costos  Un costo puede ser variable o fijo. fijo  Un costo puede ser directo o indirecto. indirecto
    • 85. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Costo variable  Cualquier costo que cambia con el volumen de producción o cantidad de trabajo. Por ejemplo los costos de materiales, suministros y salarios. Costo fijo  Son los costos que no cambian a medida que cambia la producción. Por ejemplo el alquiler de una oficina.
    • 86. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Costo directo  Costos que son directamente atribuidos al trabajo del proyecto. Por ejemplo, capacitación y viajes del equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos del material usado en el proyecto. Costo indirecto  Costos administrativos o costos incurridos para el beneficio de más de un proyecto. Por ejemplo, impuestos, beneficios contractuales o servicios de consejería.
    • 87. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos 4. Depreciación  Los activos pierden valor en el tiempo y existen varios métodos para calcular cuál es el valor que se pierde cada año y que por lo tanto puede ser imputado al costo.  El método más común de depreciación es la depreciación por línea recta en la cual el mismo valor es depreciado cada año.
    • 88. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos Uso Método Tipo Acrónimo Descripción Más común Línea Recta Línea Recta SL Misma cantidad depreciada cada año Usado por maquinas Línea Recta Unidad de producción UP/O [UP/O] = (Costo de adquisición – Valor residual) / Unidad de Producción Depreciación acelerada Acelerado Doble saldo decreciente DDB Pérdida del valor de la inversión más rápido que con Línea Recta Depreciación acelerada Acelerado Suma de los dígitos del año SYD Pérdida del valor de la inversión más rápido que con Línea Recta MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN
    • 89. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos 5. Análisis de Valor  También llamado ingeniería de valor.  F (valor) = (calidad + funcionalidad) / costo  Trata de encontrar una forma menos costosa de realizar el mismo alcance de trabajo.  Requiere el uso sistemático de técnicas para identificar las funciones requeridas del proyecto, asignar valores a estas funciones y proveer funciones al menor costo total sin pérdida de rendimiento.  Si un equipo de proyecto esta tratando de reducir los costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance del trabajo, entonces está realizando un análisis de valor.
    • 90. Control de Costos Términos relacionados a la gestión de costos 6. Ley del retorno decreciente  El incremento de recursos no necesariamente incrementa la producción.  Por ejemplo, añadir el doble de recursos a una actividad no necesariamente indica que la actividad será realizada a la mitad del tiempo original.
    • 91. ¿Preguntas?
    • 92. Bibliografía     Guía del PMBOK, tercera edición. Capítulo 7 – Gestión de los Costos del Proyecto. PMI. Pmp Exam Prep, Fifth Edition. Rita Mulcahy. Administración Profesional de Proyectos, La Guía. Yamal Chamoun. Earned Value Project Management. Second edition. Quentin W. Fleming, Joel M. Koppelman.

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