Nuevo Alfresco Records Management 2.0

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Presentación en español utilizada en el webinar sobre la nueva versión del módulo Alfresco Records Management 2.0. Para ver el video puede visitar http://www.alfresco.com/es y http://blyx.com

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Nuevo Alfresco Records Management 2.0

  1. 1. Nuevo AlfrescoRecords Management 2.0Toni de la FuenteSenior Solutions Engineertwitter: @ToniBlyx blog: blyx.com
  2. 2. Gestión de registros¿Qué es la gestión de registros? ¿Qué es un registro?"El campo de gestión responsable "Información que crea, recibe ydel control eficiente y sistemático conserva como prueba ede la información una persona ucreación, recepción, mantenimiento organización con el fin de cumplir, uso y disposición de con las obligaciones legales o deregistros, incluidos los procesos de transacción de la empresa".adquisición y conservación depruebas e información sobre lasactividades y transaccionesempresariales en forma deregistros". ¡El arte de deshacerse de las cosas!
  3. 3. ¿Por qué es importante?• Legislación en España • Normativas – ISO 15489 – Real decreto 4/2010, ENI. Esquema – ISO 14721 nacional de Interoperabilidad – LEY 56/2007, LMISI. Medidas de – Moreq10 Impulso de la Sociedad de la – Otras. Información • Normativas locales – Orden Pre/2971/2007. Expedición de factura electrónica • Exigencias de integración – LEY 30/2007 Contratos del Sector Resumen Público – LEY 11/2007 LAECSP, acceso Requerimiento legal para gestionar la electrónico de los ciudadanos a los información de la empresa Servicios Públicos – LEY 34/2002. Servicios de la Utilizado para probar quién sabía qué y Sociedad de la Información cuándo – LEY 15/1999 – LOPD, Protección de Datos de Los registros no gestionados Carácter Personal adecuadamente pueden convertirse en un problema
  4. 4. Investigación de AIIM "Como puede observarse, el 28% de las organizaciones tardarían más de un mes en crear los documentos necesarios para un proceso legal, y se sospecha que para las que dicen que tardarían de 2 a 4 semanas, es más un deseo que una realidad, ya que este es el periodo obligado de varias normativas sobre la protección de datos y la libertad de información".Fuente: Estado del sector de ECM 2009, AIIM
  5. 5. ¿Y la gestión documental qué? Gestión documental Gestión de registros• La estructura para guardar o archivar • El programa de clasificación lo documentos la crean los usuarios y cambia con el tiempo, normalmente añadiendo carpetas a la jerarquía. ≠ define la organización y no pueden modificarlo los usuarios; suele ser obligatorio. ≠ • Los registros se crean como parte• Los documentos pueden crearse en de un proceso o transacción de la cualquier momento y con cualquier organización fin ≠ • Una vez que se ha declarado un• Un documento puede modificarse registro, no puede cambiarse con el tiempo, es un trabajo en curso excepto en el caso de circunstancias excepcionales• Los documentos se conservan o eliminan en función de los requerimientos del usuario ≠ • Los registros se mantienen durante periodos predeterminados y se eliminan una vez obsoletos
  6. 6. Inconvenientes del método tradicional Método Resultado• Soluciones independientes • Información inconsistente• Complejo • Falta de adopción• Caro • Uso limitado• Tecnología • Caro de mantener• Alcance limitado • No cubre todo el contenido Gestión de registros tradicional, no suele estar integrada en el día a dia de la organización, dominio de especialistas en registros
  7. 7. Objetivos de diseño Gestión de registros sin obstáculos• Simplicidad – de uso para usuarios ocasionales• Alcance – para todos los usuarios de la organización• Coste – una solución de gestión de registros de código abierto• Implementación – no se necesitan herramientas de escritorio• Preparada para el futuro – ofrece una base y modelo potencial para el trabajo con estándares en el futuro
  8. 8. Soporte para el ciclo de vida completode los registros DM y colaboración Almacén de registros • Flujo de trabajo • Versiones • Seguridad • Comentarios • Disposición • Control de acceso • Auditoría Un solo sistema
  9. 9. RM 2.0• Nueva versión de RM – Sin limitaciones de DOD – Compatible con plan de archivo multinivel – Capacidad de personalización de Alfresco 4 – Guardar búsquedas – Más rápido – Extensible: modelo, acciones y formularios• A partir de Alfresco 4.0.2 – Se entrega como dos AMP (para Share y Explorer)
  10. 10. Conjunto de características• Plan de archivo • Seguridad• Tipos de registros • Referencias• Archivo de registros • Búsquedas• Programas de • Auditoría disposición • Administración• Eventos
  11. 11. Plan de archivo• Utilizado para guardar registros – Categorías con programa de disposición – Registros archivados en carpetas de registros• Los administradores crean el plan de archivo – Seguridad para controlar lo que pueden ver los usuarios – Los usuarios pueden añadir registros• Compatible con metadatos personalizados
  12. 12. Nuevo plan de archivo Antiguo Plan de archivo Nuevo Categoría de registros Carpeta de registros
  13. 13. Tipos de registros• Compatible con registros electrónicos y físicos• Varios tipos electrónicos: – Predeterminado – Registro escaneado – Registro fotográfico digital – Registro PDF – Registro web• Una carpeta puede contener registros electrónicos y físicos
  14. 14. Archivo de registros• Los registros pueden • Proceso de 3 fases archivarse mediante – Archivar diferentes interfaces: – Completar datos – Importación a sitio de – Declarar RM • Los gestores de – Desde Alfresco registros pueden anular – Escritorio con CIFS, la declaración de WebDAV, FTP, etc. registros – Cliente de correo electrónico IMAP – Si están habilitados• Flujo de trabajo – Permite a varios usuarios completar los metadatos
  15. 15. Modelo de datos flexible de Alfresco Tipo = Informe Tipo = Contrato Tipo = Correo Tipo = Físico electrónico Propiedades del tipo: Propiedades del tipo: Propiedades del tipo: Propiedades del tipo: Asunto Cliente Asunto Formato Fecha de informe Fecha efectiva Enviado por Área empresarial Valor Enviado aAspecto = Registro RMAtributos Aspecto...Identificador de registrosCódigo de clasificaciónOrganización creadoraFecha de registro Cualquier tipo de documento puede dejarse bajo el control de RM
  16. 16. Planificación de disposición• Vinculado a categorías de registros – Se aplican a las categorías y carpetas• Control de registros – Retención – Disposición• Un número de pasos – Límite – Transferencia – Retención – Adhesión – Destrucción
  17. 17. Eventos• Eventos de usuario – Definidos por un usuario con privilegios – Pueden incluirse en programas de cancelación – Completados por un usuario con privilegiado• Eventos de sistemas – Completados por el sistema – Desencadena otros eventos – Obsoleto, reemplazo, trans ferencia• Soporta múltiples eventos
  18. 18. Seguridad - Resumen• Certificado con LDAP o autenticación externa• Los usuarios deben ser usuarios de gestión de registros• Seguridad mejorada – Capacidades – Roles de gestión de registros – Marcas/advertencias adicionales
  19. 19. Seguridad – Permisos especiales• Existen más de 50 permisos especiales (capabilities): – Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.• Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema Extender periodo de retención o bloqueo – Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas, extendiendo así su periodo de retención. Cerrar carpetas – El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior. – Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.
  20. 20. Seguridad - Roles• Roles de gestión de contenido predefinidos – Administrator – Manager – Power User – Security Officer – User• Una forma de agrupar capacidades• Puede ampliarse
  21. 21. Referencias Ejemplos• Relaciones entre • Padre / Hijo registros – Obsoletas, obsoletas por• Pueden ser... – Representación, represent ación por – Padre / Hijo – Reemplazo, reemplazo por – Bidireccionales – Documentación de – Definidas por el usuario apoyo, documentación• Extracciones de correo complementaria electrónico crean una – Versiones, versiones por referencia – Mensaje, documento automáticamente adjunto• Pueden actuar como • Bidireccionales eventos – Referencia cruzada
  22. 22. Búsquedas• Búsquedas en – Propiedades de contenido y registros – Programas de cancelación – Valores concretos (por ej., rango de fechas) – Estado de registro – Propiedades personalizadas• Resultados configurables – Valores devueltos – Ordenar por columnas• Guardar para uso posterior/volver a editar
  23. 23. Auditoría• Traza de auditoría de • Las búsquedas pueden acciones exportarse o archivarse• Filtrada por y declararse registros evento, usuario o fecha
  24. 24. Administración - Dashlet• Dashlet: para cualquier usuario• Permite el acceso a la consola de gestión• Solo estan disponibles las funciones de administración según usuario: – Basado en roles
  25. 25. Demo• Instalación 1. *Activar Lucene (reindexar, etc.) 2. Instalar los 2 AMP, cada uno con su alfresco.war y sobre share.war 3. El administrador debe añadir a su panel de inicio el dashlet "Records Management Config”. 4. Crear el sitio RM 5. Cargar datos de ejemplo (opcional) 6. Ir al sitio RM o a la consola de administración y empezar a trabajar.• Plan de archivo• Administración
  26. 26. Resumen• Las legislación exigen a las organizaciones Document Management controlar los registros Electronic Team Records – Pero no se trata de Management Collaboration guardar todo para siempre Alfresco• Un mismo sistema Image Enterprise Rich Media Management Support para RM y DM• Diseñado para facilitar su uso y Process Management Web Content Services rápida adopción por parte del usuario
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